MODUL SEBC 03 : RAPAT PELAKSANAAN PEKERJAAN JEMBATAN

Transkripsi

1 PELATIHAN AHLI PENGAWASAN PEKERJAAN JEMBATAN PEKERJAAN (SUPERVISION ENGINEER OF BRIDGE CONSTRUCTION) MODUL SEBC 03 : RAPAT PELAKSANAAN PEKERJAAN JEMBATAN 2007 DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM BADAN PEMBINAAN KONSTRUKSI DAN SUMBER DAYA MANUSIA PUSAT PEMBINAAN KOMPETENSI DAN PELATIHAN KONSTRUKSI (PUSBIN-KPK) MyDoc/Pusbin-KPK/Draft1

2 Modul SEBC-03 : Rapat Pelaksanaan Pekerjaan Jembatan KATA PENGANTAR Rapat Pelaksanaan Pekerjaan Jembatan merupakan acuan para pihak yang terkait dengan penyelenggaraan pelaksanaan pekerjaan jembatan. Rapat Pelaksanaan Pekerjaan Jembatan ini memuat ketentuan tentang menyiapkan rapat pra-pelaksanaan (pre construction meeting/pcm), menyiapkan dan memeriksa bahan untuk rapat-rapat pembahasan (berkala dan khusus), menyiapkan dan memeriksa bahan untuk rapat pembuktian (show cause meeting/scm). Pemahaman pengawas pekerjaan atas semua ketentuan baik teknis maupun hukum atas pengaturan penyelenggaraan pekerjaan konstruksi jembatan tersebut mutlak dibutuhkan seorang pengawas dalam rangka menyiapkan rapat pelaksanaan pekerjaan jembatan. Penyusun menyadari atas keterbatasn kemampuan dalam penyusunan modul ini, sehingga modul ini masih jauh dari kesempurnaan dan untuk penyempurnaannya penulis sangat mengharapkan masukan, saran dan tanggapan, dan untuk itu penulis mengucapkan terima kasih. Diharapkan modul ini berguna bagi semua pihak yang membutuhkan dalam rangka meningkatkan pemahaman dan kemampuannya dalam pelaksanaan tugasnya melaksanakan pekerjaan proyek jembatan. Jakarta, Desember 2006 Penyusun -i-

3 Modul SEBC-03 : Rapat Pelaksanaan Pekerjaan Jembatan LEMBAR TUJUAN JUDUL PELATIHAN MODEL PELATIHAN : Pelatihan Ahli Pengawasan Pekerjaan Jembatan (Supervision Engineer of Bridge Construction) : Lokakarya terstruktur TUJUAN UMUM PELATIHAN : Pada akhir pelatihan ini peserta diharapkan mampu mengawasi pelaksanaan pekerjaan jembatan sesuai dengan spesifikasi teknik, gambar, metode kerja dan dokumen kontrak lainnya. TUJUAN KHUSUS PELATIHAN : Pada akhir pelatihan peserta mampu : 1. Menerapkan ketentuan UUJK, mengawasi penerapan K3 dan memantau lingkungan selama pelaksanaan pekerjaan jembatan. 2. Menjelaskan dan menerapkan spesifikasi teknik, gambar, metode kerja dan ketentuan dokumen kontrak yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan jembatan. 3. Menyiapkan dan memeriksa bahan untuk rapat pra-pelaksanaan (preconstruction meeting/pcm), rapat-rapat pembahasan (berkala dan khusus), dan rapat pembuktian (show cause meeting/scm). 4. Melakukan pengawasan pelaksanaan metode kerja setiap kegiatan pekerjaan jembatan. 5. Melakukan pengawasan mutu, dimensi, kuantitas dan waktu pelaksanaan pekerjaan jembatan. 6. Membantu pengguna jasa dalam menyelenggarakan administrasi pelaksanaan kontrak. 7. Memeriksa laporan pelaksanaan dan membuat laporan pengawasan. 8. Membantu proses serah terima hasil pekerjaan pertama (provisional hand over/pho), mengawasi pelaksanaan pemeliharaan (warranty period) dan membantu proses serah terima hasil pekerjaan akhir (final hand over/fho). -ii-

4 Modul SEBC-03 : Rapat Pelaksanaan Pekerjaan Jembatan NOMOR DAN JUDUL MODUL : SEB 03 RAPAT PELAKSANAAN PEKERJAAN JEMBATAN TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM (TIU) Setelah mempelajari modul, peserta mampu menyiapkan dan memeriksa bahan untuk rapat pra-pelaksanaan, rapat-rapat pembahasan (berkala dan khusus), dan rapat pembuktian. TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS (TIK) Pada akhir pelatihan peserta mampu : 1. Menyiapkan dan memeriksa bahan untuk rapat pra-pelaksanaan (pre construction meeting/pcm). 2. Menyiapkan dan memeriksa bahan untuk rapat-rapat pembahasan (berkala dan khusus) 3. Menyiapkan dan memeriksa bahan untuk rapat pembuktian (show cause meeting/scm). -iii-

5 Modul SEBC-03 : Rapat Pelaksanaan Pekerjaan Jembatan DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR... LEMBAR TUJUAN... DAFTAR ISI... DESKRIPSI SINGKAT PENGEMBANGAN MODUL PELATIHAN AHLI PENGAWASAN PEKERJAAN JEMBATAN (Supervision Engineer of Bridge Construction)... DAFTAR MODUL... PANDUAN INSTRUKTUR... i ii iv vi vii viii BAB I : PENDAHULUAN 1.1. PENGENDALIAN PROYEK... I PENGENDALIAN WAKTU... I Akibat Keterlambatan... I Kegiatan-Kegiatan Pengendalian Waktu... I-5 BAB II : RAPAT PERSIAPAN PELAKSANAAN (PRE CONSTRUCTION MEETING/PCM) 2.1. UMUM... II Prosedur Administrasi Penyelenggaraan Pekerjaan... II Tata Cara Dan Prosedur Teknis Pelaksanaan Pekerjaan... II PENYIAPAN MATERI RAPAT... II PEMERIKSAAN MATERI RAPAT DARI KONTRAKTOR... II PENYUSUNAN DAFTAR MASALAH... II-14 BAB III: RAPAT RUTIN 3.1. MAKSUD RAPAT RUTIN... III LAPORAN KEMAJUAN PELAKSANAAN PEKERJAAN... III RANGKUMAN LAPORAN KEMAJUAN PELAKSANAAN PEKERJAAN... III-4 -iv-

6 Modul SEBC-03 : Rapat Pelaksanaan Pekerjaan Jembatan 3.4. RANGKUMAN LAPORAN KHUSUS... III ADMINISTRASI KEGIATAN PENGAWASAN... III-6 BAB IV: RAPAT PEMBUKTIAN (SHOW CAUSE MEETINGS/SCM) 4.1. UMUM... IV Kontrak Kritis... IV Tugas Dan Tanggung Jawab Tim SCM... IV Prosedur Rapat Pembuktian... IV Acara Dalam Rapat Pembuktian... IV IDENTIFIKASI PERMASALAHAN... IV PENYIAPAN LAPORAN PENGAWASAN... IV PENYIAPAN USULAN ALTERNATIF PENYELESAIAN... IV Uji Coba (Test Case)... IV Kesepakatan Tiga Pihak... IV-5 RANGKUMAN DAFTAR PUSTAKA HAND OUT -v-

7 Modul SEBC-03 : Rapat Pelaksanaan Pekerjaan Jembatan DESKRIPSI SINGKAT PENGEMBANGAN MODUL PELATIHAN AHLI PENGAWASAN PEKERJAAN JEMBATAN (Supervision Engineer of Bridge Construction) 1. Kompetensi kerja yang disyaratkan untuk jabatan kerja Ahli Pengawasan Pekerjaan Jembatan (Supervision Engineer of Bridge Construction) dibakukan dalam Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI) yang didalamnya telah ditetapkan unitunit kerja sehingga dalam Pelatihan Ahli Pengawasan Pekerjaan Jembatan (Supervision Engineer of Bridge Construction) unit-unit tersebut menjadi Tujuan Khusus Pelatihan. 2. Standar Latih Kerja (SLK) disusun berdasarkan analisis dari masing-masing Unit Kompetensi, Elemen Kompetensi dan Kriteria Unjuk Kerja yang menghasilkan kebutuhan pengetahuan, keterampilan dan sikap perilaku dari setiap Elemen Kompetensi yang dituangkan dalam bentuk suatu susunan kurikulum dan silabus pelatihan yang diperlukan untuk memenuhi tuntutan kompetensi tersebut. 3. Untuk mendukung tercapainya tujuan khusus pelatihan tersebut, maka berdasarkan Kurikulum dan Silabus yang ditetapkan dalam SLK, disusun seperangkat modul pelatihan (seperti tercantum dalam Daftar Modul) yang harus menjadi bahan pengajaran dalam pelatihan Ahli Pengawasan Pekerjaan Jembatan (Supervision Engineer of Bridge Construction). -vi-

8 Modul SEBC-03 : Rapat Pelaksanaan Pekerjaan Jembatan DAFTAR MODUL Nomor Modul Jabatan Kerja : Kode Ahli Pengawasan Pekerjaan Jembatan (Supervision Engineer of Bridge Construction/SEBC) Judul Modul 1 SEBC 01 UUJK, K3 dan Pemantauan Lingkungan 2 SEBC 02 Dokumen Kontrak 3 SEBC 03 Rapat Pelaksanaan Pekerjaan Jembatan 4 SEBC 04 Pengawasan Pekerjaan Jembatan 5 SEBC 05 Pengawasan Mutu, Kuantitas dan Waktu 6 SEBC 06 Administrasi Kontrak 7 SEBC 07 Pelaporan 8 SEBC 08 Serah Terima Pekerjaan -vii-

9 Modul SEBC-03 : Rapat Pelaksanaan Pekerjaan Jembatan PANDUAN INSTRUKTUR A. BATASAN NAMA PELATIHAN : AHLI PENGAWASAN PEKERJAAN JEMBATAN (Supervision Engineer of Bridge Construction ) KODE MODUL : SEBC - 03 JUDUL MODUL : RAPAT PELAKSANAAN PEKERJAAN JEMBATAN DESKRIPSI : Materi ini berisi tentang Pre-Construction Meeting (PCM), Rapat Rutin dan Rapat Pembuktian (Show Cause Meeting) yang memang penting untuk diajarkan pada suatu pelatihan bidang jasa konstruksi sehingga perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan pekerjaan konstruksi betul-betul dapat dikerjakan dengan penuh tanggung jawab yang berazaskan efektif dan efisien, nilai manfaatnya dapat mensejahteraan bangsa dan negara. TEMPAT KEGIATAN : Ruangan Kelas lengkap dengan fasilitasnya. WAKTU PEMBELAJARAN : 6 (Enam) Jam Pelajaran (JP) (1 JP = 45 Menit) -viii-

10 Modul SEBC-03 : Rapat Pelaksanaan Pekerjaan Jembatan B. KEGIATAN PEMBELAJARAN Kegiatan Instruktur Kegiatan Peserta Pendukung 1. Ceramah Pembelajaran Pengantar Menjelaskan TIU dan TIK serta pokok pembahasan Bab I Pendahuluan Merangsang motivasi peserta untuk mengerti/memahami dan membandingkan pengalamannya Waktu = 15 menit Mengikuti penjelasan, pengantar, TIU,TIK, dan pokok bahasan. Mengajukan pertanyaan apabila kurang jelas atau sangat berbeda dengan pengalaman OHT 2. Ceramah Bab II Rapat Persiapan Pelaksanaan (Pre Construction Meeting-PCM) Prosedur administrasi penyelenggaraan pekerjaan Tata cara dan prosedur teknis pelaksanaan pekerjaan Penyiapan materi rapat Pemeriksaan materi rapat dari kontraktor Penyusunan daftar masalah Waktu = 120 menit 3. Ceramah Bab III Rapat Rutin Maksud rapat rutin Laporan kemajuan pelaksanaan pekerjaan Rangkuman laporan kemajuan pelaksanaan pekerjaan Rangkuman laporan khusus Administrasi kegiatan pengawasan Waktu = 45 menit 4. Ceramah Bab IV Rapat Pembuktian (Show Cause Meeting/SCM) Kontrak Kritis Tugas Dan Tanggung Jawab Tim SCM Prosedur Rapat Pembuktian Acara Dalam Rapat Pembuktian Identifikasi permasalahan Penyiapan laporan pengawasan Penyiapan usulan alternatif penyelesaian Waktu = 90 menit Mengikuti ceramah dengan tekun dan memperhatikan hal-hal penting yang perlu di catat Mengajukan pertanyaan apabila kurang jelas atau sangat berbeda dengan fakta yang ada di lapangan dan atau pengalaman Mengikuti ceramah dengan tekun dan memperhatikan hal-hal penting yang perlu di catat Mengajukan pertanyaan apabila kurang jelas atau sangat berbeda dengan fakta dilapangan dan atau pengalaman Mengikuti ceramah dengan tekun dan memperhatikan hal-hal penting yang perlu di catat Mengajukan pertanyaan apabila kurang jelas atau sangat berbeda dengan fakta dilapangan dan atau pengalaman OHT OHT -ix-

11 Modul SEBC-03: Rapat Pelaksanaan Pekerjaan Jembatan Bab I : Pendahuluan BAB I PENDAHULUAN 1.1 PENGENDALIAN PROYEK Maksud pengendalian adalah mengusahakan agar pekerjaan berjalan sesuai dengan rencana kerja yang telah ditetapkan sebelumnya, maka aspek dan objek pengendalian adalah rencana pelaksanaan, jadi dengan kata lain, berbagai macam kegiatan di kantor dan lapangan yang telah di rencanakan harus dipantau dan dikendalikan implementasinya agar hasilnya sesuai dengan sasaran yang telah ditetapkan, lebih jauh objek yang akan dikendalikan dapat dikaji dari lingkup kerja proyek yang dilaksanakan. Dalam melakukan pengendalian, seorang pemimpin proyek dapat menggunakan berbagai cara antara lain: a. Langsung Pelaksanaan pengendalian dilakukan saat kegiatan sedang berlangsung, diharapkan personil kontraktor dan konsultan pengawas terlibat dalam kegiatan agar pengarahan dan pemberian petunjuk tidak dirasakan sebagai perintah. Umpan balik dan perbaikan dapat dilakukan secara langsung pada saat pelaksanaan pengendalian, langkahlangkahnya adalah sebagai berikut: Kontraktor melakukan kegiatan secara mandiri yang dipantau oleh konsultan supervisi. Selama pekerjaan berlangsung, konsultan supervisi jalan memberi dukungan, petunjuk dan perbaikan. Setelah selesai kegiatan, konsultan, kontraktor dan Pimpro melakukan diskusi yang bertujuan untuk memberi penguatan kepada hal-hal yang sesuai dan memperbaiki yang masih belum sesuai. Pemberian einforcement pada aspek positif sangat penting dilakukan oleh seorang Pemimpin Proyek. b. Tidak Langsung Pelaksanaan pengendalian dilakukan melalui laporan baik tertulis maupun lisan. Pemimpin Proyek tidak melihat langsung apa yang terjadi di lapangan, sehingga mungkin terjadi kesenjangan fakta dan umpan balik dapat diberikan secara tertulis. c. Kolaboratif Pelaksanaan pengendalian dilakukan dengan memadukan cara langsung dan tidak langsung, dimana Pimpro, Konsultan dan Kontraktor secara bersama-sama I-1

12 Modul SEBC-03: Rapat Pelaksanaan Pekerjaan Jembatan Bab I : Pendahuluan bersepakat untuk menetapkan struktur, proses, dan kriteria dalam mengatasi hambatan dan permasalah yang dihadapi para pelaksana dalam pelaksanaan pekerjaan konstruksi jalan. Cara ini didasarkan pada psikologi kognitif dimana belajar dari hasil paduan antara kegiatan individu dengan lingkungannya yang akan berpengaruh terhadap sikap, prilaku, keterampilan dan pegetahuan pekerja yang pada akhirnya akan menghasilkan kinerja para pekerja dalam melakukan pekerjaan yang berkualitas. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengendalian harus diawali dngan mengkoordinasikan semua sistem yang ada dan dimulai sebelum kegiatan pelaksanaan proyek tersebut dilaksanakan, karena memulai kegiatan dengan langkah yang tepat akan menghasilkan prestasi yang memuaskan. Untuk itulah langkah-langkah pengendalian dimulai dari mengadakan rapat pra pelaksanaan, rapat rutin, monitoring dan evaluasi. 1.2 PENGENDALIAN WAKTU Suatu pembahasan tentang waktu senantiasa membawa kita untuk selalu melakukan efisiensi guna mencapai efektifitas. Bahasan berikut ini akan mencoba memperlihatkan kepada kita secara cermat memperhitungkan waktu dalam setiap proses. Beberapa kasus yang banyak terjadi yang erat sekali hubungannya dengan kurang cermatnya faktor waktu diperhitungkan di dalam rangkaian proses-proses pencapaian sasaran antara lain : Banyak proyek-proyek yang belum dapat dimulai dan tidak dapat terselesaikan sesuai dengan jadwal telah ditentukan semula. Terjadinya cost overrun (kenaikan biaya) pada beberapa proyek. Besarnya sisa anggaran pembangunan (SIAP) Proyek-proyek yang terjasi hampir setiap tahun anggaran. Gejala umum lainnya yang menunjukkan menurunnya produktivitas, efisiensi dan efektivitas dalam proses-proses pencapaian sasaran. Pimpro bertanggung kawab atas ketepatan waktu pelaksanaan pekerjaan proyek. Oleh karena itu Pimrpo setiap saat harus selalu mendorong dan maningkatkan semua unsur proyek selalu menepati jadwal kerja yang telah ditetapkan bersama dalam Rapat Pra- Pelaksanaan. Konsultan harus selalu mengontrol kemajuan pekerjaan kontraktor agar tepat waktu, tetapi pencapaian mutu dan volume pekerjaan harus juga diperhatikan. Konsultan juga harus dapat menyampaikan laporan tepat waktu, sehingga Pimpro setiap saat bisa mengontrol dan mengendalikan kemajuan proyek. I-2

13 Modul SEBC-03: Rapat Pelaksanaan Pekerjaan Jembatan Bab I : Pendahuluan Kemajuan dan ketepatan waktu dapat dikontrol dari proyek yang sudah disusun, baik berupa S-Curve, maupun Bar-Chart atau kombinasi keduanya. Tetapi ketepatan waktu tidak hanya ditinjau dari segi teknis, tetapi juga dari segi administrasi. Jadi laporan teknis, laporan keuangan, dan pembayaran, surat-menyurat dan lain sebagainya juga harus diselesaikan sesuai jadwal. Jadwal pelaksanaan dimaksudkan sebagai dasar bagi (atau para pejabat terkait di atasnya), kontraktor dan konsultan untuk : Memantau kemajuan pekerjaan kontraktor di lapangan Menjadi rujukan bagi pembayaran eskalasi / de-eskalasi harga Mendukung pengalokasian anggaran biaya Mempertimbangkan permintaan tambahan biaya sebagai akibat dari perubahan pekerjaan Mendukung permintaan perpanjangan waktu pelaksanaan konstruksi Jadwal pelaksanaan merupakan petunjuk mengenai bagaimana berlangsungnya pekerjaan, dan dijadikan dasar semua pelaporan dan pemantauan, termasuk juga pengendalian. Direksi pekerjaan perlu meneliti secara hati hati semua jadwal. Jika ada kesalahan logika dan kekurangan kekurangan detil yang cukup harus dimasukkan dalam jadwal untuk memantau kemajuan tiap bagian pekerjaan, tetapi tidak boleh berlebihan sehingga jadwal akan sulit diikuti. Penggunaan jadwal dan sub program disarankan, tetapi harus diperhatikan bahwa keterkaitan antara sub program yang berbeda diperlihatkan dalam keseluruhan jadwal. Suatu jadwal kerja penting untuk hal hal sebagai berikut: Memberikan rencana pelaksanaan dan urutan pelaksanaan pekerjaan dalam jangka waktu yang ditetapkan; Identifikasi kegiatan kegiatan utama; Sebagai alat komunikasi mengenai rencana pekerjaan; Mengukur dan melaporkan kemajuan; Sebagai alat untuk pemantauan dan; Sebagai dasar untuk memberikan kebutuhan pekerjaan, alat dan bahan, serta pengendalian keuangan AKIBAT KETERLAMBATAN Seyogianya hal-hal seperti tersebut di atas diusahakan untuk dihindari, dan salah satunya adalah dengan menerapkan DISIPLIN untuk dapat menghargai waktu kepada semua pihak yang terlibat dalam rangkaian proses-proses pencapaian sasaran-sasaran. I-3

14 Modul SEBC-03: Rapat Pelaksanaan Pekerjaan Jembatan Bab I : Pendahuluan Beberapa aspek yang dapat timbul akibat kurangnya penghargaan atas disiplin waktu antara lain : 1. Keterlambatan berangkai Rangkaian proses-proses pencapaian sasaran dapat dikelompokkan dalam dua bagian, yakni : a. Kelompok proses penentuan sasaran, terdiri dari : - Proses penyusunan rencana jangka panjang (long term planning). - Proses penyusunan program (programming). b. Kelompok proses perwujudan sasaran, terdiri dari : - Studi kelayakan (feasibility study & screening) - Perencanaan teknis (design) - Penyusunan program pelaksanaan dan anggaran (budgeting) - Pra implementasi pelaksanaan (tendering, etc) - Implementasi pelaksanaan - Post implementasi pelaksanaan Rangkaian tersebut merupakan bagan alir (flow chart) proses-proses, dimana output daripada proses yang terdahulu akan menjadi input untuk proses selanjutnya. Apabila terjadi keterlambatan pada salah satu proses, maka hal ini berakibat terjadinya keterlambatan berangkai/beruntun dalam keseluruhan rangkaian proses. Sudah barang tentu hal ini akan mengakibatkan hal-hal yang tidak diinginkan, yakni inefficiencies dan penyimpangan-penyimpangan terhadap rencana semula. 2. Kenaikan Biaya Anggaran Suatu keterlambatan dalam rangkaian proses pencapaian sasaran akan mengakibatkan kerugian bagi pihak Kontraktor atau mengecilkan untung yang akan diperolehnya disebabkan oleh kenaikan biaya (costs) dan anggaran (budget). Kenaikan tersebut bisa terjadi karena beberapa kemungkinan : Nilai mata uang (value of money) Laju inflasi (inflation rate) Eskalasi harga/biaya sebagai akibat kenaikan-kenaikan harga bahan. Harga depresiasi peralatan (depreciation cost) Biaya umum (overhead cost) Biaya supervisi (supervision team) I-4

15 Modul SEBC-03: Rapat Pelaksanaan Pekerjaan Jembatan Bab I : Pendahuluan 3. Perubahan pada Analisa Benefit Cost Selain berakibat kenaikan biaya dan anggaran keterlambatan proses pencapaian sasaran berpengaruh pada analisa benefit cost ratio Hal ini terjadi karena manfaat (benefit) yang diharapkan muncul lebih lambat dari yang diperkirakan dan karenanya analisa benefit cost ratio harus dihitung kembali karena akan mengalami penyimpangan dari hitungan semula. Seperti sudah dibicarakan di atas bahwa disiplin terhadap waktu sangat berpengaruh pada efektifitas pekerja dan efisiensi biaya. Setiap ketelambatan dalam suatu proses berakibat pada peningkatan biaya KEGIATAN-KEGIATAN PENGENDALIAN WAKTU Tahapan penting dalam pelaksanan proyek adalah pengendalian proyek yang dimaksudkan agar pelaksanaan proyek berjalan sesuai dengan waktu dan biaya yang direncanakan. Pada dasarnya pengendalian diarahkan: Agar pekerjaan dilaksanakan dalam rangka pencapaian sasaran proyek yakni tepat mutu, tepat waktu dan tepat biaya; Agar penggunaan semua sumber daya yang ada dilakukan secara efektif; Dapat dilakukan koreksi atau perbaikan/penyelesaian atas mesalah yang dapat mengakibatkan terjadinya penyimpangan-penyimpangan pencapaian sasaran proyek; Secara umum langkah-langkah dalam pengendalian proyek adalah: Menentukan standar-standar atau rencana pencapaian sasaran seperti: waktu, biaya dan mutu; Membandingkan antara pencapaian sasaran dengan rencana pencapaian; Melakukan tindakan koreksi apabila terjadi penyimpangan darai pencapaian sasaran tersebut. Langkah-langkah pengendalian waktu pelaksanaan tersebut dilakukan dengan kegiatankegiatan seperti: 1. Rapat pra-pelaksanaan (pre-construction meeting/pcm); 2. Rapat rutin; dan 3. Rapat pembuktian (show-cause meeting/scm). I-5

16 Modul SEBC-03: Rapat Pelaksanaan Pekerjaan Jembatan Bab II : Rapat Persiapan Pelaksanaan (PCM) BAB II RAPAT PERSIAPAN PELAKSANAAN (PRE-CONSTRUCTION MEETING/PCM) 2.1 UMUM Rapat persiapan pelaksanaan adalah pertemuan antara pihak proyek/satuan kerja (direksi pekerjaan dan unsur perencanaan), direksi teknis dan kontraktor yang dilakukan selambatlambatnya 7 hari setelah diterbitkannya SPMK (Surat Perintah Mulai Kerja) oleh Kasatker, guna membahas dan kemudian menyepakati bersama berbagai hal yang yang dapat menimbulkan masalah dalam pelaksanaan. Materi yang perlu dibahas dan disepakati dalam rapat adalah: 1. Pasal-pasal penting dalam dokumen kontrak tentang : Asuransi pekerjaan; Pekerjaan tambah kurang; Penyelesaian perselisihan; Pemeliharaan pekerjaan; Kompensasi; Denda; Pemutusan kontrak; Dan lain-lain yang dinilai perlu. 2. Tata cara penyelenggaraan pekerjaan, perihal: Organisasi kerja; Tata cara pengaturan pekerjaan; Jadual pelaksanaan pekerjaan; Jadual pengadaan bahan, mobilisasi peralatan dan personil; Penyusunan rencana pemeriksaan lapangan; Sosialisasi kepada masyarakat dan pemerintah daerah setempat mengenai rencana kerja; Penyusunan program mutu. Dan lain-lain yang dinggap perlu II-1

17 Modul SEBC-03: Rapat Pelaksanaan Pekerjaan Jembatan Bab II : Rapat Persiapan Pelaksanaan (PCM) Jadi dengan demikian tujuan penyelenggaraan PCM adalah menyatukan pengertian terhadap seluruh isi dokumen kontrak dan membuat kesepakatan-kesepakatan terhadap halhal penting yang belum terdapat di dalam dokumen kontrak serta membahas jalan keluar terhadap kendala-kendala yang mungkin terjadi selama pelaksanaan konstruksi PROSEDUR ADMINISTRASI PENYELENGGARAAN PEKERJAAN Pembahasan prosedur administrasi penyelenggaraan proyek yang harus dibahas dalam rapat pra pelaksanaan meliputi: Request and approval dalam rangka examination of works Extension time for completion of works Gambar kerja dan kelengkapannya. Pengajuan MC (monthly certificate) PHO dan FHO Pembuatan amandemen kontrak Jadwal pengadaan bahan, penggunaan peralatan dan personel Review dan penyempurnaan terhadap jadual kerja yang harus sesuai dengan target volume, mutu dan waktu. Menyusun rencana dan pelaksanaan pemeriksaan lapangan (mutual check) sehubungan dengan review design terhadap simplified design yang ada dalam dokumen kontrak TATA CARA DAN PROSEDUR TEKNIS PELAKSANAAN PEKERJAAN Tata cara dan prosedur teknis pelaksanaan pekerjaan yang perlu dibahas dalam rapat pra pelaksanaan antara lain : Pelaksanaan konstruksi pondasi jembatan dan bangunan atasnya. Pelaksanaan rigid pavement pada segmen jalan dengn LHR (lalulintas harian rata-rata) tinggi berikut rekayasa lalu lintasnya. Pelaksanaan soil stabilization. Pelaksanaan produksi agregat untuk pondasi jalan dan perkerasan aspalnya. Menentukan lokasi sumber bahan material (quarry), estimate kuantitas bahan beserta rencana pemeriksaan mutu bahan yang akan digunakan. Pendekatan terhadap masyarakat dan pemerintah daerah setempat mengenai rencana kerja yang ada kaitannya dengan musim tanam atau masalah jalan akses ke quarry / angkutan bahan. II-2

18 Modul SEBC-03: Rapat Pelaksanaan Pekerjaan Jembatan Bab II : Rapat Persiapan Pelaksanaan (PCM) 2.2. PENYIAPAN MATERI RAPAT Dalam rapat pra pelaksanaan, unsur penyelenggara proyek yang terlibat dalam pembahasan dan masing-masing perlu menyiapkan materi bahasan adalah: 1. Atasan langsung pemimpin proyek/kepala satuan kerja 2. Kepala satuan kerja perencanaan dan pengawasan 3. Kepala satuan kerja fisik/direksi pekerjaan 4. Kontraktor 5. Konsultan pengawas/direksi teknis Masing-masing unsur berperan dalam penyiapan materi atau dalam pembahasan sebagai berikut: 1. Atasan Langsung Pemimpin Proyek/Kepala Satuan Kerja Sebagai moderator dan nara sumber. Memberikan pengarahan secara umum pelaksanaan proyek. Menjelaskan bahwa Kasatker ikut bertanggung jawab terhadap review design beserta prosedur survei sampai dengan penyelesaiannya sebagai pedoman awal pelaksanaan pekerjaan. Lain-lain yang dianggap perlu. 2. Kepala Satuan Kerja Perencanaan Dan Pengawasan Menjelaskan kebijaksanaan teknis tentang perlunya review design. Menjelaskan prosedur review design termasuk : o Metodologi survei o Cara pembuatan gambar kerja o Mekanisme proses administrasi review design dan proses amandemen kontrak. o Menjelaskan kapan review design harus diselesaikan. Menjelaskan prosedur dan jadwal kerja seluruh tenaga konsultan supervisi mulai dari mobilisasi sampai demobilisasi. Menjelaskan TOR / tugas-tugas dan tanggung jawab konsultan supervisi serta kualifikasi personelnya. Menjelaskan laporan-laporan kemajuan pelaksanaan fisik yang akan dibuat oleh konsultan supervisi dan distribusi laporan-laporan yang terdiri dari : o Monthly executive summary report o Monthly progress report o Quarterly report o Quality control report II-3

19 Modul SEBC-03: Rapat Pelaksanaan Pekerjaan Jembatan Bab II : Rapat Persiapan Pelaksanaan (PCM) o Technical report o Review design / technical justification report o Technical paper o Draft final report o Final report o Serta kapan waktunya laporan tersbut harus selesai dikirim. Menjelaskan bahwa konsultan pengawas bertanggung jawab dalam pengarsipan dokumen-dokumen lapangan Menjelaskan adanya penilaian kinerja konsultan pengawas atau kontraktor yang sedang melaksanakan pekerjaan. Menjelaskan akomodasi dan fasilitas yang disediakan oleh kontrak konsultan. Secara periodik satuan kerja pengawasan akan melaksanakan uji petik. As built drawing harus dibuat sesuai dengan standar yang berlaku. Menjelaskan adanya keharusan untuk mencari data-data yang berasal dari original design mencakup antara lain : o Tipe perkerasan setiap segmen o Besar lendutan setiap segmen o Besar CBR setiap segmen o Lebar perkerasan setiap segmen o IRI, RCI o Dan lain-lain. Lain-lain yang dianggap perlu. 3. Kepala satuan kerja fisik/direksi pekerjaan Sebagai ketua rapat Menjelaskan susunan organisasi proyek Membahas struktur organisasi pelaksanaan konstruksi yang diusulkan oleh kontraktor maupun yang disarankan oleh konsultan supervisi. Membahas tugas kontraktor mengenai : o Survei dan membuat gambar kerja. o Rencana pengadaan personel, peralatan dan bahan. o Penyiapan construction schedule financial progress schedule S Curve. o Rencana penyelesaian vector diagram setelah review design. Menjelaskan bahwa keterlambatan mobilisasi dapat dikenakan denda. Menjelaskan kapan dan bagaimana proses PHO dan FHO. II-4

20 Modul SEBC-03: Rapat Pelaksanaan Pekerjaan Jembatan Bab II : Rapat Persiapan Pelaksanaan (PCM) Menjelaskan diperlukannya Show Cause Meeting bilamana terjadi keterlambatan pelaksanaan pekerjaan yang mengakibatkan realisasi pelaksanaan pekerjaan tidak sesuai dengan rencana pelaksanaan pekerjaan. Menjelaskan bahwa 1 (satu) bulan sebelum PHO maka Pinpro/Pinbagpro/Kasatker akan mengeluarkan pengumuman kepada masyarakat sekitar proyek tentang akan selesainya proyek untuk menghindari adanya tagihan utang yang belum dibayar oleh kontraktor kepada masyarakat sekitar proyek. Menjelaskan mekanisme kerja antara ketiga unsur proyek (pemimpin proyek, kontraktor dan pengawas) dalam hal perlunya contractor s request sebelum dimulainya pekerjaan dan sebelum mulainya penerimaan pekerjaan (waktunya ditentukan oleh pemimpin proyek). Menjelaskan kapan serah terima lapangan dapat dilakukan. Menjelaskan kewajiban pembayaran untuk pungutan retribusi maupun asuransi. Menjelaskan prosedur pembongkaran dan penyerahan barang bekas, misalnya bangunan atas jembatan. Menjelaskan kapan tanggal mobilisasi terakhir dan kapan akhir masa konstruksi dan apa sanksi-sanksinya jika tanggal tersebut dilewati. Menjelaskan standar laporan harian dan mingguan yang sudah merupakan standar baku yang harus dicontoh. Menjelaskan proses pengusulan dan pembayaran bulanan (monthly certificate). Menjelaskan proses pengujian bahan jalan dan bahan jembatan. Menjelaskan perlu tidaknya sondir pada awal sebelum dimulainya pekerjaan pondasi jembatan. Membahas metode pelaksanaan yang diajukan oleh kontraktor pada saat pelelangan. Menjelaskan bahwa quality control untuk pekerjaan jalan menggunakan fasilitas laboratorium yang disediakan oleh kontraktor dari item mobilisasi. Menekankan tidak adanya biaya tambahan terhadap biaya test bahan untuk quality control dan menegaskan bahwa biaya test sudah termasuk dalam harga satuan penawaran masing-masing pekerjaan. Menjelaskan perlunya pendekatan terhadap masyarakat dan pemerintah daerah setempat sehubungan dengan rencana kerja yang nantinya akan berkaitan dengan masalah jalan akses ke lokasi quarry, pembebasan lahan terhadap pagar, listrik, telpon, PDAM dan sebagainya. Menjelaskan bahwa pihak pemerintah dibebaskan dari adanya tuntutan pihak ketiga jika tejadi kelalaian kontraktor dalam pelaksanaan pekerjaan. II-5

21 Modul SEBC-03: Rapat Pelaksanaan Pekerjaan Jembatan Bab II : Rapat Persiapan Pelaksanaan (PCM) Menekankan barang-barang yang menjadi milik pemerintah. Membahas mata pembayaran yang spesifik : o Beton o Pemeliharaan rutin o Agregat untuk bahu jalan o Pelaksanaan pekerjaan pemeliharaan rutin. o Pelaksanaan pekerjaan pada masa pemeliharaan (warranty period) o Penyiapan badan jalan dibayar setelah pekerjaan pondasi diterima. Menjelaskan adanya tim mutual check selama periode kontrak. 4. Kontraktor Menjelaskan program mutu Menjelaskan rencana kerja pada saat mobilisasi yang meliputi : o Mobilisasi peralatan dan personel o Survei lapangan meliputi : Drainase Perkerasan Jalan Struktur o Pengembalian kondisi dan pekerjaan minor (dilakukan setelah survei lapangan selesai), meliputi : Perkerasan jalan Bahu jalan o Pemeliharaan rutin (dilaksanakan setelah diterbitkannya SPMK atau dimulainya pekerjaan). Rencana kerja dan review design : o Melaksanakan survei untuk pembuatan gambar kerja. o Membuat gambar kerja (standard survei dan gambar kerja mengacu pada standar yang berlaku) Menjelaskan metode / cara pelaksanaan konstruksi. Menjelaskan struktur organisasi serta tugas dan tanggungjawabnya. Menjelaskan kualifikasi personel kontraktor yang akan dimobilisasi. Menjelaskan rencana mobilisasi personel. Menjelaskan bagian pekerjaan yang akan di-sub-kontrakkan serta calon sub kontraktornya. Menjelaskan rencana penggunaan peralatan, termasuk : o Jumlah dan jenis peralatan o Rencana kedatangan peralatan II-6

22 Modul SEBC-03: Rapat Pelaksanaan Pekerjaan Jembatan Bab II : Rapat Persiapan Pelaksanaan (PCM) Menjelaskan rencana pengadaan bahan serta surat ijinnya, misal : o Jalan Aspal Agregat Tanah timbunan o Jembatan Bangunan atas o Lokasi quarry o Kualitas bahan jalan /struktur, termasuk cara pengujiannya. o Jumlah deposit quarry. Menjelaskan rencana kerja berdasarkan S Curve. 5. Konsultan Pengawas/Direksi Teknis Mencatat seluruh kesepakatan dalam pre-construction meeting dan dituangkan dalam berita acara tersendiri sebagai dokumen proyek. Mempersiapkan formulir-formulir isian antara lain : o Laporan harian. o Laporan mingguan o Laporan bulanan (monthly progress report) o Executive summary report o Survei lapangan untuk review design. o Kerangka gambar kerja. o Perhitungan volume / back up data serta monthly certificate (MC) o Quality control o Contractor s request untuk : Memulai pekerjaan Test material Penerimaan pekerjaan Menjelaskan struktur organisasi konsultan dan tugas dari pada masing-masing personel konsultan Menjelaskan personel konsultan yang sudah dimobilisasi dan rencana personel lainnya yang akan dimobilisasi. Menjelaskan rencana kerja review design : o Waktu yang diperlukan untuk survei lapangan. o Personel yang dilibatkan di dalam survei lapangan. o Kelengkapan yang diperlukan untuk survei lapangan. o Ruang lingkup pekerjaan yang akan disurvei. II-7

23 Modul SEBC-03: Rapat Pelaksanaan Pekerjaan Jembatan Bab II : Rapat Persiapan Pelaksanaan (PCM) o Alternatif penanganan dari hasil survei lapangan. o Rencana dan gambar kerja yang harus dibuat. Menegaskan pengambilan lokasi foto dokmentasi : dimana, kapan, berapa kali yang harus dilaksanakan oleh kontraktor PEMERIKSAAN MATERI RAPAT DARI KONTRAKTOR Rapat pra pelaksanaan dibahas dan dilakukan pemeriksaan atas materi usulan kontraktor seperti: 1. Program Mutu Program mutu yang disusun kontraktor dibahas pada saat pre construction meeting untuk mendapatkan persetujuan direksi pekerjaan, minimal berisi : Informasi proyek Organisasi proyek, mencakup organisasi direksi pekerjaan, direksi teknis (konsultan) maupun organisasi pelaksana konstruksi (kontraktor); Jadwal pelaksanaan pekerjaan; Prosedur pelaksanaan pekerjaan dari tiap-tiap jenis pekerjaan yang meliputi; o Standar pekerjaan, o Prosedur kerja, o Daftar inspeksi dan o Persyaratan testing. o Pelaksanaan kerja; Prosedur instruksi kerja, minimal mencakup : o Urutan kegiatan pelaksanaan o Prosedur kerja untuk mengawali kegiatan o Pemantauan proses kegiatan o Perawatan / pemeliharaan produk-produk pekerjaan o Jaminan bahwa output suatu proses akan sesuai dengan spesifikasi Program mutu akan merupakan salah satu alat kontrol bagi direksi pekerjaan, direksi teknis (konsultan) maupun pelaksana konstruksi (kontraktor) dalam melakukan pengendalian proses pelaksanaan proyek. Dalam hal ini para penyelenggara proyek perlu memastikan bahwa peralatan yang dipakai sudah mendapatkan persetujuan (dikalibrasi) dari institusi yang berwenang. 2. Mobilisasi Permasalahan mobilisasi yang harus dibahas dalam rapat pra-pelaksanaan adalah meliputi: II-8

24 Modul SEBC-03: Rapat Pelaksanaan Pekerjaan Jembatan Bab II : Rapat Persiapan Pelaksanaan (PCM) a. Kegiatan Mobilisasi Mobilisasi meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut : Mempersiapkan fasilitas lapangan / base camp (misalnya kantor proyek, kantor konsultan, kantor kontraktor, tempat tinggal petugas proyek, bengkel, gudang dan sebagainya) sesuai dengan spesifikasi umum di dalam dokumen kontrak. Mendatangkan peralatan-peralatan berat (dan kendaraan-kendaraan proyek) yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek Mendatangkan peralatan laboratorium untuk pemeriksaan mutu bahan baku, mutu bahan olahan dan mutu pekerjaan jadi. Mendirikan costruction plant sesuai dengan kebutuhan proyek. Mendatangkan personel-personel kontraktor dan konsultan. b. Jangka Waktu Mobilisasi Jangka waktu mobilisasi ditentukan di dalam Spesifikasi Umum. Pada umumnya waktu yang disediakan untuk mobilisasi dibatasi 60 hari terhitung sejak COW. Dalam batasan kurun waktu yang disediakan tersebut, peralatan laboratorium biasanya harus sudah terpasang seluruhnya dalam jangka waktu 45 hari terhitung sejak COW. c. Ijin Pemasukan Alat Berat / Peralatan Laboratorium Hal-hal yang perlu diperhatikan atau dilakukan dalam melaksanakan mobilisasi peralatan adalah: Kontraktor harus mengajukan daftar alat berat / peralatan laboratorium yang akan didatangkan ke lokasi proyek untuk mendapatkan persetujuan Pinpro/ Pinbagpro/Kasatker Pengiriman alat berat/peralatan laboratorium baru bisa dilakukan oleh kontraktor apabila Pinpro/Pinbagpro telah memberikan persetujuan atas permohonan ijin yang diajukan oleh kontraktor. Apabila kontraktor harus mengimpor alat berat/peralatan laboratorium yang belum diproduksi / tidak terdapat di dalam negeri maka kontraktor harus mendapatkan rekomendasi dari Pinpro/Pinbagpro/Kasatker sebelum memprosesnya sesuai dengan prosedur dan ketentuan baku yang berlaku di dalam urusan impor. d. Mendatangkan Alat-Alat Berat Sebelum mendatangkan alat-ala berat ke lokasi pekerjaan, kontraktor harus meneliti kondisi jalan, jembatan, gorong-gorong, dermaga dan lain sebagainya yang akan dilalui oleh alat-alat berat di maksud untuk memperhitungkan mampu atau tidaknya jalan, jembatan, gorong-gorong, dermaga dan lain sebagainya II-9

25 Modul SEBC-03: Rapat Pelaksanaan Pekerjaan Jembatan Bab II : Rapat Persiapan Pelaksanaan (PCM) tersebut dilewati oleh alat-alat berat yang akan dikirim ke proyek. Jika ternyata tidak mampu, maka kontraktor perlu melakukan perbaikan atau perkuatan konstruksi agar dapat dilewati oleh alat-alat berat (atas biaya kontraktor, harus sudah diperhitungkan oleh kontraktor pada waktu mengajukan penawaran) setelah dikoordinasikan dengan pihak-pihak yang berwenang. e. Ijin Menggunakan Jalan / Jembatan Perlunya mendapat ijin ini antara lain untuk menghindarkan terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan, misalnya rusaknya jalan karena dilewati angkutan alat berat, ambruknya jembatan karena angkutan alat berat yan lewat melebihi batas muatan dan lain sebagainya. Permohonan ijin tentang hal ini ditujukan kepada Dinas Lalu Lintas Angkutan Jalan Raya dengan mengikuti prosedur dan ketentuan yang berlaku. f. Ijin Mengoperasikan Peralatan / Kendaraan Ijin ini dapat diperoleh dari pihak kepolisian dengan mengikuti prosedur dan ketentuan yang berlaku. 3. Pemeriksaan Quarry Proyek yang direncanakan dengan baik, pada umumnya telah mempertimbangkan penggunaan material untuk pekerjaan tanah maupun perkerasan jalan dan struktur yang berasal dari sekitar lokasi proyek. Jika di sekitar proyek tidak terdapat material yang memenuhi syarat, pilihannya tentu mengambil material dari deposit quarry yang berasal dari tempat lain. Sebelum diambil keputusan apakah deposit quarry di suatu lokasi memenuhi persyaratan mutu bahan baku, maka konsultan harus melakukan pengujian mutu bahan baku di laboratorium terhadap quarry di maksud serta memperkirakan volume deposit quarry yang tersedia. Selanjutnya urusan yang berkaitan dengan kewajiban membayar retribusi akibat penggunaan quarry tersebut menjadi tanggung jawab kontraktor. Permohonan ijin untuk menggunakan quarry / borrow area diajukan kepada pemerintah setempat oleh kontraktor, dengan mengikuti prosedur dan ketentuan yang berlaku setempat. 4. Jadwal Pendatangan Bahan, Peralatan Dan Personil Bahan-bahan yang akan didatangkan dari luar proyek misalnya aspal, semen, besi beton dan sebagainya harus terlebih dahulu dimintakan persetujuan oleh kontraktor kepada Pinpro/Pinbagpro. Pengujian di laboratorium terhadap bahan-bahan tersebut dilakukan oleh Konsultan atas perintah Pinpro/Pinbagpro, dan apabila memang telah II-10

26 Modul SEBC-03: Rapat Pelaksanaan Pekerjaan Jembatan Bab II : Rapat Persiapan Pelaksanaan (PCM) memenuhi syarat maka Kontraktor boleh mendatangkan bahan-bahan di maksud untuk keperluan pelaksanaan proyek. Pinpro / Pinbagpro harus memeriksa kecukupan dan komposisi armada (fleet) alat-alat berat yang dimobilisasi oleh kontraktor ke lapangan; kapasitas alat berat tersebut masing-masing harus sesuai dengan keperluan dan kondisi setempat kemudian jenis dan jumlahnya harus mencukupi untuk melaksanakan pekerjaan konstruksi. Mobilisasi personel dilakukan secara bertahap sesuai dengan kebutuhan. Untuk tenaga tenaga inti kontraktor, maka Pinpro / Pinbagpro perlu mengacu pada daftar personel inti yang diajukan oleh kontraktor pada saat memasukkan penawaran. 5. Rencana Pemeriksan Lapangan (Mutual Check) Dan Review Design Review Design merupakan suatu upaya (konsultan) untuk menyesuaikan produk original design (jalan dan ataupun jembatan) yang pelaksanaan konstruksinya tidak dimulai tepat waktu seperti yang dikehendaki di dalam perencanaan teknis. Prinsip dasar perencanaan teknis jalan (termasuk jembatan di dalamnya) adalah menyediakan prasarana jalan yang dapat dilalui oleh lalu lintas pada umur rencana yang telah ditetapkan (awal dan akhir umur rencana telah ditetapkan), pada suatu tingkat pelayanan tertentu dan juga MST (Muatan Sumbu Terberat) tertentu. Prinsip dasar tersebut dijabarkan lebih lanjut ke dalam batasan-batasan teknis yang digunakan dalam penyiapan original design sebagai berikut : Umur rencana jalan yang ditentukan awal dan akhirnya. Kapasitas jalan (lebar jalur lalu lintas, jumlah lajur, lebar bahu jalan, lebar median jika ada) yang menunjukkan kemampuan jalan dalam menampung volume lalu lintas selama umur rencana berdasarkan Level of Service minimal yang ditentukan. Kelas jembatan yang dipilih, apakah kelas A, kelas B atau kelas C. Struktur perkerasan jalan yang diperhitungkan dengan mempertimbangkan kondisi tanah dasar, kondisi perkerasan lama, MST yang dipilih (8 ton atau 10 ton). Dokumen tender / kontrak yang mencantumkan volume pekerjaan berdasarkan pay item masing-masing pekerjaan. Permasalahan yang dihadapi adalah bahwa sebagai akibat dari tertundanya pelaksanaan konstruksi, produk original design memerlukan koreksi-koreksi karena : Kondisi perkerasan yang ada (mungkin sudah mulai timbul kerusakan-kerusakan) tidak sama dengan kondisi perkerasan yang dijadikan dasar pertimbangan untuk menetapkan struktur perkerasan dalam original design. Hal di atas tentu akan mempengaruhi volume pekerjaan patching, pekerjaan levelling, atau barangkali bahkan jenis maupun tebal lapis-lapis perkerasan dalam original design perlu dikaji ulang. II-11

27 Modul SEBC-03: Rapat Pelaksanaan Pekerjaan Jembatan Bab II : Rapat Persiapan Pelaksanaan (PCM) Kondisi bangunan pelengkap jalan termasuk saluran-saluran drainase barangkali juga sudah mulai rusak sehingga berakibat menambah kerusakan badan jalan maupun lapis-lapis existing pavement. Dan lain sebagainya. Perubahan-perubahan kondisi di atas perlu ditanggapi dengan review design sebab apabila hal ini tidak dilakukan maka berarti pekerjaan konstruksi yang dilakukan didasarkan atas design yang tidak sesuai dengan kondisi lapangan. Jadi review design akan menghasilkan bill of quantity yang berbeda dibandingkan dengan bill of quantity yang ada di dalam original design. Proses untuk mencapai review design dilakukan melalui prosedur administratif dan prosedur teknis. Prosedur administratif harus dilaksanakan sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang ditetapkan oleh Instansi terkait, jadi tidak diuraikan di sini. Sedangkan prosedur teknis, secara garis besar dapat digambarkan di sini sebagai berikut : Pengumpulan data dari original design Survei lapangan yang dilakukan dalam koridor waktu mobilisasi. Melakukan review design berdasarkan hasil pengumpulan data dari 2 sumber di atas. a. Pengumpulan Data Dari Original Design Pada prinsipnya pengumpulan data dimaksud dapat diambil dari dokumen kontrak yang ada serta perlu melakukan koordinasi dengan unsur perencana. Adapun datadata yang perlu dikumpulkan adalah sebagai berikut : Data LHR, CBR dan benkelman beam test yang digunakan pada saat menyiapkan original design. Data existing pavement dan rencana struktur pavement (Jenis, tebal dan lokasi dari lapis sub base, base, surface) Daftar kuantitas dan harga satuan menurut pay item. Biaya kontrak Typical cross section yang menggambarkan lebar perkerasan, jenis perkerasan, tebal perkerasan, CBR tanah dasar, dan lain sebagainya. Data sondir tanah untuk pondasi. Data banjir tertinggi sungai. Data kondisi tampang sungai. b. Survei Lapangan Yang Dilakukan Dalam Koridor Waktu Mobilisasi Data yang diambil dalam survei lapangan adalah sebagai berikut : II-12

28 Modul SEBC-03: Rapat Pelaksanaan Pekerjaan Jembatan Bab II : Rapat Persiapan Pelaksanaan (PCM) Pengumpulan data dengan menggunakan standard Inventory RDS (Road Design Standard) Guide Lines yang disederhanakan dan survei plan & profile jalan, cross section, jembatan, drainage dan lain-lain (lihat lampiran). Survey / Inventory Geometrik Jalan (Gunakan form DL.31-M Lampiran) o Gorong-gorong (lengkapi data perhitungan volume) o Drainase (lengkapi data perhitungan volume) o Bahu jalan (lengkapi data perhitungan volume) o Kerusakan perkerasan aspal (lengkapi data perhitungan volume) o Struktur jembatan dengan bentang < 20 m (lengkapi data perhitungan volume) o Pekerjaan tanah (lengkapi data perhitungan volume) o Pengembalian kondisi dan pekerjaan minor. o Dan lain-lain. Survei Struktur Perkerasan Jalan o Kekasaran permukaan jalan dengan metode NAASRA,RCI,IRI. o LHR (jika diperlukan) o Lendutan, Data CBR, Proof Rolling : Hasil Survey Benkelman Beam Test. Hasil test DCP (Dynamic Cone Penetrometer) Hasil Test Proof Rolling. Evaluasi Perubahan Volume Pekerjaan o Pekerjaan Major yang berubah menjadi Minor o Pekerjaan Minor yang berubah menjadi Major c. Hasil Perhitungan Review Design Out put dari program RDS o Traffic analysis RDS ESA (Road Design Standard Equivalent Single Axle Load) o Sorting data RDS SORT o Graffic unique section o Pavement dimension Grafik Tebal Perkerasan o Menurut original design o Menurut review design o Alternatif pelaksanaan Typical Cross Section II-13

29 Modul SEBC-03: Rapat Pelaksanaan Pekerjaan Jembatan Bab II : Rapat Persiapan Pelaksanaan (PCM) o Ditampilkan untuk setiap segmen yang berbeda struktur maupun tebal perkerasannya Rekapitulasi Volume dan Biaya o Disajikan dalam tabel yang menunjukkan volume dan biaya per item pekerjaan PENYUSUNAN DAFTAR MASALAH Sebagai bagian dari hasil pembahasan dalam rapat pra pelaksanaan, oleh konsultan pengawas dibuat daftar masalah yang mungkin timbul selama pelaksanaan pekerjaan meliputi antara lain: 1. Mobilisasi; 2. Asuransi; 3. Retribusi-retribusi; 4. Pembukaan dan pengelolaan sumber bahan; 5. Pemeliharaan rutin; 6. Perubahan kegiatan pekerjaan; 7. Amandemen kontrak; 8. Sertifikat bulanan; 9. Pembayaran serifikat bulanan; 10. Pembayaran material on site /MOS (bila ada); 11. Bekerja di luar jam/hari kerja normal; 12. Keterlambatan pelaksanaan pekerjaan; 13. Kontrak kritis; 14. Perpanjangan waktu pelaksanaan; 15. Penundaan pekerjaan atas perintah pengguna jasa; 16. Peringatan dini; 17. Pengajuan klaim kontraktor; 18. Penghentian dan pemutusan kontrak; 19. Penyelesaian perselisihan; 20. Penyesuaian harga; 21. Denda dan ganti rugi;; 22. Serah terima pekerjaan; 23. Masa pemeliharaan; 24. Kegagalan bangunan Daftar tersebut dibuat secara rinci dan lengkap termasuk cara penyelesaian yang disepakati yang akan digunakan sebagai acuan dalam penyelesaian maslah yang mungkin timbul selama pelaksanaan. II-14

30 Modul SEBC-03: Rapat Pelaksanaan Pekerjaan Jembatan Bab II : Rapat Persiapan Pelaksanaan (PCM) AGENDA RAPAT AGENDA RAPAT PRA-PELAKSANAAN NO JENIS KERJA DOKUMEN TINDAK LANJUT 1. Menjelaskan sebagai Proyek Manager 2. Menjelaskan Organisasi Proyek Struktur Organisasi 3. Menjelaskan Dokumen Proyek - Syarat umum Kontrak 4. Membahas Susunan Organisasi Kontraktor dan Konsultan 5. Membahas tentang : - Survey dan Setting Out - Prosedur persetujuan gambar kerja - Jadual mobilisasi peralatan - Jadual mobilisasi bahan - Jadual mobilisasi tenaga kerja - Penyiapan S Curve & Bar Chart - Review Design - Vector Diagram 6. Menjelaskan sanksi-sanksi keterlambatan 7. Menjelaskan prosedur PHO dan FHO 8. Menjelaskan kegunaan Show Cause Meeting 9. Menjelaskan hubungan kerja Owner-Kontraktor dan konsultan - Spesifikasi - Gambar rencana - Dokumen Administrasi Struktur Organisasi Kontraktor dan Konsultan - BA Penentuan ttk Model Shop Drawing - Jadwal maksimum dan minimum - Model data CBR 10. Menjelaskan kegunaan request Model request 11. Menjelaskan kapan Surat Penyerahan Lapangan dan Mulai Kerja dapat dilakukan 12. Menjelaskan retribusi-retribusi 13. Menjelaskan barang-barang kekayaan milik negara dan prosedur pembongkarannya 14. Batas akhir mobilisasi yang diizinkan Model SPL & SPMK 15. Menjelaskan prosedur pembayaran Model MC, BAKP, BAP dan BackUp 16. Menjelaskan Jadwal Pelaporan 17. Menjelaskan proses pengujian bahan, uji terima hasil kerja, pemilihan laboratorium dan prosedurnya data Form-form pengujian standar 18. Membahas metode pelaksanaan kontraktor Tehnik pelaksanaan 19. Menjelaskan pembebasan Owner dari Claim akibat kelalaian kontraktor 20. Menjelaskan masa Garansi dan tugas-tugasnya 21. Menjelaskan adanya Team Mutual Check diluar tiga unsur proyek II-15

31 Modul SEBC-03: Rapat Pelaksanaan Pekerjaan Jembatan Bab II : Rapat Persiapan Pelaksanaan (PCM) AGENDA KONTAKTOR NO JENIS KERJA DOKUMEN TINDAK LANJUT 1. Menjelaskan rencana kerja - Time Schedule & Curve S - Jadual Mobilisasi Alat - Jadual Mobilisasi Tenaga - Jadual Mobilisasi Bahan - Time Schedule - Jumlah dan Jenis - Organisasi Proyek - Deposit Quary 2. Survey lapangan - Alat - Bahan - Tenaga Kerja Theodolite, Waterpass, Mitban, Patok, Cat Merah, Buku Ukur, Juru Ukur, Pembantu Juru Ukur 3. Review Design - Shop Drawing - Daftar Perubahan Volume - Standar Gambar 4. Menjelaskan Teknik Pelaksanaan Segmentasi jalan 5. Sub Kontraktor AGENDA KONSULTAN NO JENIS KERJA DOKUMEN TINDAK LANJUT 1. Membuat Notulen Rapat Pra-Pelaksanaan 2. Menyiapkan Formulir-Formulir - Laporan Harian - Laporan Mingguan - Laporan Bulanan - Executive Summary Report - Survey Lapangan untuk Kaji Ulang Perencanaan - Monthly Certificate dan Back Up Data - Quality Control - Request Buku Hairan Standar Laporan Mingguan Standar Laporan Bulanan Standar - Form DCP - Form Pendataan Lalu Lintas - Form Buku Ukur - MC - BAP 1, BAP 2 & BAKP - Calculation Book - Pengujian Laboratorium - Pengujian Lapangan - Model Potret Back Up MC Form-form Pengujian Standar - Request Test Material - Request Trial Test - Request Mulai Kerja - Request Test Lapangan 3. Menjelaskan Organisasi Konsultan Struktur Organisasi 4. Menjelaskan Organisasi Personil Daftar Mobilisasi 5. Menjelaskan Rencana Kerja Review Design - Time Schedule - Kebutuhan Alat - Kebutuhan Tenaga Kerja 6. Dokumentasi Proyek - Frekwensi pemotretan - Lokasi Pemotretan II-16

32 Modul SEBC-03 : Rapat Pelaksanaan Pekerjaan Jembatan Bab III : Rapat Rutin BAB III RAPAT RUTIN 3.1. MAKSUD RAPAT RUTIN Rapat rutin merupakan bagian dari upaya memantau dan mengendalikan secara terus menerus dan berkesinambungan atas berbagai aspek penyelenggaraan proyek, berupa mingguan, bulanan, kwartalan atau tengah tahunan. Aspek dan objek yang dibahas dalam rapat rutin ini adalah setiap masalah yang diketemukan dalam kegiatan pengendalian yang telah dibahas pada bagian terdepan dari modul ini untuk diketahui dan mendapat perhatian pihak-pihak terkait. Pada rapat rutin menitikberatkan pada masalah tehnis operasional dengan penjelasanpenjelasan yang disampaikan pemimpin proyek, konsultan supervisi dan kontraktor perihal kemajuan pelaksanaan maupun kendala-kendala yang dihadapi, mambahas kendalakendala dan usulan yang diajukan, kemudian manghasilkan keputusan dan petunjuk pelaksanaan secara teknis terhadap setiap uraian kegiatan yang bermasalah dan juga dibahas tentang rencana prestasi kegiatan dalam pelaksanaan lanjutan. Agar dalam rapat rutin yang membahas permasalahan sesuai dengan tujuan yang dimaksudkan, maka materi dan agenda rapat perlu dipersiapkan dengan sebaik-baiknya dan merupakan tempat untuk mengevaluasi secara mendalam dari masing-masing uraian kegiatan, kemudian diintegrasikan dan dipadukan setiap uraian kegiatan yang saling ketergantungan untuk mencerminkan gambaran pelaksanaan dan permasalahan secara utuh dan menyeluruh. Dengan demikian rapat rutin akan memberi gambaran tentang kondisi proyek yang sebenarnya terutama dalam hal-hal sebagai berikut : Gambaran Kemajuan Proyek Memberikan gambaran kemajuan proyek pada saat rapat rutin, terutama yang berkaitan dengan sasaran yang telah digariskan, seperti biaya, jadwal dan mutu, berikut hubungannya satu sama lain diantara sasaran-sasaran tersebut. Identifikasi Persoalan Mengidentifikasi persoalan yang dihadapi dan membuat prakiraan pencapaian sasaran akibat dari adanya masalah yang timbul, dan usaha-usaha mengatasinya. Hasil evaluasi kemajuan tersebut dituangkan dalam suatu laporan tertulis, yang selanjutnya dibahas dalam rapat rutin oleh semua pihak yang terkait. Laporan tertulis ini sangat berguna, Pelatihan Supervision of Bridge Construction (SEBC) III-1