PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEHADIRAN MENGAJAR DOSEN

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEHADIRAN MENGAJAR DOSEN Oleh : Tonni Limbong, 2012 Dosen Tetap STMIK Budi Darma Medan Jl. Sisingamangaraja No. 338 Simpang Limun Medan Abstrak Kehadiran dalam setiap aktifitas dalam sebuah lembaga atau organisasi sangat penting, sebagai bukti displin dan dapat dijadikan sebagai alat untuk mengukur loyalitas kerja dari setiap pegawai atau dosen. Disamping itu absensi juga sangat dibutuhkan dalam penggajian atau tolak ukur untuk menghitung gaji seorang dosen. Yang pada dasarnya dosen akan dibayar berdasarkan jam mengajar apabila dosen tersebut adalah dosen tidak tetap (bukan Home base) yang akan di gaji berdasarkan jam mengajar juga untuk dosen yang jam kerjanya melebihi beban SKS. Disetiap kampus menghitung gaji seorang dosen adalah dengan menggunakan tolak ukur SKS dan jam mengajar dari mata kuliah yang diampuh oleh dosen yang bersangkutan tersebut. Kata kunci: Absensi, Kehadiran Mengajar Dosen 1. Pendahuluan Dalam proses kegiatan belajar mengajar di setiap lembaga pendidikan tidak terlepas dari interaksi antara dosen dan mahasiswa. Kegiatan belajar mengajar tersebut dilaksanakan sesuai dengan roster atau jadwal perkuliahan yang telah ada di susun oleh pihak lembaga yang terkait. Dosen mengajar sesuai jadwal perkuliahan dimana jadwal tersebut ada jam masuk dan jam keluar tiap 1 (satu) mata kuliah. Setiap dosen yang masuk diwajibkan mengisi daftar hadir pada saat masuk dan keluar dari tiap kelas yang diasuhnya per matakuliah. Dengan menggunakan sistem proses absensi mengajar dosen akan dapat dilakukan dengan lebih mudah dan lebih akurat dan tidak akan terjadi pemanipulasian jam masuk dan jam keluar dan akan berdampak positif bagi displin setiap dosen. Lembaga pendidikan tersebut juga akan dapat lebih mudah mengukur dan menilai kinerja (loyalitas) dari setiap dosen, dan akan memudahkan bagian keuangan dalam menghitung gaji dosen tersebut sesuai dengan jadwal atau jam mengajarnya. 2. Landasan Teori 2.1 Definisi Sistem Ada beberapa pendapat yang menjelaskan definisi sistem, yaitu : 1. Menurut (Jogyanto, 1999) Pengertian sistem diambil dari asal mula sistem yang berasal dari bahasa Latin (systema) dan bahasa Yunani (sustema) yang memiliki pengertian bahwa sutatu sistem merupakan suatu kesatuan yang didalamnya terdiri dari komponen atau elemen yang berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi. 2. Menurut (Stoa, 2008) Pengertian dari sistem merupakan gabungan dari keseluruhan langit dan bumi yang saling bekerja sama yang membentuk suatu keseluruhan dan apabila salah satu unsur tersebut hilang atau tidak berfungsi, maka gabungan keseluruhan tersebut tidak dapat lagi kita sebut suatu sistem. 3. Menurut (Kerz, 2008) Sistem yaitu gabungan dari sekelompok komponen baik itu manusia dan/atau bukan manusia (non-human) yang saling mendukung satu sama lain serta diatur menjadi sebuah kesatuan yang utuh untuk mencapai suatu tujuan, sasaran bersama atau hasil akhir. 4. Menurut (Hart, 2005) Sistem mengandung dua pengertian utama yaitu: (a) Pengertian sistem yang menekankan pada komponen atau elemennya yaitu sistem merupkan komponenkomponen atau subsistem-subsistem yang saling berinteraksi satu sama lain, dimana masingmasing bagian tersebut dapat bekerja secara sendiri-sendiri (independent) atau bersama-sama serta saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai secara keseluruhan (b) Definisi yang menekankan pada prosedurnya yaitu merupakan suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelasaikan suatu sasaran tertentu. Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa Sistem adalah kumpulan bagian-bagian atau subsistem-subsistem yang disatukan dan dirancang untuk mencapai suatu tujuan. Diterbitkan Oleh : STMIK Budi Darma Medan 5

2 Gambar 1 Model Sistem Gambar 2. Model Hubungan Sistem 2.2 Defenisi Informasi Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Informasi (information) dapat didefinisikan sebagai berikut: 1. Informasi (Information) adalah data yang telah dibentuk menjadi sesuatu yang memiliki arti dan berguna bagi manusia (Jogayanto, 1999). 2. Menurut Leitel dan Davis dalam bukunya Accounting Information System menjelaskan bahwa Informasi merupakan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan serta lebih berarti bagi yang menerimanya (kami, 2008). Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa Informasi adalah sebagai data yang sudah diolah, dibentuk, atau dimanipulasi sesuai dengan keperluan tertentu Kualitas Informasi Kualitas informasi (quality of information) (Prabu, 2006) diantaranya ditentukan oleh beberapa hal, yaitu : 1. Relevan (Relevancy), dalam hal ini informasi yang diterima harus memberikan manfaat bagi pemakainya. Kadar relevancy informasi antara orang satu dengan yang lainnya berbeda-beda tergantung kepada kebutuhan masing-masing pengguna informasi tersebut. How is the message used for problem solving (decision masking)? 2. Akurat (Accurate), yaitu berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan. Selain itu informasi yang didapatkan tidak boleh bias atau menyesatkan bagi penggunanya, serta harus dapat mencerminkan dengan jelas maksud dari informasi tersebut. Ketidak akuratan data terjadi karena sumber dari informasi tersebut mengalami gangguan dalam penyampaiannya baik hal itu dilakukan secara sengaja maupun tidak sehingga menyebabkan data asli tersebut berubah atau rusak. Komponen keakuratan suatu informasi diantaranya: a. Completeness ; Are necessary message items present? Hal ini dapat berarti bahwa informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian-sebagian tentunya akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan atau menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuannya untuk mengontrol atau memecahkan suatu masalah yang terjadi dalam suatu organisasi tersebut. b. Correctness ; Are message items correct? maksudnya bahwa informasi yang diterima kebenarannya tidak perlu diragukan lagi. Kebenaran dari informasi tersebut harus dapat dipertanggung jawabkan. c. Security ; Did the message reach all or only the intended systems users? Informasi yang diterima harus terjamin keamanan datanya. d. Time Lines (Tepat waktu); Informasi yang dibutuhkan oleh si pemakai tidak dalam hal penyampaiannya tidak boleh terlambat (usang) karena informasi yang usang maka informasi tersebut tidak mempunyai nilai yang baik dan kualitasnya pun menjadi buruk sehingga tidak berguna lagi. Jika informasi tersebut digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan maka akan berakibat fatal sehingga salah dalam pengambilan keputusan tersebut. Kondisi tersebut mengakibatkan mahalnya nilai suatu informasi, sehingga kecepatan untuk mendapatkan, mengolah serta mengirimnya memerlukan teknologi terbaru. e. Economy (Ekonomis); What level of resources is needed to move information through the problemsolving cycle?. Kualitas dari Informasi yang digunakan dalam pengambilan keputusan juga bergantung pada nilai ekonomi yang terdapat didalamnya. f. Efficiency (Efisien); What level of resources is required for each unit of information output? g. Reliability (Dapat dipercaya); Informasi yang didapatkan oleh pemakai harus dapat dipercaya, hal ini menentukan terhadap kualitas informasi serta dalam hal pengambilan keputusan setiap tingkatan manajemen. Diterbitkan Oleh : STMIK Budi Darma Medan 6

3 Nilai Informasi Fungsi informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan terkadang diperlukan dengan proses yang cepat dan tidak terduga. Hal itu mengakibatkan penggunaan informasi hanya berdasarkan perkiraan-perkiraan serta informasi yang apa adanya. Dengan perlakukan seperti ini mengakibatkan keputusan yang diambil tidak sesuai dengan yang diharapkan. Oleh karena itu untuk memperbaiki keputusan yang telah diambil maka pencarian informasi yang lebih tepat perlu dilakukan. Suatu Informasi memiliki nilai karena informasi tersebut dapat menjadikan keputusan yang baik serta menguntungkan (memiliki nilai informasi yang tepat). Besarnya nilai informasi yang tepat dapat didapatkan dari perbedaan hsil yang didapat dari keputusan yang baru dengan hasil keputusan yang lama dikurangi dengan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut. Penghitungan atas informasi yang tepat memberikan banyak manfaat diantaranya untuk menghilangkan pemborosan biaya yang dilakukan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan tersebut (Fathansyah, 1999). 2.3 Pengertian Dosen Dosen adalah tenaga pendidik yang memberikan sejumlah ilmu pengetahuan kepada anak didik di sekolah. Dosen adalah orang yang berpengalaman dalam bidang profesinya. Dengan keilmuan yang dimilikinya dia dapat menjadikan anak didik menjadi orang yang cerdas (Djamarah, 2006). Dosen adalah salah satu komponen Manusiawi dalam proses belajar, yang ikut berperan dalam usaha pembentukan sumber daya manusia yang potensial di bidang pembangunan. memiliki gejala-gejala penyakit yang menular. Dalam persyaratan fisik ini juga menyangkut kerapian dan kebersihan termasuk bagaimana cara berpakaian. Sebab bagaimanapun dosen akan selalu dilihat/diamati dan bahkan dinilai oleh para siswa/anak didiknya (Sardiman, 2007) Peran dosen dalam pembelajaran Semua orang yakin bahwa dosen memiliki andil yang sangat besar terhadap keberhasilan pembelajaran disekolah. Dosen sangat berperan dalam membantu perkembangan peserta didik untuk mewujudkan tujuan hidupnya secara optimal. Minat, bakat, kemampuan, dan potensi-potensi yang dimiliki oleh peserta didik tidak akan berkembang secara optimal tanpa bantuan guru.dalam kaitan ini guru perlu memperhatikan peserta didik secara individual, karena antara satu peserta didik dengan yang lain memiliki perbedaan yang sangat mendasar. Dengan memperhatikan kajian Pullias dan Young (1998), Manan (1990), serta Yelon and Weinstein (1997), dapat diidentifikasikan sedikitnya 19 peran dosen, yakni dosen sebagai pendidik, pengajar, pembimbing, pelatih, penasehat, pembaharu (innovator), model dan teladan, pribadi, peneliti, pendorong kreativitas, pembangkit pandangan, pekerja rutin, pemindah kemah, pembawa ceritera, actor, emancipator, evaluator, pengawet, dan sebagai kulminator (Mulyasa, 2007). 2.4 Pengertian Absensi Berdasarkan kamus Bahasa Indonesia, absen adalah tidak bekerjanya seorang pegawai pada saat hari kerja, karena sakit, izin, alpa atau cuti. Absensi adalah daftar administrasi ketidakhadiran pegawai Persyaratan Dosen Untuk dapat melaksanakan peranan dan melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya, dosen memerlukan syarat-syarat tertentu. Adapun syaratsyarat menjadi dosen, dapat diklasifikasikan menjadi beberapa kelompok : 1. Persyaratan administratif. Syarat-syarat administatif ini antara lain : tentang kewarganegaraan (Warga Indonesia), umur (minimal 18 tahun), berkelakuan baik, mengajukan permohonan. 2. Persyaratan teknis Dalam persyaratan teknis ini ada yang bersifat formal, harus berijazah pendidikan dosen. 3. Persyaratan psikis Yang berkaitan dengan kelompok persyaratan psikis antara lain : sehat rohani,dewasa dalam berpikir dan bertindak, mampu mengendalikan emosi, sabar, ramah dan sopan, memiliki jiwa kepemimpinan, konsekuen dan berani, bertanggung jawab, berani berkorban dan memiliki jiwa pengabdian. 4. Persyaratan Fisik Persyaran fisik meliputi : berbadan sehat, tidak memiliki cacat tubuh yang mungkin mengganggu pekerjaanya, tidak 3. Analisa Dan Perancangan 3.1 Analisa Tahapan-tahapan yang dilakukan dalam proses perancangan sistem absensi mengajar dosen adalah : Gambar 3. Skema Pembuatan Perangkat Lunak Perancangan Sistem absensi dari jadwal mengajar dosen ini disusun secara terstruktur dan dibagi dalam beberapa bagian / tahap yaitu: 1. Mengambil data matakuliah yang ada dengan satuan SKS nya. 2. Mengambil data dosen yang ada Diterbitkan Oleh : STMIK Budi Darma Medan 7

4 3. Mengambil data jumlah kelas yang ada 4. Mengambil dan menganalisa jadwal atau roster matakuliah yang telah disusun oleh program studi 5. Merancang sistem absensi dengan mengacu kepada bobot SKS yang ada dengan mendata tiap dosen yang masuk mengajar dalam tiap matakuliah setiap harinya (masuk dan keluar) b. Relasi Tabel 3.2. Perancangan Database Database adalah kumpulan dari beberapa tabel yang saling terkait dan terintegrasi, dimana setiap tabel memiliki redord dan field.(m. Agus J Alam, 2003) a. Desain Database 1. Tabel Dosen c. Diagram Context Gambar 4. Relasi Tabel 2 Tabel Mata Kuliah 3. Tabel Kelas Gambar 5. Diagram Context 4. Tabel Roster / Jadwal d. Perancangan Input 1. Menu Utama 5. Tabel Absensi Desain tabel diatas adalah desain database yang akan dihunakan dalam perancangan sistem absensi yang akan di selesaikan. Gambar 6. Menu Utama Diterbitkan Oleh : STMIK Budi Darma Medan 8

5 2. Input Data Dosen 5. Input Data jadwal Gambar 7. Input Data Dosen Form ini dirancang untuk menginput semua data dosen yang ada yang nanti direlasikan dengan mata kuliah pada tiap semester. 3. Input Data Mata Kuliah Gambar 10. Input Roster Mengajar Form ini berguna untuk menyusun transaksi matakuliah yang akan di ajar oleh masing-masing dosen. Data ini seharusnya disusun oleh program studi yang terkait. 6. Absensi Mengajar Dosen Gambar 8. Input Mata Kuliah Form ini digunakan untuk menginput matakuliah baik yang ada pada semester ganjil ataupun semester genap dan juga bobot sks untuk masing-masing matakuliah yang akan dijarkan oleh tiap dosen. 4. Input Data kelas Gambar 11. Form Absensi Mengajar Form ini adalah form untuk tiap dosen mengabsen untuk setiap kelas yang akan dimasukinya. Form ini dosen hanya cukup memasukkan kode dosen dan mengklik tombol masuk apabila dosen yang bersangkutan ining masuk dan mengklik tombol keluar apabila dosen yang bersangkutan ingin keluar. Sistem akan otomatis mengambil jam digital yang berjalan sesuai dengan sistem komputer pada saat mengklik tombol masuk dan tombol keluar. e. Perancangan Output Adapun Perancangan output dari sistem ini adalah: 1. Tampilan Slip Absensi Dosen Gambar 9. Input Data Kelas Form ini digunakan untuk menginput kelas yang ada baik di tiap program studi berdasarkan jenjang, jurusan dan tahun angkatan (masuk). Diterbitkan Oleh : STMIK Budi Darma Medan 9

6 5.1 Saran Gambar 12. Slip Absen Per Dosen Tampilan output ini adalah slip absensi untuk perdosen dalam keadaan 1 bulan aktif mengajar. 2. Tampilan Data Absensi Per Hari Beberapa saran yang dapat dipertimbangkan untuk pengembangan selanjutnya. 1. Agar sistem ini dapat dimanfaatkan maksimal hendaknya sistem ini dibuat di tiap rungan yang terkoneksi ke server untuk menghindari antrian dalam melakukan absensi. 2. Sistem ini dapat dikembangkan untuk penggabungan ke sistem penggajian dosen. 3. Dosen yang mengajar harus ditetapkan dahulu di sistem tentang pengampuan mata kuliah apa di semester ganjil dan semester genap. 4. Kelas yang ada harus didapatkan duluan dan roster juga disusun sebelum diinputkan ke dalam sistem ini. Daftar Pustaka [1] Sanjaya, SE. S. Kom dan Purbo, W, Onno, Ir. MYSQL Dan Koneksi Data, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta, [2] Kamus Bahasa Indonesia, Bandung, [3] Jogyanto, Analisis dan Design Sistem, Penerbit Andi Jogjakarta, 1999 [4] M. Agus J. Alam, Belajar Sendiri Microsoft Visual Basic 6.0, PT. Elex Media Komputindo. [5] Fathansyah, Ir, Basis Data, CV. Informatika, Bandung, Gambar 13.Data Absensi dosen Perhari Tampilan output ini adalah print out untuk melihat siapa-siapa saja dosen yang hadir mengajar dala satu hari (pertanggal) 4. Kesimpulan Dan Saran 4.1. Kesimpulan Berdasarkan studi dan penelitian yang dilakukan maka dapat disimpulkan beberapa hal antara lain: 1. Pengolahan absensi dosen mengajar dapat dibuat apabila ada data kegiatan belajar mengajar (KBM) dari setiap dosen yang bersangkutan yang disusun oleh program studi yang disebut dengan roster matakuliah. 2. Sistem Absensi mengajar dosen ini dapat menampilkan data aktivitas mengajar dosen baik perhari, perbulan dan secara global dari dosen yang mengajar setiap harinya. 3. Sistem ini dapat membantu bagian penggajian / penghitungan honor per SKS dari setiap dosen yang mengajar. [6] Iman Suja, Pemrograman SQL dan Database server dengan MySQL, Elex Media Komputindo [7] analisis%20sistem/perancangan%20siste M%20SECARA%20UMUM.doc [8] tahap_dasar_perancangan_sistem Diterbitkan Oleh : STMIK Budi Darma Medan 10