BAB II TINJAUAN PUSTAKA. kegiatan pokok perusahaan (Mulyadi, 2008). Definisi lain dari sistem adalah

Transkripsi

1 5 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Sistem dan Prosedur Sebelum membahas sistem akuntansi, akan terlebih dahulu dijelaskan definisi tentang sistem dan prosedur. Sistem didefinisikan sebagai suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan (Mulyadi, 2008). Definisi lain dari sistem adalah sekelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama Hall (2006). Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan komponen yang dibuat terpadu dan saling berhubungan yang berfungsi melakukan kegiatan utama dan mencapai tujuan perusahaan. Selanjutnya pengertian dari prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang (Mulyadi, 2008). B. Sistem Akuntansi Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan 5

2 6 (Mulyadi, 2008). Dari definisi sistem akuntansi tersebut, Mulyadi (2008) membagi unsur sistem akuntansi menjadi lima yaitu formulir, jurnal, buku besar, buku pembantu, dan laporan. Adapun penjelasan mengenai unsur sistem akuntansi adalah sebagai berikut. 1. Formulir Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) diatas secarik kertas. Formulir sering pula disebut dengan istilah media, karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. 2. Jurnal Jurnal merupakan catatan akuntansi yang pertama digunakan untuk mencatat, mengklasianggraenisikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. 3. Buku besar Buku besar (general ledger) terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. 4. Buku pembantu Buku pembantu diperlukan jika data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan rinciannya lebih lanjut. Buku pembantu

3 7 terdiri dari rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. 5. Laporan Laporan dapat berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi. Laporan dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo sediaan yang lambat penjualan. Laporan dapat berbentuk hasil cetak komputer dan tayangan pada layar monitor komputer. Tujuan umum pengembangan dari sistem akuntansi menurut Mulyadi (2008) antara lain adalah sebagai berikut. 1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru. 2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya. 3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan. 4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.

4 8 Sistem informasi yang efektif dan efisien didasarkan pada beberapa dasar atau prinsip-prinsip yang mencakup antara lain sebagai berikut (Jerry, 2007). 1. keefektifan biaya, 2. tingkat kegunaan, dan 3. fleksibilitas. Ketiga prinsip tersebut saling berkaitan karena sistem yang baik adalah sistem dengan biaya yang efektif dan memberikan output yang berguna juga fleksibel dalam memenuhi kebutuhan di masa mendatang. Hal itu akan memberikan kontribusi terhadap tujuan organisasi dan individu (Jerry, 2007). C. Konsinyasi Berkaitan dengan penyerahan fisik barang-barang oleh pihak pemilik kepada pihak lain yang bertindak sebagai agen penjual, secara hukum dapat dinyatakan bahwa hak atas barang-barang ini tetap di tangan pemilik sampai barang-barang ini dijual oleh pihak agen penjual (Drebin, 1996). Konsinyasi adalah suatu perjanjian dimana salah satu pihak yang memiliki barang menyerahkan sejumlah barang kepada pihak tertentu untuk dijualkan dengan memberikan komisi (Hadori, 2000). Pihak yang memiliki barang disebut konsinyor, sedangkan pihak yang mengusahakan penjualan barang ini disebut konsinyi (Drebin, 1996). Dari segi konsinyor transaksi pengiriman barangbarang kepada konsinyi biasa disebut barang-barang konsinyasi sedangkan

5 9 bagi konsinyi barang-barang yang diterimanya disebut barang-barang komisi (Hadori, 2000). Ditilik dari segi sudut hukum, penyerahan barang ini disebut sebagai penitipan, dimana pihak konsinyi memegang barang ini untuk dijual seperti yang dirinci dalam persetujuan yang dibuat antara konsinyor dan konsinyi. Konsinyor menetapkan konsinyi sebagai yang bertanggung jawab atas barangbarang yang diserahkan kepadanya sampai barang-barang ini terjual kepada pihak ketiga. Atas penjualan barang-barang ini, pihak konsinyor menetapkan penyerahkan hak atas barang-barang ini dan juga hasil penjualannya sebaliknya, pihak konsinyi tidak dapat menganggap barang-barang itu sebagai miliknya, ia pun tidak mempunyai kewajiban kepada konsinyor selain daripada pertanggungjawabannya atas barang-barang yang diserahkan kepadanya. Hubungan antara pihak konsinyor dan pihak pemilik dan agen penjual, dan undang-undang keagenan mengatur penetapan hak dan kewajiban kedua belah pihak. Konsinyasi mengandung beberapa keuntungan untuk jenis produk seperti alat-alat rumah tangga, buku, majalah, surat kabar, dan barangbarang baru (Drebin, 1996). Alasan-alasan bagi konsinyor untuk mengadakan perjanjian konsinyasi adalah sebagai berikut (Hadori, 2000). 1. Konsinyasi merupakan suatu cara untuk lebih memperluas pasaran yang dapat dijamin oleh seorang produsen, pabrikan atau distributor, terutama apabila:

6 10 a. Barang-barang yang bersangkutan baru diperkenalkan, permintaan produk tidak tertentu dan belum terkenal. b. Penjualan pada masa-masa yang lalu dengan melalui dealer, tidak menguntungkan. c. Harga barang yang menjadi mahal dan membutuhkan investasi yang cukup besar bagi pihak konsini apabila ia harus membeli barangbarang yang bersangkutan. 2. Risiko-risiko tertentu dapat dihindarkan oleh konsinyor. Barang-barang konsinyasi tidak ikut disita apabila terjadi kebangkrutan pada diri konsinyi. Jadi lain sifatnya dengan perjanjian keagenan atau dealer. 3. Mungkin konsinyor ingin mendapatkan penjual khusus dalam perdagangan barang-barangnya, terutama untuk ternak, hasil pertanian, dan lain-lain. 4. Harga eceran barang-barang yang bersangkutan tetap dapat dikontrol oleh pengamat; demikian pula terhadap jumlah barang-barang yang siap dipasarkan dan stock barang-barang tersebut. Alasan-alasan konsinyi menerima perjanjian konsinyasi antara lain adalah sebagai berikut (Hadori, 2000). 1. Konsinyi dilindungi dari kemungkinan risiko gagal untuk memasarkan barang-barang tersebut atau keharusan menjual dengan rugi. 2. Risiko rusaknya barang dan adanya fluktuasi harga dapat dihindarkan.

7 11 3. Kebutuhan akan modal kerja dapat dikurangi, sebab adanya barangbarang konsinyasi yang diterima atau dititipkan oleh konsinyor. D. Sistem Akuntansi Konsinyasi Jika dilihat dari unsur-unsur yang terkait, sistem konsinyasi hampir mirip dengan sistem pembelian kredit dimana perusahaan melakukan pemesanan barang kepada pihak supplier dan menerima barang setelah memeriksanya kemudian membayar kepada supplier. Unsur-unsur yang terkait di dalam sistem pembelian kredit adalah sebagai berikut. 1. Fungsi/Bagian Perusahaan yang baik tentu membutuhkan sistem akuntansi yang baik dan prosedur-prosedur yang memadai pula untuk dapat mengatur struktur sistem perusahaan. Prosedur dikatakan memadai jika di dalamnyanya terdapat pemisahaan fungsi dan fungsi yang cukup baik, efektif dan efisien. Fungsi pada dasarnya adalah kegiatan ataupun tugas yang dilaksanakan oleh sebuah fungsi dalam suatu perusahaan. Beberapa fungsi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah sebagai berikut (Mulyadi, 2008). a. Fungsi Gudang Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang

8 12 langsung pakai (tidak diselenggarakan persediaan barang di gudang), permintaan pembelian diajukan oleh pemakai barang. b. Fungsi Pembelian Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. c. Fungsi Penerimaan Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang akan diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan. d. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam Register Bukti Kas Keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (Bukti Kas Keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau meyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang. Dalam sistem akuntansi

9 13 pembelian, fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat kos persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan. 2. Dokumen/Formulir/Laporan Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian antara lain sebagai berikut (Mulyadi, 2008). a. Surat Permintaan Pembelian Surat permintaan pembelian merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang disebut dalam surat tersebut. b. Surat Permintaan Penawaran Harga Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar. c. Surat Pemesanan Pembelian Dokumen ini merupakan lembar pertama surat pemesanan pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh peruahaan. d. Laporan Penerimaan Barang Dokumen yang dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis,

10 14 spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian. e. Surat Perubahan Pemesanan Surat perubahan pemesanan merupakan surat pemberitahuan resmi kepada pemasok untuk memberitahukan perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesianggraenisi, penggantian (subtitusi) atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis. f. Bukti Kas Keluar Dokumen yang dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. 3. Prosedur dalam Sistem Akuntansi Pembelian Prosedur yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian adalah sebagai berikut (Mulyadi, 2008). a. Prosedur Permintaan Pembelian Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir Surat Permintaan Pembelian kepada fungsi pembelian. Untuk permintaan barang langsung pakai (barang yang tidak disimpan di gudang), fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan Surat Permintaan Pembelian.

11 15 b. Prosedur Penawaran Harga Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. c. Prosedur Pemesanan Pembelian Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat pemesanan pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan. d. Prosedur Penerimaan Barang Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari supplier tersebut. e. Prosedur pencatatan barang Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumendokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.

12 16 f. Prosedur Distribusi Pembelian Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen. E. Standart Operational Procedure (SOP) Sistem Akuntansi Konsinyasi PT Gramedia Asri Media Surakarta Sistem akuntansi konsinyasi pada PT Gramedia Asri Media Surakarta berdasarkan Standart Operational Procedure (SOP) yang dibuat oleh PT Gramedia pusat antara lain sebagai berikut. 1. Pemesanan Item a. Ruang Lingkup Mulai dari menerima dan menyeleksi penawaran dari para supplier melalui surat penawaran dan sample buku yang diterima. Proses membuat dan mengirimkan Purchase Order untuk supplier yang diterima dan Transfer Note untuk toko buku cabang yang dipesankan. b. Tujuan Sebagai pedoman kerja bagi pelaksana dalam melakukan kegiatan pemesanan buku untuk toko cabang.

13 17 c. Definisi 1) Purchase Order (PO) adalah dokumen pemesanan item/barang oleh HO Merchandiser yang disampaikan kepada supplier yang digunakan sebagai dasar perhitungan dan hutang. 2) Transfer Note (TN) adalah dokumen pengiriman yang dikeluarkan oleh HO Merchandiser yang berisi rincian item yang ditransfer oleh warehouse/gudang ke toko. d. Prosedur dan Tanggung Jawab 1) Head Office Merchandiser a) Menerima dan menyeleksi surat penawaran dan sample buku yang ditawarkan para supplier. b) Menyeleksi penawaran dengan memperhatikan beberapa hal yaitu buku yang ditawarkan merupakan buku yang sekiranya dapat diterima dan dibutuhkan oleh konsumen, harga buku yang ditawarkan tidak terlalu murah. Buku tebal yang berharga murah tentu akan memakan banyak tempat Display dan keuntungannya juga tidak begitu tinggi maka dari itu lebih baik memilih buku yang tidak terlalu murah namun juga tidak terlalu mahal. c) Membuat dan mengirimkan Purchase Order untuk dikirimkan kepada supplier yang dipilih melalui .

14 18 d) Membuat dan mengirimkan Transfer Note untuk dikirimkan kepada Warehouse Support dimasing-masing toko buku cabang yang dipesankan melalui . Pemesanan buku untuk setiap toko buku cabang berbeda dengan mempertimbangkan luas toko dan melihat pasaran buku toko. e) Mengembalikan surat penawaran supplier yang tidak dipilih sedangkan surat penawaran dari supplier yang diterima disimpan secara permanen oleh Head Office Merchandiser. 2. Penerimaan Item a. Ruang Lingkup Mulai dari menerima dan mencocokan item dan quantity barang dengan Purchase Order (PO), Delivery Note/Transfer Note, dan Invoice/Faktur. Proses receiving di warehouse dan program ORSIM, send receiving data ke HO Merchandiser, melabel item, sampai dengan Store Replacement (Display item dan sequencing/input kode rak). b. Tujuan Sebagai pedoman kerja bagi pelaksana dalam melakukan kegiatan penerimaan/receiving item/barang.

15 19 c. Definisi 1) Purchase Order (PO) adalah dokumen pemesanan item/barang oleh HO Merchandiser yang disampaikan kepada supplier yang digunakan sebagai dasar perhitungan dan hutang. 2) Delivery Order (DO) adalah dokumen pengiriman yang dikeluarkan supplier yang berisi rincian item yang dipesan dan nilai pembeliannya. 3) Transfer Note (TN) adalah dokumen pengiriman yang dikeluarkan oleh HO Merchandiser yang berisi rincian item yang ditransfer oleh warehouse/gudang ke toko. 4) Received order (RO) adalah dokumen yang dikeluarkan oleh EDP Support dengan menggunakan program ORSIM. Dokumen ini digunakan sebagai bukti tanda terima penyerahan item dari Labeler/Warehouse Support kepada Store Associate. Data receiving secara otomatis akan terkirim ke HO Merchandiser. 5) In-Store Replenishment adalah proses hitung quantity item secara fisik oleh Sales Associate dan memasukan informasi quantity dan letak item pada nomor rak tertentu di toko pada program ORSIM modul sequencing. 6) Sequencing adalah modul dalam aplikasi ORSIM yang digunakan oleh sales associate dalam menginput kode rak.

16 20 7) Receiving Books adalah dokumen/buku pencatatan penerimaan semua item (books dan non-books) melalui warehouse toko. d. Referensi 1) ISO 9001 : ) Buku Panduan Toko Buku/User Guide ORSIM e. Informasi Umum Informasi yang diperlukan dari kegiatan penerimaan item adalah. 1) Nama supplier 2) Judul item, quantity item dan total nilai item 3) No. PO pada dokumen Purchase Order (PO) dari HO Merchandiser pada aplikasi ORSIM. 4) Item barang yang diterima masih dapat diadjust kembali sebelum lewat satu hari sejak diterima. 5) Satu nomor PO hanya untuk satu nomor faktur. 6) Proses penerimaan di program ORSIM. 7) Item yang diterima harus sesuai dengan Purchase Order (PO) atau Transfer Note dari Central Merchandising. 8) Ada dua kondisi administratif untuk supplier saat receiving. a) Pengiriman item/barang kredit b) Pengiriman item/barang konsinyasi

17 21 Saat pengiriman harus melampirkan PO asli, DO asli (rangkap 2), Invoice/faktur rangkap 3. DO, Invoice/Faktur asli distempel dan ditandatangani oleh Warehouse Support. DO asli, Invoice/faktur asli kembali ke supplier. PO asli, DO-2 dan Invoice/faktur-2 diarsip oleh EDP Support. Supplier menagih pembayaran (konsinyasi) dengan membawa dokumen : kwitansi rangkap 2, consignment/laporan penjualan asli dan faktur pajak. c) PO yang diterima dari supplier adalah asli, Delivery Note (DO) adalah rangkap 2, DO-1 diserahkan kembali kepada supplier, DO-2 untuk arsip toko yaitu EDP Support. d) Transfer Note yang diterima dari HO Merchandiser adalah rangkap dua, TN-1 diserahkan kepada toko yaitu administrasi, TN-2 menjadi arsip EDP Support. e) Supplier wajib menyertakan PO harcopy dari HO Merchandiser pada saat pengiriman ke toko. f) Supplier wajib mencantumkan nomor PO pada Delivery Note (DO) dan Invoice/Faktur dan bilamana ada koreksi dilakukan langsung pada DO oleh Warehouse Support.

18 22 g) Setiap item receivinig, Warehouse Support harus mencocokan fisik item dengan Purchase Order (PO) dari HO Merchandiser. h) Pada saat ada item barang yang rusak (damaged), Warehouse Support langsung dapat menolak pada saat proses receiving dan mencoret pada Delivery Note/Transfer Note/Invoice/Faktur sesuai quantity yang diterima. i) Setiap Delivery Note/Transfer Note/Invoice/Faktur dianggap sah apabila ada tanda tangan dan cap/stempel dari Warehouse Support.Setiap penerimaan item harus dilakukan proses receiving di program ORSIM sebelum dijual di toko. j) Proses penerimaan item (buku dan stationery) sampai di Display, maksimal tiga jam apabila penerimaan dalam jam kerja. k) Penyerahan Delivery Note/Transfer Note-2 dan Invoice/Faktur dari Warehouse Support ke EDP Support dilakukan secara harian. l) Pengiriman Invoice/faktur-3 dan PO-3 ke Re-IM (Accounting Dept.) dilakukan secara harian, dihari berikutnya (H+1) untuk toko-toko Jabodetabek dan secara mingguan untuk toko-toko non-jabotabek (khusus barang status kredit).

19 23 m) Penerimaan buku dari supplier harus mentaati jadwal penerimaan yang ditemtukan oleh manajemen toko n) Tandatangan pada received order disertai dengan nama, tanggal dan waktu penyelesaiannya. o) Pemeriksaan Received order dengan Delivery Note/Transfer Note dapat dilakukan oleh EDP Support atau Store Associate yang ditunjuk. p) Khusus untuk supplier dari Kompas Gramedia (KG), proses penerimaan dapat dilakukan tanpa disaksikan oleh supplier. Apabila terjadi ketidaksesuaian kiriman akan dilakukan pencoretan dan selanjutnya diinformasikan ke supplier. q) Setiap penerimaan item/barang wajib dicatat dalam Receiving Books oleh Warehouse Support. f. Prosedur dan Tanggung Jawab 1) Warehouse Support a) Menerima dan memeriksa PO, Delivery Note/Transfer Note, Invoice/Faktur dengan fisik item/barang dari supplier. b) Memeriksa kualitas fisik item/barang. c) Memberi stempel dan menandatangani Delivery Note/Transfer Note dan Invoice/Faktur yang telah dicocokan dengan PO dan fisik item/barang

20 24 d) Menyerahkan PO copy, Delivery Note/Transfer Note asli, Invoice/Faktur asli yang telah ditandatangani kepada supplier/warehouse Support. e) Mencatat dalam Receiving Books. f) Menyerahkan PO asli, Delivery Note/Transfer Note-2 dan Invoice/Faktur-2 ke EDP Support dan fisik item/barang ke Labeler. g) Mengirim Invoice/faktur-3 dan PO-3 ke Re-IM (Accounting Dept.) khusus item/barang berstatus kredit. 2) EDP Support a) Menerima PO asli, Delivery Note/Transfer Note-2 dan Invoice/Faktur-2 dari warehouse. b) Menginput quantity fisik item/barang sesuai Delivery Note/Transfer Note/Invoice/Faktur ke program ORSIM. c) Mencetak Received order pada aplikasi SOA. d) Mencetak label item/barang pada aplikasi ORATOOLS. e) Menyimpan PO asli, Delivery Note-2 dan Invoice/faktur-2 ke ADM assistant. f) Menyerahkan received order dan label item/barang kepada Labeler. 3) Labeler

21 25 a) Menerima received order dan label item/barang dari EDP Support dan fisik buk dari Warehouse Support. b) Melakukan label buku sesuai received order. c) Menandatangani Received order dengan menuliskan nama lengkap, tanggal dan waktu serta menyerahkan buku yang telah dilabel dan Received order kepada Store Associate. 4) Store Associate a) Menerima buku yang telah dilabel dan Received order dari Labeler/Warehouse Support. b) Menghitung jumlah buku yang diterima dan mengisi pada received order. c) Menandatangani received order dengan menuliskan nama lengkap, tanggal dan waktu. d) MenDisplay buku di area toko dan menuliskan nomor rak pada dokumen Received order. e) Menyerahkan Received order ke ADM assistant. 5) ADM Assistant. a) Menerima PO asli, Delivery Note/Transfer Note-2 dan Invoice/Faktur-2. b) Menerima Received order dari Store Associate. c) Mengarsip Received order. 3. Pemeriksaan Item

22 26 a. Ruang Lingkup Mulai dari Warehouse Support menerima item/barang, memeriksa quantity sesuai Delivery Note/Transfer Note dan Purchase Order dan kualitas secara sampling, sampai dengan penyerahan Delivery Note/Transfer Note kepada EDP Support dan pengecekan ulang bila ditemukan buku rusak/cacat. b. Tujuan Sebagai panduan kerja bagi pelaksana agar item/barang yang datang dari supplier/warehouse sesuai dengan Purchase Order/Transfer Note dan berkualitas. c. Alat Yang Diperlukan 1) Bolpoin 2) Stempel 3) Bantalan Stempel d. Material Yang Diperlukan 1) Receiving Books 2) Inspection Report e. Informasi Umum 1) Pemeriksaan kualitas buku adalah pemeriksaan terhadap buku yang diterima dengan melihat cover buku dan isi cetakan buku.

23 27 2) Warehouse Support hanya dapat memproses penerimaan jika supplier membawa berkas yang lengkap (PO, DO, dan Faktur/Invoice). 3) Pemeriksaan buku dilakukan oleh Warehouse Support berdasarkan Purchase Order, Delivery Order/Transfer Note dan Invoice/Faktur. 4) Pelaksanaan pemeriksaan kualitas buku dilakukan secara sampling oleh penerimaan dengan ketentuan sebagai berikut. a) Penerimaan 1-10 buku, pemeriksaan dilakukan seluruh buku. b) Penerimaan buku, dilakukan pemeriksaan minimal 10 buku. c) Penerimaan >100, dilakukan pemeriksaan 10% dari penerimaan buku. 5) Buku-buku yang disegel tidak dilakukan pemeriksaan buku. 6) Pemeriksaan item non-buku dilakukan secara sampling. 7) Item/barang yang sudah dipastikan rusak/cacat sebelum proses receiving langsung dikembalikan ke supplier. 8) Item/barang yang sudah dipastikan rusak/cacat tetap diproses receiving jika penerimaan dari Warehouse Support toko lain dan supplier luar kota (pengiriman via ekspedisi). 9) Delivery Note dan Invoice/faktur langsung dikoreksi jika ditemukan selisih karena quantity ataupun kualitas.

24 28 10) Tanpa PO penerimaan item/barang tidak dapat dilakukan. 11) Setiap penerimaan item/barang wajib dicatat dalam Receiving Books oleh Warehouse Support. f. Langkah-langkah 1) Pelaksana : Warehouse Support 2) Langkah Kerja : a) Terima item/barang, Purchase Order dan Delivery Note/Transfer Note. b) Cocokan antara PO, Delivery Note/Transfer Note dan Invoice/faktur. c) Lakukan pengecekan item/barang dengan PO, Delivery Note/Transfer Note dan Invoice/faktur dalam hal quantity/jumlah. d) Lakukan pengecekan kualitas buku secara sampling. e) Lakukan pengecekan kualitas non-buku secara sampling. f) Lakukan pengecekan ulang apabila diketemukan sampling cacat bersama dengan supplier/warehouse. g) Bubuhkan stempel dan tanda tanga Warehouse Support pada Invoice/faktur dan Delivery Note/Transfer Note sebagai tanda pengesahan. h) Serahkan PO copy, Delivery Note/Transfer Note asli pada supplier.

25 29 i) Serahkan PO asli, Delivery Note/Transfer Note copy, Invoice/faktur copy pada EDP Support. j) Catat semua penerimaan item dalam buku Receiving Books. 4. Pembayaran Konsinyasi a. Ruang Lingkup Mulai dari Kasa melakukan penjualan buku, menghitung jumlah uang penjualan, menyerahkan kepada kasir besar. Kasir besar mencetak laporan penjualan konsinyasi dan membuat faktur pajak sampai menyerahkan uang kepada supplier. b. Tujuan Sebagai panduan kerja bagi pelaksana dalam melakukan pembayaran konsinyasi. c. Prosedur dan Tanggung Jawab 1) Kasa a. Melakukan penjualan dan menginput data (barcode buku) melalui akun kasa pada program ORACLE yang ada di komputer kasa. b. Menghitung uang hasil penjualan dan memberikannya kepada kasir besar. 2) Kasir Besar a. Mencetak laporan penjualan dan faktur pajak (berdasarkan ID supplier) masing-masing rangkap dua. Untuk laporan

26 30 penjualan bernomor satu dan faktur pajak bernomor satu disimpan oleh kasir besar sendiri. Laporan penjualan bernomor dua dan faktur pajak bernomor dua diserahkan kepada supplier. b. Mencocokan uang yang diterima dengan laporan keuangan dan faktur pajak. Jika tidak cocok maka kasir besar melakukan konfirmasi kepada fungsi kasa. c. Pada akhir periode penjualan, kasir besar memberikan laporan penjualan dan faktur pajak (berdasarkan ID supplier) kepada masing-masing supplier beserta uang.