Volume: 2 Nomor: 1 Januari - Juni 2014 Penanggungjawab Mukhamad Saekan. Redaktur H. Masdi Hj. Azizah. Penyunting Farid Al-Zasal Muhamad Muchlisin

Transkripsi

1 Hak Penulis dan Penerbit Dilindungi Undang-undang Volume: 2 Nomor: 1, Januari - Juni 2014

2 Volume: 2 Nomor: 1 Januari - Juni 2014 Penanggungjawab Mukhamad Saekan Redaktur H. Masdi Hj. Azizah Penyunting Farid Al-Zasal Muhamad Muchlisin Desain Grafis Sutanto Suhirman Sekretariat Dwi Muntinah Isti Mawaddah Dewi Yantiningsih Jurnal Libraria merupakan jurnal berkala (setiap semester) pada bulan Januari Juni dan Juli Desember yang diterbitkan oleh Perpustakaan Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri Kudus. Jurnal Libraria menerima artikel atau karangan ilmiah hasil karya pemikiran yang original yang belum pernah dipublikasikan atau tidak sedang dalam proses penerbitan dalam bentuk apapun, terutama yang berhubungan dengan kajian Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Redaksi berhak menyeleksi naskah yang masuk dan mengeditnya tanpa menghilangkan substansi ide penulisnya. Alamat Redaksi : Kampus Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri Kudus Jl. Conge Ngembal Rejo PO.BOX 51 Telp/Fax. (0291) , Kode Pos Hp. O Website : perpustakaanstainkudus@gmail.com

3 PENGANTAR REDAKSI Assalamu alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh Bismillahirrahmanirrahim Puji syukur kehadirat Ilahi Rabbi yang telah melimpahkan rahmat, taufiq, dan hidayahnya kami dapat menerbitkan jurnal library ini dengan baik tepat waktu sesuai ketentuan lembaga. Sudah kita ketahui bahwa perpustakaan merupakan Jantung Perguruan Tinggi, artinya mati dan hidupnya perguruan tinggi tergantung hidup dan matinya perpustakaan. Dapat dikatakan siapapun orangnya yang ingin menjadi pintar, maka di perpustakaanlah ilmu itu diperolehnya, karena memang perpustakaan adalah tempat pengumpulan dan penyimpanan hasil karya manusia dalam bentuk tercetak, terekam maupun yang lain. Bahan pustaka tersebut antara lain berupa buku, terbitan berseri, tesis, disertasi, hasil penelitian, dan termasuk di dalamnya bahan-bahan multimedia. Dalam jurnal ini dipaparkan artikel-artikel yang berkaitan dengan perpustakaan, baik merupakan hasil karya dosen yang berbentuk hasil penelitian, tesis, disertasi maupun lainnya. Diharapkan mudah-mudahan dengan diterbikannya jurnal library ini semakin banyak khazanah informasi yang disampaiakn oleh para pengajar STAIN khususnya maupun dari pengajar di luar STAIN Kudus, dan bahkan oleh orang-orang pemerhati terhadap perpustakaan. Lebih dari itu dapat menarik peminat baca di perpustakaan khususnya dan artikel-artikel tentang perpustakaan umumnya kepada orang-orang yang ingin memperkaya ilmu pengetahuan dan teknologi. Akhirnya kami berdo a mudah-mudahan jurnal ini dapat bermanfaat kepada kami khusunya dan kepada para pembaca umumnya. Amin Wassalamu alaikum Warahmatullahi wabarakatuh Kudus, Juli 2014 Redaktur

4 DARI PENYUNTING Marilah kita memanjatkan puji dan syukur yang setinggi-tingginya ke hadirat Allah SWT, Tuhan Yang Maha Esa, karena dengan karunia dan rahmat- Nya Jurnal Libraria STAIN Kudus bisa hadir kembali ke hadapan pembaca. Dengan terbitnya Jurnal Libraria STAIN Kudus edisi Januari Juli 2014 ini diharapkan akan menjadi wahana ilmiah dalam kajian dan pemikiran tentang perpustakaan yang dapat memberikan informasi dan edukasi bagi para pembaca terutama civitas akademika STAIN Kudus dalam mengawal pengambilan kebijakan terutama dalam peningkatan kualitas layanan perpustakaan guna menunjang pendidikan di STAIN Kudus. Dalam Volume 2 No. 1 Tahun 2014 beberapa artikel telah diseleksi sesuai dengan tema edisi kali ini yaitu meningkatkan kinerja layanan perpustakaan. Redaksi memberikan apresiasi yang tak terhingga kepada seluruh penulis artikel yang telah meluangkan waktu guna menuangkan kajian dan pemikirannya serta ikhlas dalam berbagi pengalaman melalui artikelartikel dalam jurnal ini dengan mendeskripsikan upaya-upaya peningkatan kinerja layanan perpustakaan. Dalam edisi kali ini beberapa topik artikel telah dipilih untuk mendukung peningkatan kinerja perpustakaan dalam rangka memberdayakan perpustakaan guna mencapai terwujudnya peningkatan kualitas pendidikan. Apresiasi yang sebesar-besarnya redaksi berikan kepada segenap penulis yang telah berupaya keras dalam menuangkan hasil kajian, pemikiran serta pengalaman mereka melalui tulisan dari beberapa artikel dalam jurnal ini, dengan tujuan untuk berbagi inspirasi, pemikiran dan pengalaman dalam rangka ikut meningkatkan kinerja perpustakaan. Upaya peningkatan kinerja perpustakaan sudah selayaknya dimulai dari pengelola perpustakaannya. Pustakawan sebagai pengelola utama perpustakaan adalah seorang yang memiliki kompetensi melalui pendidikan, pelatihan kepustakawanan serta berrtanggung jawab atas pengelolaan perpustakaan. Hal ini disampaikan oleh Yuniwati seorang pustakawan dari UNDIP menyampaikan artikelnya Ayo Jadi Pustakawan. Yuniwati mengajak kepada beberapa pengelola perpustakaan untuk menjadi pustakawan dengan menjelaskan beberapa syarat dan prosedur, hak dan kewajibannya sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Upaya meningkatkan kinerja perpustakaan ini juga dapat dilakukan melalui penerapan sistem layanan perpustakaan. Salah satu jenis sistem layanan perpustakaan adalah sistem peminjamannya. Selama ini dalam sistem peminjaman

5 perpustakaan yang paling sering diterapkan adalah dengan mengunakan sistem terbuka (open acces) atau sistem tertutup (closed acces) atau gabungan dari keduanya. Dalam artikelnya Memperbincangkan Penerapan Open Acces Untuk Koleksi Institusional Repository, Wiji Suwarnomemunculkan wacana perlunya pendekatan open acces bagi koleksi institusional repository yang merupakan asset informasi berharga bagi institusi pemiliknya sebagai upaya untuk menaikkan citra perguruan tinggi dalam ranah webometrik. Selanjutnya Abdul Karim melalui artikelnya yang berjudul Mengembangkan Berpikir Kreatif Melalui Membaca Dengan Model Mind Map mewacanakan bahwa upaya peningkatan kinerja perpustakaan ini dapat dilakukan dengan menjadikan perpustakaan sebagai wahana pengembangan kreativitas dalam berfikir yang dapat dilakukan dengan kegiatan membaca yang dilakukan dengan strategi dan model tertentu. Beliau menjelaskan tentang bagaimana memahami langkah-langkah mengembangkan kreativitas dan strategi membaca yang dapat mengembangkan kreativitas berfikir. Peningkatan kinerja perpustakaan juga dapat dicapai dengan menjadikan perpustakaan sebagai wahana untuk menumbuhkan minat baca. Membaca merupakan modal utama untuk kemajuan suatu bangsa, oleh karena itu minat baca harus ditumbuhkan pada masyarakat sejak usia dini. Perpustakaan merupakan tempat yang ideal sebagai wahana pengembangan minat baca. Oleh karena itu Shofaussamawati dalam artikelnya Menumbuhkan Minat Baca dengan Pengenalan Perpustakaan Pada Anak Sejak Usia Dini mewacanakan bahwa menghadirkan perpustakaan pada anak-anak merupakan salah satu upaya untuk menumbuhkaan minat baca pada anak-anak. Kegiatan ini dilakukan oleh beberapa perpustakaan sebagai wujud konkrit dalam meningkatkan kinerjanya. Pada dasarnya, peningkatan kinerja perpustakaan lazim dilakukan dengan meningkatkan kualitas pelayanan perpustakaan. Ulin Nuha dalam tulisannya yang berjudul Meningkatkan Kualitas Pelayanan Perpustakaan Dengan Pendekatan Bilingual menjelaskan bahwa dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanannya, petugas perpustakaan dapat menggunakan dua bahasa yaitu bahasa Indonesia dan bahasa Inggris. Hal ini dilakukan untuk lebih memasyarakatkan dan memberikan pembelajaran sekaligus pelatihan langsung terhadap pengunaan terhadap bahasa nasional dan internasional. Berkaitan dengan peningkatan kinerja perpustakaan melalui peningakatan kualitas pelayanannya, Saifuddin membahas lebih dalam lagi melalui artikelnya Membangun Konsep Filosofi s Layanan Perpustakaan: Sebuah Ikhtiyar Untuk Memotret Praktik Layanan Perpustakaan dalam

6 Perpspektif Sosiologis.Dalam penelitiannya tersebut beliau menjelaskan bahwa bagaimanapun juga perilaku pengguna dan petugas perpustakaan dapat membentuk pola hubungan dan struktur sosial yang baru dalam proses tukar menukar informasi. Lain lagi dengan H. Fuad Riyadi dalam artikelnya Perpustakaan Bayt Al Hikmah, The Golden Age of Islam mendeskripsikan kinerja perpustakaan dalam konteks historis dengan mengupas peran perpustakaan Bayt Al Hikmah yang merupakan pusat intelektual utama pada jaman keemasan peradaban Islam. Kajian historis ini diharapkan dapat diambil sebagai suri tauladan oleh para pengelola perpustakaan terutama perpustakaan STAIN Kudus dalam meningkatkan kinerjanya. Yuyun Widayantimelalui artikelnya Pengembangan Karier Pustakawan Melalui Jabatan Fungsional, membahas tentang peningkatan kinerja perpustakaan melalui peningkatan karier pustakawannya. Beliau mempertegas bahwa dengan pengembangan karir pustakawan melalui jabatan fungsional pustakawan akan lebih jelas dan lebih menguntungkan apabila dibandingkan dengan yang non pustakawan. Selanjutnya Isti Mawaddah melalui artikelnya Menuju Perpustakaan Ideal mewacanakan dan mendeskripsikan kondisi ideal perpustakaan baik dari sisi stuktur institusionalnya, desain ruangan, sumberdaya pengelolanya dan sistem layanannya. Kondisi ideal ini diharapkan dapat dijadikan rujukan dalam meningkatkan kinerja perpustakaan STAIN Kudus pada masa yang akan datang. Untuk lebih akurat dalam menilai dan menentukan peningkatan kinerja perpustakaan, Ismanto dalam artikelnya Pengukuran Kinerja Perpustakaan Perguruan Tinggi mengilustrasikan tentang beberapa idikator yang dapat digunakan untuk mengukur kinerja perpustakaan seperti kunjungan perpustakaan per kapita, peminjaman per kapita, ketersediaan sistem otomasi dan media waktu dalam pengolahan dokumen. Tema-tema tersebut di atas sengaja disuguhkan kepada pembaca untuk mewujudkan peningkatan kinerja perpustakaan guna memberikan arah dan kebijakan terhadap pengembangan pemustaka, pustakawan dan perpustakaan STAIN Kudus di masa yang akan datang. Atas nama penyunting, kami mohon maaf atas segala kekurangan dan kekhilafan yang ada dalam edisi ini, mudah-mudahan segenap pembaca dapat menikmati dan memperoleh manfaat dari tulisan-tulisan dalam jurnal ini. Salam dari Penyunting.

7 DAFTAR ISI Pengantar Redaksi... iii Penyunting... iv Daftar Isi... vii Ayo Jadi Pustakawan Yuniwati... 1 Memperbincangkan Penerapan Open Acces untuk Koleksi Institusional Repository Wiji Suwarno Mengembangkan Berfikir Kreatif Melalui Membaca dengan Model Mind Map H. Abdul Karim Menumbuhkan Minat Baca dengan Pengenalan Perpustakaan Pada Anak Sejak Dini Shofaussamawati Meningkatkan Kualitas Pelayanan Perpustakaan dengan Pendekatan Bilingual Ulin Nuha Membangun Konsep Filosofis Layanan Perpustakaan : Sebuah Ikhtiyar Untuk Memotret Praktik Layanan Perpustakaan dalam Perspektif Sosiologis Saifuddin Perpustakaan Bayt Al-Hikmah The Golden Age Of Islam H. Fuad Riyadi Perpustakaan Sebagai Media Dakwah Irzum Farihah Pengembangan Karier Pustakawan Melalui Jabatan Fungsional Yuyun Widayanti Menuju Perpustakaan Ideal Isti Mawaddah

8 AYO JADI PUSTAKAWAN Yuniwati Pustakawan Muda UNDIP Abstrak: Keputusan Presiden Nomor 87 Tahun 1999 menyebutkan ada 101 rumpun jabatan fungsional pegawai negeri sipil (PNS) salah satunya adalah pustakawan. Pustakawan adalah seseorang yang memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan dan/atau pelatihan kepustakawanan serta mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan pengelolaan dan pelayanan perpustakaan (Undang-undang nomor 43 tahun 2007 pasal 1 ayat 8). Dalam pelaksanaannya memerlukan berbagai peraturan yang harus dipenuhi bagi seseorang untuk menduduki jabatan fungsional termasuk pustakawan. Peraturan yang telah ditetapkan oleh pemerintah bagi seseorang untuk menduduki jabatan fungsional pustakawan antara lain memiliki pendidikan bidang perpustakaan dokumentasi dan informasi atau bidang lain dengan mengikuti pendidikan dan pelatihan (diklat) yang berlaku dan tertuang dalam keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara nomor 132/KEP/M. PAN/12/2002; Keputusan Bersama Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia nomor 23 tahun 2003 dan Kepala Badan Kepegawaian Negara nomor 21 tahun 2003 serta Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia nomor 2 tahun 2008 tentang Petunjuk Teknis Jabatan Fungsional Pustakawan Dan Angka Kreditnya dan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia nomor 9 tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Pustakawan dan Angka Kreditnya. Beberapa peraturan diatas menjelaskan tentang syarat yang harus dipenuhi oleh seseorang untuk menduduki jabatan fungsional pustakawan. Dari hasil observasi terdeteksi terdapat banyak PNS yang secara formal dan memiliki persyaratan dapat menduduki jabatan fungsional pustakawan namun tidak mengajukan diri dalam jabatan tersebut. Terdapat kendala teknis dan non teknis yang harus diketahui dan disikapi oleh calon pustakawan. Kata kunci : library, librarian, fuctional worker, community image A. Pendahuluan Jabatan fungsional merupakan jenjang jabatan pegawai negeri sipil yang diperoleh karena memiliki pendidikan formal tertentu dan oleh karenanya mendapatkan tunjangan atau gaji sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Demikian pula jabatan fungsional pustakawan merupakan jabatan seseorang karena memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan dan/atau pelatihan kepustakawanan serta mempunyai tugas

9 2 dan tanggung jawab untuk melaksanakan pengelolaan dan pelayanan perpustakaan. Pustakawan termasuk salah satu jabatan fungsional dari 101 rumpun jabatan fungsional pegawai negeri sipil (PNS) yang ditetapkan dalam Keputusan Presiden Nomor 87 Tahun Artinya kegiatan yang dilakukan oleh seorang pustakawan adalah mengelola bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan sesuai dengan tatacara dan peraturan yang berlaku serta mempersiapkan agar bahan pustaka dapat dilayankan dan dimanfaatkan dengan mudah oleh pemustaka. Kegiatan yang dilakukan berkenaan dengan tugas kepustakawanan di lembaga perpustakaan meliputi pengadministrasian, pengadaan pengolahan, pelayanan dan pelestarian. Dalam undang-undang nomor 43 tahun 2007 tentang perpustakaan disebutkan bahwa perpustakaan sebagai penyedia informasi merupakan wahana belajar sepanjang hayat untuk mengembangkan potensi masyarakat agar menjadi manusia yang beriman dan bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, berakhlak mulia, sehat, berilmu, cakap, kreatif, mandiri, dan menjadi warga negara yang demokratis serta bertanggung jawab dalam mendukung penyelenggaraan pendidikan nasional; lebih lanjut disebutkan bahwa sebagai salah satu upaya untuk memajukan kebudayaan nasional, perpustakaan merupakan wahana pelestarian kekayaan budaya bangsa. Berdasarkan uraian diatas jelas menunjukkan bahwa betapa pentingnya perpustakaan, sehingga perannya perlu senantiasa ditingkatkan untuk mencapai tujuan nasional. Oleh karena itu perpustakaan harus dapat berdaya guna sesuai dengan harapan diperlukan pengelola yang handal dan trampil serta memiliki pengetahuan dan wawasan yang senantiasa berkembang sejalan dengan perkembangan masyarakatnya. Sehingga dalam undang-undang nomor 43 tahun 2007 Pasal 15 Ayat 3 huruf b dijelaskan bahwa pembentukan perpustakaan sebagaimana dimaksud pada Ayat 2 paling sedikit memenuhi syarat memiliki tenaga perpustakaan, yang dalam hal ini dibedakan menjadi pustakawan terampil dan pustakawan ahli. Pustakawan sebagai pengelola perpustakaan merupakan seseorang yang memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan dan/atau pelatihan kepustakawanan serta mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan pengelolaan dan pelayanan perpustakaan (Undangundang Nomor 43 Tahun 2007 Pasal I Ayat 8). Dengan diberlakukannya undang-undang mengenai perpustakaan tersebut mengindikasikan bahwa pemerintah membutuhkan peningkatan kualitas dan kuantitas pustakawan

10 Ayo Jadi Pustakawan (Yuniwati) 3 untuk meningkatkan kualitas sekolah, perguruan tinggi, instansi dan perpustakaan umum, serta lembaga/instansi swasta yang membutuhkan. Untuk mendapatkan tenaga yang dapat mengelola perpustakaan, maka dapat ditempuh melalui dua cara. Cara pertama adalah merekrut lulusan perguruan tinggi jurusan ilmu perpustakaan. Cara kedua adalah dengan mengikuti ketentuan sebagaimana diatur dalam Pasal 33 Ayat 2, yang berbunyi Pendidikan untuk pembinaan dan pengembangan sebagaimana dimaksud pada Ayat (1) dilaksanakan melalui pendidikan formal dan/atau nonformal. Pertanyaan yang sering muncul adalah apakah syarat untuk menjadi pustakawan dan bagaimana prosedur pengangkatannya? Hal ini dikarenakan dari para pemangku kebijakan atau pengelola staf (seperti bagian kepegawaian atau BKD) masih banyak yang belum mengetahui tentang proses pengangkatan pustakawan. Selain itu terkadang calon pustakawan untuk staf yang berminat menjadi pustakawan juga belum mengetahui apa itu pustakawan dan bagaimana untuk dapat menduduki jabatan fungsional tersebut. Artikel ini akan menjawab pertanyaan tersebut. Berdasarkan observasi dan hasil wawancara tidak terstruktur terhadap pustakawan juga didapatkan hasil bahwa banyak dari pustakawan yang mulai gamang dengan jabatan fungsional pustakawan. Hal ini disebabkan karena kesulitan dalam mengumpulkan angka kredit yang disebabkan kurangnya sosialisasi tentang teknis pengumpulan angka kredit terutama dalam menyusun bukti fisik. Kendala internal dan eksternal menjadi persoalan yang akan dibahas dalam penulisan ini. B. Pejabat Fungsional Pustakawan Berdasarkan keputusan menteri pendayagunaan aparatur negara nomor: 132/KEP/M.PAN/12/2002 tentang jabatan fungsional pustakawan dan angka kreditnya pada bab I, pasal 1 ayat (1) disebutkan bahwa pejabat fungsional pustakawan yang selanjutnya disebut pustakawan adalah pegawai negeri sipil yang diberi tugas, tanggungjawab, wewenang, dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melakukan kegiatan kepustakawanan pada unit-unit perpustakaan, dokumentasi dan informasi di instansi pemerintah dan atau unit tertentu lainnya. (PNRI, 2012:3). Dalam peraturan bersama yang telah menjadi keputusan bersama kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia nomor 23 tahun 2003 dan Kepala Badan Kepegawaian Negara nomor 21 tahun 2003 tentang peraturan pelaksanaan jabatan fungsional pustakawan dan

11 4 angka kreditnya, disebutkan bahwa pustakawan adalah pegawai negeri sipil yang diberi tugas, tanggungjawab, wewenang, dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melakukan kegiatan kepustakawanan pada unit-unit perpustakaan, dokumentasi dan informasi di instansi pemerintah dan atau unit tertentu lainnya. (bab I pasal 1 ayat (1)) Untuk mempermudah dan memperlancar pelaksanaan keputusan MENPAN tersebut diatas perlu adanya peraturan pendukung yang menjabarkan lebih lanjut tentang ketentuan-ketentuan agar mudah dipahami dan dilaksanakan oleh calon pustakawan, pustakawan, tim penilai jabatan fungsional pustakawan maupun bagian kepegawaian dan pihak terkait lainnya. Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (PNRI) sebagai instansi pembina telah menerbitkan peraturan nomor 10 tahun 2004 tentang petunjuk teknis jabatan fungsional pustakawan dan angka kreditnya, yang telah mengalami beberapa revisi disesuaikan dengan perkembangan ilmu dan pengetahuan. Konsep pengertian pustakawan yang hanya untuk pegawai negeri sipil menjadi permasalahan yang senantiasa dibahas dalam berbagai pertemuan ilmiah, bagaimana kedudukan dan fungsi pengelola perpustakan dokumentasi dan informasi yang bukan PNS?. Terbitnya undang-undang nomor 43 tahun 2007 tentang perpustakaan dapat menjawab pertanyaan tersebut. Pustakawan berdasarkan undang-undang nomor 43 tahun 2007 tentang perpustakaan dalam pasal 1 ayat (8) disebutkan bahwa yang dimaksud pustakawan adalah seseorang yang memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan dan/atau pelatihan kepustakawanan serta mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan pengelolaan dan pelayanan perpustakaan (Ari Widjayanti dan Yuniwati, 2009: 58). Ke-tiga pengertian tersebut diatas dapat dijadikan pedoman dan panduan siapakah pejabat fungsional pustakawan termasuk hak dan kewajiban yang harus dilakukan terutama berkaitan dengan ilmu dan profesi dibidang perpustakaan, dokumentasi dan informasi yang dikenal dengan kepustakawanan, tentunya dengan memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan dan/atau pelatihan kepustakawanan C. Pengangkatan Pertama Pustakawan Pengangkatan pertama PNS ke jabatan fungsional pustakawan harus dilaksanakan sesuai dengan peraturan yang ditetapkan oleh pemerintah. Terdapat dua cara untuk pengangkatan seseorang menjadi pustakawan yaitu:

12 Ayo Jadi Pustakawan (Yuniwati) 5 1) Pertama adalah merekrut lulusan perguruan tinggi jurusan ilmu perpustakaan. Seperti diketahui bahwa terdapat beberapa perguruan tinggi negeri maupun swasta yang menyelenggarakan pendidikan perpustakaan seperti UI, Unpad, Undip, UGM, UB, UIN, dsb sedangkan perguruan tinggi swasta seperti UNINUS Bandung, Yarsi Jakarta, dll. Pendidikan dalam jenjang diploma akan menghasilkan lulusan untuk dapat diangkat dalam jenjang pustakawan termpil, sedangkan untuk jenjang jabatan ahli dapat diambil dari lulusan strata satu atau dua. 2) Kedua adalah dengan mengikuti pendidikan (melalui pendidikan formal dan/atau nonformal) untuk pembinaan dan pengembangan sebagaimana dimaksud pada Ayat (1) UU nomor 43 tahun 2007 dilaksanakan melalui pendidikan formal dan/atau nonformal. Dalam hal ini perpustakaan nasional republik indonesia (PNRI) menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan untuk CPTA (calon pustakawan tingkat ahli) maupun CPTT (calon pustakawan tingkat terampil). Kedua cara tersebut merupakan salah satu syarat untuk menduduki jabatan fungsional pustakawan. Adapun persyaratan untuk pengangkatan pertama ke jabatan fungsional pustakawan ditetapkan dalam Pasal 21 sampai 24 dari Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 132/Kep/M.PAN/12/2002 tentang Jabatan Fungsional Pustakawan dan Angka Kreditnya adalah sebagai berikut: 1) PNS yang akan diangkat ke Jabatan Pustakawan Tingkat Terampil harus memenuhi syarat berikut : a. Berijazah serendah-rendahnya D-II perpusdokinfo atau D-II bidang lain dan lulus dari diklat CPTT; b. Serendah-rendahnya menduduki pangkat Pengatur Muda Tingkat I, golongan ruangan II/b; c. Pernah bertugas di unit perpusdokinfo sekurang-kurangnya selama dua tahun berturut-turut; d. Setiap unsur pada daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan (DP-3) sekurang-kurangnya bernilai baik dalam satu tahun terakhir. 2) PNS yang akan diangkat ke Jabatan Pustakawan Tingkat Ahli harus memenuhi syarat berikut : a. Serendah-rendahnya berijazah S-1 perpusdokinfo atau S-1 bidang lain dan lulus dari diklat CPTA;

13 6 b. Serendah-rendahnya menduduki pangkat Penata Muda, golongan ruang III/a; c. Pernah bertugas di unit perpusdokinfo selama sekurang-kurangnya dua tahun berturut-turut d. Setiap unsur pada DP3 sekurang-kurangnya bernilai baik dalam satu tahun terakhir. Selain persyaratan di atas pengangkatan pertama juga harus mematuhi ketentuan lain, yaitu: a. Berdasarkan pada formasi jabatan pustakawan yang ditetapkan oleh Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan b. Memenuhi jumlah angka kredit minimal yang ditetapkan untuk jenjang jabatan/pangkatnya. (PNRI: 2012) Keputusan Kepala PNRI Nomor 2 Tahun 2008, dijelaskan bahwa pengangkatan pertama PNS menjadi pejabat fungsional pustakawan dari formasi PNS adalah berijazah DII, DIII dan sarjana bidang perpusdokinfo, atau DII atau DIII bidang lain yang telah mengikuti calon pustakawan tingkat terampil (CPTT) untuk pengangkatan ke jenjang jabatan fungsional pustakawan terampil. Sedangkan Sarjana bidang ilmu perpustakaan atau sarjana bidang lain yang telah mengikuti diklat calon pustakawan tingkat ahli (CPTA) dapat diangkat pada jenjang jabatan fungsional pustakawan ahli. Perlu diketahui bahwa pengangkatan pertama ke jabatan fungsional pustakawan berlaku bagi pegawai (staf) biasa atau pegawai jabatan fungsional lainnya, dengan mematuhi ketetapan dan memenuhi persyaratan yang berlaku. D. Kendala dan Solusi Persyaratan untuk pengangkatan pertama dalam jenjang jabatan fungsional pustakawan menghadapi berbagai kendala atau hambatan. Hasil diskusi para peserta diklat calon tim penilai jabatan fungsional bulan Agustus - September 2014 di Jakarta, mengemukakan bahwa hambatan atau kendala utama yang sering terjadi dalam pengangkatan pertama ke jabatan fungsional pustakawan adalah pemenuhan jumlah angka kredit yang diperlukan. Hal ini dikarenakan ketentuan mengharuskan angka kredit tersebut berasal dari pekerjaan kepustakawanan, maka syarat angka kredit sangat berkaitan dengan syarat keharusan bekerja di unit perpusdokinfo selama dua tahun berturut-turut. Proses perolehan angka

14 Ayo Jadi Pustakawan (Yuniwati) 7 kredit diawali dalam membuat rancangan kegiatan dan melaksanakan kemudian membuat laporan yang berkenaan dengan jabatan pustakawan. Hasil diskusi tersebut telah mengelompokan kendala kedalam dua kategori yaitu : 1) Kendala teknis. Kendala teknis merupakan kendala yang berhubungan dengan syarat-syarat pemenuhan angka kredit yang diperlukan untuk pengangkatan pertama. Syarat yang dapat menghambat pengangkatan pertama adalah angka kredit dan keharusan bekerja di unit perpusdokinfo selama dua tahun berturut-turut. Angka kredit merupakan angka yang diberikan berdasarkan penilaian atas prestasi yang telah dicapai oleh pustakawan dalam mengerjakan butir-butir kegiatan yang digunakan sebagai salah satu syarat untuk pengangkatan dan kenaikan jabatan dan atau pangkat. Untuk pengangkatan pertama angka kredit yang dapat diajukan adalah dari unsur utama yang terdiri atas : a) P endidikan, b) Pengorganisasian dan pendayagunaan koleksi bahan pustaka/sumber informasi; c) Kegiatan pemasyarakatan perpusdokinfo; d) Kegiatan pengkajian pengembangan perpusdokinfo dan e) kegiatan pengembangan profesi. Angka kredit tersebut harus diperoleh dari pekerjaan kepustakawanan, yaitu sesuai dengan ilmu dan profesi dibidang perpustakaan, dokumentasi dan informasi, kecuali untuk unsur pendidikan. Dengan demikian seorang pegawai harus bekerja di unit perpusdokinfo untuk dapat melakukan kegiatan tersebut. Syarat bekerja di unit perpusdokinfo selama dua tahun berturutturut ternyata bukan hal yang mudah dipenuhi, karena untuk lembaga skala kecil unit pekerjaan kegiatan kepustakawanan mungkin tidak cukup banyak, sehingga angka kredit tidak mudah diperoleh. Oleh karena itu staf kemudian diperbantukan untuk membantu di unit kerja yang lain. Dengan demikian jelas perolehan angka kredit juga mengalami kesulitan. Penyusunan DUPAK (Daftar Usul Penetapan Angka Kredit) juga merupakan kendala teknis, bahwa banyak calon pustakawan yang tidak mengetahui bagaimana menyusun dan mengisi DUPAK dari hasil pekerjaan yang telah dilakukannya. DUPAK harus diisi sesuai dengan jenjang jabatan yang akan diduduki sehingga kegiatan yang dapat

15 8 dimasukan dalam DUPAK tentunya yang sesuai dengan jenjang jabatan calon pustakawan. Konsep pengisian sesuai dengan jenjang jabatan perlu dipahami oleh calon pustakawan. Selain hal tersebut diatas calon pustakawan perlu melengkapi dokumen-dokumen yang terkadang belum diketahui dan dipahami oleh calon pustakawan. Beberapa dokumen yang perlu dilampirkan adalah: a) Surat pengantar/surat permohonan dari pejabat pengusul b) Surat tugas c) Surat pernyataan melakukan kegiatan d) Bukti fisik hasil kegiatan e) Laporan harian dan bulanan f) Lampiran lainnya seperti DP3; Surat keputusan pengangkatan pegawai; surat pernyataan dari pimpinan instansi, yang menyatakan bahwa pegawai tersebut benar-benar ditugaskan pada unit perpusdokinfo; sertifikat dan ijazah pendidikan) Faktor teknis lainnya yang menjadi kendala pengangkatan pertama jabatan fungsional pustakawan antara lain : a) pegawai berijazah non-perpusdokinfo sehingga tidak sepenuhnya menguasai pekerjaan kepustakawanan b) pegawai berijazah perpusdokinfo tetapi tidak diberi kesempatan untuk mengerjakan seluruh pekerjaan kepustakawanan yang ada c) pegawai berijazah perpusdokinfo tetapi tidak diberi kesempatan untuk bekerja di unit perpusdokinfo d) pegawai berijazah perpusdokinfo tetapi tidak mau mengerjakan pekerjaan kepustakawanan karena alasan tertentu Untuk mengatasi kendala teknis maka solusi yang penulis kemukakan adalah perlunya sosialisasi penyusunan DUPAK kepada para calon pustakawan baik secara kelembagaan ataupun kelompok perorangan. Kegiatan seperti lokakaarya dan workshop menjadi sarana aplikasi penyusunan DUPAK yang tentunya dilengkapi dengan contohcontoh konkrit hasil pekerjaan yang dilakukan oleh calon pustakawan sehingga akan mempermudah pemahaman dalam mengajukan DUPAK dalam pengangkatan pertama menjadi pustakawan.

16 Ayo Jadi Pustakawan (Yuniwati) 9 2) Kendala nonteknis. Kendala kedua adalah kendala non teknis merupakan kendala yang berhubungan dengan kesiapan pegawai untuk memasuki profesi baru artinya bahwa jabatan fungsional pustakawan merupakan jabatan fungsional tergolong baru meskipun sudah dan diberlakukan pada tahun 1989 an. Pada beberapa kesempatan penulis sering mendapatkan pertanyaan tentang apa itu pustakawan dan apa kegiatan yang dilakukan, sehingga image masyarakat tentang dunia perpustakaan masih belum seperti yang diharapkan. Pandangan masyarakat tentang profesi pustakawan sebagai pengelola perpustakaan diidentikkan dengan mengelola buku-buku using atau bekerja di dalam gudang buku. Image tersebut mempengaruhi mereka yang akan menjalani profesi pustakawan, meskipun issue miring bagi mereka yang dimutasi dari unit lain ke unit perpustakaan sudah tidak lagi bergema, namun perasaan gamang masih menyelimuti beberapa pengelola perpustakaan untuk mengajukan pengangkatan menjadi pejabat fungional pustakawan. Beberapa mantan mahasiswa dan peserta diklat sering mengemukakan bahwa belum siap mental untuk menjadi pustakawan. Pegawai dan atau pejabat fungsional nonperpusdokinfo, pindah ke jalur fungsional pustakawan berarti keharusan mempelajari pengetahuan dan pekerjaan baru serta menyesuaikan dengan lingkungan dan budaya kerja baru. Artinya hal itu juga menjadi alas an mengapa masih ragu-ragu untuk berpindah atau beralih profesi. Bagi kelompok pejabat struktural, memasuki profesi baru berarti meninggalkan kondisi (pendapatan, lingkungan kerja, fasilitas) yang telah mapan dan mungkin lebih baik, sehingga tawaran untuk menduduki jenjang jabatan fungsional pustakawan belum mendapatkan tanggapan yang serius. Tunjangan fungsional yang rendah menjadi kendala tersendiri sehingga belum berkenan untuk beralih profesi, meskipun berdasarkan keputusan presiden tahun 2013 tunjangan fungsional pustakawan telah mengalami kenaikan yang cukup menggembirakan. Solusi yang penulis kemukakan untuk mengatasi kendala non teknis adalah dengan memberikan sosialisasi tentang kedudukan, fungsi dan peran pustakawan serta kewajiban maupun hak-hak yang diterima. Hal ini dimaksudkan agar orang tertarik untuk menjadi pustakawan yang memang hingga saat ini masih sangat kurang. Beberapa hak yang menjadi kelebihan dari pejabat fungsional pustakawan dibandingkan dengan pegawai yang lain adalah kenaikan pangkat bisa dua tahun dan kenaikan jabatan bisa satu tahun sekali.

17 10 Perlu kerjasama yang bersinergi antara pemerintah, pimpinan lembaga / instansi dan pengelola perpustakaan agar dapat memberikan motivasi tentang kelebihan dan keuntungan menjadi pejabat fungsional pustakawan. E. Proses Pengangkatan Pertama Proses pengangkatan pertama pejabat fungsional pustakawan diawali dengan pengusulan DUPAK yang hampir sama dengan proses pengusulan DUPAK untuk kenaikan jabatan atau pangkat dan proses pengusulan DUPAK untuk alih jalur. Perbedaannya bahwa paada pengusulan DUPAK untuk pengangkatan pertama tidak diperlukan dokumen penetapan angka kredit (PAK). Dokumen yang diperlukan dalam pengusulan pengangkatan pertama ke jabatan fungsional pustakawan terbagi dalam dua jenis yaitu : 1) Jenis pertama adalah DUPAK dan dokumen-dokumen lain yang melengkapi DUPAK seperti bukti fisik untuk kegiatan yang dilaporkan dalam DUPAK, surat penugasan, surat pernyataan melakukan tugas, dan dokumen rekapitulasi prestasi kerja. 2) Jenis kedua adalah dokumen-dokumen administratif seperti DP3 untuk setahun terakhir, ijazah terakhir (D-II atau D-III) atau sarjana (S-1 atau lebih tinggi, sertifikat kelulusan dari diklat CPTT atau CPTA bagi lulusan nonperpusdokinfo, surat keputusan pengangkatan CPNS dan PNS, surat pelaksanaan tugas di unit perpusdokinfo dan lain-lain. Adapun proses pengangkatan pertama ke jabatan fungsional pustakawan dimulai dari penyerahan DUPAK dan bukti fisik serta lampirannya yang telah ditandatangani oleh atasan PNS yang mengajukan DUPAK. DUPAK kemudian diserahkan ke sekretariat tim penilai, yang akan memeriksa kelengkapan administrasi dan kebenaran DUPAK. DUPAK yang telah diperiksa oleh sekretaris kemudian diserahkan kepada ketua tim penilai, yang selanjutnya menentukan anggota tim penilai yang berhak menilai DUPAK. Proses penilaian angka kredit untuk pengangkatan pertama ke jabatan fungsional pustakawan dimulai dengan pemeriksaan butir-butir kegiatan dalam DUPAK berdasarkan bukti fisik dan lampirannya. Setiap anggota tim penilai menilai setiap DUPAK. Setelah penilaian oleh anggota tim penilai selesai, rapat pleno diadakan untuk membahas hasil penilaian tersebut. Jika rapat tidakdapat mencapai kesepakatan dalam

18 Ayo Jadi Pustakawan (Yuniwati) 11 menentukan angka kredit untuk DUPAK, maka keputusan harus diambil dengan pemungutan suara, dengan ketentuan jumlah anggota tim penilai yang hadir harus paling sedikit setengah jumlah anggota ditambah satu. Diagram alur proses pengangkatan pertama ke jabatan fungsional pustakawan mulai dari mengumpulkan butir-butir kegiatan yang akan dilaporkan dalam DUPAK sampai menyampaikan hasil penelitian DUPAK kepada pejabat pengusul dan PNS yang mengajukan DUPAK terdapat pada alur presedur dibawah ini : PROSEDUR PENGUSULAN DUPAK DAN PENILAIAN ANGKA KREDIT MENGUMPULKAN BUKTI BUTIR KEGIATAN MEMERIKSA DAN MENANDA TANGANI DUPAK PEMERIKSAAN DUPAK DAN KELENGKAPAN BERK MENILAI DUPAK MENYUSUN DUPAK DISERTAI BUKTI DAN TANDA TANGAN ATASAN LANGSUNG MEMBUAT SURAT PENGANTAR PENYERTA DUPAK MENYERAHKAN DUPAK KEPADA KETUA TIM PENILAI 2 SIDANG PLENO MELENGKAPI BUKTI FISIK 1 MEMBUAT SURAT KEPADA PEJABAT PENGUSUL DAN PUSTAKAWAN TIDAK DUPAK DISETUJUI? YA HASIL PENETAPAN ANGKA KREDIT MENYUSUN KONSEP PAK DAN MEMINTA PARAF TIM PENILAI MENYAMPAIKAN HASIL PENILAIAN DUPAK KEPADA PEJABAT PENGUSUL DAN PUSTAKAWAN (Sumber: Keputusan Kepala Perpusnas Nomor 38 Tahun 2005)

19 12 F. Penutup Berdasarkan uraian diatas maka dapat disimpulkan bahwa pengangkatan pertama ke jabatan fungsional pustakawan dapat merupakan upaya PNS untuk: 1) Memantapkan pengembangan karir melalui profesi pustakawan, 2) Beralih ke profesi baru yang dianggap dapat memberikan tantangan dan masa depan yang lebih baik 3) Memperpanjang masa kerja. Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh calon pustakawan dalam mengajukan pengangkatan pertama ke jabatan fungsional pustakawan berjalan lancar yaitu: 1) Calon pustakawan perlu memahami Keputusan Menpan Nomor 132 Tahun 2002 dan petunjuk teknis tentang jabatan pustakawan dan angka kreditnya. 2) Calon pustakawan perlu memahami butir-butir kegiatan yang dapat diusulkan dalam DUPAK maupun bukti fisik dan lampiran yang diperlukan sebagai kelengkapan dari DUPAK. 3) Calon pustakawan perlu melakukan konsultasi dan berkoordinasi dengan pustakawan ataupun tim penilai. Pada akhirnya minat, motivasi dan semangat perlu dipupuk baik secara eksternal maupun internal sehingga memasuki jabatan fungsional pustakawan dengan nyaman. Ayo jadi pustakawan. ***

20 Ayo Jadi Pustakawan (Yuniwati) 13 DAFTAR PUSTAKA Perpustakaan Nasional Republik Indonesia, Jabatan Fungsional Pustakawan dan Angka Kreditnya: Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 132/Kep/M.PAN/12/ 2002 dan Keputusan Bersama Kepala Perpustakaan Nasional RI dan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 23 Tahun 2003 dan Nomor 21 Tahun Jakarta , Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2005 tentang Tata Kerja Tim Penilai dan Tata Cara Penilaian Angka Kredit Pustakawan. Jakarta , Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2008 tentang Petunjuk Teknis Jabatan Fungsional Pustakawan dan Angka Kreditnya. Jakarta. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor : 132/KEP/M. PAN/12/2002 tentang Jabatan Pustakawan dan Angka Kreditnya. Jakarta

21 MEMPERBINCANGKAN PENERAPAN OPEN ACCES UNTUK KOLEKSI INSTITUSIONAL REPOSITORY Wiji Suwarno Pustakawan Pertama STAIN Salatiga wiji.suwarno@gmail.com Abstrak : Institutional Repository (IR) seringkali terabaikkan oleh ketidapahaman pengelolaan. IR yang seharusnya menjadi asset berharga bagi institusi pemiliknya sekedar menjadi bahan pelengkap yang dikoleksi perpustakaan saja. Dibalik itu semua, ternyata IR menjadi kebutuhan pemustaka dalam level yang penting. Penulisan ini melihat scenario pengelolaan IR, juga memandang perlunya digiatkan program open access di perpustakaan, khususnya untuk koleksi IR. Selain itu, IR kini menjadi andalan bagi berbagai perguruan tinggi untuk menaikan citra perguruan tinggi dalam ranah webometrik. Pendekatannya adalah pada kemudahan pemustaka dalam mengakses koleksi ini. Maka ide Open Access ini mulai dimunculkan untuk membuka selebar-lebarnya informasi yang dapat diakses oleh pemustakanya. Kata Kunci : Institutional Repository, Open Access, kebutuhan informasi A. Pendahuluan Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang cepat, menunjukan pengaruh yang luar biasa dalam kehidupan manusia, tidak terkecuali perkembangan dunia perpustakaan. Perpustakaan era kini melihat kebutuhan terhadap informasi sangatlah besar, apalagi didukung dengan media informasi yang melintas ruang dan waktu, yaitu internet. Perpustakaan perguruan tinggi adalah salah satu perpustakaan yang menerapkan teknologi informasi dalam memenuhi kebutuhan informasi, salah satu informasi yang ada di perpustakaan adalah repository digital atau koleksi lokal. Repository adalah konsep untuk mengumpulkan, mengelola, menyebarkan dan mengelola seluruh karya karya ilmiah yang di hasilkan oleh civitas perguruan tinggi. Maka benar jika Pandapatan (2013) mengatakan bahwa kedepannya, dari karya karya tersebut akan difungsikan dan dikelola dalam bentuk digital serta dapat menjadi pendukung dalam proses pemenuhan informasi baik institusi atau masyarakat umum.

22 Memperbincangkan Penerapan Open Acces Untuk Koleksi Institusional Repository (Wiji Suwarno) 15 Sebenarnya di perpustakaan itu ada kekuatan yang seringkali terlewatkan ketika orang berbicara mengenai record, koleksi atau hal lain tentang perpustakaan dan informasi, yakni pembicaraan mengenai institusional repository, yaitu semacam entitas yang mengedepankan terekamnya karya-karya ilmiah baik dari hasil penelitian maupun studi lain di perpustakaan. Sehingga sering pula menjadi anggapan yang tidak ditekankan keberadaannya oleh perpustakaan. Suwarno (2014), mengemukakan bahwa pada tahun 2002, Research Libraries Group (RLG), sebuah asosiasi penyelengara perpustakaanperpustakaan penelitian di Amerika Serikat secara formal mendefinisikan trusted digital repository (sarana penyimpanan yang dapat dipercaya) sebagai sebuah sarana penyimpanan dengan fasilitas akses jangka panjang yang dapat diandalkan bagi pemanfaatan sumberdaya digital untuk keperluan komunitas tertentu. Secara organisatoris, sarana penyimpanan ini dapat berada di lingkungan lokal sebuah institusi atau dapat juga berupa program untuk mengakses dari jarak jauh sebuah sarana penyimpanan yang diletakkan dan dikelola oleh institusi lain. Sebuah terobosan besar di dunia perpustakaan dan ilmu pengetahuan pada saat terlupakan, mereka memunculkan kebermanfaatan dan keuntungan dikelolanya institusional repository. Hadirnya teknologi dapat mempermudah aktivitas seseorang. Ketersediaan teknologi diharapkan dapat mengubah paradigma pola kehidupan manusia sehingga dapat pula menghasilkan berbagai pola pikir yang berbeda. Terjadinya perkembangan teknologi dari waktu ke waktu akan berakibat pada perubahan nilai nilai kehidupan manusia itu sendiri. Repository institusi merupakan wadah untuk mengelola dan melestarikan aset intelektual institusi. Tidak hanya sekedar mengumpulkan konten, proses membangun repository institusi memerlukan persiapan serius mengenai masalah sarana dan sumber daya manusia. Pembangunan dan pengelolaan ini juga harus dapat dukungan dari stakeholder di lingkungan institusi melalui penetapan kebijakan dan peraturan. Pengembangan repository digital ini dilakukan dengan system yang baik sebagaimana yang dilakukan pada system OAIS atau Open Access Information System. Sejalan dengan model ini sarana penyimpanan ini dapat dilihat sebagai salah satu bentuk perpustakaan digital yang berkaitan dengan prinsip penggunaan pengetahuan oleh komunitas di dalam sebuah lingkungan digital.

23 16 Pandapatan (2013) pun menuliskan gagasannya bahwa untuk mengembangkan system ini, setidaknya ada sebuah sarana yang harus dipenuhi persyaratannya, diantaranya adalah: Bertanggung jawab merawat dalam jangka panjang semua sumber daya digital yang diserahkan kepadanya untuk kepentingan pengguna dimasa kini maupun masa mendatang; Memiliki system organisasi yang tidak hanya mampu mendukung keberlangsungan fungsi penyimpanan digital tersebut, tetapi juga keutuhan informasi digital yang terkandung di dalamnya; Mampu bertanggung jawab secara finansial terhadap keberlangsungan kerja system penyimpanan ini; Memastikan bahwa desain system penyimpanan ini memenuhi konvensi dan standar yang sudah disepakati bersama, sehingga ada jaminan terhadap akses dan keamanan informasi digital yang tersimpan di dalamnya; Memiliki sarana evaluasi yang dapat digunakan untuk selalu memenuhi harapan komunitas, khususnya dalam trustworthiness (dapat dipercaya); Secara jangka-panjang, terbuka, dan eksplisit bertanggung jawab kepada pihak yang menyimpan (depositor) maupun yang menggunakan simpanan tersebut; Memiliki kebijakan tertulis, catatan kegiatan dan kinerja, yang dapat diperiksa dan diukur untuk membuktikan tanggung jawab tersebut. B. Trust Repository Repository sesungguhnya bukan hal yang melangit dalam arti serba aneh dan sulit dijangkau, melainkan bisa diimplementasikan dengan mudah pada institusi yang memilikinya. Memang persyaratan-persyaratan yang sebagaimana tersaji sebelumnya bisa dirasa cukup memberatkan dan terkesan cukup ketat. Persyaratan yang ketat dan kondisi-kondisi normatif yang ada sesungguhnya menunjukan bahwa trusted repository merupakan upaya serius untuk memastikan bahwa teknologi digital akan memberi manfaat sebesar-besarnya kepada sebanyak mungkin anggota komunitas ditengah kemajuan dan produksi digital yang semakin lama semakin cepat dan berlimpah. Prinsip-prinsip didalam trusted repository inilah yang terwujud sebagai Perpustakaan Digital. Sementara itu, mari kita simak dulu konsep trusted repository ini lebih lanjut, dengan

24 Memperbincangkan Penerapan Open Acces Untuk Koleksi Institusional Repository (Wiji Suwarno) 17 mempelajari beberapa skenario berikut ini: Skenario pertama diberlakukan di tingkat nasional, yaitu ketika Perpustakaan Nasional suatu Negara bertanggung jawab terhadap koleksi sumberdaya digital, termasuk yang berbentuk publikasi online (situs atau website), produk-produk multimedia yang mengandung berbagai objek digital, produk pencitraan digital dalam skala besar (misalnya data geografis digital), dan berbagai pangkalan data digital. Komunitas yang dilayani oleh Perpustakaan Nasional ini amat beragam dan mungkin saja mencakup semua orang di sembarang tempat di sebuah Negara, asalkan orang itu punya akses ke komputer dan koneksi internet. Sebagai institusi nasional, sebaiknya trusted repository ini menjadi bagian dari system deposit nasional yang pada umumnya sudah diundang-undangkan sejak sebelum masa komputerisasi. Melalui dukungan legalitas ini, sebuah Perpustakaan Nasional dapat menghimpun berbagai produk dari pencipta atau produsen materi digital, baik yang berupa industry dan organisasi komersial (misalnya stasiun televise digital), badan-badan penelitian, universitas, maupun orang perorangan yang karya digitalnya dianggap penting untuk disimpan sebagai bagian dari khasanah nasional. Sebagai perpustakaan ditingkat nasional, maka trusted repository ini dapat pula berupa sebuah kolaborasi antar institusi-institusi besar yang secara tradisional merupakan produsen informasi penting disebuah Negara, misalnya institusi pendidikan tinggi atau lembaga-lembaga Negara. Setiap institusi dalam kolaborasi ini mungkin memiliki tanggung jawab spesifik dalam penyimpanan, sehingga perlu ada aturan tentang teknologi maupun tata cara penyimpanan dan akses yang bersifat tersebar (distributed archiving) ini. Selain itu sebagai sebuah deposit nasional, maka trusted repository di Perpustakaan Nasional ini juga memerlukan kepastian hukum tentang keaslian (authenticity) materi digital. Skenario Kedua diberlakukan dilingkungan perguruan tinggi yang memiliki sebuah perpustakaan dengan sejumlah besar koleksi penting bagi perkembangan ilmu. Koleksi Perpustakaan Digital disini tentu dikembangkan untuk mendukung kegiatan pengajaran dan penelitian, berbentuk pangkalan data online, jurnal elektronik, karya sivitas akademika (tesis dan disertasi) dan materi kuliah berbentuk digital, serta rekaman-rekaman (records) yang berkaitan dengan institusi pendidikan itu. Komunitas utama yang harus dilayani adalah sivitas akademika, namun semakin sering ada universitas yang melayani publik lebih luas, yaitu masyarakat di lingkungan akademik di sekitar universitas yang bersangkutan. Pihak perpustakaan biasanya berasumsi bahwa akses ke

25 18 trusted repository dilakukan melalui jaringan lokal maupun internet, namun semakin banyak pula perpustakaan universitas yang menyediakan komputer di gedung perpustakaan bagi pengguna yang ingin tetap datang berkunjung. Akses ke Perpustakaan Digital universitas biasanya dilakukan melalui proses autentifikasi di dalam kerangka pengaturan hak-hak kepemilikan intelektual (intellectual property right). Pengaturan akses terhadap karya-karya lokal, seperti tesis, disertasi, dan hasilhasil penelitian, dapat sepenuhnya berada dalam kendali universitas lewat perpustakaan. Produk digital lainya, khususnya jurnal elektonik dan pangkalan data yang amat diperlukan bagi kegiatan mengajar dan meneliti seringkali berada di luar kendali perpustakaan. Dalam hal ini, Perpustakaan digital bertanggung jawab memastikan keajegan pasokan dari penyedia atau vendor yang pada umumnya komersial itu. Dari segi penyediaan sarana penyimpanan digital, seringkali perpustakaan bekerjasama dengan pusat komputer universitas yang pada umumnya bertindak sebagai pengembang dan perawat system. Pengelolaan akses, termasuk pengelolaan metadata yang akan mendukung kemudahan akses, tetap berada di perpustakaan universitas. Dari segi ini maka pengertian trusted repository dan Perpustakaan Digital mencakup dua institusi, yaitu perpustakaan tradisional yang mungkin sudah ada sejak universitas itu berdiri dan pusat komputer yang mengelola semua induk computer (servers) di kampus. Skenario Ketiga diberlakukan disetting sebuah museum yang kini mulai banyak menghimpun objek digital, baik dalam bentuk salinan atau wakil (surrogates) dari koleksi non-digital yang sengaja dibuat untuk keperluan pelestarian, salinan yang dibuat untuk keperluan pameran secara online, maupun objek digital asli berupa karya-karya seni budaya digital. Komunitas yang dilayani museum juga amat beragam, namun dapat dilihat sebagai kumpulan dari kelompok-kelompok spesifik, missal para peneliti, para seniman, organisasi lain yang ingin menggunakan objek digital untuk keperluan komersial, selain anak-anak sekolah dan masyarakat umum lainnya. Pada umumnya pengguna datang ke sebuah museum, namun kini makin banyak tersedia sarana melihat koleki lewat internet. Berbeda dari skenario untuk Perpustakaan Nasional dan perpustakaan universitas, pihak produsen biasanya adalah individu yang sama sekali tidak berada di bawah kendali museum. Kendali atas objek digital ada pada pihak museum jika mereka memutuskan untuk membuat salinan atau wakil dari sebuah objek non-digital. Sementara tanggung jawab dalam penyimpanan jangka panjang terhadap objek-objek tersebut,

26 Memperbincangkan Penerapan Open Acces Untuk Koleksi Institusional Repository (Wiji Suwarno) 19 terlepas dari siapa yang menciptakaanya, ada semata-mata di tangan pihak museum. Untuk menyediakan akses ke objek digital dalam koleksinya, pihak museum dapat menggunakan sebuah system yang dikenal dengan nama Content Management System. Sistem ini sebenarnya merupakan system manajemen, dan bukan system penyimpanan pelestarian (archival storange). Didalam skenario untuk museum, diandaikan bahwa institusi ini tak memiliki teknologi maupun staf yang memadai untuk penyimpanan digital jangka panjang, sehingga perlu mengontak pihak ketiga yang secara professional akan mengelola objek-objek digital museum termasuk melakukan pencadangan (back up) demi pelestarian jangka panjang. Berbeda dari perguruan tinggi yang mungkin sudah memiliki pusat computer untuk mengelola simpanan digital dalam jumlah besar, pihak museum mungkin harus merelakan koleksi objek digital mereka dikelola diluar museum. Saat ini semakin banyak institusi komersial penyedia jasa penyimpanan digital dan mereka dapat diminta menjalankan proses pelestarian sesuai Model OAIS. Walau demikian, hanya pihak museum yang boleh menentukan bagaimana tata-cara akses keobjek digital yang sudah tersimpan dengan baik itu. Sudah barang tentu, kinerja institusi komersial yang dititipi simpanan objek digital museum amat menentukan sejauh mana pihak museum dapat mempercayai mereka. Dalam situasi seperti ini, prinsip-prinsip trusted repository sebenarnya diterapkan di institusi komersial yang menerima titipan objek digital tersebut. Skenario keempat diterapkan pada himpunan e-journals yang dipublikasi melalui sebuah jaringan komputer. Beberapa institusibersepakat membentuk system kerjasama, menyisihkan sebagian sarana mereka untuk system penyimpanan dan cadangan (backup). Manajemen data, mulai dari pengiriman, penyimpanan, sampai pengaturan akses, dilakukan dengan sebuah perangkat lunak open-source yang dikembangkan bersama-sama dalam bentuk kolaborasi. Setiap judul e-journal disimpan di setidaknya empat lokasi geografis untuk mengurangi resiko kehilangan data yang disebabkan kerusakan induk computer (server). Jika satu induk mengalami kerusakan atau terserang virus, ada perangkat lunak yang mendeteksi dan memperbaiki kerusakan atau memindahkan data secara sementara kesebuah computer lokal sebelum berusaha memasukan data kembali data yang sudah diperbaiki kedalam sebuah jaringan. Akses terhadap koleksi bersama ini dikendalikan melalui system lisensi/perizinan dan dilaksanakan dalam bentuk penggunaan kata sandi (password) untuk setiap pengguna. Perangkat lunak opensource diharapkan akan meminimalkan kebutuhan pengelolaan teknis