BAB I PENDAHULUAN. untuk dijual dalam operasi bisnis normal, atau barang yang akan digunakan atau

Transkripsi

1 1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Persediaan (inventory) adalah pos-pos aktiva yang dimiliki oleh perusahaan untuk dijual dalam operasi bisnis normal, atau barang yang akan digunakan atau dikonsumsi dalam membuat barang yang akan dijual (Kieso et al, 2008). Persediaan bahan baku merupakan barang-barang yang diperoleh untuk digunakan dalam proses produksi (Soemarso, 2009). Beberapa bahan baku diperoleh secara langsung dari sumber-sumber alam. Namun demikian, lebih sering lagi bahwa bahan baku diperoleh dari perusahaan lain dan ini merupakan produksi akhir dari para pensuplai. Sebagai contoh, kain merupakan produk akhir dari pabrik kain, akan tetapi merupakan bahan baku bagi perusahaan konveksi. Manajemen persediaan memegang peranan penting dalam penetapan besarnya biaya persediaan. Kuantitas dan jenis persediaan yang cukup harus dipertahankan untuk memenuhi permintaan konsumen, tapi disisi lain harus diperhitungkan juga biaya yang timbul akibat penyimpanan persediaan. Kuantitas dan jenis persediaan yang disimpan terlalu banyak akan memperbesar biaya penyimpanan dan pemeliharaan persediaan, sebaliknya jika persediaan yang disimpan terlalu kecil dikhawatirkan tidak mampu memenuhi permintaan konsumen. Jadi keseimbangan persediaan harus dijaga agar tidak terlalu tinggi dan tidak terlalu rendah. Kuantitas persediaan menentukan jumlah unit atau satuan persediaan yang dimiliki perusahaan pada tanggal neraca. Hal ini harus dilakukan untuk menyajikan 1

2 2 besarnya persediaan yang nantinya dilaporkan pada neraca. Untuk menyajikan laporan yang akurat perusahaan harus memiliki sistem pengendalian internal yang baik, dalam hal ini sistem pengendalian internal terhadap persediaan bahan baku. Pengendalian internal atas persediaan bahan baku merupakan hal yang penting mengingat arti penting persediaan bahan baku bagi suatu perusahaan manufaktur. Salah satu kunci sukses perusahaan dipengaruhi oleh baik/buruknya pengawasan atas persediaan yang dimilikinya. Perusahaan yang sukses biasanya sangat berhati-hati dalam pengawasan persediaannya. Ada banyak elemen yang harus dimiliki perusahaan untuk mendukung pengendalian internal yang baik atas persediaan. Elemen-elemen tersebut antara lain: perhitungan persediaan secara fisik paling tidak dilakukan satu tahun sekali, pembuatan prosedur yang efektif terhadap aktifitas yang secara signifikan mempengaruhi kuantitas persediaan (pembelian, penerimaan, pengiriman), melakukan penyimpanan yang baik terhadap persediaan, membatasi akses persediaan pada orang yang tidak memiliki akses pada pencatatan persediaan, menggunakan sistem perpectual yaitu suatu sistem dimana setiap persediaan yang masuk dan keluar dicatat dalam pembukuan, membeli persediaan dalam jumlah ekonomis, menyimpan persediaan yang cukup untuk mencegah terjadinya kekurangan persediaan, tidak menyimpan persediaan terlalu banyak untuk menekan dana yang tertanam dalam persediaan (Horngren et al, 2008) Pada praktiknya tidak semua perusahaan manufaktur menyadari pentingnya pengendalian internal atas persediaan bahan baku yang mereka miliki. Terkadang meskipun sistem pengendalian internal telah dirancang tetapi pelaksanaannya tidak konsisten terhadap sistem yang ada sehingga akan sangat berpengaruh terhadap

3 3 keakuratan pelaporan persediaan. Karena kekeliruan kecil dalam hal perhitungan persediaan akan berpengaruh terhadap laba yang dilaporkan, selain itu kesalahan pelaporan akan dibawa ke periode selanjutnya. Untuk itulah perlunya dilakukan perhitungan fisik paling tidak satu tahun sekali mendekati penyusunan laporan keuangan, untuk mengoreksi catatan akuntansi yang telah dibuat. PT. Anugraha Wening Caranadwaya merupakan salah satu perusahaan manufaktur dimana perusahaan membeli bahan baku dari supplier dan melalui proses produksi menghasilkan produk utama, yaitu safety vest (rompi keselamatan) pertama di Indonesia yang mendapatkan sertifikat internasional dari Inggris (UK) untuk kategori EN 471 dan EN 533 untuk flame resistance protective clothing (baju anti api) yang kemudian dipasarkan ke perusahaan-perusahaan tambang, seperti PT. Freeport Indonesia. Produk lain yang menjadi unggulan adalah rompi anti peluru. Produk itu juga sudah mendapatkan sertifikat internasional NIG 06 dari Amerika Serikat (US) dan sudah banyak dipakai di Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK), Tentara Nasional Indonesia (TNI), dan sejumlah kedutaan, khususnya US dan Australia. Mayoritas persediaan bahan baku yang ada di PT. Anugraha Wening Caranadwaya adalah berbagai macam bahan kain, zipper, dan banyak lagi yang memungkinkan terjadinya kesalahan dalam pencatatan karena terlalu banyaknya item. Permasalahan yang sering muncul pada PT. Anugraha Wening Caranadwaya khususnya pada bagian gudang dan produksi yaitu suatu fungsi memiliki tugas cukup banyak yang sebaiknya tugas tersebut ditangani oleh lebih dari satu fungsi sehingga rentan sekali untuk terjadinya kesalahan dalam pencatatan. Kejadian seperti itu

4 4 memang belum berdampak negatif yang menyebabkan perusahaan mengalami kerugian yang besar tetapi jika hal tersebut dibiarkan berkelanjutan dalam jangka yang panjang dapat memicu dilakukannya kecurangan. Atas dasar uraian diatas, maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian terkait dengan analisis terhadap sistem pengendalian internal atas persediaan bahan baku pada PT. Anugraha Wening Caranadwaya dengan judul ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL PERSEDIAAN BAHAN BAKU PADA PT ANUGRAHA WENING CARANADWAYA 1.2 Perumusan Masalah Untuk menganalisis sistem pengendalian internal bahan baku perlu dilihat sejauh mana elemen sistem pengendalian internal terhadap persediaan bahan baku dirancang dan dilaksanakan. Atas dasar ini maka pertanyaan dalam penelitian dapat dirumuskan sebagai berikut Apakah pelaksanaan sistem pengendalian internal persediaan bahan baku pada PT Anugraha Wening Caranadwaya telah dilaksanakan dengan baik? 1.3 Tujuan Penelitian Berdasarkan perumusan masalah yang telah dikumpulkan, tujuan dari penelitian adalah untuk mengetahui pelaksanaan sistem pengendalian internal persediaan bahan baku.

5 5 1.4 Manfaat Penelitian Manfaat penelitian yang diperoleh, yaitu: 1. Bagi penulis, penelitian ini bermanfaat dalam memperdalam pengetahuan peneliti tentang sistem pengendalian internal bahan baku, 2. Bagi PT. Anugraha Wening Caranadwaya, memberikan sumbangan masukan bagi manajemen yang berguna untuk memperbaiki kebijakan perusahaan atas pengendalian internal persediaan bahan baku, 3. Bagi pihak lain, sebagai bahan acuan bagi penulis lainnya yang akan melakukan ataupun yang akan melanjutkan penelitian sesuai dengan judul penelitian ini.

6 6 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Landasan Teori Sistem Pengendalian Internal Pengendalian merupakan suatu sistematis manajemen untuk mencapai suatu tujuan. Aktivitas dimonitor secara terus menerus untuk memastikan bahwa hasilnya akan berada dalam batasan yang diinginkan. Hasil aktual dari setiap aktivitas harus dibandingkan dengan rencana, dan jika terdapat perbedaan yang signifikan maka perlu diadakan tindakan perbaikan. Konsep pengendalian dalam bisnis tentu saja berbeda dengan konsep pengendalian dalam tehnik. Pengendalian dalam bisnis didesain untuk bekerja secara terus menerus, menggunakan ukuran-ukuran fisik sebagai masukan informasi dan bekerja secara independen tanpa intervensi manusia (Carter, 2009). Aktivitas pengendalian merupakan suatu kebijakan dan prosedur yang dirancang untuk memberikan sebuah keyakinan bahwa petunjuk yang dibuat manajemen dilaksanakan. Tujuan dari pengendalian internal sendiri adalah sebagai berikut (Mulyadi, 2008): a. Keandalan informasi keuangan. b. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku dalam sebuah entitas atau perusahaan tersebut. c. Tercapainya efektivitas dan efisiensi operasi perusahaan tersebut. 6

7 7 Adapun yang di kutip oleh Arens, dkk (2003) bahwa tujuan pengendalian internal adalah Effectivenes and efficiency of operations; Reliability of financial reporting; Compliance with applicable laws and regulations. 1. Efektivitas dan Efesiensi Operasi Pengendalian internal dimaksudkan untuk menghindarkan pengulangan kerjasama yang tidak perlu dan pemboroson dalam seluruh aspek usaha serta mencegah penggunaan sumber daya yang tidak efisien. 2. Keandalan Laporan Keuangan Agar dapat menyelenggarakan operasi usahanya, manajemen memerlukan informasi yang akurat. Oleh karena itu dengan adanya pengendalian internal diharapkan dapat menyediakan data yang dapat dipercaya, sebab dengan adanya data atau catatan yang andal memungkinkan akan tersusunnya laporan keuangan yang dapat diandalkan. 3. Kepatuhan Terhadap Hukum dan Aturan Pengendalian internal dimaksudkan untuk memastikan bahwa segala peraturan dan kebijakan yang telah ditetapkan manajemen untuk mencapai tujuan perusahaan dapat ditaati oleh karyawan perusahaan. Dalam suatu entitas atau sebuah perusahaan, pengendalian internal yang diterapkan merupakan faktor yang menentukan keandalan laporan keuangan yang dihasilkan oleh entitas tersebut. Oleh karena itu, auditor mempercayai efektivitas pengendalian internal dalam mencegah terjadinya kesalahan yang material dalam

8 8 proses akuntansi. Hal ini dilakukan dalam pemberian pendapat atas kewajaran laporan keuangan yang diauditnya (Mulyadi, 2008). Pengendalian internal terdiri dari 5 komponen yaitu (Hall, 2007) 1. Lingkungan pengendalian. Adalah dasar dari empat komponen pengendalian lainnya. Lingkungan pengendalian menentukan arah perusahaan dan memengaruhi kesadaran pengendalian pihak manajemen dan karyawan. Berbagai elemen penting dari lingkungan pengendalian adalah : a. Integritas dan nilai etika manajemen. b. Struktur organisasi. c. Keterlibatan dewan komisaris dan komite audit, jika ada. d. Filosofi manajemen dan siklus operasionalnya. e. Prosedur untuk mendelegasikan tanggung jawab dan otoritas. f. Metode manajemen untuk menilai kinerja. g. Pengaruh eksternal, seperti pemeriksaan oleh badan pemerintah. h. Kebijakan dan praktik perusahaan dalam mengelola sumber daya manusianya.

9 9 2. Penilaian risiko. Perusahaan harus melakukan penilaian risiko (risk assessment) untuk mengidentifikasi, menganalisis dan mengelola berbagai risiko yang berkaitan dengan laporan keuangan. 3. Informasi dan komunikasi. Sebuah sistem terdiri atas berbagai record dan metode yang digunakan untuk melakukan, mengidentifikasi, menganalisis, mengklasifikasi dan mencatat berbagai transaksi perusahaan serta untuk menghitung berbagai aktiva dan kewajiban yang terkait di dalamnya. 4. Pengawasan. Pihak manajemen harus dapat memastikan bahwa pengendalian internal berfungsi seperti yang dimaksudkan. Pengawasan (monitoring) adalah proses yang memungkinkan kualitas desain pengendalian internal serta operasinya berjalan. Hal ini dapat diwujudkan melalui beberapa prosedur terpisah atau melalui aktivitas yang berjalan. 5. Aktivitas pengendalian (control activities). Adalah berbagai kebijakan atau prosedur yang digunakan untuk memastikan bahwa tindakan yang tepat telah diambil untuk mengatasi risiko perusahaan yang telah diidentifikasi. 2006), yaitu: Pengendalian internal itu sendiri memiliki tiga fungsi (Romrey dan Steinbart,

10 10 a. Pengendalian untuk pencegahan (preventive control). Mencegah timbulnya suatu masalah sebelum masalah tersebut muncul. Hal ini dapat dilakukan dengan mempekerjakan personil akuntansi yang berkualitas, adanya pemisahan tugas yang jelas, dan secara efektif mengendalikan akses fisik atas aset, fasilitas dan informasi merupakan pengendalian pencegahan yang efektif. b. Pengendalian untuk pemeriksaan (detective control). Pengendalian ini dibutuhkan untuk mengungkap masalah pada saat masalah tersebut telah muncul. c. Pengendalian korektif (corrective control). Memecahkan masalah yang telah ditemukan oleh pengendalian untuk pemeriksaan. Pengendalian ini mencakup prosedur yang dilaksanakan untuk mengidentifikasi penyebab masalah, memperbaiki kesalahan, dan mengubah sistem agar masalah ini tidak terulang kembali dimasa yang akan datang. Membangun sebuah pengendalian internal yang baik dalam sebuah perusahaan bukanlah hal yang mudah, akan tetapi belum tentu sulit pula. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membangun sebuah pengendalian internal (Kumaat, 2010): 1. Komitmen Business Owner/BOD untuk menjadikan sebuah pengendalian internal menjadi bagian dari budaya organisasi atau perusahaan serta terpancar melalui keteladanan sikap yang menjunjung tinggi responsibility; accountability; dan transparency serta kepatuhan terhadap hukum dan etika bisnis yang berlaku.

11 11 2. Keberanian perusahaan untuk melengkapi bisnis dengan infrastruktur yang mumpuni melalui : a. Penempatan sumber daya manusia yang berintegras dan berkompetensi pada bidangnya. b. Penempatan unit kerja audit dan perangkat pengendalian independen lainnya pada posisi yang strategis. c. Investasi yang cukup dalam pengembangan dalam segala hal yang dapat memudahkan risk assesment dan monitoring. 3. Dorongan secara Top-Down yang teratur dan konsisten terhadap seluruh jajaran internal yang bertujuan memperkuat genuine environmental control by self assesment dengan cara: a. Mengomunikasikan semua hal yang perlu diketahui oleh umum, baik level stategic maupun executive. b. Mengoptimalkan birokrasi yang ramping, pendelegasian otoritas yang memadai pada seluruh unit kerja dan koordinasi antarbagian yang solid. c. Membangun tingkat kepatuhan pada kaidah bisnis/prosedur kerja dan mendorong pencapaian aktualisasi maksimum setiap individu melalui sebuah career development serta reward & punishment system berdasarkan asas keandalan. Pengendalian internal harus dilaksanakan seefektif mungkin dalam suatu perusahaan untuk mencegah dan menghindari terjadinya kesalahan, kecurangan, dan penyelewengan. Oleh kerena itu dibutuhkan menyusun suatu kerangka pengendalian atas sistem yang sudah ada pada perusahaan yang terdiri dari beragam tindakan

12 12 pengendalian yang bersifat intern bagi perusahaan, sehingga manajer dapat mengalokasikan sumber daya secara efektif dan efisien, maka dibutuhkan suatu pengendalian internal yang dapat memberikan keyakinan kepada pimpinan bahwa tujuan perusahaan telah tercapai. Sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi, metode, ukuranukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 2008). Dari penjelasan ini maka dapat disimpulkan bahwa sistem pengendalian internal merupakan suatu proses yang dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi yang terdiri dari berbagai kebijakan, prosedur, teknik, peralatan fisik, dokumentasi, dan manusia. Serta meliputi kebijakan dan tindakan yang diambil dalam suatu organisasi untuk mengatur dan mengarahkan aktivitas organisasi agar tujuan yang telah ditetapkan perusahaan tercapai. Untuk menciptakan sistem pengendalian internal yang baik dalam perusahaan maka ada empat unsur pokok yang harus dipenuhi antara lain (Mulyadi, 2008): 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas. Struktur organisasi merupakan kerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Dalam perusahaan manufaktur misalnya, kegiatan pokoknya adalah memproduksi dan menjual produk. Untuk melaksanakan kegiatan pokok tersebut dibentuk departemen produksi;

13 13 departemen pemasaran; dan departemen keuangan dan umum. Departemendepartemen ini kemudian terbagi lebih lanjut menjadi unit-unit organisasi yang lebih kecil untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini: a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan misalnya pembelian. Setiap kegiatan dalam perusahaan memerlukan otorisasi dari manajer fungsi yang memiliki kewenangan untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan. Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan. b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh semua tahap suatu transaksi. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Dalam organisasi setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi dalam organisasi. Oleh karena itu penggunaan formulir harus diawasi sedemikian rupa guna

14 14 mengawasi pelaksanaan otorisasi. Di pihak lain, formulir merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk pencatatan transaksi dalam catatan akuntansi. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam catatan akuntansi dengan ketelitian dan keandalan (realibility) yang tinggi. Dengan demikian sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya, sehingga akan menjadi masukan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi. Selanjutnya, prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya suatu organisasi. 3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah : a. Penggunaan formulir bernomor urut bercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. Karena formulir merupakan alat yang memberikan otorisasi terlaksananya transasksi. b. Pemeriksaan mendadak (surprised audit). Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur. c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa campur tangan dari orang atau unit organisasi lain.

15 15 d. Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan diantara mereka dapat dihindari. e. Keharusan mengambil cuti bagi karyawan yang berhak. Karyawan perusahaan diwajibkan mengambil cuti yang menjadi haknya. f. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatan. Untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan akuntansinya. g. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian yang lain. 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten berbagai cara berikut ini dapat ditempuh: a. Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya. Untuk memperoleh karyawan yang mempunyai kecakapan sesuai dengan tuntutan tanggung jawab yang akan dipikulnya, manajemen harus mengadakan analisis jabatan yang ada dalam perusahaan dan menentukan syarat-syarat yang dipenuhi oleh calon karyawan yang menduduki jabatan tersebut. b. Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya.

16 16 c. Misalnya untuk menjamin transaksi penjualan dilaksanakan oleh karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, pada saat seleksi karyawan untuk mengisi jabatan masing-masing kepala fungsi pembelian, kepala fungsi penerimaan dan fungsi akuntansi, manajemen puncak membuat uraian jabatan (job description) dan telah menetapkan persyaratan jabatan (job requirements). Dengan demikian pada seleksi karyawan untuk jabatanjabatan tersebut telah digunakan persyaratan jabatan tersebut sebagai kriteria seleksi Pengertian Persediaan Persediaan merupakan barang-barang yang dibeli oleh perusahaan dengan tujuan untuk dijual kembali. Persediaan menjadi bagian yang penting bagi perusahaan, baik untuk perusahaan dagang maupun untuk perusahan manufaktur. Terdapat beberapa definisi persediaan yang dikemukakan oleh para ahli, diantaranya adalah sebagai berikut: a. Kieso et al (2008) Persediaan (inventory) adalah pos-pos aktiva yang dimiliki oleh perusahaan untuk dijual dalam operasi bisnis normal, atau barang yang akan digunakan atau dikonsumsi dalam membuat barang yang akan dijual b. Abubakar dan Wibowo (2002) persediaan dalam perusahaan manufaktur yaitu persediaan produk jadi (Finished Goods), barang dalam proses (Goods in process), bahan baku (Raw Material), persediaan bahan penolong, persediaan habis pakai, dan persediaan suku cadang. c. Rudianto (2009) persediaan bahan baku merupakan bahan dasar yang menjadi komponen utama dari suatu produk

17 17 d. Rudianto (2009) persediaan barang dalam proses merupakan bahan baku yang telah diproses untuk diubah menjadi barang jadi tetapi sampai pada akhir suatu periode tertentu, belum selesai proses produksinya. e. Rudianto (2009) persediaan barang jadi merupakan bahan baku yang telah diproses menjadi produk jadi yang siap dipakai dan siap dipasarkan. Pada dasarnya persediaan mempermudah atau memperlancar jalannya operasi perusahaan pabrik yang harus dilakukan secara berturut-turut untuk memproduksi barang-barang, serta selanjutnya menyampaikan pada pelanggan atau konsumen. Persediaan memungkinkan produk-produk yang dihasilkan pada tempat yang jauh dari pelanggan atau sumber bahan mentah. Dengan adanya persediaan produksi tidak perlu dilakukan khusus buat konsumsi atau sebaliknya tidak perlu dikonsumsi didesak supaya sesuai dengan kepentingan produksi. Adapun alasan diperlukannya persediaan oleh suatu perusahaan adalah sebagai berikut: a. Dibutuhkannya waktu untuk menyelesaikan operasi produksi untuk memindahkan produk dari satu tingkat proses yang lain yang disebut persediaan dalam proses dan pemindahan. b. Alasan organisasi untuk memungkinkan suatu unit atau bagian membuat skedul operasinya secara bebas tidak tergantung dari yang lainnya. Adapun fungsi persediaan menurut Rangkuti (2004) adalah sebagai berikut: a. Fungsi Decoupling adalah persediaan yang memungkinkan perusahaan dapat memenuhi permintaan pelanggan tanpa tergantung pada supplier. b. Fungsi Economic Lot Sizing, persediaan ini perlu mempertimbangkan penghematan atau potongan pembelian, biaya pengangkutan per unit menjadi lebih murah dan sebagainya.

18 18 c. Fungsi Antisipasi, apabila perusahaan menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diperkirakan dan diramalkan berdasarkan pengalaman atau data data masa lalu yaitu permintaaan musiman. Biaya persediaan ditentukan dengan menggunakan rumus biaya rata-rata (average cost method) dan masuk pertama, keluar pertama (first in, first out FIFO). Menghitung harga pos-pos terdapat dalam persediaan atas dasar biaya rata-rata barang yang sama tersedia selama suatu periode. Jika yang digunakan adalah metode biaya rata-rata (average cost method) biaya unit dalam persediaan adalah rata-rata dari biaya pembelian (Kieso dkk 2007). Metode FIFO mengasumsikan bahwa barang pertama yang dibeli adalah barang pertama yang digunakan (dalam perusahaan manufaktur atau dijual dalam perusahaan dagang), karena itu, persediaan yang tersedia merupakan barang yang dibeli paling terakhir. Sedangkan metode LIFO (last in, first out) tidak boleh digunakan lagi dalam laporan keuangan menurut IFRS (International Financial Reporting Standarts) karena tidak secara jujur mencerminkan arus persediaan. IASB (International Accounting Standards Board) mencatat bahwa penggunaan LIFO sering kali didorong oleh alasan perpajakan dan menyimpulkan bahwa pertimbangan pajak tidak memberikan suatu dasar konseptual untuk memilih suatu perlakuan akuntansi. (Greuning, 2005) Persediaan Bahan Baku Bahan baku merupakan bahan langsung, yaitu bahan yang membentuk suatu kesatuan yang tidak terpisahkan dari produk jadi. Bahan baku adalah bahan utama atau bahan pokok dan merupakan komponen utama dari suatu produk. Bahan baku

19 19 biasanya mudah ditelusuri dalam suatu produk dan harganya relatif tinggi dibandingkan dengan bahan pembantu. Bahan baku dipakai dalam satuan uang disebut biaya bahan baku. Biaya bahan baku dalam satuan barang dikali harga pokok barang per satuan disebut biaya bahan baku. Besarnya bahan baku yang dimiliki perusahaan ditentukan oleh beberapa faktor, antara lain: a. Anggaran produksi Semakin besar produksi yang dianggarkan semakin besar bahan baku yang disediakan. Sebaliknya semakin kecil produksi yang dianggarkan semakin kecil juga bahan baku yang disediakan. b. Harga beli bahan baku Semakin tinggi harga beli bahan baku, semakin tinggi persediaan bahan baku yang direncanakan. Sebaliknya semakin rendah harga bahan baku yang dibeli, semakin rendah persediaan bahan baku yang direncanakan. c. Biaya penyimpanan bahan baku di gudang (carrying cost) dalam hubungannya dengan biaya extra yang dikeluarkan sebagai akibat kehabisan persediaan (stockout cost). d. Ketepatan pembuatan standar pemakaian bahan baku. Semakin tepat standar bahan baku dipakai yang dibuat, semakin kecil persediaan bahan baku yang direncanakan. Sebaliknya bila standar bahan baku dipakai yang dibuat sulit untuk mendekati ketepatan, maka persediaan bahan baku yang direncanakan akan besar.

20 20 f. Ketepatan pemasok (penjual bahan baku) dalam menyerahkan bahan baku yang dipesan. g. Jumlah bahan baku setiap kali pesan. Besarnya pembelian bahan baku tiap kali pesan untuk mendapatkan biaya pembelian minimal dapat ditentukan dengan kuantitas pesanan ekonomis (economical order quantity, EOQ) Sistem Pengendalian Internal Persediaan Sistem pengendalian internal bertujuan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi, serta mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 2008). Sistem pengendalian internal persediaan berkaitan erat dengan prosedur pencatatan produk jadi, prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual, prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang diterima kembali dari pembeli, prosedur pencatatan harga pokok produk dalam proses, prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli, prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok, prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang, prosedur pengembalian barang gudang, dan prosedur penghitungan fisik persediaan. a. Prosedur Pencatatan Produk Jadi Prosedur ini merupakan salah satu prosedur dalam sistem akuntansi biaya produksi. Dalam prosedur ini dicatat harga pokok produk jadi yang didebitkan ke dalam rekening Persediaan Produk Jadi dan dikreditkan ke dalam Barang Dalam Proses. Menurut Mulyadi (2008) elemen pengendalian internal dalam prosedur pencatatan produk jadi yaitu:

21 21 1. Dokumen Dokumen yang digunakan dalam prosedur pencatatan produk jadi adalah laporan produk selesai dan bukti memorial. Laporan produk selesai digunakan oleh Bagian Gudang untuk mencatat tambahan kuantitas produk jadi dalam kartu gudang. Bukti memorial digunakan untuk mencatat tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan produk jadi dalam kartu persediaan dan digunakan sebagai dokumen sumber dalam mencatat transaksi selesainya produk jadi dalam jurnal umum. 2. Catatan Akuntansi Catatan akuntansi yang digunakan dalam prosedur pencatatan produk jadi adalah kartu gudang, kartu persediaan, dan jurnal umum. 3. Dokumen Prosedur Pencatatan Barang Jadi Pencatatan harga pokok produk jadi dilakukan dengan mendebit rekening Persediaan Produk Jadi dan mengkredit rekening Barang dalam Proses. Di samping itu, kartu gudang yang diselenggarakan di fungsi gudang diisi dengan tambahan kuantitas persediaan produk jadi yang disimpan di gudang. Tambahan produk jadi yang dikirim oleh fungsi produksi ke fungsi gudang dicatat oleh Bagian Gudang di dalam kartu gudang berdasarkan laporan produk selesai yang diterima oleh Bagian Gudang dan Produksi. Harga pokok produk jadi ditransfer dari Bagian Produksi ke Bagian Gudang dicatat oleh Bagian Kartu Persediaan dan Bagian Penjurnalan. Pencatatan harga pokok produk jadi dilakukan oleh Bagian Kartu Persediaan berdasarkan laporan produk selesai yang diterima oleh Bagian Kartu Persediaan dari Bagian Produksi. Berdasarkan laporan

22 22 produk selesai tersebut, Bagian Kartu Persediaan menghitung harga pokok produk selesai berdasarkan data biaya produksi yang telah dikumpulkan dalam kartu harga pokok produk pesanan yang bersangkutan. Total harga pokok produk ini dipakai sebagai dasar untuk membuat bukti memorial, yang merupakan dokumen sumber bagi Bagian Kartu Persediaan untuk mencatat harga pokok produk selesai dalam kartu persediaan. Bagian jurnal mencatat harga pokok produk jadi di dalam jurnal umum berdasarkan bukti memorial yang dilampiri dengan dokumen pendukung berupa kartu harga pokok dan laporan produk selesai. Jurnal yang dibuat adalah: Persediaan Produk Jadi xx Barang dalam Proses xx b. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Produk Jadi yang Dijual Prosedur ini merupakan salah satu prosedur dalam sistem penjualan disamping prosedur lainnya seperti: prosedur order penjualan, prosedur persetujuan kredit, prosedur pengiriman barang, prosedur penagihan, prosedur pencatatan piutang. Menurut Mulyadi (2008) elemen pengendalian internal dalam prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual yaitu: 1. Dokumen Dokumen sumber yang digunakan adalah surat order pengiriman dan faktur penjualan. Surat order pengiriman diterima oleh Bagian Gudang dari Bagian Order Penjualan. Setelah Bagian Gudang mengisi surat order pengiriman tersebut dengan kuantitas produk jadi yang diserahkan kepada

23 23 Bagian Pengiriman, atas dasar surat order pengiriman tersebut Bagian Gudang mencatat kuantitas yang diserahkan ke Bagian Pengiriman dalam kartu gudang. Harga pokok produk jadi yang dijual dicatat oleh Bagian Kartu Persediaan dalam kartu persediaan atas dasar tembusan faktur yang diterima oleh bagian tersebut dari Bagian Penagihan. 2. Catatan Akuntansi Catatan akuntansi yang digunakan adalah kartu gudang, kartu persediaan, jurnal umum. Kartu gudang berfungsi untuk mencatat mutasi kuantitas persediaan produk jadi karena transaksi penjualan, sedangkan kartu persediaan berfungsi untuk mencatat mutasi kuantitas dan harga pokok persediaan produk jadi yang dijual. Jurnal umum digunakan untuk mencatat jurnal harga pokok produk jadi untuk di posting ke dalam rekening kontrol Persediaan Produk Jadi. 3. Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok Produk Jadi yang Dijual Bagian Kartu Persediaan secara periodik membuat rekapitulasi harga pokok produk yang dijual selama periode tertentu berdasarkan data yang direkam dalam kartu persediaan. Total harga pokok produk yang dijual selama periode tertentu yang dicantumkan dalam rekapitulasi harga pokok penjualan dan dipakai oleh Bagian Kartu Persediaan untuk membuat bukti memorial. Berdasarkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan Bagian jurnal mencatat harga pokok produk yang dijual ke dalam jurnal umum dengan jurnal: Harga Pokok Penjualan xx Persediaan Produk Jadi xx

24 24 c. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Produk Jadi yang Diterima Kembali dari Pembeli Jika produk jadi yang telah dijual dikembalikan lagi oleh pembeli, maka transaksi retur penjualan ini akan mempengaruhi persediaan produk jadi, yaitu menambah kuantitas produk jadi dalam kartu gudang yang diselenggarakan oleh Bagian Gudang dan menambah kuantitas harga pokok produk jadi yang dicatat oleh Bagian Kartu Persediaan yang membentuk sistem retur penjualan. Elemen pengendalian internal dalam prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang diterima kembali dari pembeli yaitu: 1. Dokumen Dokumen yang digunakan adalah laporan penerimaan barang dan memo kredit. Laporan penerimaan barang digunakan oleh Bagian Gudang untuk mencatat kuantitas produk jadi yang diterima dari pembeli ke dalam kartu gudang. Memo kartu kredit yang diterima dari Bagian Order Penjualan digunakan oleh Bagian Kartu Persediaan untuk mencatat kuantitas dan harga pokok produk jadi yang dikembalikan oleh pembeli ke dalam kartu persediaan 2. Catatan Akuntansi Catatan akuntansi yang digunakan adalah kartu gudang, kartu persediaan, dan jurnal umum atau jurnal retur penjualan, jika perusahaan menggunakan jurnal khusus

25 25 3. Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok Produk Jadi yang Diterima Kembali dari Pembeli Pencatatan harga pokok produk jadi yang dikembalikan oleh pembeli dilakukan dengan mendebit rekening Persediaan Produk Jadi dan mengkreditkan rekening Harga Pokok Penjualan. Kartu gudang yang diselenggarakan di fungsi gudang diisi dengan tambahan kuantitas persediaan produk jadi yang diterima kembali dari pembeli. Harga pokok produk jadi yang diterima kembali oleh Bagian Gudang dari pembeli dicatat oleh Bagian Kartu Persediaan dan Bagian Jurnal. Pencatatan harga pokok produk jadi yang diterima kembali dari pembeli dilakukan oleh Bagian Kartu Persediaan berdasarkan memo kredit yang diterima oleh Bagian Kartu Persediaan dari Bagian Penerimaan melalui Bagian Piutang. Berdasarkan memo kredit tersebut, Bagian Kartu Persediaan mengisi harga pokok produk jadi yang diterima kembali berdasarkan data harga pokok per unit yang tercantum dalam kartu persediaan yang bersangkutan. Total harga pokok persediaan dicantumkan di dalam bukti memorial dan dipakai oleh Bagian Kartu Persediaan sebagai sumber dalam pencatatan ke kartu persediaan. Bagian Jurnal mencatat harga pokok produk jadi yang diterima dari pembeli di dalam jurnal retur penjualan berdasarkan mem kredit yang dilampiri dengan dokumen pendukung berupa laporan penerimaan barang. Jurnal yang dibuat adalah: Persediaan xx Harga Pokok Penjualan xx

26 26 d. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan Produk Dalam Proses Pencatatan persediaan produk dalam proses umumnya dilakukan oleh perusahaan pada akhir periode, pada saat dibuat laporan keuangan bulanan dan laporan keuangan tahunan. Pencatatan persediaan produk dalam proses dicatat dalam jurnal umum dengan jurnal sebagai berikut: Persediaan Produk dalam Proses xx Barang dalam Proses xx Pada awal periode akuntansi berikutnya, dibuat jurnal penyesuaian kembali untuk membalik jurnal pencatatan persediaan produk dalam proses yang dilakukan pada akhir periode tersebut diatas. Jurnal penyesuaian kembali tersebut dicatat sebagai berikut: Barang dalam Proses xx Persediaan Produk dalam Proses xx Elemen pengendalian internal dalam prosedur pencatatan harga pokok persediaan produk dalam proses yaitu: 1. Dokumen Dokumen yang digunakan adalah bukti memorial. Bukti memorial ini dilampiri dengan laporan produk dalam proses digunakan untuk mencatat jurnal tambahan harga pokok persediaan produk dalam proses dalam jurnal umum. 2. Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok Produk dalam Proses Bagian Kartu Persediaan melakukan penghitungan harga pokok persediaan produk dalam proses pada akhir periode akuntansi berdasarkan data yang dikumpulkan dalam kartu harga pokok produk. Laporan produk

27 27 dalam proses yang diterima oleh Bagian Kartu Persediaan dari Bagian Produksi berisi informasi kuantitas produk dalam proses dan taksiran tingkat penyelesaian produk dalam proses yang ada di fungsi produksi pada akhir periode akuntansi. Data harga pokok persediaan produk dalam proses digunakan oleh Bagian Kartu Persediaan untuk membuat dua macam bukti memorial: (1) mencatat besarnya biaya overhead pabrik yang di perhitungkan ke dalam harga pokok produk dalam proses berdasarkan tarif yang ditentukan di muka, dan (2) mencatat harga pokok persediaan produk dalam proses pada akhir periode akuntansi. Bukti memorial yang pertama digunakan oleh Bagian Jurnal untuk mencatat pembebanan biaya overhead pabrik kepada produk dalam proses dengan jurnal sebagai berikut: Barang dalam Proses-Biaya Overhead Pabrik xx Biaya Overhead Pabrik yang dibebankan xx Bukti memorial yang kedua digunakan oleh bagian jurnal untuk mencatat harga pokok persediaan produk dalam proses pada akhir periode akuntansi dengan jurnal sebagai berikut: Persediaan Produk dalam Proses xx Barang dalam Proses xx e. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan yang Dibeli Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem pembelian. Dalam prosedur ini dicatat harga pokok persediaan yang dibeli. Elemen pengendalian internal dalam prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli yaitu:

28 28 1. Dokumen Dokumen sumber yang digunakan adalah laporan penerimaan barang dan bukti kas keluar. Laporan penerimaan barang digunakan oleh Bagian Gudang sebagai dasar pencatatan tambahan kuantitas barang dari pembelian ke dalam kartu gudang. Bukti kas keluar yang dilampiri dengan laporan penerimaan barang, surat order pembelian, dan faktur dari pemasok dipakai sebagai dokumen sumber dalam pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli dalam register bukti kas keluar. Bukti kas keluar juga dipakai sebagai dasar pencatatan tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan ke dalam kartu persediaan. 2. Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan yang Dibeli Bagian Utang membuat bukti kas keluar sebagai dokumen sumber pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli berdasarkan dokumen pendukung: surat order pembelian yang diterima dari Bagian Pembelian, laporan penerimaan barang yang diterima dari Bagian Penerimaan, dan faktur dari pemasok yang diterima Bagian Pembelian. Oleh Bagian Utang, bukti kas keluar dicatat dalam register bukti kas keluar dengan jurnal: Persediaan xx Bukti Kas Keluar yang akan Dibayar xx Berdasarkan bukti kas keluar, Bagian Kartu Persediaan mencatat rincian persediaan yang dibeli di dalam kartu persediaan yang bersangkutan. Bagian Gudang mencatat tambahan kuantitas persediaan yang dibeli di

29 29 dalam kartu gudang berdasarkan laporan penerimaan barang yang diterima oleh Bagian Gudang dari Bagian Pengiriman. f. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan yang Dikembalikan Kepada Pemasok Jika persediaan yang telah dibeli dikembalikan kepada pemasok, maka transaksi retur pembelian ini akan mempengaruhi persediaan yang bersangkutan, yaitu mengurangi kuantitas persediaan dalam kartu gudang yang diselenggarakan oleh Bagian Gudang dan mengurangi kuantitas harga pokok persediaan yang dicatat oleh Bagian Kartu Persediaan dalam kartu persediaan yang bersangkutan. Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem retur pembelian. Elemen sistem pengendalian internal dalam prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok yaitu: 1. Dokumen Dokumen yang digunakan adalah laporan pengiriman barang dan memo debit. Laporan pengiriman barang digunakan oleh Bagian Gudang untuk mencatat kuantitas persediaan yang dikirimkan kembali kepada pemasok ke dalam kartu gudang. Memo debit yang diterima dari Bagian Pembelian digunakan oleh Bagian Kartu Persediaan untuk mencatat kuantitas dan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok ke dalam kartu persediaan.

30 30 2. Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan yang Dikembalikan kepada Pemasok Bagian Gudang mencatat berkurangnya persediaan karena transaksi retur pembelian berdasarkan dokumen memo debit yang diterima dari Bagian Pembelian. Memo debit ini dicatat oleh Bagian Gudang didalam kartu gudang. Bagian Utang mencatat berkurangnya utang sebagai akibat retur pembelian dengan cara mengarsipkan memo debit (yang dilampiri dengan laporan pengiriman barang) di dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar. Bagian Kartu Persediaan mencatat berkurangnya persediaan akibat retur pembelian di dalam kartu persediaan berdasarkan memo debit yang dilampiri dengan laporan penerimaan barang. Bagian Jurnal mencatat berkurangnya utang dan persediaan sebagai akibat retur pembelian di dalam retur pembelian berdasarkan memo debit yang telah diisi harga pokok per satuan dan harga pokok total oleh Bagian Kartu Persediaan. g. Prosedur Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem akuntansi biaya produksi. Dalam prosedur ini dicatat harga pokok persediaan bahan baku, bahan penolong, bahan habis pakai pabrik, dan suku cadang yang dipakai dalam kegiatan produksi dan kegiatan non produksi Dokumen yang dipakai dalam prosedur ini adalah bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang. Bukti ini dipakai oleh Bagian Gudang untuk mencatat pengurangan persediaan karena pemakaian intern. Bukti ini digunakan oleh Bagian Kartu Persediaan untuk mencatat berkurangnya

31 31 kuantitas dan harga pokok persediaan karena pemakaian intern. Bukti ini juga digunakan sebagai dokumen sumber dalam pencatatan pemakaian persediaan ke dalam jurnal pemakaian bahan baku atau jurnal umum. h. Prosedur Pengembalian Barang Gudang Transaksi pengembalian barang gudang mengurangi biaya dan menambah persediaan barang di gudang. Jurnal yang dibuat untuk mencatat transaksi tersebut dalam jurnal umum adalah: Persediaan Bahan Baku Persediaan Bahan Penolong Persediaan Bahan Habis Pakai Pabrik Persediaan Suku Cadang xx xx xx xx Barang Dalam Proses-Bahan Baku Biaya Overhead Pabrik Biaya Administrasi dan Umum Biaya Pemasaran xx xx xx xx Dokumen yang digunakan dalam prosedur ini adalah bukti pengembalian barang gudang. Dokumen ini digunakan oleh Bagian Gudang untuk mencatat tambahan kuantitas persediaan ke dalam kartu gudang. Dokumen ini juga dipakai oleh Bagian Kartu Persediaan untuk mencatat tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan ke dalam kartu persediaan, untuk mencatat berkurangnya biaya ke dalam kartu biaya, dan untuk mencatat pengembalian barang gudang tersebut ke dalam jurnal umum.

32 32 i. Sistem Penghitungan Fisik Persediaan Sistem penghitungan fisik persediaan umumnya digunakan oleh perusahaan untuk menghitung secara fisik persediaan yang disimpan di gudang, yang hasilnya digunakan untuk meminta pertanggungjawaban Bagian Gudang mengenai pelaksanaan fungsi penyimpanan, dan pertanggungjawaban Bagian Kartu Persediaan mengenai keandalan catatan persediaan yang diselenggarakannya, serta untuk melakukan penyesuaian terhadap catatan persediaan di Bagian Kartu Persediaan. Dalam bagian ini diuraikan sistem penghitungan fisik persediaan yang merupakan salah satu unsur pengendalian internal melekat terhadap persediaan. Elemen sistem pengendalian internal dalam prosedur penghitungan fisik persediaan yaitu: 1. Dokumen Dokumen yang digunakan adalah kartu penghitungan fisik, daftar hasil penghitungan fisik, dan bukti memorial. Kartu penghitungan fisik digunakan untuk merekam hasil penghitungan fisik persediaan. Dalam penghitungan fisik persediaan, setiap jenis persediaan dihitung dua kali secara independen oleh penghitung (counter) dan pengecek (checker). Daftar hasil penghitungan fisik digunakan untuk meringkas data yang telah direkam ke dalam daftar penghitungan fisik. Dokumen ini diisi dengan harga pokok per satuan dan harga pokok total tiap jenis persediaan oleh Bagian Kartu Persediaan berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan. Daftar kartu persediaan yang telah selesai diproses kemudian ditandatangani oleh Ketua Panitia Penghitungan Fisik

33 33 dan diotorisasi oleh Direktur Utama. Bukti memorial merupakan dokumen sumber yang digunakan untuk membukukan adjustment rekening persediaan sebagai akibat dari hasil penghitungan fisik ke dalam jurnal umum. Data yang digunakan sebagai dasar pembuatan bukti memorial ini adalah selisih jumlah kolom harga pokok total dalam daftar hasil penghitungan persediaan fisik dengan saldo harga pokok persediaan yang bersangkutan menurut kartu persediaan. 2. Catatan Akuntansi Catatan akuntansi yang digunakan adalah kartu persediaan, kartu gudang, dan jurnal umum. Kartu persediaan digunakan untuk mencatat adjustment terhadap data persediaan (kuantitas dan harga pokok total) yang tercantum dalam kartu persediaan oleh Bagian Kartu Persediaan berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan. Kartu gudang digunakan untuk mencatat adjustment terhadap data persediaan (kuantitas) yang tercantum dalam kartu gudang yang diselenggarakan oleh Bagian Gudang berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan. Jurnal umum digunakan untuk mencatat jurnal adjustment rekening persediaan karena adanya perbedaan antara saldo yang dicatat dalam rekening persediaan dengan saldo menurut penghitungan fisik. 3. Fungsi yang Terkait Fungsi yang terkait dalam sistem penghitungan fisik persediaan adalah panitia penghitungan fisik persediaan, fungsi akuntansi, dan fungsi gudang. Panitia penghitungan fisik persediaan berfungsi untuk melaksanakan penghitungan fisik persediaan dan menyerahkan hasilnya

34 34 kepada Bagian Kartu Persediaan untuk digunakan sebagai dasar adjustment terhadap catatan persediaan dalam kartu persediaan. Fungsi akuntansi bertanggungjawab untuk: (a) mencantumkan harga pokok satuan persediaan yang dihitung ke dalam daftar penghitungan fisik, (b) mengalikan kuantitas dan harga pokok per satuan yang tercantum dalam daftar hasil penghitungan fisik, (c) mencantumkan harga pokok total dalam daftar hasil penghitungan fisik, (d) melakukan adjustment terhadap kartu persediaan berdasarkan data hasil penghitungan fisik persediaan, (e) membuat bukti memorial untuk mencatat adjustment data persediaan dalam jurnal umum berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan. Fungsi Gudang bertanggungjawab untuk melakukan adjustment data kuantitas persediaan yang dicatat dalam kartu gudang berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan. 4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Prosedur Penghitungan Fisik. Dalam prosedur ini tiap jenis persediaan di gudang dihitung oleh penghitung dan pengecek secara independen yang hasilnya dicatat dalam kartu penghitungan fisik. Prosedur Kompilasi. Dalam prosedur ini pemegang kartu penghitungan fisik melakukan perbandingan data yang dicatat oleh penghitung dan pengecek. Prosedur Penentuan Harga Pokok Persediaan. Dalam prosedur ini Bagian Kartu Persediaan mengisi harga pokok per satuan tiap jenis persediaan yang tercantum dalam daftar penghitungan fisik berdasarkan informasi dalam kartu persediaan yang bersangkutan serta mengalikan harga pokok

35 35 per satuan tersebut dengan kuantitas hasil penghitungan fisik untuk mendapatkan total harga pokok persediaan yang dihitung. Prosedur Adjustment. Dalam prosedur ini Bagian Kartu Persediaan melakukan adjustment terhadap data persediaan yang tercantum dalam kartu persediaan berdasarkan data hasil penghitungan fisik.dalam prosedur ini pula Bagian Gudang melakukan adjustment terhadap data kuantitas persediaan yang tercatat dalam kartu gudang. 5. Unsur Pengendalian Internal Organisasi: - Penghitungan fisik persediaan harus dilakukan oleh suatu panitia yang terdiri dari fungsi pemegang kartu penghitungan fisik, fungsi penghitung, dan fungsi pengecek. - Panitia yang dibentuk harus terdiri dari karyawan selain karyawan fungsi gudang dan fungsi akuntansi persediaan Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan - Daftar hasil penghitungan fisik persediaan ditandatangani oleh Ketua Panitia Penghitungan Fisik Persediaan - Pencatatan hasil penghitungan fisik persediaan didasarkan atas kartu penghitungan fisik yang telah diteliti kebenarannya oleh pemegang kartu penghitungan fisik. - Harga satuan yang dicantumkan dalam daftar hasil penghitungan fisik persediaan berasal dari kartu persediaan yang bersangkutan.

36 36 - Adjustment terhadap kartu persediaan didasarkan pada informasi (kuantitas maupun harga pokok total) tiap jenis persediaan yang tercantum dalam daftar penghitungan fisik. Praktik yang Sehat - Kartu penghitungan fisik bernomor urut tercetak dan penggunaannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pemegang kartu penghitungan fisik. - Penghitungan fisik setiap jenis persediaan dilakukan dua kali secara independen, pertama oleh penghitung dan kedua kali oleh pengecek. - Peralatan dan metode yang digunakan untuk mengukur dan menghitung kuantitas persediaan harus dijamin ketelitiannya. 2.2 Penelitian Terdahulu Ade Prafitri (2010) melakukan penelitian dengan judul Evaluasi Penerapan Sistem Pengendalian Intern Atas Persediaan Barang Dagang Pada CV. Ria Kencana Ungu masih terdapat kelemahan. Perusahaan perlu suatu perbaikan yang meliputi adanya pemisahan fungsi penerimaan dari fungsi penyimpanan barang dagang di gudang. Penggunaan semua dokumen yang bernomor urut tercetak sehingga meminimalisir kemungkinan terjadinya penyalahgunaan dokumen yang bersangkutan. Tengku Nurmailiza (2009) melakukan penelitian dengan judul Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Atas Persediaan Barang Dagang Pada PT. Sabda Cipta

37 37 Jaya telah efektif dimana perusahaan telah melaksanakan pemisahan pada fungsi terkait. Rina Setyaningrum (2009) melakukan penelitian dengan judul Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Persediaan Pada KPRI UNS telah dilaksanakan dengan cukup baik, ditunjukkan dengan adanya unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern dalam kegiatan penghitungan fisik persediaan. 2.3 Kerangka Konseptual Persediaan Bahan Baku Sistem Pengendalian Internal PT Anugraha Wening Caranadwaya Sistem Pengendalian Internal menurut Mulyadi (2008) Perbandingan Analisis Gambar 2.1 Kerangka Konseptual

38 38 BAB III METODE PENELITIAN 3.1. Objek Penelitian Objek dari penelitian ini adalah PT Anugraha Wening Caranadwaya yang beralamatkan pada Jl. H. Juhri No. 71, Meruya Selatan, Kembangan, Jakarta Barat. Penelitian ini adalah studi kasus karena melakukan pengumpulan data secara langsung serta menganalisis sistem pengendalian internal bahan baku dalam menunjang kelancaran produksi pada PT Anugraha Wening Caranadwaya. 3.2 Jenis dan Sumber Data Jenis Data Data penelitian dapat dibedakan dalam dua jenis yaitu data kualitatif dan data kuantitatif (Kuncoro, 2004). 1. Data kuantitatif (berbentuk angka) Merupakan data yang diperoleh langsung dari perusahaan atau yang terjadi dilapangan yang diperoleh dari teknik wawancara, kemudian akan diolah oleh penulis, seperti: wawancara dengan staf bagian gudang dan bagian penjualan. 2. Data kualitatif (berbentuk kata-kata/kalimat) Merupakan data yang diperoleh dari perusahaan dalam bentuk yang sudah jadi, seperti: struktur organisasi, laporan pembelian, persediaan dan laporan penjualan. 38

39 39 Dalam penelitian ini jenis data yang dipakai adalah data kualitatif. Adapun tahapan proses pengumpulan data kualitatif, yaitu: Melakukan identifikasi objek dan lokasi penelitian Mencari dan mendapatkan akses menuju objek penelitian dan lokasi penelitian Menentukan data yang akan dicari/diperoleh Mengembangkan atau menentukan metode pengumpulan data Pengumpulan data Sumber Data Sumber data yang digunakan dalam penelitian ini berupa data sekunder, yaitu data yang diperoleh atau dikumpulkan peneliti dari berbagai sumber yang telah ada (peneliti sebagai tangan kedua). Data sekunder diperoleh dari perusahaan yang menjadi objek penelitian. Data yang dicari oleh peneliti adalah Standar Operasional Prosedur (SOP) bagian gudang dan produksi yang berkaitan erat dengan persediaan Metode Pengumpulan Data Dalam pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini, penulis menggunakan beberapa metode pengumpulan data. Metode pengumpulan data tersebut antara lain:

40 40 1. Metode dokumentasi. Yaitu salah satu metode pengumpulan data kualitatif dengan melihat atau menganalisis dokumen-dokumen yang dibuat oleh subjek sendiri atau orang lain tentang subjek 2. Metode wawancara. Selain dokumentasi, penulis juga mengadakan wawancara kepada orangorang yang berkepentingan dalam usaha tersebut guna mendapatkan informasi yang penulis butuhkan dalam penelitian ini. 3. Metode Studi Pustakaan. Penulis menggunakan buku untuk mendapatkan teori-teori yang penulis gunakan dalam penelitian maupun penulisan laporan penelitian. 3.3 Metode Analisis Data Analisis data merupakan sebuah tahapan dalam sebuah penelitian yang dilakukan setelah data dari narasumber terkumpul. Tahapan ini bertujuan untuk menyediakan informasi untuk memecahkan suatu permasalahan. Dalam penelitian kualitatif, analisis data terdiri dari tiga alur utama kegiatan yaitu reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan (edukasi.kompasiana.com). Pada saat melakukan penelitian kualitatif, peneliti harus menentukan objek penelian dan permasalahannya terlebih dalulu. Setelah menemukan objek penelitian dan permasalahannya maka dilakukan pengumpulan data dan mempelajari permasalahan yang akan diteliti. Setelah data terkumpul maka dilakukan reduksi

41 41 data. Reduksi data adalah suatu bentuk analisis data yang menajamkan, menggolongkan, mengarahkan, membuang yang tidak perlu, dan mengorganisasi data yang diperoleh dari proses pengumpulan data sehingga dapat digunakan untuk menarik sebuah kesimpulan (edukasi.kompasiana.com). Setelah tahap reduksi data maka data-data tersebut akan diolah dan disajikan dalam bentuk laporan. Data-data yang diperoleh diolah sedemikian rupa sehingga dapat menjadi sebuah laporan yang dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Kemudian dari laporan tersebut yang dibuat berdasarkan data-data yang dikumpulkan saat proses penelitian maka akan ditarik sebuah kesimpulan. Dari kesimpulan tersebut maka akan diperoleh sebuah saran atau sebuah solusi dari permasalahan yang diungkapkan pada awal penelitian.

42 42 BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 4.1 Tinjauan Umum Perusahaan Gambaran Umum Perusahaan PT Anugraha Wening Caranadwaya (ANWECA) merupakan salah satu perusahaan manufaktur yang berada di Jakarta Barat. PT ANWECA terletak di Jl. H. Juhri No.71, Meruya Selatan, Jakarta Barat. Pada awal berdirinya, Ibu Donda Lucia Yuniar Hutagalung selaku owner sekaligus direktur perusahaan meminjam badan hukum milik ayahnya yang sudah lama tidak aktif, yaitu CV Mardohar pada tahun Hal ini dilakukannya untuk menjadi pemasok PT Freeport Indonesia yang pada waktu itu membutuhkan ratusan seprei tiap tahunnya dengan membangun perusahaan yang legal. Seiring berjalannya waktu, Ibu Donda tidak hanya memasok seprei untuk PT Freeport Indonesia, dia kemudian sedikit mengubah bisnis inti menjadi garmen dengan mendirikan PT Anugraha Wening Caranadwaya (ANWECA) yang banyak berkecimpung di bidang penyedia pakaian perusahaan dengan memproduksi seragam dan pakaian pekerjaan berat (uniform and heavy duty working clothes) khususnya untuk perusahaan tambang. Semenjak itu, bisnis yang dijalankan Ibu Donda semakin mengalami perkembangan. Pada tahun 2007, Ibu Donda termasuk salah satu dari 200 pengusaha yang diminta pemerintah untuk memperbaiki rapor merah ekspor impor di Indonesia dengan cara mengurangi impor. Ibu Donda berusaha untuk mencari, memproduksi, dan memasarkan produk yang selama ini masih impor agar menjadi kandungan lokal. 42

43 43 Ibu Donda pun menerapkan kriteria yang sangat ketat untuk produknya. Demi membangun produk yang bermutu tinggi, Ibu Donda harus rela melakukan riset dengan biaya sendiri bahkan belajar hingga ke China dan Kanada. Namun, usahanya untuk mengetatkan kriteria ini membuahkan hasil positif. Dirinya berhasil mendapatkan sertifikat internasional dari UK untuk kategori EN 471 untuk rompi keselamatan (safety vest) pertama di Indonesia dan EN 533 untuk pakaian tahan api (flame resistant protective clothing) pertama di Indonesia. Untuk urusan keunggulan produk, Ibu Donda memiliki beberapa 3 kategori: 1. Mempunyai pasar, pembeli yang pasti, dan merupakan barang yang dikonsumsi setahun beberapa kali, diutamakan untuk kebutuhan perusahaan secara regular, 2. Tidak banyak pemain agar tidak repot mengurusi masalah kompetisi sehingga bisa fokus terhadap kualitas produk, 3. Ramah lingkungan, kualitas setara dengan produk impor, bahkan sampai memilik sertifikat internasional tetapi harganya terekonomis di kelasnya. Ketiga sifatnya merupakan kebutuhan yang berkesinambungan, bisa menyerap banyak tenaga kerja, dan menjadi sumber penghasilan tetap di masyarakat. Dari tahun ke tahun jumlah penjualan semakin meningkat mengakibatkan jumlah persediaan semakin besar pula untuk memenuhi kebutuhan produksi. Barang persediaan di PT ANWECA dibagi menjadi 2, yaitu bahan textile dan bahan accessories. Dari keseluruhan barang persediaan yang dimiliki PT ANWECA,

44 44 persediaan yang rawan akan risiko memberikan kerugian jika tidak ditangani dengan tepat. 4.2 Analisis Sistem Identifikasi Masalah dan Sumber Masalah Setelah dilakukan pengamatan secara langsung ke objek penelitian, wawancara langsung kepada pemilik perusahaan, maka dapat diuraikan bahwa salah satu permasalahan yang dihadapi oleh PT ANWECA setelah adanya perkembangan usaha adalah permasalahan pengendalian persediaan. Lemahnya pengendalian internal persediaan yang diterapkan oleh PT ANWECA saat ini menimbulkan kerugian yang berulang. Selama ini kehilangan maupun kerusakan barang persediaan hanya dicatat sebagai kerugian tanpa adanya penanganan lebih lanjut. Pada dasarnya jenis usaha garment sangat identik dengan risiko kehilangan maupun kerusakan barang persediaan, akan tetapi hal ini mampu diminimalkan dengan cara yang tepat. Salah satu contohnya adalah dengan meningkatkan pengendalian internal persediaan pada perusahaan tersebut. Sistem pengendalian internal persediaan yang baik akan mampu melindungi persediaan yang dimiliki perusahaan, selain itu juga akan mempermudah pegawai untuk menangani kegiatan usaha tersebut. Setelah dilakukan identifikasi masalah, dapat diuraikan bahwa permasalahan terjadi pada proses pembelian barang persediaan. Pada saat pemasok mengirimkan barang persediaan, bagian persediaan bahan baku adalah bagian yang bertanggung jawab penuh terhadap pembelian tersebut. Bagian persediaan bahan baku menerima,

45 45 mengecek, menyimpan dan juga mengawasi seluruh barang tersebut. Satu bagian melakukan begitu banyak tugas sehingga memperbesar risiko kesalahan dalam melakukan tugasnya. Karena banyaknya pekerjaan yang harus ditangani oleh bagian persediaan, maka bagian ini tidak mempunyai waktu untuk mengecek secara teliti kualitas dan kuantitas barang persediaan yang dikirim oleh pemasok. Bagian persediaan bahan baku hanya mengecek faktur yang dikirimkan oleh pemasok. Sehingga kerusakan barang maupun ketidaklengkapan barang yang dikirim oleh pemasok menjadi risiko yang harus ditanggung oleh perusahaan karena bagian hal ini akan diketahui setelah barang itu keluar dari gudang. Setelah bagian persediaan bahan baku mengecek faktur yang dikirimkan oleh pemasok kemudian barang itu langsung dimasukkan ke gudang. Bagian persediaan bahan baku hampir setiap hari melakukan order pembelian barang persediaan ke pemasok tergantung permintaan dari bagian warehouse.

46 Bagan Alir Sistem Pembelian Barang Persediaan PT ANWECA Warehouse Material Supply Accounting Mulai Melakukan pengecekan barang di gudang PO DKP PO Faktur dari pemasok Membuat daftar barang yang kosong Membuat Purchase Order Mengirimkan Faktur ke Pemasok Membandingkan Membandingkan Membuat Purchase Order Purchase Order PO PO N Faktur dari pemasok DKP PO N Bukti Kas Keluar Faktur dari pemasok PO N Selesai Gambar 4.2 Bagan Alir Sistem Pembelian Barang Persediaan PT ANWECA

47 Analisis Sistem Pengendalian Internal Persediaan PT ANWECA Berdasarkan Bagan Alir Sistem Pengendalian Internal Persediaan PT ANWECA Berdasarkan bagan alir sistem pengendalian internal persediaan yang diterapkan oleh PT ANWECA saat ini, maka dapat dianalisis beberapa kelemahan yang terdapat pada bagan alir tersebut yang kemungkinan besar menjadi penyebab dari permasalahan persediaan. Beberapa kelemahan dalam bagan alir tersebut adalah 1. Hanya terdapat tiga bagian yang berperan penuh dalam setiap kegiatan pembelian persediaan yang dilakukan PT ANWECA yaitu bagian warehouse, bagian persediaan bahan baku dan bagian akuntansi. 2. Adanya perangkapan tugas yang sangat banyak yaitu bagian persediaan yang merangkap tugas bagian pembelian dan penerimaan barang persediaan dan juga bagian kasir yang merangkap tugas bagian akuntansi. 3. Bagian persediaan melakukan tiga tugas sekaligus yaitu bertugas sebagai bagian persediaan, bagian pembelian dan bagian penerimaan. Hal ini membuat pekerjaan bagian persediaan sangat banyak sehingga memperbesar risiko kesalahan dalam melakukan order barang maupun penerimaan barang. 4. Bagian akuntansi berperan penuh dalam kegiatan keluar masuknya dana perusahaan tanpa ada pengendalian dari bagian lain. 5. Dalam proses pembelian barang persediaan tidak banyak melibatkan dokumen-dokumen akuntansi pembelian barang persediaan.

48 Berdasarkan Data dan Pengamatan Langsung ke Objek Penelitian Evaluasi Struktur Organisasi dan Wewenangnya Dalam sebuah pengendalian internal, struktur organisasi merupakan bagian yang sangat penting karena pada bagian ini kita mampu melihat dengan jelas fungsi dan tanggung jawab setiap karyawan. Struktur organisasi mengidentifikasikan aktitas yang spesifik dilakukan karyawan dan menentukan garis otorisasi dan tanggung jawabnya dalam sebuah perusahaan (Utami, 2010). Struktur organisasi yang diterapkan oleh perusahaan manufaktur biasanya berbeda-beda, hal tersebut tergantung dari jenis usahanya tersebut dan juga ukuran usahanya tersebut. PT ANWECA menggunakan bagan organisasi fungsional dalam menggambarkan struktur organisasinya yaitu struktur organisasi berdasarkan fungsi yang dijalankan oleh masing-masing departemen. Struktur organisasi PT ANWECA didasarkan pada fungsi-fungsi yang telah ada, yang terdiri dari 5 (lima) bagian besar, yaitu Bagian Marketing (Pemasaran), Bagian Material Supply (Persediaan), Bagian Finance (Keuangan), Bagian Produksi, dan Bagian Personalia (HRD). Wewenang dan tanggung jawab berjalan dari pimpinan tertinggi sampai karyawan, menurut garis vertikal. Berdasarkan tingkatan dalam organisasi, manajemen dapat dibedakan atas 3 (tiga) tingkatan, yaitu manajer lini pertama, menengah, dan puncak. Manajer tingkat pertama hanya membawahi pekerja operasional dan tidak membawahi manajer lainnya. Manajer menengah bertanggungjawab terutama dalam mengarahkan kegiatan pelaksanaan kebijakan organisasi menyelarasi tuntutan atasan dengan

49 49 kecakapan bawahan. Manajer puncak bertanggungjawab atas keseluruhan manajemen organisasi. Ia menetapkan kebijakan operasional serta bimbingan organisasi dengan lingkungannya. a. Tingkat Manajemen Puncak Manajer puncak yang ada pada PT ANWECA mempunyai tugas sebagai berikut: - Mengusahakan omset yang maksimal - Mengusahakan ketenangan dan kenyamanan kerja - Mengatur pekerjaan dalam badan usaha - Membuat pelanggan tetap terikat dengan segala cara dibidang marketing dan produksi - Mengatasi segala masalah yang timbul dalam pekerjaan langsung (karyawan dan pelanggan) maupun tidak langsung (pajak, Depnaker, polisi, serta departemen terkait lainnya) - Mempertanggungjawabkan hasil kerjanya kepada komisaris b. Tingkatan Manajemen Menengah Manajer menengah pada PT ANWECA bertanggung jawab atas suatu fungsi yang ada di perusahaan, seperti fungsi marketing (pemasaran), fungsi material supply (persediaan bahan baku), fungsi finance (keuangan), fungsi production (produksi), dan fungsi personalia (HRD), yang akan diuraikan sebagai berikut:

50 50 1) Marketing Manager (Manajer Pemasaran) Marketing manager mengepalai marketing staff (staf pemasaran) yang mempunyai tugas sebagai berikut: - Mencari order dengan mencari informasi ke berbagai pihak sekaligus memberikan surat penawaran, design maupun sample baju kepada calon pelanggan - Menjaga hubungan baik dengan para pelanggan untuk kemungkinan adanya repeat order (pemesanan kembali) - Menerima Purchase Order (PO) dari pelanggan sebagai bukti pemesanan barang. - Membuat Memo Order (MO) untuk production team sebagai dasar pelaksaan produksi - Memonitor barang yang sedang diproduksi agar sesuai dengan sample yang telah disetujui oleh pelanggan atau sesuai dengan Memo Order yang ada dan agar tidak melampaui batas waktu pengirimannya. 2) Material Supply (Bagian Persediaan Bahan Baku) Material Supply mengepalai purchasing (bagian pembelian) dan warehouse supervisor (kepala gudang), yang mempunyai tugas sebagai berikut: - Mencari perbandingan harga-harga barang yang diperlukan oleh perusahaan dari beberapa Supplier - Membuat surat pemesanan barang untuk diajukan kepada Manajer Keuangan dan Admin

51 51 - Memonitor barang-barang yang dipesan agar bisa diterima tepat waktu - Mengatur jadwal belanja Bagian Purchasing 3) Head of Finance (Bagian Keuangan) Head of Finance mengepalai Accounting (bagian akuntansi), Purchasing (bagian pembelian), dan Cashier (kasir), yang mempunyai tugas sebagai berikut: - Memeriksa pengeluaran uang kas/bank perusahaan agar tidak terjadi kebocoran - Memeriksa dan menandatangani semua tagihan kepada pelanggan - Memeriksa dan memastikan penerimaan perusahaan tepat waktu - Memastikan cash flow perusahaan dalam keadaan stabil - Memeriksa dan menandatangani SPT pajak bulanan - Membuat dan menandatangani SPT pajak tahunan - Membuat laporan keuangan untuk kepentingan pajak - Membuat dan membagikan gaji bulanan karyawan - Memeriksa dan menandatangani PO kepada Supplier - Memeriksa gaji mingguan dan lembur karyawan 4) Head of Production (Bagian Produksi) Head of Production mengepalai production team yang terdiri dari: - Cutting and Marker Supervisor - Serie Supervisor - Sewing Preparation Supervisor - Sewing Supervisor

52 52 - Finishing Supervisor - Packing Supervisor - Follow Up Head of Production mempunyai tugas sebagai berikut: - Membuat design baju yang diminta oleh Marketing (Bagian Pemasaran) sesuai dengan permintaan pelanggan - Menentukan bahan baku, aksesoris, dan perlengkapan pengepakan barang yang akan dipakai dalam pembuatan baju pesanan - Bersama dengan Mechanic menentukan mesin mana yang efektif dan efisien yang diperlukan oleh produksi sesuai dengan perkembangan jaman - Bersama dengan Sewing Supervisor menentukan teknik jahit yang paling efisien - Memonitor kualitas hasil produksi - Menerima laporan hasil kerja dari production team 5) HRD / Personalia HRD / Personalia mengepalai General Affair Supervisor yang mempunyai tugas sebagai berikut: - Menegur, memperingatkan, dan memecat karyawan yang tidak patuh dengan peraturan perusahaan - Memeriksa absensi karyawan dan membuat daftar uang makan karyawan - Mengoreksi slip upah karyawan borongan mingguan maupun harian

53 53 - Mengatur jadwal perjalanan driver - Mengatur jadwal General Affair - Menyelesaikan masalah-masalah ketenagakerjaan serta hal-hal yang berkaitan dengan Depnaker - Menjaga hubungan baik dengan masyarakat disekitar perusahaan - Membantu menyelesaikan masalah driver bila terjadi kecelakaan atau hal-hal yang berkaitan dengan polisi c. Tingkatan Manajemen Lini Pertama Manajer lini pertama bertanggungjawab atas pekerjaan sub bagian yang ada pada PT ANWECA, yaitu: 1) General Affair Supervisor Supervisor mempunyai tugas yang kemudian dipertanggungjawabkan kepada Manajer Personalia/HRD sebagai berikut: - Memonitor pemeliharaan dan perbaikan mobil/motor - Memonitor dan memperpanjang STNK mobil/motor - Mengatur perbaikan yang sifatnya kecil dari bangunan perusahaan - Memelihara semua peralatan dan mesin-mesin selain mesin garment - Memperbaiki mesin-mesin tersebut bila terjadi kerusakan 2) Warehouse Supervisor Supervisor mengepalai Warehouse Staff yang mempunyai tugas sebagai berikut: - Menerima dan memeriksa baik jumlah maupun kualitas bahan textile/aksesoris yang datang dari supplier dibantu oleh stafnya

54 54 - Menandatangani dokumen pengiriman dari supplier dan melaporkannya ke Bagian Accounting - Mengelompokan bahan textile/aksesoris berdasarkan jenis masingmasing - Membuat laporan pemakaian bahan textile/aksesoris ke Bagian Accounting - Membuat sistem persediaan yang sistematis - Mengisi Daftar Kebutuhan Produksi (DKP) sesuai masukan dari Manajer Produksi - Mengadakan stock opname setiap 6 bulan sekali 3) Cutting and Marker Supervisor Supervisor mengepalai Cutting, Patternman, Serie, dan Marker Staff, yang mempunyai tugas sebagai berikut: - Menghitung jumlah potongan pola yang diterima dari Patternman - Membuat marker sesuai dengan jumlah potongan pola - Menghitung berapa helai bahan yang harus digelar sesuai dengan Memo Order dan mencatatnya dalam buku khusus - Memperkirakan berapa lama proses cutting harus selesai dan mengatur jumlah jam kerjanya agar target waktu bisa tercapai - Menyerahkan semua hasil cutting kepada Bagian Serie

55 55 4) Serie Supervisor Supervisor mengepalai Serie Staff yang mempunyai tugas sebagai berikut: - Menerima potongan dari Bagian Cutting dan bersama dengan stafnya memeriksa kelengkapan jumlah bagian-bagian potongan sesuai dengan jumlah bagian-bagian pola - Memisahkan bagian-bagian yang harus dibordir atau sablon sebagai proses tambahan, kemudian mencatatnya dibuku khusus dan menyerahkan potongan-potongannya ke Bagian Follow Up - Menerima kembali dan memeriksa hasil border dan atau sablon dari Bagian Follow Up - Memisahkan bagian-bagian yang harus dilengkapi oleh persiapan sewing - Memasukkan kembali hasil bordir dan atau sablon ke dalam ikatanikatan serie sesuai dengan nomornya - Menyerahkan hasil serie kepada Bagian Persiapan Jahit 5) Sewing Preparation Supervisor Supervisor mengepalai Sewing Preparation Staff yang mempunyai tugas sebagai berikut: - Menerima potongan-potongan bahan dari Bagian Serie - Menggambar tanda untuk bagian-bagian yang akan dijahit - Menyerahkan kembali hasil kerjanya kepada Bagian Serie

56 56 6) Sewing Supervisor Supervisor mengepalai Sewing Operator yang mempunyai tugas sebagai berikut: - Menerima hasil serie dan mencatatnya dalam buku khusus - Memasukkan aksesoris tertentu kedalam ikatan serie sesuai dengan ukurannya - Mengarahkan Sewing Operator - Memonitor kualitas barang pada saat proses jahit - Memeriksa kelengkapan jahitan, apabila ada kekurangan potongan segera meminta serie/cutting untuk melengkapinya - Memperhatikan jadwal pengiriman dan mengatur jam lembur Sewing Operator - Follow Up barang jadi yang harus di perbaiki 7) Quality Control Supervisor Supervisor mengepalai Quality Control Staff yang mempunyai tugas sebagai berikut: - Menerima spesifikasi ukuran dari Bagian Pola - Merima hasil jahitan dari Bagian Jahit - Memeriksa hasil jahitan sesuai dengan spesifikasi ukuran dan mutu yang sudah menjadi standar perusahaan - Mengisi tabel Quality Control - Menyerahkan hasil jahitan yang sudah diperiksa kepada Bagian Penyelesaian Akhir (Finishing) dan mencatatnya dalam buku khusus

57 57 8) Finishing Supervisor Supervisor mengepalai Finishing Staff yang mempunyai tugas sebagai berikut: - Menerima hasil jahitan dari Bagian Quality Control - Mengerjakan proses finishing bersama stafnya - Menyerahkan baju yang sudah selesai diproses ke Bagian Pengepakan dan mencatatnya ke dalam buku khusus 9) Packing Supervisor Supervisor mengepalai Packing Staff yang mempunyai tugas sebagai berikut: - Menerima baju yang sudah diproses akhir secara lengkap dari Bagian Penyelesaian Akhir - Memeriksa barang-barang yang akan dikirim serta membuat tempelan kardusnya - Melaporkan barang yang akan dikirim untuk pembuatan surat jalan dan pengaturan pengirimannya 10) Follow Up Supervisor Supervisor mengepalai Follow Up Staff yang mempunyai tugas sebagai berikut: - Menerima informasi dari Bagian Marketing mengenai proses tambahan berupa bordir, sablon, dan lain-lain - Menentukan pembuatan film bordir dan film sablon kemudian membuat pre-production sample

58 58 - Memilih dan menentukan supplier bordir, sablon dan lain-lain agar sesuai dengan kualitas dan waktu pemesanan baju - Menerima potongan-potongan yang harus dibordir dan atau disablon dari Bagian Serie - Memberikan informasi kepada Bagian Accounting mengenai harga dan jumlah bordir dan atau sablon - Menugaskan stafnya untuk mengantar dan mengambil potonganpotongan yang dibordir dan atau disablon dan mencatatnya dalam buku khusus - Memeriksa hasil bordir dan atau sablon pada saat masih dalam proses dibantu stafnya - Menyerahkan kembali hasil sablon dan atau bordir ke Bagian Serie

59 Bagan Struktur Organisasi PT ANWECA Gambar 4.3 Bagan Struktur Organisasi PT ANWECA

60 Evaluasi Dokumen yang Digunakan Dilihat dari bagan alir sistem pembelian PT ANWECA, tidak banyak dokumen yang digunakan oleh bagian persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian ada beberapa dokumen yang seharusnya digunakan, diantaranya: a. Surat permintaan pembelian. Surat permintaan pembelian adalah dokumen yang seharusnya diisi oleh bagian gudang. Dokumen ini biasanya berisi tentang spesifikasi dan juga jumlah barang persediaan yang seharusnya dibeli dan mengirimkannya ke bagian pembelian untuk dilakukan proses pembelian. Akan tetapi, pada PT ANWECA bagian persediaan dan bagian pembelian dipegang oleh satu orang, sehingga PT ANWECA tidak membuat surat permintaan pembelian. Apabila ingin melakukan pembelian, maka bagian persediaan bahan baku akan melakukan pembelian sendiri. b. Surat permintaan penawaran harga. Surat permintaan penawaran harga biasanya hanya untuk barang-barang persediaan yang menyangkut jumlah rupiah yang besar. Barang-barang persediaan PT ANWECA ada beberapa yang melibatkan jumlah rupiah yang sangat besar sehingga menjadi sebuah masalah apabila tidak adanya surat permintaan penawaran harga tersebut. PT ANWECA sudah mempunyai supplier tetap sehingga bagian persediaan bahan baku sudah mengetahui kisaran harga dari barang-barang yang dibutuhkan karena sudah sering melakukan pembelian.

61 61 Contoh surat permintaan pembelian yang bisa digunakan oleh PT ANWECA: SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN No : Tanggal : Gunakan formulir yang berbeda untuk barang yang diminta. Dari bagian :...Digunakan untuk... Sifat permintaan : Biasa Segera Mendesak Nama Barang Jumlah Barang Keterangan Dikirim ke :... Tanggal diperlukan :... Diisi oleh Bagian Pembelian Pemasok Harga per Total No. Unit Harga SOP Harga yang lalu :... Pemasok yang lalu :... Gambar 4.4 Usulan surat permintaan pembelian

62 Perbaikan Sistem Pengendalian Internal Persediaan PT ANWECA Dalam jaringan prosedur tersebut terdapat beberapa bagian yang saling mengendalikan, bagian-bagian tersebut adalah bagian persediaan, bagian pembelian, bagian penerimaan dan bagian akuntansi. Semakin banyak bagian yang berperan dalam proses pembelian barang persediaan, maka akan meminimalkan risiko kesalahan dalam pembeliannya. Bagian persediaan Permintaan pembelian Order pembelian (1) Bagian (2) pembelian Pemasok Penyimpanan barang (6) Bagian penerimaan Penerimaan barang dari pemasok (5) Laporan penerimaan Penerimaan faktur dari barang pemasok (7) Bagian (8) Akuntansi Gambar 4.5 Usulan jaringan prosedur dalam sistem akuntansi pembelian.

63 63 Keempat bagian tersebut mempunyai perannya masing-masing. Fungsi persediaan bahan baku bersama dengan fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengawasi persediaan dan juga jumlah persediaan yang ada. Fungsi persediaan bahan baku juga bertanggung jawab untuk membuat surat permintaan pembelian. Surat permintaan pembelian tersebut kemudian akan dikirimkan ke bagian pembelian. Bagian pembelian adalah bagian yang berhubungan langsung dengan pemasok. Bagian ini sudah mengetahui data-data dari setiap pemasok tetap mereka. Jadi pada saat bagian pembelian menerima surat permintaan pembelian dari bagian persediaan bahan baku, maka bagian pembelian tahu kemana mereka akan melakukan order barang. Bagian penerimaan barang adalah usulan dari penulis untuk ditambahkan dalam struktur organisasi PT ANWECA dibawah posisi bagian persediaan bahan baku untuk menunjang kelangsungan proses pembelian bahan baku. Bagian penerimaan barang bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan barang baik dari jenis, kualitas maupun kuantitas barang yang dikirimkan oleh pemasok. Pemeriksaan tidak hanya dilakukan berdasarkan perbandingan dari surat order pembelian barang dan faktur yang diterima dari pemasok, akan tetapi juga dibutuhkan pengecekan secara fisik. Hal ini bertujuan untuk membuktikan bahwa barang-barang yang dikirimkan oleh pemasok benar-benar sesuai dan juga sampai dalam keadaan yang baik. Bagian akuntansi bertanggung jawab terhadap setiap pemasukan dan pengeluaran dana perusahaan. Bagian ini mencatat setiap pengeluaran yang harus dikeluarkan untuk mendapatkan barang persediaan. Karena di PT ANWECA bagian

64 64 akuntansi juga merangkap sebagai bagian kasir, maka dapat dikatakan bahwa bagian akuntansi merupakan bagian yang bertanggung jawab penuh terhadap keuangan perusahaan. Seharusnya hal ini tidak diperbolehkan, bagian pencatatan tidak boleh merangkap bagian pengolahan dana perusahaan. Hal ini akan menimbulkan risiko yang besar pada keuangan perusahaan tersebut akan tetapi PT ANWECA belum mampu memisahkan kedua bagian tersebut. Untuk meminimalkan risiko pada bagian ini, maka pemilik perusahaan harus memberikan perhatian khusus pada bagian ini. Berdasarkan jaringan prosedur dalam sistem akuntansi pembelian PT ANWECA tersebut, dapat digambarkan bagan alir sistem pembelian barang persediaan yang sesuai untuk diterapkan oleh PT ANWECA. Bagan alir tersebut adalah sebagai berkut:

65 65 Gambar 4.6 Usulan Bagan Alir Sistem Pembelian Persediaan Bagian Persediaan Bahan Baku (Material Supply)

66 Gambar 4.7 Usulan bagan alir sistem pembelian persediaan Bagian Pembelian (Purchasing) 66

67 Gambar 4.8 Usulan bagan alir sistem pembelian persediaan Bagian Penerimaan 67

68 Gambar 4.9 Usulan bagan alir sistem pembelian persediaan Bagian Akuntansi (Accounting) 68

69 69 Berdasarkan bagan alir tersebut, pertama-tama bagian persediaan bahan baku akan melakukan pengecekan jumlah barang di gudang yang sudah mencapai safety stock. Kemudian bagian persediaan bahan baku akan membuat daftar barang-barang yang sudah mencapai safety stock dan membuat surat permintaan pembelian. Surat permintaan pembelian barang persediaan tersebut dibuat rangkap dua, yang pertama akan dikirimkan ke bagian pembelian dan yang kedua akan disimpan. Berdasarkan surat permintaan pembelian tersebut, bagian pembelian akan membuat surat order pembelian. Surat order pembelian tersebut dibuat rangkap empat, yang pertama akan dikirim ke pemasok, yang kedua akan dikirimkan ke bagian penerimaan, yang ketiga akan dikirimkan ke bagian akuntansi dan yang terakhir akan disimpan. Setelah barang dikirimkan oleh pemasok, bagian penerimaan barang adalah bagian yang bertugas menerima barang tersebut. Bagian penerimaan akan mengecek dengan teliti kualitas dan kuantitas barang-barang tersebut. Setelah sesuai dengan surat order pembelian maka bagian penerimaan akan membuat laporan penerimaan barang. Laporan penerimaan barang tersebut dibuat rangkap empat. Yang pertama akan dikirimkan ke bagian akuntansi, yang kedua akan dikirimkan ke bagian pembelian, yang ketiga akan dikirimkan ke bagian persediaan bahan baku dan yang terakhir beserta surat order pembelian akan disimpan. Berdasarkan laporan penerimaan barang yang diterimanya, maka bagian persediaan bahan baku akan membuat kartu gudang. Bagian pembelian akan membandingkan laporan penerimaan barang yang diterimanya dengan faktur dari pemasok. Setelah sesuai maka bagian akan mengirimkan faktur tersebut ke bagian akuntansi dan menyimpan laporan penerimaan barang tersebut.

70 70 Bagian akuntansi akan membandingkan surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok. Setelah sesuai maka bagian akuntansi akan membuat bukti kas keluar. Bukti kas keluar tersebut akan dibuat rangkap dua, yang pertama akan dipakai untuk register bukti kas keluar yang kemudian akan disimpan dan yang kedua akan dipakai untuk membuat kartu persediaan. Faktur dari pemasok, surat order pembelian dan laporan penerimaan barang yang diterimanya akan disimpan. Pada bagan alir sistem pembelian barang persediaan tersebut terdapat empat bagian yang saling bekerjasama dan juga saling mengendalikan. Hal ini lebih banyak daripada sistem pembelian yang diterapkan oleh PT ANWECA pada saat ini yang hanya melibatkan tiga bagian dalam sistem pembelian. Hal ini memberikan sebuah pengendalian yang baik pada setiap bagian. Apabila salah satu bagian melakukan kesalahan maka bagian yang lainnya mampu mengoreksi kesalahan tersebut. Beberapa aktivitas pengendalian yang terdapat dalam bagan alir tersebut adalah sebagai berikut: 1. Setiap surat order pembelian harus didasarkan pada surat permintaan pembelian yang telah dikirim oleh bagian persediaan bahan baku. Sementara pada sistem pembelian barang persediaan PT ANWECA yang diterapkan sekarang ini tidak menggunakan surat permintaan pembelian. 2. Adanya pemisahan tugas antara bagian penerimaan barang dan juga bagian penyimpanan. Penerimaan barang persediaan dilakukan oleh bagian

71 71 penerimaan, sedangkan penyimpanan barang dilakukan oleh bagian gudang (warehouse). 3. Bagian penerimaan barang tidak hanya menerima barang dari pemasok akan tetapi juga melakukan pengecekan secara teliti mengenai kualitas dan kuantitas barang yang dikirimkan oleh pemasok. 4. Tidak adanya pemisahan bagian kasir dan bagian akuntansi dikarenakan efektifitas dari sistem pengendalian ini sendiri. Jika dilakukan penambahan karyawan untuk bagian ini maka kemungkinan cost yang harus dibayar lebih besar daripada manfaat. Risiko kesalahan dapat diminimalkan dengan penerapan sistem dan prosedur yang baik. 5. Tidak dilakukan pemisahan antara bagan alir sistem pembelian barang persediaan secara cash dan secara kredit karena pada intinya sama, yang membedakan adalah pencatatan akuntansi yang dilakukan oleh bagian akuntansi.

72 72 BAB V PENUTUP 5.1 Simpulan Berdasarkan pembahasan pada bab sebelumnya, maka dapat ditarik simpulan sebagai berikut: 1. Struktur organisasi di PT ANWECA sudah bagus karena sudah ada pemisahan yang jelas antara tugas dan kewajiban dari setiap bagiannya. Akan tetapi masih ada bagian-bagian yang belum terisi seperti bagian pembelian dan penerimaan barang persediaan sehingga pada bagian persediaan bahan baku masih merangkap tugas mereka. 2. Bagian persediaan bahan baku dan bagian akuntansi adalah bagian yang memiliki risiko paling besar untuk melakukan kesalahan dalam melakukan tugasnya, hal ini disebabkan oleh lemahnya prosedur dalam sistem pengendalian internal persediaan yang mereka gunakan. Hal ini juga dapat dilihat dari job description PT ANWECA yang sudah dijelaskan di bab sebelumnya. 3. Tidak adanya penghitungan fisik, jumlah dan kualitas barang yang dikirimkan oleh pemasok sebelum barang tersebut masuk gudang. Barangbarang tersebut terbungkus rapi dalam kardus sehingga apabila ada kerusakan, maupun jumlah fisik pemesanan tidak sesuai dengan catatan pembelian barang, maka hal itu tidak akan diketahui oleh bagian persediaan bahan baku secara langsung. 72

73 73 4. Kurangnya dokumen-dokumen yang seharusnya digunakan dalam sistem pembelian barang persediaan. Hal ini menambah lemahnya sistem pengendalian dikarenakan dokumen-dokumen tersebut seharusnya bisa menjadi alat pengendalian internal. 5. Tidak ada aturan baku dalam pemilihan supplier, hal ini memperbesar risiko kemungkinan kesalahan dalam pemilihan supplier. Kerugian yang diakibatkan oleh pemilihan supplier yang tidak bertanggung jawab sepenuhnya ditanggung oleh PT ANWECA. 5.2 Saran Berdasarkan kesimpulan di atas, maka penulis dapat memberikan saran atas kelemahan-kelemahan yang terjadi di PT ANWECA, yaitu: 1. Apabila penambahan pegawai tidak dimungkinkan karena cost yang lebih besar dari manfaat, maka risiko yang ditimbulkan karena adanya perangkapan tugas dan wewenang dapat diminimalkan dengan adanya prosedur yang baik (sesuai dengan penjelasan pada bab sebelumnya) dalam setiap tugas dan juga pengawasan dari pemilik perusahaan itu sendiri. 2. Penghitungan barang persediaan yang dikirimkan oleh supplier atau pemasok tidak hanya dengan mencocokkan faktur dan surat order pembelian, akan tetapi juga dengan penghitungan fisik. 3. Melengkapi dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam pengadaan barang persediaan sehingga mudah mengendalikan barang-barang persediaan yang dimiliki oleh PT ANWECA. Dokumen-dokumen yang dimaksud sudah dijelaskan dalam bab sebelumnya.

74 74 4. Dibuat aturan baku atau kriteria khusus dalam pemilihan supplier, sehingga lebih selektif dalam pemilihan supplier. Hal ini dapat meminimalkan risiko kesalahan dalam pemilihan supplier. 5. Terdapat banyak sekali kelemahan yang terdapat pada bagan alir sistem pembelian barang persediaan di PT ANWECA yang sudah dijelaskan di bab sebelumnya sehingga sangat dibutuhkan bagan alir sistem pembelian barang persediaan yang baru yang mampu meminimalkan risiko tersebut. 6. Menggunakan bagan alir yang telah direkomendasikan penulis dalam bab sebelumnya. Penggunaan bagan alir tersebut akan meningkatkan sistem pengendalian internal persediaan di PT ANWECA tersebut. Hal tersebut akan meminimalkan risiko kehilangan maupun kerusakan barang persediaan yang dimiliki oleh PT ANWECA.

75 75 DAFTAR PUSTAKA Abubakar, A. dan Wibowo Pengantar Akuntansi, Edisi Keempat. Penerbit PT. Grasindo. Jakarta Ahmad, K Akuntansi Manajemen, Edisi Revisi Ketiga. Penerbit PT. Prajagrafindo Persada. Palembang. Arens, dkk Auditing and Issurance, Edisi Sembilan. Yogyakarta : Penerbit Panapersada. Jakarta. Blocher Edward J., David E. Stout, dan Garu Cokins, Manajemen Biaya Dengan Tekanan Strategic. Terjemahan David Wijaya, Jakarta: Salemba Empat Carter, William K dan Usry, Mitton F Akuntansi Biaya. Edisi 13. Salemba Empat. Jakarta. Erhans dan Jusuf J Akuntansi Manajemen, Penerbit Rineka Cipta. Jakarta Garrison., Noreen.,Peter C Akuntansi Manajerial. Edisi Ke-11. Salemba Empat. Jakarta. Greuning, Hennie van International Financial Reporting Standards: A Practical Guide. Salemba Empat. Jakarta. Horison, Horngren Akuntansi di Indonesia. Salemba Empat Patria. Horngren, et al Akuntansi Biaya Penekanan Jilid 1. Erlangga. Jakarta. Kompasiana (2011, 11 Februari), Penelitian Kualitatif. Diperoleh 21 Oktober 2013 dari html James, A. Hall, Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Ketiga, Terjemahan Amir Abadi Yusuf, Salemba Empat, Jakarta. Kieso, Donald E., Jerry J. Weygandt, dan Terry D. Warfield Intermediate Accounting. 12 th Edition. Danvers: Wiley Krismiaji Sistem Informasi Akuntansi. Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen YKPN. Jogjakarta. Kumaat, Valery G Audit Internal. Erlangga. Jakarta. Mudrajad Kuncoro,2004, Metode Riset untuk Bisnis dan Ekonomi, Penerbit Erlangga, Jakarta Mulyadi Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Keempat, Salemba Empat, Jakarta. Romney, Marshall B., Steinbart, P.J. (2006). Accounting Information System. 10 th Edition. New Jersey : Pearson Education Inc.

76 76 Rudianto Pengantar Akuntansi, Penerbit Erlangga, Jakarta. Soemarso S.R Dasar Akuntansi. Penerbit Karunia. Surabaya Sutabri, Tata Sistem Informasi Manajemen, Penerbit Andi, Yogyakarta.

77 77 LAMPIRAN 1 Daftar Pertanyaan dan Jawaban Wawancara dengan Ibu Donda Lucia Yuniar Hutagalung selaku pemilik dari PT Anugraha Wening Caranadwaya 1. Sejak kapan PT Anugraha Wening Caranadwaya memulai usahanya? Jawab: PT ANWECA memulai usahanya pada tahun Pada awal berdirinya, Ibu Donda meminjam badan hukum milik ayahnya yang sudah lama tidak aktif, yaitu CV Mardohar. Hal ini dilakukannya untuk menjadi pemasok PT Freeport Indonesia yang pada waktu itu membutuhkan ratusan seprei tiap tahunnya dengan membangun perusahaan yang legal. Seiring berjalannya waktu, Ibu Donda tidak hanya memasok seprei untuk PT Freeport Indonesia, dia kemudian sedikit mengubah bisnis inti menjadi garmen dengan mendirikan PT Anugraha Wening Caranadwaya (ANWECA) yang banyak berkecimpung di bidang penyedia pakaian perusahaan dengan memproduksi seragam dan pakaian pekerjaan berat (uniform and heavy duty working clothes) khususnya untuk perusahaan tambang. 2. Apa visi dan misi dari PT ANWECA? Jawab: Visi dan misi kami adalah memproduksi, dan memasarkan produk yang selama ini masih impor agar menjadi kandungan lokal. Maka dari itu kami pun menerapkan kriteria yang sangat ketat untuk produk kami. Untuk urusan keunggulan produk, Ibu Donda memiliki beberapa 3 kategori:

78 78 a. Mempunyai pasar, pembeli yang pasti, dan merupakan barang yang dikonsumsi setahun beberapa kali, diutamakan untuk kebutuhan perusahaan secara regular, b. Tidak banyak pemain agar tidak repot mengurusi masalah kompetisi sehingga bisa fokus terhadap kualitas produk, c. Ramah lingkungan, kualitas setara dengan produk impor, bahkan sampai memilik sertifikat internasional tetapi harganya terekonomis di kelasnya. Ketiga sifatnya merupakan kebutuhan yang berkesinambungan, bisa menyerap banyak tenaga kerja, dan menjadi sumber penghasilan tetap di masyarakat. 3. Bagaimana dengan bagan struktur organisasi? Jawab: Bagan organisasi dapat dilihat di Job Description yang kami punyai. Terdapat 5 (lima) bagian besar, yaitu Bagian Marketing (Pemasaran), Bagian Material Supply (Persediaan), Bagian Finance (Keuangan), Bagian Produksi, dan Bagian Personalia (HRD). Dalam Job Description itu juga dapat dilihat sudah ada pemisahan tugas dan wewenang yang jelas. Wewenang dan tanggung jawab berjalan dari pimpinan tertinggi sampai karyawan, menurut garis vertikal. 4. Jenis barang apa saja yang di produksi PT ANWECA? Jawab: Barang yang kami produksi khusus untuk penyedia pakaian perusahaan, antara lain: Kemeja lengan panjang, kemeja lengan pendek, jas, jaket semi jas, poloshirt, t-shirt, jacket indoor, jacket outdoor, topi, sweater, celana panjang, coverall, safety vest, raincoat, dan produk khusus kami adalah pakaian pelindung tahan api yang merupakan pertama di Indonesia.

79 79 5. Bagaimana prosedur pembelian barang persediaan di PT ANWECA? Jawab: Dimulai dari Bagian Marketing yang menerima Purchase Order (PO) dari pelanggan. Berdasarkan PO tersebut, Bagian Marketing membuat Memo Order Produksi (MOP) yang kemudian diserahkan kepada Bagian Persediaan dan Bagian Accounting. Bagian Persediaan membandingkan MOP dengan Daftar Kebutuhan Produksi (DKP) yang diterimanya dari Bagian Produksi. Setelah membandingkan Bagian Persediaan melakukan transaksi pembelian barang persediaan dan mendapatkan faktur dari pemasok. Bagian Accounting membandingkan PO, MOP yang diterimanya dari Bagian Marketing, dan faktur dari pemasok yang diterimanya dari Bagian Persediaan. Setelah membandingkan Bagian Accounting membuat bukti kas keluar. 6. Apakah Ibu selaku pemilik perusahaan mengawasi kegiatan setiap hari? Jawab: Tidak setiap hari, saya mempercayakan setiap kegiatan di perusahaan pada karyawan, saya hanya mengecek sewaktu-waktu. Disamping itu, saat juga sedang sibuk mengurusi masalah ekspansi bisnis saya ke luar negeri, yaitu Kanada. 7. Bagaimana penanganan keamanan barang-barang persediaan dalam PT ANWECA? Jawab: Untuk barang persediaan di gudang ada bagian gudang bersama dengan stafnya yang bertugas mengawasi barang persediaan. 8. Bagaimana dengan pemilihan pemasok?

80 80 Jawab: Berdasarkan Job Description yang kami punyai, bagian persediaan bertugas untuk mencari perbandingan kualitas dan harga barang-barang yang diperlukan untuk proses produksi dari beberapa pemasok. 9. Apakah sudah pernah dilakukan stock opname terhadap persediaan? Jawab: Untuk stock opname persediaan kita lakukan secara berkala 6 bulan sekali. 10. Apakah sudah pernah dilakukan penelitian sebelumnya tentang aktifitas di toko ini? Jawab: Belum pernah LAMPIRAN 2

81 81 FOTO Bagian Depan PT Anugraha Wening Caranadwaya

82 82 Sertifikat kategori EN 533 Sertifikat kategori EN 471 Flame Resistance Protective Clothing (Baju Anti Api) Safety Vest (Rompi Keselamatan)