BAB II TINJAUAN PUSTAKA. fungsi melalui hierarki otoritas dan tanggung jawab. 1. berfungsinya suatu sistem komunikasi organisasi.

Transkripsi

1 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Komunikasi Organisasi Organisasi menurut Schein adalah suatu koordinasi kegiatan sejumlah orang untuk mencapai beberapa tujuan umum melalui pembagian pekerjaan dan fungsi melalui hierarki otoritas dan tanggung jawab. 1 Berbagai pesan yang disampaikan baik dalam bentuk verbal maupun non verbal adalah penting bagi berfungsinya suatu sistem komunikasi organisasi. Di dalam organisasi pasti akan selalu terjadi proses komunikasi, baik kepada atasan, bawahan, maupun dengan rekan sejawat. Tanpa komunikasi, akan menjadi tidak mungkin untuk menjembatani sikap dan perilaku dalam organisasi. Para Manajer mengabadikan sebagian besar waktunya untuk proses komunikasi seperti banyaknya eksekutif puncak yang mempergunakan lebih dari 75% waktu kerjanya untuk komunikasi. 2 Dengan adanya komunikasi para karyawan, dapat mengetahui apa saja yang sedang dikerjakan oleh teman-teman sekerjanya, manajemen dapat menerima berbagai input informatif. Para supervisor dapat memberikan instruksi-instruksi yang diperlukan. Komunikasi internal adalah komunikasi dalam organisasi itu sendiri seperti komunikasi dari atasan ke bawahan, komunikasi dari bawahan kepada atasan, dan komunikasi antar sesama karyawan yang sama tingkatannya. 1 Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi, PT. Bumi Aksara, hal Makmuri Muchlas, Perilaku Organisasi, Gajah Mada University, Jogjakarta, 2005, hal

2 9 Beberapa tokoh telah mengemukakan definisi komunikasi organisasi, antara lain : Menurut Daniel Katz Robert Khan komunikasi organisasi merupakan arus informasi dalam organisasi. Sedangkan menurut Harold zelko dan Frank Dance mendefinisikan bahwa komunikasi organisasi adalah suatu sistem yang paling tergantung yang mencangkup komunikasi internal dan komunikasi eksternal. 3 Komunikasi internal adalah komunikasi dalam organisasi itu sendiri seperti komunikasi dari atasan ke bawahan, komunikasi dari bawahan kepada atasan, dan komunikasi antar sesama karyawan yang sama tingkatannya. Sedangkan komunikasi eksternal adalah komunikasi yang dilakukan organisasi terhadap lingkungan luar. Komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu berubah-ubah. Definisi ini mengandung tujuh konsep kunci yaitu proses, pesan, jaringan, saling tergantung, hubungan, lingkungan dan ketidakpastian. 1. Proses. Suatu organisasi adalah suatu sistem terbuka yang dinamis yang menciptakan dan saling menukar pesan diantara anggotanya. Karena gejala menciptakan dan menukar informasi ini berjalan terus menerus dan tidak ada henti-hentinya maka dikatakan sebagai suatu proses. 2. Pesan. Adalah susunan simbol yang penuh arti tentang orang, objek, kejadian, yang dihasilkan oleh interaksi dengan orang. 3 Arni Muhamad, Komunikasi Organisasi,PT. Bumi Aksara, Jakarta, hal

3 10 3. Jaringan. Organisasi terdiri dari satu seri orang yang tiap-tiapnya menduduki posisi atau peranan tertentu dalam organisasi. Ciptaan pertukaran pesan dari orang-orang ini sesamanya terjadi melewati suatu set jalan kecil yang dinamakan jaringan komunikasi. Suatu jaringan komunikasi mencangkup hanya dua orang, beberapa orang, atau keseluruhan organisasi. 4. Keadaan saling tergantung. Bila suatu bagian organisasi mengalami gangguan maka akan berpengaruh kepada bagian lainnya dan mungkin juga kepada seluruh sistem organisasi. Begitu juga halnya dengan jaringan komunikasi dalam suatu organisasi saling melengkapi. 5. Hubungan. Konsep kunci kelima dalam organisasi adalah hubungan. Karena organisasi merupakan sustu sistem terbuka, sistem kehidupan sosial maka untuk berfungsinya bagian-bagan itu terletak pada tangan manusia. Konsep kunci yang kelima dalam komunikasi organisasi adalah hubungan. 6. Lingkungan adalah semua totalitas secara fisik dan faktor sosial yang diperhitungkan dalam pembuatan keputusan mengenai individu dalam suatu sistem. Lingkungan dapat dibagi menjadi dua yaitu, lingkungan internal dan lingkungan eksternal. 7. Ketidakpastian adalah perbedaan informasi yang tersedia dengan informasi yang diharapakan Hubungan Masyarakat Pengertian Humas (Public Relations)

4 11 Ruang lingkup kegiatan PR begitu besar, luas dan kompleks karena bukan hanya menangani pihak-pihak yang berada di lingkungan dalam organisasi tapi juga pihak-pihak yang berada di lingkungan luar organisasi yang beragam keinginan, kebutuhan dan kepentingannya. Untuk memberikan acuan dan pemahaman bersama mengenai humas, penulis mengutip beberapa definisi yang dibuat pakar humas dan komunikasi yaitu: 1. Menurut Frank Jefkins, humas adalah sesuatu yang merangkum keseluruhan komunikasi yang terencana, baik itu ke dalam maupun ke luar, antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan saling pengertian Scott M. Cutlip mendefinisikan humas sebagai fungsi manajemen yang menilai sikap-sikap publik, mengidentifikasikan kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur dari individu atau organisasi atas dasar kepentingan publik dan melaksanakan rencana kerja untuk memperoleh pengertian dan pengakuan publik Fraser P. Steitel berpendapat bahwa humas merupakan fungsi manajemen yang membantu menciptakan dan saling memelihara alur komunikasi, pengertian, dukungan, serta kerjasama suatu organisasi/perusahaan dengan publikya dan ikut terlibat dalam menangani masalah-masalah atau isu-isu 4 Frank Jeffkins, Public Relations, Penerbit Erlangga, hal 9 5 Scott M. Cutlip, Public Relations Suatu Pendekatan Praktis, Kiat Menjadi Komunikator dalam Berhubungan dengan Publik dan Masyarakat, Ardianto Elvinaro, Pustaka Bani Quraisy, Bandung, Hal 20

5 12 manajemen. Humas membantu manajemen dalam penyampaian informasi dan tanggap terhadap opini publik. Humas secara efektif membantu manajemen memantau berbagai perubahan. 6 Definisi-definisi PR diatas dapat memperjelas sosok PR yang baik sebagai proses komunikasi maupun sebagai kegiatan yang dijalankan organisasi sebagai proses komunikasi, PR merupakan kegiatan yang terorganisir dan bertujuan sehingga dapat dibedakan dengan kegiatan komunikasi yang dikakukan begitu saja dan tidak memiliki tujuan yang jelas. Sedangkan sebagai kegiatan, PR bertujuan untuk membantu publik memahami organisasi dan produk organisasi tersebut. Hasil yang ingin dicapai dalam kegiantan PR pada intinya adalah good image (citra baik), goodwill (itikad baik), mutual understanding (saling perngertian), mutual confidence (saling mempercayai), mutual appreciation (saling menghargai), dan tolerance (toleransi). 2.3 Aliran Informasi Internal Dalam pola komunikasi suatu organisasi pada prinsipnya adalah setiap bagian harus melakukan komunikasi dengan berbagai pihak untuk mencapai tujuannya. Setiap organisasi menciptakan pola komunikasi yang efesien dan efektif dalam suatu organisasi yang berupaya untuk mengatur aktivitas komunikasi manajemen melalui saluran komunikasi formal maupun informal. Aliran informasi internal merupakan proses penyampaian informasi melalui saluran komunikasi formal dalam konteks komunikasi internal dilakukan 6 Fraser P. Seitel, Dasar-Dasar Public Relations, Soleh Soemirat dan Elvinaro Ardianto, PT Remaja Rosdakarya, Bandung 2002, hlm 13

6 13 dalam kondisi kerja, yang dapat dilakukan dari pimpinan kepada bawahan dari bawahan kepada pimpinan atau antar karyawan dalam level yang sama. Dengan demikian alur komunikasi meliputi tiga hal yakni : komunikasi dari atas ke bawah, dari bawah ke atas, dan komunikasi horisontal Komunikasi Ke Bawah (Downward Communication) Komunikasi ke bawah menunjukan arus pesan yang mengalir dari atasan atau pimpinan kepada bawahannya. Kebanyakan komunikasi ke bawah digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan yang berkenaan dengan tugas-tugas pemeliharaan. Pesan tersebut biasanya berhubungan dengan pengarahan, tujuan, disiplin, perintah, pertanyaan, dan kebijaksanaan umum. Kesulitan terbesar dari kebanyakan pesan yang menuju ke bawah adalah perintah yang bersifat satu arah. Pada umumnya, orang akan mengalami kesulitan karena dalam komunikasi satu arah terdapat sangat sedikit kesempatan untuk memberikan feedback (umpan balik). Karena atasan menentukan arah tersebut, atasan yang membuat rencana kemudian diperintahkan kepada karyawan untuk dapat dilaksanakan. Para manajer atau pimpinan harus bekerja sama mengkomunikasikan seluruhnya tentang rencana dan garis-garis kebijaksanaan organisasi terbuka. Untuk mempermudah operasionalisasinya, cara berbicaranya harus jujur dengan cara yang bebas, lagi pula harus bersedia mendengarkan dan memberi dorongan karyawannya untuk berbicara secara tulus dan terbuka. Perlu disadari bahwa komunikasi ke atas itu merupakan sumber utama ramuan terpenting dari umpan

7 14 balik atau feedback yang akan memperlancar kerja sama dalam membangun suasana kerja yang kondusif. 7 Menurut Lewis, komunikasi kebawah adalah untuk menyampaikan tujuan, untuk merubah sikap, membentuk pendapat, mengurangi ketakutan dan kecurigaan yang timbul karena salah informasi, mencegah kesalahpahaman karena kurang informasi dan mempersiapkan anggota organisasi untuk menyesuaikan diri dengan perubahan.8 Selain itu, sasaran komunikasi yang ingin dicapai melalui komunikasi hirarki ke bawah adalah agar supaya perintah, instruksi, nasihat, pedoman kerja, bimbingan dan pengarahan yang diberikan oleh seorang pemimpin kepada bawahannya diterima sedemikian rupa sehingga terlaksana dengan sebaikbaiknya karena dipahami dan diterima oleh penyelenggara kegiatan-kegiatan operasional. 9 Secara umum komunikasi ke bawah dapat diklasifikasikan atas lima tipe yaitu : 1) Instruksi tugas Yaitu pesan yang disampaikan kepada bawahan mengenai apa yang diharapkan dilakukan mereka dan bagaimana melakukannya. Pesan itu bervariasi seperti perintah langsung, deskripsi tugas, prosedur manual, program latihan tertentu, dan lain sebagainya. Instruksi tugas yang tepat dan langsung cenderung dihubungkan dengan tugas yang sederhana yang hanya 7 SR.Maria Assumpta Rumanti.OSF, Dasar-dasar Public Relation, Teori Dan Praktik. Yogjakarta, 2005.hal Arni Muhammad,Komunikasi Organisasi, PT. Bumi Aksara, Jakarta, hal Yayat Hayati Djatmiko. Perilaku Organisasi. Penerbit CV Alfabeta. Bandung 2004, hal. 85

8 15 menghendaki keterampilan dan pengalaman yang minimal. Instruksi yang lebih umum biasanya digunakan bagi tugas-tugas yang kompleks, dimana karyawan diharapkan mempergunakan pertimbangannya, keterampilan, dan pengalamannya. 2) Rasional Rasional pekerjaan adalah pesan yang menjelaskan mengenai tujuan aktivitas dan bagaimana kaitan itu dengan aktivitas lain dalam organisasi atau objektif organisasi. Bila pimpinan menganggap bawahannya orang yang dapat memotivasi diri sendiri dan produktif, maka biasanya diberikan pesan rasional yang banyak, begitu juga sebaliknya. 3) Ideologi Pesan mengenai ideologi ini adalah merupakan perluasan dari pesan rasional. Pada pesan rasional penekanannya ada pada penjelasan tugas dan kaitannya dengan perspektif organisasi. Sedangkan pada pesan ideologi sebaliknya mencari sokongan dan antusian dari anggota organisasi guna memperkuat loyalitas, moral dan motivasi. 4) Informasi Pesan informasi dimaksudkan untuk memperkenalkan bawahan dengan praktek-praktek organisasi, peraturan-peraturan organisasi, kebiasaan dan data lain yang tidak berhubungan dengan instruksi dan rasional. 5) Balikan Balikan adalah pesan yang berisi informasi mengenai ketepatan individu dalam melakukan pekerjaannya. Salah satu bentuk sederhana dari balikan ini

9 16 adalah pembayaran gaji karyawan yang telah siap melakukan pekerjaannya atau apabila tidak ada informasi dari atasa yang mengkritik pekerjaannya, berarti pekerjaannya sudah memuaskan. 10 Menurut Hawkins dan Preston telah mengidentifikasikan lima jenis informasi yang mengalir kebawah melalui saluran-saluran komunikasi berikut 11 : 1. Petunjuk petunjuk spesifik ; instruksi-instruksi pekerjaan 2. Informasi yang didesain untuk menghasilkan pengertian tentang tugas dan hubungannya dengan tugas-tugas organisasi lainnya (rasionalitas pekerjaan) 3. Informasi tentang kebijaksanaan perusahaan dan pelaksanaan operasionalnya (prosedur dan praktik organisasi) 4. Umpan balik kepada para bawahan tentang kinerja mereka 5. Informasi tentang karakteristik ideologi sebagai misi perusahaan dengan cara mengulang-ulang latihan dan pengajaran supaya bawahan terkesan dengan misi tersebut. Menurut Katz & Khan mengemukakan bahwa ada lima jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan, diantaranya yaitu 12 : 1. Informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan 2. Informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan 3. Informasi mengenai kebijakan dan praktik-praktik organisasi 4. Informasi mengenai kinerja pegawai 10 Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi, Jakarta, Bumi Aksara, 2002, hal Makmuri Muchlas. Perilaku Organisasi. Gajah Mada University Press. Yogyakarta, 2008, hal R.wayne Pace Don F. Faules. Komunikasi Organisasi strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Penerbit PT. Remaja Rosdakarya. Bandung tahun hal.185

10 17 5. Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of mission) Para pegawai diseluruh tingkat dalam organisasi merasa perlu diberi informasi. Manajemen puncak hidup didalam dunia informasi. Kualitas dan kuantitas informasi harus tinggi agar dapat membuat keputusan yang bermanfaat dan cermat. Manajemen puncak harus memiliki informasi dari semua unit dalam organisasi, dan harus memperoleh informasi untuk semua unit. Sedangkan faktor-faktor yang mempengaruhi komunikasi ke bawah adalah sebagai berikut 13 : 1. Keterbukaan Kurangnya sifat terbuka di antara pimpinan dan karyawan akan menyebabkan pemblokkan atau tidak mau menyampaikan pesan dan gangguan dalam pesan. 2. Kepercayaan pada pesan tulisan Kebanyakan para pemimpin lebih percaya pada pesan tulisan dan metode difusi yang menggunakan alat-alat elektronik daripada pesan yang disampaikan lisan dengan tatap muka. 3. Pesan yang berlebihan Reaksi karyawan terhadap pesan yang berlebihan tersebut biasanya cenderung untuk tidak membacanya. Banyak karyawan hanya membaca pesan-pesan tertentu yang dianggap penting bagi dirinya dan yang lain dibiarkan saja tidak dibaca. 13 Arni Muhammad,Komunikasi Organisasi, PT. Bumi Aksara, Jakarta, hal.110

11 18 4. Timing Timing atau ketepatan waktu pengiriman mempengaruhi komunikasi ke bawah. Pimpinan hendaklah mempertimbangkan saat yang tepat bagi pengiriman pesan dan dampak yang potensial kepada tingkah laku karyawan. 5. Penyaringan Pesan-pesan yang dikirimkan kepada bawahan tidaklah semuanya diterima mereka. Tetapi mereka sering mana yang mereka perlukan. Penyaringan pesan ini didapat karena beberapa faktor, diantaranya perbedaan persepsi antara karyawan, jumlah mata rantai dalam jaringan komunikasi dan perasaan kurang percaya kepada supervisor Komunikasi Ke Atas (Upward Communication) Komunikasi ke atas adalah pesan yang mengalir dari bawahan kepada atasan atau dari tingkat yang lebih rendah kepada tingkat yang lebih tinggi. 14 Komunikasi ke atas dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) semua karyawan dalam suatu organisasi kecuali mungkin mereka yang menduduki posisi puncak, mungkin berkomunikasi ke atas, yaitu setiap bawahan dapat mempunyai alasan yang baik atau meminta informasi dari atau memberi informasi kepada seseorang yang otoritasnya lebih tinggi. Komunikasi ke atas penting bagi pemeliharaan dan perkembangan organisasi. Hal ini memberikan feedback yang penting mengenai moral pegawai 14 Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi, PT. Bumi Aksara, Jakarta, hal. 116

12 19 dan sumber-sumber ketidakpuasaan yang memungkinkan. Ini memberikan bawahan rasa memiliki (sense of belonging) dan menjadi bagian dari organisasi. Ini juga memberikan kesempatan kepada manajemen untuk mendapatkan ide-ide baru dari pegawai. Selain saluran ke atas juga penting karena hal tersebut adalah sarana untuk mendapatkan informasi dari tingkat organisasi yang lebih tinggi dimana keputusan penting dibuat. Komunikasi yang dilaksanakan oleh pimpinan kepada bawahan (downward communication) tidak mengalami kesulitan; tetapi sebaliknya, komunikasi yang berjalan ke atas (upward communication) besar kemungkinan akan mengalami hambatan-hambatan. Hambatan-hambatan yang sering terjadi dalam komunikasi ke atas salah satunya adalah rasa takut di lingkungan kerja. Menurut para ahli psikolog, rasa takut adalah perasaan negatif yang timbul akibat teridentifikasinya sebuah stimulus, misalnya bahaya. Rasa takut ini seringkali diikuti dengan adanya perubahan fisiologis, kognitif, dan tingkah laku. Pengelolaan rasa takutpun penting dilakukan. Langkah untuk mengelola rasa takut di tempat kerja adalah mengenali jenis-jenis rasa takut yang ada di tempat kerja. Berikut ini macammacam rasa takut di lingkungan kerja : 1) takut sukses, 2) takut perubahan, 3) takut bicara. Rasa takut memang sulit terdeteksi secara kasat mata, karena seringkali ditutupi oleh karyawan. Seorang pimpinan sebaiknya melakukan evaluasi terhadap rasa takut yang dialami karyawan, agar ia bisa mengambil tindakan

13 20 untuk mengelola rasa takut tersebut. Tahap-tahap mengevaluasi rasa takut sebagai berkut : 1. Identifikasi Harapan. Rasa takut muncul karena ketiadaan harapan. Untuk itu harapan perlu diciptakan dan dikenali. Atasan sebaiknya melakukan pendekatan melalui diskusi dengan karyawan baik secara formal dalam sebuah rapat ataupun secara tidak formal. Harapan-harapan ini akan memberikan motivasi bagi karyawan untuk mengenal masa depan lebih baik dan mengatasi rasa takut. 2. Identifikasi Hambatan Rasa takut juga muncul karena adanya hambatan untuk mencapai prestasi. 3. Identifikasi Rasa Percaya Rasa takut muncul adalah hilangnya kepercayaan baik pada karyawan dan juga atasan. 4. Identifikasi Komunikasi Rasa takut juga bisa muncul karena kurangnya atau terhambatnya komunikasi.hal ini bisa diperbaiki dengan bersikap lebih terbuka dan lebih bersedia mendengarkan (bukan hanya didengarkan) 5. Identifikasi Pelatihan Rasa takut bisa muncul karena kurang pengetahuan dan keterampilan. Hal ini, atasan perlu mencari tahu kualifikasi karyawan untuk melakukan pekerjaan. Karyawan membutuhkan pelatihan, sebaiknya atasan membekali karyawannya dengan pelatihan, agar mereka dapat menyelesaikan pekerjaan dengan baik.

14 21 Komunikasi yang dilaksanakan oleh bawahan pada atasan dalam rangka memberikan pengertian mengenai sesuatu untuk diketahui dan dijadikan bahan pertimbangan dalam rangka kepemimpinan pada umumnya, namun pada kenyataannya komunikasi dari bawahan ke atasan seringkali tersendat karena sesuai karakternya komunikasi dari bawahan sering dianggap sebagai komunikasi yang bersifat permohonan, kritikan, usulan dan tuntutan. Jenis informasi yang dikomunikasikan ke atas, di antaranya 15 : 1. Memberitahukan apa yang dilakukan bawahan-pekerjaan mereka, prestasi, kemajuan, dan rencana-rencana untuk waktu mendatang 2. Menjelaskan persoalan-persoalan kerja yang belum dipecahkan bawahan yang mungkin memerlukan beberapa macam bantuan 3. Memberikan saran atau gagasan untuk perbaikan dalam unit-unit mereka atau dalam organisasi sebagai suatu keseluruhan 4. Mengungkapkan bagaimana pikiran dan perasaan bawahan tentang pekerjaan, rekan kerja mereka, dan organisasi Menurut Sharma, ada empat alasan mengapa komunikasi ke atas terlihat amat sulit 16 : 1. Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka. Penelitian menunjukan bahwa pegawai merasa bahwa mereka akan mendapat kesulitan bila mereka berbicara kepada penyelia mereka dan 15 R.Wayne Pace Don F. Faules. Komunikasi Organisasi strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Penerbit PT. Remaja Rosdakarya. Bandung tahun hal Ibid, hal 191

15 22 cara terbaik untuk naik pangkat dalam organisasi tersebut adalah sepakat dengan penyelia mereka 2. Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak tertarik kepada masalah pegawai. Pegawai sering kali melaporkan bahwa manjer mereka tidak memperhatikan masalah mereka. Manajer mungkin tidak memberi tanggapan terhadap masalah-masalah pegawai mungkin menahan beberapa komunikasi ke atas karena hal itu mungkin membuat mereka terlihat buruk dalam pandangan atasan mereka. 3. Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai. Seringkali penyelia dan manajer tidak berhasil memberi penghargaan yang nyata atau terselubung untuk mempertahankan agar saluran komunikasi ke atas tetap terbuka 4. Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai. Bisa terjadi penyelia terlalu sibuk untuk mendengarkan atau bawahan tidak dapat menemukan mereka. Bila penyelia ada di tempatnya, ia tidak dianggap pada apa yang dikatakan bawahan tersebut. Dikutip dari buku R.Wayne Pace Don F. Faules manfaat upward communication adalah : 1. Aliran informasi ke atas memberi informasi berharga untuk pembuatan keputusan oleh mereka yang menyelenggarakan informasi dan mengawasi kegiatan orang-orang lainnya.

16 23 2. Komunikasi ke atas memberitahukan kepada penyelia kapan bawahan mereka siap menerima informasi dari mereka dan seberapa baik bawahan menerima apa yang dikatakan mereka. 3. Komunikasi ke atas memungkinkan bahkan mendorong omelan dan keluh kesah muncul ke permukaan sehingga penyelia tahu apa yang mengganggu mereka yang paling dekat denga operasi-operasi sebenarnya. 4. Komunikasi ke atas menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kepada organisasi dengan memberi kesempatan kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan serta saran-saran mengenai operasi organisasi. 5. Komunikasi ke atas mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahan memhami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah. 6. Komunikasi ke atas membantu pegawai mengatasi pekerjaan dan memperkuat keterlibatan mereka dengan pekerjaan mereka dan dengan organisasi tersebut. Menurut Smith komunikasi ke atas berfungsi sebagai balikan bagi pemimpin memberikan petunjuk tentang keberhasilan suatu pesan yang disampaikan kepada bawahan dan dapat memberikan stimulus kepada karyawan untuk berpartisipasi dalam merumuskan pelaksanaan kebijaksanaan bagi departemennya atau organisasinya Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi, PT. Bumi Aksara, Jakarta, hal. 117

17 Pemimpin Pengertian Pemimpin Keberhasilan peneglolahan suatu organisasi sangat ditentukan oleh keberhasilan pendayagunaaan SDM/ Sumber Daya Manusia, keberhasilan tersebut sangat dipengaruhi oleh adanya seorang pemimpin yang dapat mengelola sumber daya manusia yang ada di dalam organisasi, dimana pemimpin harus mempunyai kemampuan untuk mempengaruhi, menggerakan dan mengarahkan suatu tindakan pada diri seseorang atau individu untuk mencapai tujuan tertentu pada situasi tertentu karena pemimpin adalah posisi kunci dari sebuah organisasi atau perusahaan. James A.F menjelaskan bahwa kepemimpinan sebagai proses pengarahan dan mempengaruhi aktivitas yang berkaitan dengan tugas dari para kelompok Fungsi Pemimpin Seperti yang telah dijabarkan diatas bahwa seorang pemimpin harus bisa mempengaruhi tingkah laku orang dan megarah pada hasil yang diharapkan. Adapun fungsi dari kepemimpinan terdiri dari 19 : 1. Fungsi pemecahan masalah atau fungsi yang berkaitan dengan tugas dan mencangkup fungsi-fungsi memberi saran pemecahan dan memberi informasi dan pendapat. 2. Fungsi pembinaan kelompok atau fungsi sosial meliputi segala sesuatu yang membantu kelompok beroperasi secara lancar. 18 Husein Umar, sumber Daya Manusia Dalam Organisasi, PT. Gramedia, Jakarta hal Jhon Adair, Menjadi Pemimpin Yang Efektif, Pusorang Pemimpin Dtka Binaman Pressindo, Jakata, hal. 16

18 Indikator-indikator Pemimpin Kepemimpinan dengan kekuatan dalam posisinya untuk menciptakan pengaruh yang kuat pada pegawai atau staf lainnya dan terlalu menekankan pada wewenang formalnya dapat menanggung resiko kehilangan sebagian atau seluruh kemampuannya dalam memimpin, adapun indikator-indikator yang dapat membantu keberhasilan pemimpin antara lain 20 : 1. Cara berkomunikasi Komunikasi sangat penting demi berjalannya kelancaran suatu organisasi, komunikasi yang lancar antara pimpinan dengan bawahan akan memudahkan informasi yang di dapat diberitahukan kepada yang bersangkutan. Pemimpin harus bisa meluangkan waktunya untuk pegawai, hal ini guna agar hubungan pemimpin bisa mendengar keluhan, saran, dan pendapat pegawai mengenai perkembangan dan hal yang terjadi di dalam organisasi 2. Pemberian motivasi Adanya pemberian motivasi pimpinan kepada pegawainya untuk bekerja sehingga dengan adanya dorongan motivasi dapat meningkatkan produktivitas kerja seperti yang diinginkan. 3. Kemampuan dalam menyelesaikan tugas 20 Kartini Kartono, Pemimpin & Kepemimpinan, PT. Raja Grafindo, Jakarta, hal. 85

19 26 Pemimpin harus bisa menunjukan kemampuannya di dalam menyelesaikan tugas dan ia tak segan-segan untuk memberikan petunjuk kepada bawahannya mengenai cara menyelsaikan tugas dengan baik. 4. Pengambilan keputusan Pemimpin harus bisa mengambil keputusan yang berakibat bagi dirinya, pegawai bahkan organisasinya. Ia harus dapat bersikap bijak memberikan sesuatu yang terbaik untuk kepentingan bersama dan tujuan organisasi. Serta melibatkan pegawainya dalam pengambilan keputusan karena apapun keputusan yang diambil akan memepngaruhi produktivitas pegawai. 5. Pengawasan Pemimpin harus bisa memberikan pengawasan terhadap kerja pegawainya sehingga pegawai pun bekerja dengan baik tetapi bukan pengawasan yang terlalu mengakibatkan pegawai sulit bergerak dalam melaksanakan kegiatannya serta menyelesaikannya pekerjaannya karena merasa diawasi. Uraian di atas mengenai indikator-indikator seorang pemimpin, merupakan pola pikir yang mendasar dari seorang pemimpin yang dimana akan berakibat baik bila pemimpin atau atasan dapat bersikap atau berkomunikasi dengan baik kepada seluruh pegawai, dapat bekerja sama, bijaksana dalam mengambil keputusan serta pemberian dukungan atau dorongan atau sebuah motivasi yang akan dapat meningkatkan tujuan dari organisasi atau perusahaan itu sendiri.

20 Pendekatan Pemimpin Seorang pemimpin dengan kepemimpinannya harus mampu mempengaruhi mengubah dan mengarahkan tingkah laku bawahan atau orang lain untuk mencapai tujuan. Pendekatan dengan model sifat di dasari asumsi kondisi fisik dan karakteristik tertentu adalah penting bagi kesuksesan pemimpin, hal tersebut akan menjadi penentu yang membedakan antara seorang pemeimpin dengan bukan pemimpin. Sifat-sifat pokok itu biasanya meliputi 21 : 1. Kondisi fisik : energik,tegap, kuat dan lain-lain 2. Latar belakang sosial, berpendidikan dan berwawasan dan lingkingan sosial yang dinamis 3. Kepribadian : Adaptasi, agresif, emosi stabil, populer dan kooperatif 4. Karakteristik yang menerima tanggung jawab, berinisiatif, berorientasi pada tugas dan cakap komunikasi interpersonal. Sedangkan menurut teori Jhon D. Millet mengelompokkan sifat yang harus dimiliki oleh setiap pemimpin yaitu meliputi 22 : 1. Kemampuan untuk melihat organisasi secara keseluruhan 2. Kemampuan untuk mengambil keputusan 3. Kemampuan untuk mendelegasikan wewenang 4. Kemampuan menanamkan kesetian 21 Abi Sujak, Kepemimpinan Manajer, PT. Rajawali Pers, Jakarta hal 3 22 Abi Sujak, Kepemimpinan Manajer, loc.cit

21 Karyawan (Employee) Komunikasi yang baik adalah motivator yang berharga. Komunikasi adalah perekat perusahaan yang membantu dalam membangun sebuah tim, menguatkan kebanggaan dalam bekerja bagi perusahaan dan mendorong orang untuk bekerja yang sedikit lebih keras agar dapat memenangkan kompetisi. Kelangsungan hidup suatu perusahaan, sangat dipengaruhi oleh banyak faktor, salah satunya adalah karyawan. Karyawan adalah mereka yang bekerja dengan menerima upah atau gaji baik berupa uang maupun barang. Malayu Hasibuan berpendapat pegawai adalah penjual jasa, baik pikiran maupun tenaga dan mendapat kompensasi dari perusahaan yang besarnya telah ditetapkan terlebih dahulu. 23 Komunikasi pegawai, juga disebut komunikasi internal atau hubungan dengan karyawan (employee relations), menciptakan dan memelihara sistem komunikasi internal di dalam organisasi. Hubungan komunikasi adalah dua arah, sehingga semua pegawai berpartisipasi bebas dalam pertukaran informasi. Karyawan yang well-informed biasanya adalah karyawan yang puas. Mereka adalah pekerja yang lebih baik, lebih produktif yang mendapatkan lebih dari pekerjaan mereka dan melaksanakan pekerjaan yang lebih baik bagi organisasi. Karyawan yang well-informed berinteraksi dengan stakeholders organisasi akan memiliki pengaruh positif yang signifikan pada hubungan dengan konsumen, masyarakat, investor, media. 23 Malayu Hasibuan, Manajemen Sumber Daya Manusia, PT. Gunung Agung, Jakarta, hal 12

22 29 Karyawan di setiap organisasi sudah tentu terdapat perbedaan, hal ini disebabkan beda dalam lingkungan hidupnya, pengalamannya, pendidikannya. Tetapi diantara mereka semua terdapat hal-hal yang sama. Karyawan sama-sama menghendaki 24 : 1. Upah yang cukup. Upah yang cukup adalah cita-cita semua karyawan. Untuk mencapai itu, ada diantara para karyawan yang menggiatkan diri dalam pekerjaannya dengan rajin. 2. Perlakuan yang adil Perlakuan yang adil adalah hasrat semua karyawan untuk selalu diperlakukan secara adil di kalangan karyawan, tidak saja berhubungan dengan gaji, tetapi juga dengan persoalan lain-lain. Hanya dengan berkomunikasi dengan mereka, kesalahpahaman akan dapat dihilangkan dan kepercayaan kepada pimpinan kembali dibina. 3. Ketenangan kerja Para karyawan akan tetap giat bekerja, apabila mengetahui bahwa bagi mereka terdapat : a) Jaminan, jika mereka dengan keluarganya terjadi musibah b) Jaminan keamanan kerja c) Jaminan hari tua 4. Perasaan diakui Pada setiap karyawan terdapat perasaan ingin diakui (sense of belonging) sebagai karyawan yang berharga. 24 Onong Uchjana Efendy, Human relation Dan Public Relation, Mandar maju, Bandung, 1993, hal 145

23 30 5. Penghargaan atas hasil kerja Para karyawan menginginkan agar hasil keryanya di hargai, meskipun sebenarnya adalah kewajiban mereka untuk bekerja segiat-giatnya. 6. Penyalur Perasaan Karyawan butuh media untuk menyalurkan keluh kesah, pendapat, saran, ide, dan lain-lain.