Kasus Analisis Pengelolaan Obat di RSUD Wirosaban

Transkripsi

1 Kasus Analisis Pengelolaan Obat di RSUD Wirosaban

2 Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) Wirosaban adalah RS Pemerintah Yogyakarta RS tipe C dengan jumlah bed = 124 bed (tahun 2009). Pengelolaan obat di IFRS tahap seleksi, perencanaan, pengadaan, penyimpanan, distribusi dan penggunaan saling terkait satu dengan lainnya, sehingga harus terkoordinir dengan baik agar masing masing dapat berfungsi secara optimal. Jika TIDAK mengakibatkan sistem suplai dan penggunaan obat yang ada menjadi tidak efisien. Hasil observasi data pendapatan RSUD Wirosaban dalam 3 tahun terakhir sebagai berikut : Tabel I. Persentase Kontribusi Pendapatan IFRS terhadap Rumah Sakit Tahun Pendapatan IFRS (Rp) Pendapatan RS (Rp) Persentase (%) , , ,71

3 Hasil Observasi... (Kendala yang sering muncul) Perencanaan merencanakan obat yang terlalu banyak dan mahal yang ternyata tidak digunakan memilih item obat yang kurang tepat terjadi duplikasi perencanaan obat yang tidak cocok dalam jumlah besar. pengadaan pemilihan penyalur atau pemasok, yang telah dipilih seringkali mengirimkan obat yang tidak bermutu adanya kekurangan dana kurangnya persediaan barang pelayanan terhambat. penyimpanan gudang yang kurang memenuhi syarat, stok barang berlebih atau kurang tidak sesuai dengan kartu stock, obat rusak / kadaluwarsa distribusi pelayanan yang terlalu lama dan tidak ramah atau komunikasi yang tidak baik, resep banyak yang keluar pasien rawat jalan pemberian informasi yang kurang memadai.

4 1. Tahap seleksi Tabel II. Kesesuaian Item Obat yang Tersedia dengan DOEN pada tahun 2007 Keterangan Nilai item obat yang tersedia di IFRS 886 item obat yang tersedia di IFRS yang sesuai dengan DOEN 457 % kesesuaian item obat yang tersedia di IFRS dengan DOEN 51,58% Jika dibandingkan dengan RSUD Saras Husada Purworejo Kesesuaian item obat dengan yang tercantum dalam DOEN adalah 30% RSUD Wirosaban masih lebih. TAPI, angka ini masih lebih dibandingkan dengan standar, yaitu 76 % (Anonim, 2006). DAMPAK: efisien dalam penggunaan dana maupun penggunaan obat karena penyediaan obat lain yang mungkin relatif lebih mahal, dibandingkan dengan obat esensial dengan jumlah dan jenis yang banyak. SOLUSI: me sosialisasi formularium kepada dokter di RSUD Wirosaban

5 2. Tahap Perencanaan Metode konsumsi dilakukan oleh kepala IFRS membuat estimasi kebutuhan obat di tahun yang akan datang berdasar pada kebutuhan obat tahun sebelumnya, disesuaikan dengan pola penyakit, program RS dan program IFRS di tahun mendatang, estimasi kenaikan pasien & estimasi kenaikan anggaran diajukan ke Pemda untuk dirapatkan dahulu Hasil persetujuan ada dalam Daftar Anggaran Satuan Kerja Pemda dan DPRD yang disahkan oleh Gubernur Kepala IFRS menyusun perencanaan obat untuk tahun mendatang yang disesuaikan dengan dana yang disetujui oleh Pemda diajukan kepada direktur untuk disetujui.

6 Jumlah (M) a. Persentase dana yang tersedia dibanding dana yang dibutuhkan sebenarnya Keterangan Periode tahun 2007 Jumlah dana yang tersedia (Rp) Jumlah dana yang dibutuhkan (Rp) % dana yang tersedia 75% % dana yang dibutuhkan 133,33% Jenis dana Dana kebutuhan total yang sebenarnya Dana kebutuhan obat setelah penyesuaian dengan anggaran Dana yang tersedia

7 Pengadaan obat butuh dana relatif besar karena obat merupakan penunjang pelayanan yang sangat penting. Besarnya anggaran dan kontribusi pendapatan obat untuk pengadaan obat menunjukkan IFRS punya peran yang sangat penting sebagai revenue center & sumber pendapatan bagi RS maka obat harus dikelola dengan baik agar dapat memberi manfaat bagi pasien dan RS.

8 b. Perbandingan antara jumlah item obat yang direncanakan dengan jumlah item obat yang dipakai dalam kenyataan Tabel IV. Perbandingan jumlah item obat yang direncanakan dengan jumlah item obat yang dipakai dalam kenyataan Keterangan Periode tahun 2007 Jumlah item obat yang direncanakan 570 Jumlah item obat dalam kenyataan 1272 Perbandingan 1:2,2 Jumlah obat yang digunakan selama tahun 2007 sekitar 2x lipat jumlah obat dalam perencanaan. Ada obat yang tidak masuk dalam perencanaan dikaitkan dengan pola peresepan. SOLUSI: mengganti obat yang diresepkan dengan obat lain yang mengandung zat aktif sama, yang tersedia dalam perencanaan.

9 4. Tahap Pengadaan sesuai dengan anggaran yang tersedia. Pengadaan obat di RSUD Wirosaban dilakukan oleh anggota tim pengadaan: Kepala IFRS, perwakilan dari Pemerintah Daerah, dan perwakilan dari Dinas Kesehatan. Pengadaan obat dibagi menjadi 2 sistem: A. Sistem Penunjukkan langsung yg dipilih! B. Sistem Tender

10 Keuntungan Sistem Penunjukkan Langsung waktunya cepat, pengadaan bisa dalam jumlah relatif, mendapatkan kualitas seperti yang diinginkan, memper lead time dan dapat kredit, dapat mengantisipasi kenaikan harga., Jadwal pengadaan direncanakan terlebih dahulu, tetapi tergantung kebutuhan dan lihat berdasarkan stok obat yang mulai menipis. Alasan TIDAK memilih sistem TENDER agar tidak terjadi stok mati karena pengadaan obat sekaligus dalam jumlah besar, hal itu terkait dengan pola peresepan dokter yang cenderung berubah-ubah. gudang yang tidak terlalu luas dan lead time yang tidak lama

11 a. Frekuensi tertundanya pembayaran Tabel V. Persentase tertundanya pembayaran. Jumlah faktur % Faktur tepat waktu pembayaran 19 Faktur tidak tepat waktu pembayaran 81 Seluruh sampel faktur 100 Pembayaran di RSUD Wirosaban tidak seluruhnya sesuai dengan waktu jatuh tempo. SEBAB: karena kekurangan dana, Surat Kuasa Otoritas (SKO) telat turun, kerlambatan pihak PBF dalam menagih pembayaran obat ke RS SOLUSI: menerapkan sistem Revolving Fund (RF), dengan menyisihkan 10% dari laba IFRS sebagai back up dana untuk pembayaran hutang obat sebelum SKO turun atau pada waktu kehabisan dana.

12 b. Frekuensi kesalahan faktur tidak dapat diukur c. Frekuensi pengadaan tiap item obat Tabel VI. Frekuensi Pengadaan tiap item obat Frekuensi Jumlah Presentase Rendah (< 12 x/th) 309 (309/354) x 100% = 87,29% Sedang (12 sd 24 x/th) 40 (40/354) x 100% = 11,30% Tinggi (>24 x/th) 5 (5/354) x 100% = 1,41% Frekuensi pengadaan tergantung kebutuhan dan anggaran yang tersedia Semakin tinggi frekuensi pengadaan maka semakin kecil kemungkinan terjadi penumpukan obat.

13 Tahap Penyimpanan a. Kecocokan antara obat dengan kartu stok Kecocokan obat dengan kartu stok % Cocok 93,3 Tidak cocok 6,7 Nilai kecocokan obat dengan kartu stok 93,3% mendekati nilai standar yaitu 100%. Hasil ini masih rendah dibandingkan dengan RSUD Saras Husada Purworejo yaitu yang cocok dengan kartu stok adalah 98,61% dan yang tidak cocok adalah 1,38%.

14 Diantaranya masalah yang menyebabkan ketidakcocokan obat dengan kartu stok adalah : Petugas masih kurang disiplin dan teliti dalam hal administrasi stok obat. Petugas belum sempat menulis pengeluaran obat di kartu stok, tetapi baru ditulis dalam buku mutasi obat. Pengecekan antara buku mutasi obat dengan kartu stok tidak selalu dilakukan setiap hari oleh petugas. Solusi untuk mengurangi ketidak cocokan obat dengan kartu stok diantaranya adalah : Perlu dilakukan pengecekan antara buku mutasi obat dengan kartu stok setiap hari untuk menghindari terjadinya ketidaksesuaian antara kartu stok dengan kenyataan. Membuat kebijakan tertulis dalam bentuk Petunjuk Pelaksanaan Pengelolaan Barang atau Obat yang digunakan petugas sebagai pedoman untuk meningkatkan ketelitian dan kedisiplinan.

15 b. Turn over ratio Keterangan Kode Nilai (Rp) Stock opname per 31 Desember 2006 (Persediaan awal tahun 2007) A ,68 Total pembelian tahun 2007 B ,00 Stock opname per 31 Desember 2007 (Persediaan akhir tahun 2007) C ,00 Persediaan rata-rata tahun 2007 D = (A + C) / ,34 Turn Over Ratio (TOR) (A + B C) : D 6,65x 7x Hasil TOR 7 x masih dibawah standar (8-12 kali setahun) Hasil ini jauh di bawah hasil yang didapatkan di RSUD Saras Husada yaitu 11 kali.

16 Nilai TOR yang rendah ini dapat diatasi dengan cara memberikan sosialisasi kepada semua dokter yang bertugas di RSUD Wirosaban untuk meresepkan obat yang tertera di formularium, sehingga hal ini akan mengurangi kemungkinan obat mengalami penumpukan di gudang. Seperti yang diketahui bahwa obat yang tersedia sesuai dengan obat yang direncanakan sesuai formularium rumah sakit.

17 c. Persentase dan nilai obat yang kadaluwarsa dan atau rusak Keterangan Jumlah (Rp) Persentase Obat kadaluwarsa dan rusak tahun Stock opname per 31 Desember ,68 1,19% Obat yang kadaluwarsa dan rusak sebesar 1,19% masih diatas nilai stadar yaitu 0% Sedangkan di RSUD Saras Husada Purworejo tidak terdapat obat yang kadaluwarsa dan rusak selama tahun 2007 (0%).

18 Masalah : Kurangnya pengawasan obat di gudang Kurang baiknya sistem distribusi obat. Juga dikaitkan dengan kegiatan pada tahap pengadaan, dimana obat tersebut kemungkinan bukan yang benar-benar dibutuhkan oleh rumah sakit atau obat-obat di luar formularium. Solusi untuk mencegah terjadinya obat kadaluwarsa dan rusak dapat dilakukan hal-hal sebagai berikut: Meningkatkan pengawasan terhadap obat-obat yang disimpan di gudang Menerapkan sistem penyimpanan FIFO & FEFO Meningkatkan frekuensi stock opname

19 Tahap Distribusi a. Rata-rata waktu yang digunakan untuk melayani resep sampai ke tangan pasien Jenis resep Tahap I ( ) Rata-rata lama waktu pelayanan resep (menit) Tahap II ( ) Tahap III ( ) Rata-Rata Rata-rata waktu pelayanan resep tersebut melampaui standar waktu pelayanan resep yang ditetapkan instalasi farmasi. Standar Hal ini terjadi karena terbatasnya jumlah petugas dan tidak adanya sistem pre-packaging untuk obat-obat racikan rutin IFRS Non racikan 19,33 21, ,72 15 Racikan 35,33 41,83 31,33 36,16 30

20 b. Persentase resep yang terlayani Keterangan % Resep yang terlayani 93,81 Resep yang tidak layani 6,19 Jumlah total resep 100,00 Persentase resep yang terlayani adalah sebesar 93,81% hampir mendekati nilai standar 100%, menunjukkan ketersediaan obat yang cukup baik. Hasil ini tidak jauh berbeda dengan yang didapatkan di RSUD Saras Husada Purworejo yaitu resep yang terlayani sebesar 99,42%, dan yang tidak terlayani sebesar 0,58%.

21 Tahap Penggunaan a. Jumlah item obat per lembar resep RS Jumlah rata-rata item obat per lembar resep Rawat jalan RS Wirosaban 2,7 4,5 RS Sari Husada Purworejo 2,9 2,9 Rawat inap Standar WHO 1,8 2,2 Semakin besar item obat dalam resep semakin besar kemungkinan terjadi polifarmasi dan interaksi obat.

22 b. Persentase resep obat dengan nama generik RS % penulisan obat generik Rawat jalan Rawat inap RS Wirosaban 32,52 48,74 RS Sari Husada Purworejo 27,1 32,3 Standar pemerintah 82,00%. Penyebab rendahnya penulisan obat generik dimungkinkan karena adanya promosi pabrik obat dan fungsi PFT untuk mengevaluasi pengunaan obat generik belum optimal.

23 c. Persentase peresepan antibiotik RS % peresepan antibiotik Rawat jalan Rawat inap RS Wirosaban 34,81 24,82 RS Sari Husada Purworejo 12,57 24,82 Standar WHO yaitu < 22,17% Rata-rata peresepan antibiotik di Indonesia sebesar 43%, yang berarti penggunaan antibiotik yang berlebihan merupakan salah satu bentuk ketidakrasionalan dalam peresepan.

24 d. Persentase injeksi yang diresepkan RS % injeksi yang diresepkan Rawat jalan Rawat inap RS Wirosaban 2,60 68,13 RS Sari Husada Purworejo 0 47,62 Standar WHO untuk peresepan injeksi rawat jalan 0%

25 e. Persentase penulisan resep sesuai dengan formularium RS Standar 95% % penulisan resep sesuai dengan formularium Rawat jalan Rawat inap RS Wirosaban 75,33 76,82 RS Sari Husada Purworejo 89,95 87,78 Menunjukkan bahwa ketaatan prescriber untuk menulis resep sesuai formularium masih rendah.

26 Kesimpulan 1. Pada tahap seleksi belum menunjukkan hasil yang baik pada indikator kesesuaian obat dengan DOEN dan kesesuaian obat dengan formularium. 2. Pada tahap perencanaan, belum membuat perencanaan kebutuhan obat pertahun yang sesuai dengan dana yang tersedia dan masih banyaknya obat yang kemudian digunakan/ diadakan diluar dari perencanaan. 3. Pada tahap pengadaan: mayoritas frekuensi pengadaan obat rendah (87,29%) dan persentase faktur tidak tepat waktu 81%. 4. Pada tahap penyimpanan belum menunjukkan hasil yang baik : Ketidakcocokan obat dengan kartu stok sebesar 6,7% TOR dalam 1 tahun 7 kali Persentase obat rusak/kadaluarsa 1,19%

27 Cont.. 5. Pada tahap distribusi : Rata-rata waktu pelayanan resep non racikan dan racikan lebih besar dari pada standar. Persentase resep yang terlayani sebesar 93,81% 6. Pada tahap penggunaan : Jumlah item obat per lembar resep untuk rawat jalan adalah 2,7 dan untuk rawat inap adalah 4,5 Persentase penulisan obat generik pasien rawat jalan 32,52% dan rawat inap 48,74%. Persentase penulisan resep obat antibiotik untuk pasien rawat jalan 34,81% dan 24,82% untuk pasien rawat inap. Persentase penulisan resep injeksi pada pasien rawat jalan adalah 2,6 % dan pasien rawat inap adalah 47,26 %. Persentase penulisan resep sesuai dengan formularium untuk pasien rawat jalan 75,33 % dan pasien rawat inap 76,82 %.

28 Saran 1. Untuk RSUD Wirosaban Pada tahap seleksi perlu ditingkatkan lagi sosialisasi obatobat yang direkomendasikan dalam DOEN, karena obatobat yang direkomendasikan dalam DOEN telah mempertimbangkan faktor durg of choice, analisis biayamanfaat dan didukung dengan data ilmiah. Sosialisasi formularium juga perlu ditingkatkan, bila perlu di buat dalam bentuk buku saku. Membuat perencanaan kebutuhan obat selama setahun dan dilakukan koreksi dengan beberapa cara antara lain : 1. analisis ABC (aspek ekonomi), 2. analisis VEN (aspek medis), 3. kombinasi ABC dan VEN, 4. revisi daftar obat. Menerapkan metode Economic Order Quantity (EOQ) untuk menentukan pengadaan obat-obat yang masuk dalam kategori obat kelas A (high value) dan kategori pemakaian tinggi (high use).

29 Cont.. Meningkatkan ketertiban administrasi dengan mendokumentasikan arsip/ faktur. Meningkatkan sosialisasi penulisan resep obat generik karena pemakaian obat generik akan banyak menolong pasien dari segi pembiayaan. Menyelenggarakan kegiatan seperti pelatihan, monitoring, audit atau edaran-edaran tertulis mengenai penggunaan obat secara rasional di rumah sakit. Kegiatan dilaksanakan secara berkesinambungan dengan umpan balik diharapkan dapat memberikan perbaikan. Membuat laporan penggunaan antibiotik dan penggunaan sedian injeksi. 2. Untuk peneliti lain Waktu tunggu merupakan masalah yang sering menimbulkan keluhan pasien di rumah sakit, tetapi hal ini tidak menjadi masalah di RSUD Wirosaban, untuk melihat apakah pasien puas terhadap pelayanan yang diberikan maka disarankan untuk melakukan analisis terhadap kepuasan pelanggan di Instalasi RSUD Wirosaban.

30 Terimakasih...

31 Tanya Jawab 1. Yohan 7514 pihak2 yg berkewajiban dlm mengumpulkan evaluasi, Waktu ideal untuk mlakukan evaluasi 2. Puput frekuensi pengadaan&tor?? TOR > 12 bagus ato ngga? Solusi?? Digna Pembuatan obat sendiri. Contoh?? Sistem pngadaan, tender& langsung. Kok masih ada yg tdk bermutu Dana di RS, antara yg direncanakan dan yg ada, pembayaran kpn?? Penunggakan apkh ada hub dg sistem tsb

32 Termin 2 4. Widya 7735 indikator yg benar??? Penggunaan injeksi 0% u px rawat jalan, menurut who 93 seminimal mungkin.?? How?? di rawat jalan, obat injeksi biasanya mahal, kadang ga dibutuhin px. Indikator 0%. Peresepan injeksi u rawat jalan harus hati2, diliat indikasi dr px. 5. Ria item obat yg direncanakan < kenyataan?? Dalm perencanaan gmn, tdk dipikirkan resiko2ny??? Obat generik masih rendah, pdhl RSUD, kok ngga bisa lebih banyak Di RSUD pengelolaannya gmn?? prescriber meresepkan bukan obat generik, pihak IFRS tdk kurang menginfokan ke dokter ttg peresepan obat generik, obat generik tidak tersedia, jd pake branded. Hasil Liat di kesimpulan.. kesimpulan : pengelolaa obat di RSUD blum efektif. 6. %ase peresepan rendah, %ase pelayanan masih tetp tinggi?

33 7. Daniar penunggakan, bayarnya diambil dari 10% laba revolving fund (salah 1 solusi), untuk byr tunggakan Apkh cukup cm 10%?? Didasarkan dr pembayaran sbelumnya. Revolving dr laba IFRS, atopun bs juga PEMDA.

34 Tambahan P. Satibi 1. Pembuatan obat bukan hanya meracik., tp bisa juga dilakukan produksi, karena produk d pasaran tdk ada. Harga obat di pasaran lebih mahal Produk u/ penelitian produk di pasaran konsentrasi terlalu tinggi, RS melkukan pengenceran. dibutuhkan dlm jumlah besar, ex: aqua destilata 2. Persentase obat resep, dengan %ase resep terlayani beda, Keterjaringan px obat dr poli/bangsal, brp yg masuk IFRS dan bs terlayani %ase resep yg terlayani R/ yg masuk ke IFRS, brp yg terlayani.?????

35 3. Perencanaan & pengadaan beda jauh, y?? dana yg terbatas. Ditelusur formularium RS, apkh smua sesuai. indikator WHO 93 penggunaan obat pd primary health care (pelayanan dasar), cenderung di puskesmas. Injeksi seminimal mgkn, cz risiko penggunaan injeksi besar. 4. Evaluasi Min setahun sekali, kecuali indikator yg spesifik, bs dilakukan tiap saat Ex : Kecocokan obat dg kartu stok, stock opname TOR 8-12 bukan ideal, tp yg bisa diterima.

36 5. Obat yg tidak bermutu muncul, y??? Obat order datang diperiksa, sesuai ato tdk Obat ga mutu seringnya dr pengadaan tender. Pd pngadaan langsung, bs diminimalkan.