BAB III METODE PERANCANGAN SISTEM

Transkripsi

1 BAB III METODE PERANCANGAN SISTEM 3.1. Prosedur Training Tracking PT Kievit Indonesia PT Kievit Indonesia mempunyai prosedur untuk proses pelatihan yang diadakan pada perusahaan. Proses training dimulai dengan dilakukannya analisis oleh bagian HR Recruitment & Training untuk general training karyawan dan oleh manager tiap departemen untuk specific training karyawan sesuai dengan kebutuhan pada tiap departemen. Hasil analisis tersebut akan dicatat pada Form Training Needs. Salah satu dasar analisis pelatihan karyawan adalah training record karyawan periode sebelumnya. Berdasarkan hasil analisis, maka karyawan akan mendapatkan daftar pelatihan karyawan. Daftar pelatihan ini menerangkan pelatihan apa saja yang wajib dan tidak wajib diikuti oleh karyawan. Daftar pelatihan dibuat dalam bentuk softcopy (Micosoft Excel) dan tercetak. Bagian HR Recruitment & Training akan merencanakan kegiatan pelatihan dalam bentuk penjadwalan pelatihan berdasarkan daftar pelatihan yang dibutuhkan karyawan. Perencanaan tersebut selanjutnya akan dijadikan patokan oleh HR bagian Recruitment & Training untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pelatihan. Saat pelaksanaan kegiatan pelatihan, karyawan akan mengisi form training attendance list. Form kedatangan pelatihan berfungsi sebagai data kehadiran pelatihan karyawan yang hadir dan mengikuti pelatihan, daftar pelatihan akan diberi keterangan bahwa karyawan sudah menyelesaikan pelatihan. Keterangan meliputi tiga macam isian, K jika karyawan mengikuti pelatihan yang diselenggarakan oleh PT Kievit Indonesia, P jika karyawan karyawan mengikuti pelatihan yang bersifat personal/previous experience, dan E jika pelatihan sudah dipenuhi melalui pendidikan formal. 13

2 Setelah karyawan mengikuti pelatihan, bagian HR Recruitment & Training akan meng-update training record tiap karyawan (Micosoft Excel) dan daftar pelatihan karyawan (Micosoft Excel). Training record tersebut merupakan salah satu dari beberapa alat analisis karyawan di PT Kievit. Dari prosedur diatas, flowchart proses Training Tracking PT Kievit dapat dilihat pada bagan dibawah ini. Prosedur Training Tracking PT Kievit Indonesia Analisis general training oleh bagian HR Recruitment & Training dan analisis Specific training (competency department) oleh manager tiap department Daftar Training, terdiri atas Training General dan Training Specific Bagian HR Recruitment & Training, akan menyusun jadwal pelaksaan training-training yang ada. Daftar Training (General Training dan Specific Training ) File Jadwal Training dan Daftar Training pada MS. Excel Pelakasanaan Training oleh Karyawan Bagian HR Recruitment & Training akan mengupdate daftar training karyawan dengan keterangan K apabila karyawan mengikuti training yang diadakan PT Kievit, P apabila karyawan mengikuti training diluar perusahaan (bersifat personal), dan E apabila training sudah dipenuhi dari pendidikan karyawan. File Training Matrix updated File Training Record updated Proses Analisis Karyawan Gambar 3.1 Flowchart Proses Training Tracking PT Kievit Indonesia 14

3 3.2. Analisa Kebutuhan Berdasarkan prosedur Training Tracking yang berjalan menunjukkan bahwa proses pencatatan training tracking karyawan dilaksanakan oleh admin department HR (Human Resources) bagian Recruitment dan Training. Proses penginputan data pelatihan karyawan secara manual menggunakan Microsoft Excel. Selain itu, proses menghasilkan training record karyawan dan training matrix juga dilakukan secara manual. Pengelolaan training tracking karyawan tersebut memiliki beberapa kelemahan. Kelemahan yang pertama yaitu bagian HR melakukan penginputan berulang-ulang untuk setiap data pelatihan yang diikuti karyawan. Data training record sudah disiapkan menurut nama karyawan dan dan data training matrix menurut departemen yang ada, apabila ingin meng-update kedua data tersebut administrator harus menginputkan satu per satu data ke dalam laporan yang terkait. Penginputan secara manual tidak menjamin ketelitian data. Hal tersebut disebabkan adanya kemungkinan data tersebut kurang (ada data yang belum diinputkan) atau sebaliknya yaitu terdapat data yang diinputkan berulang (data redundancy). Di sisi lain, pengelolaan Training Tracking seperti ini membutuhkan waktu yang lebih lama. Dengan demikian pengelolaan data dan informasi menjadi kurang efisien. Hal ini membuat administrator sering menunda melakukan penginputan dan pembaharuan data. Dengan demikian proses pelacakan data pelatihan kurang efektif. Kelemahan yang lain adalah data pelatihan yang tidak terpusat menyulitkan pengguna pada saat pengecekan data pelatihan. Hal tersebut dikarenakan administrator harus memeriksa satu per satu data pelatihan yang ada. Berdasarkan analisis di atas, maka dapat disimpulkan bahwa terdapat masalah integrasi data dan informasi yang berdampak pada kurangnya efisiensi dan efektifitas pada pengelolaan data dan informasi pelatihan karyawan. Oleh karena itu, membangun sistem informasi berbasis komputer yang mengelola prosedur Training Tracking dari proses penginputan hingga pelacakan data pelatihan merupakan sebuah 15

4 solusi yang terbaik. Sistem informasi ini dapat mengintegrasikan semua data pelatihan dan menghasilkan informasi yang berkualitas Metode Perancangan Sistem Metode perancangan yang digunakan dalam menganalisis dan mendesain sistem informasi Kievit Training Tracking yaitu Prototyping. Prototyping merupakan metode pengembangan sistem informasi secara bertahap, yaitu dengan mengembangkan suatu prototype yang sederhana terlebih dahulu, baru kemudian dikembangkan dari waktu ke waktu sampai sistem informasi selesai dikembangkan. Prototype merupakan bentuk dasar atau model awal dari suatu sistem atau subsistem. (Jogiyanto, 2003) Gambar 3.2 Model Prototyping (Pressman, 2010) Seperti pada gambar 3.2, dijelaskan bahwa metode prototyping terbagi atas tiga tahapan yang berantai yaitu pengumpulan kebutuhan (communication), membangun prototyping (quick plan, modeling quick design, construction of prototype), dan evaluasi prototyping (deployment delivery & feedback). Berikut penjelasan tahapan metode prototyping : 1. Pengumpulan kebutuhan (Listen to customer) 16

5 Dalam tahap pengumpulan kebutuhan sistem yaitu berupa pengumpulan informasi mengenai hal hal yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem informasi Kievit Training Tracking. Pengumpulan kebutuhan sistem dilakukan dengan cara melakukan wawancara dengan bagian administrator HR Recruitment and Training dari PT Kievit Indonesia. Kebutuhan sistem yang pertama adalah input dan output software. Kebutuhan input merupakan data-data yang diperlukan sebagai data masukan aplikasi. Data-data yang akan disimpan dan diolah untuk menghasilkan laporan-laporan yang diperlukan oleh pengguna. Hasil wawancara menunjukkan adanya kebutuhan Input dan Output Software sebagai berikut: a. Kebutuhan Input Software : - Data Karyawan Data karyawan berisi nomor karyawan, nama karyawan, tanggal lahir, status pernikahan, pendidikan terakhir, tanggal bergabung dengan perusahaan, status kerja karyawan, departemen karyawan, dan posisi kerja karyawan. - Data Departemen Data departemen berisi nama-nama departemen yang ada di PT Kievit beserta posisi-posisi kerja pada masing-masing departemen. - Data Pelatihan Data pelatihan yang dibutuhkan adalah kategory pelatihan yang ada di PT Kievit, data pemetaan pelatihan untuk masing-masing posisi kerja, dan data pelaksanaan pelatihan yang sudah ada di PT Kievit. - Data Job History karyawan Data Job History karyawan diperlukan untuk menginputkan informasi job experience kayawan yang merupakan salah satu informasi yang akan muncul pada Training Record karyawan PT Kievit Indonesia. b. Kebutuhan Output Software - Laporan Training Record tiap karyawan - Laporan Training Matrix tiap departemen 17

6 Laporan pelatihan di PT Kievit Indonesia dibutuhkan dalam format file pengolah angka (Microsoft Excel). 2. Membangun prototyping (quick plan, modeling quick design, construction of prototype). Tahap ini terdiri dari desain sistem, desain antar muka pengguna dan data untuk memenuhi kebutuhan yang diperlukan pada tahap sebelumnya. Dalam tahap ini dilakukan desain sistem informasi Kievit Training Tracking dengan menggunakan Unified Modelling Language (UML). Setelah desain rancangan sudah sesuai dengan kebutuhan, dimulailah pembuatan aplikasi sistem. 3. Evaluasi prototyping (deployment delivery & feedback) Evaluasi ini dilakukan oleh user (administrator HR Recruitment and Training) apakah prototyping yang sudah dibangun sudah sesuai dengan keinginan user. Evaluasi terhadap tampilan dari aplikasi dan proses berjalannya sistem yang telah dibuat dilakukan dengan dua cara yaitu evaluasi software dan tanggapan end user Perancangan Sistem Desain aplikasi Sistem Informasi Kievit Training Tracking ini menggunakan UML (United Model Language). UML merupakan sebuah standar bahasa yang digunakan untuk memodelkan objek-objek dalam dunia nyata, sebagai awal dari pembuatan desain yang berdasarkan pada pemrograman berorientasi objek. Diagramdiagram dalam UML, yaitu : Use Case Diagram, Class Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram, Collaboration Diagram, Component Diagram, Deployment Diagram dan State Diagram. Dalam desain sistem yang akan dirancang hanya menggunakan Use Case Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram, Class Diagram dan Rancangan Interface aplikasi Use Case Diagram 18

7 Use case diagram adalah diagram yang menggambarkan interaksi antara sistem dengan sistem eksternal dan pengguna. Dengan kata lain, secara grafis menggambarkan siapa yang akan menggunakan sistem dan dengan cara apa pengguna mengharapkan untuk berinteraksi dengan sistem (Whitten, 2004:257). 3.3 View Job Data 3.1 Add Jobs Data 3.2 Update Jobs Data 2.2 Update Department Data 3.0 Manage Jobs Data 2.1 Add Department Data 2.3 View Department Data 2.0 Manage Department Data <<include>> 4.0 Insert Job History 5.1 Add Training Data 5.2 Update Training Data 5.0 Manage Training Data 5.3 View Training Data 1.1 Add Employees Data 6.1 Insert Training_Map Employees 1.2 Update Employees Data Manage Employees Data Administrator 6.0 Manage Training_Map Employees 6.2 Update Training_map Employees 1.3 View Employees Data 6.3 View Training_map Employees 7.0 Input Attendace_list Training 9.0 Change Pasword 8.0 Manage Training Record 8.1 View Training Record 8.3 set training matrix department 8.2 View Training Matrix Gambar 3.3 Use Case Diagram Kievit Training Tracking Gambar 3.3 menjelaskan bahwa actor yang terlibat dalam sistem hanya ada satu, yaitu administrator. Hal ini telah sejalan dengan kebutuhan sistem yaitu single user. Administrator dapat mengakses sistem dengan memilih aktivitas-aktivitas yang ada. 19

8 Activity Diagram Activity diagram adalah diagram yang dapat digunakan untuk menggambarkan secara grafis aliran proses bisnis, langkah-langkah sebuah use case atau logika behavior (metode) object (Whitten, 2004:428). user system start Login user validation user failed succes View Homepage Manage Employee Data Manage Department Data Manage Training Data Insert Training Attendance Insert Job History Manage Jobs Data Manage Training Map Manage report Change Password end Logout user Gambar 3.4 Activity Diagram Kievit Training Tracking Gambar 3.4 menunjukkan diagram activity aplikasi Kievit Training Tracking. Diagram activity ini menjelaskan tentang alur aktivitas yang dilakukan user/administrator dalam mengoperasikan aplikasi. Aktivitas dimulai dengan adanya proses login oleh user, apabila login sukses, maka user akan diperlihatkan halaman utama dari aplikasi. Pada halaman utama, user dapat memilih menu yang diinginkan dalam pengoperasian aplikasi. Aktivitas diakhiri dengan keluarnya user dari aplikasi. 20

9 Sequence Diagram Sequence Diagram merupakan diagram UML yang memodelkan logika sebuah use case dengan cara menggambarkan interaksi pesan di antara objekobjek dalam rangkaian waktu (Whitten, 2004:663). : Administrator form menu : add employees controller : add employees data Entity : employees 1. input data karyawan (Employee_id, Name, DateBirth, Status, Education, DateJoin, Department_id, Job_id, WorkStatus) 2. save data karyawan (Employee_id, Name, DateBirth, Status, Education, DateJoin, Department_id, Job_id, WorkStatus) 3. open database 4. insert data karyawan (Employee_id, Name, DateBirth, Status, Education, DateJoin, Department_id, Job_id, WorkStatus) 5. close database 6. return 'insert done' 7. return 'insert done' Gambar 3.5 Sequence Diagram Add Employees Data Gambar 3.5 menunjukkan diagram sequence ketika administrator melakukan pengelolaan data karyawan, yaitu menambahkan data karyawan. Administrator akan mengisikan data-data terkait dengan data pribadi karyawan, yang kemudian data-data tersebut akan diinputkan ke dalam database aplikasi. 21

10 : Administrator form menu : update employees controller : update employee data Entity : employees 1. search data employee (Employee_id, Name) 2. get data employee (Employee_id, Name) 3. open database 4. get data employee (Employee_id, Name) 5. data employee selected 6. view data employee 7. edit data employee (Name, DateBirth, Status, Education, date Join, Department_id, Job_id, 8. save data employee WorkStatus) (Name, DateBirth, Status, Education, date Join, Department_id, Job_id, 9. update data employee WorkStatus) (Name, DateBirth, Status, Education, date Join, Department_id, Job_id, WorkStatus) 10. close database 11. return 'update done' 12. return 'update done' Gambar 3.6 Sequence Diagram Update Employees Data Gambar 3.6 menunjukkan diagram sequence ketika administrator melakukan pengubahan data karyawan. Administrator akan melacak data karyawan tersebut dengan mencari menggunakan kriteria yang telah ditentukan. Selanjutnya aplikasi akan menampilkan data karyawan yang akan diubah. Administrator akan mengubah data-data karyawan sesuai dengan perubahan yang terjadi. Dan data pembaharuan akan disimpan kedalam database sebagai data terbaru dari karyawan tersebut. actor : Administrator View Employees Data : View Employees Controller : view entity : employees Employees data 1. input criteria search employees data( name) 2. search employee data 3. get employees data 4. open database 5. select employee data (employee_id, name) 6. employee data selected 8. view employee data Gambar 3.7 Sequence Diagram View Employees Data 22

11 Gambar 3.7 menunjukkan diagram sequence ketika administrator melakukan view/lihat data karyawan. Untuk mencari data karyawan, administrator harus menginputkan kriteria untuk mencari data, kriteria pencarian yaitu nama karyawan. Setelah memilih data yang dikehendaki, maka aplikasi akan menampilkan data karyawan. : Administrator form menu : add department controller : add department data Entity : Department 1. input data department (Department_id, Department_Name) 2. save data department (Department_id, Department_Name) 3. open database 4. insert data department (Department_id, Department_Name) 5. close database 6. return 'insert done' 7. return 'insert done' Gambar 3.8 Sequence Diagram Add Department Data Gambar 3.8 menunjukkan diagram sequence ketika administrator melakukan pengelolaan data karyawan, yaitu menambahkan data departemen. Administrator akan mengisikan data-data terkait dengan data departemen, yang kemudian data-data tersebut akan diinputkan ke dalam database aplikasi. Data departemen terdiri dari department id dan department name. Pada PT Kievit Indonesia, saat ini belum ada penomoran untuk departemen sehingga juga dirancang department id. Terlampir daftar department id yang sudah dirancang. 23

12 : Administrator form menu : update department data controller : update department Entity : Department 1. seach data department (Department_id, department_name) 2. get data department (Department_id, department_name) 3. open database 4. get data department (Department_id, department_name) 5. data department selected 6. view data department 7. edit data department (Department Name) 8. save data department (Department Name) 9. update data department (Department Name) 10. close database 11. return 'update done' 12. return 'update done' Gambar 3.9 Sequence Diagram Update Department Data Gambar 3.9 menunjukkan diagram sequence ketika administrator melakukan update data departemen. Administrator akan melacak data departemen yang akan dilakukan perubahan dengan mencarinya menggunakan kriteria yang telah ditentukan. Selanjutnya aplikasi akan menampilkan data departemen yang akan diubah. Administrator akan mengubah data-data departemen sesuai dengan perubahan yang terjadi. Data pembaharuan akan disimpan kedalam database sebagai data terbaru dari departemen tersebut. actor : Administrator form : view department data Controller : view data entity : Department department 1. input criteria search Department data (Departmen_name) 2. search department data 3. get department data 4. open database 5. select department data (department_name) 6. department data selected 7. view department data 24

13 Gambar 3.10 Sequence Diagram View Department Data Gambar 3.10 menunjukkan diagram sequence ketika administrator melakukan view/lihat data departemen. Untuk mencari data departemen, administrator harus menginputkan kriteria untuk mencari data, kriteria pencarian yaitu nama departemen. Setelah memilih data yang dikehendaki, maka aplikasi akan menampilkan data departemen. : Administrator Form menu : add job controller : add job data Entity : Jobs 1. input data job (job_id, job_title, department_id) 2. save data job (job_id, job_title, department_id) 3. open database 4. insert data job (job_id, job_title, department_id) 5. close database 6. return 'insert done' 7. return 'insert done' Gambar 3.11 Sequence Diagram Add Jobs Data Gambar 3.11 menunjukkan diagram sequence ketika administrator melakukan pengelolaan data posisi kerja, yaitu menambahkan data posisi-posisi kerja yang ada di dalam perusahaan. Administrator akan mengisikan data-data terkait dengan data posisi kerja, yang kemudian data-data tersebut akan diinputkan ke dalam database aplikasi. Data posisi kerja karyawan terdiri dari job id dan job title. Pada PT Kievit Indonesia, saat ini belum ada penomoran untuk daftar posisi kerja sehingga juga dirancang job id. Terlampir daftar job id yang sudah dirancang. 25

14 : Administrator form menu : update job controller : update job data Entity : Jobs 1. search data job (job_id, Job_title) 2. get data job (job_id, Job_title) 3. open database 4. get data job (job_id, Job_title) 5. data job selected 6. view data job 7. edit data job (job_title, department_id) 8. save data job (job_title, department_id) 9. update data job (job_title, department_id) 10. close database 11. return 'update done' 12. return 'update done' Gambar 3.12 Sequence Diagram Update Jobs Data Gambar 3.12 menunjukkan diagram sequence ketika administrator melakukan update data posisi kerja. Administrator akan melacak data posisi kerja yang akan dilakukan perubahan dengan mencarinya menggunakan kriteria yang telah ditentukan. Selanjutnya aplikasi akan menampilkan data posisi kerja yang akan diubah. Administrator akan mengubah data-data posisi kerja sesuai dengan perubahan yang terjadi. Data yang sudah diperbarui akan disimpan kedalam database sebagai data terbaru dari posisi kerja tersebut. actor : Administrator form : view job data Controller : view jobs data entity : Jobs 1. input criteria search Jobs data(job_title) 2. search jobs data 3. get jobs data 4. open database 5. select jobs data(job_title) 6. jobs data selected 7. view jobs data Gambar 3.13 Sequence Diagram View Jobs Data Gambar 3.13 menunjukkan diagram sequence ketika administrator melakukan view/lihat data posisi kerja karyawan yang ada dalam perusahaan. 26

15 Untuk mencari data posisi kerja, administrator harus menginputkan kriteria untuk mencari data, kriteria pencarian yaitu nama posisi kerja. Setelah memilih data yang dikehendaki, maka aplikasi akan menampilkan data posisi kerja. : Administrator form menu : add training controller : add data training Entity : Training 1. input data training (training_id, training_title, Category, Remarks) 2. save data training (training_id, training_title, Category, Remarks) 3. open database 4. insert data training (training_id, training_title, Category, Remarks) 5. close database 6. return 'insert done' 7. return 'insert done' Gambar 3.14 Sequence Diagram Add Training Data Gambar 3.14 menunjukkan diagram sequence ketika administrator melakukan pengelolaan data pelatihan, yaitu menambahkan data-data pelatihan. Administrator akan mengisikan data-data terkait dengan data pelatihan yang akan dikelola oleh perusahaan, yang kemudian data-data tersebut akan diinputkan ke dalam database aplikasi. : Administrator form menu : update training controller : update training data Entity : Training 1. search data training (training_id, training_title, Category) 2. get data training (training_id, training_title, Category) 3. open database 4. get data training (training_id, training_title, Category) 5. return data training selected 6. view data training 7. edit data training (training_title, Category, Remarks) 8. save data training (training_title, Category, Remarks) 9. update data training (training_title, Category, Remarks) 10. Close database 11. return 'update done' 12. return 'update done' Gambar 3.15 Sequence Diagram Update Training Data Gambar 3.15 menunjukkan diagram sequence ketika administrator melakukan update data pelatihan. Administrator akan melacak data pelatihan 27

16 yang akan dilakukan perubahan dengan mencarinya menggunakan kriteria yang telah ditentukan. Selanjutnya aplikasi akan menampilkan data pelatihan yang akan diubah. Administrator akan mengubah data-data pelatihan sesuai dengan perubahan yang terjadi. Dan data pembaharuan akan disimpan kedalam database sebagai data terbaru dari pelatihan tersebut. actor : Administrator form : view training data Controller : View training entity : Training data 1. input criteria search Training data (Training_title) 2. search training data 3. get training data 4. open database 5. select training data (training_title) 6. training data selected 7. view training data Gambar 3.16 Sequence Diagram View Trainng Data Gambar 3.16 menunjukkan diagram sequence ketika administrator melakukan view/lihat data pelatihan. Untuk mencari data pelatihan, administrator harus menginputkan kriteria untuk mencari data, kriteria pencarian yaitu nama pelatihan. Setelah memilih data yang dikehendaki, maka aplikasi akan menampilkan data pelatihan. 28

17 : Administrator form menu : insert training employees controller : insert training employees data Entity : Training_history 1. input data employees training (Employee_id, Training_id, Training_startdate, Training_endDate, Training_name, Training_conducted, Training_place, Training_finance, Training_status) 2. save data employees training (Employee_id, Training_id, Training_startdate, Training_endDate, Training_name, Training_conducted, Training_place, Training_finance, Training_status) 4. insert data employees training (Employee_id, Training_id, Training_startdate, Training_endDate, Training_name, Training_conducted, Training_place, Training_finance, Training_status) 3. open database 5. close database 6. return 'insert done' 7. return 'insert done' Gambar 3.17 Sequence Diagram Insert Training Attendance Data Gambar 3.17 menunjukkan diagram sequence ketika administrator melakukan penginputan data peserta pelatihan ke dalam aplikasi. Administrator akan memasukkan data pelatihan yang diselenggarakan disertai dengan karyawan siapa saja yang mengikuti pelatihan tersebut. Data-data tersebut akan disimpan kedalam database. : Administrator Form menu : add training map 1. input data Training map (job_id, job_title, training_id) 2. save data training map (job_id, job_title, training_id) controller : Add training map Entity : Training Map 3. open database 4. insert data training map (job_id, job_title, training_id) 5. close database 6. return 'insert done' 7. return 'insert done' Gambar 3.18 Sequence Diagram Insert Training Map 29

18 Gambar 3.18 menunjukkan diagram sequence ketika administrator melakukan penginputan data pelatihan yang wajib diikuti karyawan berdasarkan dengan posisi kerja karyawan tersebut di perusahaan. Administrator akan memasukkan data pelatihan map sesuai dengan kompetensi karyawan yang diinginkan tercapai dalam kegiatan pelatihan. Training map merupakan daftar pelatihan yang diwajibkan perusahaan kepada karyawannya menurut dengan posisi kerja karyawan tersebut. Data akan disimpan kedalam database. : Administrator form menu : update training map controller : Update training map Entity : Training Map 1. seach data training map (jobs_id) 2. get data training map (jobs_id) 3. open database 4. get training map data (jobs_id) 5. training map data selected 6. view training map data 7. edit data training map (training id) 8. save data training map (training_id) 9. update data training map (training_id) 10. close database 11. return 'update done' 12. return 'update done' Gambar 3.19 Sequence Diagram Update Training Map Gambar 3.19 menunjukkan diagram sequence ketika administrator melakukan update data pemetaan pelatihan. Perubahan yang memungkinkan terjadi adalah adanya pengurangan atau penambahan pelatihan yang diwajibkan pada posisi kerja tersebut. Administrator akan melacak data pemetaan pelatihan yang akan dilakukan perubahan dengan mencarinya menggunakan kriteria yang telah ditentukan. Selanjutnya aplikasi akan menampilkan data pemetaan pelatihan yang akan diubah. Administrator akan mengubah data-data pelatihan sesuai dengan perubahan yang terjadi. Dan data pembaharuan akan disimpan kedalam database sebagai data terbaru dari pemetaan pelatihan tersebut. 30

19 actor : Administrator form : view training map Controller : View training map entity : Training Map 1. input criteria search training map data(job_id, Job_title) 2. search training map data 3. get training map data 4. open database 5. select training map data(job_id, Job_title) 6. training map data selected 7. view training map data Gambar 3.20 Sequence Diagram View Trainig Map Gambar 3.20 menunjukkan diagram sequence ketika administrator melakukan view/lihat data pemetaan pelatihan. Untuk mencari data pemetaan pelatihan, administrator harus menginputkan kriteria untuk mencari data, kriteria pencarian yaitu posisi kerja. Setelah memilih data yang dikehendaki, maka aplikasi akan menampilkan data pemetaan pelatihan. actor : Administrator form : view training record Controller : View training record entity : Training_history 1. input criteria search Training record (Employee_id, Employee_name) 2. search training record data 3. get training record data 4. open database 5. select training record data(employee_id, start_date, End_date, Training name, Conducted, Place, Fianance) 6. training record data selected 7. view training record data Gambar 3.21 Sequence Diagram View Training Record Gambar 3.21 menunjukkan diagram sequence ketika administrator melakukan view/lihat data record pelatihan yang sudah dilakukan oleh masing- 31

20 masing karyawan. Untuk mencari data record pelatihan, administrator harus menginputkan kriteria untuk mencari data, kriteria pencarian yaitu employee_id atau employee_name. Setelah memilih data yang dikehendaki, maka aplikasi akan menampilkan data record pelatihan karyawan. actor : Administrator form : view training matrix Controller : View training matrix : Training Map 1. input criteria search Training matrix (Department_id, Department_name) 2. search training matrix data 3. get training matrix data 4 open database 5. select training matrix data (Job_title, Employee_id, Training title) 6. training matrix data selected 7. view training matrix data Gambar 3.22 Sequence Diagram View Training Matrix Gambar 3.22 menunjukan digram sequence ketik administrator melakukan view/lihat data training matrix tiap departemen. Training Matrix dikelompokkan per departemen sehingga saat pemanggilannya memasukkan nama departemen sebagai criteria pencarian. Sistem akan memproses data sesuai criteria yang diinputkan, selanjutnya akan ditampilkan informasi training matrix yang diinginkan Class Diagram Class diagram adalah gambar grafis mengenai struktur object statis dari suatu sistem, menunjukan kelas-kelas object yang menyusun sebuah sistem dan juga hubungan antara kelas object tersebut (Whitten, 2004:432). 32

21 Gambar 3.23 Class Diagram Kievit Training Tracking 33

22 Pada gambar 3.23 menjelaskan tentang relasi database-database yang digunakan pada aplikasi Kievit Training Tracking. Database yang terbentuk saling berelasi untuk membentuk sebuah database yang saling terhubung antar tabel-tabel yang ada. Tabel yang digunakan 10 tabel, terdiri dari tabel employees, tabel department, tabel Jobs, tabel Job History, tabel Training, tabel Trainng Map, tabel Training competency, Tabel Training history, tabel Training Participant, Training record dan Training report. Class Diagram juga menjelaskan boundary dan controller yang membangun sistem, yang menerangkan fungsi-fungsi yang akan tersedia pada aplikasi Rancangan Desain Interface Rancangan Interface Halaman Login Pada tampilan halaman Login yang dibutuhkan yaitu Textbox username, berguna untuk tempat menginputkan username Textbox password, berfungsi untuk tempat menginputkan password Tombol Login, berfungsi untuk tombol aksi mengeksekusi perintah Login Tombol Cancel, berfungsi untuk membatalkan semua aktifitas Kievit Training Tracking Username Password LOGIN CANCEL Gambar 3.24 Rancangan Desain Interface Halaman Login Rancangan Interface Halaman Manage Employees Data Pada halaman Manage Employees Data digunakan untuk menginputkan dan mengedit data-data karyawan. Halaman input edit data karyawan memerlukan tampilan yaitu 34

23 Label dan textbox untuk pengisian field Index No, Name, dan education. Label dan datetime box untuk pengisian field date of birth dan date of join. Label dan combobox untuk pengisian departmen dan posisi kerja. Label dan radio button untuk memilih status nikah dan status kerja. 3 button yaitu button save, button update dan button select. Button save digunakan untuk aksi penyimpanan data karyawan, button update dipakai untuk aksi pengeditan data karyawan, dan button select dipakai sebagai aksi pemilihan data karyawan untuk proses pengeditan. Datagridview data karyawan untuk menampilkan data karyawan yang sudah tersimpan dalam sistem. Kievit Training Tracking Index No Education Name Date of Join Date of Birth Department Status Single Married Position Work Status Active Non Active SAVE UPDATE Index No Name Date of Birth Status Education Date of Join Department Position Work status Select Gambar 3.25 Rancangan Desain Interface Halaman Manage Employees Data Rancangan Interface Halaman View Employees Data Halaman lihat data karyawan akan digunakan untuk melihat data karyawan, dan tampilan yang dibutuhkan adalah Label search dan combobox search sebagai acuan pemilihan data yang akan dilihat. Label dan textbox untuk masing-masing field data karyawan 35

24 Kievit Training Tracking Search Index No Education Name Date of Join Date of Birth Department Status Position Work Status Gambar 3.26 Rancangan Desain Interface Halaman View Employees Data Rancangan Interface Halaman Job History Pada halaman Job History merupakan tampilan yang disediakan untuk memudahkan pengguna dalam menginputkan data job history karyawan. Job history merupakan perubahan posisi kerja karyawan. Proses ini dipisahkan dengan update data employees karena adanya proses lain yang harus dipenuhi dengan adanya perubahan posiis kerja. Halaman Insert Job History memerlukan bebarapa tampilan yaitu Label dan textbox untuk name, start period dan end period Label dan combobox untuk department dan position. Combobox masing-masing ada dua buah untuk grup old position dan new position. Button save sebagai aksi penyimpanan data Kievit Training Tracking Name Start Period End Period Old Position Department Position New Position Department Position SAVE Gambar 3.27 Rancangan Desain Interface Halaman Insert Job History Rancangan Interface halaman input, edit, dan lihat data departemen Untuk rancangan halaman department, tampilan yang dibutuhkan yaitu 36

25 Label dan textbox untuk mengisi data department_id dan department name 3 button yaitu button save, button update, dan button select. Button save sebagai aksi untuk menyimpan data, button update sebagai aksi mengubah data departmen, dan button select untuk menampilkan data yang dipilih ke masingmasing textbox department id dan department name. Datagridview untuk menampilan data departemen yang tersedia Kievit Training Tracking Department ID SAVE Department Name UPDATE Department ID Department Name Select Gambar 3.28 Rancangan Desain Interface Halaman Manage Department Data Rancangan Interface Halaman input, edit, dan lihat data posisi kerja Halaman input edit posisi kerja, pada tampilan dibutuhkan beberapa item, yaitu Label dan textbox untuk pengisian id jobs dan job title. Label dan combobox untuk pengisian nama departemen. Button save, button update dan button select. Button save sebagai aksi penginputan data jobs, button update sebagai aksi pengeditan data jobs dan button select sebagai aksi pemilihan data jobs untuk proses pengeditan. Datagridview yang digunakan sebagai tampilan data jobs yang sudah tersimpan pada sistem. 37

26 Kievit Training Tracking ID Jobs Job Title Department Heading SAVE UPDATE Job ID Job Title Department Select Gambar 3.29 Rancangan Desain Interface Halaman Manage Jobs Data Rancangan Interface Halaman input, edit, dan lihat data jenis pelatihan Halaman input edit dan lihat data pelatihan merupakan halaman untuk pengaturan data pelatihan. Item yang diperlukan untuk interface halaman yaitu Label dan textbox untuk pengisian data id training, training title dan remarks. Button save, button update dan button select. Button save sebagai aksi penginputan data pelatihan, button update sebagai aksi pengeditan data pelatihan dan button select sebagai aksi pemilihan data pelatihan untuk proses pengeditan. Datagridview yang digunakan sebagai tampilan data pelatihan yang sudah tersimpan pada sistem. Kievit Training Tracking ID Training Training Title Remarks Heading SAVE UPDATE ID Traning Training title Remarks Select Gambar 3.30 Rancangan Desain Interface Halaman Manage Training Data Rancangan Interface Halaman pemetaan data pelatihan Halaman pemetaan data pelatihan merupakan halaman yang difungsikan untuk pengguna menginputkan data pelatihan yang 38

27 wajib diikuti karyawan menurut dengan posis kerja masing-masing karyawan. Tampilan yang dibutuhkan adalah Label dan combobox untuk pengisiaan data department, position dan training title. Button save untuk menyimpan data yang sudah diinputkan. Datagriedview untuk menampilan nama pelatihan apa saja yang telah diinputkan untuk pemetaan pelatihan karyawan. Kievit Training Tracking Department ID Traning Training title Position Training title Save Gambar 3.31 Rancangan Desain Interface Halaman Training Map Rancangan Interface Halaman input data pelaksanan pelatihan Halaman input data pelaksanaan pelatihan merupakan interface yang disediakan untuk pengguna menginputkan data peltihan yang sudah dilaksanakan di perusahaan. Data pelatihan yang diinputkan adalah data pelatihan yang dilaksanakan, competency pelatihan yang terpenuhi dan peserta pelatihan. Tampilan yang dibutuhkan adalah Label dan datetimepicker untuk field start date dan end date training. Label dan textbox untuk field Training name, Conducted, dan Finance. Label dan combobox untuk field Category, Status, dan Employee Name. Datagriedview untuk menampilakan peserta-peserta pelatihan yang sudah dipilih. Button delete untuk menghapus nama karyawan yang tidak mengikuti pelatihan dan butto save unttuk menyimpan semua data yang sudah diinputkan. 39

28 Kievit Training Tracking Start Date End Date Training name Category Enter Text Employee name Index No Name Conducted Place Finance Status Delete Save Gambar 3.32 Rancangan Desain Interface Halaman Insert Training Attendance Rancangan Interface Halaman lihat laporan Halaman lihat laporan akan digunakan untuk menampilkan laporan akhir pada aplikasi. Terdapat 2 macam laporan yang masing-masing akan ditampilkan menurut criteria yang sesuai dengan data laporan. Tampilan yang dibutuhkan adalah Label dan combobox criteria untuk pengisian data criteria laporan yang diinginkan ditampilkan. Report viewer sebagai interface tampilan laporan. Kievit Training Treacking Search Report Gambar 3.33 Rancangan Desain Interface Halaman View Report Rancangan Interface Halaman ubah kata sandi Halaman ubah kata sandi merupakan interface yang disiapkan untuk user mengatur atau mengubah kata sandi untuk masuk ke aplikasi. Tampilan yang diperlukan adalah Label dan textbox untuk field username, old password, new password, dan verify password. 40

29 2 button yaitu button change password dan button cancel. Button change password adalah button aksi untuk mengubah password sedangakan button cancel digunakan untuk membatalkan pengubahan password. Kievit Training Tracking Username Old Password New Password Verify Password Change Password Cancel Gambar 3.33 Rancangan Desain Interface Halaman Change Password 3.6. Kebutuhan Hardware dan Software Berdasarkan rancangan sistem informasi diatas, maka kebutuhan software dan hardware minimal untuk dapat mengimplementasikan dan menggunakan aplikasi Kievit Training Tracking, yaitu : Kebutuhan perangkat keras - Processor Pentium IV 2,4 G MHz. - RAM 1 GB - Harddisk 80 GB - Monitor - Keyboard dan Mouse Kebutuhan perangkat lunak - Dapat menjalankan Visual Basic.Net Windows XP sp 2 - Microsoft Office Acces