Implementasi Sistem Informasi Akademik pada Sekolah Menengah Atas Kristen Tobelo Menggunakan Aplikasi Jaringan Informasi Bersama Antar Sekolah

Transkripsi

1 Implementasi Sistem Informasi Akademik pada Sekolah Menengah Atas Kristen Tobelo Menggunakan Aplikasi Jaringan Informasi Bersama Antar Sekolah Artikel Ilmiah Peneliti: Jefry Hamangau ( ) Johan J.C Tambotoh,S.E.,MTI Program Studi Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga 2016

2 Implementasi Sistem Informasi Akademik pada Sekolah Menengah Atas Kristen Tobelo Menggunakan Aplikasi Jaringan Informasi Bersama Antar Sekolah Artikel Ilmiah Diajukan kepada Fakultas Teknologi Informasi untuk memperoleh gelar Sarjana Sistem Informasi Peneliti: Jefry Hamangau ( ) Johan J.C Tambotoh,S.E.,MTI Program Studi Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga 2016

3

4

5

6

7

8 Implementasi Sistem Informasi Akademik pada Sekolah Menengah Atas Kristen Tobelo Menggunakan Aplikasi Jaringan Informasi Bersama Antar Sekolah 1) Jefry Hamangau, 2) Johan J.C Tambotoh Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana Jl. Diponegoro 52-60, Salatiga 50711, Indonesia 1) 2) Abstrak SMA Kristen Tobelo merupakan sebuah sekolah menengah atas swasta Kristen yang berusaha meningkatkan mutu dan kualitas pendidikan. Masalah yang dihadapi oleh SMA Kristen Tobelo adalah pada masalah inkonsisten data, ketidakakuratan data, dan lamanya proses pengolahan data untuk menjadi laporan. Sistem informasi akademik dapat digunakan untuk menyajikan informasi dan menata administrasi yang berhubungan dengan kegiatan akademis. Pada penelitian ini digunakan metode Design Science Research (DSR) untuk mengimplementasikan sistem informasi akademis pada SMA Kristen Tobelo. Sistem informasi yang digunakan adalah aplikasi JIBAS, dengan fitur yang digunakan adalah fitur Akademik dan Kepegawaian. Hasil penelitian ini memberikan kesimpulan bahwa sistem informasi akademik mudah diimplementasikan dengan menggunakan JIBAS. Berdasarkan hasil wawancara dan kuesioner, sistem informasi akademik yang diimplementasikan, dapat diterima dan digunakan untuk membantu proses kerja di SMA Kristen Tobelo. Kata Kunci: Sistem Informasi Akademik, JIBAS, SMA Kristen Tobelo Abstract Tobelo Christian High School is a private Christian high school which seeks to increase the quality of education. The problems faced by Christian High School Tobelo is the problem of data inconsistency, inaccuracy of data, and delays in reporting. Academic information system can be used to present and organize information related to the administration of academic activities. In this study used methods Design Science Research (DSR) to implement a system of academic information on Christian High School Tobelo. The information system used is JIBAS applications, with features used is a feature of Academic and Personnel. The results provide the conclusion that the system of academic information easily implemented using JIBAS. Based on interviews and questionnaires, academic information system is implemented, it can be accepted and used to assist the process of working in Tobelo Christian High School. Keywords: Academic Information System, JIBAS, Tobelo Christian High School 1) Mahasiswa Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana 2) Staf Pengajar Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana.

9 1. Pendahuluan Perkembangan teknologi informasi pada saat ini diikuti juga dengan perubahan konsep pengolahan data menjadi informasi, yaitu dengan penerapan sistem informasi berbasis komputer, yang mengakibatkan pengolahan data menjadi informasi dapat dilakukan dengan cepat dan akurat. Sistem informasi memberikan nilai tambah terhadap proses, produksi, kualitas, manajemen, pengambilan keputusan dan pemecahan masalah serta keunggulan kompetitif yang tentu saja sangat berguna bagi kegiatan bisnis. Sistem informasi berbasis komputer ini, sekarang menjadi suatu hal yang utama bagi kebutuhan pemenuhan informasi. Banyak bidang yang telah memanfaatkan sistem informasi berbasis komputer sebagai sarana untuk mempermudah pekerjaan. Mulai dari kalangan pebisnis sampai dengan kalangan akademisi/pendidikan memanfaatkan computer sebagai alat bantu untuk mempermudah pekerjaan. Pernyataan tersebut dapat dikatakan juga sistem informasi memiliki peranan penting bagi suatu organisasi [1]. SMA Kristen Tobelo merupakan sebuah sekolah menengah atas swasta Kristen yang berusaha meningkatkan mutu dan kualitas pendidikan. SMA Kristen Tobelo sudah memiliki fasilitas komputer untuk mendukung tujuan tersebut. Komputer-komputer yang ada digunakan untuk mencatat data guru, data siswa, data pegawai, jadwal pelajaran, dan lain sebagainya. Masalah yang dihadapi oleh SMA Kristen Tobelo adalah pada masalah inkonsisten, ketidakakuratan data, dan lamanya proses pengolahan data untuk menjadi laporan. Berdasarkan wawancara yang telah dilakukan, salah satu masalah adalah tidak konsistennya isi file. Satu file yang menyimpan satu informasi, dapat tersebar keberapa komputer, dan tiap file pada masing-masing komputer memiliki versi terbarunya sendiri-sendiri. Beberapa data masih tersimpan dalam format kertas, seperti yang dilakukan untuk mengolah data penerimaan siswa baru. Sistem yang ada masih menggunakan lembaran kertas dan arsip inin memiliki resiko data mudah hilang ataupun rusak [1]. Sistem informasi akademik dapat digunakan untuk menyajikan informasi dan menata administrasi yang berhubungan dengan kegiatan akademis [2]. Sistem informasi akademis dapat membantu salah satu kegiatan rutin akademis, yaitu mengolah data nilai [3]. Aplikasi JIBAS (Jaringan Informasi Bersama Antar Sekolah) merupakan sistem informasi manajemen sekolah yang didalamnya meliputi pengolahan data akademik dan kepegawaian [4]. Analisis yang dilakukan oleh Insani menyebutkan bahwa, implementasi JIBAS, berhasil meningkatkan efektivitas kerja sebesar 83.21% [5]. Berdasarkan masalah yang dihadapi oleh SMA Kristen Tobelo, yaitu pada masalah inkonsisten data, ketidakakuratan data, dan lamanya proses pengolahan data untuk menjadi laporan, maka dilakukan penelitian yang bertujuan mengimplemetasikan sistem informasi akademik pada SMA Kristen Tobelo. Sistem informasi akademik diimplementasikan dengan menggunakan aplikasi JIBAS. Fitur yang digunakan adalah pengolahan data akademik dan kepegawaian. 1

10 2. Tinjauan Pustaka Salah satu penelitian yang membahas pentingnya sistem informasi pendidikan adalah Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akademik dengan Studi Kasus pada Sekolah Menengah Atas Terpadu (SMAT) Krida Nusantara. Pada penelitian tersebut disebutkan masalah utamanya adalah orang tua siswa sukar mengontrol nilai siswa dan orang tua murid hanya melihat nilai pada saat pembagian raport saja. Penelitian ini mencakup pengolahan nilai kategori Kognitif dan Psikomotor [1]. Oleh sebab itu perlu adanya sebuah sistem informasi akademik yang berperan penting dalam menyampaikan informasi. Penelitian lain yang membahas tentang peran sistem informasi akademik adalah Perancangan Sistem Informasi Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi Bidang Sumber daya Manusia. Penelitian ini mengunakan metode sekuensial linier yang terdiri dari tahapan analisis kebutuhan, perancangan model proses penjaminan mutu internal dan eksternal, analisis kebutuhan perangkat lunak dan tahapan desain. Dalam penelitian ini dibahas tentang pembuatan sistem informasi berbasis komputer, memungkinkan bagi Universitas X untuk menjalankan penjaminan mutu sumber daya manusia secara konsisten dan meningkatkan kesehatan organisasi sehingga dapat tercipta proses pembelajaran yang kondusif [2]. Penelitian yang dilakukan oleh Aditya [4], membahas tentang masalah implementasi sistem informasi manajemen terpada pendidikan pada SMP Negeri 19 Bandar Lampung. Sistem informasi yang diimplemetasikan, dikembangkan dengan JIBAS. Implementasi Sistem Informasi Manajemen Terpadu Pendidikan di SMP Negeri 19 Bandar Lampung mampu meningkatkan kualitas pengelolaan informasi, memberikan akses informasi yang faktual, memberikan timbal balik yang positif terhadap pelayanan mutu terstandarisasi, serta dapat mengelola dan menjadi media komunikasi efektif dan efisien bagi sekolah, salah satunya adalah website sekolah. Berdasarkan penelitian-penelitian yang pernah dilakukan tentang pentingnya sistem informasi akademik, dan pengembangan sistem informasi akademik, maka dilakukan penelitian untuk merancang sistem informasi akademik yang dapat membantu pihak sekolah dalam pendataan data. Rumusan masalah yang menjadi landasan dari penelitian ini adalah: (1) Bagaimana menyediakan alat untuk mengolah data guru, data siswa, data pegawai, jadwal pelajaran, dan data nilai siswa; (2) Bagaimana mengimplementasikan sistem informasi akademik pada SMA Kristen Tobelo, sehingga dapat mengatasi inkonsistensi data, ketidakakuratan data, dan lamanya proses pengolahan data. Sistem Informasi Akademik (SIA) adalah suatu sistem atau aplikasi yang dirancang dan dibuat untuk keperluan dalam mengolah data yang berhubungan dengan informasi akademik, meliputi data mahasiswa, karyawan, dosen, administrasi akademik, keuangan, rekamanprestasi, kurikulum, jadwal perkuliahan dengan penerapan teknologi computer baik hardware maupun software dan data atribut lainnya. Setiap anggota civitas akademika mempunyai tingkat akses yang berbeda-beda terhadap SIA.Tingkat akses yang dimaksud 2

11 disesuaikan dengan kebutuhan dan tingkat kepentingan dari masing-masing pengguna sistem. Dalam perkembangannya, kebutuhan akademik menjadi lebih kompleks karena kebijakan akademik di tiap institusi pendidikan sering mengalami perubahan [3]. JIBAS adalah Jaringan Informasi Bersama Antar Sekolah. JIBAS lahir dari visi "Kebersamaan untuk Kemajuan Pendidikan Indonesia". Misi JIBAS adalah membangun jaringan informasi dan komunitas pendidikan yang bisa mewadahi interaksi dan aktifitas setiap elemen pendidikan dari siswa, guru, orang tua, sekolah, yayasan, pemerintah dan masyarakat umum. Misi JIBAS itu sendiri dapat dijelaskan sebagai berikut: (1) Menyediakan sistem informasi sekolah yang lengkap dan terintegrasi untuk meningkatkan kualitas pengelolaan sekolah. (2) Membuka seluas-luasnya akses informasi akademik sekolah yang faktual bagi masyarakat, sehingga sekolah mendapatkan umpan balik positif dalam meningkatan mutu pendidikan secara kontinu. (3) Menyediakan sistem pengendalian mutu sekolah yang memiliki standarisasi pengukuran dan dapat diakses secara transparan oleh berbagai pihak berwenang, seperti pemerintah, orang tua, komite sekolah atau yayasan. (4) Mengelola media komunikasi dan kolaborasi yang efektif dan efisien bagi komunitas pendidikan. Salah satu wujud JIBAS yaitu sistem informasi manajemen sekolah yang membantu operasional sekolah mulai dari akademik, keuangan, perpustakaan, pelaporan dan interaksi guru-siswa. Sistem ini dipasang secara lokal di sekolah jadi memudahkan sekolah untuk menggunakannya. Secara berkala, data operasional sekolah ini dapat ditransfer secara online atau offline ke basis data server JIBAS pusat. Jadi, bagi sekolah yang berada di daerah atau belum memiliki fasilitas Internet memadai, masih dapat terhubung ke jaringan JIBAS. Basis data JIBAS pusat inilah kemudian dibentuk layanan komunitas, informasi sekolah dan konten pendidikan yang dapat diakses oleh berbagai elemen pendidikan, dari mulai siswa, guru, orang tua, sekolah, yayasan, pemerintah dan masyarakat umum. JIBAS merupakan salah satu bidang kegiatan dari Yayasan Indonesia Membaca. Komunitas pendidikan yang dibentuk JIBAS akan diwadahi dan dikelola oleh Yayasan Indonesia Membaca. Visi Yayasan Indonesia Membaca adalah Mewujudkan masyarakat Indonesia yang lebih menghargai dunia pendidikan, dan ingin terlibat secara aktif dalam membangun, menyelenggarakan, serta memanfaatkan pendidikan yang tepat dan berkualitas bagi diri maupun seluruh warga masyarakat [4]. 3. Metode dan Perancangan Sistem Metode penelitian yang digunakan adalah Design Science Research (DSR). DSR adalah kumpulan teknik analisis dan perspektif dalam melakukan penelitian dalam Sistem Informasi [5]. Langkah dalam DSR ditunjukkan pada Gambar 2. Tahap Awareness of Problem. Pada tahap ini dilakukan analisis kebutuhan dan pengumpulan data dilakukan dengan observasi dan wawancara. Observasi dilakukan terhadap proses yang terjadi di SMA Kristen Tobelo dan juga pada data-data yang disimpan dan digunakan. Wawancara dilakukan terhadap beberapa 3

12 guru, petugas tata usaha, dan kepala sekolah. Tahap ini disimpulkan masalah yaitu data yang tersimpan dalam bentuk fisik (kertas), data yang tidak konsisten (terdapat beberapa versi data), dan kesulitan dalam melakukan pencarian data. Masalah yang dihadapi oleh SMA Kristen Tobelo adalah pada masalah inkonsisten, ketidakakuratan data, dan lamanya proses pengolahan data untuk menjadi laporan. Tahap Suggestion. Tahap ini dilakukan setelah masalah yang ada pada SMA Kristen Tobelo dapat dikenali. Berdasarkan masalah yang ditemukan, diberikan usulan yaitu dengan menggunakan teknologi informasi dalam bentuk sistem informasi akademik untuk menyimpan data, mengolah data, dan menyajikan data. Berdasarkan studi pustaka, sistem informasi akademik akan diimplementasikan dengan memanfaatkan JIBAS. Gambar 1 Langkah Design Science Research [6] Tahap Development. Tahap ini dikembangkan sistem informasi yang menjadi usulan pada tahap sebelumnya. Pengembangan (development) dalam hal ini tidak harus mengembangkan sistem dari awal, namun dapat berarti menggunakan sistem yang telah ada, dan mengaturnya agar sesuai dengan kebutuhan SMA Kristen Tobelo. Pada tahap ini diimplemetasikan sistem informasi akademik dengan menggunakan JIBAS. Tahap Evaluation. Tahap ini bertujuan untuk menguji apakah sistem yang dikembangkan, tepat sasaran terhadap masalah yang ditemukan. Pengujian dilakukan dengan wawancara langsung dan membagikan kuesioner kepada beberapa responden dari SMA Kristen Tobelo. Tahap Conclusion. Pada tahap ini ditarik kesimpulan terhadap langkahlangkah yang telah ditempuh. Kesimpulan diperoleh berdasarkan proses pembelajaran masalah, implementasi sistem, dan hasil evaluasi sistem melalui wawancaran dan kuesioner. 4

13 Gambar 2 Tahap Pengolahan Data Bagian tata usaha, berperan untuk mengolah data kepegawaian dan data akademik. Data akademik yaitu data penerimaan siswa baru, data pelajaran, data kelas, tahun ajaran, dan proses input nilai. Data guru dalam data akademik berhubungan dengan data kepegawaian. Alur proses ini ditunjukkan pada Gambar 2. Aplikasi JIBAS digunakan sebagai sistem yang diimplementasikan sebagai sistem informasi akademik. Kostumisasi yang dilakukan pada JIBAS adalah dengan menghilangkan menu-menu yang tidak diperlukan, sehingga tersisa dua menu utama yaitu menu Akademik dan menu Kepegawaian. Dua menu ini dipilih karena melihat kebutuhan dari SMA Kristen Tobelo, yaitu dalam mengolah data guru, siswa, pelajaran, dan nilai siswa. Menu JIBAS yang lain seperti SMS Gateway, Perpustakaan, dan lain sebagainya, tidak menjadi prioritas kebutuhan SMA Kristen Tobelo.. 4. Hasil dan Pembahasan Pada bagian ini dijelaskan tentang hasil penelitian yang telah dilakukan. JIBAS merupakan software yang berjalan di web. Sehingga untuk mengaksesnya digunakan browser internet. SMA Kristen Tobelo memerlukan solusi untuk mengolah data siswa dan data guru, termasuk didalamnya adalah data pelajaran, kelas, dan nilai. Jibas 5

14 menyediakan dua menu yang dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan tersebut (Gambar 3). Menu Kepegawaian (Gambar 4) memberikan manfaat untuk mengolah data pegawai (guru, pegawai non guru, dll). Melalui menu ini, pencatatan data pegawai dikertas tidak lagi diperlukan. Menu kepegawaian menyediakan fasilitas pencarian, sehingga mempermudah mencari data guru. Gambar 3 Halaman Menu Utama Gambar 3 menunjukkan halaman pertama kali yang dimunculkan, yaitu menu untuk mengolah data akademik dan menu untuk mengolah data kepegawaian. Pada fitur Kepegawaian, digunakan untuk mengolah data pegawai, termasuk didalamnya data guru (Gambar 4). Hasil proses input data pegawai ditunjukkan pada Gambar 5. Gambar 4 Referensi Alur Proses Pengolahan Data Pegawai. 6

15 Gambar 5 Mengolah Data Kepegawaian Pada fitur akademik, digunakan beberapa fitur yaitu Penerimaan Siswa Baru (PSB), Guru & Pelajaran, Kesiswaan, dan Penilaian. PSB berfungsi untuk mendata siswa baru. Alur proses ini ditunjukkan pada Gambar 6. Menu Akademik digunakan untuk memenuhi kebutuhan SMA Kristen Tobelo dalam hal mengolah data siswa, kelas, pelajaran, dan nilai. Seperti halnya menu Kepegawaian, menu Akademik bermanfaat untuk mengolah data secara digital, sehingga tidak lagi diperlukan pencatatan di kertas, dan pencatatan digital ini memberikan kemudahan dalam hal pencarian data, dan pengolahan laporan. Gambar 6 Alur Proses Penerimaan Siswa Baru 7

16 Gambar 7 Penempatan Calon Siswa Gambar 7 menunjukkan hasil pendataan calon siswa. Siswa yang dinyatakan diterima, dapat diatur untuk menempati suatu kelas tertentu. Beberapa validasi yang perlu diperhatikan adalah suatu kelas tidak dapat diisi melebihi kapasitas kelasnya, dan satu siswa tidak dapat ditempatkan pada lebih dari satu kelas. Aturan-aturan ini telah divalidasi oleh JIBAS, sehingga dapat meminimalkan kesalahan input data. Gambar 8 Alur Proses Mengolah Data Pelajaran Gambar 8 menunjukkan proses pendataan pelajaran dan guru. Alur tersebut memastikan bahwa data yang dimasukkan tidak saling lompat, dan meminimalkan kesalahan. Proses pertama adalah memasukkan data pelajaran, 8

17 kemudian menentukan jenis-jenis pengujian, sebagai contoh adalah Tugas, PR, Ujian Tengah Semester, dan Ujian Akhir Semester. Kemudian pemberian bobot untuk masing-masing pengujian untuk dapat dimasukkan ke dalam rapor nilai. Gambar 9 menunjukkan hasil input data pelajaran. Gambar 10 menunjukkan jenis pengujian untuk suatu mata pelajaran. Gambar 11 menunjukkan hasil proses input nilai. Gambar 9 Daftar Pelajaran Gambar 10 Pemberian Bobot Nilai 9

18 Gambar 11 Hasil Input Nilai Usability Testing dilakukan untuk mengetahui apakah sistem telah memenuhi kebutuhan pengguna, mempermudah kinerja pengguna dan mudah digunakan oleh pengguna. Pengujian dilakukan dengan memberikan kuesioner kepada 10 responden. Tiap responden diberikan lembar berisi 5 pertanyaan. Setiap pertanyaan diberikan beberapa tingkatan jawaban yaitu Sangat Tidak Setuju, Tidak Setuju, Netral, Setuju, dan Sangat Setuju. Hasil usability testing ditampilkan pada Tabel 1. Tabel 1 Hasil Pengujian Usability Testing No. Pertanyaan Jumlah Jawaban Sangat Tidak Setuju "Tidak Setuju" Netral Setuju Sangat Setuju 1 Sistem mudah digunakan Sistem memberikan informasi yang jelas. 3 Sistem mempermudah proses mengolah data akademik Tampilan sistem ringkas, mudah dipelajari dan dimengerti 5 Sistem menampilkan data yang informatif

19 Berdasarkan hasil usability testing pada Tabel 1 disimpulkan bahwa ratarata paling banyak menjawab Sangat Setuju yang berarti sistem dapat memenuhi kebutuhan seperti yang telah dilakukan pada proses analisis masalah. 5. Simpulan Berdasarkan penelitian, pengujian dan analisis terhadap sistem, maka dapat diambil kesimpulan bahwa: (1) Sekolah dapat mengelolah Sistem Akademik dan Kepegawaian dengan baik, sehingga data menjadi konsisten dan akurat. Pendataan guru dan pelajaran, penerimaan siswa baru, penempatan kelas, serta penilaian raport untuk siswa, dapat di input dengan mudah dan cepat, sehingga dapat meninggkatkan kinerja pegawai dan data yang telah dimasukan tidak tercecer atau hilang. (2) Aplikasi yang diimplementasikan, menyediakan fitur-fitur untuk pengolahan data kepegawaian dan data akademik, sehingga dengan menggunakan sistem informasi akademis tersebut, SMA Kristen Tobelo dapat lebih teratur dalam hal mengolah data, dan diharapkan memberikan manfaat untuk meningkatkan pelayanan yang diberikan oleh SMA Kristen Tobelo. (3) Setelah diimplementasikan maka Data Akademik dan Kepegawain menjadi konsisten dan akurat. Saran yang dapat diberikan untuk penelitian dan pengembangan lebih lanjut adalah perlu dilakukan perluasan sistem, sehingga siswa dan orang tua dapat login ke dalam sistem untuk mendapatkan informasi seperti kehadiran siswa, nilai, dan pengumuman. 6. Daftar Pustaka [1]. Prakoso, B. S. & Christianti, M Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akademik dengan Studi Kasus pada Sekolah Menengah Atas Terpadu (SMAT) Krida Nusantara. Jurnal Sistem Informasi 3. [2]. Nuraeni, Y Perancangan Sistem Informasi Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi Bidang Sumber Daya Manusia. Jurnal Sistem Informasi 6, [3]. Muliawan, B. & Satoto, K. I Rancang Bangun Sistem Informasi Akademik Berbasis Web Studi Kasus di Teknik Elektro Universitas Diponegoro, STIMIK AKI, dan IAIN Walisongo. Universitas Diponegoro [4]. Aditya, V. D., Sumadi, S. & Suntoro, I Implementasi Sistem Informasi Manajemen Terpadu Pendidikan. Jurnal Manajemen Mutu Pendidikan 1. [5]. Kuechler, B. & Vaishnavi, V On theory development in design science research: anatomy of a research project. European Journal of Information Systems 17, (doi: /ejis ) [6]. Hill, G A Framework for Valuing the Quality of Customer Information. Department of Information Systems Faculty of Science The University of Melbourne 11