Anik Purwaningsih, Tri Lestari, Anggraeni Rahmasari Prodi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Bhayangkara Surabaya

Transkripsi

1 ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL DALAM MENINGKATKANEFEKTIFITAS DAN EFISIENSI KEGIATAN OPERASIONAL PERSEDIAAN & PERGUDANGAN PT MATAHARI MKM SURABAYA Anik Purwaningsih, Tri Lestari, Anggraeni Rahmasari Prodi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Bhayangkara Surabaya ABSTRAK PT Matahari MKM merupakan sebuah perusahaan swasta yang bergerak di bidang solusi kantor, dalam menyediakan berbagai jenis produk yang berkualitas untuk memenuhi kebutuhan sebuah perkantoran maupun berpartisispasi dalam kegiatan pemerintah. Tujuan skripsi ini adalah untuk mengetahui dan menganalisis sistem pengendalian internal dalam meningkatkan efektifitas dan efisiensi kegiatan operasional persediaan dan pergudangan. Metode yang digunakan adalah deskriptif kualitatif. Analisis terhadap dokumen dan prosedur yang berjalan diharapkan dapat membantu kinerja PT Matahari MKM untuk meningkatkan mutu dan kualitas sistem informasi akuntansi persediaan dan pergudangan yang ada agar berjalan efektif dan efisien. Kata kunci : Persediaan, Pengendalian, Operasional ABSTRACT PT Matahari MKM is a private company engaged in the office solution, providing various types of quality products to meet the needs of an office or berpartisispasi in government activities. The purpose of this paper is to investigate and analyze the internal control system to improve the effectiveness and efficiency of operational activities of inventory and warehousing. The method used is descriptive qualitative. Analysis of documents and procedures that work is expected to help the performance of PT Matahari MKM to improve the quality of accounting information systems existing inventory and warehousing in order to run effectively and efficiently. Keywords: Inventory, Control, Operations PENDAHULUAN Persediaan sangat rentan dengan kerusakan maupun pencurian. pengendalian intern juga bertujuan untuk melindungi harta perusahaan dan juga agar informasi persediaan lebih dapat dipercaya. Pengendalian dapat dilakukan dengan melakukan tindakan pengamanan untuk mencegah kerusakan, pencurian, maupun tindakan penyimpangan lainnya.kerusakan, pemasukan yang tidak benar, lalai untuk mencatat permintaan, barang yang dikeluarkan tidak sesuai dengan pesanan, dan semua kemungkinan lainnya dapat menyebabkan catatan persediaan berbeda dengan persediaan yang sebenarnya ada digudang. Untuk itu diperlukan pemeriksaan 102

2 persediaan secara periodik atas catatan persediaan persediaan berbeda dengan persediaan yang sebenarnya. Pengendalian internal merupakan suatu proses yang terdiri dari kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk dilaksanakan oleh orang-orang untuk memberikan keyakinan yang memadai dalam pencapaian tujuan-tujuan tertentu yang saling berkaitan. Disamping persediaan dan pengendalian internal sangat penting juga untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi bagi perusahan. Baik efektifitas dan efisiensi mengharuskan perusahaan menetapkan target, menganalisa kerja dengan seksama, mengatur prioritas, dan senantiasa berfokus pada apa yang paling bisa memberikan dampak atau nilai terbesr untuk setiap waktu yang dihabiskan. Perusahaan yang gagal meraih tarjet yang telah ditetapkan tidak bisa disebut efisien dan efektif. Pencapaian target disini bisa dinyatakan sebagai sebagai indeks objektif dari efektivitas perusahaan. Tidaklah cukup bagi perusahaan untuk mencapai tingkatan produksi tertentu, kulaitas dan tingkat biaya dari produksi itu sendiri juga perlu dipertimbangkan. Di dalam organisasi, efektivitas adalah bahasan yang senan tiasa dibahas didalam perusahaan, sementara itu bahasan tentang efektifitas dan efisien meliputi pengorganisasian yang lebih baik atas aspek man, material, machine, methods dan money. Seluruh sumber daya tersebut hanya tersedia dalam jumlah terbatas, sehingga adalah tugas para manajer perusahaan untuk bisa mendayagunakan semua itu secara optimal dalam waktu yang sependek mungkin. Untuk itu perusahaan perlu secara cermat dan terampil mempelajari kondisi lingkungannya. Maka program-program, kebijakan dan strategi pengembangan sangatlah tergantung pada kondisi ekonomi, teknologi dan lingkungan sosial serta psikologis. Perusahaan juga perlu memiliki pengetahuan yang mendalam. 1. Mulyadi ( 2008 : 163 ) Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode ukuran ukuran yang di koordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisien dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. 2. Siti dan Ely ( 2010 : 312 ) Pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan personel lainya dalam suatu entitas yang di rancang untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tujuan berikut ini : 103

3 a. Kendala pelaporan keuangan b. Menjaga kekayaan dan catatan organisasi c. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan d. Efektifitas dan efisiensi operasi 3. IAPI ( 2011 : ) mendefinisikan pengendalian intern sebagai suatu proses yang di jalankan oleh dewan komesaris, manajemen personel lain entitas yang di desain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian 3 golongan tujuan berikut ini. a. Keandalan pelaporan keuangan b. Efektifitas dan efisiensi operasi c. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku Sartono ( 2010 : 443 ) : Persediaan umumnya merupakan salah satu jenis aktiva lancar yang jumalahnya cukup besar dalam suatu perusahaan. Hal ini mudah dipahami karena persediaan merupakan faktor penting dalam menentukan kelancaran operasi perusahaan. Ditinjau dari segi neraca persediaan adalah barang barang atau bahan yang masih tersisa pada tanggal neraca, atau barang-barang yang akan segera dijual, digunakan atau diproses dalam periode normal perusahaan. Arwani ( 2009 : 22 ) gudang memiliki fungsi diantaranya ssebagai berikut : a. Fungsi Penyimpanan Merupakan fungsi paling mendasar dari gudang adalah tempat penyimpanan barang, Tujuan dari Warehouse Manajeman adalah bagaimana menggunakan ruang (space) seoptimal mungkin untuk menyimpan produk dengan biaya tertentu. b. Fungsi melayani Permintaan pelanggan memenuhi permintaan dari pihak pelanggan menjadikan gudang sebagai fokus aktifitas logistik. Gudang berperan menyediakan pelayanan dengan menjamin ketersediaan produk dan siklus order yang reasonable. Dengan menyimpan stok dalam jumlah tertentu, akan membantu melayani permintaan pelanggan yang fluktuatif. c. Fungsi distribusi dan konsolidasi Barang yang telah disimpan agar sampai ke tangan pelanggan harus melalui proses distribusi. Yaitu mengatur dan menjamin agar barang yang dikirim, benar-benar sampai ke tangan pelanggan dengan baik. Artinya, pelanggan menerima barang sesuai 104

4 pesanannya tanpa ada yang kurang, tanpa ada yang salah ambil, dll. Untuk menjamin itu semua, gudang perlu mengadakan konsolidasi. Artinya, akan ada proses pengambilan barang, pengecekan dan pengepakan. Konsolidasi yang baik sangat berperan agar distribusi kepelanggan benar-benar sempurna. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Struktur organisasi yang telah diterapkan pada PT Matahari MKM Surabaya sudah menunjukan adaya pembagian fungsi dan tanggung jawab pada masing masing bagian. Akan tetapi struktur orgnisasi pada PT Matahari MKM ini belum efektif, karena masih adanya perangkapan tugas yaitu bagian gudang yang merangkap bagian penerimaan. Kurangnya informasi untuk bagian administrasi yang bisa mengakibatkan terjadinya kehilangan stok. Evaluasi kelemahan Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Atas pengeluarana dan penerimaan barang Sistem informasi akuntansi untuk persediaan pada PT Matahari MKM sudah cukup baik. Namun berdasarkan teori, ada beberapa bagian yang kurang lengkap dokumennya dan kurang adanya pengawasan serta informasi. Hal ini akan memimbulkan adanya sebuah kecurangan serta kerugian bagi perusahaan. Berdasarkan teori yang ada, bagian-bagian yang memiliki kelemahan atau kekurangan adalah sebagai berikut: 1. Adanya perangkapan tugas dari bagian gudang, dimana bagian gudang menerima barang datang yang seharusnya dilakukan oleh dua bagian yang berbeda, tugas tersebut tanggung jawab dari bagian penerimaan barang. 2. Kurangnya informasi dan data pihak admin stok yang membuat ketidak sesuaian stok data admin dengan stok gudang terhadap barang yang keluar dari gudang. 3. Kurang efektif dan efisien terhadap pengiriman barang karena pihak penjualan mengirim barang sebagian tanpa konfirmasi dari pihak akuntan. Rekomendasi Perbaikan Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Atas Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Barang Setiap perusahaan memiliki tata cara sendiri mengenai sistematika sistem informasi akuntansi atas prosedur penerimaan dan pengeluaran barang serta persediaan. Sehingga sistematika mengenai kegiatan di setiap perusahaan pasti berbeda-beda. 105

5 Berikut ini, peneliti akan memberikan rekomendasi perbaikan prosedur penerimaan, pengeluaran dan persediaan barang pada PT Matahari MKM. Dimana rekomendasi tersebut diharapkan dapat memperbaiki sistem informasi akuntansi atas prosedur penerimaan, pengeluaran dan persediaan barang sehingga sistem informasi akuntansi di perusahaan dapat berjalan dengan lancar. Rekomendasi Perbaikan Bagan Alir (Flowchart) Penerimaan Barang PT Matahari MKM Penjelasan bagan alir penerimaan barang rekomendasi penulis sebagai berikut : Saat persediaan barang digudang menunjukkan batas minimal, maka bagian gudang menginformasikankan kepada bagian administrasi stok. 1. Admin stok mengecek data stok dan membuat surat permintaan pembelian rangkap 3, lembar 1 untuk bagian pembelian lembar 2 untuk bagian penerimaan lembar 3 untuk arsip administrasi stok. 2. Berdasarkan permintaan pembelian dari bagian administrasi stok, bagian pembelian membuat surat order pembelian rangkap 2. Lembar ke-1 diserahkan kepada supplier sebagai bukti pemesanan barang dan lembar ke-2 disimpan sebagai arsip bagian pembelian. 3. Barang dari supplier diterima oleh bagian penerima barang beserta surat jalan dan faktur sekaligus kemudian dilakukan pemeriksaan apakah sudah sesuai dengan surat permintaan pembelian dari admin stok. Setelah semua dinilai sesuai maka bagian penerima mengirim surat jalan, faktur beserta barang ke bagian gudang. 4. Bagian gudang menerima surat jalan, faktur dan barang dari bagian penerimaan mencocokan surat jalan dengan barang. Kemuadian bagian gudang membuat laporan penerimaan barang rangkap 3. Lembar 1 untuk bagian administrasi stok lembar 2 untuk arsip, lembar 3 untuk bagian pembelian 5. Bagian pembelian menerima surat jalan, faktur dan surat penerimaan barang dari bagian gudang, lalu bagian ini memeriksa faktur dengan mencocokkan pada surat order pembelian. Setelah itu diserahkan ke bagian akuntansi. Bagian akuntansi menerima surat jalan, faktur dan laporan penerimaan barang dari bagian pembelian lalu memeriksanya kembali, mencatat transaksi tersebut dan menginput ke komputer. 106

6 Sumber : Peneliti ( 2016 ) Gambar 1. Flowchart Penerimaan Barang Rekomendasi Perbaikan Bagan Alir (Flowchart) Pengeluaran Barang Pembelian Secara Tunai PT Matahari MKM Penjelasan bagan alir pengeluaran barang untuk penjualan tunai rekomendasi penulis sebagai berikut : 1. Bagian order penjualan menerima order dari pelanggan. 2. Sebelum pembuatan surta jalan bagian penjualan menginfokan ke bagian akuntan 107

7 3. Berdasarkan surat order yang diterima dari pelanggan bagian order penjualan membuat Faktur rangkap 3 yang didistribusikan pada lembar ke-1 untuk untuk custemer jika pembelian secara tunai, lembar ke-2 untuk bagian order penjualan, lembar ke-1 untuk pelanggan dan membut Surat Jalan rangkap 6 yang didistribusikan pada lembar ke-1 untuk pelanggan, lembar ke-2 untuk bagian order penjualan, lembar ke-3 untuk bagian pengiriman, lembar ke-4 untuk arsip akuntan, lembar ke-5 untuk bagian administrasi stok dan lembar ke 6 untuk bagian gudang. 4. Bagian gudang menyiapkan barang serta melakukan pencatatan pada kartu stock barang dan menyerahkan barang beserta surat jalan lembar ke-1, ke-3 dan lembar ke-4 ke bagian pengiriman. 5. Bagian administrasi stok menerima surat jalam lembar ke 5 dari bagian penjualan untuk memotong stok berdasarkan data penjualan, untuk pengelurana barang peminjaman atau sewa biasanya menggunakan batas waktu sebelum sewa / pinjam dilakukan. 6. Bagian pengiriman menerima faktur dari bagian order penjualan dan surat jalan lembar ke-3, ke-1 dan lembar ke-4 beserta barang dari bagian gudang. Bagian akuntan menerima faktur lembar 3 dan surat jalan lembar ke 4 untuk pengecekan dan arsip. 108

8 Gambar 2. Flowchart Pengeluaran Barang Sumber : Peneliti ( 2016 ) SIMPULAN Berdasarkan evaluasi dan hasil analisis yang telah dikemukakan pada bab empat, maka peneliti menarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Penambahan copy surat jalan untuk bagian administrasi stok yang awalnya pihak administrasi stok hanya menerima informasi dari bagian gudang untuk itu bisa menguntungkan perusahaan agar persediaan yang ada bisa dikontrol dengan baik dan resiko barang hilang atau tidak kembali tidak terjadi. 109

9 2. Adanya penambahan untuk bagian penerima barang sebelum barang masuk kegudang yang sebelumnya bagian penerimaan tersebut dilakakukan oleh bagian gudang. Untuk mempermudah kinerja bagian gudang. 3. Bagian penjualan memberikan informasi terlebih dahulu sebelum barang dikirim ke bagian akuntan.untuk mempermudah bagian akuntan dalam pengecekan administrasi sebelum barang sampai custemer. SARAN Untuk memperbaiki prosedur pengendalian internal persediaan dan pergudangan PT Matahari MKM, maka berikut ini peneliti akan memberikan saran sebagai bahan pertimbangan untuk masalah masalah yang dihadapi dapat diatasi. Adapun saransaran tersebut adalah sebagai berikut : 1. Untuk mengahadapi kendala kurangnya informasi bagian administrasi stok,sebaiknya pihak bagian penjualan menambahkan copy surat jalan pengiriman untuk bagian administrasi stok agar mengetahui ketidak sesuaian antara stok data dengan stok fisik gudang yang tidak sama. 2. Sebaiknya memisahkan bagian gudang dengan bagian penerimaan untuk mempermudah tugas masing-masing bagian dan mengurangi dampak kecurangan yang bisa terjadi di bagian gudang, untuk bagian penerimaan bisa merekrut karyawan baru atau mengambil 1 petugas dari bagian gudang untuk di beri tanggung jawab tersebut. 3. Sebaiknya bagian akuntan melakukan pengecekan terhadap bagian penjualan untuk mengantisipasi pengiriman yang kurang efisien efektif. DAFTAR PUSTAKA Agoes,Sukrisno, 2012.Auditing,Salemba Empat,Jakarta. Anisarahma, 2013.Sistem Pengendalian Internal Pada Pengelolaan Persediaan Di Toko Tanabang Malang.Universitas Brawijaya Malang. Arwani, 2009.Analisis Sistem persediaan UD Maju Jaya.Universitas Brawijaya Malang. Christianto,Leo 2008, Peranan Sistem Pengendalian Kegiatan Operasional Siklus Persediaan PT Ultra Jaya Milk, Universitas Sumatra Utara. 110

10 Hanafi,2010. Analisis Laporan Keuangan.UPP STIM YKPN, Yogyakarta. Ikatan Akuntansi Indonesia, Standar Akuntansi Keuangan, Edisi 2007, Salemba Empat, Jakarta. Krimiaji, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Ketiga, AMP YKPN, Yogyakarta. 111