MODUL PERKULIAHAN TEORI KOMUNIKASI. Perspektif Teoretis dalam Komunikasi Organisasi. Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

Transkripsi

1 MODUL PERKULIAHAN TEORI KOMUNIKASI Perspektif Teoretis dalam Komunikasi Organisasi Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh Ilmu Komunikasi Advertising Sugihantoro, S.Sos, M.Ikom &MarketingCommunications 08 Abstract Modul ini membahas mengenai teori sistem umum dan teori informasi organiasasi baik menyangkut definisi, asumsi, karakteristik, maupun aplikasi. Kompetensi Setelah mempelajari modul ini diharapkan mahasiswa memahami sistem umum dan teori informasi organiasasi baik menyangkut definisi, asumsi, karakteristik, maupun aplikasi dalam konteks real.

2 Perspektif Teoritis dalam Komunikasi Organisasi 1.1. Komunikasi dalam Organisasi Menurut uraian Rohim (2009:108), komunikasi organisasi sebagai salah satu bidang kajian ilmu komunikasi, selalu menjadi fenomena yang senantiasa aktual untuk didiskusikan, sejaln dengan semakin banyaknya tantangan dan persoalan organisasi itu sendiri. globalisasi yang sedang melanda seluruh aspek kehidupan akhir-akhir ini, telah mengharuskan setiap manusia (termasuk lembaga/organisasi) lebih mempersiapkan diri, agar tidak tereliminasi oleh kompetisi global yang sangat ketat. Lebih dari itu, perkembangan peradaban dunia yang begitu cepat, mengharuskan setiap organisasi lebih jeli memilih paradigma yang tepat dalam merespons perkembangan yang ada. Secara teoritis, kita mengenal beragam tindak komunikasi berdasarkan pada konteks di mana komunikasi tersebut dilakukan, yaitu konteks komunikasi antar pribadi, komunikasi kelompok, komunikasi organisasi dan komunikasi massa. Komunikasi organisasi sangat penting dan layak untuk dipelajari, karena sekarang ini banyak orang yang tertarik dan memberi perhatian kepadanya guna mengetahui prinsip dan keahlian komunikasi yang dapat dimanfaatkan untuk mewujudkan tujuan organisasi, baik organisasi komersial seperti lembaga bisnis dan industri ataupun organisasi-organisasi sosial seperti lembaga rumah sakit maupun institusi pendidikan. Di samping itu, penting juga mempelajari arus komunikasi yang berlangsung dalam suatu organisasi, yaitu arus komunikasi vertikal yang terdiri dari arus komunikasi dari atas ke bawah (downward communications) dan arus komunikasi dari bawah ke atas (upward communications) serta arus komunikasi yang berlangsung antara bagian ataupun karyaawn, dalam jenjang atau tingkatan yang sama. Arus komunikasi ini dikenal dengan nama komunikasi horizontal. Masih menurut Rohim (2009:110), beberapa pakar memberi batasan tentang komunikasi organisasi sebagaimana dirangkum oleh Dr. Arni Muhammad (2004:65-67) sebagai berikut: Redding dan Sanborn mengatakan bahwa komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan informasi dalam organisasi yang kompleks. Katz dan Kahn, mengatakan bahwa komunikasi organisasi merupakan arus informasi, pertukaran informasi dan pemindahan arti dalam suatu organisasi. Zelko dan Dance mendefinisikan komunikasi organisasi dengan suatu sistem yang saling tergantung yang mencakup komunikasi internasl dan komunikasi eksternal. Sedangkan Thayer menggunakan pendekatan sistem secara umum dalam memandang komunikasi organisasi. Menurutnya, komunikasi organisasi merupakan arus data yang akan melayani komunikasi organisasi dan proses 2

3 interkomunikasi dalam beberapa cara. Thayer menyebut minimal ada tiga sistem komunikasi dalam organisasi yaitu: 1) Berkenaan dengan kerja organisasi seperti data mengenai tugas-tugas atau beroperasinya organisasi. 2) Berkenaan dengan pengaturan organisasi seperti perintah, aturan dan petunjuk. 3) Berkenaan dengan pemeliharaan dan pengembangan organisasi seperti hubungan dengan personal dan masyarakat dan pihak eksternal lainnya. R. Wayne Pace dan Don F. Faules (2001:31-33), mengemukakan definisi komunikasi organisasi dari dua perspektif yang berbeda. Pertama, definisi perspektif tradisional (fungsional dan obyektif), mendefinisikan komunikasi organisasi sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. Kedua, perspektif interpretif (subyektif) memaknai komunikasi organisasi sebagai proses penciptaan makna atas interaksi yang merupakan organisasi. Atau dengan kata lain bahwa komunikasi organisasi menurut perspektif ini adalah perilaku pengorganisasian yang terjadi dan bagaimana mereka yang terlibat dalam proses itu berinteraksi dan memberi makna atas apa yang sedang terjadi. Dan batasan tersebut dapat digambarkan, bahwa dalam suatu organisasi mensyaratkan adanya suatu jenjang jabatan ataupun kedudukan yang memungkinkan semua individu dalam organisasi tersebut memiliki perbedaan posisi yang sangat jelas, seperti pimpinan, staf pimpinan dan karyawan. Di samping itu, dalam organisasi juga mensyaratkan adanya pembagian kerja, dalam arti setiap orang dalam sebuah institusi baik yang komersial maupun sosial, memilik satu bidang pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya Memahami Komunikasi dalam Organisasi Berdasarkan uraian Rohim (2009:114), gaya komunikasi atau communication style akan memberikan pengetahuan kepada kita tentang bagaimana perilaku orang-orang dalam suatu organisasi ketika mereka melaksanakan tindak berbagi informasi dan gagasan. Sementara pada pengaruh kekuasan dan organisasi, kita mengkaji jenis-jenis kekuasaan yang digunakan oleh orang-orang dalam tataran manajemen sewaktu mereka mencoba mempengaruhi bawahan. Dan pada bahasan mengenai bagaimana memperbaiki kemampuan berkomunikasi dalam organisasi, kita akan diajak untuk memikirkan bagaimana mendefinisikan tujuan kita sehubungan dengan tugas dalam organisasi, bagaimaan kita memilih orang yang tepat untuk diajak kerja sama dan bagaimana kita memilih saluran yang efektif untuk melaksanakan tugas tersebut. Gaya komunikasi (communication style) didefinisikan sebagai seperangkat perilaku antar pribadi yang terspesialisasi yang digunakan dalam suatu situasi tertentu (a 3

4 specialized set of interpersonal behavior that are used in a given situation). Masing-masing gaya komunikasi terdiri dari sekumpulan perilaku komunikasi yang dipakai untuk mendapatkan respons atau tanggapan tertentu dalam situasi tertentu pula. Kesesuaian dari satu gaya komunikasi yang digunakan, bergantung pada maksud dari pengirim (sender) dan harapan dari penerima (receiver). Ada enam gaya komunikasi yang akan dibahas, antara lain controlling style, equalitarian style, structuring style, dinamic style, relinquishing style, serta withdrawal style. 1) The Controlling Style Menurut Rohim (2009:115), gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan diri, ditandai dengan adanya satu kehendak atau maksud untuk membatasi, memaksa dan mengatur perilaku, pikiran dan tanggapan orang lain. Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi ini dikenal dengan nama komunikator satu arah atau one-way communications. Pihak-pihak yang memakai controlling style of communication ini, lebih memusatkan perhatian kepada pengiriman pesan dibanding upaya mereka untuk berbagi pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatianpada umpan balik, kecuali jika umpan balik atau feed back tersebut digunakan untuk kepentingan pribadi mereka. Pada komunikator satu arah tersebut tidak khawatir dengan pandangan negatif orang lain, tetapi justru berusaha menggunakan kewenangan dan kekuasaan untuk memaksa orang lain mematuhi pandangan-pandangannya. Pesan-pesan yang berasal dari komunikator satu arah ini, tidak berusaha menjual gagasan agar dibicarakan bersama, namun lebih pada menjelaskan kepada orang lain apa yang dilakukannya. The controlling style of communications ini sering dipakai untuk mempersuasif orang lain supaya bekerja dan bertindak secara efektif, dan pada umumnya dalam bentuk kritik. Namun demikian, gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, tidak jarang bernada negatif sehingga menyebabkan orang lain memberi respons atau tanggapan yang negatif pula. 2) The Equalitarian Style Menurut Rohim (2009:116), aspek penting gaya komunikasi ini ialah adanya landasan kesamaan, the equalitarian style of comunication ini ditandai dengan berlakunya atus penyebaran pesan-pesan verbal secara lisan maupun tulisan yang bersifat dua arah (two-way traffic of communication). Dalam gaya komunikasi ini, komunikasi dilakukan secara terbuka. Artinya, setiap anggota organisasi dapat mengungkapkan gagasan ataupun pendapat dalam suasana yang rileks, santai, dan informasi. Dalam suasana yang demikian, 4

5 memungkinkan setiap anggota organisasi mencapai kesepakatan dan pengertian bersama. Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi yang bermakna kesamaan ini, adalah orang-orang yang memiliki sikap kepedulian yang tinggi serta kemampuan membina hubungan baik dengan orang lain baik dalam konteks pribadi maupun dalam lingkup hubungan kerja. The equalitarian style ini akan memudahkan tindak komunikasi dalam organisasi, sebab gaya ini efektif dalam memelihara empati dan kerja sama, khususnya dalam situasi untuk mengambil keputusan terhadap suatu permasalahan yang kompleks. Gaya komunikasi ini pula yang menjamin berlangsungnya tindak berbagi informasi di antara para anggota dalam suatu organisasi. 3) The Structuring Style Berdasarkan uraian Rohim (2009:116), gaya komunikasi yang terstruktur ini memanfaatkan pesan-pesan verbal secara tertulis maupun lisan guna memantapkan perintah yang harus dilaksanakan, penjadwalan tugas dan pekerjaan serta struktur organisasi. Pengirim pesan (sender) lebih memberi perhatian kepada keinginan untuk mempengaruhi orang lain dengan jalan berbagi informasi tentang tujuan organisasi, jadwal kerja, aturan dan prosedur yang berlaku dalam organisasi tersebut. Stogdill dan Coons dari The Bureau od Business Research of Ohio State University, menemukan dimensi dari kepemimpinan yang efektif, yang mereka beri nama struktur inisiasi, atau initiating structure. Stogdill dan Coons menjelaskan bahwa pemrakarsa (initiator) struktur yang efisien adalah orang-orang yang mampu merencanakan pesan-pesan verbal guna lebih memantapkan tujuan organisai, kerangka penugasan dan memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang muncul. 4) The Dynamic Style Gaya komunikasi yang dinamis ini memiliki kecenderungan agresif, karena pengirim pesan atau sender memahami bahwa lingkungan pekerjaannya berorientasi pada tindakan. The dynamic style of communication ini sering dipakai oleh para juru kampanye ataupun supervisor yang membawahi para wiraniaga (salesman atau saleswomen). Tujuan utama gaya komunikasi yang agresif ini adalah menstimulasi atau merangsang pekerja/karyawan untuk bekerja dengan lebih cepat dan lebih baik. Gaya komunikasi ini cukup efektif digunakan dalam mengatasi persoalan-persoalan 5

6 yang bersifat kritis, namun dengan persyaratan bahwa karyawan atau bawahan mempunyai kemampuan yang cukup untuk mengatasi masalah yang kritis tersebut. 5) The Relinquishint Style Gaya kepempiminan ini lebih mencerminkan kesediaan untuk menerima saran, pendapat ataupun gagasan orang lain, daripada keinginan untuk memberi perintah, meskipun pengirim pesan (sender) mempunyai hak untuk memberi perintah dan mengontrol orang lain. Pesan-pesan dalam gaya komunikasi ini akan lebih efektif ketika pengirim pesan atau sender sedang bekerja sama dengancorang-orang yang berpengatahuan luas, berpengalaman, teliti serta bersedia untuk bertanggung jawab atas semua tugas atau pekerjaan yang dibebankan. 6) The Withdrawal Style Menurut Rohim (2009:117), akibat yang muncul jika gaya ini digunakan adalah melemahnya tindak komunikasi, artinya tidak ada keinginan dari orang-orang yang memakai gaya ini untuk berkomunikasi dengan orang lain, karena ada beberapa persoalan ataupun kesulitan antar pribadi yang dihadapi oleh orang-orang tersebut. Dalam deskripsi yang konkret adalah ketika seseorang mengatakan; saya tidak ingin dilibatkan dalam persoalan ini. Pernyataan ini bermakna bahwa ia mencoba melepaskan diri dari tanggung jawab, tetapi juga mengindikasikan suatu keingiann untuk menghindari berkomunikasi dengan orang lain. Oleh karena itu, gaya komunikasi ini tidak layak dipakai dalam konteks komunikasi organisasi. Gambaran umum yang diperolah dari uraian di atas adalah bahwa the equalitarian style of communication merupakan gaya yang ideal. Sementara tiga gaya komunikasi lainnya, structuring, dynamic dan relinquishing dapat digunakan secara strategis untuk menghasilkan efek yang bermanfaat bagi organisasi. Dan dua gaya komunikasi terakhir, controlling dan withdrawal mempunyai kecenderungan menghalangi berlangsungnya interaksi yang bermanfaat dan produktif Teori Sistem Berdasarkan uraian Pace dan Faules (2005:63), Scott (1961) menguraikan bahwa bagian-bagian penting organisasi dari sebagai sistem adalah individu dan kepribadian setiap orang dalam organisasi; struktur formal, pola interaksi yang informal, pola status dan peranan yang menimbulkan pengharapan-pengharapan, dan lingkungan fisik pekerjaaan. 6

7 Bagian-bagian inilah yang merupakan konfigurasi yang disebut sistem organisasi. Semua bagian itu saling berhubungan dan berinteraksi antara yang satu dengan yang lainnya. Setiap bagian dihubungkan ke bagian-bagian lainnya. Meskipun terdapat teori-teori lain tentang bagaimana bagian-bagian ini berhubungan, proses penghubung utama adalah komunikasi. Konsep sistem berfokus pada pengaturan bagian-bagian, hubungan antara bagianbagian, dan dinamika hubungan tersebut yang menumbuhkan kesatuan atau keseluruhan. Konsep sistem sedemikian luas sehingga sulit didefinisikan. Suatu definisi yang sederhana akan mengabaikan kerumitan dan kecanggihan konsep tersebut, namun penjelasan yang terperinci akan menimbulkan kepelikan yang tidak mudah dipahami. Meskipun suatu uraian terperinci mengenai sumbangan dan pengaruh teori sistem terhadap kajian organisasi di luar liputan modul ini, beberapa aspek perlu diperhatikan. Bahkan pada tingkat paling umum, konsep sistem memungkinkan orang untuk memahami organisasi sebagai suatu keseluruhan yang lebih besar daripada jumlah bagian-bagiannya karena dinamikanya. Dinamika ini mencakup struktur, hubungan, dan perilaku yang pelik. Teoritisi sistem umum (Bertalanffy, 1968; Boulding, 1965; Rapoport, 1968) mengidentifikasi beberapa prinsip yang berlaku bagi semua jenis sistem. Yakni bahwa mesin, organisme, dan organisasi memiliki proses serupa dan dapat diuraikan dengan prinsip-prinsip yang sama. Pace sependapat dengan Fisher (1978) bahwa teori sistem adalah seperangkat prinsip yang terorganisasikan secara longgar dan sangat abstrak, yang berfungsi mengarahkan pikiran kita namun terikat pada berbagai penafsiran. Dalam pembahasan berikut, Pace mengadaptasi penjelasan Fisher mengenai prinsip-prinsip teori sistem. Setiap pembahasan mengenai sistem menyangkut interdependensi. Jelasnya interdependensi menunjukkan bahwa terdapat suaru kesaling bergantungan di antara komponen-komponen atau satuan-satuan suatu sistem. Suatu perubahan pada suatu komponen membawa perubahan pada setiap komponen lainnya. Pemahaman atas konsep interdependensi ini merupakan bagian yang integral dari pendefinisian sistem dan teori sistem. 7

8 Gambar 1.1 Bagian-Bagian Suatu Sistem Organisasi Sumber: Pace dan Faules (2005:64) 1) Nonsumativitas Nonsumativitas menunjukkan bahwa suatu sistem tidak sekadar jumlah bagianbagiannya. Ketika komponen-komponen tersebut saling berhubungan satu sama lain dalam suatu interdependensi, sistem tersebut memperoleh suatu identitas yang terpisah dari amsing-masing komponen. Misalnya apa yang mungkin dikembangkan dua orang lewat interaksi berbeda dengan yang mungkin timbul dengan menjumlahkan perilaku kedua orang tersebut. Nonsumativitas komponen suatu sistem secara sistematis lebih penting daripada masing-masing unit itu sendiri. 2) Unsur-Unsur Struktur, Fungsi, dan Evolusi Struktur merujuk kepada hubungan antar komponen suatu sistem. Hubungan atasan-bawahan, misalnya dapat dibedakan berdasarkan status, suatu umur struktur. Struktur mencerminkan keberaturan. Suatu birokrasi, misalnya adalah suatu sistem sangat terstruktur yang mencerminkan suatu derajat tinggi keteraturan. Tindakan yang dilakukan seseorang dalam hubungannya dengan oranglain dianggap bagian dari unsur fungsional dalam suatu sistem sosial. Fungsi, atau tindakan dan perilaku, merupakan sarana mendasar untuk mengidentifikasi orang-orang dalam suatu sistem sosial. Tindakan orang yang bersangkutan adalah peristiwa dalam suatu sistem sosial. Evolusi suatu sistem, atau perubahan dan bukan perubahan 8

9 dalam suatu sistem sejalan dengan berlalunya waktu, mempengaruhi baik unsur fungsional maupununsur struktural, dan kerumitan suatu sistem berhubungan sejauh mana unsur-unsur fungsional dan strukturak bervariasi. 3) Keterbukaan Organisasi adalah sistem sosial. Batas-batasnya dapat ditembus yang memungkinkan organisasi berinteraksi dengan lingkungannya, sehingga memperoleh energi dan informasi. Sistem terbuka ditandai dengan equifinalitas, yang berarti bahwa keadaan akhir yang sama dapat dicapai dari kondisi-kondisi yang berbeda dan dengan cara-cara yang berbeda. Itu juga berarti bahwa organisasi yang mulai dengan kondisi awal yang sama dapat memperoleh keadaan akhir yang berbeda. 4) Hierarki Suatu sistem mungkin merupakan suatu suprasistem bagi sistem-sistem lain di dalamnya, juga merupakan suatu subsistem bagi suatu sistem yang lebih besar. Arus informasi yang melintasi batas-batas suatu sistem dapat mempengaruhi perilaku stuktural-fungsional sistem tersebut. Analisis sistemik komunikasi menyangkut subsistem, sistem dan suprasistem, dan masing-masing menyajikan suatu tingkat analis yang berbeda. Weick (1969:45), menyarankan bila terdapat tingkat-tingkat analisis yang berbeda (misalnya, individu, kelompok, organisasi, masyarakat) satu-satunya cara kita untuk banyak mengetahuai setiap tingkat ini adalah bila kita mengetahui bagaimana tingkat-tingkat ini berkaitan, yakni, bagaimana suatu tingkat berinteraksi dengan suatu tingkat lainnya Teori Sistem Sosial Katz dan Kahn Pace dan Faules (2005:66), menguraikan bahwa teori-teori klasik dan perilaku sering merujuk kepada komunikasi teruama dalam kaitannya dengan bentuk-bentuk kegiatan komunikasi alih-alih sebagai suatu proses penghubung (a linking process). Komunikasi sebagai suatu proses penghubung akan mempunyai arti khusus bila kita menerima pendapat Katz dan Kahn bahwa struktur sosial berbeda dengan struktur mekanis dan struktur biologis. Entitas-entitas fisik dan biologis seperti mobil dan binatang mempunyai struktur anatom yang dapat diidentifikasi ketika entitas-entias itu bahkan tidak sedang berfungsi. Ketika suatu organisme biologis berhenti berfungsi, tubuh fisiknya masih diperiksa lewat pembedahan (postmortem analysis). Bila suatu sistem berhenti berfungsi, ia tidak lagi mempunyai struktur yang dapat diidentifikasi. Sebabnya adalah karena sistem sosial merupakan struktur peristiwa alih-alih merupakan bagian-bagian fisik. Jaringan komunikasi suatu organisasi, misalnya mempunyai 9

10 sedikit persamaan dengan sistem peredaran darah atau sistem syaraf dari organisme biologis, meskipun kita cenderung sering membandingkan keduanya. Karena analogi tersebut tampaknya menarik, kita sering terhambat untuk memahami perbedaan yang hakiki antara sistem sosial dan sistem biologis. Lebih lanjut Pace dan Faules (2005:66), menjelaskan suatu sistem sosial, secara keseluruhan terdiri dari manusia-manusia. Ia tidak sempurna, namun kesinambungan hubungan manusianya begitu baik. Sebenarnya, organisasi dapat memiliki perputaran anggota yang tinggi tetapi masih tetap berfungsi secara efektif. Hubungan-hubungan antara orang-orang, bukan orang-orang itu sendiri, memungkinkan suatu organisasi bertahan jauh lebih lama daripada orang-orang biologis yang menduduki jabatan-jabatan dalam organisasi. Organisasi formasl mempunyai prosedur yang siap digunakan untuk mengganti bagianbagian (orang-orang), jadi organisasi tersebut terus berfungsi hingga masa depan yang tidak tentu. Organisme biologis mempunyai kekuatan yang melemahkan bagian-bagiannya yang sering tidak dapat diganti. Katz dan Kahn menerangkan bahwa kebanyakan interaksi kita dengan orang merupakan tindakan komunikatif (verbal dan non verbal, berbicara dan diam). Komunikasi pertukaran informasi dan transmisi makna adalah inti suatu sistem sosial atau suatu organisasi. Mereka menyatakan bahwa adalah mungkin untuk menggolongkan bentukbentuk interaksi sosial seperti penggunaan pengaruh, kerja sama, penularan sosial atau peniruan, dan kepemimpinan ke dalam konsep komunikasi. Pace mengambil suatu perspektif yang konsisten dengan pandangan ini dan menganggap komunikasi sebagai proses penghubung yang utama dalam organisasi dengan sejumlah proses muncul sebagai akibat dari berkomunikasi yang terjadi dalam organisasi. Kami menyebut bentuk-bentuk khusus komunikasi sebagai keterampilan dan kegiatan komunikasi organisasi. Teori sistem menyadari bahwa suatu keadaan yang terorganisasikan perlu mengenal berbagai hambatan untuk mengurangi komunikasi acak ke saluran-saluran yang sesuai untuk pencapaian tujuan organisasi. Pengembangan organisasi misalnya, mungkin perlu menciptakan saluran-saluran komunikasi baru. Katz dan Kahn berpendapat bahwa watak suatu sistem sosial mengisyaratkan selektivitas saluran dan tindakan komunikatif suatu mandat untuk menghindari sebagian saluran dan tindakan komunikatif dan menggunakan lainnya. Secara ringkas, Scott (1961) mengatakan bahwa organisasi terdiri dari bagianbagian yang berkomunikasi antara yang satu dengan yang lainnya, menerima pesan-pesan dari dunia luar, dan menyimpan informasi. Fungsi komunikasi bagian-bagian ini sekaligus merupakan konfigurasi yang menggambarkan sistem secara keseluruhan. Mungkin dapat dikatakan bahwa, dari sudut pandang sistem, komunikasi adalah organisasi. Hawes (1974), bahkan menyatakan hal ini suatu kolektivitas sosial adalah perilaku komunikatif yang 10

11 terpolakan; perilaku komunikatif merupakan jaringan itu sendiri. tidak terjadi dalam suatu jaringan hubungan, tetapi Ad-hokrasi dan Teori Buck Rogers Berdasarkan uraian Pace dan Faules (2005:66), sebagian visi kita tentang penjelahan luar angkasa yang paling mustahil berasal dari fantasi-fantasi para pencipta figur fiksi terkenal, Buck Rogers. Mengambil petunjuk dari Buck, penulis-penulis tentang masa depan seperti Alvin Toffler (1970) menulis tentang kejutan masa depan (future shock) dan akibat-akibat tak terelakkan yang disebabkan perubahan dahsyat dalam semua aspek kehidupan kita. Organisasi formal disinggung dalam analisis ini. Toffler menulis satu bab penuh untuk membahas organisasi; ad-hokrasi yang akan datang. Bennis (1966) meramalkan kematian birokrasi yang akan datang. Luthans (1973) mengamati bahwa banyak manajer yang aktif menjadi kecewa dengan cara-cara pengorganisasian tradisional. Ramalan-ramalan tersebut menunjukkan bahwa kita sedang bergerak menuju era pascabirokratik dalam teori organisasi yang berdasarkan konsep futuristik tentang struktur organisasi yang berubah cepat. Toffler melukiskannya sebagai berikut; apa yang kita lihat di sini tidak kurang dari penciptaan suatu bagian yang dapat dibuang. Menurut Bennis (1966), struktur sosial birokrasi baru akan bersifat temporer. Organisasi akan terdiri dari satuan-satuan tugas (task force) yang diciptakan guna mengatasi suatu problem khusus. Manajer di suatu organisasi yang strukturnya terus-terus berubah, menjadi seorang koordinator, seorang penghubung antara berbagai kelompok proyek. Keterampilan berinteraksi dan komunikasi manusia manusia akan sangat berharga, karena sebagian dari tugas-tugas utama akan berkenaan dengan bagaimana meneruskan informasi dan menjembatani pengertian serta perbedaan antara kelompok-kelompok. Bennis berpendapat bahwa orang-orang akan harus belajar mengembangkan hubunganhubungan kerja yang lebih kekal. Toffler meringkaskan ciri-ciri birokrasi baru yang disebut ad-hokrasi (ad-hocracy), sebagai bergerak cepat kaya akan informasi, sangat aktif, selalu berubah, terisi dengan unit-unit bersifat sementara dan individu-individu yang selalu bergerak. Dalam ad-hokrasi, bukanlah organisasi yang menarik komitmen pegawai, melainkan pekerjaan, problem yang harus dipecahkan, dan tugas yang harus dilakukan. Bahkan loyalitas yang bersifat profesional menjadi berjangka pendek, karena para spesialis memperoleh imbalan mereka dari keputusan instrinsik dengan melakukan tugas berat dengan baik. Mereka setia kepada standar mereka, tidak kepada atasan mereka; kepada problem mereka, tidak kepada pekerjaan mereka. Para ad-hokrasi menggunakan keahlian dan bakat mereka untuk memecahkan masalah dalam kelompok dan lingkungan temporer dalam organisasi, sejauh masalahnya menarik minat mereka. 11

12 Toffler mencatat bahwa gelar-gelar jabatan dalam beberapa ad-hokrasi didahului dengan sebutan associate. Sebutan itu memberi kesan kesederajatan yang merupakan ciri khas organisasi baru associate berarti teman sejawat, bukan bawahan dalam organisasi. Pemakaian istilah tersebut mencerminkan pergeseran dari hierarki vertikal ke pola-pola komunikasi lateral (ke samping). Ad-hokrasi menambah adaptabilitas organisasi, tetapi ia menekan adaptabilitas manusia. Setiap perubahan hubungan dalam organisasi membawa serta kerugiand alam penyesuaian pribadi, hubungan yang penting, dan kepuasan. Ketegangan sosial, ketegangan psikologis, dan usaha individu untuk mengatasi masalah semakin bertambah banyak karena perubahan yang cepat, kondisi kerja yang temporer, dan kurangnya komitmen kepada organisasi. Perubahan yang konstan dalam hubungan organisasi menjadi beban yang berat bagi orang-orang untuk melakukan penyesuaian diri. Terburu-buru, kita didorong oleh pekerjaan kita ke dalam organisasi masa depan Buck Rogers. Bagi sebagian orang, masa depan itu mungkin tiba terlalu dini. Bagi kebanyakan orang, masa depan itu adalah sekarang. Misalnya, pada tahun 1965 Stewart memberikan pedoman untuk menjalankan manajemen proyek. Organisasi proyek merupakan padanan terdekat yang saat ini kita miliki untuk ad-hokrasi. Bahkan dewasa ini kepustakaan teori organisasi penuh dengan uraian-uraian seperti: pola-pola organisasi matriks, organisasi proyek intermiks, organisasi proyek agregat, organisasi proyek individu dan staf, dan organisasi bentuk bebas. Teori Buck Rogers yang lazim dan kontemporer mengenai organisasi adalah organisasi matriks. Organisasi ini adalah suatu organisasi proyek yang berlapiskan organisasi fungsional yang lebih tradisional. Kepala-kepala bagian fungsional membawahi proyek-proyek yang merupakan kerja sama antara manajer-manajer fungsional dan proyek yang memang cocok. Banyak orang berkesimpulan, sesuai dengan spekulasi Toffler, bahwa organisasi matriks memperkecil loyalitas dan identifikasi kepada organisasi. Meskipun demikian, Luthans (1973) menyebutkan bahwa banyak organisasi modern yang sedang menghadapi kerumitan teknis dan struktural tidak mempunyai pilihan melainkan terus bergerak menuju penataan organisasi yang demikian. Naisbitt dan Aburdene (1985) berpendapat bahwa korporasi harus ditemukan kembali untuk memenuhi tuntutan masyarakat informasi baru. Mereka menunjukkan bahwa perusahaan-perusahaan seperti Scandinavian Airlines Systems, WL. Gore & Associats, Inc., dan New Hope Communication secara radikal telah melakukan restrukturisasi atas baganbagan organisasi mereka. Perusahaan-perusahaan inovatif ini menunjukkan usaha-usaha untuk menciptakan korporasi masa depan. 12

13 1.3. Organizational Information Theory (Teori Informasi Organisasi) Berdasarkan uraian Rohim (2009:151), teori informasi organisasi merupakan sudut pandang dari komunikasi yang menganggap bahwa organisasi sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Dalam komunikasi organisasi terdapat berbagai informasi yang perlu diproses untuk mencapai tujuan organisasi. Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi dalam kelompok formal maupun informal dari satu organisasi (Wiryanto, 2005). Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya memo, kebijakan, pernyataan, jumpar pere, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, melainkan lebih kepada anggotanya secara individual. Istilah organisasi berasal dari bahasa Latin organizare, yang secara harfiah berarti paduan dari bagan-bagan yang satu sama lainnya saling bergantung. Di antara para ahli ada yang menyebut paduan itu sisem, ada juga yang menamakannya sarana. Everet M. Rogers dalam bukunya Communication in Organization, mendefinisikan organisasi sebagai suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui jenjang kepangkatan, dan pembagian tugas. Robert Bonnington dalam buku Modern Business: A System Approach, mendefinisikan organisasi sebagai sarana di mana manajemen mengkoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang. Korelasi antara ilmu komunikasi dengan organisasi terletak pada peninjauannya yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi itu. ilmu komunikasi mempertanyakan bentuk komunikasi apa yang berlangsung dalam organisasi, metode dan teknik apa yang dipergunakan, media apa yang dipakai, bagaimana prosesnya, faktor-faktor apa yang menjadi penghambat, dan sebagainya. Jawaban-jawaban bagi pertanyaan-pertanyaan tersebut adalah untuk bahan telaah untuk selanjutnya menyajikan suatu konsepsi komunikasi bagi suatu organisasi tertentu berdasarkan jenis organisasi, format organisasi, dan lingkup organisasi dengan memperhitungkan situasi tertentu pada saat komunikasi dilancarkan. Menurut R. Wayne. Pace dan Don F.Faules dalam bukunya komunikasi organisasi tujuan utama komunikasi organisasi yaitu memperbaiki organisasi ditafsirkan sebagai memperbaiki hal-hal untuk mencapai tujuan manajemen, serta memperoleh hasil yang diinginkan. Berdasarkan penjelasan Sendjaja (1994) dalam Rohim (2009:152), menyatakan fungsi komunikasi dalam organisasi adalah sebagai berikut: 13

14 1) Fungsi informatif Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sisem pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggora dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Orang-orang dalam tataran manajemenme membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu uga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, ijin cuti, dan sebagainya. 2) Fungsi regulatif Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam satu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, antara lain: a) Berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga membari perintah atau instrukti supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana mestinya. b) Berkaitan dengan pesan. Pesan-peran regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan. 3) Fungsi persuasif Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil dengan yang diharapkan. Adanya kenyataanini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakuakn secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibandingkan kalau pemimpinannya sering memperlihatkan kekuasan dan kewenangannya. 4) Fungsi integratif Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut; a) Saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin, newsletter) dan laporan kemajuan organisasi. 14

15 b) Saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi. Selanjutnya Rohim (2009:153), menjelaskan bahwa salah satu sumber daya penting dalam organisasi adalah informasi. Dengan menggunakan teori informasi sebagai dasar, Farace dan rekannya mendefinisikan informasi dalam pengertian untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika oran mampu untuk memperkirakan pola-pola yang akan terjadi dalam aliran tugas dan hubungan-hubungannya, maka ketidakpastian dapat dikurangi dan informasi berhasil diperoleh. Komunikasi sendiri sebagian merupakan pengurai ketidakpastian melalui informasi, karena komunikasi mencakup penggunaan bentuk-bentuk simbolis umum yang saling dimengerti oleh para partisipannya. Dalam teorinya, mereka mengemukakan dua bentuk komunikasi yang berkaitan dengan dua bentuk informasi yaitu: 1) Informasi absolut adalah keseluruhan informasi yang dikomunikasikan suatu dalam organisasi. Informasi ini terdiri dari keseluruhan kepingan pengetahuan yang ada dalam sistem. 2) Informasi yang didistribusikan adalah informasi yang telah disebarkan melalui organisasi. Kenyataan bahwa informasi ada dalam suatu organisasi, tidak menjamin bahwa informasi tersebut cukup dikomunikasikan di dalam sistem. Pertanyaan mengenai informasi absolut berkenaan denganapa yang diketahui, sedangkan pertanyaan mengenai informasi distribusi berkenaan dengan siapa yang mengetahuinya. Implikasi praktis dari perbedaan teoritis ini adalah kegagalan dalam kebijakan distribusi informasi disebabkan oleh kegagalan manajer untuk mengenali kelompok mana yang perlu mengetahui suatu hal tertentu, atau kesalahan untuk mengarahkan di mana seharusnya kelompok-kelompok tersebut dpat memperoleh informasi yang mereka butuhkan. Berdasarkan uraian Rohim (2009:154), salah satu teori komunikasi klasik yang sangat mempengaruhi teori-teori komunikasi selanjutnya adalah teori informasi atau teori matematis. Teori ini merupakan bentuk penjabaran dari karya Claude Shannon dan Warren Weaver (1949), Mathematical Theory of Communication. Teori ini melihat komunikasi sebagai fenomena mekanistis, matematis, dan informatif; komunikasi sebagai transmisi pesan dan bagaimana transmiter menggunakan saluran dan media komunikasi. Ini merupakan salah satu contoh gamblang dari mazhab proses yang mana melihat kode sebagai sarana untuk mengonstruksi pesan dan menerjemahkan (encoding dan decoding). 15

16 Titik perhatiannya terletak pada akurasi dan efisiensi proses. Proses yang dimaksud adalah komunikasi seorang pribadi yang bagaimana ia mempengaruhi tingkah laku atau state of mind pribadi yang lain. Jika efek yang ditimbulkan tidak sesuai dengan apa yang diharapkan, maka mazhab ini cenderung berbicara tentang kegagalan komunikasi. Ia melihat tahap-tahap dalam komunikasi tersebut untuk mengetahui di mana letak kegagalannya. Selain itu, mazhab proses juga cenderung mempergunakan ilmu-ilmu sosial, terutama psikologi dan sosiologi, dan cenderung memusatkan dirinya pada tindakan komunikasi. Teori informasi ini menitikberatkan titik perhatiannya pada sejumlah sinyal yang lewat melalui saluran atau media dalam proses komunikasi. Ini sangat berguna pada pengaplikasian sistem elektrik dewasa ini yang mendesain transmiter, receiver, dan code untuk memudahkan efisiensi informasi. Rohim (2009:155), menyatakan sebagaimana yang dipakai dalam teori komunikasi informasi atau matematis, konsep tidak mengacu pada makna, akan tetapi hanya memfokuskan titik perhatianya pada banyaknya stimulus atau sinyal. Konsep dasar dalam teori ini adalah entropi dan redundansi-konsep yang dipinjam dari thermodynamics. Kedua konsep ini saling mempengaruhi dan bersifat sebab akibat (kausatif). Di mana entropi akan sangat berpengaruh terhadap redundansi yang timbul dalam proses komunikasi. Informasi adalah sebuah ukuran ketidakpastian, atau entropi dalam sebuah situasi. Semakin besar ketidakpastian, semakin besar informasi yang tersedia dalam proses komunikasi. Teori informasi yang dikemukakan Shannon dan Weaver ini banyak menuai kritik. Salah satunya adalah ia tidak menjelaskan konsep umpan balik (feedback) dalam model teorinya. Padahal konsep umpan balik sangat berperan penting dalam menentukan keberhasilan komunikasi. Hal ini dikarenakan teori yang ia kaji hanya melihat komunikasi sebagai fenomena linear satu arah. Teori informasi (matematis) yang ia kaji hanya melihat komunikasi dari faktor komunikator yang dominan. Padahal penerima sebagai komunikan pun adalah bagian dari proses komunikasi yang akan terlibat jika konsep umpan balik ia masukkan. Selain umpan balik juga justru bisa memberitahukan kegagalan dalam komunikasi. Selain konsep umpan balik yang tidak diusung dalam teori informasi sebenarnya. Shannon dan Weaver juga tidak mengkaji detail tentang peranan medium (media) dalam teorinya. Ia hanya terfokus pada fungsi saluran atau transmiter. *** 16

17 Daftar Pustaka Pace, R. Wayne & Don F. Faules Komunikasi Organaisasi: Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Terjemahan oleh Deddy Mulyana. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya. Rohim, Syaiful ; Perspektif, Ragam, dan Rineka Cipta. Aplikasi. Jakarta: 17