BAB III ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

Transkripsi

1 38 BAB III ANALISIS DAN DESAIN SISTEM III.1. Analisa Sistem yang Berjalan Proses pendataan inventaris barang yang sedang berjalan masih bersifat manual, banyaknya kendala yang terdapat pada penginformasian melalui daftar inventaris, pembelian inventaris dan biaya penyusutan inventaris, mengakibatkan kurang jelasnya penyajian informasi tersebut. Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Inventaris Barang pada CV. Bintang Baru Medan saat ini masih menggunakan sistem sederhana, yaitu masih menggunakan aplikasi dari Microsoft Excel dalam pengolahan data inventaris barang. III.1.1 Input Dalam hal ini sistem yang digunakan belumlah efektif dikarenakan sistem informasi yang digunakan masih bersifat manual seperti pencatatan data barang inventaris yang dicatat di dalam kartu inventaris. Dan kemudian data barang inventaris tersebut dicatat ke dalam laporan penyusutan inventaris barang yang akan diperhitungkan penyusutannya. Penyimpanan data tersebut masihlah menggunakan Microsoft Excel yang belum terintegrasi dengan database, dan juga sebagai penyajian laporan inventaris barang kepada pimpinan. Berikut contoh gambar data input inventaris barang: 38

2 39 Gambar III.1: Input Data Inventaris Barang Pada CV. Bintang Baru Sumber : CV. Bintang Baru Medan III.1.2. Proses Pada proses sistem yang berjalan, Perusahaan dalam Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Inventaris Barang Sering terjadi laporan yang tidak valid, seperti ketidak sesuaian antara laporan data inventaris barang yang ada, dan hanya berdasarkan data dari aplikasi Microsoft Excel saja. Proses yang sedang berlangsung dalam Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Inventaris barang Pada CV. Bintang Baru Medan terdiri dari bagian admin yang membuat permintaan inventaris barang, Bagian keuangan yang menginput data inventaris barang dan juga membuat penyusutan barang inventaris tersebut. Pimpinan hanya menerima permintaan inventaris barang dan laporan inventaris barang yang telah dibuat oleh bagian keuangan. Proses perancangan Sistem Informasi Akuntansi Barang dapat di lihat pada gambar III.2.

3 40 Pimpinan Admin Bagian Keuangan Mulai Surat Pengajuan Inventaris Barang Dokumen Pengajuan Inventaris Barang Data permintaan inventaris barang Acc pengajuan Dokumen Pengajuan Inventaris Barang Acc Dokumen Pengajuan Inventaris Barang Acc Dokumen Data Inventaris Barang Cek Inventaris barang Pembelian Inventaris Barang Laporan Data Inventaris Barang Laporan Data Inventaris Barang Laporan Data Inventaris Barang Selesai Arsip Gambar III.3. FOD Proses Inventaris Barang Pada CV. Bintang Baru Medan

4 41 Dari gambar III.3. diatas dapat dilihat aliran dokumen yang terjadi dalam Perancangan Sistem Informasi Inventaris barang Pada CV. Bintang Baru Medan. Aliran dokumen ini sudah cukup baik, sebab terdapat proses penyimpanan, seperti arsip data dokumen untuk laporan inventaris barang yang diserahkan kepada pimpinan Bagian admin membuatkan surat pengajuan inventaris barang kepada kepala atau pimpinan. Dari data tersebut, pimpinan akan melihat apakah data tersebut disetujui atau tidak, jika disetuji maka dokumen pengajuan pembelian inventaris barang yang disetujui dan akan di arahkan langsung kepada bagian keuangan yang mencatat nilai dari inventaris barang tersebut, dan langsung mengeluarkan dana transaksi pembelian inventaris dan setelah itu dihasilkan laporan inventaris barang yang akan diberikan ke bagian keuangan dan pimpinan. III.1.3 Output Output pada sistem ini akan didapat laporan data inventaris barang, laporan data penambahan inventaris barang, data pemasok, dan juga data penyusutan inventaris. Untuk pembuatan laporannya, setiap data dicatat dalam Aplikasi Microsoft Excel. III.2. Evaluasi Sistem yang berjalan Sistem yang ada saat ini masih diolah menggunakan komputer yang masih berbasis desktop (menggunakan Microsoft Excel), dan untuk sistem yang baru menggunakan aplikasi berbasis Windows. Dalam hal pengolahan data untuk sistem yang baru dibandingkan sistem yang lama terdapat beberapa hal yang berbeda, diantaranya adalah perubahan dalam hal penggunaan aplikasi program,

5 42 yaitu akses pencarian informasi data dapat diakses dengan cepat tanpa harus susah payah mengkalkulasikan data, dan terintegrasi langsung dengan database tersebut berada. Dari hasil evaluasi sistem yang lama yang terdapat pada CV. Bintang Baru Medan, penulis merancang sebuah sistem yang dapat mempermudah cara kerja yang dapat menghasilkan data yang lebih akurat. Dimana sistem yang akan dirancang lebih diajukan untuk penanganan masalah diatas, secara perlahan sistem yang lama di ganti dengan sistem yang baru. Untuk sistem yang baru, sumber daya manusianya juga harus mendukung, dilihat dari sistem yang lama sering terjadi tumpang tindih data, tidak ada fasilitas untuk menjaga agar data tidak tumpang tindih. Sistem yang telah dirancang menghasilkan data inventaris barang secara cepat dan jelas ketika data tersebut dibutuhkan, dan terintegrasi langsung dengan database tersebut berada, dan data tidak akan mungkin terjadi tumpang tindih, karena adanya sistem proteksi. III.3. Desain Sistem III.3.1 Desain Sistem Secara Global Perancangan Sistem Informasi Inventaris Barang Pada CV. Bintang Baru Medan, menyajikan informasi kepada perusahaan, termasuk Pimpinan yang memerlukan informasi tersebut untuk menentukan mampu tidaknya perusahaan dalam melunasi utangnya secara tepat waktu kepada kreditur (banker dan pemasok), mereka membutuhkan informasi akuntansi mengenai besarnya uang kas yang tesedia di perusahaan pada saat menjelang jatuh temponya pinjaman

6 43 (utang). Informasi data inventaris barang direpresentasikan dalam bentuk tabeltabel. III UseCase Diagram Dalam penyusunan suatu program diperlukan suatu model data yang berbentuk diagram yang dapat menjelaskan suatu alur proses sistem yang akan di bangun. Dalam penulisan skripsi ini penulis menggunakan metode UML yang dalam metode ini penulis menerapkan diagram Use Case. Usecase diagram Sistem Informasi Inventaris barang Pada CV. Bintang Baru Medan. digambarkan pada Gambar III.3. Gambar III.3. Usecase Diagram Sistem Informasi Akuntansi Inventaris Barang Pada CV. Bintang Baru Medan

7 44 III Class Diagram Class Daigram adalah sebuah spesifikasi yang jika diinstansiasi akan menghasilkan sebuah objek dan merupakan inti dari pengembangan dan desain berorientasi objek. Class menggambarkan keadaan (atribut/properti) suatu sistem, sekaligus menawarkan layanan untuk memanipulasi keadaan tersebut. Class diagram Sistem Informasi Akuntansi Inventaris barang Pada CV. Bintang Baru Medan digambarkan pada Gambar III.4. Gambar III.4. Class diagram Sistem Informasi Akuntansi Inventaris Barang Pada CV. Bintang Baru Medan

8 45 III Sequence Diagram 1. Sequence diagram Admin pada saat Login Berikut ini gambar III.5. tentang Sequence diagram Admin pada form login Gambar III.5. Sequence Diagram Login Admin 2. Sequence diagram Admin pada permintaan barang Berikut ini gambar III.6. Sequence diagram form permintaan barang Gambar III.6. Sequence Diagram Admin untuk permintaan barang

9 46 3. Sequence diagram Keuangan untuk olah data Pemasok Berikut ini gambar III.7. tentang Sequence diagram olah data Pemasok Gambar III.7. Sequence Diagram Keuangan olah data Pemasok 4. Sequence diagram Keuangan untuk olah daftar Inventaris Berikut ini gambar III.8. tentang Sequence diagram olah daftar Inventaris Gambar III.8. Sequence Diagram Keuangan olah daftar Inventaris

10 47 5. Sequence diagram Keuangan untuk olah invoice Permintaan Barang Berikut ini gambar III.9. Sequence diagram olah invoice Permintaan Barang Gambar III.9. Sequence Diagram Keuangan olah Invoice Permintaan Barang III.3.2. Desain Sistem Secara Detail Dalam hal ini penulis akan membahas perancangan sistem yang akan dibangun secara terperinci yaitu melalui desain output, desain input dan desain database. III Desain Ouput Desain sistem ini berisikan tampilan hasil yang akan diperoleh dari Sistem Informasi Akuntansi Inventaris barang Pada CV. Bintang Baru Medan yaitu berupa visualisasi program, laporan Inventaris barang, laporan penambahan Inventaris, laporan penyusutan barang dan laporan daftar Pemasok.

11 48 1. Tampilan Laporan Inventaris barang Rancangan output laporan Inventaris barang ini menunjukkan tampilan data-data Inventaris barang pada Sistem Informasi Akuntansi Inventaris barang Pada CV. Bintang Baru Medan pada gambar III.10. Logo perusahaan CV. Bintang Baru Medan LAPORAN Daftar Inventaris No Nama barang jenis jumlah Tgl beli umurekonomis lokasi keterangan xxxx 999 dd/mm/yy 99 xxxxxx xxxxxxxx xxxx 999 dd/mm/yy 99 xxxxxx xxxxxxxx Diketahui oleh Direktur Medan, xxxx,9999 Dibuat oleh Keuangan ( ) ( ) Gambar III.10. Tampilan laporan Daftar Inventaris 2. Tampilan Laporan Data Pemasok Tampilan rancangan ini menunjukkan data-data Pemasok pada CV. Bintang Baru Medan, dapat dilihat pada gambar III.11. sebagai berikut : Logo CV. Bintang Baru Medan perusahaan LAPORAN DAFTAR PEMASOK No Kode Pemasok Nama Alamat Telepon Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx Diketahui oleh direktur ( ) Medan, xxxx,9999 Dibuat oleh Keuangan ( ) Gambar III.11. Tampilan Laporan Daftar Pemasok

12 49 3. Tampilan Laporan Permintaan Inventaris Barang Rancangan output laporan permintaan inventaris ini menunjukkan tampilan data permintaan inventaris barang yang akan diproses lebih lanjut pada CV. Bintang Baru Medan yang dapat dilihat pada gambar III.12. Logo perusahaan CV. Bintang Baru Medan BERITA ACARA PERMINTAAN INVENTARIS No Permintaan: 9999 Bagian : Xxx Tanggal :dd/mm/yyyy Kode Barang Nama Jumlah Keterangan Barang Xxx Xxxxx xxxxx xxx xxxxx xxxxx Diketahui oleh Direktur ( ) Medan, xxxx,9999 Dibuat oleh Admin ( ) Gambar III.12. Tampilan Laporan Permintaan Inventaris Barang III Desain Input Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Inventaris barang Pada CV. Bintang Baru Medan meliputi desain input dari bentuk dokumen-dokumen input yang akan digunakan dan hanya dapat dilakukan oleh bagian keuangan. Dokumen input sangat penting pada sistem informasi, data yang salah tercatat di dokumen akan mengakibatkan output yang dihasilkan sistem otomatis akan salah. Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pada CV. Bintang Baru Medan disini dilakukan dengan menelusuri output yang dihasilkan sistem informasi

13 50 sehingga ditemukan item apa saja yang harus ada dalam rancangan form input dalam rancangan pengolahan data 1. Desain Input Form Login Perancangan input form Login berfungsi untuk verifikasi pengguna yang berhak menggunakan sistem. Adapun rancangan form login dapat dilihat pada Gambar III.13. sebagai berikut : Login X User name Password OK Cancel Gambar III.13. Rancangan Input Form Login 2. Desain Input Menu Utama Rancangan Input pada menu utama ini berisi form untuk input daftar inventaris, form input data Pemasok, form input data penambahan Inventaris. Adapun rancangan menu utama dapat dilihat pada gambar III.14. Sebagai berikut : Sistem Informasi Akuntansi Inventaris x File Pemasok Inventaris Transaksi Permintaan Barang Invoice permintaan Barang Kartu Invenaris Perhitungan Depresiasi Laporan Data Pemasok Data Inventaris Penyusutan Jurnal Umum Exit Logo Perusahaan Gambar III.14. Rancangan input Form Menu Utama

14 51 3. Desain Input Data Inventaris Barang Perancangan input form daftar Inventaris merupakan form untuk penyimpanan daftar inventaris. dapat dilihat pada gambar III.15. Sebagai berikut Daftar Inventaris Barang x Tambah Simpan Batal Tutup Kode Inventaris Nama Inventaris Satuan Harga Satuan Kode Inventaris Nama Inventaris Satuan Harga Satuan Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx Edit Update Hapus Gambar III.15. Desain Input Data Inventaris Barang 4. Desain Input Daftar Pemasok Perancangan input form Pemasok merupakan form untuk penyimpanan daftar Pemasok. Adapun bentuk form input daftar Pemasok dapat dilihat pada gambar III.16. Sebagai berikut : Daftar Pemasok x Tambah Simpan Batal Tutup Nama Pemasok Alamat Telepon Nama Pemasok Alamat Telepon xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx Edit Update Hapus Gambar III.16. Desain Input Daftar Pemasok

15 52 5. Desain Input Permintaan Barang Perancangan input form permintaan barang merupakan form untuk pengajuan kebutuhan Barang. Adapun bentuk form input permintaan barang dapat dilihat pada gambar III.17. Sebagai berikut : Permintaan Barang x Input Data No Permintaan : Bagian Pengaju Kode Barang Satuan Keterangan Tanggal : Nama Barang Kuantitas Proses Order Tutup Gambar III.17. Desain Input Data Permintaan Barang 6. Desain Input Kartu Inventaris Perancangan form input kartu Inventaris untuk penyimpanan data inventaris yang baru dibeli, untuk pendataan barang. Adapun bentuk form kartu inventaris dapat dilihat pada gambar III.18. Sebagai berikut : Kartu Inventaris x Input Data Pilih Kode Pembelian Tutup Tanggal Perolehan Nama Inventaris Satuan Nama Pemasok Total Harga Jenis Barang Harga Satuan Rp : Keterangan Masa Manfaat Pemakaian Bulan Jenis Barang Lokasi Barang Daftar Kartu Inventaris Simpan Simpan NO KA Kode barang Nama barang Jenis Jumlah Harga satuan Total harga Masa manfaat Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx \\\\\ Gambar III.18. Desain Input Kartu Inventaris

16 53 III Kamus Data Kamus data merupakan suatu daftar organisasi tentang komposisi elemen data, aliran data dan data store yang digunakan. Pengisian data dictionary dilakukan setiap saat selama proses pemgembangan berlangsung, ketika diketahui adanya data atau saat diperlukan penambahan data item ke dalam sistem. Berikut adalah kamus data dari Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Inventaris barang Pada CV. Bintang Baru Medan : 1. login = ({iduser} + nama + password + jabatan) 2. aktiva =({kodeaktiva}+ namaaktiva + satuan + harga_satuan) 3. permintaan =({ nourut }+ noppb + tgl_pengajuan + bagian_pengaju + status + kode_aktiva + qty + keterangan) 4. invoice = ({nourut} + noinvoice + tanggal + keterangan + idpermintaan + totalinvoice + status + supplier) 5. kartu_inventaris = ({no_ka} + kode_barang + jenis_barang + nama_barang + satuan + tgl_perolehan + jumlah + harga_satuan + total_harga + masa_manfaat + lokasi_barang + keterangan + pemasok + kodeakun) 6. inventaris_penyusutan = ({no_transaksi} + tanggal + kodepembelian + kodeinventaris + hargaperolehan + masamanfaat + bebanperbulan + akumulasipenyusutan + sisamasamanfaat + nilaibuku + kodeakun) 7. Pemasok = ({kodepemasok} + nama + alamat + nophone)

17 54 III Desain Database Pada Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Inventaris barang Pada CV. Bintang Baru Medan, penyimpanan data semua objek diletakkan pada database yang dibuat dengan Sql Server. Berikut adalah tabel struktur pada setiap tabel Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Inventaris barang Pada CV. Bintang Baru Medan. 1. Tabel Login Nama Tabel Digunakan : Login : Untuk menyimpan data Pengguna Primary key : iduser Tabel III.1. Tabel Login No Field Name Type Width Keterangan 1 iduser Int 11 ID pengguna 2 nama Varchar 50 Nama pengguna 3 password Varchar 50 Password pengguna 4 Jabatan Varchar 50 Jabatan pengguna 2. Tabel Permintaan Nama tabel Digunakan Primary key : permintaan : Untuk menyimpan data permintaan : nourut Tabel III.2. Tabel permintaan No Field Name Type Width Keterangan 1 Nourut Int 11 Nomor urut 2 Noppb Nchar 10 Nomor Permintaan Inventaris 3 tgl_pengajuan Datetime Tanggal Pengajuan 4 Bagian_pengaju Nchar 10 Bagian Pengajuan 5 Status Nchar 10 Status Pengajuan

18 55 6 Kode_aktiva Nchar 10 Kode Barang 7 Keterangan Varchar 50 Keterangan Permintaan 3. Tabel Pemasok Nama tabel Digunakan Primary key : pemasok : Untuk menyimpan data master Pemasok : idpemasok Tabel III.3. Tabel pemasok No Field Name Type Width Keterangan 1 Idpemasok Int 11 ID Pemasok 2 Namapemasok Varchar 50 Nama Pemasok 3 Alamatpemasok Varchar 50 Alamat Pemasok 4 Telpon Varchar 50 Nomor Telepon 4. Tabel Kartu Inventaris Nama tabel Digunakan Primary key : kartu_inventaris : Untuk menyimpan data kartu inventaris : no_ka Tabel III.4. Tabel Kartu Inventaris No Field Name Type Width Keterangan 1 no_ka Varchar 10 Nomor Kartu Inventaris 2 Kode_barang Varchar 10 Kode Barang 3 Jenis_barang Varchar 20 Jenis Barang 4 Nama_barang Varchar 30 Nama barang 5 Satuan Varchar 10 Satuan Barang 6 Tgl_perolehan Datetime Tanggal Perolehan 7 Jumlah Int 11 Jumlah Barang 8 Harga_satuan Money Harga Satuan 9 Total_harga Money Total Harga 10 Masa_manfaat Int Masa Manfaat 11 Lokasi_barang Varchar 30 Lokasi Barang

19 56 12 Keterangan Varchar 50 Keterangan 13 Pemasok Varchar 50 Pemasok 14 Kodeakun Nchar 20 Kode Akun III ERD (Entity Relationship Diagram) Setelah merancang database maka dibuatkan relasi antar tabel sebagai gambar atau diagram yang menunjukkan infomasi dibuat, disimpan, dan digunakan dalam sebuah Perancangan Sistem Informasi Inventaris barang Pada CV. Bintang Baru Medan. Adapun relasi antar tabel dapat ditunjukkan pada gambar III.19. sebagai berikut : Gambar III.19. Entity Relationship Diagram (ERD) Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Inventaris Pada CV. Bintang Baru Medan

20 57 III. 3.3.Normalisasi 1. Bentuk Tidak Normal ( Unnormal) Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terdupilakasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan saat menginput. Berikut tabel III.5. Bentuk tidak nor,am inventaris barang: Tabel III.5. Bentuk Tidak Normal Inventaris Barang No NmBrg Jns Jlh Tglbeli UmrEko Lokasi Ket 1 Komputer Peralatan 2 31agt 13 12bln Gudang Baik 2. Bentuk Normal Pertama (1-NF) Pada tahap ini dilakukan penghilangan beberapa group elemen yang berulang agar menjadi satu harga tunggal yang beriteraksi diantara setiap baris pada suatu tabel, dan setiap atribut harus mempunyai nilai data yang atomic (bersifat atomic value). Tabel III.6. Bentuk Normal Pertama Data pemasok No KdPemasok Nama Alamat Telepon Karya Baru Katamso Tabel III.7. Bentuk Normal Pertama Inventaris Barang KdBrg NmBrg Jlh Keterangan 0035 Komputer 2 baik

21 58 3. Bentuk Normal Kedua (2-NF) Bentuk normal kedua didasari atas konsep full functional dependency (ketergantungan fungsional sepenuhnya)yang dapat didefinisikan sebagai berikut.jika A atribut atribut dari suatu relasi, B dikatakan full functional depedency (memiliki ketergantungan fungsional terhadap A, tetapi tidak secara tetap memiliki ketergantungan fungsional dari subset (himpunan bagian) dari A. Tabel III.8 Bentuk Normal Kedua Inventaris Barang No NmBrg Harga Jlh Lokasi Ket 1 Komputer Gudang baik 4. Bentuk Normal ketiga (3-NF) Walaupun relasi 2-NF memiliki redudansi yang lebih sedikit daripada relasi 1- NF, namun relasi tersebut masih mungkin mengalami kendala bila terjadi anomaly peremajaan (update) terhadap relasi tersebut. Tabel III.9 Bentuk Normal Kedua Inventaris Barang IdBrg NmBrg Jlh Keterangan 0035 Komputer 2 baik

22 59 III.3.4. Activity Diagram 1. Activity Diagram Login User Berikut gambar III.20 tentang activity diagram Perancangan Sistem Informasi Inventaris barang pada CV. Bintang Baru Medan untuk login User. Gambar III.20. Activity Diagram Login User pada Sistem Informasi Akuntansi Inventaris Barang Pada CV. Bintang Baru Medan

23 60 2. Activity Diagram Input Data Berikut gambar III.21 tentang activity diagram Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Inventaris barang pada CV. Bintang Baru Medan untuk input data. Gambar III.21. Activity Diagram Input Data pada Sistem Informasi Akuntansi Inventaris Barang Pada CV.Bintang Baru Medan

24 61 3. Activity Diagram Edit Data Berikut gambar III.22 tentang activity diagram Perancangan Sistem Informasi Inventaris barang pada CV. Bintang Baru Medan untuk Edit data. Gambar III.22. Activity Diagram Edit Data pada Sistem Informasi Akuntansi Inventaris Barang Pada CV. Bintang Baru Medan

25 62 4. Activity Diagram Hapus Data Berikut gambar III.23 tentang activity diagram Perancangan Sistem Informasi Inventaris barang pada CV. Bintang Baru Medan untuk Hapus data. Gambar III.23. Activity Diagram Hapus Data pada Sistem Informasi Akuntansi Inventaris Barang PadaCV. Bintang Baru Medan

26 63 5. Activity Diagram Logout User Berikut gambar III.24 tentang activity diagram Perancangan Sistem Informasi Inventaris barang pada CV. Bintang Baru Medan untuk logout User. Start Pilihan Untuk Keluar Dari Sistem Keluar Dari Sistem End Gambar III.24. Activity Diagram Logout User pada Sistem Informasi Akuntansi Inventaris Barang Pada CV. Bintang Baru Medan.