BAB IV ANALISA HASIL DAN PEMBAHASAN

Transkripsi

1 52 BAB IV ANALISA HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Anggaran Sebagai Alat Perencanaan Biaya Operasional Tahap awal komite anggaran membuat usulan draft Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) tahun yang bersangkutan dengan menggunakan ukuran realisasi biaya sebelumnya sebagai acuan atas anggaran yang akan disusun. Divisi keuangan dalam menyusun anggaran juga membutuhkan masukan dari tiap-tiap divisi tentang rencana pengeluaran biaya operasional kapal yang akan dilaksanakan pada tahun berikutnya. Setelah divisi keuangan mendapat laporan serta gambaran dari masing-masing divisi, maka divisi keuangan membuat draft RKAP. Tahap selanjutnya dari proses penyusunan anggaran adalah pembahasan draft RKAP tahun yang bersangkutan dengan Dewan Komisaris. Kemudian hasilnya disampaikan kepemegang saham dan selanjutnya RKAP tersebut akan menjadi pedoman dan target kerja bagi para pelaksana yang ada di perusahaan. Berdasarkan penjelasan tentang proses penyusunan anggaran tersebut diatas, maka dapat diketahui metode penyusunan anggaran yang dipakai perusahaan adalah metode bottom up. Gambaran metode penyusunan anggaran diatas perusahaan senantiasa mencoba untuk menggali potensi-potensi yang ada. Penggalian dan pengembangan tersebut didukung oleh suatu sasaran dan tujuan yang

2 53 menyeluruh dan terpadu yang telah dirancang oleh manajemen puncak. Penerapan metode amat tepat karena kondisi dan lingkungan yang seperti ini memudahkan didalam menterjemahkan berbagai kebijakan yang telah digariskan sebelumnya dan dapat menjadi alat untuk menuangkan segala kemampuan dalam rencana pelaksanaan kegiatan untuk kurun waktu satu tahun kedepan. Dengan berasumsi pada kondisi tersebut diatas maka metode ini dinilai cukup ideal dan memadai untuk diterapkan. Kondisi tersebut diatas memberikan kontribusi positif bagi terwujudnya suasana dan kondisi menuju produktifitas yang tinggi dan mendorong peningkatan dimensi efektifitas dan efisiensi perusahaan secara menyeluruh. Aspek yang lebih besar dari kondisi tersebut adalah terealisasinya visi dan misi perusahaan sebagaimana yang diidam-idamkan oleh pihak manajemen perusahaan. Oleh karena itu, dapat ditarik kesimpulan bahwa dengan metode tersebut diharapkan perusahaan akan mempunyai suatu bentuk dan format anggaran yang berfungsi optimal. Anggaran yang optimal tersebut terwujud dalam bentuk anggaran yang akurat, realistis dan imjinatif. Akurat karena melalui pembahasan dan pengujian yang bertahap. Realistis artinya anggaran tersebut disusun dengan memperhatikan aspek intern perusahaan maupun aspek ekstern perusahaan. Imajinatif artinya berwawasan kedepan dengan tidak mengesampingkan aspek historis. Secara lengkap aplikasi metode tersebut akan terdeskripsi dalam pembahasan tentang jenis anggaran yang disusun oleh perusahaan.

3 54 Dengan mengacu pada teori yang ada, berdasarkan pada pengamatan yang dilakukan terhadap PT. Indo Mega Maritim dapat diketahui bahwa perusahaan mempunyai panitia atau bagian khusus yang bertanggung jawab dalam proses penyusunan anggaran yang berkedudukan dikantor pusat. 4.2 Anggaran Sebagai Alat Pengendalian Biaya Operasional Anggaran sebagai alat pengendalian biaya operasional terkait erat dengan fungsi perencanaan yang melekat pada anggaran. Hal ini karena perencanaan dalam bentuk anggaran merupakan pedoman dalam setiap implementasi rencana kegiatan yang telah ditetapkan. Pada akhirnya anggaran tersebut menjadi salah satu standar untuk penilaian pelaksanaan kegiatan perusahaan. RKAP yang telah disahkan akan menjadi pedoman dan target kerja pelaksanaan kegiatan perusahaan. Hal ini yang pada akhirnya akan menjadi media untuk mengendalikan dan digunakan sebagai alat untuk mengukur dan mengevaluasi perkembangan kegiatan perusahaan, agar misi perusahaan, agar misi perusahaan yaitu mengembangkan dan mengemplementasikan pelayanan prima yang terpercaya dapat tercapai Efektifitas Pelaksanaan Anggaran Anggaran yang efektif yaitu anggaran yang mencakup jangka waktu tertentu yang pada umumnya satu tahun, adanya jangka waktu yang jelas maka pelaksanaan anggaran pada nantinya akan terarah serta anggaran juga harus dibuat realistis dan anggaran yang dibuat harus mencerminkan keadilan agar pelaksanaan anggaran tidak merasa

4 55 tertekan dalam pelaksanaannya. Berdasarkan data yang ada diketahui bahwa pelaksanaan anggaran yang memperhatikan aspek intern dan ekstern perusahaan dan dalam pelaksanaan realisasi anggaran setiap bulannya dievaluasi dengan melihat laporan keuangan yang sudah diperbandingkan antara realisasi terhadap anggaran agar diketahui apa penyebab variance tersebut. Dan tujuannya adalah untuk meminimalisasi variance yang kemungkinan akan timbul, jadi dapat diketahui bahwa perusahaan sudah menerapkan berbagai kondisi demi tercapainya suatu anggaran yang efektif Efisiensi Pelaksanaan Anggaran Efisisensi merupakan suatu alat perbandingan antara output terhadap input dan dalam pusat pertanggungjawaban, efisiensi diukur dengan output yang terukur. PT. Indo Mega Maritim tidak mempunyai batasan khusus untuk menilai suatu anggaran operasional, Perusahaan menetapkan bahwa efisiensi biaya operasional dinilai berdasarkan pada suatu RKAP menjadi batasan bagi masing-masing divisi untuk mengusahakan suatu pengendalian atas biaya operasional yang menjadi wewenangnya, seperti diketahui bahwa seluruh biaya operasional tidak dapat dikendalikan karena bersifat fleksibel, sedangkan biaya overhead dapat dikendalikan karena bersifat tetap. Hal ini dijelaskan oleh manajemen pucak sebagai wujud implementasi anggaran yang akan datang.

5 Masalah-masalah dalam Penyusunan dan Pelaksanaan Anggaran Masalah-masalah yang sering timbul dalam proses penyusunan dan pelaksanaan RKAP adalah : a. Masing-masing divisi masih seringkali lambat dalam menyerahkan daftar usulan anggaran operasi divisi masingmasing tersebut. Divisi keuangan harus sering mengingatkan divisi operasional untuk daftar usulan anggaran. b. Setiap tahun anggaran selalu ada biaya operasional yang menyimpang, Anggaran biaya operasional PT. Indo Mega Maritim selama ini berlaku untuk satu tahun. Jadi apabila ada penyimpangan dari anggaran tidak dapat segera diambil tindakan perbaikan. Anggaran akan lebih baik jika disusun untuk jangka waktu yang lebih pendek, misalnya triwulan atau semesteran. Karena jika terjadi penyimpangan dapat segera diambil tindakan perbaikan yang lebih cepat, dan bawahan mendapat kesempatan untuk memperbaiki dirinya dalam periode yang bersangkutan. Dalam memutuskan apakah anggaran diterima atau mengikutsertakan bagian keuangan hal ini merupakan tugas tambahan yang dibebankan pada bagian tersebut, dan akan menambah kesibukannya, apalagi jika penyusunan dilakukan triwulan atau semesteran. Penyusunan anggaran akan lebih baik jika ada bagian tersendiri yang melakukannya, yaitu bagian anggaran yang tugasnya khusus menyusun anggaran biaya,

6 57 dengan demikian bagian keuangan dapat lebih bekonsentrasi terhadap tugas mereka. Dalam hal ini pada saat bagian anggaran membuat anggaran senantiasa meminta atau mengikutsertakan bagian-bagian lain. Masing-masing bagian membuat daftar usulan anggaran, yang nantinya akan diajukan ke manajemen yang lebih tinggi untuk disahkan. Anggaran biaya selama ini merupakan anggaran biaya untuk tiap-tiap bagian, yang mana anggaran ini merupakan tanggung jawab tiap-tiap bagian untuk mencapainya, dan akan mudah dapat ditunjuk orang atau bagian mana yang bertanggung jawab terhadap anggaran tersebut merupakan milik bagian mereka sendiri yang harus tercapai. Dengan demikian penyimpangan-penyimpangan yang terjadi selama ini dapat lebih diminimalkan, sehingga pencapaian tujuan perusahaan dapat diwujudkan Pertanggungjawaban Anggaran Laporan yang dibuat PT. Indo Mega Maritim ini telah memenuhi 5 (lima) prinsip dasar laporan yang efektif sebagai berikut: a. Konsep pertanggungjawaban telah diterapkan. Dalam membuat laporan pertanggungjawaban biaya, laporan pertanggung jawaban biaya dibuat oleh masing-masing bagian yang dibebani tanggung jawab terjadinya biaya-biaya pada bagiannya.

7 58 b. Telah digunakan prinsip exetion dengan baik. Laporan yang dibuat ke jenjang yang lebih tinggi semakin ringkas tetapi menyangkut masalah luas hanya penyimpangan / masalah yang serius (material) saja yang ditonjolkan, sedangkan masalahmasalah kecil dan tidak material cukup dibahas dan dievaluasi di tingkat bawah. c. Angka-angka dalam laporan ada pembandingnya Laporan-laporan yang disampaikan kepada pejabat yang akan mengevaluasi dan menganalisa laporan disertai dengan data-data pembanding, misalnya : anggaran, dan realisasi tahun-tahun sebelumnya. d. Laporan yang disampaikan ke tingkat atas semakin ringkas Makin ke tingkat atas makin ringkas dan berbentuk summary tetapi meliputi masalah yang luas. Sehingga dengan cepat atasan mengambil kesimpulan dan tindakan yang tepat. Tetapi tidak berarti menghilangkan makna penting isi laporan dan tidak salah inter prestasi oleh pembaca. e. Laporan meliputi / memuat komentar dan keterangan serta inter prestasi yang baik dari pembuat laporan sehingga laporan sangat membantu pembaca laporan untuk menentukan analisa / evaluasi yang diperlukan. Dengan dibuatnya laporan dapat lebih meningkatkan motivasi dan prestasi para manajer pusat-pusat pertanggungjawaban dalam

8 59 menjalankan aktivitasnya demi tercapainya prestasi yang lebih baik lagi di waktu yang akan datang. Dan top manajemen pun akan lebih mudah dalam menilai dan mengevaluasi hasil kerja para bawahannya. Sedangkan kegunaan yang diperoleh perusahasan dengan pembuatan laporan pertanggungjawaban adalah sebagai berikut : 1. Karyawan akan bekerja dengan efektif dan efisien karena tahu hasil pekerjaannya akan dinilai dan akan diminta pertanggungjawaban atas hasil pekerjaannya sehingga pekerjaan dapat dilaksanakan tepat pada waktunya. 2. Dapat segera dilakukan tindakan korektif terhadap peristiwa yang lalu dan yang telah dinilai. 3. Penyimpangan yang terjadi dari anggaran yang ditetapkan dapat dihubungkan dengan tanggung jawab pribadi yang bersangkutan. 4. Pelaksanaan kegiatan dapat dibandingkan dengan standar terbaik. 5. Pengawasan berjalan dengan berdaya guna. Sistem pelaporan pusat pertanggungjawaban pada perusahaan ini telah mencerminkan sistematika suatu sistem pelaporan yang baik. Dimana sistem itu sendiri telah mengikuti suatu urutan yang baik yaitu mengalir dari tingkat bawah ke tingkat atas. Hal ini merupakan akibat dari sistem pemberian wewenang yang mengalir dari tingkat atas ke tingkat bawah.

9 Analisis Penyimpangan Antara Anggaran Dengan Realisasi Perusahaan PT. Indo Mega Maritim menyusun anggaran biaya operasional yang berjangka waktu satu tahun dan dirinci untuk setiap bulan yang dimulai dari bulan Januari dan berakhir pada bulan Desember. Anggaran biaya operasional ini terdiri dari anggaran biaya kepelabuhan dan spare part kapal. Di dalam penyusunan rencanan anggaran oleh masingmasing bagian tidak ada pedoman khusus yang harus dipatuhi. Oleh karena itu rencana anggaran disusun berdasarkan pengalaman-pengalaman tahun sebelumnya kemudian baru dihitung implikasi-implikasi terhadap besarnya biaya yang diperlukan serta berdasarkan pertimbangan dari manajemen yang berwenang. Manager keuangan akan meneliti kewajaran ataupun alasanalasan perubahan dari setiap pokok yang dianggarkan. Penyimpangan yang terjadi antara anggaran biaya operasional dengan realisasinya tidak dapat dianggap sebagai prestasi yang efisien atau tidak efisien, akan tetapi lebih ditujukan kepada usaha menyediakan informasi yang dapat membantu pihak manajemen untuk dapat menduga sedini mungkin apakah ada perkiraan pembiayaan yang kurang atau melampaui anggaran. Dari hasil analisis penulis, pihak manajemen dalam menyusun anggaran kurang dapat menetapkan luas dari pekerjaan yang harus dilakukan perusahaan pada periode 2007 sampai dengan tahun Berikut ini analisis penulis mengenai apa yang menyebabkan terjadinya penyimpangan kebutuhan dana operasional kapal dan apa yang dapat dilakukan Manajer Keuangan untuk mendukung sistem pengendalian perusahaan.

10 61 Pada awal berdirinya PT. Indo Mega Maritim mempunyai dua kapal perintis dan satu kapal Tanker. Tetapi Penulis akan menganalisa penyimpangan biaya operasinal hanya pada kapal Tanker saja. a. Kapal MT. Prima Tanker Pada Lampiran III dapat dilihat bahwa penyimpangan yang terjadi di tahun 2007 pada kapal MT. Prima Tanker hampir disemua biaya operasional, tetapi penyimpangan yang terjadi tidaklah besar, hanya beberapa biaya operasional yang penyimpangannya cukup besar seperti: 1. Biaya bahan bakar Rp ,00 (6,85%), 2. Biaya survey Rp ,00 (43,38%), 3. Gaji crew Rp ,00 (19,67%), 4. Uang makan Rp ,00 (55,24%), 5. Spare part Rp ,00 (102,26%), dan 6. Biaya interval repair/docking Rp ,00. Sedangkan pada tahun 2008 jika dilihat dari total penyimpangan terjadi penurunan. Penyimpangan terjadi pada : 1. Biaya pemakaian pelumas Rp ,00 (43,21%), 2. Biaya kepelabuhan (0,71%), 3. Travelling Expenses Rp ,00 (533,23%), 4. Gaji crew Rp ,00 (4,76%), 5. Depresiasi Rp ,00 (23,01%), dan 6. Spare part kapal Rp ,00 (156,28%).

11 62 Dan pada tahun 2009 penyimpangan yang terjadi cukup besar, hal ini dapat dilihat dari total biaya penyimpangan biaya operasional kapal yang meningkat sebesar Rp ,73 dari tahun Jika dilihat, penyimpangan yang cukup besar terjadi pada : 1. Biaya bahan bakar Rp ,16 (68,32%) 2. Biaya kepelabuhan Rp ,61 (136,03) 3. Biaya pengurusan sertifikat Rp ,60 (159,14%) 4. Biaya perijinan Rp ,00 (210,31%) 5. Biaya transportasi sign on/off crew Rp ,00 (375,56%) 6. Biaya uang makan crew Rp ,00 (91,49%) 7. Biaya komunikasi Rp ,01 (23,30%) 8. Demurrage, penalty Rp ,27 (3.072,68%), hal ini terjadi karena keterlambatan kapal tiba di pelabuhan yang dituju sehingga terjadi transport loss. Dari penyimpangan diatas dapat dilihat pada demurrage terjadi penyimpangan yang cukup signifikan hal ini biasanya terjadi jika cuaca yang sangat buruk sehingga menyebabkan kapal terlambat tiba dipelabuhan. Selain cuaca yang sangat buruk biasanya kondisi kapal juga mempengaruhi. Meskipun demikian pada saat kapal dioperasikan masih memberikan konstribusi laba, salah satu factor yang mempengaruhi profitabilitas tersebut adalah karena tingginya charter hire yang

12 63 diberikan Pertamina. Tetapi untuk masuk di Pertamina kapal-kapal yang mau disewakan haruslah memenuhi syarat. b. Kapal MT. Super Tanker Pada Lampiran IV jika dilihat dari penyimpangan yang terjadi dari tahun 2007 sampai tahun 2009 terjadi penurunan biaya operasional yang signifikan hal ini dikarenakan pengalaman pengoperasian kapalkapal lain sebelumnya. Tetapi jika dilihat dari labanya sendiri kapal MT. Super Tanker mengalami kerugian dari awal pengoperasian dan baru pada tahun 2009 mendapat laba dan itu pun hanya sedikit. Hal ini dikarenakan biaya operasional kapal yang cukup besar dan selalu mengalami peningkatan. Meskipun demikian peningkatan revenue masih lebih besar. Berdasarkan analisa dan sumber yang didapat bahwa kapal ini pada saat dibeli memang harus segera dilakukan docking atau perbaikan kapal. Tetapi ternyata kerusakan kapal itu sangat parah, hal ini berakibat pada biaya operasional kapal yang sangat besar. Faktor yang mempengaruhi terjadinya besarnya biaya operasinal kapal yaitu karena studi kelayakan yang dibuat tidak sesuai dengan fakta dilapangan dimana kapal yang dibeli tingkat kerusakannya lebih besar dari yang diperkirakan, hal ini berakibat pada penyimpangan analisis. Spesifikasi kapal yang dibeli tidak sesuai dengan spesifikasi yang ada pada studi kelayakan. Untuk kapal MT. Super Tanker sendiri tidak bisa masuk Pertamina dikarenakan ukuran kapalnya yang kecil sehingga susah untuk masuk Pertamina. Dari pengalaman-pengalaman

13 64 itulah maka PT. Indo Mega Maritim berkeinginan untuk membeli kapal-kapal Tanker yang dapat dipakai oleh pertamina. c. Kapal MT. Patriot Andalan Pada Lampiran IV dapat dilihat bahwa Pada tahun 2008 PT. Indo Mega Maritim membeli kapal MT. Patriot Andalan yang sedang disewa oleh Pertamina. Dan hasilnya cukup baik, laba yang diperoleh perusahaan cukup besar pada tahun Untuk biaya operasional penyimpangan yang terjadi dari tahun 2008 hingga 2009 sangat besar terutama pada biaya pembelian spare part kapal pada tahun 2009 sebesar Rp ,44 (329,20). Hal ini disebabkan karena ukuran kapal yang besar dan mesin kapal yang rata-rata buatan eropa maka dibutuhkan biaya perbaikan yang cukup besar sehingga harus dibeli diluar negeri dan memakan biaya yang cukup besar. Tetapi ini tidka mempengaruhi laba karena karena charter hire yang diberikan Pertamina mengalami peningkatan sebesar Rp ,88 (51,95%). d. Kapal MT. Patriot Bahagia Melihat pendapatan laba yang diperoleh PT. Indo Mega Maritim dari pengoperasian kapal Tanker cukup baik, akhirnya pada akhir tahun 2008 perusahaan kembali membeli kapal Tanker dengan ukuran yang lebih besar dengan harapan akan memberikan laba yang besar bagi perusahaan. Tetapi ternyata analisa ini salah, kita dapat lihat pada Lampiran VI bahwa pengambilan keputusan yang terburu-buru

14 65 membuat analisa pembelian kapal menjadi salah. Survey pembelian kapal yang dilakukan dengan terburu-buru mengakibatkan kurang telitinya mengenai kondisi kapal. Kalau dilihat dari biaya operasional pada tahun perrtama saja perbaikan kapal cukup besar, hal ini terlihat dari penyimpangan yang terjadi pada depresiasi, engine repair, deck repair, additional repair dan lain-lain. Selain itu biaya bahan bakar yang cukup besar mengakibatkan penyimpangan yang terjadi cukup besar. Penyimpangan pada biaya bahan bakar diakibatkan karena kapal tidak langsung dapat beroperasi sehingga perusahaan harus membiayai pemakaian bahan bakar. Padahal jika kapal tersebut bisa langsung masuk di Pertamina seperti halnya kapal MT. Prima Tanker dan MT. Patriot Andalan mungkin hal ini tidak terjadi. Oleh karena itu setiap pengambilan keputusan pembelian kapal janganlah terburu-buru karena hasilnya pasti akan mengecewakan.