BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM. akan didapatkan proses identifikasi dan analisis permasalahan.

Transkripsi

1 BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Pada bab ini membahas tentang identifikasi permasalahan, analisis permasalahan, solusi permasalahan dan perancangan sistem dalam membangun aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada KPKNL Bandung. Adapun teknik dalam pengumpulan data yaitu dengan wawancara dan observasi yang dilakukan di KPKNL Bandung. Dari proses pengumpulan data akan didapatkan proses identifikasi dan analisis permasalahan. 3.1 Identifikasi dan Analisis Permasalahan Idenfikasi permasalahan dilakukan setelah proses wawancara dan observasi. Dari proses mengumpulkan data tersebut maka didapatkan suatu titik temu dari permasalahan yang ada. Proses identifikasi dilakukan dengan cara menganalisis setiap proses bisnis dari Sub Bagian Umum dan mengacu pada standart operating procedure (SOP) yang ada dan berlaku. Melalui proses analisis yang dilakukan mulai dari proses awal surat diterima hingga surat diproses dan surat dibentuk hingga surat didistribusikan ke penerima. Diperoleh suatu kesimpulan bahwa Sub Bagian Umum mengalami kesulitan dalam melakukan pengelolaan surat pada dokumen arsip seperti pencarian dan penyusutan (retensi), pendataan untuk menghasilkan suatu laporan dan pengkodean surat, serta pendistribusian surat. Berikut alur dokumen (document flow) yang terdapat pada KPKNL Bandung untuk menangani administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar. 41

2 Document Flow Proses Penyelenggaraan Surat Masuk Gambar 3.1 Document Flow Penyelenggaraan Surat Masuk Pada proses penyelenggaraan surat masuk yang ditunjukan gambar 3.1, proses ini dimulai Kasubbag Umum menugaskan Pelaksana untuk melaksanakan urusan kegiatan surat masuk. Selanjutnya Pelaksana :

3 43 a. menerima, memeriksa kelengkapan surat atau dokumen, dan menandatangani tanda terima surat. b. Jika tidak lengkap, maka dikembalikan kembali ke Sub Bagian Umum, sedangkan jika sudah lengkap ke proses selanjutnya. c. mencatat dalam buku agenda atau menginput ke aplikasi persuratan data surat atau dokumen yang masuk d. membuat lembar disposisi atau mencetak lembar disposisi Kepala Kantor e. menyampaikan surat masuk kepada Kepala Kantor kemudian Kepala Kantor, menerima dan mempelajari serta mendisposisikan surat masuk kepada Kasubbag Umum atau para Kepala Seksi sesuai dengan bidang tugasnya. Kemudian Kasubbag Umum menugaskan Pelaksana untuk mendistribusikan surat masuk tersebut sesuai dengan disposisi Kepala Kantor. Selanjutnya Pelaksana mencatat disposisi Kepala Kantor ke buku agenda penyelenggaraan surat masuk dan mendistribusikan surat ke Kepala Seksi/Kasubbag sesuai disposisi Kepala Kantor.

4 Document Flow Proses Penyelenggaraan Surat Keluar Gambar 3.2 Document Flow Penyelenggaraan Surat Keluar Pada proses penyelenggaraan yang ditunjukan oleh gambar 3.2, proses ini berawal Kasubbag Umum menugaskan Pelaksana untuk melaksanakan urusan kegiatan surat keluar. Kemudian Pelaksana menerima dan memeriksa kelengkapan surat atau dokumen yang akan ditandatangani oleh Kepala Kantor, jika tidak lengkap maka kembali ke Sub Bagian Umum, jika lengkap selanjutnya menyampaikan surat masuk kepada Kepala Kantor. Setelah itu Kepala Kantor menerima, meneliti dan menandatangani surat atau dokumen. Proses selanjutnya pada Pelaksana :

5 45 a. menerima dan meniliti kelengkapan surat atau dokumen yang telah ditandatangani; b. mencatat dalam buku agenda surat keluar atau menginput ke aplikasi surat keluar; c. memberikan nomor, tanggal dan stempel dinas. Selanjutnya Kasubbag Umum menugaskan Pelaksana untuk mendistribusikan surat keluar sesuai dengan alamat yang dituju. Terakhir Pelaksana : a. mengetik amplop surat sesuai dengan alamat yang dituju; b. membuat tanda terima surat atau mencatat dalam buku ekspedisi; c. mengirimkan surat sesuai dengan alamat yang dituju dan meminta tanda tangan penerima; d. menyimpan arsip surat keluar.

6 Document Flow Proses Penggandaan Surat Penggandaan Surat dan Dokumen Unit Kerja Kasubbag Umum Pelaksana Mulai Melakukan permohonan penggandaan surat / dokumen Mencatat permohonan penggandaan Meminta Pelaksana untuk melakukan penggandaan Melakukan penggandaan surat Tidak Memeriksa surat hasil penggandaan Mencatat hasil penggandaan Buku Agenda Penggandaan Surat Sesuai? Surat hasil penggandaan Ya Document Flow Diagram Surat hasil penggandaan Selesai Meminta Pelaksana untuk memberikan kepada Unit Kerja ybs Surat hasil penggandaan Gambar 3.3 Document Flow Penggandaan Surat Pada proses penggandaan surat yang ditunjukan gambar 3.3, awal dari proses ini adalah Kasubbag Umum bertugas : a. menerima permohonan penggandaan surat dan dokumen dari unit kerja; b. menugaskan Pelaksana untuk menggandakan surat dan dokumen sesuai dengan permohonan; c. mencatat Pelaksanaan penggandaan ke dalam buku agenda. Selanjutnya diberikan kepada Pelaksana yang bertugas : a. melakukan penggandaan sesuai dengan permohonan dari unit kerja; b. mencatat hasil penggandaan yang telah dilakukan ke dalam buku agenda; c. melaporkan hasil penggandaan kepada Kasubbag Umum.

7 47 Kemudian Kasubbag Umum menerima dan memeriksa surat dan dokumen yang telah digandakan, selanjutnya menugaskan Pelaksana untuk menyampaikan hasil penggandaan kepada unit yang bersangkutan Document Flow Proses Penataan Surat Inaktif Penataan Arsip Inaktif Kasubbag Umum Pelaksana Mulai Arsip yang dipindahkan Menugaskan pelaksanaan urusan arsip inaktif Memeriksa kesesuaian dgn Daftar Arsipnya Daftar Arsip Tidak Sesuai? Menandatangani Berita Acara Ya Berita Acara ter-ttd Membuat Berita Acara Pemindahan Arsip Berita Acara Pemindahan Arsip Document Flow Diagram Menugaskan penataan arsip Mengklasifikasikan, menyusun, dan menyimpan arsip Arsip Inaktif Selesai Gambar 3.4 Document Flow Penataan Surat Inaktif Pada proses penataan arsip inaktif yang ditunjukan gambar 3.4, Kasubbag Umum menugaskan Pelaksana untuk menerima arsip yang dipindahkan dari unit kerja ke Kasubbag Umum dan Pelaksana memeriksa kesesuaian arsip

8 48 yang diserahkan dan menyerahkan berita acara pemindahan arsip kepada Kasubbag Umum untuk ditandatatanggani. Kemudian Kasubbag Umum membaca, meneliti dan menandatanggani berita acara tersebut. Kemudian Pelaksana mengklasifikasikan arsip berdasarkan ketentuan kearsipan selanjutnya menyimpan dan menata dalam box arsip sesuai dengan labelnya.

9 Document Flow Jadwal Retensi Arsip (JRA) Gambar 3.5 Document Flow Jadwal Retensi Arsip

10 50 Pada proses retensi arsip yang ditunjukan gambar 3.5, Kasubbag Umum menugaskan Pelaksana untuk meneliti dan mengklasifikasikan arsip yang akan disusutkan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) nya. Selanjutnya Pelaksana meneliti arsip berdasarkan JRA dan membuat konsep surat usulan pelaksanaan pemusnahan arsip dan surat keputusan pembentukan Tim/panitia Penyusutan Arsip. Selanjutnya Kasubbag Umum memeriksa dan memaraf konsep surat usulan pelaksanaan pemusnahan arsip dan keputusan pembentukan Tim/panitia Penyusutan Arsip kemudian menyampaikannya kepada Kepala Kantor. Setelah diterima kelapa Kantor selanjutnya dilakukan penandatangganan surat usulan pelaksanaan pemusnahan arsip. Setelah ditandatanggani oleh Kepala Kantor Kasubbag Umum menugaskan Pelaksana untuk memberi nomor, tanggal dan cap dinas keputusan pembentukan Tim/Panitia Penyusutan Arsip serta menyampaikannya kepada para pegawai yang menjadi ketua dan anggota tim/panitia dimaksud. Setelah itu Kantor Wilayah (Kanwil) meneruskan surat usulan Pelaksanaan pemusnahan arsip KPKNL ke Kantor Pusat untuk ditindaklanjuti. Setelah menerima persetujan pemusnahan dari kantor pusat, Kepala Kantor mendisposisikan pada Kasubbag Umum untuk menindaklanjutinya. Kasubbag Umum menugaskan Tim/Panitia Penyusutan Arsip untuk melakukan pemusnahan arsip sesuai dengan keputusan yang telah ditetapkan. Terakhir tim penyusutanarsip KPKNL Bandung melakukan pemusnahan arsip.

11 Document Flow Penerbitan Surat Tugas dan Surat Perjalanan Dinas Penerbitan ST (Surat Tugas) dan SPD (Surat Perjalanan Dinas) Kepala Kantor Kasubbag Umum Pelaksana Bendahara Mulai Menerima permohonan penerbitan ST / SPD Mendisposisikan permohonan Nota Permohonan Membuat konsep ST / SPD Nota Permohonan Tidak Konsep ST / SPD Sesuai? Mendisposisikan permohonan Ya Memeriksa dan memaraf konsep ST / SPD Menandatangani konsep ST / SPD Konsep ST / SPD ST / SPD ter-ttd Memberi stempel Melakukan proses selanjutnya yg diperlukan Document Flow Diagram ST / SPD ter-ttd dan terstempel Selesai Gambar 3.6 Document Flow Penerbitan Surat Tugas dan Surat Perjalanan Dinas Pada proses penerbitan ST dan SPD yang ditunjukan gambar 3.6, Kepala Kantor menerima permohonan penerbitan ST dan SPD dalam rangka pelaksanaan tugas dari unit kerja di lingkungan KPKNL Bandung dan mendisposisikan kepada Kasubbag Umum. selanjutnya Kasubbag Umum mendisposisikan permohonan kepada Pelaksana untuk menyusun ST dan SPD. Selanjutnya Pelaksana membuat konsep ST dan SPD sesuai nota permohonan dan disposisi serta menyampaikan ke Kasubbag Umum. Setelah diterima dan telah dikoreksi oleh Kasubbag Umum, selanjutnya disampaikan ke Kepala Kantor untuk ditandatanggani. Selanjutnya menyerahkan ST dan SPD ke bendahara untuk proses selanjutnya. 3.2 Analisis Kebutuhan Berdasarkan identifikasi dan analisis permasalahan dapat didapat bahwah permasalahan yang dihadapi KPKNL Bandung adalah kesulitan dalam pencarian

12 52 dokumen surat masuk dan surat keluar yang mengakibatkan pendistribusian arsip menjadi tidak tepat waktu, masalah lainnya yaitu kesulitan dalam menentukan dan mengetahui jadwal retensi arsip, dan juga KPKNL Bandung diharuskan untuk mematuhi SOP tentang kearsipan yang diatur dalam Keputusan Direktur Jenderal Kekayaan Negara Nomor 145/KN/2013. Dengan penerapan sistem aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar ini diharapkan dapat membantu Sub Bagian Umum dalam pengambilan keputusan terkait pengelolaan arsip pada KPKNL Bandung. Aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar ini akan melibatkan pengguna di dalamnya. Berikut telah dianalisis siapa saja yang dapat mengoperasikan dan menggunakan aplikasi ini berserta kebutuhannya : Tabel 3.1 Analisis Kebutuhan Sistem No Pengguna Kebutuhan Laporan yang Dihasilkan 1 Sub Bagian Umum a. Mampu mengimputkan arsip surat masuk dan surat keluar menjadi data digital. b. Mampu melakukan pendisposisian secara terkomputerisasi. c. Dapat mengetahui dimana arsip terdisposisi. d. Mampu menanggani peminjaman dan penggembalian arsip e. Dapat menentukan jadwal retensi arsip f. Mampu merubah status arsip 2 Kepala Kantor a. Dapat mengakses laporan surat masuk dan surat keluar perperiodik b. Dapat mengakses laporan disposisi surat a. Data arsip digital b. History disposisi arsip c. Data arsip aktif dan inaktif d. Laporan surat masuk dan surat keluar e. Laporan disposisi surat f. Laporan peminjaman dan pengembalian arsip g. Laporan arsip inaktif h. Laporan retensi arsip a. Laporan surat masuk dan surat keluar b. Laporan disposisi surat c. Laporan peminjaman dan pengembalian arsip

13 53 No Pengguna Kebutuhan Laporan yang Dihasilkan c. Dapat mengakses laporan retensi arsip secara periodik d. Dapat mengakses laporan peminjaman dan pengembalian arsip secara periodik e. Dapat mengakses laporan arsip inaktif f. Dapat mengakses laporan retensi arsip 3 Kepala Seksi a. Mampu melakukan peminjaman dan pengembalian arsip secara terkomputerisasi b. Mampu mengetahui arsip apa saja yang pernah dipinjam maupun yang telah dikempalikan c. Mampu melakukan pendisposisian secara terkomputerisasi 4 Pelaksana a. Mampu melakukan peminjaman dan pengembalian arsip b. Mampu mengetahui arsip apa saja yang pernah dipinjam maupun yang telah dikempalikan c. Mengetahui arsip apa saja yang pernah didisposisikan d. Dapat melakukan pembuatan draft surat keluar d. Laporan arsip inaktif e. Laporan retensi arsip a. History peminjaman dan penggembalian arsip b. History disposisi arsip a. History peminjaman dan penggembalian arsip b. History disposisi arsip Terdapat beberapa pengguna sistem didalam aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar ini. Dalam hal ini sub bagian umum bertindak sebagai admin dari aplikasi yang digunakan, terdapat beberapa user

14 54 pelaksana, kepala seksi dan kepala kantor yang mempunyai hak akses yang berada dalam aplikasi ini. Berikut dapat dilihat pada gambar 3.7. Cloud Sub Bagian Umum Server Kepala Kantor Kepala Seksi Pelaksana Gambar 3.7 Analisis Pengguna Sistem 3.3 Perancangan Sistem Rancangan aplikasi ini akan dibuat berdasarkan analisis sitem yang berjalan pada KPKNL Bandung, yaitu aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang akan digunakan untuk membantu seluruh pegawai di KPKNL Bandung dalam mengelola arsip serta memberikan informasi kepada Sub Bagian Umum atau Kepala Kantor untuk mendukung pengambilan keputusan. Sebelum proses pembuatan aplikasi ini ada beberapa tahapan yang harus dilakukan dengan tujuan supaya aplikasi yang dibuat dapat berfungsi baik sesuai dengan apa yang dibutuhkan, yaitu dapat membatu Sub Bagian Umum dalam pengelolaan arsip serta membantu Kepala Kantor dan pegawai yang bersangkutan untuk mendukung penggambilan keputusan. Dalam perancangan aplikasi ini ada beberapa tahapan yang harus dilakukan. adapun tahapan dalam perancangan sistem yang dilakukan adalah pembuatan alur sistem, data flow diagram (DFD), enttity relationship diagram (ERD), struktur database, dan membuat desain uji coba.

15 Alur Sistem Terdapat blok diagram dan system flow untuk aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada KPKNL Bandung, yakni blok diagram dan system flow. A. Blok Diagram Gambar 3.8 di bawah menggambarkan tentang apa saja input yang dibutuhkan, proses yang dilakukan, dan output yang dihasilkan oleh sistem administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada KPKNL Bandung. Input yang dibutuhkan untuk pemrosesan data, antara lain : data surat masuk, data jenis surat, data pegawai, dan data pengirim surat, data surat keluar, data penerima surat, dan jadwal retensi arsip. Selanjutnya pada blok proses terdapat berbagai proses pengolaan pengolaan data yang saling bekaitan, antara lain : proses pengarsipan, proses disposisi, proses peminjaman dan pengembalian, proses inaktif, dan proses retensi. Untuk blok output, hasil informasi berupa laporan terkait penerimaan surat masuk dan penerbitan surat keluar yang harus disampaikan secara berjenjang oleh KPKNL Bandung baik secara triwulanan, semesteran maupun tahunan. Laporan tersebut, antara lain : laporan pengarsipan, laporan disposisi, laporan peminjaman dan pengembalian, laporan inaktif, dan laporan retensi.

16 56 Input Diagram IPO Proses Ourput Surat Keluar Pengarsipan Pelaporan Surat Masuk Penerima Surat (mail receiver) Disposisi Pelaporan Surat Keluar Jadwal Retensi Arsip (JRA) Surat Masuk Peminjaman dan Pengembalian Pelaporan Disposisi Jenis Surat Pelaporan Peminjaman dan Pengembalian Pegawai Pengirim Surat (mail sender) Inaktif Pelaporan Inaktif Diagram IPO Retensi Pelaporan Retensi Gambar 3.8 Diagram Blok Sistem Administrasi Surat Masuk dan Keluar B. System Flow Untuk membuat aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada dibutuhkan system flow yang sesuai dengan proses dan ketentuan yang berlaku pada KPKNL Bandung. Berikut penjelasan system flow yang dibuat untuk membantu proses pembuatan aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar.

17 57 B.1 System Flow Master Jabatan System Flow Master Jabatan Sub Bagian Umum Mulai Mencatat Data Jabatan Proses Pencatatan Data Jabatan Jabatan Proses Menampilkan Data Jabtan Display Jabatan Ubah? Ya Proses Menampilkan Data Ubah Jabtan Display Ubah Jabatan Tidak Ubah Data Jabatan Proses Ubah Jabatan Hapus Ya Pilih Data Jabatan Tidak Proses Hapus Jabatan Phase Selesai Display Jabatan Gambar 3.9 System Flow Master Jabatan Pada Gambar 3.9 merupakan system flow mengelola data master jabatan yang di dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama dimulai dari memasukkan data jabatan ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan ke dalam tabel jabatan. Kemudian jika ingin melakukan perubahan data, masukkan data jabatan yang akan diubah kemudian data akan berhasil diperbarui.

18 58 B.2 System Flow Master Unit Kerja System Flow Master Unit Kerja Sub Bagian Umum Mulai Mencatat Data Unit Kerja Proses Pencatatan Data Unit Kerja Unit Kerja Proses Menampilkan Data Unit Kerja Display Unit Kerja Ubah? Ya Menampilkan Data Ubah Unit Kerja Display Unit Kerja Tidak Ubah Data Unit Kerja Proses Ubah Unit Kerja Hapus Ya Pilih Data Unit Kerja Tidak Proses Hapus Unit Kerja Phase Selesai Display Unit Kerja Gambar 3.10 System Flow Master Unit Kerja Pada Gambar 3.10 merupakan system flow mengelola data master unit kerja yang di dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama dimulai dari memasukkan data unit kerja ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan ke dalam tabel unit kerja. Kemudian jika ingin melakukan perubahan data, masukkan data jabatan yang akan diubah kemudian data akan berhasil diperbarui.

19 59 B.3 System Flow Master Pegawai System Flow Master Pegawai Sub Bagian Umum Mulai Mencatat Data Pegawai Proses Pencatatan Data Pegawai Pegawai Proses Menampilkan Data Pegawai Display Pegawai Ubah? Ya Proses Menampilkan Data Ubah Pegawai Display Pegawai Tidak Ubah Data Pegawai Proses Ubah Pegawai Hapus Ya Pilih Data Pegawai Tidak Proses Hapus Data Pegawai Phase Selesai Display Pegawai Gambar 3.11 System Flow Master Pegawai Pada Gambar 3.11 merupakan system flow mengelola data master Pegawai yang di dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama dimulai dari memasukkan data pegawai ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan ke dalam tabel pegawai. Kemudian jika ingin melakukan perubahan data, masukkan data pegawai yang akan diubah kemudian data akan berhasil diperbarui.

20 60 B.4 System Flow Master Jenis Surat System Flow Master Jenis Surat Sub Bagian Umum Mulai Mencatat Data Jenis Surat Proses Pencatatan Jenis Surat Jenis Surat Proses Menampilkan Data Jenis Surat Display Jenis Surat Ubah? Ya Proses Menampilkan Data Ubah Jenis Surat Display Jenis Surat Tidak Ubah Data Jenis Surat Proses Ubah Jenis Surat Hapus Ya Pilih Data Jenis Surat Tidak Proses Hapus Data Jenis Surat Phase Selesai Display Jenis Surat Gambar 3.12 System Flow Master Jenis Surat Pada Gambar 3.12 merupakan system flow mengelola data master jenis surat yang di dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama dimulai dari memasukkan data jenis surat ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan ke dalam tabel jenis surat. Kemudian jika ingin melakukan perubahan data, masukkan data jenis surat yang akan diubah kemudian data akan berhasil diperbarui.

21 61 B.5 System Flow Master Lokasi System Flow Master Lokasi Sub Bagian Umum Mulai Mencatat Data Lokasi Proses Pencatatan Lokasi Lokasi Proses Menampilkan Data Lokasi Display Lokasi Ubah? Ya Proses Menampilkan Data Ubah Lokasi Display Lokasi Tidak Ubah Data Lokasi Proses Ubah Lokasi Hapus Ya Pilih Data Lokasi Tidak Proses Hapus Data Lokasi Phase Selesai Display Lokasi Gambar 3.13 System Flow Master Lokasi Pada Gambar 3.13 merupakan system flow mengelola data master lokasi yang di dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama dimulai dari memasukkan data lokasi ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan ke dalam tabel lokasi. Kemudian jika ingin melakukan perubahan data, masukkan data lokasi yang akan diubah kemudian data akan berhasil diperbarui.

22 62 B.6 System Flow Master Media System Flow Master Media Sub Bagian Umum Mulai Mencatat Data Media Proses Pencatatan Media Media Proses Menampilkan Data Media Display Media Ubah? Ya Proses Menampilkan Data Ubah Media Display Media Tidak Ubah Data Media Proses Ubah Media Hapus Ya Pilih Data Media Tidak Proses Hapus Data Media Phase Selesai Display Media Gambar 3.14 System Flow Master Media Pada Gambar 3.13 merupakan system flow mengelola data master media yang di dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama dimulai dari memasukkan data media ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan

23 63 ke dalam tabel media. Kemudian jika ingin melakukan perubahan data, masukkan data media yang akan diubah kemudian data akan berhasil diperbarui. B.7 System Flow Master Pengaturan Retensi System Flow Master Pengaturan Retensi Sub Bagian Umum Mulai Jenis Surat Mencatat Data Retensi Proses Pencatatan Retensi Retensi Proses Menampilkan Data Retensi Display Retensi Ubah? Ya Proses Menampilkan Data Ubah Retensi Display Retensi Tidak Ubah Data Retensi Proses Ubah Retensi Hapus Ya Pilih Data Retensi Tidak Proses Hapus Data Retensi Phase Selesai Display Retensi Gambar 3.15 System Flow Master Pengaturan Retensi Pada Gambar 3.15 merupakan system flow mengelola data master retensi yang di dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama dimulai dari memasukkan data retensi ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan ke dalam tabel retensi. Kemudian jika ingin melakukan perubahan data, masukkan data media yang akan diubah kemudian data akan berhasil diperbarui.

24 64 B.8 System Flow Master Pengaturan Inaktif System Flow Master Pengaturan Inkatif Sub Bagian Umum Mulai Jenis Surat Mencatat Data Inaktif Proses Pencatatan Inaktif Inaktif Proses Menampilkan Data Inaktif Display Inaktif Ubah? Ya Proses Menampilkan Data Ubah Inaktif Display Inaktif Tidak Ubah Data Inaktif Proses Ubah Inakatif Hapus Ya Pilih Data Inaktif Tidak Proses Hapus Data Inaktif Phase Selesai Display Inaktif Gambar 3.16 System Flow Master Pengaturan Inaktif Pada Gambar 3.16 merupakan system flow mengelola data master inaktif yang di dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama dimulai dari memasukkan data inkatif ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan ke dalam tabel inkatif. Kemudian jika ingin melakukan perubahan data, masukkan data media yang akan diubah kemudian data akan berhasil diperbarui.

25 65 B.9 System Flow Master Atur Pengguna System Flow Master Atur Pengguna Sub Bagian Umum Mulai Pegawai Mencatat Data Pengguna Proses Pencatatan Pengguna Penggun a Proses Menampilkan Data Pengguna Display Pengguna Ubah? Ya Proses Menampilkan Data Penggunga Tidak Display Pengguna Ubah Data Pengguna Proses Ubah Inakatif Hapus Ya Pilih Data Pengguna Tidak Proses Hapus Data Pengguna Phase Selesai Display Pengguna Gambar 3.17 System Flow Master Atur Pengguna Pada Gambar 3.17 merupakan system flow mengelola data master atur pengguna yang di dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama dimulai dari memasukkan data pengguna ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan ke dalam tabel pengguna. Kemudian jika ingin melakukan perubahan data, masukkan data media yang akan diubah kemudian data akan berhasil diperbarui.

26 66 B.10 System Flow Surat Masuk System Flow Surat Masuk Sub Bagian Umum Kepala Kantor Mulai Surat Masuk Surat Masuk Memberi ke Kepala Kantor untuk Memperoleh Tujuan Disposisi Memberikan Tujuan Disposisi Surat Masuk beserta tujuan disposisi Surat Masuk beserta tujuan disposisi Mencatat Surat Masuk Proses Menyimpan Surat Masuk Display Surat Masuk Cetak? Laporan Surat Masuk Ya Mencetak Laporan Surat Masuk Tidak Surat Masuk Proses Mencetak Laporan Surat Masuk Laporan Surat Masuk Phase Selesai Gambar 3.18 System Flow Surat Masuk

27 67 Pada gambar 3.18 diatas merupukan system flow surat masuk yang di dalamnya terdapat dua aktor yaitu Sub Bagian dan Kelapa Kantor. Proses surat masuk dimulai pada saat Sub Bagian Umum menerima surat lalu memberikannya kepada Kepala Kantor untuk mendapatkan tujuan disposisi. Setelah diterima oleh Kepala Kantor, selanjutnya surat masuk diberi tujuan disposisi dan surat yang sudah mempunyai tujuan disposisi diberikan kembali kepada Sub Bagian Umum untuk dilakukan proses pencatatan surat secara digital. setelah proses pencatatan surat masuk selesai, maka Sub Bagian Umum dapat mencetak laporan surat masuk yang telah diproses, selanjutnya laporan surat masuk tersebut diberikan kepada Kepala Kantor.

28 68 B.11 System Flow Disposisi Gambar 3.19 System Flow Disposisi

29 69 Pada gambar 3.19 di atas merupakan system flow disposisi yang di dalamnya terdiri dari empat aktor yaitu Sub Bagian Umum, Pelaksnan, Kepala Seksi, dan Kepala Kantor. Proses disposisi dimulai pada saat Sub Bagian Umum menentukan tujuan disposisi kepada Kepala Seksi dengan cara mengunggah surat masuk sesuai tujuan disposisi dari kepala kantor ke dalam sistem dan diterima oleh Kepala Seksi. Kepala Seksi menerima disposisidan selanjutnya mendisposisi ke pelaksana untuk melaksanakan perihal surat masuk tersebut, setelah pelaksana menerima disposisi surat masuk dari Kepala Seksi, selanjutnya pelaksana melaksanakan perihal surat masuk tersebut dengan cara membalas liwat surat keluar. Setelah Pelaksana melakukan perihal surat masuk, Sub Bagian Umum menerima informasi pelaksanaan surat masuk dan Sub Bagian Umum dapat mencetak laporan disposisi surat masuk untuk diberikan kepada Kepala Kantor.

30 70 B.12 System Flow Surat Keluar Gambar 3.20 System Flow Surat Keluar

31 71 Pada gambar 3.20 di atas merupakan system flow surat keluar yang di dalamnya terdapat 4 aktor, yaitu Sub Bagian Umum, Pelaksana, Kepala Seksi, dan Kepala Kantor. Proses surat keluar dimulai dari pelaksana membuat draft surat keluar didalam aplikasi, kemudian draft surat keluar tersebut diberikan kepada Kepala Seksi untuk dilakukan persetujuan, jika tidak disetujui maka secara otomatis kembali lagi ke Pelaksana sedangkan disetuji maka draft surat keluar akan diberikan kepada Sub Bagian Umum untuk dicetak. Setelah proses cetak selesai, Sub Bagian Umum memberikan surat keluar kepada kepala kantor untu dimintai tanda tanggan sebagai legalitas. Setelah mendapatkan tanda tanggan Kepala Kantor, Sub Bagian Umum mengunggah surat keluar kedalam aplikasi dengan cara men-scan. Selanjuutnya Sub Bagian Umum dapat mencetak laporan surat keluar.

32 72 B.13 System Flow Arsip Inaktif System Flow Arsip Inaktif Sub Bagian Umum Kepala Kantor Mulai Mencari arsip surat Inaktif Proses Cari Arip Surat Inaktif Inaktif Display Arsip In Aktif Tidak Aktifkan Arsip? Ya Tidak Cetak? Ya Mencetak Laporan Arsip Surat Inaktif Laporan Arsip Inaktif Memilih Arsip Yang Diaktifkan Inaktif Mencetak Laporan Arsip Inaktif Selesai Proses Mengaktifkan Arsip Surat Laporan Arsip Inaktif Surat Masuk Simpan Arsip yang Diaktifkan Phase Surat Keluar Gambar 3.21 System Flow Arsip Inaktif Pada gambar 3.21 di atas merupakan system flow arsip inaktif yang di dalamnya terdapat dua aktor yaitu Sub Bagian Umum dan Kepala Kantor. Proses arsip inaktif dimulai dari Sub Bagian Umum mencari atau memilih arsip surat inaktif pada table inkatif, selanjutnya Sub bagian umum melakukan perubahan status arsip inaktif menjadi arsip kembali, jika mengaktifkan arsip maka arsip akan kembali aktif dan kembali ke tabel yang sesuai, sedangkan tidak diaktifkan

33 73 kembali Sub Bagian Umum dapat mencetak laporan arsip inaktif yang selanjutnya diberikan Kepala Kantor. B.14 System Flow Peminjaman Arsip System Flow Peminjaman Arsip Peminjam Sub Bagian Umum Kepala Kantor Mulai Konfirmasi Peminjaman Konfirmasi Peminjaman Peminjaman Memilih Arsip Dipinjam Proses Memilih Arsip Surat Yang akan Dipinjam Surat Masuk Surat Keluar Display Konfirmasi Peminjaman Pengembalian Laporan Pemninjaman Display Peminjaman Membuat Laporan Peminjaman Menentukan Tanggal dan keterangan Membuat Laporan Peminjaman Tidak Selesai Proses Menentukan Tanggal Kembali dan Keterangan Peminjaman Peminja man Cetak? Ya Melakukan Peminjaman Mencetak Laporan Peminjaman Peminjaman Phase Peminjaman Laporan Peminjaman Gambar 3.22 System Flow Peminjaman

34 74 Pada gambar 3.22 di atas merupakan system flow peminjaman arsip yang di dalamnya terdapat tiga aktor, yaitu Peminjam, Sub Bagian Umum, dan Kepala Kantor. Proses peminjaman arsip dimulai dari Peminjam menentukan arsip yang akan dipinjam dan selanjutnya peminjam menentukan tanggal pengembalian dan menyertakan keterangan peminjaman arsip. Selanjutnya Sub Bagian Umum mengkonfirmasi peminjaman arsip, proses setelah peminjaman adalah pengembalian arsip. Sub Bagian umum dapat mencetak laporan peminjaman yang selanjutnya diberikan kepada Kepala Kantor.

35 75.15 System Flow Pengembalian Arsip System Flow Pengembalian Arsip Sub Bagian Umum Kepala Kantor Mulai Melakukan Konfirmasi Pengembalian Laporan Pengembalian Proses Konfirmasi Pengembalian Peminja man Display Pengembalia n Cetak? Tidak Selesai Ya Mencetak Laporan Mencetak Laporan Pengembalian Laporan Pengembalian Phase Gambar 3.23 System Flow Pengembalian

36 76 Pada gambar 3.23 di atas merupakan system flow pengembalian arsip yang di dalamnya terdapat dua aktor, yaitu Sub Bagian Umum, dan Kepala Kantor. Proses pengembalian arsip dimulai dari sub bagian menerima pengembalian arsip dari peminjam, kemudian melakukan konfirmasi pengembalian di aplikais. Setelah mengkonfirmasi pengembalian Sub Bagian Umum mencetak laporan pengembalian arsip dan diberikan kepada Kepala Kantor.

37 77 B.16 System Flow Jadwal Retensi Arsip System Flow Jadwal Retensi Arsip Sub Bagian Umum Kepala Kantor Mulai Mencari arsip surat Mencari Arsip Surat Inaktif Inaktif Laporan Arsip Kadaluarsa Display Jadwal Retensi Arsip Selesai Melakukan Pengjapusan Arsip Kadaluarsa Penghapusan Arsip Kadaluarsa Secara Otomatis Retensi Mencetak Laporan Arsip Kadaluarsa Mencetak Laporan Arsip Kadaluarsa Laporan Arsip Kadaluarsa Phase Gambar 3.24 System Flow Jadwal Retensi Arsip

38 78 Pada gambar 3.24 di atas merupakan system flow jadwal retensi arsip yang di dalamnya terdapat dua aktor, yaitu Sub Bagian Umum dan Kepala Kantor. Proses jadwal retensi arsip dimulai dari Sub Bagian Umum mencari arsip yan sudah habis masa inaktifnya, selanjutnya Sub Bagian Umum akan melakukan penghapusan terhadap arsip yang sudah kadaluarsa, selanjutnya Sub Bagian Umum mencetak laporan jadwal retensi arsip yang diberikan kepada Kepala Kantor Data Flow Diagram Setelah proses perancangan dengan menggunakan System Flow, langkah selanjutnya dalam perancangan adalah pembuatan Data Flow Diagram (DFD) yang merupakan representasi grafik dalam menggambarkan arus data dari sistem secara terstruktur dan jelas, sehingga dapat menjadi sarana dokumentasi yang baik. DFD merupakan diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus data dan sistem secara logika. Keuntungan menggunakan DFD adalah memudahkan pemakai yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang dikembangkan. a. Context Diagram Context diagram merupakan diagram pertama dalam rangkaian suatu DFD yang menggambarkan entity yang berhubungan dengan sistem dan aliran data secara umum. Perancangan dari context diagram sistem manajemen arsip ini dapat dilihat pada Gambar 3.25

39 79 Pelaksana Data Surat Masuk Data Surat Keluar Data Disposisi Data Kepla Seksi Data Peminjaman Kepala Seksi Data Jabatan Data Pelaksana Data Disposisi Data Peminjaman Data Surat Masuk Data Jenis Surat Data Disposisi Data Retensi Data Inaktif 1 Aplikasi Administrasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Data Surat Keluar Data Surat Masuk Laporan Surat Inaktif Laporan Disposisi Laporan Surat Masuk Kepala Kantor Sub Bagian Umum Laporan Surat Keluar Laporan Retensi Arsip Data Surat Aktif Data Surat Inaktif Data Surat Keluar Laporan Peminjaman dan Pengembalian Arsip Data Retensi Peminjaman Data Inaktif Gambar 3.25 Context Diagram b. Diagram Berjenjang. Diagram berjenjang menggambarkan hirarki proses-proses dari level dan kelompok proses yang terlibat dalam sistem informasi manajemen arsip yang diawali dari context diagram sampai DFD level dan menunjukan sub prosessub proses dari context diagram. Diagram berjenjang yang terdapat dalam aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar. Diagram berjenjang ini menjelaskan hirarki proses sistem informasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada KPKNL Bandung. Diagram berjenjang ini digunakan sebagai pedoman dalam pembuatan DFD. Diagram berjenjang aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar ini terdari dari tiga proses utama yaitu mengelola data master, mengelola data

40 80 transaksi, dan mengelola laporan. Masing-masing dari proses tersebut dijabarkan kedalam beberapa sub proses. Mengelola data master memiliki sembilan proses yaitu mengelola data jabatan, mengelola data unit kerja, mengelola data pegawai, mengelola data lokasi, mengelola data media surat, mengelola data jenis surat, mengelola data inaktif surat, mengelola data retensi surat dan mengelola data pengguna. Mengelola transaksi memiliki lima proses yaitu mengelola transaksi surat, mengelola transaksi Disposisi Surat, mengelola transaksi Peminjaman dan Pengembalian arsip surat, mengelola transaksi arsip surat inaktif, dan mengelola transaksi jadwal retensi arsip. Mengelola laporan memiliki lima proses yaitu mengelola laporan surat masuk dan surat keluar, mengelola laporan disposisi surat, mengelola laporan peminjaman dan pengembalian arsip, mengelola laporan pengembalian arsip, menegelola laporan arsip surat inaktif, dan mengelola laporan jadwal retensi arsip. Perancangan dari diagram berjenjang sistem pengendalian pemakaian material ini dapat dilihat pada Gambar 3.26.

41 81 0 Aplikasi Administrasi Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar Mengelola Data Master Mengelola Data Transaksi Mengelola Laporan 1.1 Mengelola Data Jabatan 2.1 Mengelola Transaksi Surat Masuk dan Keluar 3.1 Mengelola Laporan Surat Masuk dan Keluar Mengelola Data Unit Kerja Mengelola Transaksi Disposisi Surat Mengelola Laporan Disposisi Surat 1.3 Mengola Data Pegawai 1.4 Mengelola Data Lokasi Surat 1.5 Mengelola Data Media Surat 1.6 Mengelola Data Jenis Surat 1.7 Mengelola Data Inaktif Surat 2.3 Mengelola Transaksi peminjaman Arsp 2.4 Mengelola Transaksi Surat Inaktif 2.5 Mengelola Transaksi Jadwal Retensi Arsip Meminjam Surat Perpanjangan Pinjam Surat Pengembalian Surat 3.3 Mengelola Laporan Pengembalian dan Peminjaman Arsip 3.4 Mengelola Laporan Surat Inaktif 3.5 Mengelola Laporan Jadwal Retensi Arsip 1.8 Mengelola Data Retensi Surat 1.9 Mengelola Data Pengguna Gambar 3.26 Digram Berjenjaang

42 82 c. DFD Level 0 Aplikasi Administrasi Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar Berdasarkan context diagram Gambar 3.25 maka dapat dirancang DFD Level 0 Aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan keluar dapat dilihat pada Gambar d. DFD Level 1 Proses Mengelola Data Master Berdasarkan DFD Level 0 Gambar 3.27 maka dapat dirancang DFD Level 1 pada Gambar 3.28 terdapat delapan proses yaitu mengelola data jabatan, mengelola data unit kerja, mengelola data pegawai, mengelola data lokasi, mengelola data media surat, mengelola data jenis surat, mengelola data inaktif surat, dan mengelola data retensi sura. e. DFD Level 1 Proses Mengelola Data Transaksi Berdasarkan DFD Level 0 Gambar 3.27 maka dapat dirancang DFD Level 1 pada gambar 3.29 terdapat enam proses yaitu mengelola transaksi surat masuk dan surat keluar, mengelola transaksi disposisi surat, mengelola transaksi peminjaman arsip, mengelola transaksi surat inaktif, dan mengelola transaksi jadwal retensi arsip.

43 83 Pelaksana Data Surat Masuk Data Disposisi Data Surat Keluar Data Jabatan Data Pegawai Peminjaman Kepala Seksi Data Jabatan Data Pegawai Data Peminjaman Data Surat Keluar Data Surat Masuk Data Disposisi Data Pegawai Data Jabatan Data Unit Kerja Data Jabatan Data Unit Kerja Kategori Surat 1.1 Data Pegawai Data Lokasi Surat Mengelola Data Master Data Media Surat Data Lokasi Surat 1 Jabatan 2 Unit Kerja 3 Pegawai 4 Lokasi Data Jabatan Data Unit Kerja Data Pegawai Data Lokasi Surat 1.2 Mengelola Data Transaksi Data Inaktif Data Retensi Data Media Surat 5 Media Data Media Surat Data Jenis Surat Data Jenis Surat 6 Jenis Surat Data Inaktif 7 Pengaturan Inaktif Data Inaktif Data Retensi 14 Pengaturan Retensi Data Retensi Data Pengguna 15 Data Pengguna Data Pengguna Data Surat 11 Data Surat Data Surat Data Pegawai Sub Bagian Umum Data Jabatan Data Surat Masuk Data Disposisi Surat Data Surat Keluar Data Retensi Data Peminjaman Data Inaktif Data Surat Masuk 8 Surat Masuk Data Surat Masuk Data Disposisi 10 Disposisi Data Disposisi Data Surat Keluar 9 Surat Keluar Data Surat Keluar Data Peminjaman 13 Peminjaman Peminjaman Riwayat Inaktif 12 Riwayat Inaktif Data Inaktif Riwayat Retensi 17 Riwayat Retensi Data Retensi upload 16 upload 1.3 Mengelola Laporan Kepala Kantor Laporan Surat Masuk Laporan Disposisi Laporan Surat Keluar Laporan Inaktif Laporan Retensi Laporan Peminjaman dan Pengembalian Gambar 3.27 DFD Level 0

44 84 Data Pegawai Mengelola Data Pegawai Data Pegawai 3 Pegawai Data Surat Data Surat Data Surat 11 Surat Data Jabatan Mengelola Data Jabatan Data Jabatan 1 Jabatan Sub Bagian Umum Data Unit Kerja Mengelola Data Unit Kerja Data Unit Kerja 2 Unit Kerja Data Inaktif Pengaturan Inaktif Arsip Data Inaktif 7 Pengaturan Inaktif Data Lokasi Surat Lokasi Surat Data Lokasi Surat 4 Lokasi Surat Data Media Surat Media Surat Data Media Surat 5 Media Surat Data Jenis Surat Jenis Surat Data Jenis Surat 6 Jenis Surat Data Retensi Pengaturan Retensi Arsip Data Retensi 14 Pengaturan Retensi Data Pengguna Pengguna Data Pengguna 15 Data Pengguna Gambar 3.28 DFD Level 1 Mengelola Data Master

45 Proses Transaksi Inaktif Data Inaktif 12 Riwayat Inaktif Data Inaktif 13 Peminjaman Data Peminjaman 17 Riwayat Retensi Data Retensi Mengelola Jadwal Retensi Arsip Data Inaktif Data Jadwal Retensi Sub Bagian Umum Data Peminjaman Data Peminjaman Data Disposisi Data Disposisi Data Surat Masuk Data Surat Keluar Data Surat Masuk Data Surat Keluar Pelaksana Data Disposisi Data Peminjaman Data Peminjaman Mengelola Transaksi Peminjaman Kepala Seksi Data Peminjaman Data Disposisi Data Disposisi Data Peminjaman Data Surat Masuk Data Surat Keluar 10 Disposisi Data Disposisi Data Surat Masuk Data Surat Keluar Data Pengguna Mengelola Transaksi pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar Data Surat Masuk Data Surat Keluar Data Surat Masuk Data Surat Keluar Mengelola Transaksi Disposisi 15 Data Pengguna Data Upload 16 upload 1 Jabatan 2 Unit Kerja Data Jabatan Data Unit Kerja Data Surat Masuk 3 Pegawai Data Pegawai 11 Data Surat Data Surat 4 Lokasi Surat 5 Media Surat 6 Jenis Surat Data Lokasi Surat Data Media Surat Data Jenis Surat Data Surat Keluar Data Surat Masuk 9 Surat Keluar 8 Surat Masuk Data Surat Keluar Data Surat Keluar Data Surat Masuk 7 Pengaturan Inaktif Data Inaktif 14 Pengaturan Retensi Data Retensi Data Surat Keluar Data Surat Masuk Gambar 3.29 DFD Level 1 Mengelola Data Transaksi

46 86 f. DFD Level 1 Proses Mengelola Laporan Berdasarkan DFD Level 0 Gambar 3.27 maka dapat dirancang DFD Level 1 pada gambar 3.30 terdapat enam proses yaitu mengelola laporan surat masuk, mengelola laporan surat keluar, mengelola laporan disposisi surat, mengelola laporan peminjaman dan pengembalian surat, mengelola laporan penggandaan surat, mengelola laporan surat inaktif, dan mengelola laporan jadwal retensi arsip. Kepala Kantor Laporan Surat Masuk Mengelola Laporan Surat Masuk Data Surat Masuk 8 Surat Masuk Laporan Disposis Mengelola Laporan Disposisi Data Disposisi 10 Disposisi Laporan Surat Keluar Mengelola Laporan Surat Keluar Data Surat Keluar 9 Surat Keluar Laporan Arsip Inaktif Mengelola Laporan Inaktif Data Inaktif 12 Riwayat Inaktif Laporan Retensi Arsip Mengelola Laporan Retensi Data Retensi 17 Riwayat Retensi Laporan Peminjaman dan Pengembalian Mengelola Laporan Peminjaman Data Peminjaman Arsip 13 Peminjaman Gambar 3.30DFD Level 1 Mengelola Laporan

47 87 g. DFD Level 2 Proses Mengelola Transaksi Peminjaman Arsip DFD Level 2 pada gambar 3.31 terdapat tiga proses yaitu peminjaman surat, konfirmasi peminjaman, dan pengembalian. 8 Surat Masuk 9 Surat Keluar Data Surat Masuk Data Surat Keluar Pelaksana Data Peminjaman Data Peminjaman Proses Meminjam Surat Kepala Seksi Data Peminjaman Data Pengembalian Data Peminjaman 14 Peminjaman Data Peminjaman Data Pengembalian Proses Konfirmasi Pinjaman Data Pengembalian Data Pengembalian Proses Pengembalian Surat Data Knfirmasi Sub Bagian Umum Gambar 3.31 DFD Level 2 Peminjaman Arsip Entity Relationship Diagram Entity relationship diagram (ERD) digunakan untuk menggambarkan hubungan antar tabel yang terdapat dalam sistem. ERD disajikan dalam bentuk Conceptual Data Model (CDM) pada Gambar 3.32 dan Physical Data Model (PDM) pada Gambar 3.33.

48 88 a. Conceptual Data Model Conceptual Data Model (CDM) berisi tujuh belas entity, yaitu entity Jabatan, entity unit kerja, entity pegawai, entity jenis surat, entity lokasi, entity media, entity jadwal inaktif, entity jadwal retensi, entity pengguna, entity surat, entity arsip masuk, entity arsip keluar, entity peminjaman, entity penggandaan, entity disposisi, entity riwayat inaktif, entity riwayat retensi, dan entity upload. CDM untuk aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar dapat dilihat pada gambar b. Physical Data Model Physical Data Model (PDM) menghasilkan tujuh belas tabel, yaitu tabel Jabatan, tabel unit kerja, tabel pegawai, tabel jenis surat, tabel lokasi, tabel media, tabel jadwal inaktif, tabel jadwal retensi, tabel pengguna, tabel surat, tabel arsip masuk, tabel arsip keluar, tabel peminjaman, tabel disposisi, tabel riwayat inaktif, tabel riwayat retensi, dan tabel upload. PDM untuk aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar dapat dilihat pada gambar 3.33.

49 89 Mempunyai # o # o o id_pengguna password Pengguna Integer Variable characters (100) Variable characters (50) # o id_upload path id_lokasi nama Lokasi Integer Variable characters (255) Upload Integer Variable characters (255) Mempunyai pengaturan retensi arsip # o # o o Riwayat Retensi id tanggal_retensi status Integer Date Integer id_jadwal masa_retensi Mempunyai Integer Integer # o id_unit nama Unit Kerja Integer Variable characters (100) Mempunyai # o o o nip nama tanggal_lahir alamat Pegawai Variable characters (10) Variable characters (100) Date Variable characters (255) Mempunyai Mempunyai # o id_media nama Media Integer Variable characters (255) Mempunyai Mempunyai # o o id_jabatan nama status_disposisi Mempunyai Jabatan Integer Variable characters (100) Integer Mempunyai Mempunyai Mempunyai Arsip Keluar # o o Arsip Masuk id tanggal keterangan Integer Date Text Mempunyai Mempunyai # o o o o o o o o id_surat judul_kop nomor tanggal perihal dari kepada asal instansi tanggal_masuk Surat Mempunyai Integer Variable characters (255) Variable characters (50) Date Variable characters (255) Variable characters (100) Variable characters (100) Variable characters (100) Date Mempunyai Mempunyai Mempunyai Mempunyai # o # o o Disposisi id tanggal keterangan Integer Date Text # o # o o id kepada tanggal Integer Variable characters (255) Date id_jenis nama Mempunyai Inaktif id_inaktif masa_aktif Integ Integ Jenis Surat Integer Variable characters (100) id keperluan tanggal_pinjam lama_pinjam tanggal_kembali status_pinjam Peminjaman Integer Variable characters (255) Date Integer Date Integer Mempunyai Mempunyai # o o o Riwayat Inaktif id tanggal_inaktif tanggal_aktif_kembali status Integer Date Date Integer # o o o o o Gambar 2.32 CDM Aplikasi Administrasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar

50 90 Gambar 3.33 PDM Aplikasi Administrasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar FK_MEMPUNYAI FK_MEMPUNYAI FK_MEMPUNYAI FK_MEMPUNYAI FK_MEMPUNYAI FK_MEMPUNYAI FK_MEMPUNYAI FK_MEMPUNYAI FK_MEMPUNYAI FK_MEMPUNYAI FK_MEMPUNYAI FK_MEMPUNYAI FK_MEMPUNYAI FK_MEMPUNYAI FK_MEMPUNYAI FK_MEMPUNYAI FK_MEMPUNYAI FK_MEMPUNYAI FK_MEMPUNYAI FK_MEMPUNYAI FK_MEMPUNYAI FK_MEMPUNYAI Unit Kerja id_unit nama int varchar(100) <pk> Jenis Surat id_jenis nama int varchar(100) <pk> Pegawai nip id_unit id_jabatan nama tanggal_lahir alamat varchar(10) int int varchar(100) date varchar(255) <pk> <fk1> <fk2> Lokasi id_lokasi nama int varchar(255) <pk> Media id_media nama int varchar(255) <pk> Upload id_upload id_surat path int int varchar(255) <pk> <fk> Surat id_surat id_lokasi id_jenis id_media judul_kop nomor tanggal perihal dari kepada asal instansi tanggal_masuk int int int int varchar(255) varchar(50) date varchar(255) varchar(100) varchar(100) varchar(100) date <pk> <fk1> <fk2> <fk3> Pengguna id_pengguna nik password int varchar(10) varchar(100) varchar(50) <pk> <fk> Inaktif id_inaktif id_jenis masa_aktif int int int <pk> <fk> pengaturan retensi arsip id_jadwal id_jenis masa_retensi int int int <pk> <fk> Jabatan id_jabatan nama id_kepala status_disposisi int varchar(100) int int <pk> <fk> Arsip Masuk id nik id_surat tanggal keterangan int varchar(10) int date text <pk> <fk1> <fk2> Arsip Keluar id nik id_surat tanggal keterangan int varchar(10) int date text <pk> <fk1> <fk2> Disposisi id nik id_surat kepada tanggal int varchar(10) int varchar(255) date <pk> <fk1> <fk2> Peminjaman id nip id_surat keperluan tanggal_pinjam lama_pinjam tanggal_kembali status_pinjam int varchar(10) int varchar(255) date int date int <pk> <fk1> <fk2> Riwayat Inaktif id id_surat id_inaktif tanggal_inaktif tanggal_aktif_kembali status int int int date date int <pk> <fk1> <fk2> Riwayat Retensi id id_surat id_jadwal tanggal_retensi status int int int date int <pk> <fk1> <fk2>

51 Struktur Database Pada tahapan pembuatan struktur database untuk aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar, database yang akan dipakai yaitu database MySQL. Struktur basis data yang diperlukan dalam pembuatan aplikasi ini sebagai berikut : 1. Tabel Pengguna Primary Key (PK) : id Foreign Key (FK) : - Fungsi : untuk menambahkan data pengguna Tabel 3.2 Pengguna No. Name Type Size Keterangan 1. Id Int - Primary Key 2. Username Varchar Password Varchar NIP Varchar Tabel Jabatan Primary Key (PK) : id Foreign Key (FK) : - Fungsi : untuk menambahkan data jabatan Tabel 3.3 Jabatan No. Name Type Size Keterangan 1. Id Int - Primary Key 2. Nama Varchar Id Kepala Int - Foreign Key

52 92 No. Name Type Size Keterangan 4 Status Disposisi Int 3. Tabel Uploads Primary Key (PK) Foreign Key (FK) Fungsi : id : Surat : untuk menambahkan data Uploads Tabel 3.4 Uploads No. Name Type Size Keterangan 1. Id Int - Primary Key 2. Surat Int - Foreign Key 3. Path Varchar Tabel Pegawai Primary Key (PK) Foreign Key (FK) Fungsi : NIP : Jabatan, unit kerja : untuk menambahkan data Pegawai Tabel 3.5 Pegawai No. Name Type Size Keterangan 1. NIP Int - Primary Key 2. Nama Varchar Unit kerja Int - Foreign Key 4 Jabatan Int - Foreign Key 5 Tanggal lahir Date 6 Jenis kelamin Char 1 7 Alamat Varchar 255

53 93 No. Name Type Size Keterangan 8 Tanggal pengangkatan Date 5. Tabel Arsip Masuk Primary Key (PK) Foreign Key (FK) Fungsi : Id : Surat, Pegawai : untuk menambahkan data Arsip Masuk Tabel 3.6 Arsip Masuk No. Name Type Size Keterangan 1. Id Int - Primary Key 2. Surat Int - Foreign Key 3. Pegawai Varchar 10 Foreign Key 4 Tanggal Datetime Keterangan Text Tabel Arsip Keluar Primary Key (PK) Foreign Key (FK) Fungsi : Id : Surat, Pegawai : untuk menambahkan data Arsip Keluar Tabel 3.7 Arsip Keluar No. Name Type Size Keterangan 1. Id Int - Primary Key 2. Surat Int - Foreign Key 3. Pegawai Varchar 10 Foreign Key 4 Tanggal Datetime Keterangan Text -

54 94 7. Tabel Disposisi Primary Key (PK) Foreign Key (FK) Fungsi : Id : Surat, Pegawai : untuk menyimpan data Disposis Tabel 3.8 Disposisi No. Name Type Size Keterangan 1. Id Int - Primary Key 2. Surat Int - Foreign Key 3. Pegawai Varchar 10 Foreign Key 4 Kepada Varchar Tanggal Datetime Tabel Peminjaman Primary Key (PK) Foreign Key (FK) Fungsi : Id : Surat, Pegawai : untuk menyimpan data Peminjaman Tabel 3.9 Peminjaman No. Name Type Size Keterangan 1. Id Int - Primary Key 2. Surat Int - Foreign Key 3. Pegawai Varchar 10 Foreign Key 4 Keperluan Varchar Tanggal pinjam Datetime Lama Pinjam Smallint Tanggal Kembali Datetime - -

55 95 9. Tabel Surat Primary Key (PK) Foreign Key (FK) Fungsi : Id : Jenis : untuk menambahkan data Surat Tabel 3.10 Surat No. Name Type Size Keterangan 1. Id Int - Primary Key 2. Judul Kop Varchar Nomor Varchar 50-4 Tanggal Date Perihal Varchar Dari Varchar Kepada Varchar Jenis Int - Foreign Key 9 Tanggal Masuk Date Lokasi Int - Foreign Key 11 Asal instansi Varchar Tabel Riwayat Retensi Primary Key (PK) Foreign Key (FK) Fungsi : Id : Surat, Jadwal Retensi : untuk menyimpan data Riwayat Retensi Tabel 3.11 Riwayat Retensi No. Name Type Size Keterangan 1. Id Int - Primary Key 2. Surat Int - Foreign Key 3. Jadwal Retensi Int - Foreign Key

56 96 No. Name Type Size Keterangan 4 Tanggal Retensi Date Tabel Jenis Surat Primary Key (PK) : Id Foreign Key (FK) : - Fungsi : untuk menambah data Jenis Surat Tabel 3.12 Jenis Surat No. Name Type Size Keterangan 1. Id Int - Primary Key 2. Nama Varchar Tabel Jadwal Inaktif Arsip Primary Key (PK) : Id Foreign Key (FK) : - Fungsi : untuk menambah jadwal inaktif arsip Tabel 3.13 Jadwal Inaktif Arsip No. Name Type Size Keterangan 1. Id Int - Primary Key 2. Jenis Surat Int - Foreign Key 3 Masa Inaktif Int Tabel Riwayat Inaktif Primary Key (PK) Foreign Key (FK) Fungsi : Id : Surat, Aturan Inaktif : untuk menyimpan data Riwayat Inaktif

57 97 Tabel 3.14 Riwayat Inaktif No. Name Type Size Keterangan 1. Id Int - Primary Key 2. Surat Int - Foreign Key 3. Aturan Inaktif Int - Foreign Key 4 Tanggal Inaktif Datetime Tanggal Aktif Kembali Datetime Tabel Jadwal Retensi Arsip Primary Key (PK) Foreign Key (FK) Fungsi : Id : Jenis Surat : untuk menambah data Jadwal Retensi Arsip Tabel 3.15 Jadwal Retensi Arsip No. Name Type Size Keterangan 1. Id Int - Primary Key 2. Jenis Surat Int - Foreign Key 3 Lama Retensi Int Tabel Unit Kerja Primary Key (PK) Foreign Key (FK) Fungsi : Id : Nama : untuk menambah data Unit Kerja Tabel 3.16 Unit Kerja No. Name Type Size Keterangan 1. Id Int - Primary Key 2. Nama Varchar 255 -

58 Tabel Lokasi Primary Key (PK) Foreign Key (FK) Fungsi : Id : Nama : untuk menambah data Lokasi Tabel 3.17 Lokasi No. Name Type Size Keterangan 1. Id Int - Primary Key 2. Nama Varchar Tabel Media Primary Key (PK) Foreign Key (FK) Fungsi : Id : Nama : untuk menambah data Media Tabel 3.18 Media No. Name Type Size Keterangan 1. Id Int - Primary Key 2 Nama Varchar Desain Interface a. Desain Form Login Desain Form Login digunakan agar pengguna dapat masuk ke form selanjutnya. Pengguna melakukan login berdasarkan username dan password yang telah diberikan oleh admin, maka pengguna dapat masuk ke form selanjutnya. Berikut desain form login dapat dilihat pada gambar 3.34.

59 99 Gambar 3.34 Desain Form Login Fungsi-fungsi objek dalam Desain form Login adalah sebagai berikurt : Tabel 3.19 Fungsi Objek Desain form login Nama Objek Type Fungsi Username Password Batal Masuk Textbox Textbox Button Button Digunakan untuk mengisi username pengguna. Digunakan untuk mengisi password pengguna. Digunakan untuk membersikan username dan password pada textbox. Digunakan untuk pengguna untuk masuk ke dalam aplikasi. b. Desain Form Utama (Home) Desain form utama yaitu form yang ditampilkan setelah pengguna melakukan proses login. Pada form utama ini menampilkan beberapa menu dari aplikasi ini. Berikut desain form utama dapat dilihat pada gambar 3.35.