BAB II TINJAUAN PENELITIAN

Transkripsi

1 BAB II TINJAUAN PENELITIAN A. Tinjauan Teoritis 1. Pengertian Persediaan Persediaan merupakan asset perusahaan yang mempunyai pengaruh yang sangat sensitive bagi perkembangan financial perusahaan. Dalam akuntansi, persediaan adalah harta lancar yang dimiliki oleh suatu perusahaan yang digunakan untuk kegiatan bisnis untuk dijual tanpa perubahan bentuk atau untuk diproses lebih lanjut dalam perusahaan manufaktur sehingga mempunyai nilai dan bentuk baru kemudian dipasarkan. Persediaan juga merupakan aktiva paling lancar dalam perusahaan karena persediaan mendukung jalannya kegiatan operasi perusahaan, dari persediaan dapat dilihat bagaimana sebuah perusahaan dapat mengelola perusahaannya dengan baik. Menurut Prasetyo (2006 : 65), Persediaan adalah suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam satu periode usaha yang normal, termasuk barang yang dalam pengerjaan atau proses produksi menunggu masa penggunaannya pada proses produksi. Menurut Warren, Reeve (2005 : 452), Persediaan juga didefinisikan sebagai aktiva yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal dalam proses produksi atau yang dalam perjalanan dalam bentuk bahan atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa.

2 Persediaan memiliki beberapa fungsi penting bagi perusahaan, yaitu : a. Agar dapat memenuhi permintaan yang diantisipasi akan terjadi, b. Untuk menyeimbangkan produksi dengan distribusi, c. Untuk memperoleh keuntungan dari potongan kuantitas karena membeli dalam jumlah yang banyak ada diskon, d. Untuk hedging dari inflasi dan perubahan harga, e. Untuk menghindari kekurangan persediaan yang dapat terjadi karena cuaca, kekurangan pasokan, mutu dan ketidaktepatan pengiriman, f. Untuk menjaga kelangsungan operasi dengan cara persediaan dalam proses. Menurut Hansen dan Mowen (2001 : 584), adapun biaya yang timbul karena persediaan diantaranya adanya biaya penyimpanan, pemesanan, penyiapan dan biaya kehabisan dan kekurangan bahan. 1. penyimpanan Merupakan biaya yang dikeluarkan untuk menyimpan persediaan. Terdiri atas biaya-biaya yang bervariasi langsung dengan kuantitas persediaan. penyimpanan per periode akan semakin besar apabila kuantitas persediaan semakin banyak. 2. pemesanan Setiap kali suatu bahan baku dipesan, perusahaan harus menanggung biaya pemesanan. pemesanan total per periode sama dengan jumlah pesanan yang dilakukan dalam satu periode dikali biaya per pesanan. 3. penyiapan penyiapan diperlukan apabila bahan-bahan tidak dibeli, tetapi diproduksi sendiri. penyiapan total per periode adalah jumlah penyiapan yang dilakukan dalam satu periode dikali biaya per penyiapan. 4. kehabisan atau kekurangan bahan ini timbul bilamana persediaan tidak mencukupi permintaan proses produksi. kekurangan bahan sulit diukur dalam praktek terutama dalam kenyataan bahwa biaya ini merupakan opportunity cost yang sulit diperkirakan secara objektif.

3 Kesimpulannya adalah bahwa persediaan merupakan suatu istilah yang menunjukkan segala sesuatu dari sumber daya yang ada dalam suatu proses yang bertujuan untuk mengantisipasi terhadap segala kemungkinan yang terjadi baik karena adanya permintaan maupun ada masalah lain. 2. Jenis-jenis Persediaan Secara umum perusahaan dapat dikelompokkan menjadi tiga jenis yaitu perusahaan jasa, perusahaan dagang dan perusahaan manufaktur. Oleh sebab itu, jenis-jenis persediaan pada ketiga perusahaan tersebut berbeda. a. Jenis-jenis Persediaan menurut Fungsinya seperti yang dinyatakan oleh Rangkuti (2004 : 7) : 1. Batch stock/lot size inventory Persediaan yang diadakan karena kita membeli atau membuat bahan-bahan atau barang-barang dalam jumlah yang lebih besar dari pada jumlah yang dibutuhkan pada saat itu. Keuntungannya : a) Potongan harga pada harga pembelian b) Efisiensi produksi c) Penghematan biaya angkutan 2. Fluctuation stock Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diramalkan 3. Anticipation stock Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan, berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam satu tahun dan untuk menghadapi penggunaan, penjualan, atau permintaan yang meningkat. b. Jenis-jenis Persediaan menurut Jenis dan Posisi Barang seperti yang dinyatakan oleh Dyckman, Dukes, Davis (2000 : 377) : 1. Persediaan barang dagangan ( merchandise inventory) Barang yang ada digudang (good on hand) dibeli oleh pengecer atau perusahaan perdagangan seperti importir atau ekportir untuk dijual kembali. Biasanya, barang yang diperoleh untuk dijual

4 kembali secara fisik tidak diubah oleh perusahaan pembeli ; barang-barang tersebut tetap dalam bentuk yang telah jadi ketika meninggalkan pabrik pembuatnya. Dalam beberapa hal, dapat terjadi beberapa komponen dibeli untuk kemudian dirakit menjadi barang jadi. Misalnya, sepeda yang dirakit dari kerangka, roda, gir, dan sebagainya serta dijual oleh pengecer sepeda adalah salah satu contoh. 2. Persediaan manufaktur (manufacturing inventory) persediaan gabungan dari entitas manufaktur, yang terdiri dari : a) Persediaan bahan baku Barang berwujud yang dibeli atau diperoleh dengan cara lain (misalnya, dengan menambah) dan disimpan untuk penggunaan langsung dalam membuat barang untuk dijual kembali. Bagian atau suku cadang yang diproduksi sebelum digunakan kadang-kadang diklasifikasikan sebagai persediaan komponen suku cadang b) Persediaan barang dalam proses Barang-barang yang membutuhkan pemrosesan lebih lanjut sebelum penyelesaian dan penjualan. Barang dalam proses, juga disebut persediaan barang dalam proses, meliputi biaya bahan langsung, tenaga kerja langsung, dan alokasi biaya overhead pabrik yang sampai tanggal tersebut c) Persediaan barang jadi Barang-barang manufaktur yang telah diselesaikan dan disimpan untuk dijual. persediaan barang jadi meliputi biaya bahan langsung, tenaga kerja langsung, dan alokasi biaya overhead pabrik yang berkaitan dengan manufaktur d) Persediaan perlengkapan manufaktur Barang-barang seperti minyak pelumas untuk mesin-mesin, bahan pembersih dan barang lainnya yang merupakan bagian yang kurang penting dari produk jadi. 3. Persediaan rupa-rupa Barang-barang seperti perlengkapan kantor, kebersihan, dan pengiriman. Persediaan jenis ini biasanya digunakan segera dan biasanya dicatat sebagai beban penjualan atau umum (selling or general expenses) ketika dibeli. Kesimpulannya adalah bahwa jenis-jenis persediaan akan berbeda sesuai dengan bidang atau kegiatan normal usaha berdasarkan bidang usaha perusahaan dapat terbentuk perusahaan industri (manufacture), perusahaan dagang, ataupun perusahaan jasa. Karakteristik dari barang yang

5 diklasifikasikan sebagai persediaan sangat bervariasi terhadap jenis usaha perusahaan tersebut. 3. Sistem Pencatatan Persediaan Sistem pencatatan persediaan merupakan pengelolaan persediaan melalui proses pencatatan sehingga data tentang persediaan dapat tersedia dengan benar. Pada umumnya metode pencatatan yang biasanya ada pada teori yaitu: a. Sistem pencatatan perpetual Sistem persediaan perpetual adalah sistem akuntansi untuk persediaan yang merinci catatan dari jumlah unit dan biaya dari setiap transaksi pembelian dan penjualan yang dibuat selama periode akuntansi. Dengan sistem perpetual, catatan persediaan diperbaharui pada saat pembelian atau penjualan dilakukan. Dengan cara ini, catatan persediaan setiap saat mencerminkan berapa banyak setiap persediaan barang harus berada di gudang. Sistem perpetual sering kali digunakan pada saat setiap persediaan barang yang mempunyai nilai tinggi atau terdapat biaya yang besar apabila persediaan habis atau banyak menumpuk. Menurut Niswonger, Warren, Reeve dan Fess (1999 : 366) Dalam sistem persediaan perpetual semua kenaikan dan penurunan barang dagangan yang dicatat dengan cara yang sama seperti mencatat kenaikan dan penurunan kas. Akun persediaan barang dagang pada awal periode akuntansi mengindikasikan stok pada tanggal tersebut. Pembelian dicatat dengan mendebit persediaan barang dagang dan mengkredit kas

6 atau hutang usaha. Pada tanggal penjualan harga pokok barang yang terjual dicatat dengan mendebit harga pokok penjualan dan mengkredit persediaan barang dagangan. Dyckman, Dukes, Davis (2000 : 383) mengatakan bahwa, apabila sistem persediaan perpetual digunakan, catatan persediaan perpetual yang terinci, sebagai tambahan atas akun buku besar biasa, dibuat untuk setiap item persediaan dan akun pengendalian persediaan dibuat dalam buku besar atas dasar lancar. Catatan persediaan perpetual untuk setiap barang harus memberikan informasi penerimaan, pengeluaran dan saldo ditangan. Dengan informasi ini, kuantitas fisik dan penilaian barang yang ada ditangan tersedia setiap waktu. Jadi, perhitungan persediaan fisik tidak diperlukan kecuali untuk memverifikasi jumlah persediaan. Perhitungan fisik biasanya dilakukan secara tahunan untuk tujuan audit yang membandingkan persediaan ditangan dengan catatan perpetual dan menyatakan data untuk setiap jurnal penyelesaian yang dibutuhkan (misalnya kesalahan dan kerugian). Catatan persediaan harus disesuaikan ke perhitungan fisik apabila terdapat perbedaan pencatatan. Untuk perusahaan dagang pencatatan yang dilakukan menurut motode ini adalah sebagai berikut : Saat Pembelian Persediaan Barang Dagang Kas/Hutang Dagang

7 Saat Penjualan Kas/Piutang Dagang Harga Pokok Penjualan Penjualan Persediaan Barang Dagang Apabila ada pengembalian pembelian atau potongan, dibukukan sebagai lawan atau kebalikan dari pembukuan tersebut. Jika hasil perhitungan persediaan mengungkapkan bahwa kuantitas yang sesungguhnya lebih kecil dari kuantitas yang dicatat, maka perkiraan persediaan bahan diturunkan dengan perhitungan selisih tersebut dan pendebetannya dibukukan pada perkiraan harga pokok penjualan atau perkiraan khusus. Pengembalian penjualan biasanya disebut dalam perkiraan kontra spesial yaitu : Pengembalian Penjualan Kas/Piutang b. Sistem pencatatan periodik Sistem persediaan periodik adalah suatu sistem akuntansi untuk persediaan yang harga pokok penjualan ditentukan dan persediaan dikoreksi pada akhir periode akuntansi bukan pada saat persediaan tersebut dibeli. Dengan sistem periodik, catatan persediaan diperbaharui pada saat penjualan dilakukan dan digunakan ketika persediaan terdiri dari jumlah barang-barang yang beraneka ragam, nilainya relatif kecil.

8 Menurut Dyckman Dukes, dan Davis (2000 : 381) mengemukakan sebagai berikut : Dalam sistem persediaan periodik, perhitungan fisik aktual atas barang-barang yang ada diadakan pada akhir setiap periode akuntansi ketika menyiapkan laporan keuangan. Barang-barang dihitung, ditimbang, atau jika tidak diukur dan jumlahnya dikalikan dengan unit biaya untuk memberi nilai persediaan. Sebuah catatan yang terus berlangsung atas persediaan bisa, tetapi tidak harus dibuat untuk unit-unit dan jumlah yang dibeli dan dijual (dikeluarkan) serta saldo ditangan. Sedangkan menurut Horngren, Harrison, Robinson dan Secokusumo (2000 : 455) mengemukakan bahwa : Dalam sistem periodik, perusahaan tidak selalu mencatat mutasi yang terjadi pada persediaan yang dimiliki. Akibatnya pada akhir periode perusahaan harus melakukan perhitungan secara fisik untuk mengetahui jumlah persediaan yang dimilikinya pada saat itu. Jumlah persediaan itu akan dikalikan dengan unit biaya untuk mendapatkan harga pokok persediaan diakhir periode. Bagi perusahaan dagang jika mengunakan metode ini maka sistem pencatatannya adalah sebagai berikut : Saat Pembelian Pembelian Kas/Hutang Dagang Saat Penjualan Kas/Piutang dagang Penjualan Pengembalian pembelian atau potongan dibukukan dalam suatu perkiraan kontra spesial yaitu :

9 Kas/Hutang Dagang Pengembalian pembelian dan potongan Pengembalian penjualan juga dimasukkan dalam perkiraan kontra spesial yaitu : Pengembalian pembelian dan potongan Kas/Piutang dagang Menurut Stice dan Skousen (2009 : 667), Ada beberapa macam metode penilaian pesediaan yang umum digunakan, yaitu : Metode Masuk Pertama, Keluar Pertama (FIFO), Metode Masuk Terakhir, Keluar Pertama (LIFO), dan Metode Rata-Rata (Average). 1. Masuk pertama, keluar pertama (first in, first out-fifo) Metode ini memperlakukan barang yang pertama dibeli atau diproses sebagai unit pertama yang dibebankan atas penjualan atau pengeluaran. Barang yang terjual (dikeluarkan) dinilai pada biaya per unit terlama dan barang yang tetap di persediaan dinilai pada jumlah biaya per unit terbaru. Metode ini dapat digunakan baik pada sistem persediaan periodik maupun perpetual. Berikut ini disajikan kalkulasi biaya persediaan FIFO unuk sistem persediaan periodik pada PT Sentosa: Persediaan awal (200 unit pada Rp 1) Rp 200 Ditambah pembelian selama periode tersebut 920 Harga pokok barang yang tersedia untuk dijual 1.120

10 Dikurangi persediaan akhir (300 unit per perhitungan fisik): 100 unit pada Rp 1,26 (pembeliaan terbaru -24 Jan) Rp unit pada Rp 1,16 (pembelian terbaru berikutnya -15 Jan) 232 Total biaya persediaan akhir (358) Harga pokok penjualan Rp 762 Kalkulasi biaya persediaan FIFO bila PT Sentosa menggunakan sistem persediaan perpetual disajikan berikut ini : FIFO Perpetual T g Pembelian Penjualan (Pengeluaran) Saldo Persediaan l Unit per unit Total Unit per unit Total Unit per unit Total 1/1 200* 1, , ,00 1, ,00 1, , , ,10 1, ,10 1, , , ,16 1, Persediaan akhir 358

11 Harga pokok penjualan 762 *Persediaan awal 2. Masuk terakhir keluar terakhir (last in, first out-lifo) Metode ini menandingkan biaya dari barang yang paling akhir dibeli terhadap pendapatan. Apabila sistem persediaan periodik, maka diasumsikan bahwa biaya dari total kuantitas yang terjual atau dikeluarkan berasal dari pembelian terakhir. Berikut ini PT Sentosa menyajikan kalkulasi biaya persediaan LIFO untuk sistem persediaan periodik. Harga pokok barang tersedia untuk dijual Rp1.120 Dikurangi persediaan akhir (300 unit per perhitungan fisik): 200 unit pada Rp 1 (biaya terlama tersedia dari persediaan 1Jan)Rp unit pada Rp 1,10 (biaya terlama dari pembelian 9 Jan) 110 Persediaan akhir (310) Harga pokok penjualan Rp 810 Apabila metode LIFO digunakan dalam sistem persediaan perpetual, maka biaya dari unit yang dijual merupakan biaya pembelian paling akhir. Sebagai ilustrasi PT Sentosa menyajikan kalkulasi persediaan LIFO untuk sistem persediaan perpetual.

12 LIFO Perpetual T g l Unit Pembelian per unit Total Unit Penjualan (Pengeluaran) per unit Total Unit Saldo Persediaan per unit Total 1/1 200* 1, , ,10 1, , , , ,00 1, , ,00 1,16 1,00 1,16 1,00 1,16 1, Persediaan akhir 342 Harga pokok penjualan 778 *Persediaan awal Metode Rata-Rata (Average) Metode biaya rata-rata mengasumsikan bahwa biaya persediaan di tangan pada akhir periode dan harga pokok penjualan selama periode berjalan mewakili semua biaya yang timbul selama periode tersebut. Aplikasinya tergantung pada sistem persediaan: rata-rata tertimbang (sistem persediaan periodik):

13 Pada sistem persediaan periodik, digunakan biaya per unit rata-rata tertimbang. per unit rata-rata tertimbang = persediaan awal + pembelian periode berjalan Unit persediaan awal + Unit periode berjalan per unit rata-rata tertimbang lalu diterapkan ke unit persediaan akhir untuk menghitung saldo persediaan akhir dan unit terjual untuk menghitung harga pokok penjualan. PT Sentosa menghitung persediaannya berikut: Harga Total Unit per Unit Barang yang tersedia: 1 Januari Persediaan awal 200 Rp 1,00 Rp Pembelian 300 Rp 1,10 Rp Pembelian 400 Rp 1,16 Rp Pembelian 100 Rp 1,26 Rp 126 T Persediaan akhir pada biaya rata-rata tertimbang: 31 Januari (300) Rp 1,12* (Rp336) Harga pokok penjualan pada biaya rata-rata tertimbang: Penjualan selama Januari 700** Rp 1,12 Rp 784

14 *Unit biaya rata-rata tertimbang (Rp : = Rp 1,12) **400 unit pada 10 Januari ditambah 300 unit pada 18 Januari rata-rata bergerak (sistem persediaan perpetual): Pada sistem persediaan perpetual digunakan biaya per unit rata-rata bergerak. Rata-rata bergerak memberikan biaya per unit baru setelah setiap pembelian. Apabila barang dijual atau dikeluarkan, maka biaya per unit ratarata bergerak pada waktu itu digunakan. Sebagai contoh PT Sentosa menerapkan sistem ini pada persediaannya: T g l rata-rata bergerak sistem perpetual Unit Pembelian per unit Total Unit Penjualan (Pengeluaran) per unit Total Unit Saldo Persediaan per unit Total 1/1 200* 1, , , , , , , , , , , Persediaan akhir 354 Harga pokok penjualan 766 *Persediaan awal

15 4. Pengertian Sistem Pengendalian Intern Pengertian pengendalian intern menurut Alvin A. Arens dan James K. Loebecke dalam bukunya Auditing An Integrated Approach (2000 : 315) adalah sebagai berikut: Internal control is a process designed to provide reasonable assurance regarding the achievement of management s objectives in the following categories : a. Reliability of financial reporting b. Effectiveness and efficiency of operations c. Compliance with applicable laws and regulations Dari definisi diatas, maka dapat dilihat bahwa pengendalian intern ditekankan pada konsep-konsep dasar sebagai berikut : 1. Pengendalian intern merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan tertentu. Pengendalian intern itu sendiri bukan merupakan suatu tujuan tertentu. Pengendalian intern merupakan suatu rangkaian tindakan yang bersifat pervasif dan menjadi bagian yang tidak terpisahkan, bukan hanya sebagai tambahan dari infrastruktur entitas. 2. Pengendalian intern dilakukan oleh manusia. Pengendalian intern bukan hanya terdiri dari pedoman kebijaksanaan dan formulir, namun dijalankan oleh orang dari setiap jenjang organisasi yang mencakup dewan direksi, manajemen dan pesonalia lain yang berperan di dalamnya. 3. Pengendalian intern diharapkan hanya dapat memberikan keyakinan yang memadai, bukan keyakinan mutlak bagi manajemen dan dewan direksi perusahaan. Hal ini disebabkan karena keterbatasan bawaan yang melekat dalam semua sistem pengendalian intern dan

16 pertimbangan manfaat dan pengorbanan dalam pencapaian tujuan pengendalian. 4. Pengendalian intern disesuaikan dengan pencapaian tujuan didalam kategori pelaporan keuangan, kepatuhan dan operasi yang saling melengkapi. Jadi dapat disimpulkan bahwa pengendalian intern merupakan suatu proses yang dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi yang terdiri dari berbagai kebijakan, prosedur, teknik, peralatan fisik, dokumentasi, dan manusia. Menurut Mulyadi (2008 : 163) mengemukakan bahwa Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Jadi dapat disimpulkan bahwa pengendalian intern merupakan suatu proses yang dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi yang terdiri dari bebagai kebijakan, prosedur, teknik, peralatan fisik, dokumentasi dan manusia. Definisi sistem pengendalian intern tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut. Dengan demikian pengendalian tersebut diatas berlaku baik dalam perusahaan yang mengolah informasinya secara manual, dengan mesin pembukuan maupun dengan komputer. Kesimpulannya adalah bahwa pengendalian intern harus dilaksanakan seefektif mungkin dalam suatu perusahaan untuk mencegah

17 dan menghindari terjadinya kesalahan, kecurangan, dan penyelewengan. Di perusahaan kecil, pengawasan masih dapat dilakukan langsung oleh pimpinan perusahaan. Namun semakin besar perusahaan, dimana ruang gerak dan tugas-tugas yang harus dilakukan semakin kompleks, menyebabkan pimpinan perusahaan tidak mungkin lagi melakukan pengendalian secara langsung, maka dibutuhkan suatu pengendalian intern yang dapat memberikan keyakinan kepada pimpinan bahwa tujuan perusahaan dapat tercapai. 5. Unsur-unsur Pengendalian Intern Suatu sistem dapat berjalan dengan baik, perlu diperhatikan adanya unsur-unsur atau ciri-ciri khusus untuk menambah kemungkinan diperolehnya data akuntansi yang dapat dipercaya mengamankan harta atau aktiva. Unsur-unsur ini sangat menentukan keberhasilan perusahaan guna mencapai tujuannya. Menurut AICPA (American Institute of Certified Public Accountants) dalam SAS (Statement on Auditing Standards) No. 78 yang terdapat dalam Standar Profesi Akuntan Publik menyatakan bahwa unsur-unsur pengendalian intern terdiri dari : a. Lingkungan pengendalian b. Penilaian resiko c. Informasi dan komunikasi d. Aktivitas pengendalian e. Pemantauan a) Lingkungan pengendalian

18 Lingkungan pengendalian intern adalah hal yang mendasar dalam komponen pengendalian intern. Lingkungan pengendalian terdiri dari tindakan, kebijakan, prosedur yang mencerminkan sikap menyeluruh manajemen puncak, direktur dan dewan komisaris dan pemilik suatu satuan usaha tersebut (Alvin A Arens dan James K. Loebbecke, 2000 : 261). Dari pengertian lingkungan pengendalian intern tersebut dapat diketahui bahwa efektivitas pengendalian dalam suatu organisasi terletak pada sikap manajemen. Lingkungan pengendalian merupakan landasan untuk semua unsur pengendalian intern lainnya yang membentuk disiplin dan struktur dalam organisasi. Menurut Hall Singleton (2007 : 28), lingkungan pengendalian memiliki beberapa elemen penting diantaranya yaitu : 1. falsafah dan gaya manajemen operasi 2. struktur organisasi 3. komite audit 4. penetapan wewenang dan tanggung jawab 5. metode pengendalian manajemen 6. fungsi audit intern 7. praktek dan kebijakan karyawan 8. pengaruh ekstern 1) Falsafah dan Gaya Manajemen Operasi Falsafah manajemen adalah seperangkat parameter bagi perusahaan dan karyawan. Falsafah merupakan apa yang seharusnya dikerjakan dan apa yang tidak dikerjakan oleh perusahaan. Manajemen melalui aktivitasnya, memberikan tanda yang jelas kepada pegawai tentang pentingnya pengendalian. Gaya operasi mencerminkan ide manajer tentang bagaimana operasi suatu perusahaan harus dilakukan. 2) Struktur Organisasi

19 Menurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood dalam buku Sistem Informasi Akuntansi (2003 : 174), Struktur organisasi didefenisikan sebagai pola otoritas dan tanggung jawab yang terdapat dalam perusahaan. Struktur organisasi formal biasanya digambarkan dalam suatu bagan organisasi. Bagan organisasi ini menunjukkan garis arus komunikasi dalam organisasi. 3) Komite Audit Dewan komisaris yang efektif adalah yang independen dari manajemen dan anggota-anggotanya aktif menilai aktivitas manajemen. Komite audit biasanya dibebani tanggung jawab mengenai laporan keuangan, mencakup struktur pengendalian intern dan ketaatan terhadap peraturan dan undang-undang. Komite audit harus memelihara komunikasi langsung yang terus menerus, baik antara dewan komisaris dengan auditor internal maupun eksternal agar pengendalian intern menjadi lebih efektif. 4) Penetapan Wewenang dan Tanggung Jawab Di samping aspek komunikasi informal, metode komunikasi formal mengenai wewenang dan tanggung jawab dan masalah sejenis yang berkaitan dengan pengendaliam juga sama pentingnya. Hal ini mencakup cara-cara seperti memo dari manajemen tentang pentingnya pengendalian dan masalah yang berkaitan dengan pengendalian, organisasi formal dan rencana operasi, deskripsi tugas pegawai dan kebijakan terkait dan dokumen kebijakan yang

20 menggambarkan perilaku pegawai seperti perbedaan kepentingan dan kode etik perilaku formal. 5) Metode Pengendalian Manajemen Metode pengendalian manajemen merupakan metode yang digunakan manajemen untuk memantau aktivitas setiap fungsi dan anggota organisasi. Menurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood (2003 : 178), metode-metode pengendalian manajemen terdiri dari teknik-teknik yang digunakan oleh manajemen untuk menyampaikan instruksi dan tujuan-tujuan operasi kepada bawahan dan untuk mengevaluasi hasil-hasilnya. 6) Fungsi Audit Intern Fungsi audit intern dibuat dalam satuan usaha untuk memantau efektifitas kebijakan dan prosedur lain yang berkaitan dengan pengendalian. Untuk meningkatkan keefektifan fungsi audit intern, adanya staf audit intern yang independen dari bagian operasi dan akuntansi menjadi penting dan melaporkan kepada tingkat manajemen yang lebih tinggi dalam organisasi baik manajemen puncak atau komite audit dari dewan direksi dan komisaris. 7) Praktek dan Kebijakan Karyawan Tujuan pengendalian intern dapat dicapai melalui serangkaian tindakan manusia dalam organisasi maka anggota organisasi merupakan elemen yang paling penting dalam struktur pengawasan intern. Tujuan pengendalian intern harus dipandang relevan dengan

21 individu yang menjalankan pengendalian tersebut. Oleh karena pentingnya perusahaan memiliki pegawai yang jujur dan kompeten maka perusahaan perlu memiliki kebijakan dan prosedur yang baik dalam penerimaan pegawai, pengembangan kompetensi karyawan, penilaian prestasi dan pemberian kompensasi atas prestasi mereka. 8) Pengaruh Ekstern Pengaruh ekstern adalah pengaruh yang ditetapkan dan dilakukan oleh pihak luar suatu perusahaan yang mempengaruhi suatu operasi dan praktek perusahaan. Hal ini meliputi pemantauan dan kepatuhan terhadap persyaratan yang ditetapkan badan legislatif dan instansi yang mengatur. Pengaruh ekstern biasanya merupakan wewenang di luar perusahaan. Pengaruh ini dapat meningkatkan kesadaran dan sikap manajemen terhadap perilaku dan pelaporan operasi perusahaan serta dapat juga mendesak manajemen untuk menetapkan kebijakan dan prosedur pengendalian intern. b) Penilaian resiko Menurut Hall Singleton (2007 : 29), perusahaan harus melakukan penilaian resiko (risk assessment) untuk mengidentifikasi, menganalisis dan mengelola resiko yang berkaitan dengan pelaporan keuangan. Penilaian resiko manajemen untuk tujuan pelaporan keuangan dan desain serta implementasi aktivitas pengendalian yang ditujukan untuk mengurangi resiko tersebut pada tingkat minimum untuk mempertimbangkan biaya dan manfaatnya. Tujuan manajemen

22 mengadakan penilaian resiko adalah untuk menentukan bagaimana cara mengatasi resiko yang telah diidentifikasi. c) Informasi dan komunikasi Menurut Mulyadi dalam bukunya Auditing (2008 : ), sistem akuntansi yang efektif adalah sistem akuntansi yang dapat memberikan keyakinan yang memadai bahwa transaksi dicatat atau terjadi adalah : 1. Sah 2. telah diotorisasi 3. telah dicatat 4. telah dinilai secara wajar 5. telah digolongkan secara wajar 6. telah dicatat dalam periode seharusnya 7. telah dimasukkan ke dalam buku pembantu dan telah diringkas dengan benar. Komunikasi menyangkut penyampaian informasi kepada semua yang terlibat dalam pelaporan keuangan agar mereka memahami bagaimana aktivitasnya berhubungan dengan pekerjaan orang lain baik didalam organisasi maupun diluar organisasi. Menurut Mulyadi (2008 : 180), pedoman kebijakan, pedoman akuntansi dan pelaporan keuangan, daftar akuntansi dan memo juga merupakan bagian dari komponen informasi dan komunikasi dalam struktur pengendalian intern. d) Aktivitas pengendalian Hall Singleton (2007 : 32), Aktivitas pengendalian (control activity) adalah berbagai kebijakan dan prosedur yang digunakan untuk memastikan bahwa tindakan yang tepat telah dilakukan untuk menangani berbagai resiko yang telah diidentifikasi perusahaan. Menurut Hall Singleton (2007 : 33-38), Aktivitas pengendalian dapat dikategorikan dalam beberapa aktivitas

23 diantaranya otorisasi transaksi, pemisahan tugas, catatan akuntansi, pengendalian akses dan verifikasi independen. 1. Otorisasi Transaksi Tujuan dari otorisasi transaksi adalah untuk memastikan bahwa semua transaksi material yang diproses oleh sistem informasi valid dan sesuai dengan tujuan pihak manajemen (Hall Singleton, 2007 : 33). Setiap transaksi harus diotorisasi dengan semestinya apabila perusahaan menginginkan pengendalian yang memuaskan. Dalam organisasi, otorisasi untuk setiap transaksi hanya dapat diberikan oleh orang yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. 2. Pemisahan Tugas Tujuan utama pemisahaan tugas ini adalah untuk mencegah dan agar dapat dilakukannya deteksi segera atas kesalahan dan ketidakberesan dalam pelaksanaan tugas yang dibebankan kepada seseorang. Pembagian tugas dalam suatu organisasi didasarkan pada prinsip-prinsip yang akan diuraikan dibawah ini. a. Pemisahan fungsi penyimpanan aktiva dari fungsi akuntansi b. Pemisahan fungsi otorisasi transaksi dari fungsi penyimpanan aktiva yang bersangkutan c. Pemisahan fungsi otorisasi dari fungsi akuntansi d. Pemisahan fungsi dalam pusat pengelolaan data elektronik yaitu fungsi perancangan sistem dan penyusunan program serta fungsi operasi fasilitas pengolahan data.

24 3. Catatan Akuntansi Catatan akuntansi (accounting record) tradisional suatu perusahaan terdiri dari dokumen sumber, jurnal dan buku besar (Hall Singleton, 2007 : 37). Dokumen dan catatan adalah objek fisik dimana transaksi dimasukkan dan diikhtisarkan dalam sebuah dokumen yang disebut dengan formulir. Menurut Mulyadi (2008 : 182), formulir merupakan media yang digunakan untuk merekam penggunaan wewenang dalam memberikan otorisasi terlaksananya transaksi didalam organisasi. Oleh karena itu penggunaan formulir harus diawasi sedemikian rupa guna mengawasi pelaksanaan otorisasi. 4. Pengendalian Akses Tujuan dari pengendalian akses adalah untuk memastikan hanya personel yang sah saja yang memiliki akses ke aktiva perusahaan (Hall Singleton, 2007 : 38). Cara yang paling baik dalam melindungi aktiva perusahaan dan catatan adalah dengan menyediakan perlindungan secara fisik, contohnya adalah penggunaan gudang untuk melindungi persediaan dari kemungkinan kerusakan, penggunaan lemari besi dan kotak tahan api untuk melindungi uang tunai dan surat berharga. Selain itu perlindungan fisik lainnya adalah pembuatan kembali catatan yang rusak dan penggunaan alat elektronik dalam mencatat sistem akuntansi.

25 5. Verifikasi Independen Prosedur verifikasi (verification procedure) adalah pemeriksaan independen terhadap sistem akuntansi untuk mendeteksi kesalahan dan kesalahan penyajian (Hall Singleton, 2007 : 40). Keempat aktivitas pengendalian sebelumnya memerlukan pengecekan atau verifikasi intern secara terus menerus untuk memantau efektivitas pelaksanaannya. e) Pemantauan Pemantauan (monitoring) adalah proses penilaian kualitas kinerja struktur pengendalian intern secara periodik dan terus menerus. Pemantauan dilaksanakan oleh orang yang semestinya melakukan pekerjaan tersebut, baik pada tahap desain maupun pengoperasian pengendalian pada waktu yang tepat. Tujuannya adalah untuk menentukan apakah pengendalian intern telah beroperasi sebagaimana yang telah diperbaiki sesuai dengan perubahan keadaan. Pemantauan dapat dilakukan oleh suatu bagian khusus yang disebut dengan bagian pemeriksaan intern (audit internal). Selanjutnya Mulyadi (2001 : 164) mengemukakan bahwa unsur pokok sistem pengendalian intern adalah : 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya 3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

26 Dibawah ini Mulyadi menjelaskan unsur pokok sistem pengendalian intern yaitu struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Struktur organisasi merupakan tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan, pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini : 1. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan (misalnya pembelian). Setiap kegiatan dalam perusahaan memerlukan otorisasi dari manajer fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan. Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan. 2. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Dalam organisasi setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem

27 yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Pembagian tanggung jawab fungsional, sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah : 1. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawab oleh yang berwenang. 2. Pemeriksaan yang mendadak (surprised audit). Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa dengan jadwal yang tidak teratur. 3. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain. 4. Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan diantara mereka dapat terhindari. 5. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. 6. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya.

28 7. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Bagaimanapun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan serta berbagai cara yang dicapai untuk mendorong praktik yang sehat, semuanya sangat tergantung kepada manusia yang melaksanakannya. Diantara unsur pokok pengendalian intern tersebut diatas, unsur mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian yang paling penting. Tujuan sistem pengendalian intern menurut Niswonger (2000 : 184) mengemukakan bahwa pengendalian intern memberikan jaminan yang wajar yaitu : 1. Aktiva dilindungi dan digunakan untuk pencapaian tujuan usaha, 2. Informasi bisnis akurat, 3. Karyawan mematuhi peraturan dan ketentuan. Di bawah ini Niswonger menjelaskan tujuan sistem pengendalian intern yaitu : pengendalian intern dapat melindungi aktiva dengan mencegah pencurian, penggelapan, penyalahgunaan atau penempatan pada lokasi yang tidak tepat. Informasi bisnis yang akurat diperlukan demi keberhasilan usaha. Penjagaan aktiva dan informasi yang akurat sering berjalan seiring. Perusahaan harus mematuhi perundang-undangan dan peraturan yang berlaku serta standar pelaporan keuangan. Contoh-contoh dari standar serta peraturan tersebut meliputi ketentuan mengenai

29 lingkungan hidup, syarat-syarat kontrak, peraturan keselamatan, dan prinsip akuntansi yang berlaku umum. B. Tinjauan Penelitian Terdahulu Di bawah ini terdapat dua buah hasil penelitian terdahulu, yaitu : Nama Judul Penelitian Perumusan Masalah Hasil Penelitian Santy Tahun Penelitian: 2005 Analisis Sistem Pengendalian Intern atas Persediaan pada PT Cemara Cahaya Cemerlang Bagaimana penerapan pengendalian intern atas persediaan pada PT Cemara Cahaya Cemerlang dan apakah penerapan pengendalian intern atas persediaan tersebut sudah berjalan dengan efektif. (a) struktur organisasi perusahaan garis lurus, (b) prosedur pengambilan barang gudang perusahaan ini sudah cukup efektif, (c) sistem otorisasi telah dilakukan oleh masing-masing kepala bagian namun pada prosedur pengeluaran barang tidak memiliki otorisasi bagian gudang, (d) persediaan dicatat dengan metode perpetual dan melakukan program inventory control sehingga semua bagian dapat mengetahui informasi tentang persediaan, (e) perusahaan ini telah menggunakan formulir bernomor urut cetak pada setiap transaksi, (f) tidak ada internal cek pada prosedur penerimaan dan pengeluaran barang, (g) karyawan yang bekerja diperusahaan ini telah ditempatkan sesuai dengan keahlian masingmasing. Erna Priska Pengawasan Intern Sejauhmana pengawasan sistem intern Sistem pencatatan dan penilaian perusahaan

30 Sinuhaji Tahun Penelitian: 2005 Persediaan pada PT Madju Medan Cipta persediaan dilakukan perusahaan dalam mengamankan persediaan yang ada di dalam perusahaan tersebut. terhadap persediaan sudah dilakukan dengan baik yaitu dengan menggunakan sistem pencatatan perpetual, dari sini dapat dengan jelas diketahui jumlah persediaan dan keadaannya setiap saat, dan pengawasan persediaan melalui beberapa prosedur dilakukan dengan baik, dimana setiap prosedur dipertanggungjawabkan oleh bagian yang berwenang menanganinya.