BAB II LANDASAN TEORI

Transkripsi

1 BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Manajemen Pengertian Manajemen Manajemen berasal dari kata to manage yang artinya mengatur. Pengaturan dilakukan melalui proses dan diatur berdasarkan urutan dari fungsi-fungsi manajemen itu. Jadi, manajemen itu merupakan suatu proses untuk mewujudkan tujuan yang diinginkan. Perlu dihayati bahwa Manajemen dan Organisasi bukan tujuan, tetapi hanya alat untuk mencapai tujuan yang diinginkan, karena tujuan yang ingin dicapai itu adalah pelayanan atau laba (profit). Walaupun manajemen dan organisasi hanya merupakan alat dan wadah saja, tetapi harus diatur dengan sebaik-baiknya. Karna jika manajemen dan organisasi ini baik maka tujuan optimal dapat diwujudkan, pemborosan terhindari, dan semua potensi yang dimiliki akan lebih bermanfaat. Beberapa definisi Menurut Para Ahli, diantaranya: Menurut Hasibuan (2007), menjelaskan bahwa pada dasarnya Manajemen adalah the art of getting things done through people (seni menyelesaikan suatu pekerjaan melalui orang lain). 39

2 Menurut Sobardi (2008) Manajemen adalah sebuah proses perencanaan, pengoganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efktif dan efisien. Menurut Lee dan Appley (2010) manajemen dapat didefinisikan sebagai ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi tentang manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Menurut Terry dan Leslie (2013) Manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja, yang melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang kearah tujuan-tujuan organisasional atau maksud-maksud yang nyata. Menurut Ridhotullah dan Mohammad (2015) Manajemen diartikan sebagai kegiatan dalam mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien ini menunjukan bahwa dalam prosesnya terdapat liku-liku yang harus ditempuh, terutama hubunganya dengan faktor manusia. 40

3 2.1.2 Fungsi Manajemen Menurut Liang Lee (2010) terdiri dari lima macam fungsi yaitu, planning, organizing, directing, coordinating dan controlling. Lebih rinci dijelaskan sebagai berikut: 1. Planning (Perencanaan). Perencanaan ditetapkan sekarang dan dilaksanakan serta digunakan untuk waktu yang akan datang. Adapun langkah-langkah dalam perencanaan menurut Oei Liang Lee yaitu : a) Menetapkan tujuan; b) Menyusun anggapan-anggapan (premising). c) Menentukan berbagai alternatif tindakan. d) Mengadakan penilaian terhadap alternatif-alternatif tindakan yang sudah dipilih. e) Mengambil keputusan, dan f) Menyusun rencana pendukung 2. Organizing (Pengorganisasian). Ditinjau dari segi prosesnya, pengorganisasian merupakan usaha untuk menyusun komponen-komponen pokok sedemikian rupa, sehingga dapat dipakai sebagai sarana untuk mencapai tujuan. Fungsi pengorganisasian sebagai proses menciptakan hubungan antara berbagai fungsi, personalia dan faktor-faktor fisik agar semua pekerjaan yang dilakukan dapat bermanfaat serta terarah pada suatu tujuan. 41

4 3. Directing (Pengarahan). Pengarahan merupakan aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif serta efisien untuk mencapai tujuan. Pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu prinsip mengarah kepada tujuan, prinsip keharmonisan dengan tujuan dan prinsip kesatuan komando. 4. Coordinating (Pengkoordinasian). Koordinasi perlu diadakan agar terdapat suatu keadaan yang harmonis sehingga tujuan organisasi dapat tercapai. Koordinasi antar bagian dan individu didalam organisasi akan dapat tercapai bilamana diikuti dengan tiga prinsip, yaitu prinsip kontak langsung, prinsip penekanan pada pentingnya koordinasi dan hubungan timbal balik diantara faktor-faktor yang ada. 5. Controlling (Pengawasan). Pengawasan dapat mengukur seberapa jauh hasil yang telah dicapai sesuai dengan apa yang telah direncanakan. Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mengadakan pengawasan adalah menciptakan standard, membandingkan kegiatan yang dilakukan dengan standard dan melakukan tindakan koreksi. 42

5 2.2 Manajemen Administrasi Pengertian Manajemen Administrasi Menurut Liang Gie (2006:2.3), dijelaskan bahwa administrasi, sebagai segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerja sama dari sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu, harus dilaksanakan sebaik-baiknya agar tujuan yang ditetapkan benar-benar tercapai. Pelaksanaan secara sebaikbaiknya mengandung arti bahwa semua perbuatan untuk mencapai tujuan tidak segera dan terus dikerjakan begitu saja tanpa pertimbangan terlebih dahulu, tetapi tentunya dengan cara-cara yang terbaik untuk melakukanya. Berbagai pertimbangan, pemikiran, dan pemilihan tentang asas-asas harus dilakukan sebelum suatu perbuatan dikerjakan. Berbagai asas atau prinsip harus dicari dan ditemukan terlebih dahulu untuk menjadi petunjuk yang tepat dalam mengerjakan suatu perbuatan. Administrasi menurut etimologis bersumber dari bahasa latin, yang tediri dari ad + ministrare,yang secara operasional berarti melayani, membantu dan memenuhi. Tata Usaha pada dasarnya tidak lebih dari pada kegiatan perkantoran, sehingga sering terjadi kekeliruan,kekeliruan tersebut sering terjadi pada seseorang yang bermaksud mengatakan tempat kegiatan tata usaha suatu organisasi kerja, dengan menyebutnya Kantor Administrasi. Dengan demikian tata usaha pada dasarnya 43

6 berarti kegiatan menyusun keterangan-keterangan secara sistematik, dan pencatatan-pencatatanya secara tertulis untuk di dokumentasikan, agar mudah menemukanya bilamana akan dipergunakan lagi, baik secara terpisah-pisah maupun dalam hubunganya satu dengan yang lain atau sebagai keseluruhan yang tidak terpisahkan.dalam pengertian sempit itu jika dianalogkan dengan pengertian administrasi secara sempit, maka kegiatanya tidak lain adalah pekerjaan tulis menulis, catat mencatat, mengadakan, menyimpan dan mengirim segala jenis warkat yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan untuk mewujudkan tugas pokok suatu organisasi. Untuk memahami administrasi secara operasional, perlu didahului dengan memperjelas perbedaanya dengan pengertian perkataan organisasi. Usaha itu perlu dilakukan karena administrasi selalu berlangsung didalam organisasi. Sedangkan sebaliknya organisasi belum tentu dikelola dengan mempergunakan administrasi, meskipun sebenarnya setiap organisasi memerlukan administrasi Fungsi Manajemen Administrasi 1. Fungsi Primer dalam Administrasi Fungsi primer adalah langkah-langkah utama dan penting dalam melakukan pengendalian kerja sama sejumlah orang guna mencapai tujuan tertentu. Fungsi primer disebut juga fungsi 44

7 manajemen dalam administrasi, karena unsur-unsurnya sama dengan yang terdapat dalam kegiatan manajemen, meskipun mungkin setiap penulis menggunakan terminologi yang berbeda. Unsur-unsur didalam fungsi ini terdiri dari: a) Perencanaan (Planning) Perencanaan selalu diperlukan oleh sebuah organisasi dalam mewujudkan tuga-tugas pokok atau volume kerjanya. Diantaranya ada organisasi yang memelukan perencanaan tertulis secara teperinci dan lengkap. Di samping itu ada pula yang perencanaanya lengkap dengan memuat butir-butirnya saja tanpa perincian yang jelas. Namun sangat keliru jika seorang administrator yang mengatakan sudah mempunyai perencanaan didalam pikiranya, tanpa dituangkan secara tertulis, meskipun pada organisasi kecil. Untuk itu seorang administrator perlu memahami pengertian perencanaan, agar mampu memerankan dirinya sebagai administrator. Dengan demikian perencanaan adalah proses menetapkan keputusan mengenai pekerjaan/kegiatan yang akan dilaksanakan untuk jangka waktu tertentu dimasa depan, yang terarah pada suatu tujuan tertentu. Apabila dikaitkan dengan sebuah organisasi, maka perencanaan berarti proses pengambilan keputusan mengenai pekerjaan/kegiatan yang harus diwujudkan melalui kerja sama 45

8 sejumlah orang, untuk mencapai tujuan yang telah disepakati bersama. b) Pengorganisasian (Organizing) Pengorganisasian merupakan rangkaian kegiatan untuk mewujudkan proses kerja sama berfungsi di dalam suatu total sistem, agar bergerak ke arah tujuan yang sama. Di dalam total sistem tersebut terdapat subsistem yang berfungsi sebagai elemen-elemen yang saling bertautan satu dengan yang lain, sehingga menjadi satu kesatuan. Struktur oganisasi disebut sebagai segi formal sebuah organisasi. Segi formal dalam struktur organisasi adalah sebagai kegiatan pengendalian dalam mewujudkan administrasi, bermakna sebagai berikut : Mengatur fungsi-fungsi setiap satuan/unit kerja, baik secara vertikal maupun horizontal. Mengatur, membagi dan membatasi tugas untuk melaksanakan volume kerja organisasi. Mengatur dan membatasi wewenang dan tanggung jawab, baik yang bersifat hierarkis/bertingkat maupun secara horizontal Mengatur dan membatasi hubungan kerja antar satuan/unit kerja yang harus dilaksanakan, dihormati dan di taati guna mewujudkan kerja sama yang efektif dan efisien. 46

9 c) Pengarahan (Commanding) Pengarahan meliputi juga kegiatan pemberian bimbingan dalam melaksanakan pekerjaan, merupakan unsur yang tidak boleh diabaikan dalam mewujudkan administrasi sebagai proses pengendalian kerja sama sejumlah manusia, untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu yang telah diterima sebagai tujuan bersama. Bimbingan/pengarahan dilaksanakan bilamana organisasi telah berfungsi, dengan melaksanakan berbagai kegiatan, baik yang telah direncanakan maupun yang bersifat rutin. Setiap personel memerlukan pengarahan dalam melaksanakan wewenangnya dengan menetapkan berbagai keputusan dan memerintahkan pelaksanaanya, dalam bidang kerja yang menjadi tugas pokok masing-masing. Pada awal dan selama kegiatan berlangsung sering di perlukan pemberian pengarahan dan bimbingan, yang dapat dilakukan secara kelompok besar atau kecil, bahkan dapat pula secara individual. Dengan kata lain pengarahan/bimbingan harus dilakukan secara kontiniu, agar setiap kegiatan dilakukan secara baik, benar,tepat waktu dan terus menerus terarah pada tujuan yang hendak dicapai. d) Koordinasi (Coordination) Organisasi sebagai sistem/cara kerja sama sejumlah manusia untuk mencapai satu tujuan, tidak akan berlangsung efektif dan efisien tanpa koordinasi. Kerja sama memerlukan 47

10 koordinasi, sebaliknya di dalam koordinasi terdapat kerja sama. Kedua kegiatan tersebut saling memiliki ketergantungan, karna yang satu tidak akan ada tanpa yang lain. Oleh karna itulah koordinasi termasuk unsur pimer dalam administrasi dalam proses pengendalian kerja sama sejumlah manusia untuk mencapai tujuan bersama. Koordinasi adalah kegiatan untuk mengarahkan unit-unit kerja, pekerjaan- pekerjaan dan para personel organisasi agar semunya berlangsung dalam suasana yang tertib, tidak kacau atau bentrok, tetapi tertuju pada pencapaian tujuan yang telah di tetapkan. (Pariata Westa). Oleh karena yang menggerakan unit/satuan kerja adalah manusia/personel, maka sasaran koordinasi adalah kegiatan manusia/personel, yang bersumber dan digerakan pula oleh pikiran dan perasaanya, bahkan juga cita-citanya. Disamping itu dalam melaksanakan kegiatan, tidak sedikit diantaranya yang harus dilakukan dengan mempergunakan bahan dan alat, yang demi efisiensi dan efektivitas sering harus dipergunakan bersama, sehingga memerlukan kegiatan koordinasi. e) Kontrol (Control) Kontrol atau pengawasan merupakan salah satu unsur dalam fungsi primer kegiatan aministrasi yang dalam urutan penulisanya selalu berada dibelakang. Kondisi itu sering 48

11 dihubungkan dengan penempatannya sebagai kegiatan akhir dari keseluruhan administrasi sebagai kegiatan pengendalian kerja sama sejumlah manusia untuk mencapai tujuan bersama. Pengawasan/kontrol dilakukan dengan pemantauan dan pengamatan terhadap pekerjaan dan hasil kerja personel dari bebagai aspeknya, dengan mempergunakan peraturan perundangundangan dan perencanaan sebagai pembandingnya. f) Komunikasi (Communication) Komunikasi merupakan kegiatan yang berangkai sehingga menjadi proses dan karena berlangsung antar manusia yang berbeda-beda dan bersifat unik, maka sifatnya selalu dinamis dan unik pula. Dengan kata lain, komunikasi sangat mudah berubah dan berkembang, sehingga menjadi kompleks. Komunikasi sebagai kegiatan pengendalian, memiliki lima elemen pokok, yaitu: Komunikator (Communicator) Yaitu orang yang meberikan informasi. Dalam prosesnya komunikator mengawalinya dengan melakukan encoding yakni memilih atau menyeleksi lambang yang dinilai paling tepat dan dapat mengantarkan pesan, sesuai yang dimaksudkan. 49

12 Saluran (Channel) Yaitu dipergunakan dalam menyampaikan pesan. Komunikator harus berusaha memilih dan menggunakan saluran yangtepat dan baik. Pesan (message) Yaitu bahan informasi yang disampaikan. Segala sesuatu yang disampaikan oleh komunikator kepada orang lain disebut pesan. Diantaranya dapat berupa informasi, pendapat, gagasan, kritik dan saran. Penerima (communicate) Yaitu orang yang menerima informasi dari komunikator. Dalam prosesnya pihak penerima selalu melakukan dekode yakni memberikan arti pada lambang-lambang yang disampaikan oleh komunikator, agar pesan didalamnya dapat dimengerti. Respon Yaitu kegiatan yang dilakukan oleh si penerima pesan, sesuai dengan tingkat pengertian dan pemahamannya mengenai isi, arti atau makna pesan tersebut. 2. Fungsi Sekunder dalam Administrasi Fungsi sekunder merupakan langkah-langkah atau kegiatankegiatan penujang dalam melakukan pengendalian kerja sama 50

13 sejumlah orang, untuk mencapai tujuan tertentu. Langkah-langkah tersebut tidak boleh dihilangkan karena di perlukan untuk memperlancar pelaksanaan proses pengendalian kerja sama. Dengan melaksanakan unsur-unsur di dalam fungsi sekunder secara maksimal, maka pelaksanaan unsur-unsur dalam fungsi primer akan dapat ditingkatkan efektivitas dan efisienya. Unsur-unsurnya dikategorikan sebagai bagian dan fungsi sekunder administrasi, karena kegiatanya bersifat teknis operasional yang tidak memerlukan kualitas pemikiran yang tinggi. Dengan demikian kegiatanya dapat dilimpahkan sepenuhnya kepada personel yang memiliki keterampilan untuk setiap unsur masing-masing, yang mungkin di perolehnya melalui pelatihan khusus dan mungkin pula berdasarkan pengalaman. Unsur-unsur dalam fungsi sekunder administrasi sebagai proses pengendalian kerja sama sejumlah orang, secara operasional terkait pada ketentuan-ketentuan yang relatif pasti dan bersifat tetap, serta pelaksanaanya cenderung kegiatan yang dilakukan berulang-ulang (rutin). Unsur-unsur yang termasuk dalam fungsi sekunder tersebut terdiri dari : a) Tata Usaha Setiap organisasi tidak dapat lepas dari keharusan menyelenggarakan pekerjaan tata usaha, meskipun antara yang satu 51

14 dengan yang lain tidak sama volumenya. Pekerjaan itu tidak dapat di lupakan karena berhubungan dengan penyediaan, penyimpanan berbagai bahan keterangan (informasi), yang diperlukan oleh administrator/pimpinan dalam melaksanakan tugas-tugas pokoknya. Tata usaha dalam bahasa inggris disebut clerical work adalah bagian dari kegiatan tata laksana kantor. Fungsi tata usaha pada dasarnya adalah untuk memudahkan /meringankan pekerjaan administrator/pimpinan dalam mengambil keputusan. Untuk itu fungsi tata usaha diwujudkan dengan pengadaan data/informasi yang berhubungan dengan tugas pokok atau volume kerja organisasi. Kegiatan itu dilakukan dengan pencatatan, menyimpan, mengadakan semua data/informasi, yang diwujudkan menjadi warkat-warkat yang selalu siap bilamana diperlukan. b) Keuangan Dalam kehidupan maju dan moderen, bagi manusia secara perseorangan atau secara bersama-sama dalam sebuah organisasi, yang bermaksud melaksanakan kegiatan, sudah sangat sulit menemukan yang dapat melepaskan diri dari aspek yang berhubungan dengan keuangan. Semakin besar kegiatan yang akan diwujudkan guna mencapai suatu tujuan tertentu, maka semakin besar pula dana yang diperlukan. Kenyataan seperti itu dilingkungan suatu organisasi memerlukan perhatian khusus dan 52

15 serius dari setiap pimpinan dan semua personel edi lingkungannya. Masalah yang dihadapi oleh setiap organisasi bukan saja mengenai upaya pengadaan yang biasanya bukanlah persoalan yang mudah. Oleh karna itulah di lingkungan organisasi yang berbentuk badan usaha, yang dengan mempergunakan uang bermaksud mencapai tujuan berupa keuntungan yang diniali dengan uang pula. c) Personalia Administrasi adalah kegiatan manusia dilingkungan organisasi yang didirikan oleh manusia pula. Administrasi merupakan pengendalian kebersamaan manusia sebagai makhluk yang dalam mewujudkan sosialitasnya, tidak mungkin menghilangkan individualitasnya. Pengendali dan yang dikendalikan adalah manusia. Oleh karna itu faktor manusia merupakan faktor sentral, yakni faktor pertama dan utama dalam mewujudkan kerja sama yang perlu dikendalikan, agar individualitasnya tidak mendominasi sosialitasnya, yang dapat memperlemah pelaksanaan kerja sama. Dengan pengendalian faktor manusia secara efektif dan efisien, kerja samanya dapat dikembangkan secara dinamis dan terarah. Dalam kerja sama seperti itu maka tujuan bersama akan dapat diwujudkan secara maksimal. M. Manulang mengatakan bahwa Manajemen Personalia berarti seni dan ilmu perencanaan, pelaksanaan, penyusunan dan 53

16 pengontrolan tenaga kerja untuk tercapai tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu dengan adanya kepuasan hati pada diri pekerja. d) Logistik (perbekalan) Di lingkungan suatu organisasi untuk melaksanakanya tugas-tugas pokokny, tidak sedikit pekerjaan atau kegiatan yan memerlukan peralatan. Kegiatan atau pekerjaan itu diantaranya ada yang tidak dapat dilaksanakan tanpa peralatan, disamping terdapat pula yang dengan penggunaan peralatan dapat ditingkatkan efisiensi dan efektivitasnya. Peralatan itu pada umumnya berbentuk benda-benda atau bersifat material, yang dapat dibedakan sebagai berikut: Peralatan Perkantoran, yang diperlukan untuk kegiatankegiatan ketatausahaan, termasuk dalam pengelolaan kepegawaian, keuangan dan perbekalan. Misalnya, mesin tik. Mesin hitung, kertas, meja dan kursi kerja, mesin fotocopy dan alat tulis kantor (ATK). Peralatan teknis, yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang memerlukan keterampilan atau profesionalisme tertentu. Misalnya, peralatan untuk sebuah pabrik pembuat sepatu. Semua peralatan itu pengadaanya mempergunakan dana, meskipun kadang-kadang ada yang dibuat sendiri. Untuk itulah dipergunakan untuk memelihara 54

17 peralatan sehingga dapat digunakan untuk jangka waktu yang cukup lama. Hubungan Masyarakat, yang sering disingkat Humas dalam bahasa inggris dikenal dengan sebutan Public Relations yang sering disingkat purel. dilingkungan organisasi bidang usaha unsur didalam fungsi skunder administrasi ini sering dinilai dan ditempatkan sangat penting, sehingga diperlukan suatu unit kerja khusus, dengan dipimpin seorang Manager Public Relations. Tugas pokoknya adalah melakukan penyiaran dan memberikan penerangan (informasi). 2.3 Unsur-Unsur Administrasi Utama Dan Pelengkapnya Unsur Utama Dalam Administrasi Penelaahan lebih mendalam terhadap administrasi sebagai suatu proses penyelenggaraan ternyata menunjukan bahwa administrasi tersusun tiga unsur diantara lima unsur pelengkap. Semua unsur tersebut telah mempunyai nama masing-masing. Selanjutnya, unsur-unsur tersbut terdapat dalam stiap administasi berapa pun corak usaha kerja sama dan apa pun tujuan yang ingin dicapai. Unsur utama pertama dari administrasi dinamakan organisasi. Unsur ini menjadi kerangka wadah dari usaha kerja sama orang -orang untuk mencapai tujuan tertentu. Apabila unsur organisasi ini dianggap sebagai sebuah fungsi, fungsi ini berwujud 55

18 segenap aktivitas penyusunan bentuk dan pola dari usaha kerja sama yang bersangkutan. Berikut adalah segenap aktivitas penyusunan bentuk dan pola tersebut: 1. Aktivitas menggolongkan tindakan-tindakan yang harus dijalankan dalam kesatuan tertentu. 2. Menentukan tugas pekerjaan orang-orang yang tergabung dalam usaha kerja sama. 3. Membagi wewenang dan tanggung jawab untuk masingmasing orang. 4. Menentukan jalinan hubungan kerja diantara mereka serta saluran perintah dan tanggung jawab. Unsur kedua dari administrasi dinamakan manajemen. Unsur ini merupakan suatu proses menggerakan tindakan-tindakan dan mengarahkan fasilitas sehingga tujuan yang telah ditetapkan benar-benar tercapai. Unsur manajemen tersusun dari enam fungsi. 1. Perencanaan: aktivitas menentukan hal-hal yang harus dikerjakan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan dengan cara-cara mengerjakanya. 2. Pembuatan keputusan: aktivitas mengakhiri pertentanganpertentangan mengenai suatu hal atau melakukan pilihan diantara berbagai kemungkinan sewaktu berlangsungnya usaha kerja sama. 56

19 3. Pembimbingan: aktivitas membimbing orang-orang yang tergabung dalam usaha kerja sama dengan memberikan perintah atau petunjuk kepada mereka serta usaha-usaha lainya yang ditunjuk untuk mempengaruhi dan menetapkan arah bagi tindakan-tindakan mereka. 4. Pengoordinasian: aktivitas menghubungkan orang-orang dan tugas ppekerjaan dalam usaha kerja sama sehingga mencegah terjadinya pertentangan, kerancauan, kekembaran atau kekosongan tidakan. 5. Pengendalian: aktivitas mengusahakan agar tindakan-tindakan dan hasilnya dalam dunia kerja sama terjadi sesuai rencana, perintah, petunjuk atau ketentuan-ketentuan lainya yang telah ditetapkan. 6. Penyempurnaan : aktivitas berusaha memperbaiki segenap segi dalam usaha kerja sama yang bersangkutan. Akhirnya, perlu ditegaskan bahwa manajemen hendaknya tidak disamakan dengan administrasi. Manajemen adalah sebuah unsur saja dari proses penyelenggaraan yang disebut administrasi. Unsur utama ketiga dari administrasi dinamakan komunikasi. Unsur ini merupakan suatu proses menyampaikan warta dari seseorang kepada pihak lain dalam usaha kerja sama. Komunikasi merupakan urat nadi yang memungkinkan orang satu mngetahui pendapat orang lain dalam usaha kerja sama. Tapi 57

20 komunikasi, tidaklah mungkin suatu usaha kerja sama dapat berlangsung. Ketiga Unsur Organisasi, Manajemen, dan Komunikasi tersebut merupakan proses yang luas. Ketiganya memasuki setiap segi dan aktivitas dari usaha kerja sama. Jika Administrasi dapat digunakan sebagai suatu lingkarannya, berbagai aktivitas dari usaha kerja sama dapatlah dilukiskan menjadi tiga unsur berikut Unsur Pelengkap Dalam Administrasi Masih ada lima unsur lainnya yang dianggap sebagai unsur pelengkap tetapi sifatnya kurang luas dibandingkan dengan ketiga unsur utama. Masing-masing unsur pelengkap ini hanya terdapat dalam sebagian dari usaha kerja sama. 1. Unsur Pelengkap Pertama dari administrasi dinamakan Kepegawaian. Unsur ini merupakan proses yang berhubungan dengan penggunaan tenaga kerja sama. Setiap usaha kerja sama tentu membutuhkan orang-orang sebagai pegawai untuk menyelenggarakan bermacam-macam tugas pekerjaan. Segenap aktivitas mengenai pemakaian orang sebagai tenaga kerja sejak penerimaanya sampai pemberhentianya merupakan fungsi kepegawaian. 2. Unsur Pelengkap Kedua dari administrasi dinamakan keuangan. Unsur ini merupakan proses yang berkenaan dengan 58

21 pembiayaan dalam usaha kerja sama. Setiap usaha kerja sama tentunya membutuhkan biaya untuk menjalankanya. Segenap hal mengenai penentuan sumber biaya dan penggunaanya, lalu memperhitungkan sampai mempertanggungjawabkannya termasuk dalam fungsi keuangan. 3. Unsur Pelengkap Ketiga dari administrasi dinamakan pembekalan. Unsur ini merupakan proses yang berkenaan dengan pengadaan dari penggunaan semua keperluan benda perlengkapan dalam usaha kerja sama. Setiap usaha kerja sama tentu membutuhkan berbagai benda perlengkapan untuk pelaksanaan kerjanya. Segenap cara untuk membeli, mengurus, menggunakan, dan menyimpan benda-benda perlengkapan menjadi fungsi pembekalan. 4. Unsur Pelengkap keempat dari administrasi dinamakan perkantoran. Unsur ini merupakan proses yang melayani dan membantu usaha kerja sama dalam hal-hal pembuatan, pengiriman, dan penyimpanan berbagai bahan keterangan yang diperlukan, seperti surat, dokumen, dan arsip. Hal ini merupakan fungsi dari perkantoran. 5. Unsur Pelengkap kelima dari administrasi dinamakan hubungan masyarakat (humas). Setiap usaha kerja sama, apabila ingin mendapatkan sambutan baik dari masyarakat 59

22 sekelilingnya, haruslah di satu pihak memperkenalkan diri dan dipihak lain menangkap hasrat dari masyarakat sekeliling. Fungsi humas dibebankan menjadi kewajiban dari seorang petugas dalam usaha kerja sama hingga membuatnya perlu berhubungan dengan masyarakat di sekelilingnya. 60