Nomor SOP : : Ijin Pemasangan Baliho. Efektif Berlaku : Mulai Tahun Disahkan Oleh : Direktur Aset

Transkripsi

1 : Pertamanan mor SOP : : Ijin Pemasangan Baliho Efektif Berlaku : Tahun Menjelaskan detail setiap kegiatan dari proses yang dijalankan 2. Adanya standarisasi kegiatan 3. Memudahkan dalam transparansi dan akuntabilitas sebuah organisasi 1. Pelayanan pemasangan media informasi luar ruang kepada sivitas akademika UGM. 2. Mewujudkan dan memelihara suasana lingkungan kampus yang tertib, bersih dan nyaman Peraturan Rektor no.77/pii/sk/ht/2005 Uraian Kegiatan Kasi Kaur Direktur P3 Perizinan Staf/ Teknisi Kelengkapan Waktu Mengajukan surat permohonan kepada Direktur UGM, minimal 7 (tujuh) hari sebelum waktu pemasangan Print out desain baliho ukuran kertas A4 0,5 hari Disposisi 3. Penjadwalan dan Koordinasi ketersediaan ruang 4. Pengkajian Kelayakan Baliho dan Pembuatan surat balasan apakah ijin pemasangan baliho diterima atau ditolak Jadwal penggunaan ruang Koordinasi waktu bersama Fak/Unit 1 hari Koordinasi 0,5 hari Kesepakatan waktu 5. Membayar konstribusi Sesuai dengan SBU UGM melalui Bank Negara Indonesia 46 a.n. Rekening UGM KPU PPA Publikasi no Draft jawaban surat izin pemasangan 1 hari Surat balasan dari Direktorat 6. Pengambilan surat izin pemasangan Print out bukti 7. Pengambilan stiker izin pemasangan 1. Surat balasan dari Direktorat 2. FC print out disain 3. FC print out bukti 8. Pemasangan dan pelepasan media publikasi 9. Pengawasan pemasangan dan pelepasan media publikasi Maks H-2 dokumen kontribusi - Baliho terpasang Baliho diturunkan

2 : Pertamanan mor SOP : : Ijin Pemasangan Spanduk Efektif Berlaku : Tahun Menjelaskan detail setiap kegiatan dari proses yang dijalankan 2. Adanya standarisasi kegiatan 3. Memudahkan dalam transparansi dan akuntabilitas sebuah organisasi 1. Pelayanan pemasangan media informasi luar ruang kepada sivitas akademika UGM. 2. Mewujudkan dan memelihara suasana lingkungan kampus yang tertib, bersih dan nyaman Peraturan Rektor no.77/pii/sk/ht/2005 Uraian Kegiatan Kasi Kaur Direktur P3 Perizinan Staf/ Teknisi Kelengkapan Waktu 1. Mengajukan surat permohonan kepada Direktur UGM, minimal 7 (tujuh) hari sebelum waktu pemasangan 2. Penjadwalan dan Koordinasi ketersediaan Lokasi 3. Pengkajian Kelayakan Spanduk dan Pembuatan surat ijin pemasangan maks 2 minggu dan tidak dapat diperpanjang Print out desain spanduk ukuran kertas A4 Jadwal penggunaan ruang Koordinasi waktu bersama Fak/Unit 0,5 hari Disposisi 1 hari Koordinasi 0,5 hari Kesepakatan waktu 4. Membayar konstribusi yang besarnya sesuai dengan Surat Keputusan Rektor/Direktur Melalui Bank Negara Indonesia 46 a.n. Rekening UGM KPU PPA Publikasi no Draft jawaban surat izin pemasangan 1 hari Surat balasan dari Direktorat 5. Pengambilan surat izin pemasangan Print out bukti 6. Pengambilan stiker izin pemasangan 1. Surat balasan dari Direktorat 2. FC print out disain 3. FC print out bukti 7. Pemasangan dan pelepasan media publikasi 8. Pengawasan pemasangan dan pelepasan media publikasi Maks H-2 kontribusi - Spanduk terpasang Spanduk diturunkan

3 : Pertamanan mor SOP : : Ijin Pemasangan Umbul-Umbul Efektif Berlaku : Tahun Menjelaskan detail setiap kegiatan dari proses yang dijalankan 2. Adanya standarisasi kegiatan 3. Memudahkan dalam transparansi dan akuntabilitas sebuah organisasi 1. Pelayanan pemasangan media informasi luar ruang kepada sivitas akademika UGM. 2. Mewujudkan dan memelihara suasana lingkungan kampus yang tertib, bersih dan nyaman Peraturan Rektor no.77/pii/sk/ht/2005 Uraian Kegiatan Kasi Kaur Direktur P3 Perizinan Staf/ Teknisi Kelengkapan Waktu 1. Mengajukan surat permohonan kepada Direktur UGM, minimal 7 (tujuh) hari sebelum waktu pemasangan Print out desain umbul-umbul ukuran kertas A4 0,5 hari Disposisi 2. Penjadwalan dan Koordinasi ketersediaan ruang Jadwal penggunaan ruang 1 hari Koordinasi 3. Pembuatan surat ijin pemasangan maks 2 minggu dan tidak dapat diperpanjang Koordinasi waktu bersama Fak/Unit 0,5 hari Kesepakatan waktu 4. Membayar konstribusi melalui Bank Negara Indonesia 46 a.n. Rekening UGM KPU PPA Publikasi no Draft jawaban surat izin pemasangan 1 hari Surat balasan dari Direktorat 5. Pengambilan surat izin pemasangan Print out bukti 6. Pengambilan stiker izin pemasangan 1. Surat balasan dari Direktorat 2. FC print out disain 3. FC print out bukti 7. Pemasangan dan pelepasan media publikasi 8. Pengawasan pemasangan dan pelepasan media publikasi Maks H-2 Bukti - Umbul-umbul terpasang Umbul-umbul diturunkan

4 : Jalan mor SOP : : Pelepasan Publikasi Ilegal di Lingkungan UGM Efektif Berlaku : Tahun 2014 Disahkan Oleh : Direktur 1. Menjelaskan detail setiap kegiatan dari proses yang dijalankan 2. Adanya standarisasi kegiatan 3. Memudahkan dalam transparansi dan akuntabilitas sebuah organisasi Mewujudkan dan memelihara suasana lingkungan kampus yang tertib, bersih dan nyaman Peraturan Rektor no.77/pii/sk/ht/2005 Uraian Kegiatan Direktur Kasi P3 Kaur Perizinan Staf/ Teknisi Kelengkapan Waktu 1. Menginformasikan adanya pemasangan di lokasi terlarang *) Foto eksisting dokumentasi 2. Membuat laporan awal sebagai dasar pelaporan adanya pelanggaran Foto eksisting dokumentasi 3. Membuat dan mengeluarkan Surat Tugas Pelepasan 4. Petugas Publikasi dan P4KL melakukan pelepasan dan pembongkaran serta dokumentasi pelaksanaan pean dengan didampingi kasi P3 Kertas, printer 1 jam Surat tugas Surat Tugas 3 jam an pelepasan publikasi 5. Penyimpanan bongkaran struktur dan media publikasi di Kantor SKP **) 6. Melaporkan pelaksanaan pelepasan/pembongkaran Maks 21 hari Pengamanan publikasi 7. Keterangan : *) Daerah yang bebas dari sarana publikasi sponsor adalah: a. Gedung Pusat dan sekitarnya dengan batas-batas sebagai berikut: batas utara Hutan Percobaaan; batas timur Tempat Parkir Kendaraan Roda 2 (dua); batas selatan Grha Sabha Pramana, dan batas barat Jl. Persatuan. b. Boulevard dan sekitarnya : Jl. Pancasila sampai Jl. Bhinneka Tunggal Ika. c. Pagar Fakultas dan atau Unit Kerja di lingkungan Universitas Gadjah Mada. d. Jl. Agro, Jl. Teknika Utara, Jl. Kesehatan, Jl. Bhinneka Tunggal Ika, Jl, Persatuan, Jl. Colombo sisi Utara (Selatan Wisma Kagama s.d. Selatan Wisma MM UGM), Jl. tonegoro, Jl. Olahraga, Jl. Wiroto, Jl. Lingkar TImur, Jl. Kemuning, Jl. Yacaranda, Jl. Prof. Dr.Sardjito (Jl. Pinang Perak). **) Apabila struktur tidak diambil dalam batas waktu yang telah ditentukan, struktur akan menjadi milik UGM.

5 : Pertamanan, Persampahan, dan Pemakaman : Pertamanan mor SOP : : Ijin Penebangan dan Pemangkasan Pohon Efektif Berlaku : Tahun 2014 Menciptakan gedung beserta bangunan tetap aman dan asri Penebangan pohon yang dilakukan oleh unit karena perluasan gedung atau sebab-sebab lain seperti membahayakan instalasi listrik dan air atau berpotensi untuk merusak gedung di sekitarnya SK Rektor tentang pokja vegetasi Ijin Penebangan Pohon UraianKegiatan Direktorat Kasubdit Prasarana Kasi PPP Staf/Teknisi Kelengkapan Waktu 1. Fakultas/Unit Kerja mengajukan surat permohonan penebangan pohon di lingkungan unit nya kepada Direktorat UGM, dilampiri dengan foto dan lokasi pohon yang akan di tebang Foto pohon 2 hari dokumen 2. Disposisi, Kasi membuat konsep surat ke POKJA Vegetasi 3. Direktur melalui Kasi Pertamanan, Persampahan dan Pemakaman menyampaikan surat permohonan penebangan kepada Kelompok Kerja Pengelolaan Vegetasi Kampus disertai bukti foto pohon yang telah di survey untuk mendapatkan arahan; Surat permohon an 1 hari kelayakan 4. Pokja Vegetasi Kampus melakukan Cek layak/tidaknya penebangan pohon dilakukan. Cek lokasi 4 hari rekomenda si 5. Rekomendasi dari POKJA Vegetasi 6. Pengeluaran surat jawaban 1 hari surat 7. Apabila rekomendasi dari Ketua Kelompok Kerja Pengelolaan Vegetasi Kampus mengijinkan pohon tersebut untuk ditebang, maka proses pemangkasan akan diarahkan oleh Staf Seksi P3 PENJELASAN : 1. Kriteria usulan penebangan pohon, yaitu: a. Berpotensi roboh, b. Pohon mati. 2. Kriteria pemangkasan cabang pohon, adalah: a. Menghalangi papan nama dan logo Universitas dan atau Fakultas. b. Menghalangi lampu penerangan jalan, dan rambu lalu lintas. c. Membahayakan bagi pengguna jalan, d. Berhimpitan dengan bangunan dan jaringan kabel udara e. Berpotensi roboh. Chainsaw, pickup, sabit 3 hari Kayu tebangan

6 : Pertamanan mor SOP : : Ijin Pemotongan cabang/ranting Pohon EfektifBerlaku : tahun 2014 Memberi penjelasan bagi unit /fakultas untuk merapikan cabang pohon Pemotongan cabang/ranting yang pertumbuhannya tidak teratur mengurangi akanbahaya pada instalasi listrik dan air atau berpotensi untuk merusak gedung di sekitarnya SK Rektor tentang pokja vegetasi UraianKegiatan Direktorat Kasubdit Kasi Staf/ Kelengkapan Waktu Prasarana P3 Teknisi 1. Laporan/Usulan Pemangkasan dari pemohon melalui surat permohonan yang ditujukan ke 2. Disposisi 3. Cek lokasi dan kelayakan 4. Membuat surat tugas 5. Eksekusi 6. Pengangkutan hasil eksekusi

7 : Pertamanan mor SOP : : Ijin Penggunaan Taman Lembah Efektif Berlaku : Memudahkan civitas akademika dalam perijinan penggunaan Taman Lembah UGM Permohonan pemakaian taman Lembah UGM untuk kegiatan yang tidak bertentangan dengan visi misi UGM Pengelola Taman Lembah UraianKegiatan Direktorat Kasubdit Kasi Staf/ Kelengkapan Waktu Prasarana P3 Teknisi 1. Fakultas/Unit Kerja/pemohon mengajukan surat permohonan pemakaian Taman Lembah kepada Direktur UGM. Bagi mahasiswa atau Pimpinan Fakultas, surat permohonan ditandatangani/diketahui oleh Wakil Dekan Fakultas. Bagi UKM mahasiswa surat permohonan diketahui oleh Direktur Kemahasiswaandan bagi pihak luar ditandatangi oleh ketua organisasi dan pimpinan instansi; 2. Disposisi Proposal surat permohonan 10 hari dokumen 3. Cek kelayakan dan mengonsep surat balasan Kertas, printer,komput er 1 hari Surat jawaban 4. Direktur mengeluarkan surat jawaban atas permohonan peminjaman Taman Lembah dari Fakultas/Unit Kerja 5. Sebelum pelaksanaan kegiatan di Taman Lembah, pemohon harus berkoordinasi dengan Pengelola Taman Lembah dan. Surat jawaban 1 hari Pengesaha n surat penjelasan 1 jam an Kegiatan 7. Selesai Penjelasan: Beberapa ketentuan yang harus dilaksanakan oleh pihak pemohon, diantaranya : a. Pemohon wajib menjaga keamanan, ketertiban dan kebersihan lingkungan, b. Pemohon bertanggungjawab sepenuhnya akan kelangsungan pelaksanaan acara.

8 : Pemakaman mor SOP : : Ijin Pemakaman di Komplek Sawitsari EfektifBerlaku : Tahun 2014 Agar pelaksanaan proses pemakaman sesuai tupoksi Dosen atau karyawan yang boleh dimakamkan adalah semua dosen atau karyawan yang sedang dan atau pernah menduduki jabatan struktural dan atau sudah mengabdi minimal selama 20 tahun UraianKegiatan Direktor at Kasubdit Prasarana Kasi PPP Staf/ Teknisi Kelengkapan Waktu 1. Ahli waris mengajukan permohonan bisa melalui telepon,sms, atau media sosial lain ke kemudian disusuli surat pemohonan dilampiri foto kopi SK terakhir 2. Kasi Pertamanan, Persampahan, Pemakaman, melakukan pengecekan data almarhum dan kelayakan kesiapan fisik tanah pemakaman memenuhi persyaratan melaporkan kepada Direktur 1 jam arsip 1jam dokumen 3. Kasi Taman, Jalan dan Makam melalui Kepala Urusan Kebersihan dan Makam bersama staf menyiapan fasilitas untuk prosesi pemakaman 4 Prosesi pemakaman 5. selesai Cangkul, pengebor tanah, tangga, ember, tenda, tambang 6 jam Liang kubur 3 jam terkubur PENJELASAN : 1. Persyaratan yang bias dimakamkan di komplek makam Sawitsari adalah : a. Dosen dan istri/suami penghuni Rumah Dinas Bulaksumur atau Sekip. b. Dosen dan istri/suami yang pernah menduduki Jabatan Struktural di Universitas Gadjah Mada. c. Guru Besar dan istri/suami di Lingkungan di Universitas Gadjah Mada. d. Dosen dan istri/suami yang telah mempunyai masa pengabdian minimal 20 tahun. 2. Ahliwaris atau Fakultas dimana almarhum berkarya menyelesaikan administrasi pemakaman melalui Kasubdit Prasarana UGM, dengan rincian: a. Penggalian liang kubur : biaya tenaga penggali liang sesuai dengan standar biaya umum universitas b. Pengadaan grobog muslim menyesuaikan harga material di pasaran

9 : Pemakaman mor SOP : Efektif Berlaku Disahkan Oleh : Ijin Pemasangan nisan di Komplek Sawitsari : Direktur Memberi kemudahan bagi ahli waris dalam permohonan penggantian nisan sesuai standar Penggantian atau pembuatan nisan dilakukan oleh ahli waris almarhum dengan ketentuan ukuran dan design yang telah ditetapkan universitas, sedang pelaksanaannya dikoordinasikan dengan UraianKegiatan Direktorat Kasubdit Prasarana Kasi P3 Staf/ Teknisi Kelengkapan Waktu 1. Ahli waris mengajukan permohonan secara tertulis ditujukan kepada Direktur. Data identitas 7 hari dokumen 2. Disposisi 3. Cek kelayakan Data identitas 1 hari Sesuai/tidak sesuai 4. Konsep surat jawaban Kertas komputer printer 1 jam Surat jawaban 5. Mengeluarkan surat jawaban Pengesah an Surat jawaban 1 hari Surat Sampai tujuan 6. an pemasangan nisan eksekusi 4 hari Ke seragaman nisan 7. Selesai

10 Bidang : Pemakaman mor SOP : : Ijin Penggunaan pendopo di Kompleks Sawitsari EfektifBerlaku : Tahun 2014 Memudahkan proses permohon penggunaan pendopo di Kompleks Sawitsari Memberi tempat bagi ahli waris atau warga sekitar untuk memfaatkan ruang yang nyaman bagi peziarah makam keluarga Sawitsari UraianKegiatan Direktorat Kasubdit Kasi Staf/ Kelengkapan Waktu Prasaran a P3 Teknisi 1. Fakultas/Unit Kerja/pemohon mengajukan surat permohonan minimal 7 hari pemakaian pendopo komplek makam Sawitsari kepada Direktur UGM. 2. Disposisi Surat 7 hari dokume n 3. Kasi melakukan pengecekan terhadap kelayakan penggunaan Pendhopo dan membuat konsep surat jawaban Kertas printer komputer 1 hari Surat jawaban 4. Direktur mengeluarkan surat jawaban atas permohonan peminjaman pendopo komplek makam sawitsari dari Fakultas/Unit Kerja 5. an kegiatan dipendopo komplek makam Sawitsari, selesai penigriman 1 hari diijinkan 1 hari Penggu naan pendopo Penjelasan 1. Bagi mahasiswa atau Pimpinan Fakultas, surat permohonan ditandatangani/diketahui oleh Wakil Dekan Fakultas. Bagi UKM mahasiswa surat permohonan diketahui oleh Direktur Kemahasiswaan dan bagi pihak luar ditandatangi oleh ketua organisasi dan pimpinan instansi 2. Ketentuan yang harus dilaksanakan oleh pihak pemohon, yaitu: menjaga kebersihan, ketertiban dan keamanan lingkungan. 3. Pemohon dimohon berkoordinasi dengan Kasi Jalan, PertamanandanPersampahan atau Kepala Urusan Kebersihan dan Pertamanan Direktorat UGMdengan no telp atau 1951.

11 : Persampahan mor SOP : : Ijin Pengelolaan sampah Efektif Berlaku : Tahun 2014 Memudahkan Proses Pengelolaan Sampah di lingkungan Universitas Gadjah Mada Terciptanya Lingkungan Universitas Gadjah Mada yang bersih dan nyaman Uraian Kegiatan Direktorat Kasubdit Kasi Staf/ Kelengkapan Waktu Prasarana P3 Teknisi 1. Fakultas/Unit Kerja di Lingkungan Kampus Universitas Gadjah Mada dimohon berperan serta aktif dalam Pengelolaan Sampah Kampus. Sampah dari sumbernya yang berasal dari Fakultas/Unit Kerja dimasukkan ke dalam Bak Penampungan/Kontainer Sampah di dalam Depo Sampah Kluster yang berada tidak jauh dari area Kluster masing-masing 2. Disposisi 1 Hr 3. Kasi P3 mengecek kelayakan, dan membuat konsep surat jawaban 1 Hr 4. Direktur mengeluarkan surat jawaban layak tidaknya sampah dari Fakultas dimasukkan ke dalam Bak Penampungan/Kontainer Sampah 1 Hr 5. Staf mempergunakan armada Truk Sampah akan mengambil sampah dari Depo Klster sesuai dengan jenisnya untuk di kirim ke Laboratorium Daur Ulang Sampah (LDUS UGM) yang berada di wilayah KP-4 UGM di Kalitirto, Berbah, Sleman; 3 Jam 6. selesai Penjelasan : 1. Sampah yang sudah di kirim ke LDUS akan dipilahkan kembali sesuai dengan jenisnya, untuk sampah organic akan di olah menjadi Pupuk Kompos (Komposting Sampah) sehingga akan lebih bermanfaat bagi masyarakat dan lingkungan; 2. Sampah residu yang tidak bisa diolah akan dikirim ke Tempat Pembuangan Akhir di Piyungan.

12 : Persampahan mor SOP : : Penanganan Pohon Roboh Efektif Berlaku : tahun 2014 Memudahkan Proses Penanganan Pohon Roboh di lingkungan Universitas Gadjah Mada Memberikan kenyamanan kepada sivitas Universitas Gadjah Mada dalam melakukan kegiatan di lingkungan Universitas Gadjah Mada Uraian Kegiatan Direktorat Kasubdit Kasi Staf/ Keleng- Waktu Prasarana P3 Teknisi kapan 1. Unit, tim inspeksi, perorangan yang terdekat atau yang melihat kejadian dimohon untuk melaporkan kejadian lewat telpon/sms/dan media sosila ke dan (Kasubdit/Kasi P3) terkait lokasi pohon yang roboh di jalan. < 1 jam Laporan diterima 2. Disposisi 3. Setelah menerima laporan maka Kasubdit/Kasi P3 menindaklanjuti dengan menghubungi/mengarahkan staf kebersihan dan pertamanan yang rumahnya dekat dengan wilayah agar segera mengambil peralatan dan alat angkut untuk eksekusi. 4. Petugas/staf kebersihan dan pertamanan menuju lokasi kejadian yang dimaksud. 2 jam 6. selesai

13 : Persampahan mor SOP : Efektif Berlaku Disahkan Oleh Memudahkan proses Pengadaan Rambu-rambu dan marka jalan di lingkungan Universitas : Layanan Permintaan Rambu-Rambu Dan Marka Jalan Direktur Menyiapkan kebutuhan Rambu-rambu dan marka jalan di lingkungan Universitas Gadjah Mada Uraian Kegiatan Direktor Kasubdit Kasi Staf/ Kelengkapan Waktu at Prasarana P3 Teknisi 1. Fakultas/Unit mengajukan surat permohonan kepada Direktur PPA terkait permintaan ramburambu yang dimaksud. 2. Disposisi 3. Kasi P3 melakukan pengecekan lokasi yang akan di pasang rambu yang dimaksud apabila rambu harus tersebut berupa roadham(polisi tidur) maka membuat RAB dan membuat konsep surat jawaban 4. Pengesahan RAB dan surat jawaban dari Direktur PPA menyetujui permintaan unit 5. Proses pemasangan di lapangan, Penyerahan rambu-rambu dan Eksekusi 6 selesai