PERANCANGAN SISTEM INFORMASI INVENTORY PADA ALINIA MART BERBASIS MULTI USER DENGAN JAVA NETBEANS DAN MYSQL

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI INVENTORY PADA ALINIA MART BERBASIS MULTI USER DENGAN JAVA NETBEANS DAN MYSQL Mardison Universitas Putra Indonesia YPTK Padang ABSTRAK Alinia Mart merupakan usaha yang menyediakan barang-barang keperluan rumah tangga. Tapi pada pengolahan data barang yang masuk ke gudang pada Alinia Mart masih menggunakan cara manual yang menyebabkan lamanya pengolahan data dan data yang ada tidak terstruktur dengan baik. Metode penelitian yang dilakukan adalah studi lapangan dan studi kepustakaan. Studi lapangan meliputi observasi, wawancara, sedangkan studi kepustakaan dilakukan dengan penelitian kepustakaan yang relevan dengan masalah tersebut. Dengan melihat kecanggihan teknologi saat ini dan manfaatnya yang begitu signifikan serta dari keakuratan baik dari segi waktu maupun biaya dan informasi yang dapat diakses kapan saja, maka penulis berusaha memanfaatkan hal ini dengan sebuah sistem pengolahan data dengan menggunakan aplikasi JAVA NETBEANS dan MySQL. Tujuan dari Tugas Akhir ini adalah untuk melakukan PERANCANGAN SISTEM INFORMASI INVENTORY sehingga dapat membantu pengolahan data dengan cepat dan dengan struktur database yang lebih baik sehingga dapat membantu memberikan kemudahan dalam melakukan aktifitas pengolahan data. Dari hasil analisa, dapat diperoleh sistem inventory yang menghasilkan data yang efektif dan akurat. Kata kunci : Pengolahan data gudang, Sistem, JAVA NETBEANS, MySQL, INVENTORY, Alinia Mart. I. PENDAHULUAN Perkembangan teknologi informasi khususnya teknologi informasi berbasis komputer dewasa ini, dirasa sangat pesat dan hal ini berpengaruh terhadap aspek pekerjaan. Hampir semua perusahaan dalam hal pengambilan keputusan, penyebaran informasi, peningkatan efektifitas pekerjaan dan pelayanan telah menggunakan sistem informasi komputer (Dewi Sawitri, 2016). Dalam pengembangan teknologi informasi, seharusnya perusahaan memperimbangkan beberapa aspek salah satunya yaitu biaya agar penggunaan biaya ini dapat tepat sasaran sehingga tidak mengeluarkan biaya yang sangat besar untuk memaintenance ataupun modifikasi aplikasi (Ahmad Rifai, 2011). Dalam usaha penigkatan efisiensi dan efektivitas dalam pengelolaan data-data dari suatu proses transaksi atau penjualan maka diperlukan sebuah sistem basis data yang mampu mengintegrasikan data-data yang ada dalam sebuah sistem yang akan memudahkan pengolahan data tersebut. Dengan adanya sebuah sistem yang menyediakan layanan pengolahan dan penyimpanan data maka tugas penyimpanan dan pemukuan data akan lebih cepat dan mudah untuk didapatkan saat dibutuhkan terutama pada saat laporan tiap bulannya (Suprayitno, 2012) Berkembangnya teknologi komputer mempengaruhi kinerja manusia sebagai operasional sistem sehingga peralihan kearah sistem informasi yang berbasiskan komputer semakin meningkat. Perusahaan jasa dapat memilik beberapa sistem seperti Sistem Kepegawaian, Akuntansi, Inventory dan lain-lain. Salah satu bagian sistem informasi yang menjadi pokok perhatian pada perusahaan jasa adalah Sistem Manjemen Persediaan atau Sistem Inventory (Oka Sudana, 2007). Sistem Informasi Manajemen Inventory adalah sistem informasi yang mengolah data transaksi dan persediaan dalam gudang. Dalam Sistem Inventory barang biasanya terdiri dari sistem penerimaan barang, sistem pembelian barang, dan sistem gudang. Sistem ini harus dapat memberikan informasi inventory seperti informasi pengeluaran barang, pembelian 221

2 barang, penerimaan barang, dan informasi lain secara tepat dan akurat, selain itu sistem dapat mempermudah kerja user (Zainul Fanani, 2016). Berdasarkan hal itu untuk mengoptimalkan kinerja dari sistem informasi inventory toko, maka penulis akan membuatkan atau merancangkan sistem informasi inventory dengan bantuan bahasa pemograman JAVA NETBEANS dan MYSQL. 2.LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi Defenisi Sistem Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.(tata Sutabri, 2012 : 6) Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan tujuan yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Terdiri dari sejumlah sumber daya manusia, material, mesin, uang, dan informasi. Sumberdaya tersebut bekerja sama menuju tercapainya suatu tujuan tertentu yang ditentukan oleh pemilik atau manajemen. (Fatim Nugrahanti, 2015) Karakteristik Sistem Model umum sebuah sistem adalah input, proses, dan output. Hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana sebab sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran. Selain itu, sebuah sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yang merincikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut yaitu (Tata Sutabri, 2012 : 13-14) 1. Komponen Sistem (Components) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen- komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. 2. Batas Sistem (Boundary) Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut. 3. Lingkungan Luar Sistem (Environment) Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. 4. Penghubung Sistem (Interface) Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. 5. Masukan Sistem (Input) Adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. 6. Keluaran Sistem (Output) Adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem. 222

3 7. Pengolah Sistem (Proses) Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. 8. Sasaran Sistem (Objective) Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti yang bersifat deterministic. Kalau susatu sistem tidak memiliki sasaran maka operasi sistem tidak ada gunanya. Susatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran yang telah direncanakan. 2.2 Definisi Data Data adalah kumpulan kejadian yang diambil dari suatu fakta dan data dapat berupa angka-angka, huruf-huruf atau simbol-simbol khusus atau gabungan dari kesmuanya. Suatu data mentah adalah merupakan data yang belum dapat memberi informasi yang banyak dan lengkap, sehingga perlu diolah terlebih dahulu (Jurnal Computech & Bisnis, 2014). 2.7 Bahasa PemogramanJava Java Java merupakan pemograman yang sangat populer karena rentang aplikasi yang bisa dibuat menggunakan bahasa ini sangat luas, mulai dari komputer hingga smartphone. Bahasa pemograman Java dikembangkan pertama kali oleh Sun Microsystem yang dimulai oleh James Gosling dan dirilis pada tahun Saat ini Sun Microsystem telah diakusisi oleh Oracle Corporation. Java bersifat Write Once, Run Anywhere (program yang ditulis satu kali dan dapat berjalan pada banyak platform). Sama seperti pemograman pada umumnya, Java merupakan bahasa pemograman yang mampu bekerja dengan sebuah database. 3. ANALISIS DAN HASIL 3.1 Analisa Sistem Yang Sedang Berjalan Untuk memulai membangun suatu program yang berupa aplikasi, penulis terlebih dahulu merencanakan alur kerja pada Alinia Mart, dikarenakan proses masih manual maka penulis mencoba merancang sebuah Sistem Informasi Pengelolaan Data Barang untuk memberikan informasi yang terkomputerisasi dan dapat mempercepat pekerjaan dalam pencariannya. Penganalisaan sistem yang sedang berjalan dilakukan untuk mengetahui permaslahan yang sebenarnya yang dihadapi oleh Alinia Mart. Hal ini berguna untuk memberikan bentuk-bentuk alternatif yang dibutuhkan. Diharapkan dengan adanya bentuk alternatif ini, sekiranya akan memberikan bentuk laporan yang lebih baik serta mudah untuk lebih dipahami oleh pemakai sistem ataupun pihak yang terkait dalam kinerja sistem ini. 3.2 Desain Sistem yang Diusulkan Desain Sistem Secara Global Rancangan sistem baru dapat dilakukan setelah melakukan analisa terhadap sistem yang sedang berjalan. Sistem yang dirancang ini merupakan perubahan dari sistem pengolahan data barang yang masih dilakukan secara manual akan dijadikan secara komputerisasi dengan menggunakan aplikasi bahasa pemrograman Java. Adapun sasaran yang ingin dicapai pada rancangan sistem baru ini adalah : 1. Diharapkan pemanfaatan sarana komputer dapat dilakukan secara optimal sesuai dengan kebutuhan dari pemakai sistem. 2. Untuk mendapatkan informasi, laporan serta data barang secara benar dan tepat serta sesuai dengan keinginan pemakai sistem. 3. Agar proses pengolahan data dapat berjalan dengan lancar dan tepat sesuai dengan waktu yang diharapkan. 223

4 Aliran Sistem Informasi Baru Dalam merancang sistem yang baru, perlu adanya perancangan aliran sistem informasi baru yang dapat mengatasi masalah-masalah dan menutupi adanya kelemahan yang terdapat pada aliran sistem informasi yang lama. Salah satunya, lambatnya pembuatan laporan yang akan diserahkan kepada pimpinan, sehingga menyebabkan terlambatnya pimpinan dalam mengambil keputusan.untuk itu penulis mengusulkan dan sekaligus merancang sistem yang baru. Aliran Sistem Informasi (ASI) Baru Sistem Informasi Persediaan Barang Pada Alinia Mart ADMIN BAGIAN GUDANG PIMPINAN 1 CEK STOK BARANG KOSONG BARANG ADA INPUT TRANSAKSI FAKTUR BARANG FAKTUR BARANG FAKTUR BARANG TTD FAKTUR YANG SUDAH DI TTD AMBIL BARANG FAKTUR BARANG YANG SUDAH DI TTD A BARANG YANG DIMINTA PENJUALAN HARIAN PENJUALAN HARIAN BARANG YANG DIMINTA PENJUALAN BULANAN PENJUALAN BULANAN PENJUALAN TAHUNAN PENJUALAN TAHUNAN 2 Gambar 3.1 Aliran Sistem Informasi (ASI) Baru 224

5 ADMIN Faktur jual O.8 PENJUALAN HARIAN Laporan penjualan harian O.12 ADMIN DAFTAR BARANG YANG AKAN DIBELI Data beli BAGIAN GUDANG Daftar beli 0.13 INPUT PEMBELIAN O.1 INPUT BARANG D1 Data transaksi jual Laporan penjualan bulanan Data beli D5 Data supplier D3 O.14 D6 O.9 REKAP MENJADI PENJUALAN BULANAN DAN TAHUNAN PIMPINAN D1 CETAK FAKTUR BELI Laporan bulanan dan tahunan Data beli barang Transaksi jual barang Transaksi beli Faktur beli O.10 D1 O.2 INFORMASI STOCK DI SCREEN ACC PENJUALAN TAHUNAN PIMPINAN O.7 INPUT DATA SUPPLIER barang Laporan hasil analisa Laporan tahunan Data supplier O.3 INPUT D1 barang D4 supplier Data pelanggan O.5 CETAK FAKTUR faktur BAGIAN GUDANG Data analisa O.11 INPUT ANALISA D2 O.4 INPUT DATA TRANSAKSI JUAL faktur pelanggan Data fakur D5 Data transaksi O.6 BARANG YANG DIMINTA D3 Transaksi jual Majalah Ilmiah, Vol. 24, No. 2, Oktober 2017, Hal E-ISSN P-ISSN Konteks Diagram Context Diagram adalah gambaran umum tentang suatu sistem yang terdapat didalam suatu organisasi yang memperhatikan batasan (boundary) sistem, adanya interaksi antara eksternal entity dengan suatu sistem, dan informasi secara umum mengalir diantara entity dan sistem. Context Diagram ini merupakan alat bantu yang digunakan dalam menganlisa sistem yang akan dikembangkan. Pada Context Diagram sistem pengolahan data inventori Alinia Mart ini terdiri dari empat entity yaitu : Pelanggan, Admin, Bag. Gudang, Pimpinan. Adapun gambaran context diagram dapat dilihat pada gambar 3.7 berikut ini : Data pelanggan, faktur yang di ttd, permintaan barang Laporan data barang, laporan data supplier, laporan data pelanggan, faktur barang, laporan penjualan harian, laporan penjualan bulanan, laporan penjualan tahunan, laporan stock barang ADMIN I/O Faktur barang, barang yang diminta Faktur barang, laporan stock barang, daftar beli PERANCANGAN SISTEM INFORMASI INVENTORY PADA ALINIA MART BERBASIS MULTIUSER DENGAN JAVANETBEANS DAN MYSQL, data pelanggan, permintaan barang, faktur yang sudah di ttd Laporan data barang, laporan data supplier, laporan data pelanggan, laporan penjualan harian, laporan penjualan bulanan, laporan penjualan tahunan, faktur beli, laporan hasil BAGIAN GUDANG, barang yang diminta, laporan hasil, faktur beli Daftar beli Gambar 3.2 Context Diagram PIMPINAN Data Flow Diagram Data Flow Diagram adalah gambaran sistem secara logikal. Gambaran ini tidak tergantung pada perangkat keras, perangkat lunak, struktur data atau organisasi file. Keuntungan menggunakan Data Flow Diagram adalah untuk memudahkan pemakai yang kurang mengusai bidang komputer untuk mengerti sistem yang akan dikembangkan. Berikut ini digambarkan Data Flow Diagram Sistem Pengolahan Data Barang Alinia Mart : Gambar 3.3 Data Flow Diagram Entity Relationship Diagram Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan suatu dokumentasi data dengan mengidentifikasikan entity data dan memperlihatkan hubungan yang ada diantara entity tersebut. 225

6 Dalam Entity Relationship Diagram (ERD) sistem pengolahan data barang Alinia Mart terdiri dari 6 entity yaitu : Pelanggan, Transaksi Penjualan, Transaksi Pembelian, Barang,, dan Supplier. By_simpan Kbthn_thn By_pesan Kd_brg Jml_pesan interval alamat Kd_sup memiliki Kd_brg nohp Kd_pel nm_sup By_pesan Kd_brg Kbthn_thn Kd_jual SUPPLIER memiliki BARANG memiliki TRANSAKSI JUAL Tgl_jual Jmlh_jual memiliki memiliki Total_jual TRANSAKSI BELI memiliki melakukan No_fak_beli Kd_barang Kd_pel nohp Tgl_beli harga Kd_pel Nm_pel alamat total Kd_sup Gambar 3.4 Entity Relationship Diagram Struktur Program Perancangan struktur program merupakan tampilan pada layar yang menunjukkan bagian dari program yang kan dijalankan. Pada menu utama terdapat beberapa pilihan, dimana masingmasing pilihan atau proses mempunyai kegiatan tersendiri yang harus dikerjakan. Adapun struktur program dari rancangan menu utama dapat dilihat pada gambar 3.6 berikut. MENU INPUT TRANSAKSI INFORMASI KELUAR INPUT BARANG TRANSAKSI BELI BARANG INFORMASI STOCK BARANG INPUT TRANSAKSI JUAL INPUT SUPPLIER SUPPLIER INPUT USER USER INPUT PEMBELIAN PEMBELIAN HARIAN PEMBELIAN BULANAN PEMBELIAN TAHUNAN Gambar 3.5 Struktur Program 226

7 4. IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM 4.1 Implementasi Sistem Informasi Implementasi ini berdasarkan data asli yang sudah didapatkan untuk menganalisa dan merancang sistem lama menjadi sistem baru, yaitu aplikasi sistem pengolahan data barang sebagaimana yang sudah dirancang pada Bab III sebelumnya. 4.2 Pengujian Sistem Tampilan program merupakan tahapan yang menggambarkan antar muka sistem pengolahan data barang yang akan diakses oleh user, dimana usernya adalah admin, gudang dan pimpinan. Dan masingmasing dari user tersebut memiliki tingkatan akses yang berbeda pula Tampilan Menu Utama Menu utama ini merupakan tampilan yang pertama kali tampil saat user ingin menginputkan atau melihat laporan pada aplikasi sistem pengolahan data barang Alinia Mart. Halaman tersebut berisikan menu login untuk pengguna agar masuk tergantung level yang ada. Di halaman ini juga terdapat menu keluar bila ingin keluar dari sistem Tampilan Halaman Login User Pada tampilah halaman login user, user dapat memilih sesuai dengan level masingmasing. Dengan memasukan username, level, dan password terlebih dahulu. Gambar 4.1 Tampilan Menu Login Tampilan Input Tampilan input digunakan untuk menghitung jumlah kebutuhan barang pertahun, serta waktu interval pemesanan barang yang ekonomis. 227

8 Gambar 4.2 Tampilan Input Tampilan Transaksi Beli Halaman ini digunakan untuk menginputkan data barang yang sudah dibeli pada supplier agar masuk ke data barang. Gambar 4.3 Tampilan Pemesanan Barang Tampilan Transaksi Jual Pada transaksi jual terdapat jumlah stok yang telah terjual dan yang tersedia di gudang. Sehingga memudahkan bagian gudang dalam melihat kebutuhan stok yang diperlukan. Gambar 4.4 Tampilan Penjualan Barang 228

9 5. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan Dari uraian masalah yang sudah dikemukakan pada bab-bab sebelumnya, serta berdasarkan analisa dari data yang ada, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: 1. Sistem informasi inventory yang dirancang dapat memanipulasi data barang sesuai dengan yang di terapkan. 2. Pimpinan, bagian gudang, dan admin dapat mengetahui informasi tentang laporan data barang dan jumlah stok yang akan dipesan, karena sistem informasi yang dirancang menggunakan. 3. Aplikasi sistem informasi inventory pada Alinia Mart disimpan didalam database, dan dapat di ambil kembali jika dibutuhkan. 4. Sistem informasi Alinia Mart ini akan menjadi salah satu solusi dan media informasi yang efektif dalam meningkatkan pelayanan fasilitas pada Alinia Mart. 5. Dengan adanya sistem multy user para pegawai Alinia Mart bisa mengakses Sistem Informasi sesuai dengan level mereka masing-masin agar tidak terjadi kesalahan dalam menginputkan data. 5.2 Saran Dari kesimpulan di atas dan setelah dilihat dari hasil penelitian yang dilakukan maka dapat dikemukakan beberapa saran yang diharapkan dapat menjadi bahan pertimbangan lebih lanjut dalam upaya peningkatan service atau layanan dari pihak Alinia Mart. Adapun saran-saran yang dianggap perlu yaitu: 1. Melatih sumber daya manusia (SDM) dalam mengaplikasikan sistem yang baru, sehingga sistem yang baru dapat berjalan dengan baik dan menghasilkan output yang diinginkan. 2. Melakukan pendekatan, pemeliharaan dan pengembangan sistem di masa yang akan datang, sehingga bisa menambah fitur-fitur baru dalam aplikasi pengelolaan data barang. Sehingga tidak sebatas menglola data barang saja. 3. Pemberian layanan terbaik bagi konsumen merupakan faktor penting bagi Alinia Mart, maka sangat cocok sekali kalau sistem informasi persediaan barang ini digunakan, karena disamping mudah digunakan, pengelolaan data-data lebih terstruktur. Diharapkan Alinia Mart menggunakan printer dalam pencetakan laporan, karena apabila dilihat melalui komputer sama saja sistem yang telah dibangun tidak ada guna. DAFTAR PUSTAKA [1] A.S, Rosa, M.Shalahuddin Rekayasa Perangkat Lunak.Bandung : Informatika Bandung. [2] Hidayatullah, Priyanto Pemrograman Web. Bandung : Informatika. [3] Pratama, I Putu Agus Eka Sistem Informasi dan Implementasi. Bandung : Informatika. [4] Sutabri, Tata Analisis Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset. [5] Sutabri, Tata Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset. [6] Nugrahanti, Fatim Perancangan Sistem Informasi Inventory Sparepart [7] Mesin Fotocopy Dengan Menggunakan Visual Delphi 7 Yogyakarta [8] Machmud, Rizan Peranan Penerapan Sistem Informasi Manajemen Terhadap Efektivitas Kerja Pagawai Lembaga Pemasyarakatan Narkotika (Lapastika) Bollangi Kabupaten Gowa. Jurnal Capacity STIE AMKOP MakasarVol. 9, No. 3, September 2013, ISSN : [9] Muslim, M.A Pengembangan Sistem Informasi Jurusan Berbasis Web Untuk Meningkatkan Pelayanan Dan Akses Informasi. Jurnal MIPA 35, Januari 2012, ISSN :

10 [10] Rohendi, Keukeu 2015 Sistem Informasi Pengajuan Cuti Pegawai Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika Propinsi Sumatera Barat. Jurnal TEKNOIF, Oktober 2015, ISSN: [11] Nugrahanti, Fatim Perancangan Sistem Informasi Inventory Sparepart Mesin Fotocopy Dengan Menggunakan Visual Delphi 7 (Studi Kasus Di Ud. Eka Taruna Madiun).Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2015 (SENTIKA 2015), Maret 2015, ISSN : [12] Saputra, Rusli Desain Sistem Informasi Order Photo Pada Creative Studio Photo Dengan Menggunakan Bahasa Pemrograman Visual Basic.Net Jurnal Momentum Vol.17 No.2, Agustus2015, ISSN : X. 230