BAB IV ANALISA DAN HASIL

Transkripsi

1 BAB IV ANALISA DAN HASIL 4.1 Pengumpulan Data Pengumpulan data dari 3 perusahan kurir dimana tiap bulan dalam periode 6 bulan dan karakteristik perusahaan. Jumlah Pengiriman Bulan Perusahaan Kurir A Perusahaan Kurir B Perusahaan Kurir C Maret April Mei Juni Juli Agustus Total Tabel Jumlah Data pada Tahun 2008 dalam Periode 6 Bulan Karakteristik Perusahaan Kurir A Perusahaan Kurir B Perusahaan Kurir C Ada IT support Tidak Ya Ya Ada Perangkat pendukung IT Tidak Ya Ya Pendidikan Kurir Min. SMU Ya Ya Ya Charge Baterai oleh kurir sendiri Ya Ya Ya Mengharuskan menulis waybill Tidak Tidak Tidak pada saat di tempat pengiriman Mengharuskan menulis kode GPS pada saat pengiriman Tidak Tidak Tidak Tabel Karakteristik Perusahaan 33

2 Maret `08 April `08 Mei `08 Juni `08 Juli `08 Agustus `08 Perusahaan Kurir A Perusahaan Kurir B Perusahaan Kurir C Gambar Jumlah Data pada Tahun 2008 dalam Periode 6 Bulan Perusahaan Kurir Jumlah Rata - Rata Perusahaan Kurir A Perusahaan Kurir B Perusahaan Kurir C Tabel Jumlah Data Rata Rata pada Tahun 2008 dalam Periode 6 Bulan

3 Kesalahan pada SOP Pengumpulan data menggunakan sistem komputerisasi. Berdasarkan data tersebut dapat dikategorikan menjadi 6 kategori kesalahan yaitu : o 1 : Pengoperasian alat salah apabila alat GPS tidak merekam seluruh perjalanan dari awal hari pengiriman sampai akhir hari pengiriman. o 2 : Isi informasi waybill tidak sesuai dengan informasi pengiriman yang sebenarnya. o 3 : Pengetikan informasi waybill dalam program waybill tidak sesuai dengan format program waybill sehingga data tetap terhitung tetapi dianggap error. o o o 4 : Catatan waybill tidak diketik dalam program waybill. 5 : Rekaman alat GPS tidak sesuai dengan alamat pengiriman. 6 : Catatan waybill dalam satu hari pengiriman tidak ter-rekam seluruh perjalanannya dengan alat GPS. Dalam periode 6 bulan telah didapat data kesalahan tiap kategori kesalahan. Kemudian tiap kategori kesalahan tersebut diurutkan dari persentase terbesar ke persentase terkecil. Dengan menggunakan pendekatan pareto (Mengambil 20% dari 6 kategori kesalahan), fokus kategori yang dianalisa adalah dua kategori kesalahan dengan persentase terbesar/dominan. Hasil analisa data sebagai berikut :

4 36 Periode Maret 2008 Perusahaan Kurir A Perusahaan Kurir B Perusahaan Kurir C Q % Q % Q % % % % % % % % % % % % % % % % % % % Total % % % Tabel Data Kesalahan Periode Maret % 60% 50% 40% 30% 20% Perusahaan Kurir A Perusahaan Kurir B Perusahaan Kurir C 10% 0% Gambar Diagram Kesalahan Periode Maret 2008

5 37 Bulan Maret menunjukan bahwa perusahaan kurir A banyak melakukan kesalahan terbesar pada kategori 4 (37,1%) dan kategori 5 (30,9%). Pada kategori 4 merupakan waybill yang tidak diketik pada program. Banyak waybill yang tidak diketik oleh operator sehingga data perbandingan rekaman alat GPS menjadi tidak ada. Pada kategori 5, GPS merekam bahwa kurir perusahaan tersebut tidak berada pada alamat pengiriman yang sebenarnya. Perusahaan kurir B juga banyak melakukan kesalahan terbesar pada kategori 6 (64,3%) dan kategori 5 (31,8 %). Alat GPS dioperasikan dengan tidak baik, pengisian baterai tidak penuh dan alamat pengiriman tidak cocok dengan alamat waybill. Sedangkan perusahaan kurir C banyak melakukan kesalahan terbesar pada kategori 3 (36,8%) dan kategori 6 (33,9%). Perusahaan kurir C banyak melakukan kesalahan pada saat pengetikan format data pada program waybill.

6 38 Periode April 2008 Perusahaan Kurir A Perusahaan Kurir B Perusahaan Kurir C Q % Q % Q % % % % % % % % % % % % % % % % % % % Total % % % Tabel Data Kesalahan Periode April % 50% 40% 30% 20% Perusahaan Kurir A Perusahaan Kurir B Perusahaan Kurir C 10% 0% Gambar Diagram Kesalahan Periode April 2008

7 39 Pada bulan April ini terlihat bahwa perusahaan kurir A banyak melakukan kesalahan terbesar pada kategori 4 (53,4%) dan kategori 6 (17,8). Perusahaan kurir A melakukan kesalahan yang sama pada bulan Maret Perusahaan kurir B juga banyak melakukan kesalahan terbesar pada kategori 6 (41,2%) dan kategori 1 (24,4%). Perusahaan kurir B melakukan kesalahan pada pengoperasian alat GPS sehingga alat GPS tidak ada rekaman. Sedangkan perusahaan kurir C banyak melakukan kesalahan terbesar pada kategori 1 (43,4%) dan kategori 6 (25,7 %). Perusahaan kurir C ternyata dapat mengurangi kategori 5 (12,7%) pada bulan April ini. Periode Mei 2008 Perusahaan Kurir A Perusahaan Kurir B Perusahaan Kurir C Q % Q % Q % % % % % % % % % % % % % % % % % % % Total % % % Tabel Data Kesalahan Periode Mei 2008

8 40 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% Perusahaan Kurir A Perusahaan Kurir B Perusahaan Kurir C 20% 10% 0% Gambar Diagram Kesalahan Periode Mei 2008 Pada bulan Mei ini terlihat bahwa perusahaan kurir A banyak melakukan kesalahan terbesar pada kategori 4 (78%) dan kategori 1 (12,3 %).Ternyata perusahaan kurir A melakukan kesalahan yang berbeda pada bulan Mei ini, terlihat kategori 4 dan kategori 1 terbesar. 4 mempunyai kenaikan yang sangat signifikan, sehingga menghilangkan kesalahan pada kategori 5 dan kategori 6. Waybill tidak diketik mengakibatkan kesalahan dikedua kategori tersebut menyusut. Perusahaan kurir B juga banyak melakukan kesalahan terbesar pada kategori 6 (56,2%) dan kategori 5 (23,9 %). Perusahaan kurir B berhasil menghilangkan kesalahan pada kategori 1 pada bulan Mei ini.

9 41 Sedangkan perusahaan kurir C banyak melakukan kesalahan terbesar pada kategori 6 (57%) dan kategori 5 (17,4%). Perusahaan kurir C ternyata dapat dilihat dalam 3 bulan tidak menunjukan konsistensi kesalahan. Periode Juni 2008 Perusahaan Kurir A Perusahaan Kurir B Perusahaan Kurir C Q % Q % Q % % % % % % % % % % % % % % % % % % % Total % % % Tabel Data Kesalahan Periode Juni 2008

10 42 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% Perusahaan Kurir A Perusahaan Kurir B Perusahaan Kurir C 20% 10% 0% Gambar Diagram Kesalahan Periode Juni 2008 Pada bulan Juni ini terlihat bahwa perusahaan kurir A melakukan kesalahan yang sangat dominan pada kategori 4 (91,1%) dan kategori 6 (5.1%). Setelah mengadakan investigasi diketahui bahwa perusahaan kurir A mengganti sebagian pekerjanya (divisi entry data) sehingga banyak melakukan kesalahan pengoperasian komputer. Kesalahan ini mengakibatkan data hilang sehingga dianggap tidak diketik.. Kurir B mempunyai kinerja sangat baik pada periode Juni ini karena kesalahan terbesar masih hanya terjadi pada kategori 6 (48,1%) dan kategori 4 (19,4%).Perusahaan kurir B berhasil mengurangi kategori 5 yang terjadi pada bulan lalu.

11 43 Kurir C pada bulan Juni melakukan kesalahan tebesar pada kategori 6 (46,9%) dan kategori 5 (26,8%) sama seperti bulan lalu hanya dapat mengurangi kategori 4 menjadi 12,2%. Periode Juli 2008 Perusahaan Kurir A Perusahaan Kurir B Perusahaan Kurir C Q % Q % Q % % % % % % % % % % % % % % % % % % % Total % % % Tabel Data Kesalahan Periode Juli 2008

12 44 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% Perusahaan Kurir A Perusahaan Kurir B Perusahaan Kurir C 20% 10% 0% Gambar Diagram Kesalahan Periode Juli 2008 Pada bulan Juli ini terlihat perusahaan kurir A masih banyak melakukan kesalahan pada kategori 4 (87,6%). Perusahaan kurir A masih mengalami kendala teknis dalam divisi entry data. Seperti bulan lalu perusahaan kurir B masih dominan pada kategori 6 (44%) dan kategori 4 (25,2%). Tidak ada perubahan dalam dominasi melakukan kesalahan. Perusahaan kurir C masih sama seperti 2 bulan lalu banyak melakukan kesalahan pada kategori 6 (58,5%) dan kategori 5 (17,6%).

13 45 Periode Agustus 2008 Perusahaan Kurir A Perusahaan Kurir B Perusahaan Kurir C Q % Q % Q % % % % % % % % % % % % % % % % % % % Total % % % Tabel Data Kesalahan Periode Agustus % 60% 50% 40% 30% 20% Perusahaan Kurir A Perusahaan Kurir B Perusahaan Kurir C 10% 0% Gambar Diagram Kesalahan Periode Agustus 2008

14 46 Pada Bulan Agustus ini perusahaan kurir A masih paling dominan pada kategori 4 (65.1%) dan kategori 6 (21,3%) sebagai posisi kedua. Sejalan dengan perbaikan dalam perusahaan kurir A maka kategori 4 dapat dikurangi dan berpindah ke kategori 6. Perusahaan kurir B masih sama dalam dua bulan terakhir yaitu kesalahan terbesar pada kategori 6 (44,2%) dan diikuti kategori 4 (15,6%). Pada perusahaan kurir C dominasi kategori 6 (51,8%) masih berada pada posisi pertama, lalu diikuti oleh kategori 1 (20,4%).

15 Analisa Data Kurir A Maret 2008 April 2008 Mei 2008 Juni 2008 Juli 2008 Agustus 2008 Average Q % Q % Q % Q % Q % Q % Q % % % % % % % % % % % % % % % 3 4 0% 131 0% 84 0% 0 0% 1 0% 0 0% % % % % % % % % % % % 571 0% % % % % % % % % % % Total % % % % % % % Tabel Kesalahan Perusahaan Kurir A Maret '08 April '08 Mei '08 Juni '08 Juli '08 Agustus ' Gambar Diagram Jumlah Kesalahan Perusahaan Kurir A Tabel menunjukan bahwa perusahaan kurir A melakukan kesalahan terbesar pada kategori 4 dengan rata rata 77595,3.

16 48 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Maret '08 April '08 Mei '08 Juni '08 Juli '08 Agustus '08 Categori 6 Categori 5 Categori 4 Categori 3 Categori 2 Categori 1 Gambar Diagram Kontribusi Kesalahan Perusahaan Kurir A Menurut pendekatan Pareto, kategori kesalahan yang dianalisa hanya dua kategori yang terbesar persentasenya dari enam kategori kesalahan yang ada. Berikut dua kategori kesalahan yang terbesar pada perusahaan kurir A: No % Jumlah % 68.7% % 81.4% % 91.2% % 96.2% % 100.0% % 100.0% Tabel Analisis Pareto Perusahaan Kurir A

17 49 120% Analisis Pareto 100% 80% 60% 40% 20% 0% Gambar Diagram Pareto Perusahaan Kurir A Berdasarkan gambar dapat disimpulkan kategori kesalahan terbesar perusahaan kurir B adalah kategori 4 (69%) dan kategori 6 (13%).

18 50 Kurir B Maret 2008 April 2008 Mei 2008 Juni 2008 Juli 2008 Agustus 2008 Average Q % Q % Q % Q % Q % Q % Q % 1 0 0% % 0 0% 0 0% 0 0% % % % % % % % % % % 0 0% 0 0% 1 0% 0 0% % % 4 0 0% % % % % % % % % % % % % % % % % % % % % Total % % % % % % % Tabel Kesalahan Perusahaan Kurir B Maret '08 April '08 Mei '08 Juni '08 Juli '08 Agustus ' Gambar Diagram Jumlah Kesalahan Perusahaan Kurir B Tabel menunjukan perusahaan kurir B melakukan kesalahan terbesar pada kategori 6 dengan rata rata 12871,3.

19 51 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Maret '08 April '08 Mei '08 Juni '08 Juli '08 Agustus '08 Categori 6 Categori 5 Categori 4 Categori 3 Categori 2 Categori 1 Gambar Diagram Kontribusi Kesalahan Perusahaan Kurir B Menurut pendekatan Pareto, kategori kesalahan yang dianalisa hanya dua kategori yang terbesar persentasenya dari enam kategori kesalahan yang ada. Berikut dua kategori kesalahan yang terbesar pada perusahaan kurir B: No % Jumlah % 49.6% % 70.7% % 84.2% % 93.6% % 98.9% % 100.0% Tabel Analisis Pareto Perusahaan Kurir B

20 52 120% Analisis Pareto 100% 80% 60% 40% 20% 0% Gambar Diagram Pareto Perusahaan Kurir B Berdasarkan gambar dapat disimpulkan kategori kesalahan terbesar perusahaan kurir B adalah kategori 6 (50%) dan kategori 5 (21%).

21 53 Kurir C Maret 2008 April 2008 Mei 2008 Juni 2008 Juli 2008 Agustus 2008 Average Q % Q % Q % Q % Q % Q % Q % % % 192 0% 405 1% 805 1% % % % % % % % % % % % % % 109 0% % % % % % % % % % % % % % % % % % % % % % % % Total % % % % % % % Tabel Kesalahan Perusahaan Kurir C Maret '08 April '08 Mei '08 Juni '08 Juli '08 Agustus ' Gambar Diagram Jumlah Kesalahan Perusahaan Kurir C Tabel menunjukan bahwa perusahaan kurir C banyak melakukan kesalahan terbesar pada kategori 6 dengan rata rata

22 54 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Maret '08 April '08 Mei '08 Juni '08 Juli '08 Agustus ' Gambar Diagram Kontribusi Kesalahan Perusahaan Kurir C Menurut pendekatan Pareto, kategori kesalahan yang dianalisa hanya dua kategori yang terbesar persentasenya dari enam kategori kesalahan yang ada. Berikut dua kategori kesalahan yang terbesar pada perusahaan kurir C: No % Jumlah % 46.7% % 64.3% % 76.0% % 84.6% % 92.4% % 100.0% Tabel Analisis Pareto Perusahaan Kurir C

23 55 120% Analisis Pareto 100% 80% 60% 40% 20% 0% Gambar Diagram Pareto Perusahaan Kurir C Berdasarkan gambar dapat disimpulkan kategori kesalahan terbesar perusahaan kurir B adalah kategori 6 (46%), dan kategori 5 (17%). Kesimpulan Data 6 merupakan kategori kesalahan paling dominan dari ketiga perusahaan kurir, diikuti dengan kategori 5 lalu kategori 4.

24 Analisa Sebab dan Akibat Hasil kesimpulan analisa data adalah tiga kategori kesalahan harus dianalisa. tersebut adalah kategori 6, kategori 5 dan kategori 4. Cara analisa pemecahan masalah tersebut menggunakan cause and effect diagram (fish bone diagram). Tiap kategori dianalisa menggunakan empat faktor cause and effect. Empat faktor tersebut adalah : Personel : Kesalahan pekerja melaksanakan sistem GPS ini mulai dari pengiriman sampai pengetikan data waybill. Prosedur : Relevansi SOP dalam menggunakan sistem GPS ini. Peralatan : Alat GPS itu sendiri dan segala perlengkapan pendukung serta komputer untuk melakukan pengetikan data waybill. Lingkungan : faktor faktor pendukung lainnya di sekitar lingkungan saat melaksanakan sistem GPS.

25 Analisa Sebab 4 Personel Hilang/ terselip Prosedur Tidak ada standar prosedur pengetikan waybill Waybill tidak diketik Tidak ada IT support Data komputer rusak Tidak teliti Batas waktu pengetikan waybill Prosedur pengetikan waybill 4 Hardware Failure Listrik padam Tidak ada tempat khusus penyimpanan waybill Peralatan Lingkungan Gambar Cause and Effect Diagram 4 Berdasarkan sebab dan akibat gambar , didapatkan besar kontribusi tiap faktor sebagai berikut : Faktor Jumlah % Personel % Prosedur % Peralatan % Lingkungan % Total % Tabel Kontribusi Faktor pada 4

26 Perusahaan Kurir A Perusahaan Kurir B Perusahaan Kurir C 0 Gambar Perbandingan Perusahaan Kurir pada 4 4 ini terbesar pada perusahaan kurir A. Hanya perusahaan kurir A membuat kesalahan paling banyak pada kategori ini. Berikut analisa sebab akibat kategori 4 berdasarkan kontribusi tiap faktor: Peralatan (55,8%) o Data komputer rusak Akibat data komputer rusak mempunyai kontribusi paling besar terjadinya kategori 4 (55,8%). Faktor penyebab data komputer rusak adalah kerusakan pada perangkat komputer atau listrik padam pada saat kegiatan pengetikan waybill dilaksanakan. Rusaknya data tersebut membuat hasil pengetikan waybill menjadi hilang. Adanya batas waktu

27 59 laporan pengiriman membuat masalah ini penting karena tidak ada waktu untuk melakukan pengetikan ulang. Solusi permasalahan listrik padam adalah penggunaan UPS (Uninterruptible Power Supply) sebagai alat sumber listrik sementara. Bila sumber listrik sedang padam maka UPS membuat kompter akan tetap hidup untuk sementara waktu. Waktu ini cukup untuk menonaktifkan komputer secara normal. Solusi permasalahan kerusakan pada perangkat komputer adalah penggunaan perangkat bakup data. Perangkat bakup data dapat membuat duplikasi data pada sistem yang berbeda. Bila sistem utama mengalami kerusakan maka masih ada sistem penyimpanan data cadangan sebagai duplikasi data utama. Personel (29.1%) o Waybill tidak diketik Penyebab waybill tidak diketik adalah fisik waybill hilang atau petugas pengetikan waybill tidak teliti. Hilangnya fisik waybill bisa terjadi pada kurir perusahaan atau petugas pengetikan waybill. Solusi dari permasalahan ini adalah menggunakan sistem kode waybill. Sistem kode waybill adalah pemberi kode pada sejumlah waybill. Misal satu kode berisi 100 waybill, dengan

28 60 demikian setiap kali pengetikan satu kode harus berjumlah 500 waybill. Bila tidak sejumlah 100 waybill maka ada waybill yang kurang. Sistem seperti ini diterapkan oleh perusahaan kurir B & perusahaan kurir C. o Tidak ada IT support IT support adalah orang yang bertanggung jawab akan kinerja dari komputer untuk kelancaran pemasukan data. Bila terjadi masalah aplikasi atau komputer untuk pengetikan waybill maka masalah tersebut tidak dapat langsung diperbaiki. Masalah ini diatasi dengan cara perusahaan kurir memanggil pihak vendor aplikasi atau komputer untuk melakukan perbaikan. Pihak vendor membutuhkan waktu untuk sampai ke lokasi perusahaan kurir. Pihak vendor juga tidak siaga pada waktu malam hari atau hari libur sedangkan pengiriman tetap dilakukan pada malam hari atau hari libur (batas waktu pengetikan adalah dua hari setelah pengiriman dokumen dilakukan). Solusi dari permasalahan ini adalah mempekerjakan IT support yang handal. Bila ada permasalahan komputer maka masalah tersebut dapat dibenarkan dengan cepat oleh IT support. Prosedur (15.0%) o Batas waktu pengetikan waybill

29 61 Batas pemasukan data memang sangat ketat yaitu dua hari setelah pengiriman dokumen dilakukan. Akibatnya masih ada waybill yang belum sempat diketikan. Solusi dari permasalahan ini dengan penambahan jam pekerja pengetikan waybill atau menambah jumlah komputer untuk pengetikan waybill. o Prosedur pengetikan waybill Prosedur pengetikan waybill dibuat oleh tiap perusahaan kurir. Pada perusahaan kurir A ternyata tidak mempunyai SOP untuk pengetikan waybill. Solusi pembuatan prosedur tambahan untuk mengatur pengetikan data ini. Lingkungan (0,1%) o Tidak ada tempat penyimpanan khusus waybill Tidak ada tempat penyimpanan khusus waybill mengakibatkan waybill hilang atau terselip di tempat lain sehingga waybill yang hilang tersebut tidak diketik. Melihat dari kontribusi faktor lingkungan yang sangat kecil yaitu 0,1%, faktor ini dapat diabaikan. Dapat disimpulkan SOP sistem GPS harus ditambahkan requirement untuk menjalankan sistem ini dengan baik. Requirement sistem GPS: 1. Penggunaan UPS untuk setiap komputer pengetikan waybill.

30 62 2. Peralatan untuk Bakup data. 3. Adanya personel IT support dalam divisi pengetikan waybill untuk memastikan kelancaran komputer pengetikan waybill (software & hardware). Tambahan SOP untuk operator pengetikan data untuk mengurangi waybill yang tidak terketik: Gambar Perbaikan SOP 4

31 Analisa Sebab 6 Posisi GPS salah Personel Pengisian baterai Alat GPS tidak merekam Charger baterai Tidak ada indikator penuh Tanggal Kode GPS Penulisan informasi waybill tidak sesuai Prosedur Tidak ada tempat khusus untuk charge baterai Tidak ada penjelasan indikator baterai Kurang detail nya SOP Tidak ada penjelasan indikator GPS 6 Peralatan Lingkungan Gambar Cause and Effect Diagram 6 Berdasarkan sebab dan akibat gambar , didapatkan besar kontribusi tiap faktor sebagai berikut : Faktor Jumlah % Personel % Prosedur % Peralatan % Lingkungan % Total % Tabel Kontribusi Faktor pada 6

32 Perusahaan Kurir A Perusahaan Kurir B Perusahaan Kurir C Gambar Perbandingan Perusahaan Kurir pada 6 6 ini terbesar pada perusahaan kurir A, perusahaan kurir B dan perusahaan kurir C kesalahan paling banyak pada tiap perusahaan kurir terdapat pada kategori ini. Berikut analisa sebab akibat dari kategori 6 : Personel (48,5%) Faktor personel harus mendapat perhatian khusus karena faktor ini memberikan kontribusi terbesar penyebab kategori 6 ini. o Alat GPS tidak merekam Ada dua penyebab alat GPS tidak merekam. Penyebab pertama adalah baterai habis atau menyala sebentar. Akibatnya alat GPS tidak merekam perjalanan kurir perusahaan pada hari tersebut. Penyebab kedua adalah penggunaan alat GPS tidak

33 65 benar. Posisi alat GPS pada sisi this side up tidak menghadap ke langit. Gambar Alat GPS dengan Tas GPS Solusi dari permasalahan ini adalah diadakan rapat evaluasi. Rapat evaluasi ini menjelaskan sebab dan akibat alat GPS tidak merekam. Kurir perusahaan wajib mematuhi SOP yang ada, terutama pada penggantian baterai dan penggunaan alat GPS. Akibat tidak menjalankan SOP adalah pengiriman dianggap tidak valid. o Penulisan informasi waybill tidak sesuai Ada dua sebab dari penulisan informasi waybill tidak sesuai pada kategori 6 ini. Penyebab pertama adalah penulisan waktu. Banyak kurir perusahaan yang mengakui penulisan waybill dilakukan setelah selesai pengiriman dokumen. Penulisan waybill tidak dilakukan pada saat serah terima dokumen ke

34 66 penerima pengiriman dokumen. Hal ini mengakibatkan informasi waybill ditulis tidak akurat waktu pengiriman dokumennya. Penyebab kedua adalah kode GPS tidak dituliskan pada sebagian besar waybill. Kode GPS tersebut hanya diisi pada waybill pertama saja. Pengisian tersebut terjadi pada saat kurir perusahaan menerima waybill. Hal ini menyebabkan dua kasus. Kasus pertama adalah bila ada pergantian kurir perusahaan yang mengirim dan kurir tersebut tidak mengganti kode GPS maka kode GPS menjadi salah. Kasus kedua adalah bila waybill tidak ada kode GPS terselip maka kode GPS tidak diketahui. Akibat dari berbedanya kode GPS pada waybill adalah rekaman alat GPS menjadi tidak cocok dengan waybill sehingga pengiriman dokumen dianggap tidak valid. Solusi dari permasalahan ini adalah diadakan rapat evaluasi. Rapat evaluasi ini menjelaskan sebab dan akibat kesalahan penulisan informasi waybill. Kurir perusahaan wajib mematuhi SOP yang ada, terutama pada pengisian informasi waybill. Akibat tidak menjalankan SOP adalah pengiriman dianggap tidak valid. Prosedur (26,0%) o Kurang detailnya SOP

35 67 SOP yang ada kurang menjelaskan tentang keadaan indikator yang terdapat pada alat GPS ini, sehingga banyak kurir perusahaan yang tidak mengerti maksud indikator alat GPS. Gambar Alat GPS Solusi pemasalahan ini memberikan prosedur tambahan penjelasan indikator lampu alat GPS pada SOP. Penjelasan indikator alat GPS sebagai berikut: Indikator baterai menyala hijau berarti baterai dalam keadaan penuh indikator baterai menyala merah berarti baterai susah mulai lemah. indikator device menyala berarti signal GPS masih dalam tahap pencarian

36 68 indikator device menyala berkedip kedip berarti alat GPS sudah mendapat signal GPS. Peralatan (21,4%) o Charger Baterai Charger baterai yang dipakai tidak mempunyai indikator penuhnya baterai. Para kurir perusahaan menjadi bingung apakah baterai sudah terisi penuh atau belum. Solusi untuk permasalahan ini dengan menambahkan informasi pada SOP bahwa baterai akan terisi penuh dalam 12 jam pengisian. Lingkungan (3,9%) o Tidak ada tempat khusus untuk charge baterai Dengan tidak adanya tempat khusus untuk charge baterai membuat kurir saling bergantian dalam men-charge baterai dan bertumpuk penempatannya. Faktor ini dapat diabaikan karena penyebab paling kecil hanya sebesar 3,9%. Kesimpulan dari analisa sebab dan akibat kategori 6 adalah perlu diadakan rapat evaluasi untuk penjelasan kembali kepada kurir perusahaan agar lebih mengerti sebab dan akibat tidak mematuhi SOP yang ada. Adanya penambahan SOP untuk kurir perusahaan agar mengerti keterangan indikator lampu pada alat GPS dan baterai terisi penuh :

37 Gambar Perbaikan SOP 6 69

38 Analisa Sebab 5 Posisi GPS salah Personel Pengisian baterai Alat GPS tidak merekam Kode GPS Penulisan informasi waybill tidak sesuai Pengiriman tidak sesuai Prosedur Tidak ada penjelasan indikator baterai Kurang detail nya SOP Tidak ada penjelasan indikator GPS 5 Charger baterai Alamat jalan yang tidak jelas Tidak ada indikator penuh Peralatan Lingkungan Gambar Cause and Effect Diagram 5 Berdasarkan sebab dan akibat gambar , didapatkan besar kontribusi tiap faktor sebagai berikut : Faktor Jumlah % Personel % Prosedur % Peralatan % Lingkungan % Total % Tabel Kontribusi Faktor pada 5

39 Perusahaan Kurir A Perusahaan Kurir B Perusahaan Kurir C 0 Gambar Perbandingan Perusahaan Kurir pada 5 5 ini terbesar pada perusahaan kurir B dan perusahaan kurir C. Berikut analisa sebab akibat dari kategori 5 : Personel (39,8%) Faktor personel harus mendapat perhatian khusus karena faktor ini memberikan kontribusi terbesar penyebab kategori 5 ini. o Alat GPS tidak merekam Ada dua penyebab alat GPS tidak merekam. Penyebab pertama adalah baterai habis atau menyala sebentar. Akibatnya alat GPS tidak merekam perjalanan kurir perusahaan pada hari tersebut. Penyebab kedua adalah penggunaan alat GPS tidak benar. Posisi alat GPS pada sisi this side up tidak menghadap ke langit.

40 72 Gambar Alat GPS dengan Tas GPS Solusi dari permasalahan ini adalah diadakan rapat evaluasi. Rapat evaluasi ini menjelaskan sebab dan akibat alat GPS tidak merekam. Kurir perusahaan wajib mematuhi SOP yang ada, terutama pada penggantian baterai dan penggunaan alat GPS. Akibat tidak menjalankan SOP adalah pengiriman dianggap tidak valid. o Penulisan informasi waybill tidak sesuai Penyebab informasi waybill tidak sesuai pada kategori 5 adalah kode GPS tidak dituliskan pada sebagian besar waybill. Kode GPS tersebut hanya diisi pada waybill pertama saja. Pengisian tersebut terjadi pada saat kurir perusahaan menerima waybill. Hal ini menyebabkan dua kasus. Kasus pertama adalah bila ada pergantian kurir perusahaan yang mengirim dan kurir tersebut tidak mengganti kode GPS maka kode GPS menjadi salah.

41 73 Kasus kedua adalah bila waybill tidak ada kode GPS terselip maka kode GPS tidak diketahui. Akibat dari berbedanya kode GPS pada waybill adalah rekaman alat GPS menjadi tidak cocok dengan waybill sehingga pengiriman dokumen dianggap tidak valid. Solusi dari permasalahan ini adalah diadakan rapat evaluasi. Rapat evaluasi ini menjelaskan sebab dan akibat kesalahan penulisan informasi waybill. Kurir perusahaan wajib mematuhi SOP yang ada, terutama pada pengisian informasi waybill. Akibat tidak menjalankan SOP adalah pengiriman dianggap tidak valid. o Pengiriman tidak sesuai Penyebab pengiriman tidak sesuai adalah kurir perusahaan tidak sampai ke alamat yang dituju oleh waybill. Dengan kata lain kurir perusahaan tidak mengirim dokumen tersebut. Prosedur (37,6%) o Kurang detailnya SOP SOP yang ada kurang menjelaskan tentang keadaan indikator yang terdapat pada alat GPS ini, sehingga banyak kurir perusahaan yang tidak mengerti maksud indikator alat GPS.

42 74 Gambar Alat GPS Solusi pemasalahan ini memberikan prosedur tambahan penjelasan indikator lampu alat GPS pada SOP. Penjelasan indikator alat GPS sebagai berikut: Indikator baterai menyala hijau berarti baterai dalam keadaan penuh indikator baterai menyala merah berarti baterai susah mulai lemah. indikator device menyala berarti signal GPS masih dalam tahap pencarian indikator device menyala berkedip kedip berarti alat GPS sudah mendapat signal GPS. Peralatan (19,8%) o Charger Baterai

43 75 Charger baterai yang dipakai tidak mempunyai indikator penuhnya baterai. Para kurir perusahaan menjadi bingung apakah baterai sudah terisi penuh atau belum. Solusi untuk permasalahan ini dengan menambahkan informasi pada SOP bahwa baterai akan terisi penuh dalam 12 jam pengisian. Lingkungan (2,8%) o Alamat jalan yang tidak jelas Alamat pengiriman tidak jelas membuat kurir perusahaan bingung. Pada akhirnya kurir perusahaan kemungkinan salah melakukan pengiriman dokumen. Solusi masalah ini dengan menanyakan kebenaran alamat pengiriman kepada orang dari alamat yang dituju, setelah itu membetulkan alamat database pelanggan. Tetapi kontribusi persentase hanya 2,8% faktor ini dapat diabaikan. Kesimpulan dari analisa sebab dan akibat kategori 56 adalah perlu diadakan rapat evaluasi untuk penjelasan kembali kepada kurir perusahaan agar lebih mengerti sebab dan akibat tidak mematuhi SOP yang ada. Adanya penambahan SOP untuk kurir agar mengerti keterangan indikator lampu pada alat GPS dan pengisian baterai :

44 76 Gambar Perbaikan SOP Solusi untuk Perbaikan SOP Kesalahan kategori 4 hanya terjadi pada perusahaan kurir A sehingga solusi untuk kategori 4 ini ada pada perusahaan kurir B dan perusahaan kurir C. Hal yang berbeda terjadi pada kategori 6, kategori ini terjadi pada semua perusahaan kurir membuat kategori ini penting untuk diatasi. 5 ternyata mempunyai solusi yang mirip dengan kategori 6 karena kedua kategori ini mempunyai kesalahan paling besar pada faktor personel. 5 tidak dapat mengambil

45 77 solusi dari perusahaan kurir A karena perusahaan kurir A melakukan kesalahan pada kategori 4. Bila karakteristik perusahaan kurir A dikaitkan dengan kategori 4 maka dapat disimpulkan hanya perusahaan kurir A yang tidak mempunyai IT support dan perangkat pendukung IT. Kesalahan pada kategori pada diselesaikan maka akan berpindah kesalahannya pada kategori 6 dan kategori 5. Hal ini dapat dilihat dari karakteristik perusahaan yang menjadi sama dengan perusahaan kurir C dan perusahaan kurir B (kecuali dalam hal outsourcing) bila IT support dan perangkat pendukung IT sudah ada. Perusahaan kurir B dan perusahaan kurir C melakukan kesalahan pada kategori 6 dan kategori 5. Solusi dari analisa penyebab terjadinya kategori 4 adalah perlu ada pada sistem GPS. Requirements telah dipenuhi oleh perusahaan kurir B dan perusahaan kurir C tetapi tidak pada perusahaan kurir A. berikut requirements sistem GPS : Perangkat pendukung IT : o UPS o Perangkat bakup data IT support. Dengan Adanya solusi ini maka diharapkan dapat menghilangkan masalah mengenai data rusak sampai kelancaran pemasukan data. Solusi untuk kategori 6 dan kategori 5 adalah perubahan SOP. Bila karakteristik perusahaan dikaitkan dengan kategori 6 dan kategori 5 maka dapat disimpulkan karakteristik perusahaan kurir yang tidak mengharuskan menulis

46 78 waybill pada saat pengiriman (informasi waybill salah), tidak mengharuskan menulis kode GPS pada saat pengiriman (informasi waybill salah) dan charge baterai oleh kurir sendiri (tidak ada penjelasan charge baterai sudah penuh atau tidak) merupakan penyebab terjadinya kategori 6 dan kategori 5. Karakteristik perusahaan lainnya dapat tidak dianggap karena tidak terkait dengan kesalahan yang terjadi. Rapat evaluasi ini menjelaskan sebab dan akibat kesalahan isi informasi waybill. Kurir perusahaan wajib mematuhi SOP yang ada sehingga pengiriman dianggap valid. SOP yang penting dilaksanakan adalah sebagai berikut : Penulisan informasi waktu pada waybill pada saat serah terima dokumen. Penulisan informasi kode GPS pada waybill pada saat serah terima dokumen dan sesuai dengan kode GPS (alat GPS) yang dibawa. Baterai harus terisi penuh. Penggunaan GPS harus benar dengan sisi this side up menghadap ke langit. Pengiriman dilakukan sesuai dengan alamat waybill. Sedangkan dari SOP perlu ditambahkan beberapa prosedur. Prosedur tersebut bersifat timbal balik sehingga kesalahan dapat mencapai 0%.

47 79 KURIR OPERATOR Charge baterai sampai 12 jam Pengecekan jumlah waybill dan pengelompokan per x waybill dengan memberikan kode unik Pasang Baterai ke Alat GPS Cek indikator Battery berwarna hijau? tidak ya Masukan informasi waybill pada program yang disediakan pada hari yang sama dengan pengantaran per kode kelompok Cek jumlah pemasukan data bila berpindah kode kelompok Cari kekurangan waybill ya tidak Cek indikator device berkedip kedip? Jumlah sesuai tidak Bawa Alat GPS pada pengantaran, dengan posisi this up menghadap ke langit Lakukan Pengiriman sesuai dengan alamat pada waybill tidak Tulis kode GPS, tanggal dan jam saat pengiriman diserahkan pada waybill Pengiriman selesai pada hari ini? ya Kumpulkan Waybill Gambar Skema SOP Baru

48 80 Gambar merupakan SOP baru hasil analisa dari permasalahan yang terjadi. SOP baru ini bermulai pada kurir yang harus menngisi baterainya sampai 12 jam lalu pasang ke alat GPS. Periksa indikator alat GPS sampai indikator battery menyala hijau bila indikator battery tidak menyala hijau maka charge kembali baterai. Periksa indikator device menyala berkedip bila indikator device tidak menyala berkedip maka tunggu sampai indikator ini menyala berkedip pada tempat terbuka. Setelah itu pastikan saat membawa alat GPS, posisi this side up menghadap ke langit. Kurir perusahaan melakukan pengiriman dokumen seperti biasa. Waybill ditulis dengan informasi yang akurat dengan menuliskan kode GPS, tanggal dan jam pada saat serah terima dokumen. Bila pengiriman selesai maka waybill dikumpulkan dan diberikan ke petugas pengetikan waybill. Baterai kembali diisi selama 12 jam untuk pengiriman hari selanjutnya. Setelah itu merupakan pekerjaan petugas pengetikan waybill. Pertama waybill diberikan kode dalam jumlah tertentu (jumlah terntu ini x). Tiap kode mempunyai jumlah yang konstan dan berbeda satu dengan yang lainnya. Pengetikan informasi waybill dilakukan dengan baik. Tiap kali satu kode selesai diketik, lakukan pengecekan jumlah yang diketik dengan jumlah satu kode tersebut. Bila tidak sama maka waybill harus dicari yang belum terketik. Demikian SOP baru ini dibuat agar dapat memperbaiki beberapa kesalahan yang terjadi. Dengan melihat kriteria kesalahan tiap kategori, dapat disimpulkan kategori 1, kategori 2, kategori 5 dan kategori 6 mempunyai kesamaan. 1 mempunyai kesamaan pada kategori 6 dan kategori 5 dalam penggunaan alat GPS harus benar. 2 mempunyai kesamaan pada kategori 6 dan kategori 5

49 81 dalam penulisan waybill harus akurat. Bila masalah kategori 6 dan kategori 5 menjadi 0% maka otomatis kategori 1 dan kategori 2 menjadi 0%. Sedangkan kategori 3 dan kategori 4 mempunyai kesamaan. 3 mempunyai kesamaan pada kategori 4 dalam masalah pengetikan waybill. Bila masalah kategori 4 menjadi 0% maka otomatis kategori 3 menjadi 0%.