BAB III ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

Transkripsi

1 BAB III ANALISIS DAN DESAIN SISTEM III.1. Analisa Sistem yang Berjalan Proses pengendalian aktiva lancar yang sedang berjalan masih bersifat manual, banyaknya kendala yang terdapat pada penginformasian melalui daftar penerimaan dan pengeluaran kas, mengakibatkan kurang jelasnya penyajian informasi tersebut. Pengendalian ini bersifat dinamis dan fleksibel, yang harus disesuaikan dengan pendapatan dan pengeluaran kas pada perusahaan. Semua hal mengenai pembiayaan harus di kontrol agar perusahaan tidak merugi. Perancangan Sistem Informasi Aktiva Lancar untuk Laporan Keuangan Pada PT. Bintang Toba Lestari pada saat ini menyajikan informasi masih menggunakan sistem sederhana, yaitu masih menggunakan aplikasi dari Microsoft Excel dalam pengolahan data aktiva lancar. III.1.1 Input Dalam hal ini sistem yang digunakan belumlah efektif dikarenakan sistem informasi yang digunakan masih bersifat semikomputerisasi hanya berupa penyimpanan data pada aplikasi dari Microsoft Excel yang tidak terintegrasi dengan database, dan untuk penyajian laporan aktiva lancar kepada manager masih hanyalah berdasarkan atas data dari aplikasi Microsoft Excel. Namun dengan sistem informasi yang dirancang sistem akan lebih mudah karena telah menggunakan 33

2 34 aplikasi yang dibuat sesederhana mungkin dan lebih efektif dan efisien dalam hal perhitungan aktiva lancar. Hal ini bertujuan untuk mempermudah manager dalam menentukan besarnya pengeluaran dan pendapatan pada kas perusahaan, yang pada akhirnya juga sebagai dasar untuk menetapkan laporan keuangan. III.1.2. Proses Pada proses sistem yang berjalan, Perusahaan dalam penyajian laporan aktiva lancar sering terjadi laporan yang tidak valid, seperti ketidak sesuaian antara laporan keuangan dengan kenyataan yang ada, dan hanya berdasarkan data dari aplikasi Microsoft Excel saja. Berikut ini proses yang sedang berlangsung dalam Sistem Informasi Aktiva Lancar untuk Laporan Keuangan Pada PT. Bintang Toba Lestari, dapat dilihat pada gambar III.1. sebagai berikut Kasir Keuangan / Acounting Direktur mulai Pencatatan Transaksi harian Pengimputan data Transaksi Keuangan / Acounting Direktur Posting Jurnal ke buku besar Pelaporan Keuangan Membuat Laporan Transaksi Harian Membuat Neraca Saldo Membuat Neraca Lajur Membuat Pelaporan Keuangan Gambar III.1. FOD Penyimpanan Data

3 35 III.1.3 Output Output pada sistem ini akan didapat laporan aktiva lancar, data transaksi harian, yaitu catatan yang dibuat dalam transaksi jurnal dan neraca percobaan. Untuk pembuatan laporannya, setiap data dicatat dalam Aplikasi Microsoft Excel, dan setiap akhir bulan data transaksi itu di kalkulasikan menjadi laporan keuangan. Untuk pencatatan, pada bagian kasir mencatat data tentang transaksi tersebut menggunakan aplikasi dari Microsoft Excel kedalam komputer, tetapi masalah yang timbul adalah tidak ada database yang terintegrasi yang dapat membuat laporan transaksi aktiva lancar tidak secara cepat dan jelas ketika data tersebut dibutuhkan. Di bawah ini akan digambarkan contoh dari dokumen laporan transaksi kas harian yang terdapat pada PT. Bintang Toba Lestari. Gambar yang akan dibuat nantinya adalah analisa output sistem yang sedang berjalan pada PT. Bintang Toba Lestari. Adapun bentuk laporan transaksi kas harian yang terdapat PT. Bintang Lestari dapat dilihat pada gambar III.2. sebagai berikut

4 Gambar III.2. Pencatatan Transaksi Kas Harian bulan Mei pada PT. Bintang Toba Lestari Sumber : PT. Bintang Toba Lestari 36

5 37 III.2. Evaluasi Sistem yang berjalan Sistem yang ada saat ini masih diolah menggunakan komputer yang masih berbasis desktop (menggunakan Microsoft Excel), dan untuk sistem yang baru menggunakan aplikasi berbasis Windows. Dalam hal pengolahan data untuk sistem yang baru dibandingkan sistem yang lama terdapat beberapa hal yang berbeda, diantaranya adalah perubahan dalam hal penggunaan aplikasi program, yaitu akses pencarian informasi data dapat diakses dengan cepat tanpa harus susah payah mengkalkulasikan data, dan terintegrasi langsung dengan database tersebut berada. Dari hasil evaluasi sistem yang lama yang terdapat pada PT. Bintang Toba Lestari, penulis merancang sebuah sistem yang dapat mempermudah cara kerja yang dapat menghasilkan data yang lebih akurat. Dimana sistem yang akan dirancang lebih diajukan untuk penanganan masalah diatas, secara perlahan sistem yang lama di ganti dengan sistem yang baru. Untuk sistem yang baru, sumber daya manusianya juga harus mendukung, dilihat dari sistem yang lama sering terjadi tumpang tindih data, tidak ada fasilitas untuk menjaga agar data tidak tumpang tindih. III.3. Disain Sistem III.3.1 Disain Sistem Secara Global Perancangan Sistem Informasi Aktiva Lancar untuk Laporan Keuangan Pada PT. Bintang Toba Lestari menyajikan informasi kepada perusahaan, termasuk Manager yang memerlukan informasi tersebut untuk menentukan berapa banyaknya

6 38 perusahaan dalam menentukan aktiva lancar secara pada setiap harinya, mereka membutuhkan informasi akuntansi mengenai besarnya kas yang tesedia di perusahaan pada setiap harinya. Informasi data penerimaan dan pengeluaran kas direpresentasikan dalam bentuk tabel-tabel. III UseCase Diagram Usecase diagram Perancangan Sistem Informasi Aktiva Lancar untuk Laporan Keuangan Pada PT. Bintang Toba Lestari pada ( Gambar III.3) dibawah ini PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKTIVA LANCAR UNTUK LAPORAN KEUANGAN PADA PT. BINTANG TOBA LESTARI Gambar III.3. Usecase Diagram Perancangan Sistem Informasi Aktiva Lancar untuk Laporan Keuangan Pada PT. Bintang Toba Lestari

7 39 III Class Diagram Berikut ini Class diagram Perancangan Sistem Informasi Aktiva Lancar untuk Laporan Keuangan Pada PT. Bintang Toba Lestari pada Gambar III.4. Gambar III.4. Class diagram Perancangan Sistem Informasi Aktiva Lancar untuk Laporan Keuangan Pada PT. Bintang Toba Lestari III Sequence Diagram 1. Sequence diagram data Akunting dapat dilihat pada gambar III.5. sebagai berikut Gambar III.5. Sequence Diagram pada Akunting

8 40 2. Sequence diagram data Manager dapat dilihat pada gambar III.6. sebagai berikut Gambar III.6. Sequence Diagram pada Manager III.3.2. Disain Sistem Secara Detail Dalam hal ini penulis akan membahas perancangan sistem yang akan dibangun secara terperinci yaitu melalui desain output, desain input dan desain database. III Disain Ouput Desain sistem ini berisikan tampilan hasil yang akan diperoleh dari Perancangan Sistem Informasi Aktiva Lancar untuk Laporan Keuangan Pada PT. Bintang Toba Lestari yaitu berupa visualisasi program, otorisasi pengguna untuk keamanan data, laporan aktiva lancar dan neraca. 1. Desain Tampilan Form Login Tampilan ini menunjukkan tampilan login untuk otorisasi pengguna pada Perancangan Sistem Informasi Aktiva Lancar untuk Laporan Keuangan Pada PT. Bintang Toba Lestari, dapat dilihat pada gambar III.7. sebagai berikut

9 41 Login X User name Password d Ok Cancel Gambar III.7. Desain Tampilan Form Login 2. Desain Tampilan Laporan Aktiva Lancar Tampilan ini menunjukkan data transaksi yang berhubungan dengan laporan penerimaan kas, dapat dilihat pada gambar III.8. sebagai berikut LOGO PERUSAHAAN LAPORAN AKTIVA LANCAR PT. BINTANG TOBA LESTARI Tanggal NO. VOUCER KETERANGAN JUMLAH XXXX XXXX xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Dibuat Oleh Disetujui Oleh ( ) ( ) Gambar III.8. Desain Tampilan Laporan Aktiva Lancar 3. Desain Tampilan Proses Validasi Percobaan Tampilan ini menunjukkan data proses neraca sementara selama satu periode akuntansi yang berhubungan dengan data transaksi, dan ini dihasilkan melalui kompilas dari jurnal transaksi yang diproses dari transaksi harian, dengan melakukan penjurnalan dan golongan, pada gambar III.10. sebagai berikut

10 42 Neraca Percobaan Dd/mm/yyyy Proses KODE AKUN NAMA AKUN SALDO AKHIR XXXXX XXXXX XXXXX XXXXX XXXXX Gambar III.9. Desain Tampilan Laporan Neraca Percobaan 3. Desain Tampilan Laporan Neraca Tampilan ini menunjukkan data neraca selama satu periode akuntansi yang berhubungan dengan data transaksi, dapat dilihat pada gambar III.10. sebagai berikut LOGO PERUSAHAAN LAPORAN NERACA HARIAN PT BINTANG TOBA LESTARI Kode Akun Nama Akun Saldo Awal Debet Kredit Saldo Akhir Dibuat Oleh Disetujui Oleh ( ) ( ) Gambar III.11. Desain Tampilan Laporan Neraca

11 43 4. Desain Tampilan Laporan Jurnal Tampilan ini menunjukkan data jurnal selama satu periode akuntansi yang berhubungan dengan data transaksi, dapat dilihat pada gambar III.11. sebagai berikut LOGO PERUSAHAAN LAPORAN JURNAL PT BINTANG TOBA LESTARI Tanggal Kode Akun Nama Akun Saldo Akhir Dibuat Oleh Disetujui Oleh ( ) ( ) Gambar III.10. Desain Tampilan Laporan Neraca III Disain Input Untuk memperoleh pengisian database, perlu dirancang form-form input, hal ini akan sangat membantu pada saat user memasukkan data (Data Entry). Perancangan Sistem Informasi Aktiva Lancar Untuk Laporan Keuangan Pada PT. Bintang Toba Lestari meliputi desain input dari bentuk dokumendokumen input yang akan digunakan dan hanya dapat dilakukan oleh Akunting. Dokumen input sangat penting pada sistem informasi, data yang salah tercatat di dokumen akan mengakibatkan output yang dihasilkan sistem otomatis akan salah.

12 44 1. Desain Input Data Akun Aktiva Lancar Tampilan ini berisi form untuk membuat nama akun, kode akun pada aktiva lancar. dapat dilihat pada gambar III.11. sebagai berikut AKTIVA LANCAR X Kode Nama Akun Tambah Simpan Hapus Tutup KODE AKUN NAMA AKUN XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Gambar III.11. Desain Input Data Akun Aktiva Lancar 2. Desain Input Data Akun Aktiva Tetap Tampilan ini berisi form untuk membuat nama akun, kode akun pada aktiva tetap. dapat dilihat pada gambar III.12. sebagai berikut AKTIVA TETAP X Kode Nama Akun Tambah Simpan Hapus Tutup KODE AKUN NAMA AKUN XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Gambar III.12. Desain Input Data Akun Aktiva Tetap

13 45 1. Desain Input Data Akun Passiva Tampilan ini berisi form untuk membuat nama akun, kode akun pada passiva. dapat dilihat pada gambar III.13. sebagai berikut PASSIVA X Kode Nama Akun Tambah Simpan Hapus Tutup KODE AKUN NAMA AKUN XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Gambar III.13. Desain Input Data Akun Passiva 2. Desain Input Data Jurnal Transaksi Tampilan ini berisi form untuk input data jurnal transaksi, yaitu penjelasan lebih terperinci dari data transaksi harian, dapat dilihat pada gambar III.14 berikut Form Jurnal Tanggal No.Voucher X Akun Keterangan Jumlah Tambah Simpan Tutup TANGGAL NO. VOUCER KODE AKUN KETERANGAN JUMLAH XXXXXXXXXX Edit XXXXXXXXXX 9999 Update Hapus Gambar III.14. Desain Input Data Jurnal Transaksi

14 46 III Normalisasi Database Normalisasi yang digunakan dalam Perancangan Sistem Informasi Aktiva Lancar untuk Laporan Keuangan Pada PT. Bintang Toba Lestari adalah normalisasi tabel dari sistem hanya 1 st NF, untuk struktur tabel tidak ternormalisasi dapat di lihat pada tabel III.1 berikut ini Tabel.III.1.Struktur Tabel Tidak Ternormalisasi KodeAkun Nama Akun Kelompok SaldoAwal Debet Kredit Saldo Akhir Tanggal Keterangan Jumlah Debet Kredit Status Setelah tabel di normalisasi maka tabel menjadi 4 tabel, antara lain yaitu tabel Normalisasi Data Akun, dapat di lihat pada tabel III.2 berikut ini Tabel.III.2.Struktur Tabel Normalisasi Data Akun kodeakun namaakun saldoawal debet kredit saldoakhir kelompok Tabel yang berikutnya antara lain yaitu tabel Data Transaksi, dapat di lihat pada tabel III.3 berikut ini Tabel.III.3.Struktur Tabel Normalisasi Data Transaksi notiket kodeakun namaakun Typeakun saldoawal jumlahakun saldoakhir keterangan idstatus

15 47 Tabel yang berikutnya antara lain yaitu tabel Data status, dapat di lihat pada tabel III.4 berikut ini Tabel.III.4.Struktur Tabel Normalisasi Data Laporan Status Idstatus namastatus Tabel yang berikutnya antara lain yaitu tabel Data neracaharian, dapat di lihat pada tabel III.5 berikut ini Tabel.III.5. Struktur Tabel Normalisasi Data neracaharian kodeakun namaakun saldoawal debet kredit saldoakhir flag III Kamus Data Kamus data merupakan suatu daftar terintegrasi tentang komposisi elemen data, aliran data dan data store yang digunakan. Pengisian data dictionary dilakukan setiap saat selama proses pengembangan berlangsung, ketika diketahui adanya data atau saat diperlukan penambahan data item kedalam sistem. Berikut kamus data dari Perancangan Sistem Informasi Aktiva Lancar Untuk Laporan Keuangan Pada PT. Bintang Toba Lestari login = ({userid} + Password) akun = ({kodeakun } + namaakun + saldoawal + debet + kredit + saldoakhir + kelompok) neracaharian = ({kodeakun} + namaakun + saldoawal + debet + kredit + saldoakhir + flag)

16 48 stastus = ({id_status} + namastatus ) transaksi = ({notiket} + kodeakun + namaakun + typeakun + saldoawal + jumlahakun + saldoakhir + keterangan + idstatus) III Struktur Tabel Pada Perancangan Sistem Informasi Aktiva Lancar untuk Laporan Keuangan Pada PT. Bintang Toba Lestari, penyimpanan data semua objek diletakkan pada database yang dibuat dengan SQL SERVER Berikut adalah tabel struktur data pada setiap tabel di dalam Perancangan Sistem Informasi Aktiva Lancar Untuk Laporan Keuangan Pada PT. Bintang Toba Lestari. Database : aktivalancar; Nama Tabel : login; Primary key : userid, dapat di lihat pada tabel III.6 berikut ini Tabel III.6. Struktur Tabel status No Field Name Type Width Keterangan 1 idstatus int 10 ID status 2 namastatus Varchar 20 Nama status Database : aktivalancar, Nama Tabel : login; Primary key : userid, dapat di lihat pada tabel III.7 berikut ini Tabel III.7. Struktur Tabel Login No Field Name Type Width Keterangan 1 userid nvarchar 50 ID Pengguna 2 password nvarchar 50 Kata sandi pengguna

17 49 Database : aktivalancar, Nama tabel : akun, Primary key : nourut, dapat di lihat pada tabel III.8 berikut ini Tabel III.8. Sruktur Tabel Akun No Field Name Type Width Keterangan 1 kodeakun Int 10 Kode Akun 2 namaakun nvarchar 50 Nama Akun 3 saldoawal Money Saldo Awal 4 debet Money Debet 5 kredit Money Kredit 6 saldoakhir Money Saldo Akhir 7 kelompok int 10 Golongan Akun Database : aktivalancar, Nama tabel : transaksi, Primary key : notransaksi, dapat di lihat pada tabel III.9 berikut ini Tabel III.9. Struktur Tabel Transaksi No Field Name Type Width Keterangan 1 notransaksi Int 10 Nomor Transaksi 2 tanggal datetime Tanggal transaksi 3 notiket nvarchar 50 Nomor Tiket 4 kodeakun int 10 Kode Akun 5 namaakun nvarchar 50 Nama Akun 6 typeakun nvarchar 1 Type Akun 7 saldoawal Money Saldo Awal 8 jumlahakun Money Keterangan Jumlah 9 saldoakhir Money Jumlah Transaksi 10 keterangan Text 100 Keterangan Transaksi 11 idstasus int 10 ID status Database : aktivalancar, Nama tabel : status, Primary key : kodeakun, dapat di lihat pada tabel III.10 berikut ini

18 50 Tabel III.10. Struktur Tabel neracaharian No Field Name Type Width Keterangan 1 kodeakun int 10 ID status 2 namaakun Varchar 20 Nama staus 3 saldoawal Money Saldo Awal 4 debet Money Debet 5 kredit Money Kredit 6 saldoakhir Money Saldo Akhir 7 flag int 10 Flag III ERD (Entity Relationship Diagram) Setelah merancang database maka dibuatkan relasi antar tabel sebagai gambar atau diagram yang menunjukkan infomasi dibuat, Adapun relasi antar tabel dapat ditunjukkan pada gambar III.15. sebagai berikut : password user_id login notransaksi input kodeakun akun namaakun saldoawal debet kredit saldoakhir tanggal notiket kodeakun namaakun transaksi memilih mempunyai kelompok kodeakun typeakun saldoawal jumlahakun saldoakhir menyeleksi status neracaharian namaakun saldoawal debet keterangan idstatus namastatus idstatus flag kredit saldoakhir Gambar III.15. Tampilan Entity Relationship Diagram

19 51 III.3.3. Activity Diagram 1. Activity Diagram untuk Login Sistem Berikut ini gambar activity diagram untuk login sistem dapat dilihat pada gambar III.16. sebagai berikut Gambar III.16. Activity Diagram Login Sistem 1. Activity Diagram Akunting untuk Akun Aktiva Lancar Berikut ini gambar activity diagram Akunting untuk akun aktiva lancar dapat dilihat pada gambar III.17. sebagai berikut Gambar III.17. Activity Diagram Akunting untuk akun Aktiva Lancar

20 52 1. Activity Diagram Akunting untuk Akun Aktiva Tetap Berikut ini gambar activity diagram Akunting untuk akun aktiva tetap dapat dilihat pada gambar III.18. sebagai berikut Gambar III.18. Activity Diagram Akunting untuk akun Aktiva Tetap 1. Activity Diagram Akunting untuk Akun Passiva Berikut ini gambar activity diagram Akunting untuk akun Passiva dapat dilihat pada gambar III.19. sebagai berikut Gambar III.19. Activity Diagram Akunting untuk akun Passiva

21 53 3. Activity Diagram Manager untuk Laporan Berikut ini gambar activity diagram Manager untuk Laporan, dapat dilihat pada gambar III.20. sebagai berikut Gambar III.20. Activity Diagram Manager untuk Laporan 1. Activity Diagram untuk Logout Sistem Berikut ini gambar activity diagram untuk logout Sistem dapat dilihat pada gambar III.21. sebagai berikut Gambar III.21. Activity Diagram Logout Sistem