BAB II TINJAUAN PUSTAKA. penulis mengenai Sistem Akuntansi Pengendalian Intrnal Piutang Usaha

Transkripsi

1 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Penelitian Terdahulu Dalam penelitian ini penulis memaparkan beberapa rujukan dari penelitian terdahulu yang relevan dengan permasalahan yang akan diteliti oleh penulis mengenai Sistem Akuntansi Pengendalian Intrnal Piutang Usaha Pada CV Galaxy Packindo. Yang pertama penelitian yang dilakukan oleh Hariati ( 2009 ) dengan judul Analisis Pengendalian Internal Piutang Usaha Pada PT SFI Medan. Dalam penelitian tersebut variabel yang memiliki kesamaan dengan yang akan di bahas oleh penulis dalam penelitian ini adalah mengenai sistem pengendalian internal terhadap piutang. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa pengendalian internal pada PT SFI Medan sudah berjalan cukup efektif dan telah menerapkan konsep dasar dan prinsip serta prosedur pengendalian internal. Perbedaan dari penelitian ini terletak pada perbedaan lokasi, data yang diteliti, metode penelitian yang menggunakan uji kuantitatif, serta jenis usaha yang akan menghasilkan informasi yang berbeda. Yang kedua merupakan penelitian yang dilakukan oleh Sari (2013) dengan judul Tinjauan Atas Sistem Informasi Akuntansi Piutang Premi Pada PT Taspen Persero. Dalam penelitian ini variabel yang memiliki kesamaan dengan materi yang diteliti oleh penulis adalah mengenai sistem pengendalian internal dan, pencatatan yang dilakukan oleh perusahaan terhadap piutang. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa prosedur pencatatan piutang premi 6

2 7 secara keseluruhan sudah berjalan cukup baik dan telah memenuhi unsurunsur dan tujuan dari sistem informasi piutang premi, serta adanya penjaminan bahwa pencatatan piutang premi telah dicatat secara sah dengan otorisasi pihak terkait serta telah dicatat dalam buku pembantu. Perbedaan dari penelitian ini terletak pada perbedaan lokasi, data yang diteliti, metode penelitian yang menggunakan uji kuantitatif, serta jenis usaha dan tipe perusahaan yang berbeda sehingga akan menghasilkan informasi yang berbeda pula. B. Landasan Teori 1. Piutang Usaha Piutang usaha merupakan tagihan yang muncul dari penjualan barang atau jasa terhadap pelanggan secara kredit. Piutang juga diklasifikasikan sebagai aktiva lancar dikarenakan piutang usaha biasanya diperkirakan dapat ditagih dalam jangka waktu yang relatif pendek (Hery, 2014:63) Sedangkan menurut Mulya (2013 : 203 ) piutang usaha memiliki arti secara umum sebagai hak klaim atau tagihan berupa uang atau bentuk lainnya kepada seseorang atau perusahaan sebagai akibat dari sebuah pinjaman atau transaksi kredit. Selain itu piutang juga merupakan investasi dana perusahaan terhadap pelanggan yang menyangkut dengan

3 8 pertimbangan timbal balik ( trade-off) antara profitabilitas dan resiko ( Halim, 2007 : 133 ). a. Jenis piutang Menurut Jusup ( 2011 : 72) piutang dapat dikelompokkan menjadi tiga jenis, yaitu: 1) Piutang usaha Adalah tagihan perusahaan kepada konsumen yang melakukan transaksi secara kredit. Piutang usaha juga merupakan tagihan yang paling signifikan dalam perusahaan. 2) Piutang wesel Adalah tagihan yang disertai bukti formal yang disebut surat wesel untuk medukung kebenarannya. 3) Piutang lain-lain Adalah tagihan yang mencakup semua yang tidak termasuk dalam piutang wesel dan piutang usaha, termasuk taihan yang timbul oleh pinjaman para karyawan, pembayaran uang muka gaji karyawan, uang muka pajak (pajak yang ditangguhkan) b. Pengakuan piutang Menurut Jusup (2011:72) untuk pengakuan piutang usaha biasanya relatif sederhana. Nilai piutang dapat diakui setelah terjadi penjualan secara kredit dengan syarat tertentu, seperti: 1) Syarat pengiriman FOB ( free on Board) Shipping point, yakni piutang diakui ketika barang keluar dari gudang penjual.

4 9 2) Syarat pengiriman FOB destination point, yakni piutang diakui ketika barang telah diterima dengan baik oleh pelanggan. c. Penilaian piutang Menurut Jusup (2011:75) piutang usaha harus dila porkan sebagai aset. Dalam praktiknya terkadang sulit menentukan jumlah rupiah yang akan dilaporkan karena sebagian piutang usaha kadangkadang tidak tertagih. Untuk itu penentuan jumlah piutang usaha bersih diperlukan estimasi piutang tak tertagih. 1) Piutang usaha tak tertagih adalah beban yang timbul atas tidak tertagihnya piutang usaha atau dapat disebut sebagai kredit macet. Ada dua metode untuk menilai, mencatat dan menghapus piutang usaha yang tidak dapat ditagih, yaitu: a) Metode pengahpusan langsung, merupakan metode penghapusan piutang secara langsung dari saldo piutang setelah upaya penagihan benar-benar telah dilakukan. b) Metode pencadangan, merupakan penghapusan dengan cara menaksirkan jumlah estimasi piutang dagang yang tidak dapat tertagih dengan membuat cadangan piutang tak tertagih. 2. Sistem Akuntansi Menurut Diana dan Setiawati (2011:4) sistem merupakan serangkaian bagian yang saling berkaitan dan tergantung satu sama lain untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan sistem informasi disebut juga

5 10 sebagai sistem pemrosesan data, merupakan sistem yang dibuat oleh manusia dan biasanya terdiri dari sekumpulan komponen baik manual ataupun komponen berbasis komputer yang terintegrasi untuk mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan terhadap informasi yang dihasilkan. Sistem merupakan kesatuan elemen yang saling berkaitan dan dibentuk untuk mencapai tujuan tertentu pihak-pihak yang berkepentingan, selain itu sistem juga dapat diartikan sebagai prosedur atau urutan pekerjaan yang melibatkan beberapa orang bersangkutan dengan kepentingan pihak terkait untuk melakukan tindakan tepat pada transaksi yang terjadi (Narko, 2002 : 1). Sistem informasi akuntansi dapat didefinisikan sebagai sumber daya yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi laporan keuangan yang dapat dijadikan sebagai pengawasan dan sumber informasi dalam mengambil keputusan oleh pihak-pihak yang berkepentingan (Saptohadi, 2014:8). Sistem informasi akuntansi merupakan sistem yang bertujuan untuk mengumpulkan dan memproses data serta melaporkan informasi yang berkitan dengan tansaksi keuangan. Menurut Diana dan Setiawati (2011:5) tujuan dari sistem informasi akuntansi adalah, sebagai berikut: a. Menjaga harta kekayaan perusahaan b. Menghasilkan informasi untuk pengambilan keputusan

6 11 c. Menghasilkan informasi untuk pihak eksternal d. Menghasilkan informasi untuk penilaian kinerja karyawan atau divisi e. Menyediakan data masa lalu untuk kepentingan audit f. Menghasilkan informasi untuk penyusunan dan evaluasi anggaran perusahaan g. Menghasilkan informasi yang diperlukan dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian. Menurut Mulyadi (2008:258) dokumen -dokumen pokok yang diperlukan dalam pencatatan piutang adalah, sebagai berikut: a Faktur penjualan, digunakan sebagai dasar pencatatan piutang dalam transaksi penjualan kredit yang dilampiri dokumen pengiriman barang dari bagian pengiriman barang. b Bukti kas masuk, digunakan sebagai dasar pencatatan berkurangnya piutang dari transaksi pelunasan yang telah dilakukan oleh pelanggan dari bagian kas masuk atau kasir. c Memo kredit, digunakan sebagai digunakan sebagai dasar pencatatn retur penjualan yang dilampiri oleh dokumen penerimaan barang dari bagian gudang atau logistik d Bukti memorial, merupakan sumber dokumen untuk pencatatan transaksi ke jurnal umum yang digunakan sebagai dasar pencatatan penghapusan piutang yang sudah tidak dapat tertagih.

7 12 Dalam pelaksanaan sistem pengendalian piutang ada beberapa yang memiliki keterkaitan dengan aktivitas piutang usaha, menurut Mulyadi (2008:210) adalah sebagai berikut: a. Fungsi penjualan, yang bertanggung jawab atas pesanan pelanggan, mengubah order dengan tambahan informasi pengiriman, harga, spesifikasi pesanan, dan tempo kredit yang diberikan b. Fungsi kredit, merupakan departemen yang berada dibawah departeen keuangan. Dalam transaksi penjualan kredit fungsi ini bertanggung jawab atas status kredit pelanggan dan pemberian otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. c. Fungsi gudang, yang bertanggung jawab atas menyiapkan dan menyimpan barang yang dipesan pelanggan. d. Fungsi pengiriman, bertanggung jawab untuk menyerahkan barang pesanan pelanggan dan memastika pengeluaran barang dari gudang berdasarkan prosedur yang ditentukan dan dengan otorisasi pihak yang berwenang. e. Fungsi penagihan, bertanggung jawab untuk membuat faktur dan mengirimkan fatur penjualan kepada pelanggan dan menyediakan arsip faktur untuk kepentingan fungsi akuntansi dan penjualan. f. Fungsi akuntansi, bertanggung jawab atas pencatatan transaksi dan aktivitas akuntansi untuk penjualan kredit, serta mengirimkan pernyataan kepada debitur.

8 13 Berikut merupakan bagan alir dokumen sistem penjualan kredit yang menunjukkan sebuah praktik yang sehat dalam aktivitas bisnis perusahaan, yang juga mengoptimalkan fungsi-fungsi yang terkait didalammnya menurut (Mulyadi, 2008:228): Sumber: Mulyadi, 2008 Gambar 2.1 Bagan alir dokumen sistem penjualan kredit

9 14 Lanjutan Sumber: Mulyadi, 2008 Gambar 2.1 Bagan alir dokumen sistem penjualan kredit

10 15 Lanjutan Sumber: Mulyadi, 2008 Gambar 2.1 Bagan alir dokumen sistem penjualan kredit

11 16 Lanjutan Sumber: Mulyadi, 2008 Gambar 2.1 Bagan alir dokumen sistem penjualan kredit

12 17 3. Pengendalian Internal Piutang Usaha Pada pengendalian internal Menurut Herry (2014:66) hal yang menjadi pusat perhatian terhadap pengendalian internal piutang merupakan pengamanan yang efektif dan efisien atas piutang usaha. Baik dalam sisi penerimaan kas, pemisahan tugas dalam siklus penjualan kredit, dan termasuk masalah otorisasi persetujuan kredit. Untuk itu dalam penerapan pengendalian internal piutang juga tidak terlepas dari biaya tambahan yang harus dikorbankan perusahaan, maka perusahaan juga harus mempertimbangkan besaran biaya yang dikeluarkan dengan manfaat yang akan diperoleh atas pengendalian piutang. Berdasarkan fungsi terkait berikut ini, ada beberapa fungsi yang harus dipisah tugasnya yaitu bagian persetujuan kredit harus dipisah dengan bagian penjualan, begitu pula bagian penerimaan kas harus dipisah dengan bagian penagihan untuk menghindari kecurangan serta manipulasi data yang dapat merugikan perusahaan dari segi materi. Menurut Diana dan Setiawati (2011:82), pengendalian internal merupakan seluruh rencana organisasional, metode, dan pengukuran yang digunakan untuk mengamankan harta kekayaan perusahaan dengan mengecek keakuratan dan keandalan data akuntansi untuk meningkatkan efesiensi operasional serta mendukung dipatuhinya kebijakan manajerial yang telah ditetapkan. Piutang memerlukan penanganan yang sangat baik untuk memperkecil resiko kegagalan penagihan yang timbul, juga untuk

13 18 menjaga hubungan baik dengan pelanggan. Pengendalian internal perusahaan merupakan pengamanan serta pengujian yang dilakukan secara efektif dan efisien. Penyebab terjadinya kegagalan kredit atau kredit macet dapat muncul karena beberapa faktor yaitu: a. Faktor internal 1) Adanya kecurangan dari petugas pengelola kredit 2) Mengejar target penjualan yang sangat tinggi 3) Sistem informasi yang kurang baik serta, monitoring yang kurang dari petugas kredit kepada pengguna kredit atau pelanggan 4) Adanya campur tangan dari pejabat perusahaan yang lebih tinggi atau yang berkuasa 5) Rasa hutang budi yang muncul pada petugas kredit karena telah diberi hadiah atau merasa berhutang pada pelanggan tertentu b. Faktor eksternal 1) Pemalsuan data usaha atau penghasilan oleh pelanggan kredit 2) Tidak adanya jaminan yang mudah untuk dilikuidasi 3) Terjadinya bencana alam atau kerusuhan yang dapat menghancurkan usaha pelanggan 4) Kebijakan pemerintah yang mempengaruhi operasional perusahaan Pengendalian internal terhadap piutang, apabila ditinjau dari sisi preventif pada dasarnya memiliki 3 bidang pengendalian yang umum sebagai tindakan untuk mewujudkan pengendalian terhadap piutang. Ketiga hal tersebut adalah sebagai berikut ( Halim, 2007 : 136 ) :

14 19 a. Kebijakan dan syarat penjualan kredit tidak boleh menghambat pelanggan yang baik atau sehat dalam kondisi keuangannya, dan juga tidak boleh menimbulkan kerugian yang besar terhadap perusahaan dikarenakan adanya piutang yang tertunggak dan tidak dapat ditagih. b. Usaha penagihan yang aktif untuk memperoleh hak pembayaran atas piutang terhadap pelanggan sesuai dengan syarat penjualan. c. Adanya penyelenggaraan administrasi piutang yang baik, sebagai penunjang prosedur-prosedur pemberian kredit dan penagihan. Langkah preventif menurut Halim (2013:138) yang dapat dilakukan untuk mengurangi resiko dalam ketidaktepatan dalam penagihan piutang atupun tidak terbayarnya piutang baik secara penuh atau hanya sebagian. Adapun langkah-langkah tersebut adalah : a. Character, merupakan karakter atau sifat pelanggan yang perlu diperhatikan dan bisa dilihat pada kartu piutang untuk melihat trade recordnya. Namun bila pelanggan baru maka dapat mencari informasi melalui mitra usahanya dan referensi dari pihak penjamin. b. Capacity, kemampuan pelanggan dalam mengelola bisnisnya. Indikator yang menunjukkan capacity adalah debt service coverage, rasio likuiditas, time interest earned serta return on assets. c. Capital, adalah modal yang dimiliki pelanggan dan dapat dilihat pada akun equity pada laporan keuangan pelanggan.

15 20 d. Collateral, adalah jaminan yang diberikan oleh pelanggan untuk menutupi kerugian apabila pelanggan tidak bisa memnuhi kewajibannya. e. Condition of economics, merupakan kondisi yang perlu diperhatikan apakah pelanggan rentan terhadap perubahan kondisi ekonomi baik mikro maupun dari sisi lini bisnis pelanggan. Ketika perusahaan memutuskan untuk memberikan kredit,adapun komponen dalam penentuan kebijakan kredit atau piutang yang harus dilaksanakan menurut (Ambarwati, 2010:157) adalah sebagai berikut: a. Term of sale Merupakan pemberian potongan penjualan, tipe instrument kredit yang diterapkan, serta lama suatu kredit yang diberikan kepada pelanggan. b. Credit analysis Membedakan kemampuan kredit masing-masing pelanggan antara yang mampu membayar kredit dan pelanggan yang tidak mampu membayar kredit. c. Collection policy (kebijakan piutang) Merupakan bagian terakhir yang mengelola pengumpulan piutang, sehingga perusahaan dapat memantau keteraturan piutang yang tertagih. Menurut Diana dan Setiawati (2011:83) dalam teori COSO ( the commite of sponsorhip organizations) mendifinisikan proses yang diimplemntasikan oleh direksi, manajemen, dan seluruh staf serta

16 21 karyawan dengan tujuan untuk memberikan jaminan yang memadai atas tercapainya tujuan pengendalian. Lima komponen dalam teori COSO tersebut adalah sebagai berikut: a. Lingkungan pengendalian adalah bagaimana perusahaan menerapkan komponen pengendalian untuk mencapai tujuan pengendalian. Adapun komponen pengendalian tersebut adalah: 1) Filosofi manajemen dan gaya operasi merupakan perilaku adil serta hormat kepada seluruh karyawan yang diterapkan oleh manajemen perusahaan yang sesuai dengan kode etik perusahaan. 2) Integritas dan nilai etika merupakan budaya yang diterapkan manajemen dan seluruh karyawan dalam kegiatan operasional perusahaan, hal ini juga berpengaruh terhadap validitas proses pelaporan keuangan. 3) Komitmen terhadap kompetensi merupakan kosnsistensi perusahaan dalam memilih karyawan. Karyawan yang kompeten dapat dipercaya dalam menghadapi kondisi yang dinamis, kreatif serta inisiatif. 4) Komite audit dan dewan direksi merupakan sebagai pemantau kegiatan praktik dan kebijakan pelaporan keuangan, serta sebagai perantara antara audit internalal dan eksternal. 5) Struktur organisasi merupakan gambaran mengenai pembagian tugas, tanggung jawab dan otorisasi masing-masing pekerjaan.

17 22 6) Kebijakan dan praktik sumber daya manusia merupakan kebijakan yang berkaitan dengan perekrutan karyawan baru, pelatihan, motivasi, evaluasi, promosi, kompensasi, konseling, perlindungan, serta pemberhentian karyawan. Kebijakan sumber daya manusia yang baik dapat membantu perusahaan mencapai operasi yang efisien dan memelihara integritas data. b. Penaksiran resiko merupakan tindakan memperkecil peluang terhadap kemungkinan terjadinya resiko yang tidak diinginkan, baik yang disebabkan oleh faktor internal maupun eksternal untuk menghindari kerugian perusahaan. c. Aktivitas pengendalian merupakan kegiatan perusahaan yang terkait dengan pelaporan keuangan antara lain meliputi: 1) Design dokumen yang bernomor urut cetak untuk meminimalkan kemungkinan kesalahan atau mengisi ganda. Dalam design dokumen juga harus disertakan kolom tanda tangan pihak yang berwenang untuk mengotorisasi transaksi dan pertanggung jawaban. 2) Pemisahan tugas merupakan usaha untuk memperkecil peluang kecurangan yang dapat dilakukan oleh karyawan, baik mencuri harta perusahaan ataupun memalsukan catatan akuntansi. Namun apabila kondisi tidak memungkinkan untuk memisahkan masingmasing tugas, maka perusahaan dapat memisah tugas berdasarkan fungsinya yakni fungsi menyimpan, mencatat dan fungsi otorisasi.

18 23 3) Otorisasi terhadap setiap transaksi bisnis yang terjadi merupakan pemberian wewenang dari pimpinan atau manajer untuk melakukan aktivitas atau mengambil keputusan tertentu. 4) Mengamankan harta perusahaan adalah pengamanan harta berupa kas, persediaan, perlatan ataupun data serta informasi perusahaan. Hal ini dapat dilakukan apabila perusahaan memiliki pengawasan yang memadai, pencatatan data yang akurat, membatasi akses fisik terhadap harta, menjaga catatan serta dokumen dalam tempat yang aman serta memiliki backup data yang memadai, dan pembatasan akses terhadap ruang server computer serta ruang file perusahaan. 5) Menciptakan pengecekan independent atas pekerjaan karyawan lain merupakan review terhadap pekerjaan yang dapat dilakukan secara tidak langsung oleh bagian lain, seperti perbandingan catatan administrasi gudang dengan aktual fisik yang ada. d. Informasi dan komunikasi sangat diperlukan dalam kegiatan operasional perusahaan, terutama dalam kegiatan pelaporan laporan keuangan. Informasi harus diidentifikasi, diproses dan dikomunisikan kepada personil yang tepat sehingga setiap orang dalam perusahaan dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya dengan baik. e. Pengawasan kinerja merupakan pengawasan yang dilakukan baik oleh manajemen atau oleh pihak luar yang telah ditunjuk untuk melakukan supervise terhadap karyawan, pertanggung jawaban atas rencana yang

19 24 telah disusun, dan pengauditan secara internal yang lebih menekankan terhadap pengendalian manajemen. C. Kerangka Pemikiran Piutang merupakan asset perusahaan yang memiliki tingkat likuiditas tertinggi setelah kas, dan juga memiliki kerawanan paling tinggi untuk dimanipulasi. Permasalahan yang sering muncul dalam operasional piutang adalah tidak segera tertagihnya piutang yang membuat tingkat likuiditas perusahaan menurun dan dapat memperbesar timbulnya piutang atau kredit macet. Untuk itu kerangka konseptual berfungsi sebagai pedoman penulis untuk menetapkan objek yang diteliti serta solusi untuk permasalahan yang muncul. Pada landasan teori yang telah dibahas sebelumnya, telah dibahas mengenai teori-teori yang kompatibel dan relevan dengan sistem pengendalian piutang usaha. Sistem pengendalian piutang yang digunakan dalam teori COSO dianggap lebih cocok untuk diterapkan dalam perusahaan.untuk itu, berikut adalah karangka pemikiran yang digunakan oleh penulis menggunakan sistem pengendalian internal yang dibahas dalam teori COSO:

20 25 CV Galaxy Packindo Pengendalian internal COSO: 1. Lingkungan pengendalian 2. Penaksiran resiko 3. Aktivitas pengendalian 4. Informasi dan komunikasi 5. Pengawasan dan pemantauan Piutang usaha 1. Tidak terjadi kecurangan yang dilakukan oleh pihak internal 2. Menghindari kerugian yang terjadi pada perushaan 3. Memperbaiki kinerja pada setiap bagian yang terkait dalam perusahaan 4. Penyaluran data serta informasi yang tepat sasaran 5. Mengantisipasi hal yang tidak di inginkan dalam transaksi piutang usaha Gambar 2.2 Kerangka pemikiran