PERSYARATAN UMUM PENGADAAN BARANG & JASA eprocurement PT. Bukit Asam (Persero) Tbk

Transkripsi

1 PERSYARATAN UMUM PENGADAAN BARANG & JASA eprocurement PT. Bukit Asam (Persero) Tbk I. Pengertian 1. Aanwijzing adalah pemberian penjelasan kepada Peserta Pengadaan Barang dan Jasa mengenai Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS) Pengadaan Barang dan Jasa yang telah ditetapkan Pelaksana Pengadaan. 2. Anak Perusahaan BUMN adalah perusahaan yang sahamnya minimum 90% (sembilan puluh persen) dimiliki Badan Usaha Milik Negara (BUMN). 3. Badan Usaha Milik Negara, yang selanjutnya disebut BUMN, adalah badan usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki oleh negara melalui penyertaan secara langsung yang berasal dari kekayaan negara yang dipisahkan. 4. Barang dan Jasa adalah semua bentuk produk dan/atau layanan yang dibutuhkan oleh Pengguna Barang dan Jasa. 5. Barang Titipan (Consignment Stock) adalah barang stock milik penyedia barang yang disimpan di gudang perusahaan dan tidak dicatat sebagai persediaan. 6. Dokumen Pengadaan adalah dokumen yang diperlukan dalam proses pengadaan barang dan jasa yang dimulai dari permintaan sampai dengan hak dan kewajiban para pihak terpenuhi sesuai ketentuan dalam perjanjian. 7. e-procurement adalah cara Pengadaan Barang dan Jasa dengan menggunakan sarana elektronik (seperti : Internet, Electronic Data Interchange dan ). 8. Ellipse adalah sistem komputerisasi terpadu yang dipergunakan perusahaan untuk antara lain proses Pengadaan Barang dan Jasa. 9. Forward Purchase Agreement (FPA) adalah jenis kontrak pembelian dimuka, barang disiapkan (stock) di gudang pemasok dan untuk pengambilannya menggunakan formulir Release Order (RO) sesuai dengan kebutuhan yang disetujui oleh Pejabat yang berwenang dengan jangka waktu kontrak minimal 1 (satu) tahun. Kontrak sistem ini biasa dikenal dengan nama Blanket Order. 10. Jasa Konsultasi adalah layanan jasa keahlian profesional baik secara individu dan/atau kelembagaan dalam berbagai bidang untuk mencapai sasaran tertentu yang keluarannya dapat berbentuk laporan dan/atau piranti lunak serta disusun secara sistematis berdasarkan kerangka acuan kerja (term of reference) yang ditetapkan pengguna (user) atau dari konsultan. 11. Jasa Pemborongan adalah layanan pekerjaan pelaksanaan konstruksi atau wujud fisik lainnya yang perencanaan teknis dan spesifikasinya berdasarkan Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS) yang ditetapkan pengguna (user) atau dari konsultan. Halaman 1 dari 6

2 12. Jasa Lainnya adalah segala pekerjaan dan/atau penyediaan jasa selain Jasa Konsultansi dan Jasa Pemborongan. 13. Kemitraan adalah kerjasama usaha saling menguntungkan antara Penyedia Barang dan Jasa yang masing-masing pihak mempunyai hak, kewajiban, wewenang dan tanggungjawab yang jelas berdasarkan kesepakatan bersama yang dituangkan dalam perjanjian tertulis. 14. Kontrak/Perjanjian adalah perikatan antara Perusahaan sebagai pengguna dengan Penyedia Barang dan Jasa dalam pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa. 15. Owner s Estimate (OE) atau Harga Perhitungan Sendiri (HPS) adalah perkiraan harga untuk Pengadaan Barang dan Jasa yang dibuat secara keahlian oleh Satuan Kerja Logistik. 16. Pakta Integritas adalah surat pernyataan yang ditandatangani oleh pelaksana Pengadaan Barang dan Jasa, peminta dan peserta yang mengikuti proses Pengadaan Barang dan Jasa. 17. Pekerjaan Kompleks (sophisticated) adalah pekerjaan yang memerlukan teknologi tinggi dan/atau mempunyai risiko tinggi dan/atau menggunakan peralatan yang didesain khusus dan/atau bernilai di atas Rp ,- (lima puluh miliar rupiah). 18. Pelaksana Pengadaan adalah panitia pengadaan, atau pejabat satuan kerja, atau tim kerja tertentu, untuk melaksanakan Pengadaan Barang dan Jasa sesuai ketentuan yang berlaku. 19. Pelelangan Terbuka adalah pengadaan dengan cara diumumkan secara luas melalui papan pengumuman, website perusahaan, dan/atau media massa guna memberi kesempatan kepada Penyedia Barang dan Jasa yang memenuhi kualifikasi untuk mengikuti pelelangan. 20. Pemilihan Terbatas atau Pemilihan Langsung adalah metoda pemilihan Penyedia Barang dan Jasa yang dilakukan melalui pemberitahuan tertulis dalam bentuk SPPH kepada Penyedia Barang dan Jasa yang telah terdaftar sebagai rekanan pada Aplikasi Eprocurement PT. Bukit Asam (Persero) Tbk dan jika dipandang perlu dapat mengundang Penyedia Barang dan Jasa yang belum masuk pada Aplikasi Eprocurement PT. Bukit Asam (Persero) Tbk yang selanjutnya jika dinyatakan sah wajib mendaftar pada aplikasi eprocurement PT. Bukit Asam (Persero) Tbk. 21. Penunjukan Langsung adalah cara pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa dengan cara menunjuk langsung 1 (satu) atau lebih Penyedia Barang dan Jasa. 22. Pengadaan Barang dan Jasa adalah suatu proses Pengadaan Barang dan Jasa yang dimulai dari permintaan sampai dengan diterbitkannya Berita Acara Penerimaan Barang dan Jasa. 23. Pengguna (user) adalah satuan kerja dilingkungan perusahaan dan/atau lembaga lain diluar PT Bukit Asam (Persero) Tbk yang menggunakan barang dan jasa. 24. Pembelian Langsung adalah pembelian terhadap barang yang diperdagangkan secara swalayan dengan telah diberikan label harga atau barang-barang yang terdapat di pasar lingkungan perusahaan dengan harga yang berlaku di pasar atau barang-barang yang dibutuhkan seketika. 25. Pengadaan Barang dan Jasa tertentu yang bersifat substansial (bukan bersifat rutin) adalah Pengadaan Barang dan Jasa yang bersifat pengembangan atau investasi melalui kajian yang dibuat oleh satuan kerja berwenang atau lembaga profesional yang ditunjuk yang nilainya diatas 1 (satu) juta dolar US. Halaman 2 dari 6

3 26. Persediaan Barang Gudang (stock item) adalah barang persediaan yang dipergunakan oleh perusahaan untuk keperluan operasional dan disimpan di gudang dengan diberi kode penomoran (stock code). 27. Persediaan Non Stok (non stock item) adalah barang persediaan yang dipergunakan untuk keperluan operasional yang langsung pakai atau tidak disimpan di gudang. 28. Perusahaan adalah PT Bukit Asam (Persero) Tbk. 29. Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS) atau Kerangka Acuan Kerja (KAK) atau Terms of Reference (TOR) adalah dokumen yang disusun oleh Pelaksana Pengadaan sebagai pedoman dalam proses pembuatan dan penyampaian penawaran oleh calon penyedia Barang dan Jasa serta sebagai pedoman dalam pelaksanaan pengadaan. 30. SPPH adalah Surat Permintaan Penawaran Harga. 31. Usaha kecil termasuk koperasi adalah kegiatan ekonomi rakyat yang berskala kecil dan memenuhi kriteria yang ditetapkan oleh perundang-undangan yang berlaku. II. Penyedia Barang dan Jasa Penyedia Barang dan Jasa adalah badan usaha, termasuk BUMN dan anak perusahaan BUMN, badan hukum atau perorangan atau instansi/lembaga pemerintah yang kegiatan usahanya menyediakan barang dan jasa, dan sudah terdaftar sebagai rekanan pada Aplikasi Eprocurement PT. Bukit Asam (Persero) Tbk yang telah di setujui oleh PT. Bukit Asam (Persero) Tbk. III. Jaminan Penawaran (Bid Bond) Bila total penawaran di atas Rp ,- (dua ratus juta rupiah) harus melampirkan Jaminan Penawaran (Bid-Bond) berupa Surat wajib menyampaikan jaminan penawaran (bid bond) minimal sebesar 1 % (satu persen) dari total harga penawaran (termasuk PPN 10%) yang dikeluarkan oleh Bank Umum, Bank Pemerintah dan Bank Devisa. Untuk pekerjaan Jasa Konsultasi dan penyedia barang/jasa yang berbadan hukum luar negeri tidak diperlukan Jaminan Penawaran, selanjutnya ketentuan Jaminan Penawaran akan diatur lebih lanjut dalam RKS/KAK. IV. Jaminan Pelaksanaan (Performance Bond) Untuk pengadaan Barang dan Jasa yang nilainya di atas Rp ,- (dua ratus juta rupiah) penyedia barang wajib memberikan jaminan pelaksanaan (performace bond) minimal sebesar 5 % (lima persen) dari total nilai pengadaan Barang dan Jasa yang dikeluarkan oleh Bank Umum atau Bank Devisa atau Bank Pemerintah, yang diserahkan paling lambat 14 (empat belas) hari kalender sejak diterbitkan Surat Penetapan Pelaksana Penyedia Barang/Jasa, apabila tidak disampaikan dalam batas waktu yang telah ditetapkan tersebut, maka Surat Penetapan Pelaksana Penyedia Barang/Jasa dapat dibatalkan. Halaman 3 dari 6

4 V. Denda Keterlambatan 1. Sanksi dalam hal penyedia Barang dan Jasa tidak memenuhi kewajibannya, dikenakan denda 1 (satu permil) per hari dengan maksimum denda 5% (lima persen) dari nilai barang atau jasa yang tidak dipenuhi kewajibannya. 2. Apabila terjadi keterlambatan penyerahan barang lebih dari 7 (tujuh) hari kalender dari jangka waktu yang telah di tetapkan dan atau tidak dapat menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan jadwal pelaksanaan pekerjaan yang telah di tetapkan atau penyelesaiaan terlambat lebih dari 25 (dua puluh lima) hari kalender dari jangka waktu yang telah di tetapkan, maka : a. Dikenakan sanksi berupa Surat Peringatan Pertama (SP-1) b. Apabila setelah 14 (empat belas) hari kalender sejak tanggal Surat Peringatan Pertama tidak menunjukan penyelesaiaan maka di keluarkan Surat Peringatan Kedua (SP-II). c. Apabila setelah 21 (Dua puluh satu) hari kalender sejak tanggal Surat Peringatan Kedua tidak menunjukan penyelesaiaan maka di keluarkan Surat Peringatan Ketiga (SP-III). d. Apabila tidak dapat menyerahkan barang atau menyelesaikan pekerjaan dalam waktu 25 (dua puluh lima) hari kalender atau telah di peringatan sampai dengan 3 (tiga) kali berturutturut tetap tidak memberikan tanggapan, maka PT. Bukit Asam (Persero) Tbk secara sepihak memutuskan perjanjian seluruhnya atau sebagian lingkup pengadaan atau pekerjaan dan semua kerugian yang di timbulkan atas pemutusan perjanjian tersebut tidak menjadi tanggung jawab PT. Bukit Asam (Persero) Tbk. VI. Pembayaran Pembayaran kepada Perusahaan yang di tunjuk sebagai pelaksana pengadaan barang maupun jasa, dilaksanakan oleh Satuan Kerja Perbendaharaan dan Pendanaan PT. Bukit Asam (Persero) Tbk, setelah barang atau jasa di terima secara benar dan akan di lakukan pembayaran paling lambat selama 30 (tiga puluh) hari kalender sejak di terimanya tagihan/invoice secara lengkap dan benar yang di sertai : a. Surat permintaan pembayaran asli ditujukan kepada Senior Manajer Perbendaharaan dan Pendanaan PT. Bukit Asam (Persero) Tbk (sebanyak 2). b. Kwitansi asli bermaterai (sebanyak 2). c. Asli Purchase Order atau Berita Acara serah terima pekerjaan (sebanyak 2). d. Kelengkapan Pajak : Faktur Pajak Asli Lembar 1 (1 set) SPT Masa PPN (1 set) SSP terhutang yang telah di sahkan oleh kantor pelayanan pajak (1 set) Copy PKP dan NPWP yang baru (1 set). Halaman 4 dari 6

5 VII. Keadaan Memaksa (Force Majeure) 1. Hal-hal yang menghambat jalannya pelaksanaan pekerjaan yang tidak dapat di atasi oleh siapapun juga antara lain : a. Bencana alam : Gempa Bumi, Angin Topan, Tanah Longsor, Banjir dan Epidemi. b. Kebakaran. c. Peperangan, Pemberontakan, Huru-hara dan Blokade. d. Radiasi pencemaran radio aktif akibat bahan nuklir atau dari sampah nuklir, letusan radio aktif atau gangguan yang di sebabkan oleh ledakan nuklir atau komponen nuklir. e. Tekanan gelombang udara yang di akibatkan oleh pesawat terbang atau alat angkut udara lainnya yang terbang dalam kecepatan udara yang sama atau di atas kecepatan suara. f. Perubahan kebijakan pemerintah di bidang Moneter yang secara resmi di umumkan oleh Pemerintah Republik Indonesia, maka harga dari sisa pekerjaan yang belum di serahkan dapat di sesuaikan berdasarkan kesepakatan kedua pihak sesuai dengan petunjuk yang di keluarkan oleh Pemerintah Republik Indonesia. 2. Apabila terjadi keadaan memaksa (Force Majeure), pihak yang terkena harus memberitahukan secara tertulis ke PT. Bukit Asam (Persero) Tbk di sertai dengan Surat Keterangan yang syah dari Pemerintah Daerah setempat atau instansi yang berwenang dan harus di ajukan sebagai alasan selambat-lambatnya dalam 7 (tujuh) hari kalender sejak terjadinya keadaan memaksa tersebut. 3. Atas pemberitahuan tersebut, maka PT. Bukit Asam (Persero) dapat menyetujui atau menolak secara tertulis keadaan memaksa itu dalam jangka waktu 7 (tujuh) hari kalender sejak di terimanya pemberitahuan keadaan memaksa tersebut. 4. Apabila dalam waktu 7 (tujuh) hari kalender setelah PT. Bukit Asam (Persero) Tbk menerima pemberitahuan tentang terjadinya Force Mejeure, belum menyatakan persetujuannya, maka di anggap telah menyetujui keadaan tersebut. Halaman 5 dari 6

6 VIII. Aspek K3L Pelaksana penyedia pengadaan Barang dan Jasa harus tunduk dan wajib mematuhi peraturan Keselamatan & Kesehatan Kerja dan Lingkungan (K3L) yang berlaku di PT. Bukit Asam (Persero) Tbk, sbb : 1. Penyedia Barang dan Jasa wajib menyediakan perlengkapan keselamatan kerja yang di butuhkan untuk pegawai/karyawannya sesuai dengan peraturan yang berlaku dalam pelaksanaan pekerjaaan di lingkungan PT. Bukit Asam (Persero) Tbk. 2. Harus di pastikan bahwa semua barang dan jasa yang di pasok harus memenuhi aspek K3L. 3. Terhadap barang-barang yang di pasok mengandung unsur B3 (Bahan berbahaya dan beracun) maka penyedia barang dan jasa wajib melampirkan Material Safety Data Sheet (MSDS). 4. Penyedia barang dan jasa dalam kegiatannya dilarang melakukan hal-hal yang tidak berhubungan dengan pekerjaan, yang dapat menimbulkan kecelakaan, pencemaran atau merusak lingkungan. IX. Penyelesaian Perselisihan 5. Apabila terjadi perselisihan, maka perselisihan tersebut akan di selesaikan secara musyawarah untuk mufakat. 6. Apabila jangka waktu 14 (empat belas) hari sejak dimulainya musyawarah tersebut tidak tercapai kesepakatan, maka semua perselisihan yang timbul, akan menyelesaikannya melalui Pengadilan Negeri Muara Enim di Muara Enim Sumatera Selatan. Halaman 6 dari 6