BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Transkripsi

1 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Komunikasi Pengertian Komunikasi Komunikasi digunakan sebagai langkah dalam pengertian antara komunikator dan komunikan. Komunikasi memberikan kehidupan pada struktur organisasi yang merupakan penggerak proses di dalamnya. Kegiatan komunikasi adalah aktivitas pertukaran ide atau gagasan. Komunikasi dapat dipahami sebagai kegiatan penyampaian dan penerimaan pesan atau ide dari satu pihak ke pihak lain, dengan tujuan untuk mencapai kesamaan pesan yang dimaksud. Sama di sini maksudnya adalah sama makna. Istilah pertama communis adalah istilah yang paling sering disebut sebagai asal usul kata komunikasi yang merupakan akar dari kata-kata lainnya yang mirip. Menurut Carl I. Hovland, ilmu komunikasi adalah : Upaya yang sistematis untuk merumuskan secara tegar asas-asas penyampaian informasi serta pembentukan pendapat dan sikap. 1 Secara umum, komunikasi merupakan serangkaian tindakan atau peristiwa yang terjadi secara berurutan serta berkaitan satu sama lain yang melibatkan banyak 1 Onong Uchjana Effendy. Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek. Bandung : PT Remaja Rosdakarya Hal

2 17 faktor. Faktor yang dimaksud adalah pelaku pesan, pesan (meliputi bentuk, isi, dan cara penyajiannya), penerima pesan, saluran yang digunakan, waktu, tempat, dan efek yang terjadi. Menurut Everett M. Roger, komunikasi adalah proses di mana suatu ide dialihkan dari sumber kepada satu penerima atau lebih, dengan maksud mengubah tingkah laku mereka. Definisi ini kemudian di kembangkan oleh Roger bersama D. Lawrence Kincaid (1981) sehingga melahirkan suatu definisi baru yang menyatakan bahwa komunikasi adalah suatu proses di mana dua orang atau lebih membentuk atau melakukan pertukaran informasi dengan satu sama lainnya, yang pada gilirannya akan tiba pada saling pengertian yang mendalam. 2 Shannon dan Weaver (1949) mengemukakan bahwa komunikasi adalah bentuk interaksi manusia yang saling pengaruh mempengaruhi satu sama lainnya, sengaja atau tidak sengaja dan tidak terbatas pada bentuk komunikasi menggunakan bahasa verbal, tetapi juga dalam hal ekspresi muka, lukisan, seni, dan teknologi. 3 Komunikasi yang dianggap sebagai proses akan berhasil apabila pikiran disampaikan dengan menggunakan perasaaan yang disadari, jadi seorang komunikator sadar apa yang disampaikan kepada komunikan sehingga antara komunikator dan komunikan tercapai kesamaan makna dari pesan yang disampaikan. 2 Hafied Cangara. Pengantar Ilmu Komunikasi. Jakarta : PT Raja Grafindo Persada Hal Wiryanto. Pengantar Ilmu Komunikasi. Jakarta : PT Grasindo Hal. 7

3 18 Berdasarkan definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa kesamaan arti dalam sebuah proses komunikasi merupakan faktor penting, karena bila hal ini tidak tercapai kesamaan tersebut maka komunikasi akan gagal. Kesuksesan sebuah komunikasi bisa dilihat sejauhmana komunikan mengerti terhadap isi pesan yang disampaikan oleh komunikator. Pesan tersebut bisa berupa lambang-lambang yang mempunyai arti dan makna Unsur-Unsur Proses Komunikasi Secara umum komunikasi merupakan proses kegiatan penyampaian pesan dari komunikator kepada komunikan, isi pesan yang disampaikan berupa lambang penuh makna sehingga perlu pemahaman dari penerima pesan untuk mendapatkan pengertian yang sama. Dari pengertian komunikasi yang sederhana ini, maka kita bisa mengatakan bahwa suatu proses komunikasi tidak akan bisa berlangsung tanpa didukung oleh unsur-unsur: pengirim (source), pesan (message), saluran/media (channel), penerima (receiver), dan akibat/pengaruh (effect). Unsur-unsur ini bisa juga disebut komponen atau elemen komunikasi. 4 4 Khomsahrial Romli. Komunikasi Organisasi Lengkap. Jakarta : PT. Gramedia Widiasarana Indonesia Hal. 25

4 19 Unsur-unsur pokok dalam proses komunikasi adalah sebagai berikut : 5 a. Sender, komunikator yang menyampaikan pesan kepada seseorang atau sejumlah orang b. Encoding, penyandian yakni proses pengalihan pikiran ke dalam bentuk lambang c. Message, pesan yang merupakan seperangkat lambang bermakna yang disampaikan oleh komunikator d. Media, saluran komunikasi tempat berlalunya pesan dari komunikator kepada komunikan e. Decoding, pengawasandian, yaitu proses dimana komunikan menetapkan makna pada lambang yang disampaikan oleh komunikator kepadanya f. Receiver, komunikan yang menerima pesan dari komunikator g. Response, tanggapan, seperangkat reaksi kepada komunikan setelah diterpa pesan h. Feedback, umpan balik, yakni tanggapan komunikan apabila tersampaikan atau disampaikan kepada komunikator i. Noise, gangguan tak terencana yang terjadi dalam proses komunikasi sebagai akibat diterimanya pesan lain oleh komunikan yang berbeda dengan pesan yang disampaikan oleh komunikator kepadanya. Hal di atas menegaskan faktor-faktor penting dalam komunikasi, komunikator harus paham khalayak mana yang menjadi sasarannya dan tanggapan apa yang diinginkan Tujuan Komunikasi Kegiatan komunikasi pada prinsipnya adalah aktivitas pertukaran gagasan atau ide. Secara sederhana, kegiatan komunikasi dipahami sebagai kegiatan penyampaian dan penerimaan pesan atau ide dari satu pihak ke pihak lain, dengan 5 Onong Uchjana Effendy. Loc. Cit.18

5 20 tujuan untuk mencapai kesamaan pandangan atas ide yang dipertukarkan tersebut. Adapun tujuan komunikasi, yaitu : 6 a. Mengubah Sikap (to Change the Attitude) Seorang komunikan setelah menerima pesan kemudian sikapnya berubah, baik positif maupun negatif. Dalam berbagai situasi komunikator berusaha mempengaruhi sikap orang lain dan berusaha agar orang lain bersikap positif sesuai keinginan kita. b. Mengubah Opini/Pendapat/Pandangan (to Change the Opinion) Dalam komunikasi, komunikator berusaha menciptakan pemahaman. Pemahaman adalah kemampuan memahami pesan secara cermat sebagaimana dimaksudkan oleh komunikator. Setelah memahami arti komunikator maka akan tercipta pendapat yang berbeda-beda bagi komunikan. c. Mengubah Perilaku (to Change the Behavior) Komunikasi bertujuan untuk mengubah perilaku maupun tindakan seseorang. d. Mengubah Masyarakat (to Change the Society) Membangun dan memelihara ikatan hubungan dengan orang lain sehingga menjadi hubungan yang semakin baik. Dalam proses komunikasi yang efektif secara tidak sengaja meningkatkan kadar hubungan interpersonal. 6 Daryanto. Ilmu Komunikasi 1. Bandung : PT Sarana Tutorial Nurani Sejahtera Hal.148

6 21 Kegiatan atau upaya komunikasi yang dilakukan tentunya mempunyai tujuan tertentu. Tujuan yang dimaksud di sini menunjuk pada suatu hasil atau akibat yang terjadi pada komunikan sesuai keinginan pelaku komunikasi. 2.2 Komunikasi Organisasi Pengertian Komunikasi Organisasi Istilah organisasi dalam bahasa Indonesia atau organization dalam bahasa Inggris bersumber pada perkataan Latin organizare, yang secara harfiah berarti paduan dari bagian-bagian yang satu sama lainnya saling bergantung. 7 Di antara para ahli ada yang menyebut paduan itu sistem, ada juga yang menamakannya sarana. Evert M. Rogers dan Rekha Agarwala Rogers dalam bukunya, Communication in Organization, menyebut paduan tadi suatu sistem. Secara lengkap organisasi didefinisikannya sebagai a stable system of individuals who work together to achieve, through a hierarchy of ranks and division of labour, common goals. (suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui suatu jenjang kepangkatan dan pembagian tugas) 8 Goldhaber (1968) memberikan definisi komunikasi organisasi sebagai berikut organizational communications is the process of creating and exchanging messages within a network of interdependent relationship to cope with environmental 7 Khomsahrial Romli. Op.Cit. 1 8 Onong Uchjana Effendy. Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek. Bandung : PT Remaja Rosdakarya Hal.114

7 22 uncertainty. Atau dengan kata lain komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu berubahubah. 9 Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005). Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual. 10 Komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. 11 Salah satu tantangan besar dalam komunikasi organisasi adalah menyampaikan komunikasi keseluruh bagian organisasi dan menerima informasi dari 9 Arni Muhammad. Komunikasi Organisasi. Jakarta : PT. Bumi Aksara Hal Khomsahrial Romli. Op.Cit R. Wayne Pace & Don F. Faules. Komunikasi Organisasi. Bandung : PT Remaja Rosdakarya Hal.31

8 23 seluruh bagian organisasi. Pemimpin yang berhasil adalah pemimpin yang mampu mengelola atau mengatur organisasi secara efektif dan mampu melaksanakan kepemimpinan secara efektif pula. Untuk itu pemimpin harus dapat menjalankan fungsinya sebagai seorang pemimpin. Suatu organisasi terbentuk apabila suatu usaha memerlukan usaha lebih dari satu orang untuk menyelesaikannya. Kondisi ini timbul mungkin disebabkan karena tugas tersebut terlalu besar atau terlalu kompleks untuk ditangani satu orang. Oleh karena itu suatu organisasi kecil seperti usaha dua orang individu atau yang melibatkan banyak orang dapat terjadi interaksi kerja sama. Tercapainya tujuan dari organisasi, tentunya harus diiringi dengan manajemen yang baik, atau dengan kata lain dalam organisasi harus tercipta kualitas hubungan yang baik dalam manajemen agar memperkecil terjadinya konflik sebagai salah satu faktor penghambat dalam keberlangsungan dan keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuannya, karena itulah diperlukan alur komunikasi yang efektif dan berimbang sebagai salah satu faktor penjembatan antar sesama anggota yang berada di bawah naungan organisasi.

9 Fungsi Komunikasi Organisasi Conrad (dalam Tubbs dan Moss, 2005) mengidentifikasikan tiga komunikasi organisasi sebagai berikut : 12 a. Fungsi Perintah Berkenaan dengan anggota-anggota organisasi mempunyai hak dan kewajiban membicarakan, menerima, menafsirkan, dan bertindak atas suatu perintah. Tujuan dari fungsi perintah adalah koordinasi di antara sejumlah anggota yang bergantung dalam organisasi tersebut. b. Fungsi Relasional Berkenaan dengan komunikasi memperbolehkan anggota-anggota menciptakan dan mempertahankan bisnis produktif hubungan personal dengan anggota organisasi lain. Hubungan dalam pekerjaan mempengaruhi kinerja pekerjaan (job performance) dalam berbagai cara. Misal : kepuasan kerja, aliran komunikasi ke bawah maupun ke atas dalam hirarki organisasional, dan tingkat pelaksanaan perintah. Pentingnya dalam hubungan antar-personal yang lebih baik terasa dalam pekerjaan ketika Anda merasa bahwa banyak hubungan yang perlu dilakukan tidak Anda pilih, tetapi diharuskan oleh lingkungan organisasi, sehingga hubungan menjadi kurang stabil, lebih memacu konflik, kurang ditaati, dan sebagainya. 12 Khomsahrial Romli. Loc. Cit. 2

10 25 c. Fungsi Manajemen Ambigu Berkenaan dengan pilihan dalam situasi organisasi sering dibuat dalam keadaan yang sangat ambigu. Misal : motivasi berganda muncul karena pilihan yang diambil akan mempengaruhi rekan kerja dan organisasi, demikian juga diri sendiri, tujuan organisasi tidak jelas dan konteks yang mengharuskan adanya pilihan tersebut mungkin tidak jelas Dimensi - dimensi Komunikasi dalam Organisasi Dimensi komunikasi dalam sebuah organsasi adalah sebuah proses dinamika. Dalam proses inilah pesan-pesan secara tatap muka dan berkesinambungan diciptakan, ditampilkan, dan diinterpretasikan. Proses ini berlangsung seterusnya dan berubah secara konstan yang artinya komunikasi organisasi bukanlah sesuatu yang terjadi kemudian berhenti komunikasi yang terjadi sepanjang waktu. Dari sekian banyak tugas yang diemban oleh seorang public relations, tujuan yang ingin dicapai dalam bidang public relations, yaitu komunikasi internal dan komunikasi eksternal Komunikasi Internal (personel/anggota institusi) a. Memberikan informasi sebanyak dan sejelas mungkin mengenai institusi b. Menciptakan kesadaran anggota/personel mengenai peran institusi dalam masyarakat c. Menyediakan sarana untuk memperoleh umpan balik dari anggotanya 13 Firsan Nova. Crisis Public Relations. Jakarta : PT Raja Grafindo Persada Hal. 53

11 26 2. Komunikasi Eksternal (masyarakat) a. Informasi yang benar dan wajar mengenai institusi b. Kesadaran mengenai peran institusi dalam tata kehidupan umumnya c. Motivasi untuk menyampaikan citra baik Komunikasi Internal Komunikasi internal organisasi adalah proses penyampaian pesan antara anggota-anggota organisasi yang terjadi untuk kepentingan organisasi seperti komunikasi antara pimpinan dan bawahan, atau antara sesama bawahan. 14 Komunikasi internal dalam organisasi meliputi komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal. Komunikasi vertikal dibagi menjadi dua yaitu, komunikasi ke bawah (downward communication) dan komunikasi ke atas (upward communication). Karyawan, anggota organisasi, manajemen adalah publik internal yang paling menentukan jalannya organisasi. Jika publik internal tidak memperoleh informasi yang memadai tentang kegiatan perusahaan, niscaya mereka sulit mendukung kegiatan organisasi, yang pada akhirnya berdampak pada pencapaian target atau tujuan perusahaan. a. Komunikasi Vertikal Komunikasi vertikal adalah arus komunikasi dua arah timbal balik. Komunikasi vertikal memegang peranan cukup vital dalam melaksanakan fungsifungsi manajemen, yaitu komunikasi dari atas ke bawah (downward communication) dan dari bawah ke atas (upward communication), karena jika hanya satu arah saja 14 Khomsahrial Romli. Loc. Cit. 6

12 27 dari pimpinan kepada bawahan, maka roda organisasi tidak akan berjalan dengan baik. (1) Komunikasi dari atas ke bawah (downward communication) Aliran informasi dalam komunikasi mengalir ke bawah dari tingkat manajemen puncak ke manajemen menengah, kemudian ke manajemen yang lebih rendah sampai pada karyawan operasional. Bentuk komunikasi dari atas ke bawah berupa prosedur organisasi, instruksi tentang bagaimana melakukan tugas, umpan balik terhadap prestasi bawahan, penjelasan tentang tujuan organisasi dan lain sebagainya. 15 Salah satu kelemahan komunikasi dari atas ke bawah adalah ketidakakuratan informasi karena harus melewati beberapa tingkatan. Pemberian informasi berupa instruksi atau perintah biasanya dibarengi dengan penjelasan prosedur, tujuan, dan sejenisnya. Para atasan bertanggung jawab untuk memberi penilaian kepada karyawannya dan memotivasi mereka dengan mengatasnamakan produktivitas dan demi kebaikan organisasi secara keseluruhan. Kejelasan instruksi dari atasan mempengaruhi sejauh mana karyawan dapat melakukan pekerjaanya dengan baik dan maksimal. 15 Ibid. 176

13 28 (2) Komunikasi dari bawah ke atas (upward communication) Aliran komunikasi dari tingkat yang lebih rendah ke tingkat yang lebih tinggi. Fungsi utamanya adalah untuk memperoleh informasi mengenai kegiatan, keputusan, dan pelaksanaan pekerjaan karyawan pada tingkat yang lebih rendah. Komunikasi ke atas dapat berupa laporan prestasi, saran-saran dan rekomendasi, usulan anggaran, pendapat, keluhan, dan permintaan bantuan. Komunikasi ke atas sangat penting dipertahankan untuk pertumbuhan organisasi. Komunikasi tersebut memberikan umpan balik yang diperlukan agar bawahan memiliki rasa memiliki (sense of belonging) dan merasa sebagai bagian organisasi. Di samping itu memungkinkan manajemen memperoleh gagasan baru dari bawahan. Jenis komunikasi ini biasanya mencakup (1) kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan, apa yang sedang terjadi di pekerjaan, seberapa jauh pencapaiannya, apa yang masih harus dilakukan, dan masalah lain yang serupa; (2) masalah yang berkaitan dengan pekerjaan dan pertanyaan yang belum terjawab; (3) berbagai gagasan untuk perubahan dan saran-saran perbaikan (4) perasaan yang berkaitan dengan pekerjaan mengenai organisasi, pekerjaan itu sendiri, dan masalah lain yang serupa. Komunikasi ke atas sangat penting untuk mempertahankan dan bagi pertumbuhan organisasi. Komunikasi itu memberikan manajemen umpan balik yang diperlukan mengenai semangat para karyawannya dan berbagai ketidakpuasan yang

14 29 mungkin terjadi. Komunikasi ini juga dapat menumbuhkan rasa memiliki dan merasa sebagai bagian dari organisasi. Di samping itu, memungkinkan manajemen memiliki kesempatan untuk memperoleh berbagai gagasan baru dari pegawainya. b. Komunikasi horizontal Komunikasi horizontal atau lateral, yaitu komunikasi antara sesama seperti dari karyawan kepada karyawan, manajer kepada manajer. 16 Komunikasi ini berlangsung antara karyawan yang berada dalam satu level, dan antara pimpinan satu departemen dengan pimpinan departemen lainnya dalam satu tingkatan dan lain sebagainya. Bisa juga terjadi komunikasi horizontal yang bersifat komunikasi silang (cross communication), artinya bisa melebar ke samping atau juga secara diagonal antar para karyawan, kepala seksi dan departemen dalam sebuah sistem komunikasi yang dipergunakan oleh organisasi. Komunikasi lateral ini memperlancar pertukaran pengetahuan, pengalaman, metode dan masalah. Hal ini membantu organisasi untuk menghindari beberapa masalah dan memecahkan yang lainnya, serta membangun semangat kerja dan kepuasan karyawan. Komunikasi lateral bisa membantu mengkoordinasikan berbagai kegiatan organisasi dan memungkinkan berbagai divisi untuk mengumpulkan pengalaman dan keahlian. 16 Ibid. 6

15 Komunikasi Eksternal Komunikasi eksternal adalah komunikasi dengan publik luar, antar organisasi. Dalam organisasi, komunikasi dengan luar atau komunikasi eksternal itu lebih banyak dilakukan oleh public relations. Komunikasi eksternal dilakukan menurut kelompok sasaran berdasarkan relasi yang harus dibangun, harus dibina secara terus menerus. Jadi, komunikasi eksternal terdiri dari dua jalur secara timbal balik, yaitu komunikasi dari organisasi ke publik dan publik ke organisasi. Komunikasi dari organisasi ke publik pada umumnya bersifat informatif, yang dibuat sedemikian rupa sehingga publik merasa ada keterlibatan. Komunikasi dari organisasi ke publik dapat melalui berbagai macam saluran, seperti : 17 a. Majalah organisasi b. Press release c. Artikel dalam surat kabar d. Pidato/uraian radio dan televisi e. Film dokumenter f. Brosur, leaflets, poster g. Konferensi pers, dan lain-lain 17 Maria Assumpta Rumanti. Dasar-Dasar Public Relations Teori dan Praktek. Jakarta : Grasindo Hal.98

16 Kepuasan Komunikasi Organisasi Kepuasan berasal dari kata satisfaction yang berasal dari bahasa Latin yaitu satis yang berarti cukup (enough) dan ferece yang berarti melakukan (to do). Kepuasan menggambarkan kondisi evaluasi atas suatu keadaan internal afektif. 18 Kepuasan adalah suatu konsep yang biasanya berkenaan dengan kenyamanan, jadi kepuasan dalam komunikasi berarti anda merasa nyaman dengan pesan-pesan, media, dan hubungan-hubungan dalam organisasi. 19 Yang dimaksud dengan istilah kepuasan komunikasi organisasi menurut Redding (Pace:1989) adalah semua tingkat kepuasan seorang karyawan mempersepsi lingkungan komunikasi secara keseluruhan. 20 Kepuasan dalam pengertian ini menunjukkan kepada bagaimana baiknya informasi yang tersedia memenuhi persyaratan permintaan anggota organisasi akan tuntutan bagi informasi, dari siapa datangnya, cara disebarluaskan, bagaimana diterima, diproses dan apa respon orang yang menerima. Wiio (1978), Down dan Hazen dan Beckstrom (1980) menyarankan beberapa faktor kepuasan komunikasi organisasi karyawan dalam organisasi yang telah 18 R. Wayne Pace & Don F. Faules. Komunikasi Organisasi. Bandung : PT. Remaja Rosdakarya Hal Ibid Arni Muhammad. Komunikasi Organisasi. Jakarta : PT. Bumi Aksara Hal. 87

17 32 dipegang oleh peneliti terdahulu. Kepuasan dengan komunikasi muncul dari kombinasi faktor-faktor berikut : 21 a. Kepuasan dengan pekerjaan. Ini mencakup hal-hal yang berkenaan dengan pembayaran, keuntungan, naik pangkat, pekerjaan itu sendiri. Dari hasil penelitian ternyata bahwa kepuasan dalam aspek pekerjaan memberikan sumbangan kepada kepuasan komunikasi. b. Kepuasan dengan ketepatan informasi. Faktor ini mencakup tentang tingkat kepuasan dengan informasi, kebijaksanaan, teknik-teknik baru, perubahan administrasi dan staff, rencana masa datang dan penampilan pribadi. Kelihatannya kepuasan dengan ketepatan informasi yang diterima penting bagi konsep kepuasan komunikasi organisasi. c. Kepuasan dengan kemampuan seseorang menyarankan penyempurnaan. Faktor ini mencakup hal-hal sebagai tempat di mana komunikasi seharusnya disempurnakan, pemberitahuan mengenai perubahan untuk tujuan penyempurnaan dan strategi khusus yang digunakan dalam membuat perubahan. Kepuasan dengan bermacam-macam perubahan yang dibuat, bagaimana perubahan itu dibuat dan diinformasikan, kelihatannya mempunyai hubungan dengan kepuasan komunikasi organisasi. d. Kepuasan dengan efisensi bermacam-macam saluran komunikasi. Faktor ini mencakup melalui mana komunikasi disebarluaskan dalam organisasi, mencakup peralatan, bulletin, memo, materi tulisan. Kepuasan komunikasi tampaknya berhubungan dengan pandangan orang mengenai berapa efisiennya media untuk menyebarkan informasi dalam organisasi. e. Kepuasan dengan kualitas media. Yang berhubungan dengan faktor ini berapa baiknya mutu tulisan, nilai informasi yang diterima, keseimbangan informasi yang tersedia dan ketepatan informasi yang datang. Hasil penelitian menyarankan bahwa penampilan, ketepatan dan tersedianya informasi mempunyai pengaruh kepada kepuasan orang dengan komunikasi dalam organisasi. f. Komunikasi dengan cara komunikasi teman sekerja. Faktor ini mencakup komunikasi horizontal, informal dan tingkat kepuasan yang timbul dari diskusi masalah dan mendapatkan informasi dan teman sekerja. Kepuasan dengan komunikasi berhubungan dengan hubungan yang memuaskan dengan teman sekerja. 21 Ibid. 88

18 33 g. Kepuasan dengan keterlibatan dalam komunikasi organisasi sebagai suatu kesatuan. Faktor ini mencakup hal-hal keterlibatan hubungan dengan organisasi, dukungan atau bantuan dari organisasi dan informasi dari organisasi. Kelihatan bahwa rasa puas dalam komunikasi organisasi dipengaruhi oleh aspek-aspek organisasi seperti dipercaya, sokongan dan tujuan kinerja yang tinggi. Analisis paling komprehensif mengenai kepuasan komunikasi organisasi dilakukan oleh Down dan Hazen (1977) sebagai bagian dari usaha mereka untuk mengembangkan suatu instrumen untuk mengukur kepuasan komunikasi. Mereka mengidentifikasi delapan dimensi kepuasan komunikasi yang stabil : 22 (1) Sejauh mana komunikasi dalam organisasi memotivasi dan merangsang para pegawai untuk memenuhi tujuan organisasi dan untuk berpihak pada organisasi. (2) Sejauh mana para penyelia terbuka pada gagasan, mau mendengarkan dan menawarkan bimbingan untuk memecahkan persoalan-persoalan yang berkaitan dengan pekerjaan. (3) Sejauh mana para individu menerima informasi tentang lingkungan kerja saat itu. (4) Sejauh mana pertemuan-pertemuan diatur dengan baik, pengarahan tertulis singkat dan jelas, jumlah komunikasi dalam organisasi cukup. (5) Sejauh mana terjadinya desas desus dan komunikasi horizontal yang cermat dan mengalir bebas. (6) Sejauh mana informasi tentang organisasi sebagai suatu keseluruhan memadai. (7) Sejauh mana para bawahan responsif terhadap komunikasi ke bawah dan memperkirakan kebutuhan penyelia. (8) Sejauh mana pegawai merasa bahwa mereka mengetahui bagaimana mereka dinilai dan bagaimana kinerja mereka dihargai. Secara keseluruhan, kepuasan berhubungan dengan perbedaan antara apa yang orang inginkan dari sudut pandang komunikasi dalam organisasi dan apa yang orang 22 R. Wayne Pace & Don F. Faules. Op.Cit.164

19 34 miliki dalam kaitan tersebut. Kepuasan dapat dirumuskan sebagai sesuatu yang memberikan rasa puas dan memenuhi kebutuhan rasa yang dicari seseorang atau khalayak sehingga mendorong seseorang mengulang kegiatan yang serupa. 2.3 Public Relations Pengertian Public Relations Public relations dalam bahasa Indonesia berarti Hubungan Masyarakat atau sering disebut Humas. Meski definisi tentang keduanya cukup banyak dan satu sama lain saling berbeda, namun demikian pada prinsipnya pengertiannya adalah sama. Menurut The British Institute of Public relations : Public relations adalah keseluruhan upaya yang dilakukan secara terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik (goodwill) dan saling pengertian antara suatu organisasi dan segenap khalayaknya. 23 Public relations merupakan fungsi manajemen yang membantu menciptakan dan saling memelihara alur komunikasi, pengertian, dukungan, serta kerja sama suatu organisasi/perusahaan dengan publiknya dan ikut terlibat dalam menangani masalahmasalah atau isu-isu manajemen. Public relations membantu manajemen dalam penyampaian informasi dan tanggap terhadap opini publik. Public relations secara efektif membantu manajemen memantau berbagai perubahan, (Seitel, 1992:8) Frank Jefkins. Public Relations. Jakarta : Erlangga Hal Soleh Soemirat & Elvinaro Ardianto. Dasar-Dasar Public Relations. Bandung : PT Remaja Rosdakarya Hal 13

20 35 Public relations adalah fungsi manajemen yang mengevaluasi sikap publik, mengidentifikasi kebijakan dan prosedur individual dan organisasi yang punya kepentingan publik, serta merencanakan dan melaksanakan program aksi dalam rangka mendapatkan pemahaman dan penerimaan publik. 25 Public relations adalah semua bentuk komunikasi yang terencana, baik itu ke dalam maupun keluar, antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian. 26 International Public Relations Associations (IPRA) mendefinisikan public relations adalah fungsi manajemen dari ciri yang terencana dan berkelanjutan melalui organisasi dan lembaga swasta atau publik (umum) untuk memperoleh pengertian, simpati dan dukungan dari mereka yang terkait atau mungkin ada hubungannnya dengan penelitian opini publik di antara mereka. 27 Public relations adalah usaha untuk menciptakan hubungan yang harmonis antara suatu badan/organisasi dengan masyarakat melalui suatu proses komunikasi timbal balik atau dua arah. Hubungan yang harmonis ini timbul dari adanya mutual understanding, mutual confidence, dan image yang baik. Ini semua merupakan langkah-langkah yang ditempuh oleh public relations untuk mencapai tujuan yang harmonis. 25 Scot M. Cutlip, et al. Effective Public Relations. Jakarta : Kencana Prenada Media Group hal.5 26 Frank Jefkins. Loc.Cit Ibid.14

21 36 Dari pendapat di atas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa public relations adalah suatu rangkaian kegiatan yang merupakan program kerja yang bertujuan untuk meningkatkan kepercayaan, memelihara niat baik, dan saling pengertian antara suatu organisasi dengan segenap khalayaknya Fungsi Public Relations Fungsi utama public relations adalah menumbuhkan dan mengembangkan hubungan baik antara lembaga/organisasi dengan publiknya, intern dan ekstern, dalam rangka menanamkan pengertian, menumbuhkan motivasi dan partisipasi publik dalam upaya menciptakan iklim pendapat (opini publik) yang menguntungkan organisasi. Berikut ini sekedar memberikan gambaran tentang fungsi public relations, yaitu sebagai berikut : Kegiatan yang bertujuan memperoleh itikad baik, kepercayaan, saling adanya pengertian dan citra yang baik dari publik atau masyarakat pada umumnya. 2. Memiliki sasaran untuk menciptakan opini publik yang bisa diterima dan menguntungkan semua pihak. 3. Unsur penting dalam manajemen guna mencapai tujuan yang spesifik, sesuai harapan publik, tetapi merupakan kekhasan organisasi atau perusahaan. 28 Kadar Nurjaman & Khaerul Umam. Komunikasi dan Public Relations. Bandung : Pustaka Setia Hal. 115

22 37 Organisasi memiliki warna, budaya, citra, suasana, yang kondusif dan menyenangkan, kinerja meningkat, dan produktivitas bisa dicapai secara optimal. 4. Usaha menciptakan hubungan yang harmonis antara organisasi atau perusahaan dengan publiknya, sekaligus menciptakan opini publik sebagai efeknya, yang sangat berguna sebagai input bagi organisasi atau perusahaan yang bersangkutan. Menurut Edward L. Bernay, dalam bukunya Public Relations (1952, University of Oklahoma Press), terdapat 3 fungsi Humas, yaitu : Memberikan penerangan kepada masyarakat 2. Melakukan persuasi untuk mengubah sikap dan perbuatan masyarakat secara langsung 3. Berupaya untuk mengintegrasikan sikap dan perbuatan suatu badan/lembaga sesuai dengan sikap dan perbuatan masyarakat atau sebaliknya. International Public Relations Association (IPRA) pada tahun 1981 mengemukakan bahwa umumnya fungsi public relations masa kini meliputi 15 pokok berikut : Rosady Ruslan. Manajemen Public Relations & Media Komunikasi. Jakarta : PT Raja Grafindo Persada Hal Firsan Nova. Crisis Public Relations. Jakarta : PT Raja Grafindo Persada Hal. 50

23 38 1. Memberikan konseling yang didasari pemahaman masalah perilaku manusia 2. Membuat analisis trend masa depan dan ramalan akan akibat-akibatnya bagi institusi 3. Melakukan riset pendapat, sikap dan harapan masyarakat terhadap institusi dan memberi saran tindakan-tindakan yang diperlukan institusi untuk mengatasinya 4. Menciptakan dan membina komunikasi dua arah berlandaskan kebenaran dan informasi yang utuh 5. Mencegah konflik dan salah pengertian 6. Meningkatkan rasa saling hormat dan rasa tanggung jawab sosial 7. Melakukan penyerasian kepentingan institusi terhadap kepentingan umum 8. Meningkatkan itikad baik institusi terhadap anggota, pemasok, dan konsumen 9. Memperbaiki hubungan industrial 10. Menarik tenaga kerja yang baik agar menjadi anggota dan mengurangi keinginan anggota untuk ke luar dari instritusi 11. Memasyarakatkan produk atau layanan 12. Mengusahakan perolehan laba yang maksimal 13. Menciptakan jati diri institusi 14. Memupuk minat mengenai masalah-masalah nasional maupun internasional

24 Meningkatkan pengertian mengenai demokrasi Dapat disimpulkan bahwa public relations harus lebih berorientasi kepada perusahaan untuk membangun citra positif perusahaan, baik internal maupun eksternal Tugas-Tugas Public Relations Inti dari tugas public relations adalah sinkronisasi antar informasi dari perusahaan dengan reaksi dan tanggapan publik sehingga mencapai suasana akrab, saling mengerti, dan muncul suasana yang menyenangkan. Tugas-tugas pokok dari public relations perusahaan adalah : a. Mengevaluasi kekuatan dan kelemahan perusahaan, baik perusahaan sendiri maupun perusahaan saingan, juga ancaman dan peluangnya; mendiagnosis masalah-masalah yang dapat dipecahkan melalui sarana-sarana public relations; mengidentifikasi masyarakat yang dituju dan saluran-saluran yang paling efektif digunakan untuk menjangkau mereka; b. Memberi nasihat kepada pihak manajemen di semua tingkatan, terutama mengenai perkembangan intern dan ekstern, yang mungkin dapat mempengaruhi reputasi perusahaan dalam hubungannya dengan kelompokkelompok lain yang menjadi sasaran komunikasi perusahaan tersebar;

25 40 c. Menjadi ahli depositor karena itu harus mengetahui semua aspek komunikasi perusahaan, baik intern maupun ekstern. Dengan cara mempertahankan para ahli, baik yang sudah ada maupun yang baru masuk, sehubungan dengan teknik-teknik yang relevan dan kemudahan-kemudahan serta kontak-kontak yang mungkin digunakan mereka; d. Membuat kontak dengan para pengambil keputusan ekstern yang penting. Selain itu, mengontak pula para pencetus ide dan sumber-sumber informasi lain. e. Memastikan arus informasi yang efektif untuk kelompok-kelompok masyarakat yang terpilih, guna memanfaatkan saluran-saluran komunikasi yang cocok buat mereka, seperti buku, majalah keluarga, surat kabar, radio, televisi, brosur, wawancara, dan lain sebagainya; f. Membentuk komisi-komisi riset untuk proyek-proyek khusus, agar dapat menentukan dan memperkirakan situasi dan masalah, atau untuk mengukur efektivitas program-program dari public relations yang telah dilaksanakan; g. Mengevaluasi masalah-masalah dan aktivitas public relations, sehingga dapat memberikan laporan-laporan yang teratur kepada pihak manajemen; h. Merencanakan dan me-manage kegiatan-kegiatan delegasi perusahaan. Misalnya pameran, kunjungan, pertemuan, dan lain sebagainya; i. Mambantu bagian-bagian lain dengan menganalisis masalah-masalah komunikasi, menulis dan menerbitkannya, memberikan keterangan baik

26 41 dengan audio visual maupun sarana-sarana pendukung lain serta bekerjasama untuk menanggulangi masalah-masalah yang telah ditentukan; j. Memastikan seluruh organisasi dan tidak melakukan sesuatu tindakan yang dapat mencemarkan nama baik organisasi; Sasaran / Khalayak Public Relations Istilah publik dalam public relations merupakan khalayak sasaran dari kegiatan public relations. Publik itu disebut juga stakeholders, yakni kumpulan dari orang-orang atau pihak-pihak yang berkepentingan terhadap perusahaan. 32 Pihak-pihak yang berhubungan dengan perusahaan ini dalam public relations disebut stakeholder atau mereka yang mempertaruhkan hidupnya pada dan untuk perusahaan. Mereka juga disebut target publik dan terdiri atas pemegang saham, manajemen, karyawan, konsumen, pers, akademisi, dan sebagainya. Mereka semua dapat membentuk opini di dalam masyarakat dan dapat mengangkat atau menjatuhkan citra perusahaan. Setiap organisasi/perusahaan memiliki sendiri khalayak khususnya. Kepada khalayak yang terbatas itulah organisasi senantiasa menjalin komunikasi, baik secara internal dan eksternal. 31 Colin Coulson-Thomas. Public Relations Pedoman Praktis untuk PR. Jakarta : PT Bumi Aksara Hal Rhenald Khasali. Manajemen Public Relations Konsep dan Aplikasinya di Indonesia. Jakarta: Pustaka Utama Graffiti Hal.10

27 42 Khalayak (public) adalah sekelompok atau orang-orang yang berkomunikasi dengan suatu organisasi, baik secara internal maupun eksternal. 33 Meskipun khalayak dari suatu organisasi boleh jadi berbeda dari khalayak organisasi-organisasi lainnya, tetap kita dapat mengidentifikasikan adanya sepuluh khalayak utama yang paling sering menjadi subjek khalayak dari berbagai macam organisasi secara umum. Kesepuluh khalayak tersebut adalah : 34 a. Masyarakat luas b. Calon pegawai atau anggota c. Para pegawai atau anggota d. Pemasok jasa dan berbagai macam barang e. Para investor-pasar uang f. Para distributor g. Konsumen dan pemakai produk organisasi h. Para pemimpin pendapat umum i. Serikat-serikat pekerja j. Media massa Khalayak tersebut adalah beberapa sasaran khayalak public relations baik dalam perusahaan komersial maupun non-komersial. Public relations harus mampu 33 Ibid Ibid. 81

28 43 mengidentifikasi segmen khalayak agar menempatkan strategi sesuai dengan sasaran prioritasnya sehingga tujuan utama organisasi tercapai. 2.4 Employee Relations Pengertian Employee Relations Ada banyak definisi employee relations, salah satunya menurut Cutlip dan Center secara lengkap menyatakan employee relations atau publik internal adalah sekelompok orang bekerja (karyawan atau pegawai) di dalam suatu organisasi/lembaga/ perusahaan. Menurut Frank Jefkins dalam bukunya Public Relations (1992), bahwa hubungan publik internal atau employee relations tersebut sama pentingnya dengan hubungan masyarakat eksternal, karena kedua bentuk hubungan masyarakat tersebut diumpakan sebagai dua sisi mata uang yang mempunyai arti sama dan saling terkait erat satu sama lain. 35 Dengan demikian dapat juga diartikan bahwa hubungan kepegawaian (employee relations) tersebut tidak dilihat dalam pengertian yang sempit, yaitu sama dengan hubungan industrial yang hanya menekankan pada unsur-unsur proses produksi dan upah, yang terkait dengan lingkungan kerja. Pengertiannya lebih dari itu, hubungan tersebut dipengaruhi oleh hubungan komunikasi internal antara 35 Rosady Ruslan. Manajemen Public Relations & Media Komunikasi. Jakarta : PT Raja Grafindo Persada Hal. 271

29 44 karyawan dengan karyawan lainnya, atau hubungan antara karyawan dan manajemen perusahaan yang efektif. Seperti yang dikutip Onong Uchjana Effendy dari pernyataan Archibald Williams tentang employee relations menerangkan bahwa Hubungan dengan karyawan merupakan suatu kekuatan yang hidup dan dinamis, yang dibangun dan diruntuhkan dalam hubungan perorangan sehari-hari, terbina dibelakang bangku kerja, mesin dan meja tulis. Tugas manajer tidak hanya duduk di belakang meja tulisnya, tetapi ia harus beranjak untuk menghubungi para karyawan dalam rangka memantau keresahan tak terungkap. 36 Pada prinsipnya karyawan tersebut memiliki keinginan yang sama terhadap pimpinan atau perusahaan yaitu : 1. Upah yang diberikan cukup dan layak 2. Ingin mendapatkan perlakuan yang adil dan sama dalam hal kesempatan untuk berkarir dari perusahaan dan meraih prestasi kerja yang maksimal sesuai dengan kemampuan. 3. Iklim tempat kerja yang kondusif dan penuh dengan ketenangan serta mendapat penghargaan yang baik dari pimpinan 36 Aly, Bachtiar. Teknik Hubungan Masyarakat. Jakarta : UT Hal.31

30 45 4. Keinginan-keinginan atau perasaan yang mendapat saluran positif dan diakui atau dihargai oleh perusahaan/pimpinan. 37 Onong Uchjana Effendy menyatakan bahwa kegiatan untuk menciptakan hubungan dengan para pegawai dapat dilakukan melalui berbagai hal, yaitu : a. Upah yang cukup. Public Relations harus mengetahui ketentuan-ketentuan aturan upah, misalnya aturan UMP (Upah Minimum Provinsi), untuk itu public relations harus dapat berkoordinasi dengan bagian personalia untuk mengklarifikasi masalah upah para pegawai atau karyawan. b. Perlakuan yang adil. Semua karyawan pasti mempunyai perasaaan yang sama yaitu ingin diperlakukan adil dengan memberikan informasi yang jelas dan benar mengenai masalah kepegawaian yang berhubungan dengan pemindahan, kenaikan pangkat, dan pemberhentian. c. Ketenangan bekerja. Semua karyawan akan bekerja dengan tenang jika mendapat: (1) Jaminan jika ia dan keluarganya terkena musibah (2) Jaminan kesehatan (3) Jaminan keamanan bekerja (4) Jaminan di hari tua (pensiun) 37 Ibid. 274

31 46 b. Perasaan diakui. Setiap karyawan pasti mempunyai perasaan ingin diakui misalnya sebagai karyawan yang berharga/terhormat. Keadaan ini harus disadari oleh public relations dalam kegiatannya. c. Penghargaan atas hasil kerja. Pada umumnya karyawan ingin agar hasil karyanya dihargai. Penghargaan terhadap karyawan banyak macamnya misalnya berupa hadiah, bonus, barang atau sesuatu hal yang dapat dijadikan kebanggaan. d. Penyalur perasaan. Setiap karyawan ingin mempunyai keinginan adanya wadah tempat penyalur perasaan, misalnya media internal yang berupa majalah yang bisa memuat tulisan-tulisan karyawan Bentuk-Bentuk Kegiatan Employee Relations Kegiatan-kegiatan employee relations dalam sebuah perusahaan diperlukan untuk memupuk adanya suasana yang menyenangkan di antara para karyawan, dan berimbas kepada peningkatan motivasi bekerja karyawan dalam organisasi/perusahaan. Selanjutnya kegiatan employee relations dalam suatu organisasi atau perusahaan dapat dilaksanakan dalam berbagai macam bentuk dan berbagai aktivitas dan program, antara lain sebagai berikut : 38 Neni Yulianita. Dasar-Dasar Public Relations. Bandung : Univesitas Islam Bandung Hal.60-61

32 47 1. Program Pendidikan dan Pelatihan Program pendidikan dan pelatihan dilaksanakan perusahaan dalam upaya meningkatkan kinerja dan keterampilan (skill) karyawan dan kualitas maupun kuantitas dalam pemberian jasa pelayanan. 2. Program Motivasi Kerja Berprestasi Program tersebut dikenal dengan istilah Achievement Motivation Training, di mana dalam pelatihan tersebut diharapkan dapat mempertemukan antara motivasi dan prestasi (ethos) kerja serta disiplin karyawan dengan harapanharapan dan keinginan dari pihak perusahaan dalam mencapai produktivitas yang tinggi. 3. Program Penghargaan Program penghargaan yang dimaksudkan di sini adalah upaya pihak perusahaan (pimpinan) dalam memberikan suatu penghargaan yang diberikan itu akan menimbulkan loyalitas dan rasa memiliki (sense of belonging) yang tinggi terhadap perusahaan. 4. Program Acara Khusus Yakni merupakan program khusus yang dirancang di luar bidang pekerjaan sehari-hari, misalnya dalam rangka event ulang tahun perusahaan, diadakan kegiatan keagamaan, olahraga, lomba, dan hingga berpiknik bersama yang dihadiri oleh pimpinan dan program tersebut dimaksudkan untuk menumbuhkan rasa keakraban bersama di antara sesama karyawan dan pimpinan. 5. Program Media Komunikasi Internal Membentuk media komunikasi internal melalui bulletin news release dan majalah perusahaan yang berisikan pesan, informasi dan berita yang berkaitan dengan kegiatan antar karyawan atau perusahaan dan pimpinan Tujuan Employee Relations Tujuan employee relations adalah mendapatkan saling pengertian antara karyawan atau antara pimpinan dengan semua karyawan dalam suatu organisasi/perusahaan. Adapun tujuan employee relations yang dikemukakan oleh IG Wasanta adalah sebagai berikut : 39 Ibid

33 48 a. Mendapat saling pengertian antar pegawai ataupun pimpinan dengan semua pegawai dalam sebuah organisasi b. Mendapatkan data-data lengkap tentang sikap dan perilaku pegawai dan data ini sangat diperlukan dalam rangka pembinaan, pengorganisasian, kerja sama, koordinasi, dan evaluasi terhadap pegawai. c. Menciptakan kerja sama yang serasi antar pegawai d. Menanamkan rasa damai kepada pegawai e. Menanamkan rasa sukses kepada pegawai sehingga mereka merasa diberi kesempatan untuk maju dalam rangka mengembangkan karirnya f. Menanamkan loyalitas para pegawai g. Menanamkan rasa bertanggung jawab kepada pegawai h. Menciptakan adanya semangat kerja yang tinggi Fungsi dan Manfaat Employee Relations Employee relations memiliki fungsi yaitu untuk menghilangkan kesalahpahaman antara manajemen dengan para karyawan. Adapun manfaat employee relations menurut Rosady Ruslan adalah sebagai berikut : a. Sebagai sarana komunikasi internal secara timbal balik yang dipergunakan dalam suatu organisasi atau perusahaan. b. Untuk menghilangkan kesalahpahaman atau hambatan komunikasi antara manajemen perusahaan dengan para karyawannya.

34 49 c. Sebagai sarana saluran atau alat komunikasi dalam upaya menjelaskan tentang kebijaksanaan, peraturan, dan ketatakerjaan dalam sebuah organisasi atau perusahaan. d. Sebagai media komunikasi internal bagi pihak karyawan untuk menyampaikan keinginan-keinginan atau sumbang saran dan informasi serta laporan kepada pihak manajemen perusahaan (pimpinan) Ibid. 278