SISTEM INFORMASI PENDATAAN CALON PEGAWAI PADA KANTOR BADAN KEPENDUDUKAN KELUARGA BERENCANA NASIONAL PROVINSI JAWA TENGAH

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI PENDATAAN CALON PEGAWAI PADA KANTOR BADAN KEPENDUDUKAN KELUARGA BERENCANA NASIONAL PROVINSI JAWA TENGAH YANUAR WAHYU WIDODO Program Studi Sistem Informasi S1, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Dian Nuswantoro Semarang Url : @mhs.dinus.ac.id ABSTRAK Proses pendataan calon pegawai di Badan Kependudukan Keluarga Berencana Provinsi Jawa Tengah masih menggunakan sistem manual dan belum terkomputerisasi. Dengan metode pendataan manual masih terdapat beberapa kendala di dalam pendataan calon pegawai, diantaranya penyimpanan manual memerlukan lebih banyak tempat, kurang terstrukturnya penyimpanan data manual sehingga mempersullit pencarian data dan kurangnya akurasi data calon pegawai. Untuk itu diperlukan sistem pendataan calon pegawai yang mampu memberikan akurasi data yang baik dan mampu memberikan output berupa laporan data para calon pegawai. Pembangunan sistem memanfaatkan tools pengolahan database MySQL dan Visual Basic 6.0 untuk interface sistem pendataan calon pegawai. Dengan pembangunan sistem ini diharapkan mampu menyelesaikan permasalahan pendataan calon pegawai. Kata Kunci: Pegawai,Pendataan,sistem,database,Manual

2 Latar Belakang Dalam instansi kepemerintahan memiliki berbagai standar yang diberlakukan. Dengan adanya standar kerja diharapkan semua kegiatan dapat sesuai tujuan awal yang ditetapkan dan tidak menyimpang dari tujuan. Seiring dengan standar kerja yang tinggi haruslah seimbang dengan kualitas kinerja Sumber Daya Manusia yang mumpuni. Badan Kependudukan Keluarga Berencana Nasional adalah lembaga pemerintah Non Departemen Indonesia yang melaksanakan tugas pada bidang keluarga berencana dan keluarga sejahtera. Badan Kependudukan Keluarga Berencana Nasional membantu kinerja pemerintah dalam bidang kesejahteraan keluarga indonesia. Badan Kependudukan Keluarga Berencana Nasional memiliki wewenang untuk: 1. Menyusun rencana nasional secara makro dibidangnya 2. Perumusan kebijakan dibidangnya untuk mendukung pembangunan secara makro 3. Perumusan kebijakan pengendalian angka kelahiran dan penurunan angka kematian ibu, bayi dan anak. 4. Penetapan sistem informasi dibidangnya 5. Perumusan pedoman pengembangan kualitas keluarga Kantor Badan Kependudukan Keluarga Berencana Nasional provinsi Jawa Tengah adalah salah satu unsur pendukung tugas Badan Kependudukan Keluarga Berencana Nasional. Dalam upaya peningkatan kesejahteraan keluarga indonesia khususnya di wilayah jawa tengah, Kantor Badan Kependudukan Keluarga Berencana Nasional provinsi jawa tengah haruslah memiliki ketenaga kerjaan/sumber daya manusia yang berkompeten. Sedangkan di saat ini kantor Badan Kependudukan Keluarga Berencana Nasional jawa tengah banyak ditemui pindahnya pegawai ke Instansi lain dan banyaknya pegawai yang memasuki masa pensiun.

3 Maka untuk regenerasi atau pemenuhan kebutuhan pegawai yang selalu dilakukan, diperlukan adanya suatu pendataan yang akurat Metode Penelitian Waterfall Model adalah sebuah metode pengembangan software yang bersifat sekuensial.metode ini dikenalkan oleh Royce pada tahun 1970 dan pada saat itu disebut sebaga isi klus klasik dan sekarang ini lebih dikenal dengan sekuensial linier.selain itu Model ini merupakan model yang paling banyak dipakai oleh para pengembang software.inti dari metode waterfall adalah pengerjaan dari suatu system dilakukan secara berurutan atau secara linear.jadi jika langkah satu belum dikerjakan maka tidak akan bisa melakukan pengerjaan langkah 2, 3 dan seterusnya. Secara otomatis tahapan ke-3 akan bisa dilakukan jika tahap ke-1 dan ke-2 sudah dilakukan Gambar 2.5 Fase dalam waterfall menurut Pressman

4 Gambar 2.6 Fase Waterfall Summervile Keterkaitan dan pengaruh antar tahap ini ada karena output sebuah tahap dalam Waterfall Model merupakan input bagi tahap berikutnya, dengan demikian ketidak sempurnaan hasil pelaksanaan tahap sebelumnya adalah awal ketidak sempurnaan tahap berikutnya. Memperhatikan karakteristik ini, sangat penting bagi tim pengembang dan perusahaan untuk secara bersama-sama melakukan analisa kebutuhan dan desain system sesempurna mungkin sebelum masuk kedalam tahap penulisan kode program. Hasil Dan Pembahasan Permasalahan yang terjadi pada Kantor Badan Kependudukan Keluarga Berencana Provinsi Jawa Tengah adalah pengolahan data calon pegawai yang belum akurat dan efisien. Sistem yang berjalan hanyalahsistem pengarsipan manual yang belum terkomputerisasi. Hal ini menyebabkan beberapa masalah seperti sulitnya mencari data calon pegawai maupun data pegawai. Maka dari itu, penulis munguslkan Sistem Pendataan Calon Pegawai guna membantu menangani masalah yang ada berkaitan dengan pendataan

5 calon pegawai dan pegawai, sehingga memudahkan instansi dalam pencarian data yag diperlukan. Identifikasi Kebutuhan Informasi a. Identifikasi Data 3. Data Identitas Pegawai 3. Data CV b. Identifikasi Informasi i. Laporan Pelamar ii. Laporan Formasi Konteks Diagram Calon Pegawai identitas CV 0 Sistem Informasi Pendataan Calon Pegawai Lap pelamar Lap Formasi Pimpinan Gambar 4.1 Konteks Diagram

6 DFD Level 0 identitas 1 Pendata an Lap Pendaftaran Calon Pegawai Pimpinan Calon Pegawai Pendaftar an Lap Formasi Gambar 4.2 DFD Level 0 pendaftar

7 Entity Relationship Diagram ( ERD ) Calon Pegawai Dafta r Formasi No.urut nama alamat Tgl.lahir usia j.kelamin Kota asal No.daftar No.urut Kd.bagia Gambar 4.3 E R D No.daftar No.daftar Relationship Tabel Calon Pegawai *no_urut nama Alamat tgl_lahir Usia j.kel kota asal Daftar *no_daftar **no_urut *kd_bagian Formasi *kd_bagian n_bagian Gambar 4.4 Relationship Tabel

8 Rancangan Fisik Tabel 1. Struktur Tabel Calon Pegawai Primary key Fungsi : no_urut : Mencatat data pegawai Tabel 4.1 Tabel Calon Pegawai No Nama field Type Lebar Keterangan 1 no_urut varchar 10 Nomor urut 2 Nama varchar 30 Nama 3 Alamat Varchar 20 Alamat 4 Tgl_lahir Varchar 6 Tanggal lahir 5 Usia Varchar 3 Usia 6 J_kel Varchar 6 Jenis kelamin 7 Kota_asal varchar 10 Kota asal 2. Struktur Tabel Daftar Primary key : no_daftar Fungsi : Mencatat Data Pendaftar Tabel 4.2 Tabel Daftar No Nama Field Type Lebar Keterangan 1 no_daftar Varchar 10 Nomor daftar 2 no_urut Varchar 10 Nomor urut 3 kd_bagian Varchar 10 Kode bagian 3. Struktur Tabel Formasi

9 Primary key : kd_bagian Fungsi : Mencatat data Formasi Tabel 4.3 Tabel Formasi No Nama Field Type Lebar Keterangan 1 kd_bagian Varchar 10 Kode bagian 2 n_bagian Varchar 10 Nomor bagian Desain File Database Tabel 4.4 Struktur Database Pegawai no_urut* Nama Alamat tgl_lahir Usia j_kel Kota_asal Tabel 4.5 Struktur Database Daftar no_daftar* no_urut** kd_bagian* Tabel 4.6 Struktur Database Formasi kd_bagian* n_bagian Kamus Data 1. Calon pegawai Calon pegawai no_urut + nama + alamat + tgl_lahir + usia + j_kel + no_urut = 10 {varchar} 10

10 Nama = 10 {varchar} 30 Alamat = 10 {varchar} 20 tgl_lahir = {varchar} 6 usia = {varchar} 3 j_kel = {varchar} 6 kota_asal = {varchar}10 character = [A-Z a-z ] 2. Daftar Daftar no_daftar + no_urut + kd_bagian no_daftar = 10 {varchar} 10 no_urut = 10 {varchar} 10 kd_bagian = 10 {varchar} 10 character = [A-Z a-z ] 3. Formasi Formasi kd_bagian + n_bagian kd_bagian = 10 {varchar} 10 n_bagian = 10 {varchar} 10 character = [A-Z a-z ] Kesimpulan Dari pembahasan Tugas akhir ini. Dapat disimpulkan sebagai berikut : 1. Sistem yang ada pada Kantor Badan Kependudukan Keluarga Berencana Nasional provinsi Jawa Tengah masih tergantung dengan sistem yang di sediakan kantor pusat dan bila ada lamaran yang masuk, hanya sekedar dilakukan pencatatan di agenda surat masuk yang belum terkomputerisasi

11 2. Dengan pembahasan tadi, perlu adanya sistem yang terkomputerisasi serta perancagan yang mumpuni sehingga dapat digunakan oleh bagian kepegawaian untuk mengatasi dan mempermudah pekerjaan yang ada 3. Dengan adanya perancangan sistem pendataan calon pegawai diharapkan mampu mempermudah pencarian data pegawai yang tersedia serta dapat mengefisiensi waktu yang dibutuhkan Dengan sistem yang di rancang penulis, dapat melakukan pendataan data pegawai secara langsung sehingga bisa dilakukan pengelolaan data kepegawaian dengan lebih baik dan akurat Saran Penilitian yang telah dilakukan memperoleh hasil hasil yang sesai dengan tujuan penelitian. Penelitian dilanjutkan pada tahap pemberian saran saran untuk intansi dan untuk penelitian selanjutnya,berikut penjabarannya : Saran Bagi Instansi 1. Perlu adanya pelatihan pendataan calon pegawai dan pelatihan IT kepada pegawai pegawai yang sudah bekerja di instansi terkait, sehingga diharapkan dapat menjalankan sistem komputer yang ada secara maksimal 2. Untuk mengurangi resiko kehilangan data, perlu di lakukan penyelamatan data yaitu dengan melakukan backup data setiap bulan secara rutin 3. Penyediaan anti virus juga dapat menambah keaman sistem yang sudah berjalan, sehingga data akan bebas dari berbagai ancaman yang ada

12 Untuk Penelitian Selanjutnya Bagi penelitian selanjutnya diharapkan dapat mengembangkan program ini ataupun membuat program yang lebih baik lagi demi memajukan instansi yang terkait. Daftar Pustaka [1] Sutabri, Tata. (2005). Analisis Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi [2] Djojodiharjo, Harijono. (2014, April). [3] Hartono, Jogiyanto. (2009). Sistem Teknologi Informasi. Andi [4] o brein, james A. (2005). Pengantar sistem informasi. Jakarta: salemba 4 [5] Sutabri, Tata. (2005). Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Andi [6] Parker, follet, mary. (2014). Yani M, (2012). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Mitra Wacana media Melayu SP, (2007). Manajemen Sumber Daya Manusia. Bumi Aksara Henry Simamora, (2006). Manajemen Sumber Daya Manusia (edisi 3). Yogyakarta : STIE YKPN Rivai, Sagala Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan: Dari Teori ke Praktik. Rajawali pers Randall, (1999). manajemen Sumber Daya Manusia: Menghadapi Abad ke- 21(jilid 2). Erlangga

13 Taufik, Handayani, Prasetyo Sistem Informasi Pendataan penduduk pada kantor kepala desa ujungsari kabupaten tegal.semarang: Universitas Islam Sultan Agung Batjun, Kusnanto, Nugroho Penilaian Mutu Rumah Sakit Tugu Ibu Dengan The Malcolm Baldrige National Quality Award.Yogyakarta:Universitas Gajah Mada