Nur Rohmah Siti Ragil Handayani Raden Rustam Hidayat Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya Malang

Transkripsi

1 EVALUASI PENGENDALIAN INTERN ATAS SISTEM AKUNTANSI PENGADAAN TEBU DAN PENGELUARAN KAS (Studi Kasus Pada PT. Perkebunan Nusantara X Pabrik Gula Meritjan Kediri) Nur Rohmah Siti Ragil Handayani Raden Rustam Hidayat Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya Malang cahaya_rafa@yahoo.com ABSTRACT The purpose of this research is to find out the application of the accounting systems of procurement sugar cane and cash disbursements the one at PT. Perkebunan Nusantara X Meritjan Kediri Sugar Factory as well as evaluating the extent to which the effectiveness of the accounting systems of procurement sugar cane and cash disbursements in support of internal control applied by PT. Perkebunan Nusantara X Meritjan Kediri Sugar Factory.The type of research used in this study is a descriptive research with the case study approach. The Data used in this research is the primary data and secondary data obtained from the interviews and documentation activities.based on the analysis and interpretation of data in the evaluation of internal control over the accounting systems procurement of sugar cane of cash disbursements still rated less well, There is still a double funcation that results in unhealthy practices conducted by related functions, this is document is used only made in duplicate one and have not yet completed supporting documents. Some of that weakness is less supporting in internal control, then the company needs to improve the system that has been done so far. The necessary improvements is with the separating functions that should not be double funcations. Keywords : Accounting Systems, Internal Control, Effectiveness ABSTRAK Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui penerapan sistem akuntansi pembelian tebu dan pengeluaran kas yang terdapat pada PT. Perkebunan Nusantara X Pabrik Gula Meritjan Kediri serta mengevaluasi sejauh mana efektifitas sistem akuntansi pembelian tebu dan pengeluaran kas dalam mendukung pengendalian intern yang diterapkan oleh PT. Perkebunan Nusantara X Pabrik Gula Meritjan Kediri.Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan studi kasus. Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder yang diperoleh dari kegiatan wawancara dan dokumentasi.berdasarkan analisa dan intepretasi data dalam evaluasi pengendalian intern atas sistem akuntansi pembelian tebu atas pengeluaran kas masih dinilai kurang baik, yaitu masih terdapat perangkapan fungsi yang mengakibatkan praktik-praktik yang tidak sehat yang dilakukan oleh fungsi terkait, dokumen yang digunakan hanya dibuat rangkap satu dan belum disertai dokumen pendukung yang lengkap. Beberapa kelemahan tersebut kurang mendukung dalam pengendalian intern, maka perusahaan perlu memperbaiki sistem yang telah dilakukan selama ini. Perbaikan yang diperlukan adalah dengan memisahakan fungsi yang tidak boleh dirangkap dan melengkapi catatan akuntansi yang digunakan oleh perusahaan. Kata Kunci :Sistem Akuntansi, Pengendalian Intern, Efektifitas 30

2 1. PENDAHULUAN Proses pembelian bahan baku merupakan aktivitas yang terpenting dalam perusahaan manufaktur sehingga diperlukan sistem akuntansi pembelian. Masalah-masalah yang timbul pada perusahaan manufaktur biasanya terkait sistem akuntansi pembelian, yaitu masalah ketersedian bahan baku yang kurang maupun berlebih. Ketersediaan bahan baku yang kurang akan menyebabkan terganggunya kegiatan proses produksi, sedangkan jika bahan baku berlebih akan menyebabkan penumpukan bahan baku digudang, sehingga berakibat pada semakin tingginya penyimpanan dan pemeliharaan. Oleh karena itu, diperlukan sistem akuntansi pembelian yang sesuai agar tidak terjadi kekurangan bahan baku dan kelebihan bahan baku untuk memperlancar proses produksi. Menurut Mulyadi (2016:243) Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Pembelian bahan baku yang diperlukan perusahaan dapat diperoleh dari pemasok dalam negri (local) maupun dari pemasok luar negri (import). Setiap adanya transaksi pembelian akan menimbulkan prosedur pengeluaran kas pada perusahaan. Keberadaan prosedur pengeluaran kas sangat mendukung bagi perusahaan untuk mengelola hal-hal yang berkaitan dengan pengeluaran perusahaan. Perusahaan haruslah berhati-hati dalam dalam melakukan suatu aktivitas yang berhubungan dengan pengeluaran kas. karena bentuk kecurangan pembelian terdapat pada pengeluaran kas. Hal ini berkaitan dengan jumlah uang yang harus dibayar dengan kewajiaban yang timbul dari pembelian. Upaya menjamin transaksi yang sehubungan dengan kas harus dilakukan sesuai dengan sistem dan prosedur yang telah ditetapkan untuk menjaga kas tersebut. Pengeluaran kas harus ada kecocokan antara barang yang diterima oleh gudang melalui data faktur pembelian yang diterima dari supplier, bagian gudang harus bekerja secara teliti agar tidak ada perbedaan barang yang diterima serta diperlukannya aliran dokumen atau informasi dari bagian pembelian ke bagian keuangan. Dengan kata lain tidak boleh adanya (manipulasi fungsi) perangkapan fungsi yang memungkinkan akan menimbulkan kerugian karena pengeluaran kas. Oleh karena itu, setiap perusahaan harus mempunyai sistem pemisahan fungsi yang relevan terhadap fungsi yang melakukan pengeluaran kas, fungsi kas, fungsi akuntansi dan fungsi pemeriksaan intern agar tidak menimbulkan kerugian terhadap asset perusahaan pada bagianbagian tersebut. Setiap sistem akuntansi yang dibuat perusahaan harus terdapat jaringan-jaringan yang membentuk sistem akuntansi pembelian dan pengeluaran kas. Dengan adanya sistem tersebut diharapkan dapat mengawasi sistem pengendalian intern yang sudah ditetapkan PT. Perkebunan Nusantara X Pabrik Gula Meritjan Kediri sehingga membantu kinerja karyawan lebih efektif dan efisien. Menurut Baridwan (2012:13) Pengendalian intern itu meliputi struktur organisasi dan semua cara-cara serta alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, memajukan efisiensi di dalam operasi, dan membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang lebih ditetapkan dahulu. Untuk mengatasi masalah tersebut maka perusahaan harus mempunyai sistem dan pengendalian prosedur yang dapat menciptakan pengendalian intern yang baik dalam mengatur setiap transksi yang dilaksanakan oleh perusahaan.pengendalian intern atas pembelian dan pengeluaran kas sangatlah penting, karena didalamnya menyangkut kegiatan pokok operasional perusahaan. Dengan adanya pengendalian pembelian dan pengeluaran kas perusahaan dapat mengidentifikasi permasalahan serta kelemahan-kelemahan yang dapat mempengaruhi kegiatan operasional perusahaan, menjaga keakuratan data akutansi yang dihasilkan sehingga mendorong keefektifan perusahaan akan terjamin. Dengan demikian perlu diciptakan pengendalian intern yang akurat dalam aktivitas pembelian dan pengeluaran kas yang mampu mencegah penyimpangan dan penyelewengan. Penelitian ini dilaksanakan pada PT. Perkebunan Nusantara X Pabrik Gula Meritjan Kediri yang merupakan perusahaan manufaktur yang bergerak dalam bidang industri gula. Perusahaan manufaktur memiliki kegiatan operasional yang membutuhkan pembelian bahan baku tebu, sehingga apabila terjadi ketidaksesuaian jumlah bahan baku tebu, maka proses produksi akan terhambat. Pemenuhan akan kebutuhan bahan baku tebu di Pabrik Gula Meritjan Kediri diperoleh dari Tebu Sendiri (TS) dan Tebu Rakyat (TR). TS merupakan tebu yang dikelola oleh pabrik gula sendiri dengan menyewa lahan milik petani dimana kaitannya dalam pembiayaan, pemeliharaan hingga tebang diawasi 31

3 oleh pabrik gula dan lahan tersebut menjadi milik pabrik gula. Tebu Rakyat (TR) merupakan bentuk kerjasama antara pabrik gula dengan petani melalui Kredit Ketahanan Pangan dan Energi (KKPE) yang disubsidi oleh pemerintah dan Pabrik gula sebagai penjaminnya sehingga dalam hal ini untuk pengeluaran TR (Tebu Rakyat) pada pabrik gula meritjan tidak melakukan pengeluaran kas karena semua dana bersumber dari pemerintah yang dinamakan Kredit Ketahanan Pangan dan Energi (KKPE) yang berupa bantuan modal kemudian dibayar dengan sistem bagi hasil gula. 2. KAJIAN PUSTAKA 2.1. Sistem Akuntansi Untuk mencapai tujuan suatu perusahaan, sistem akutansi sangat penting digunakan oleh perusahaan, karena merupakan alat untuk memudahkan pengelolaan perusahaan untuk mencapai keberhasilan. Perusahaan tidak akan berjalan tanpa adanya suatu sistem dan prosedur yang baik. Untuk memperjelas pengertian sistem akutansi para pakar akuntasi mendefinisikan suatu sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan (Romney dan Steinbart, 2006:2). Keberadaan sebuah sistem sangat penting bagi perusahaan untuk mengelola perusahaan dalam mengkomunikasikan sebuah informasi. Jika salah satu unsur dalam akuntansi lemah maka salah satu unsur tidak berfungsi dan akan mempengaruhi unsur yang lain. Menurut (Ranatarisza, 2012:5), sistem akuntansi terdiri dari berbagai unsur-unsur utama yaitu Formulir atau dokumen sebagai Dokumen Input, catatan atau pembukuan sebagai proses, Laporan sebagai output, serta Prosedur dan Kontrol. Sistem akuntasi mempunyai peranan yang sangat penting bagi perusahaan. Menurut Mulyadi (2016:15-16). Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi adalah : a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya. c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (realibility) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan. d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi Sistem Akuntansi Pembelian Menurut Mulyadi (2016:243), Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua yaitu: pembelian lokal dan pembelian impor. Menurut Baridwan (2012:173) Prosedur pembelian mengatur caracara dalam melakukan semua pembelian baik barang maupun jasa yang dibutukan oleh perusahaan. Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian antara lain, adalah fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan dan fungsi akuntansi. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian antara lainsurat permintaan pembelian, surat permintaan penawaran harga, surat order pembelian, laporan penerimaan barang, surat perubahan order pembelian dan bukti kas keluar. Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalahregister bukti kas keluar (voucher register),jurnal pembelian, kartu utang dan kartu persediaan. Sedangkan jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntasi pembelian adalah sebagai berikut prosedur permintaan pembelian, prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok, prosedur order pembelian, prosedur penerimaan barang, prosedur pencatatan utang dan prosedur distribusi pembelian (Mulyadi, 2016: ) Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Menurut (Mulyadi, 2016:425). Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek dan sistem pengeluaran kas dengan uang tunai melalui sistem dana kas kecil. Sedangkan menurut (Baridwan, 2012:187) Prosedur pengeluaran uang adalah prosedur pengeluaran cek untuk melunasi utang yang sudah disetujui dan mencatat pengeluaran tersebut. Menurut Soemarso S.R (2013:297) Prosedur pengeluaran kas perlu dirancang sedemikian rupa sehingga hanya pengeluaranpengeluaran yang telah disetujui dan betul-betul untuk kegiatan perusahaan saja yang dicatat dalam pembukuan perusahaan. Menurut Mulyadi (2016: ), fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dan cek adalah fungsi yang memerlukan pengeluaran kas, fungsi kas, fungsi akuntansi dan fungsi pemeriksaan intern. Dokumen yang 32

4 digunakan dalam sistem akuntasi pengeluaran kas dan cek adalahbukti kas keluar, cek dan permintaan cek (check request). Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntasi pengeluaran kas dengan cek adalahjurnal pengeluaran kas (cash disbursement journal)dan register cek (register cek)(mulyadi, 2016: ). Menurut (Mulyadi 2016: ) jaringan prosedur akuntansi pengeluaran kas yang membentuk sistem, yang masing-masing sistem terdiri dari berbagai jaringan prosedur sebagai berikut : a. Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek yang tidak memerlukan permintaan cek, yang terdiri dari prosedur berikut ini: 1. Prosedur pembuatan bukti kas keluar 2. Prosedur pembayaran kas 3. Prosedur pencatatan pengeluaran kas b. Sistem akuntansi pengeluaran kas yang memerlukan permintaan cek, yang terdiri dari jaringan prosedur berikut ini: 1. Prosedur Permintaan Cek Dalam prosedur ini fungsi yang memerlukan pengeluaran kas mengajukan permintaan kas dengan mengisi permintaan cek. 2. Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar Berdasarkan dokumen pendukung yang dikumpulkan melalui sistem pembelian atau berdasarkan permintaan cek yang diterima oleh fungsi akuntansi (Bagian Utang), dalam prosedur pembuatan bukti kas keluar, bagian utang membuat bukti kas keluar. 3. Prosedur Pembayaran Kas Dalam prosedur ini fungsi, fungsi kas mengisi cek, meminta tanda tangan atas cek kepada pejabat yang berwenang, dan mengirimkan cek tersebut kepada kreditur yang namanya tercantum pada bukti kas keluar. 4. Prosedur Pencatatan Pengeluaran Kas Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat pengeluaran kas didalam jurnal pengeluaran kas atau register cek Pengendalian Intern Menurut James (2013:387) Pengendalian Internal (Internal Control) diartikan sebagai prosedur-prosedur serta proses-proses yang digunakan perusahaan untuk melindungi asset perusahaan mengolah informasi secara akurat, serta memastikan kepatuhan pada hukum dan peraturan yang berlaku. Menurut Siti dan Elly (2013:221) Pengendalian Intern adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lainnya dalam suatu entitas, yang dirancang untuk memberikan keyakinan memadai guna mencapai tujuan-tujuan. Sitsem pengendalian internal terdiri dari kebijakan dan prosedur yang dirancang untuk memberikan manajemen jaminan yang wajar bahwa perusahaan mencapai tujuan dan sasarannya, terutama pengendalian yang dihubungkan dengan keandalan pelaporan keuangan (Arens, 2004: 396). Pengendalian Intern digunakan dalam mengatur aktivitas didalam sebuah perusahaan agar berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Menurut Mulyadi (2016:129) tujuan dari pengendalian intern adalah menjaga aset organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. 3. METODE PENELITIAN Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif analisis dengan pendekatan analistis kualitatif.penelitian ini dilaksanakan di PT. Perkebunan Nusantara X Pabrik Gula Meritjan yang berlokasi di JalanMerbabu Kel. Mrican-Mojoroto Kediri Jawa Timur.Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder yang diperoleh dari kegiatan wawancara dan dokumentasi.langkah-langkah yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Menganalisis sistem akuntansi pembelian yang terdiri dari: a. Analisis fungsi yang terkait. b. Analisis dokumen yang digunakan. c. Analisis catatan yang digunakan. d. Analisis jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian 2. Menganalisis sistem akuntansi pengeluaran kas yang terdiri dari: a. Analisis fungsi yang terkait. b. Analisis dokumen yang digunakan. c. Analisis catatan yang digunakan. d. Analisis jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pengeluaran kas. 3. Menganalisis unsur-unsur pengendalian intern atas sistem pembelian dan pengeluaran kas, yang terdiri dari : a. Analisis struktur organisasi b. Analisis sistem otorisasi dan prosedur pencatatan 33

5 c. Analisis praktik yang sehat 4. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Analisis Sistem Akuntansi Pengadaan Tebu Analisis Fungsi yang Terkait 1) Analisis Fungsi Gudang Pada Pabrik Gula Meritjan tidak adanya fungsi gudang pada fungsi penyimpanan barang, karena di jika tebu disimpan dalam gudang akan mengakibatkan kadar nira didalam tebu berurang. 2) Fungsi Pembelian Dalam fungsi pembelian pada Pabrik Gula Meritjan ini sudah sesuai yaitu fungsi pembelian berada pada Bagian Tanaman yang bertanggungjawab dalam pelaksanaan pembelian atau pengadaan tebu serta membuat surat pengadaan tebu. 3) Fungsi Penerimaan Dalam Fungsi penerimaan pada Pabrik Gula Meritjan sudah sesuai yaitu fungsi penerimaan berada pada Bagian Tebang Muat Angkut (TMA) yang melakukan pemeriksaan terhadap kuantitas tebu yang tertera pada Surat Perintah Tebang Muat Angkut (SPTA). 4) Fungsi Akuntansi Fungsi Akuntansi yang terkait dalan sistem akuntansi pembelian pada Pabrik Gula Meritjan ini berada pada Bagian Akuntansi yang membuat kasbon sebagai bukti kas keluar Analisis Dokumen yang Digunakan 1) Surat Permintaan Pembelian. Dalam hal ini Pabrik Gula Meritjan sudah menggunakan dokumen pengadaan tebu sebagai permintaan pembelian. Fungsi yang melakukan permintaan pembelian adalah Bagian Tanaman selaku pemakai barang. 2) Surat Permintaan Penawaran Harga. Dalam prakteknya Pabrik Gula Meritjan tidak Menggunakan Surat Penawaran Harga karena tebu milik sendiri dan tidak adanya pemasok tebu. 3) Surat Order Pembelian. Pada Prakteknya Pabrik Gula Meritjan tidak menggunakan surat order pembelian karena dalam pengadaan tebu milik sendiri dan tidak memiliki pemasok. 4) Laporan Penerimaan Barang. Pabrik Gula Meritjan telah menggunakan dokumen laporan penerimaan barang yaitu Surat Perintah Tebang Muat Angkut (TMA) yang dibuat oleh fungsi penerimaan yaitu Bagian Tebang Muat Angkut (TMA) untuk menunjukan bahwa barang yang diterima sesuai kuantitas yang tercantum didalam Surat Perintah Tebang Muat Angkut (SPTA) tersebut. 5) Surat Perubahan Order. Pabrik Gula Meritjan tidak menggunakan surat order pembelian karena tebu milik sendiri dan tidak adanya pemasok tebu. 6) Bukti Kas Keluar. Dalam hal ini Pabrik Gula Meritjan telah menggunakan Kasbon sebagai bukti kas keluar yang dibuat oleh Bagian Akuntansi Analisis Catatan Akuntansi yang Digunakan 1) Register bukti kas keluar (voucher register). Dalam hal ini Pabrik Gula Meritjan menggunakan buku cadongan untuk mencatat bukti pengeluaran kas. 2) Jurnal Pembelian. Dalam prakteknya Pabrik Gula Meritjan belum menggunakan jurnal pembelian untuk mencatat transaski pembelian. Menurut pengendalian intern yang baik dalam sistem akuntansi pengadaan sebaiknya Pabrik Gula Meritjan membuatkan jurnal pembelian untuk mencatat terkait transaski pembelian agar terhindar dar penyelewengan. 3) Kartu Utang. Jika dalam pncatatan utang perusahaan menggunakan (account payable procedure), buku pembantu utang digunkan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang. Dalam hal ini Pabrik Gula Meritjan tidak menggunakan kartu utang sebagai pencatatan utang kepada pemasok disebabkan pada Pabrik Gula Meritjan tidak memiliki pemasok tebu karena tebu milik sendiri. 4) Kartu persediaan. Dalam hal ini Pabrik Gula Meritjan tidak menggunakan kartu persediaan untuk mencatat harga pokok persediaan, karena tebu tidak pesan, jika tebu datang langsung dilakukan penggilingan Analisis Prosedur Pengadaan Tebu Berdasarkan analisis yang dilakukan oleh peneliti, terkait prosedur pengadaan tebu yang dilakukan oleh Pabrik Gula Meritjan masih terdapat kekurangan dan perlu adanya pembenahan. 34

6 4.2. Analisis Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Analisis Fungsi yang Terkait 1) Fungsi yang Memerlukan Pengeluaran. Pada Pabrik Gula Meritjan fungsi pengeluaran kas sudah sesuai, fungsi yang bersangkutan adalah Bagian Tanaman membuat buku cadongan sebagai permintaan pembelian atau pengadaan. 2) Fungsi Kas. Pada Pabrik Gula Meritjan fungsi kas sudah sesuai yaitu Bagian Kasir yang bertanggung jawab atas pengeluaran kas. 3) Fungsi Akuntansi. Pada prakteknya Pabrik Gula Meritjan sudah melakukan fungsi Akuntansi dengan baik yaitu membuatkan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas yaitu Bagian Kasir dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen buku cadongan tersebut. 4) Fungsi Pemeriksa Intern. Pada Pabrik Gula Meritjan yang bertanggungjawab untuk melakukan pemeriksaan secara mendadak (surprised audit) terhadap saldo kas yang berada ditangan perusahaan dan membuat rekonsiliasi secara periodik tidak ada. Sebaiknya Pabrik Gula Meritjan menambahkan fungsi pemeriksa intern untuk melakukan pemeriksaan secara mendadak terkait dengan saldo kas yang berada diperusahaan. Hal ini dilakukan untuk menghindari kecurangan dan penyelewengan oleh karyawan yang tidak bertanggungjawab Analisis Dokumen yang Digunakan 1) Bukti Kas Keluar. Pabrik Gula Meritjan sudah menggunakan bukti kas keluar berupa kasbon sebagai perintah pengeluaran kas kepada Bagian Kasir sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. 2) Cek. Dalam hal ini Pabrik Gula Meritjan belum melakukan pengeluaran kas dengan menggunakan cek kepada atas nama penerima pembayaran. Menurut pengendalian intern yang baik pada saat pengeluaran kas, sebaiknya dibuatkan cek pada saat melakukan pembayaran agar ketelitian dan keandalan datanya terjamin. 3) Permintaan Cek (check request). Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang memerlukan pengeluaran kas kepada fungsi akuntansi untuk membuatkan bukti kas keluar. Dalam hal ini Pabrik Gula Meritjan sudah menggunakan buku cadongan sebagai bukti pengeluaran kas kepada fungsi akuntansi untuk membuat bukti kas keluar Analisis Catatan Akuntansi yang Digunakan 1) Jurnal Pengeluaran Kas (cash disbursement journal). Dalam hal ini Pabrik Gula Meritjan telah menggunakan jurnal pengeluaran kas untuk mencatat pengeluaran kas. 2) Register Cek (check register). Hal ini sudah dilakukan oleh Pabrik Gula Meritjan dengan bukti kas keluar yaitu kasbon sebagai dasar untuk mencatat pengeluaran kas Analisis Prosedur Pengeluaran Kas Prosedur pengeluaran kas yang dilakukan oleh Pabrik Gula Meritjan baik pengeluaran kas tebu sendiri sudah baik Analisis Pengendalian Intern Atas Sistem Akuntansi Pembelian dan Pengeluaran Kas Analisis Pengendalian Intern atas Sistem akuntansi pembelian a. Organisasi 1) Fungsi Pembelian Harus Terpisah dari Fungsi Penerimaan. Pemisahan fungsi ini dimaksudkan untuk menciptakan pengecekan intern dalam transaksi pembeian. Namun pada praktenya Pabrik Gula Meritjan belum melakukan pemisahan fungsi antara bagian pembelian atau pengadaan yaitu pada Bagian Tanaman dengan Bagian Penerimaan yaitu Bagian Tebang Muat Angkut (TMA) yang saat ini masih satu bagian. 2) Fungsi Pembelian Harus Terpisah Dengan Fungsi Akuntansi. Pabrik Gula Meritjan sudah melakukan pemisahan fungsi antara Bagian Pembelian dengan Bagian Akuntasi. Pada Pelaksanaanya Bagian Pembelian atau Pengadaan ini berada pada Bagian Tanaman sedangkan Bagian Akuntansi berada pada Bagian Akuntansi dalam menjaga asset perusahaan. 3) Fungsi Penerimaan Harus Terpisah Dengan Fungsi Penyimpanan Barang. Fungsi penerimaan merupakan fungsi operasi yang bertanggungjawab atas penerimaan dan penolakan barang yang diterima dari fungsi pemasok. Pada Pabrik Gula Meritjan fungsi penerimaan yaitu pada Bagian Tebang Muat Angkut yang bertanggung jawab atas penerimaan tebu. Sedangkan pada fungsi penyimpanan barang pada Pabrik Gula Meritjan tidak ada karena jika tebu disimpan akan menyebabkan kadar nira didalam tebu akan berkurang. Oleh karena itu 35

7 tidak adanya fungsi penyimpanan bahan baku (tebu). 4) Transaksi Pembelian Harus Dilaksanakan oleh Lebih dari Satu Orang atau Lebih dari Satu Fungsi. Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yang dilaksanakan secara yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut. Transaksi pembelian dalam pengendalian intern atas sistem akuntansi pembelian tidak melibatkan fungsi gudang karena pada Pabrik Gula Meritjan tidak adanya fungsi penyimpanan barang dalam pengadaan tebu, sedangkan pada fungsi pembelian sudah melibatkan fungsi lain (Bagian Tanaman), fungsi penerimaan (Bagian Tebang Muat Angkut), dan Fungsi Akuntansi. b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan 1) Surat permintaan pembelian, diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai barang, untuk barang yang langsung pakai. Hal ini sudah dilaksanakan oleh Pabrik Gula Meritjan dengan menggunakan surat pengadaan tebu, diotorisasi oleh Bagian Tanaman sebagai fungsi pemakai bahan baku tebu. 2) Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi. Pada Pabrik Gula Meritjan telah menggunakan surat pengadaan tebu yang diotorisasi oleh Bagian Tanaman dan pejabat yang lebih tinggi yaitu Genaral Manager 3) Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang. Laporan penerimaan tebu dalam pengendalian intern sudah diotorisasi oleh fungsi penerima barang yaitu Bagian Tebang Muat Angkut sebagai penerima bahan baku tebu. 4) Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi. Hal ini sudah diterpkan oleh Pabrik Gula Meritjan bahwa bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi Bagian Akuntansi dan General Manager sebagai pejabat yang lebih tinggi. 5) Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang dan faktur dari pemasok. Pada Pabrik Gula Meritjan pada pencatatan terjadinya utang tidak ada karena di Pabrik Gula Meritjan tebu milik sendiri dan tidak adanya pemasok tebu. 6) Pencatatan ke dalam kartu utang dan register bukti kas keluar (voucher register) diotorisasi oleh fungsi akuntansi. Pabrik Gula Meritjan tidak melakukan pencatatan kartu utang karena tidak adanya pemasok tebu, karena tebu milik sendiri. c. Praktik yang Sehat 1) Surat permintaan pembelian bernomer urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang. Hal ini sudah dilakukan oleh Pabrik Gula Meritjan dokumen pengadaan tebu yang pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh Bagian Tanaman. 2) Surat order pembelian bernomer urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian. Hali ini sudah dilakukan oleh Pabrik Gula Meritjan yang pemakaian dokumen pengadaan tebu yang pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh Bagian Tanaman. 3) Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiaanya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan. Hal ini sudah dilakukan oleh Pabrik Gula Meritjan, Laporan penerimaan tebu berupa Surat Perintah Tebang Muat Angkut (SPTA) bernomer urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi penerimaan yaitu Bagian Tebang Muat Angkut (TMA). 4) Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok. Pada Pabrik Gula Meritjan tidak melakukan penwaran harga bersaing dari berbagai pemasok, karena tebu milik sendiri dan tidak adanya pemasok. 5) Barang yang diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian. Hal ini sudah dilakukan oleh Pabrik Gula Meritjan yaitu fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan tebu dan menginspeksi tebu yang datang yang tercantum dalam (Surat Perintah Tebang Muat Angkut) SPTA 6) Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian faktur dari pemasok sebelum faktor tersebut diproses untuk dibayar. Pada Pabrik Gula Meritjan tidak melakukan pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian faktur dari pemasok karena pada Pabrik Gula Meritjan tebu milik sendiri sehingga tidak adanya pemasok. 36

8 7) Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan akun kontrol utang dalam buku besar. Pabrik Gula Meritjan tidak adanya pemasok tebu, karena tebu milik sendiri. oleh sebab itu tidak adanya catatan utang pada Pabrik Gula Meritjan 8) Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai. Pada Pabrik Gula Meritjan tidak adanya pemasok tebu, karena Tebu milik sendiri. Oleh karena itu tidak adanya pembayaran faktur dari pemasok Analisis Pengendalian Intern Atas Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas a. Organisasi 1) Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi. Unsur pengendalian mengharuskan pemisahan fungsi akuntansi dari fungsi penyimapanan, agar data akuntansi yang dicatat dalam catatan akuntansi dijamin keandalannya. Dalam prakteknya Pabrik Gula Meritjan sudah memisahkan fungsi penyimpanan kas yang dipegang oleh Bagian Kasir dengan Fungsi Akuntansi. 2) Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan sendiri oleh Bagian Kasa sejak awal sampai akhir, tanpa campur tangan dari fungsi lain. Unsur pengendalian internal mengaharuskan pelaksanaan setiap transaksi oleh lebih dari satu fungsi agar terciptanya internal check. Transaksi penerimaan kas tidak boleh dilaksanakan sendiri Oleh Bagian Kasa sejak awal sampai akhir, tanpa campur tangan fungsi lain. Transksi penerimaan dan pengeluaran kas yang dilaksanakan pada Pabrik Gula Meritjan yang dilakukan oleh Bagian Kasir sudah melibatkan fungsi lain yaitu Bagian Tanaman, Bagian Tebang Muat Angkut, Bagian Akuntansi dan General Manager. b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan 1) Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang. Hal ini sudah dilakukan oleh Pabarik Gula Meritjan, pengeluaran kas mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang yaitu General Manager. 2) Pembukuan dan penutupan rekening koran harus mendapatkan persetujuan dari pejabat berwenang. Setiap pembukuan dan penutupan harus melibatkan Bank. Namun Pabrik Gula Meritjan dalam melakukan pembukuan dan penutupan tidak melibatkan pihak Bank. 3) Pencatatan dalam juranal pengeluaran kas (atau dalam metode pencatatan tertentu dalam register cek) harus didasarkan bukti kas keluar yang telah mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap. Pabrik Gula Meritjan melakukan pengeluaran kas dicatat dalam buku cadongan yang diotorisasi oleh pejabat yang berwenang yaitu General Manager dan sudah dokumen pendukung seperti kasbon. c. Praktik yang Sehat 1) Saldo kas yang disimpan diperusahaan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian atau penggunaan yang tidak semestinya. Dalam Hal ini Pabrik Gula Meritjan sudah menyimpan saldo kas ada diperusahaan dalam lemari besi dan menempatkan kasir disuatu ruangan yang terpisah. 2) Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas harus dibubuhi cap lunas. Dalam transksi pengeluaran kas Pda Pabrik Gula Metitjan sudah menggunakan dokumen dasar dan dokumen pendukung berupa buku cadongan dan kasbon yang dikeluarkan oleh Bagian Kasir. 3) Penggunaan rekening koran bank (bank statement), yang merupakan informasi dari pihak ketiga, untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh fungsi pemeriksa intern (internal audit function) yang merupakan fungsi yang tidak terlibat dalam pencatatan dan penyimpanan kas. Pada transasksi pengeluaran kas yang dilakukan, Pabrik Gula Meritjan tidak melibatkan pihak ketiga yaitu Bank dalam mengawasi transaksi pengeluaran untuk catatan akuntansi perusahaan 4) Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atas nama perusahaan penerima pembayaran atau dengan pemindahbukuan. Pabrik Gula Meritjan dalam melakukan transaksi pengeluaran kas sudah menggunakan cek atas nanam perusahaan. 5) Secara periodik diadakan pencocokan jumlah fisik kas yang ada diperusahaan dengan jumlah kas menurut catatan akuntansi. Pabrik Gula Meritjan sudah melakukan perhitungan fisik secara periodik atas kas yang berada ditangan perusahaan. 6) Kas yang ada diperusahaan (cash in safe) dan kas yang ada diperjalanan (cash in transit) diasuransikan dari kerugian. Dalam hal ini kas 37

9 yang berada pada Pabrik Gula Meritjan sudah diasuransikan dari kerugian. 7) Kasir diasuransikan (fidelity band insurance). Untuk menghindari kerugian akibat penyelewengan kas yang dilakukan oleh karyawan yang diserahi tugas penyimpanan kas yaitu Bagian Kasir perlu di asuransikan. Pabrik Gula Meritjan telah menerapkan hal tersebut untuk menjamin penggantian atas kerugian yang timbul apabila terjadi penyelewengan yang dilakukan oleh Kasir. 8) Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mecegah terjadinya pencurian terhadap kas yang disimpan di perusahaan (misalnya mesin register kas, lemari besi, dan strong room). Untuk menjaga fisik kas yang ada ditangan perusahaan, Bagian Kasir sudah dilengkapi mesin register kas, lemari besi dan strong room untuk melindungi kas yang ada diperusahaan. Semua nomer cek harus dipertanggungjawabkan oleh Bagian Kasa. Dalam hal ini semua nomer cek yang dipegang oleh Kasir sudah dilakukan dipertanggungjawabkan dengan baik terlihat pemakaian cek yang sudah sesuai dengan nomer urut tercetak. 5. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan 1. Penerapan prosedur sistem akuntansi pengadaan tebu pada PT. Perkebunan Nusantara X Pabrik Gula Meritjan Kediri. a. Fungsi yang terkait pada sistem akuntansi pengadaan tebu sudah baik namun masih memiliki kelemahan yaitu, adanya perangkapan fungsi antara fungsi Pembelian yaitu Bagian Tanaman dan fungsi penerimaan yaitu Bagian Tebang Angkut (TMA) b. Dokumen yang digunakan pada sistem akuntansi pembelian sudah baik. c. Catatan yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian terdapat kekurangan, yaitu tidak adanya jurnal pembelian dalam catatan yang digunakan pada saat mencatat transaski pembelian. 2. Penerapan sistem akuntansi pengeluaran kas pada PT. Perkebunan Nusantara X Pabrik Gula Meritjan Kediri. a. Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran kas, Pabrik Gula Meritjan belum melibatkan fungsi pemeriksa intern dalam tansaksi pengeluaran kas. b. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas sudah baik. c. Catatan yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas sudah baik. 3. Pengendalian intern atas sistem akuntansi pengadaan tebu dan pengeluaran kas pada PT. Perkebunan Nusantara X Pabrik Gula Meritjan Kediri a. Pada pengendalian intern atas sistem akuntansi pengadaan tebu, Pabrik Gula Meritjan belum dilaksanakan pemisahan struktur organisasi yang jelas antara fungsi pembelian (Bagian Tanaman) dan fungsi penerimaan (Bagian Tebang Muat Angkut). b. Pada pengendalian intern pada sistem otorisasi pencatatan pengeluaran kas, Pabrik Gula Meritjan belum melakukan pembukuan dan penutupan rekening bank terkait transaksi pengeluaran kas 5.2. Saran 1. Penerapan prosedur sistem akuntansi pengadaan tebu pada PT. Perkebunan Nusantara X Pabrik Gula Meritjan Kediri a. Sebaiknya dilakukan pemisahan fungsi secara tegas terhadap Bagian Tanaman dan Bagian Tebang Muat Angkut. Pemisahan kedua bagian ini dimaksudkan untuk menciptakan pengecekan intern dalam proses pelaksanaan pengadaan tersebut. b. Sebaiknya dibuatkan jurnal pembelian untuk mencatat transaski pembelian agar asset perusahaan akan terjamin keamanannya dan data akuntansi yang dicatat terjamin ketelitian dan keandalannya. 2. Penerapan sistem akuntansi pengeluaran kas pada PT. Perkebunan Nusantara X Pabrik Gula Meritjan Kediri. a. Sebaiknya dilibatkannya fungsi pemeriksaan intern seperti auditor dari swasta yang dilakukan oleh kantor akuntan publik atau pihak bank yang ditunjuk dari Kantor Pusat untuk mengawasi transaksi pengeluaran kas secara periodik. Hal ini dilakukan untuk mewujudkam sistem serta mengamankan harta kekayaan perusahaan. 3. Sistem Pengendalian intern atas sistem pengadaan tebu dan pengeluaran kas pada Pabrik Gula Meritjan Kediri. a. Terkait pengendalian intern pada sistem akuntansi pengadaan tebu, Sebaiknya dilakukan pemisahan fungsi secara tegas antara bagian Pembelian yaitu Bagian Tanaman dan Bagian Tebang Muat Angkut 38

10 (TMA). Pemisahan kedua fungsi ini dimaksudkan untuk menghindari penyelewengan maupun praktik yang tidak sehat. b. Terkait pengendalian intern pada sistem akuntansi pengeluaran kas, sebaiknya dilakukan pembukuan dan penutupan rekening bank. Hal ini dilakukan supaya kemungkinan penyaluran penerimaan kas perusahaan kerekening giro yang tidak sah dan pengeluaran kas perusahaan untuk kepentingan pribadi karyawan dapat dihindari. DAFTAR PUSTAKA Arens, Alvin., Elder, Randal J., Beasley,Mark S Auditing dan Pelayanan Verikasi, Pendekatan Terpadu. Edisi kesembilan. Jakarta: PT Intermensa. Baridwan, Zaki Sistem Akuntansi, Penyusunan, Prosedur dan Metode. Yogyakarta: BPFE. Ely Suhayati., dan Siti Kurnia Rahayu Auditing, Konsep Dasar dan Pedoman Pemeriksaan Akuntan Publik. Yogyakarta: Graha Ilmu. Marshall B. Romney, Paul John Steinbert Accounting Informantion System. Edisi Kesembilan. Jakarta: Salemba Empat. Mulyadi, Sistem Akuntasi. Edisi Keempat. Jakarta: Penerbit Salemba Empat. Ranatarizsa, Sistem Akuntansi I. Perpustakaan FIA UB. Soemarso S.R, Akuntansi Suatu Pengantar.Edisi Kelima. Jakarta: Salemba Empat. Warren, James M Reeves & Jonathan E Duchac Pengantar Akuntansi.Adaptasi Indonesia. Jakarta: Salemba Empat. 39