BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang

Ukuran: px

Mulai penontonan dengan halaman:

Download "BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang"

Ivan Hadi Jayadi
6 tahun lalu
Tontonan:

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Asset merupakan salah satu dokumen yang berharga yang dimiliki oleh setiap lembaga Sekolah. Sebelum manusia mengenal komputer, pengolahan arsip dilakukan secara manual, saat ini di negara maju sudah banyak yang mengadopsi teknologi informasi untuk mengelolah arsip secara digital. Arsip merupakan salah satu sumber informasi yang memiliki fungsi penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi dan manajemen sebuah lembaga sekolah. Semua kegiatan yang dilakukan oleh lembaga sekolah tersebut. Baik itu berupa proposal, surat menyurat maupun dokumen lain akan menjadi arsip. Oleh karena itu, arsip perlu ditata dengan baik dengan komputerisasi untuk membangun manajemen organisasi yang efektif, efisien dan produktif demi kepentingan lembaga sekolah. Tentu saja hal tersebut harus sesuai dengan prosedur kearsipan yang benar sehingga arsip terjaga keutuhan informasi maupun fisiknya. Ketika informasi sudah terkomputerisasi, maka untuk mengaksesnya akan lebih mudah dan cepat. Hal ini menjadi kelebihan dari teknologi informasi. Dengan demikian, teknologi informasi memberikan keuntungan bagi penggunanya.maka bagi Sekolah negri ataupun swasta akan sangat membantu dengan kehadiran teknologi informasi. Pada Sekolah-sekolah yang bergerak dibidang Tata Uasaha (TU) pastilah memiliki arsip penting setiap pekerjaannya. Baik yang pernah berjalan ataupun yang sedang berjalan. Khususnya pada Sekolah SMP PGRI 428 Peusar sistem pengarsipannya masih secara fisik yaitu berupa kertas dokumen yang tersimpan didalam rak kearsipan sehingga dapat memungkinkan sulit dalam pencariannya, kurang aman dari factor lingkungan, serta menambah biaya pengeluaran kertas-kertas kearsipan. 1

2 2 Dengan demikian agar menejemen kearsipan pada SMP PGRI 428 Peusar dapat berjalan sesuai prosedur dan dapat memanfaatkan teknologi dengan baik. Maka penulis berinisiatif untuk mengangkat masalah ini dengan judul PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ASSET PADA SMP PGRI 428 PEUSAR BERBASIS WEB Dengan adanya ssstem tersebut maka diharapkan akan terciptanya sebuah website dan database kearsipan, dengan pencarian arsip secara mudah, tepat, dan bermanfaat. Itulah yang menjadi focus penelitian ini Rumusan Masalah Rumusan masalah yang di rumuskan pada perancangan sistem pengarsipan dokumen laporan proyek pada SMP PGRI 428 Peusar a. Bagaimana merancang sistem informasi aset yang mampu mengelola aset di SMP PGRI 428 Peusar b. Bagaimana membuat dokumentasi di sekolah untuk pengelolaan aset c. Bagaimana membuat tracking keberadaan pengguna asset d. Bagaimana lampiran asset yang mudah 1.3. Tujuan dan Manfaat Tujuan yang ingin dicapai dalam pelaksanaan penelitian adalah: 1. Mengembangkan sistem yang dilakukan secara manual menjadi sistem yang digital atau terkomputerisasi 2. Membangun penyimpanan arsip secara digital yaitu dengan manggunakan aplikasi database, sehingga mudah diakses ketika dibutuhkan. 3. Membuat sistem kearsipan yang mudah digunakan. Manfaat yang ingin dicapai adalah : 1. Memberi kemudahan dalam pencarian arsip-arsip yang dibutuhkan 2. Mengurangi penggunaan berkas-berkas arsip dalam pendataan dan laporan proyek

3 3 3. Menyediakan informasi laporan, pendokumentasian atau arsip arsip proyek yang mudah untuk diakses Batasan Masalah Dalam pembuatan sistem informasi asset pada SMP PGRI 428 Peusar memiliki batasan sebagai berikut : 1. Bagaimana prosedur dokumentasi asset yang sudah berjalan pada SMP PGRI 428 peusar 2. Bagaimana Merancang Sistem informasi asset SMP PGRI 428 Peusar agar informasi dapat dengan mudah di akses oleh Tata Usaha,Guru dan Kepala Sekolah 1.5. Metodologi Metodologi penelitian yang di gunakan penulis dalam melakukan penelitian ini adalah : 1. Penelitian Lapangan (Field Research) Penelitian dilakukan secara langsung ke sekolah SMP PGRI 428 Peusar untuk mendapatkan data dan informasi terhadap sistem yang berjalan dalam tahapan ini penulis melalui dua cara : a. Wawancara Wawancara di lakukan kepada entitas-entitas yang ada di SMP PGRI 428 Peusar yaitu : Kepala Sekolah, staf Tata Usaha ( TU) dan Guru ini di lakukan untuk memperoleh gambaran awal tentang sistem yang berjalan di SMP PGRI 428 Peusar serta untuk mengetahui kelebihan kekurangan dan sistem berjalan serta harapan kami. b. Observasi Observasi yang dilakukan penulis adalah dengan mengamati secara langsung jalannya sistem yang sedang berjalan saat ini dan proses kerja dari tugas masing-masing, serta melihat format-format laporan yang digunakan.

4 4 2. Penelitian Kepustakaan Penulis melakukan penelitian kepustakaan dengan tujun agar memperoleh data teoritis yang bersumber dari buku-buku ilmiah dan tulisan yang berkaitan dengan masalah-masalah yang berkaitan Sistematika Penulisan Sistematika ini dibuat untuk memberikan gambaran mengenai penulisan dalam skripsi ini pada setiap bab. Adapun sistematika penulisan yang dimaksud adalah: BAB I : PENDAHULUAN Bab ini penulis mengemukakan pendahuluan penulisan. Bab ini terdiri dari latar belakang masalah, identifikasi masalah, ruang lingkup permasalahan, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metode penelitian, dan sistematika penulisan. BAB II : LANDASAN TEORI Berisi pengertian-pengertian pokok yang berhubungan dengan permasalahan. Pada bab ini terdapat penjelasan secara ilmiah dan akademis yang terdapat pada buku referensi-referensi yang penulis peroleh. BAB III : ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM Bab ini berisi mengenai tinjauan organisasi, uraian prosedur, analisa proses, analisa keluaran, analisa masukan, identifikasi kebutuhan, use case sistem usulan dan deskripsi use case.

5 5 BAB IV : IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN Bab ini membahas rancangan sistem informasi pengelolaan aset SMP PGRI 428 Peusar dengan memecahkan masalah yang diusulkan terlebih dahulu dan kemudian membuat rancangan masukan dan keluaran, spesifikasi proses, aliran data dan simpanan data, spesifikasi file, dan bagan terstruktur. BAB V : PENUTUP Pada bagian ini penulis memberikan suatu kesimpulan dari penelitian dan dari kesimpulan yang diperoleh, penulis memberikan alternatif pemecahan masalah atau saran yang mungkin bermanfaat bagi lembaga pemerintahan dimasa yang akan datang.

dokumen-dokumen yang mirip

BAB I PENDAHULUAN 1.1 LATAR BELAKANG

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 LATAR BELAKANG Arsip merupakan suatu aset berharga yang dimiliki oleh suatu perusahaan di dunia. Sebelum adanya komputer, pengelolaan arsip masih dilakukan secara manual. Untuk