KATA PENGANTAR. Medan, November 2016 Ketua Lembaga Penjamin Mutu UIN Sumatera Utara Medan. Dr. M. Syahnan, M.A. dto

Transkripsi

1 KATA PENGANTAR Alhamdulillah, Segala puji bagi Allah SWT, Rabb yang Maha Pengasih dan Penyayang yang telah menganugerahkan nikmat dan rahmat-nya yang tidak terhingga, sehingga kita dapat menjalankan aktifitas sesuai dengan peran dan fungsi masing-masing. Shalawat dan salam kepada Nabi Muhammad SAW sebagai uswatun hasanah dalam kehidupan keseharian, khususnya dalam memerankan tugas kita sebagai dosen dan pegawai di Universitas Islam Negeri Sumatera Utara Medan. Standar Operasional Prosedur (SOP) UIN Sumatera Utara Medan ini disusun dalam rangka membangun budaya dan manajemen kerja yang professional, berkualitas, efisian dan efektif sesuai dengan prinsip good university governance untuk mewujudkan UIN Sumatera Utara yang JUARA (Maju dan Sejahtera). Karenanya semua unit kerja yang ada harus memahami bahwa SOP ini bukan hanya kumpulan prosedur standar, melainkan pedoman dalam memberikan pelayanan terbaik kepada semua sivitas akademika UIN Sumatera Utara. Sebagai sebuah pedoman, SOP ini akan terus menerus direview sejalan dengan perkembangan UIN Sumatera Utara Medan sehingga kualitas kegiatan dan layanan tetap terjamin. Dalam penyusunan Standard Operating Procedure (SOP) ini, diucapkan terimakasih kepada semua unit kerja di UIN Sumatera Utara Medan yang telah membantu membaca, mengkoreksi dan memberi masukan terhadap semua SOP. Terima kasih setinggi-tingginya juga disampaikan kepada Tim Regulasi UIN Sumatera Utara Medan, Tim Zona Integritas, dan Tim Lembaga Penjaminan Mutu yang super, Dr. Isnaini Harahap, MA (Sekretaris LPM); Dr. Inom Nasution, M.Pd, (Kepala Pusat Pendampingan dan Pengembangan Mutu Mahasiswa), Dr. Sahkholid Nasution, MA (Kepala Pusat Pengembangan Standar Mutu) dan Waizul Qarni, MA (Kepala Pusat Audit dan Pengendalian Mutu) yang telah berkerja ikhlas, cerdas dan tuntas dalam menyiapkan dan menyempurnakan berbagai SOP yang ada di lingkungan UIN Sumatera Utara Medan. Semoga kerja keras kita semua untuk membangun universitas yang kita cintai ini menjadi amal saleh dan memperoleh keridhaan Allah SWT. Amin. Medan, November 2016 Ketua Lembaga Penjamin Mutu UIN Sumatera Utara Medan dto Dr. M. Syahnan, M.A i

2 KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUMATERA UTARA MEDAN NOMOR: 420 TAHUN 2016 TENTANG PEMBERLAKUAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUMATERA UTARA REKTOR UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUMATERA UTARA MEDAN Menimbang : a. b. Mengingat : bahwa dalam rangka peningkatan mutu pelayanan akademik UIN SU perlu diberlakukan SOP UIN Sumatera Utara Medan bahwa SOP yang telah disusun oleh Tim Penyusun SOP UIN Sumatera Utara dipandang memadai sebagai pedoman dalam pelaksanaan kegiatan dimaksud. Undang-Undang RI Nomor: 20 Tahun 2003, tentang Sistem Pendidikan Nasional; Undang-Undang RI Nomor: 14 Tahun 2005, tentang Guru dan Dosen; Undang-Undang RI Nomor: 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi; Peraturan Pemerintah RI Nomor: 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan; Peraturan Pemerintah RI Nomor: 19 Tahun 2005 jo Peraturan Pemerintah Nomor 32 tahun 2013 tentang Standar Nasional Pendidikan; Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pencegahan dan Penanggulangan Plagiat di Perguruan Tinggi; Peraturan Presiden RI, Nomor 131 tahun 2014, tentang Perubahan IAIN Sumatera Utara menjadi UIN Sumatera Utara; Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 63 Tahun 2009 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan; Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 49 Tahun 2014 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi; ii

3 10 Peraturan Menteri Agama RI Nomor 55 tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja UIN Sumatera Utara Medan; 11 Peraturan Menteri Agama RI Nomor 10 tahun 2016 tentang Statuta UIN Sumatera Utara Medan; 12 Keputusan Menteri Keuangan RI Nomor: 190/PMK.05/2012, tentang Tata Cara Pembayaran dalam rangka Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; 13 Keputusan Menteri Agama RI Nomor B.II/3/1604 Tahun 2016 tentang Pengangkatan Rektor Universitas Islam Negeri Sumatera Utara Medan 14 Surat Keputusan Rektor Nomor 396 tanggal 28 Oktober 2016 tentang Tim Kerja Pembangunan Zona Integritas menuju Wilayah Bebas Korupsi dan wilayah Birokrasi bersih dan Melayani. M E M U T U S K A N MENETAPKAN : KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUMATERA UTARA MEDAN TENTANG PEMBERLAKUAN SOP UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUMATERA UTARA MEDAN Pertama : Menetapkan pemberlakuan SOP UIN Sumatera Utara Medan. Kedua SOP UIN Sumatera Utara Medan ini agar dipergunakan sebagai panduan pelaksanaan kegiatan akadermik dan non akademik di semua unit di lingkungan Universitas Islam Negeri Sumatera Utara Medan Ketiga Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan, dengan ketentuan bahwa jika di kemudian hari ternyata terdapat kekeliruan,keputusan ini akan diperbaiki kembali sebagaimana mestinya. Ditetapkan di Pada Tanggal 2016 Rektor, : M e d a n : 20 Desember iii Dto Prof. Dr. Saidurrahman, M.Ag NIP Tembusan : 1. Sekjen Kementerian Agama RI di Jakarta 2. Dirjen Pendidikan Islam Kementerian Agama RI di Jakarta 3. Direktur Pendidikan Tinggi Islam Kementerian Agama RI di Jakarta 4. Kepala Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara di Medan 5. Kepala Biro AUPK UIN Sumatera Utara Medan

4 LEMBAR PENGESAHAN Disiapkan oleh : Lembaga Penjamin Mutu, dto Diperiksa oleh : Dr. Mhd. Syahnan, MA. NIP Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kelembagaan dto Prof. Dr. Syafaruddin, M.Pd NIP Wakil Rektor Bidang Administrasi Umum, Keuangan dan Kepegawaian dto Dr. Muhammad Ramadhan, MA NIP Disahkan oleh : Rektor dto Prof. Dr. Saidurrahman, M.Ag NIP iv

5 Tim Penyusun SOP UIN Sumatera Utara Medan No Nama Unit Jabatan Prof. Dr. Saidurrahman, M.Ag Rektor Penanggung Jawab Prof. Dr. Syafaruddin, M.Pd Wakil Rektor Pengarah Dr. Muhammad Ramadhan, MA Wakil Rektor Pengarah Prof. Dr. Amroeni Drajat, MA Wakil Rektor Pengarah Dr. Mhd Syahnan Wakil Rektor Koordinator Dr. Isnaini Harahap, MA Tim Regulasi UIN Ketua Sumatera Utara Dr. Inom Nasution, M.Pd Zona Integritas Wakil Ketua Dr. Sakholid Nasution, MA LPM Sekretaris Waizul Qarni, MA LPM Anggota Zakiah Lubis, MA LPM Anggota Dr. Sukiati, MA LP2M Anggota Abdul Basid, M.Pd LP2M Anggota Triana Santi, MM Perpustakaan Anggota Dr. M Ridwan, MA Pustipada Anggota Dr. Harun ar-rasyid, MA Ma had Anggota Dr. Mailin, MA Pusbangnis Anggota M. Amin al-jawie, SEI, MA Keuangan dan Anggota Perencanaan Abdul Hayat Keuangan dan Anggota Perencanaan Moraluddin Harahap, MA Kerjasama Anggota v

6 DAFTAR ISI hal Kata Pengantar i SK Rektor No 420 Tahun 2016 tentang Pemberlakuan Standar Operasional ii Prosedur (SOP) UIN Sumatera Utara Medan Lembar Pengesahan iv Tim Penyusun SOP UIN Sumatera Utara Medan v Daftar Isi vi BAGIAN I SOP VISI MISI UIN SUMATERA UTARA MEDAN 1 SOP Penyusunan Visi Misi UIN Sumatera Utara Medan 2 2 SOP Sosialisasi Visi Misi UIN Sumatera Utara Medan 5 3 SOP Peninjauan Visi Misi UIN Sumatera Utara Medan 8 4 SOP Survey Pemahaman Visi Misi UIN Sumatera Utara 11 Medan BAGIAN II SOP MAHASISWA DAN LULUSAN 5 SOP Pendaftaran Calon Mahasiswa 16 6 SOP Pembayaran Uang Kuliah (SPP) 21 7 SOP Registrasi Mahasiswa Baru 24 8 SOP Penyambutan Mahasiswa Baru 28 9 SOP Beasiswa Bidik Misi/Miskin SOP Beasiswa Bank Indonesia SOP Beasiswa DIPA SOP Beasiswa Umum SOP Pengajuan Pengurus Baru UKK/UKM SOP Pengajuan Kegiatan Turnamen/Kompetisi/ 55 Musabaqah 15 SOP Persetujuan Pencairan Dana Kegiatan UKM SOP Kepuasan Layanan Akademik Dan 61 Kemahasiswaan 17 SOP Cuti Kuliah SOP Mutasi/Transfer Mahasiswa SOP Tracer Study SOP Etika Akademik SOP Sanksi Terhadap Mahasiswa 82 BAGIAN III SOP DOSEN DAN TENAGA KEPENDIDIKAN 22 SOP Rekrutmen Dosen dan Pegawai SOP Pengangkatan CPNS menjadi PNS SOP Pengelolaan Pegawai SOP Kenaikan Gaji Berkala SOP Peningkatan Kompetensi SOP Jabatan Fungsional Dosen SOP Kenaikan Jabatan Fungsional Dosen ke Guru Besar SOP Peminjaman File Pegawai SOP Evaluasi Kinerja Dosen SOP Kode Etik Dosen 125 vi

7 BAGIAN IV BAGIAN V 32 SOP Penanganan Pelanggaran Etika Dosen SOP Beban Kinerja Dosen SOP Asistensi Dosen SOP Kelebihan Jam Mengajar SOP Reward dan Punishment 154 SOP PERKULIAHAN DAN KURIKULUM 37 SOP Pendaftaran Mata Kuliah (Kartu Rencana Studi) SOP Penasehat Akademik SOP Persiapan Pelaksanaan Perkuliahan SOP Pelaksanaan Perkuliahan SOP Praktikum Mata Kuliah SOP Pengendalian Proses Perkuliahan SOP Evaluasi Dosen Oleh Mahasiswa SOP Pelaksanaan Ujian Tengah Semester SOP Pelaksanaan Persiapan Ujian Semester SOP Tata Cara Pelaksanaan Ujian Akhir Semester SOP Tata Cara Penilaian Hasil Ujian SOP Pengendalian Ujian Semester SOP Penerbitan Kartu Hasil Studi (KHS) SOP Semester Antara SOP Pelayanan Laboratorium Bahasa SOP Praktek Kerja Lapangan (PKL/Magang) SOP Kuliah Kerja Nyata (KKN) SOP Pengajuan Dan Bimbingan Proposal Skripsi SOP Pra Seminar Proposal SOP Pelaksanaan Seminar Proposal SOP Pasca Ujian Seminar Proposal SOP Pembimbingan Skripsi SOP Persiapan Ujian Komprehensif SOP Pelaksanaan Ujian Komprehensif SOP Persiapan Ujian Munaqasyah SOP Pelaksanaan Ujian Munaqasyah SOP Pasca Ujian Munaqasyah SOP Ujian Kompetensi SOP Wisuda SOP Pengembangan Kurikulum SOP Peninjauan Kurikulum 277 SOP KEUANGAN 48 SOP Penyusunan Anggaran SOP Pengusulan Program Dan Anggaran SOP Pelaporan Program Dan Kegiatan SOP Pelaporan Penerimaan Dana Pendidikan SOP Pelaporan Penerimaan Dana Sewa Aset SOP Pelaporan Pengelolaan Hutang SOP Pelaporan Pengelolaan Kas Operasional SOP Pengelolaan Piutang SOP Pengelolaan SPMI 309 vii

8 BAGIAN VI BAGIAN VII BAGIAN VIII 57 SOP Surat Perintah Pencairan Dana Internal 314 SOP SARANA PRASARANA 58 SOP Permintaan Barang SOP Pengadaan Sarana Prasarana Rutin SOP Pengadaan Sarana Prasarana Dengan Metode 326 Penunjukan Langsung 61 SOP Pengadaan Sarana Prasarana Dengan Metode 332 Pelelangan Umum Prakualifikasi 62 SOP Pengadaan Sarana Prasarana Dengan Metode 339 Pelelangan Umum Pasca Kualifikasi 63 SOP Pemeliharaan Sarana Prasarana SOP Perbaikan Dan Pergantian Sarana Prasarana SOP Pengelolaan Sarana Prasarana SOP Penghapusan Sarana Prasarana (Milik Negara) SOP Inventarisasi Kekayaan Negara SOP Penggunaan Gedung Perkuliahan SOP Penggunaan Gedung Rektorat SOP Penggunaan Gedung Gelanggang Mahasiswa SOP Penggunaan Aula SOP Penggunaan Mesjid SOP Pemeliharaan Kebersihan SOP Peminjaman Kenderaan Dinas SOP Perubahan Fungsi Gedung SOP Tata Persuratan SOP Pelayanan Terhadap Tamu Pimpinan SOP Pengaduan Langsung SOP Pengaduan Melalui Kotak Surat SOP Penanganan Pengaduan 416 SOP SISTEM INFORMASI 81 SOP Pengembangan Sistem Informasi SOP Pemeliharaan Jaringan 423 SOP PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT SOP PENELITIAN 83 SOP Pelatihan Penelitian SOP Rekrutmen Penilai Internal SOP Desk Evaluation (Evaluasi Proposal) SOP Seminar Pembahasan Proposal SOP Penetapan Pemenang SOP Kontrak Penelitian SOP Monev Penelitian SOP Seminar Hasil Penelitian Internal SOP Pelaporan Hasil Penelitian SOP Tindak Lanjut Penelitian SOP Sistem Penghargaan SOP Penjaminan Mutu Penelitian dan SDM SOP Workshop Pelatihan Peningkatan Mutu Penelitian 463 viii

9 BAGIAN IX BAGIAN X 96 SOP Kerjasama Penelitian Dengan Pihak Lain SOP Penelitian Kompetitif Dosen SOP Penelitian Kompetitif Mahasiswa SOP Pernerbitan Jurnal Ilmiah SOP Peningkatan Mutu Penelitian 481 SOP PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT 101 SOP Pelatihan Dan Klinik Proposal Pengabdian 485 Masyarakat 102 SOP Rekrutmen Penilai Internal SOP Desk Evaluation (Evaluasi Proposal) SOP Seminar Pembahasan Proposal SOP Penetapan Pemenang SOP Kontrak Pengabdian Masyarakat SOP Monev Pengabdian Kepada Masyarakat SOP Seminar Hasil Pengabdian Kepada Masyarakat 503 Internal 109 SOP Pelaporan Hasil Pengabdian Kepada Masyarakat SOP Tindak Lanjut Pengabdian Kepada Masyarakat SOP Sistem Penghargaan SOP Penjaminan Mutu Pengabdian Kepada Masyarakat 512 dan SDM 113 SOP Workshop Pelatihan Peningkatan Mutu 515 Pengabdian Kepada Masyarakat 114 SOP Kerjasama Pengabdian Kepada Masyarakat 517 Dengan Pihak Lain 115 SOP Pengabdian Kepada Masyarakat Kompetitif Dosen SOP Pengabdian Kepada Masyarakat Kompetitif 526 Mahasiswa 117 SOP Pernerbitan Karya Pengabdian Masyarakat 530 SOP KERJASAMA. 118 SOP Penjajakan Kerjasama SOP Pelaksanaan Kerjasama SOP Kerjasama Dalam Negeri SOP Kerjasama Luar Negeri SOP Monitoring Dan Evaluasi Kerjasama SOP Survey Kepuasan Mitra SOP Penataan Arsip Dinamis Bagian Kerjasama SOP Pengelolaan Surat Keluar Bagian Kerjasama SOP Pengelolaan Surat Masuk Bagian Kerjasama SOP Pencairan Dana Kerjasama 578 LEMBAGA PENJAMINAN MUTU 128 SOP Pengendalian Mutu Dokumen (Persetujuan dan 582 Penerbitan Dokumen) 129 SOP Pengendalian Mutu Dokumen (Perubahan Dokumen 585 Mutu) 130 SOP Pengendalian Mutu Dokumen (Pengendalian 589 Eksternal) ix

10 BAGIAN XI 131 SOP Pengendalian Mutu Dokumen (Dokumen Standar 592 Unit) 132 SOP Dokumentasi Penjaminan Mutu SOP Manual Mutu SOP Pengendalian Arsip (Hard Copy) SOP Pengendalian Arsip (Soft Copy) SOP Komunikasi Internal SOP Audit Mutu Internal SOP Pelaksanaan Audit Mutu Internal SOP Analisis Data Dan Pelaporan SOP Tindakan Pencegahan SOP Tindakan Perbaikan SOP Tinjauan Managemen SOP Pengendalian Produk Tidak Sesuai SOP Akreditasi Prodi SOP Penjaminan Mutu Internal SOP Pelaksanaan Penjaminan Mutu Internal SOP Monitoring Dan Evaluasi Internal SOP Panduan Perkuliahan SOP Kelembagaan Dan Pengembangan Program Studi 673 PASCASARJANA 150 SOP Tata Pamong Pascasarjana SOP Pendaftaran Calon Mahasiswa Pascasarjana SOP Registrasi Mahasiswa Pascasarjana SOP Orientasi Mahasiswa Pascasarjana SOP Matrikulasi 698 SOP Pelaksanaan Perkuliahan Oleh Mahasiswa Pascasarjana SOP Survey Proses Perkuliahan Oleh Mahasiswa Pascarsarjana 157 SOP Pelaksanaan Uts Dan Uas Pascasarjana SOP Pencatatan Hasil Uas Mahasiswa Pascasarjana SOP Pelayanan Laboratorium Bahasa Pascasarjana SOP Ujian Komprehensif SOP Penyusunan Tesis SOP Penyelenggaraan Ujian Tesis SOP Seminar Proposal Disertasi SOP Penyusunan Disertasi SOP Pembimbing Disertasi SOP Penyelenggaraan Ujian Pendahuluan Disertasi 743 SOP Penyelenggaraan Ujian Akhir Disertasi (Promosi Doktor) 168 SOP Monitoring Dan Evaluasi Disertasi SOP Penyelenggaraan Wisuda Pascasarjana SOP Ujian Rekualifikasi SOP Peninjauan Kurikulum Pascasarjana SOP Penyusunan Anggaran Pascasarjana 771 x

11 BAGIAN XII BAGIAN XIII 173 SOP Pelaksanaan Anggaran Pascarasjana SOP Evaluasi dan Analisis Anggaran Pascasarjana SOP Pelayanan Tata Persuratan Pascasarjana SOP Kerjasama Kelembagaan Pascasarjana SOP Layanan Perpustakaan Pascasarjana SOP Pemeliharaan Kebersihan Di Lingkungan Pascasarjana 794 SOP PERPUSTAKAAN 179 SOP Penerbitan Kartu Anggota Perpustakaan SOP Proses Pengolahan Bahan Pustaka SOP Peminjaman Cd, Dvd Dan Kaset SOP Peminjaman Koleksi Buku SOP Pemulangan Pinjaman Koleksi SOP Pendaftaran Anggota Baru SOP Pengumpulan Abstrak Skripsi, Tesis Dan Disertasi SOP Bebas Pustaka SOP E-Repository 821 SOP UNIT PENDUKUNG SOP PUSAT BISNIS 188 SOP Galery Mart SOP UIN SU Catering (Bakery And Cake) SOP Kantin Di Lingkungan UIN SU Medan SOP Travel UIN SU Medan SOP Pengembangan Bisnis UIN SU Medan 832 SOP MA HAD 193 SOP Penerimaan Santri Baru SOP Kegiatan Santri (Pembelajaran Malam) 839 SOP PUSAT BAHASA 195 SOP Penggunaan Laboratorium Bahasa SOP Ujian TOEFL SOP Ujian TOAFL 849 SOP PENGAMANAN KAMPUS 198 SOP Prosedur Pengamanan Kampus SOP Prosedur Shift Penjagaan Kampus 855 xi