Peran SIMRS dalam Akuntabilitas, Kemudahan dan Kecepatan Audit Keuangan:

Transkripsi

1 Peran SIMRS dalam Akuntabilitas, Kemudahan dan Kecepatan Audit Keuangan: Pendahuluan Oleh: Roland Dennis Simbolon, SE Accountant, PT. Dinamika Cipta Widya, Jakarta Sistem Informasi Manajemen dimana saja sebenarnya mencakup seluruh pencatatan kegiatan usaha agar seluruh kegiatan yang dilakukan terdokumentasi sehingga memudahkan penilaian manfaat kegiatan itu dalam kegiatan usaha. Khususnya untuk rumah sakit kegiatan yang dicatat mencakup pelayanan penderita, sumber daya yang digunakan, waktu yang diperlukan, biaya yang ditanggung rumah sakit, bahan penolong yang dipakai, alat yang dipakai, tagihan kepada pasien, kemajuan pengobatan. Pencatatan kegiatan di rumah sakit mencakup paling sedikit 3(tiga) area: 1. Pencatatan pelayanan pasien, 2. Pencatatan kegiatan penunjang, dan 3. Pencatatan keuangan. Keseluruhan pencatatan diatas memerlukan standar pencatatan, dapat dibaca oleh orang lain tanpa harus salah mengerti (auditable, consistent), dan dapat dipertanggungjawabkan. Keseluruhan kegitan ini merupakan bagian dari SIMRS. Pada rumah sakit sederhana jumlah dan jenis kegiatan terbatas. Ketika rumah sakit bertambah besar jumlah dan jenis kegiatan juga meningkat dan kebutuhan pencatatan bahkan meningkat secara deret ukur. Pencatatan yang semula sederhana mendadak menjadi sangat rumit. Oleh karena itu kegiatan pencatatan menjadi kegiatan yang harus ditangani secara menyeluruh dan memerlukan tenaga dari berbagai disiplin. Kegiatan perawatan dicatat oleh perawat, kegiatan pengobatan dicatat oleh dokter, kegiatan parmasi dicatat oleh asisten apoteker, kegiatan laboratorium dicatat oleh laboran, yang semuanya itu menghasilkan pendapatan yang harus dicatat secara terpadu oleh bagian keuangan rumah sakit. Dengan demikian fungsi rumah sakit dalam memberikan pelayanan dapat dipertahankan. Dengan semakin digunakannya informasi untuk menunjang kegiatan dan pengambilan keputusan, maka kemampuan untuk meyajikan data, membuat analisa, skala prioritas, dan pengambilan keputusan semakin dituntut dapat dilaksanakan semakin cepat. SIMRS yang semula dioperasikan secara manual semakin lama semakin dituntut dilakukan dengan bantuan alat dan sistem yang menggunakan komputer. Keengganan mengunakan sistem yang terkomputerisasi mengakibatkan kelambanan dalam pengambilan keputusan yang dapat berakibat menurunnya daya saing, yang kalau diperkenankan berkelanjutan dapat berakhir dengan kebangkrutan rumah sakit.

2 Akuntabilitas Keuangan Akuntabilitas keuangan adalah salah satu upaya dalam pecatatan keuangan dari pencatatan keuangan manual menjadi suatu pencatatan yang sistematis dapat di baca dan analisa setiap orang. Dalam rumah sakit yang masih kecil pasien kunjungan pasiennya akuntabilitas ini dapat diterapkan secara manual dan sederhana, namun oleh karena peningkatan pelayanan yang juga berpengaruh kepada jumlah kunjugan pasien ke rumah sakit, maka diperlukan akuntabilitas dengan menggunakan SIMRS yang terintegrasi guna menghasilkan laporan yang cepat, tepat, konsisten dan auditable. Akuntabilitas rumah sakit dapat dilihat dari 3(tiga) sudut pandang yaitu: 1. Sudut pandang ciri utama akuntabilitas, 2. Sudut pandang fungsional, dan 3. Sudut pandang akuntansi. Dilihat dari ciri utama akuntabilitas, maka akuntabilitas tersebut dilihat sebagai alat manajemen rumah sakit yang mempunyai ciri-ciri:? Penerapan kebijakan secara konsistensi, efektif,? Fokus utama adalah keluaran (output),? Salah satu indikator untuk mengukur kinerja,? Memberikan informasi untuk pengambilan keputusan,? Menghasilkan data yang konsisten, dan? Melaporkan hasil (outcomes) secara berkala kepada manajemen rumah sakit. Dari sudut fungsional, maka akuntabilitas tersebut terdiri dari 5(lima) tingkat yang berbeda yaitu:? Akuntabilitas atas pilihan-pilihan kebijakan yang dibuat,? Akuntabilitas atas pencapaian tujuan/hasil dan efektifitas yang dicapai,? Akuntabilitas terhadap pencapaian kegiatan yang efisien,? Akuntabilitas atas penggunaan proses, prosedur atau ukuran yang layak dalam melaksanakan tindakan-tindakan yang ditetapkan, dan? Akuntabilitas atas legalitas dan kejujuran penggunaan dana sesuai dengan anggaran yang disetujui atau ketaatan terhadap undang-undang yang berlaku. Dari sudut akuntansi, maka akuntabilitas tersebut harus melaporkan 4(empat) hal yaitu:? Akuntabilitas untuk sumber-sumber keuangan,? Akuntabilitas untuk ketaatan dan kepatuhan kepada persyaratan legal dan kebijakan administratif,? Akuntabilitas untuk efisiensi dan kehematan dalam operasi, dan? Akuntabilitas untuk hasil program dan efektivitasnya

3 Ketiga sudut pandang diatas secara garis besar menunjukkan perlunya. pengembangkan dan mengkomunikasikan informasi aspek-aspek keuangan dan non-keuangan terhadap kinerja suatu entitas. Dalam praktek saat ini penyampaian pertanggungjawaban keuangan perusahaan kepada pemegang saham dapat dikatakan belum memenuhi unsur-unsur akuntabilitas sebagaimana telah diuraikan di atas. Akuntantabilitas dan kaitannya dengan SIMRS Hampir seluruh rumah sakit telah berupaya memenuhi kriteria akuntabilitas dan SIMRS, namun dalam pelaksanaannya masih menerapkan SIMRS secara manual. Dan yang sering terjadi rumah sakit hanya dapat memperhitungkan pendapatan RS, sementara biaya operasional yang sangat besar tidak dapat di deteksi oleh pihak rumah sakit. Sehingga hasil yang diperoleh belum sesuai dengan apa yang diharapkan pihak manajemen dan calon investor. Apabila rumah sakit dalam penerapan akuntabilitas dengan mengunakan SIMRS secara manual, akan mengalami kendala yang sangat menyulitkan seluruh pihak:? Harus mencatat ulang (jurnal) berkas dokumen mulai dari jasa konsultasi dokter, jasa laboratorium, jasa radiologi dll sampai kepada billing,? Harus menghitung manual jasa dokter, jasa rumah sakit, biaya operasional, pajak PPh Ps.23, 21, 25 dan hutang, piutang, yang menyebabkan kemungkinan salah pencatatan, dan? Pasien juga sangat direpot dalam hal ini pasien harus mengisi dan membawa seluruh formulir/dokumen dalam setiap tindakan medis. Sebagai akibat penerapan SIMRS yang masih manual rumah sakit akan dihadapkan kepada masalah:? Penyajian laporan keuangan terlambat,? Sistem kerja yang tidak efisien (pemborosan tenaga kerja),? Pengambilan keputusan oleh manajemen yang salah dan terlambat,? Kelambatan deteksi dini unit mana yang merugikan dan unit mana yang menguntungkan rumah sakit,? Pasien harus menunggu lama untuk mengetahui jumlah tagihan, karena dokumen konsultasi masih ada pada unit yang telah melayani pasien. Akuntabilitas dapat digunakan untuk mengetahui, menyusun rencana dan menganalisa keuangan rumah sakit dan sebagai bukti yang sah dalam penggunaan dana operasional dan tujuan penggunaannya, sehingga seluruh keuangan dalam rumah sakit dapat dipertanggung-jawabkan.

4 Adapun masalah yang dihadapi oleh rumah sakit selama ini tidak dapat di kendalikannya biaya operasional rumah sakit oleh karena rumah sakit kurang memperhatikan fungsi akuntabilitas dan penerapan SIMRS yang masih manual tersebut dalam waktu yang akan datang. Oleh karena itu dalam menangani kendala-kendala diatas, kami menganggap perlunya diterapkan SIMRS terintegrasi sedini mungkin. Auditabilitas Keuangan Auditibilitas keuangan adalah suatu kegiatan yang memeriksa proses akuntabilitas rumah sakit sesuai dengan bukti-bukti yang juga berpedoman kepada kebijakan-kebijakan yang telah disetujui oleh pihak manajemen rumah sakit. Audit dapat dijalankan dan meperoleh hasil yang maksimal apabila rumah sakit telah melakukan akuntabilitas sesuai dengan SIMRS yang terintegrasi. Apabila rumah sakit belum menerapkan sistem akuntabilitas yang menggunakan SIMRS terintegrasi maka hasil audit yang diperoleh akan berdampak negatif:? Ditemukannya masalah pada dokumen pengunaan dana yang tidak bertanggungjawab,? Tidak adanya prosedur yang konsisten dalam rumah sakit,? Kurangnya pengawasan sistem otorisasi pengunaan dana yang dapat dilakukan oleh orang yang bukan berwenang,? Seringnya terjadi pecatatan ulang pada satu transaksi,? Penerapan kebijakan yang tidak konsisten,? Terjadi kesalahan pencatatan pada saat melakukan journal voucher, dan? Jumlah laporan keuangan tidak sesuai dengan dokumen pendukung lain. Apabila dalam penerapan akuntabilitas dan kebijakan rumah sakit menggunakan SIMRS yang terintegrasi, maka hasil audit independen yang diperoleh adalah wajar tanpa syarat akan berdampak positif bagi manajemen dan para calon investor. Manfaat SIMRS terintegrasi dalam akuntabilitas, kemudahan dan kecepatan audit keuangan: Mudah untuk menganalisa dana dan pengunaannya oleh rumah sakit, Penerapan prosedur dan kebijakan yang konsisten, Staff akan lebih bertanggungjawab atas penerimaan dan penggunaan dana, Dokumen tidak hanya dalam bentuk bukti data namun juga dalam suatu aplikasi komputer, Penghitungan jasa dokter, jasa rumah sakit, biaya operasional, pajak PPh Ps.23, 21, 25 dan hutang, piutang, dapat dilakukan secara tepat waktu, dan Tidak terjadinya pecatatan ulang oleh staff lain, dan Penyajian laporan keuangan yang tepat waktu.

5 Dalam hal auditibitas keuangan diperlukan dalam pelayanan rumah sakit, audit keuangan sangat diperlukan dalam mengurangi kerugian bagi rumah sakit baik itu yang disengaja dan kerugian tanpa disegaja. Penutup Dengan menerapkan SIMRS terintegrasi merupakan salah satu upaya dalam meningkatkan mutu pelayanan, kemudahan pelayanan, daya tarik rumah sakit sebagai tempat untuk melakukan investasi, dan daya saing rumah sakit. Dengan menggunakan SIMRS terintegrasi mampu menekan biaya operasional rumah sakit. Dengan menggunakan SIMRS terintegrasi mampu menyajikan laporan keuangan yang cepat, tepat, konsisten dan auditable.