BAB II KAJIAN TEORI. Universitas Sumatera Utara

Transkripsi

1 BAB II KAJIAN TEORI 2.1. Online Public Acces Catalog (OPAC) Pengertian OPAC adalah suatu sarana yang disediakan oleh perpustakaan untuk mempermudah pemustaka dalam melakukan penelusuran sebuah atau beberapa informasi suatu koleksi yang tersedia di perpustakaan. Menurut Ishak (2009, 100) pengertian OPAC adalah Katalog Online atau disebut juga dengan Online Public Access Catalog (OPAC) adalah database online yang berisikan koleksi bahan perpustakaan satu perpustakaan atau kelompok perpustakaan. Sedangkan menurut Hasugian (2009, 155) OPAC adalah suatu sistem temu balik informasi, dengan satu sisi masukan (input) yang menggabungkan pembuatan file cantuman dan indeks. Hal ini menghasilkan pangkalan data yang dapat ditelusur sebagai sisi keluaran (output) dari sistem. Supriyanto (2008, 134) juga menyatakan pengertian Online Public Acces Catalog (OPAC) adalah sebuah fitur yang digunakan untuk memfasilitasi pengunjung untuk mencari katalog koleksi Perpustakaan yang dapat diakses oleh umum. Pendapat lain dikemukakan oleh Corbin (1985) yang dikutip oleh Hasugian (2009, 154) menyatakan bahwa: OPAC merupakan katalog yang berisikan cantuman bibliografi dari satu atau beberapa koleksi Perpustakaan, disimpan pada magnetic disk atau media rekam lainnya dan dibuat secara online serta sebagai sarana untuk dapat memeriksa status dari suatu bahan Perpustakaan. Pengertian diatas memberikan penjelesan tentang pentingnya OPAC dalam penelusuran informasi bagi pengguna. Perpustakaan harus menyediakan suatu layanan yang memberikan pemahaman penggunaan melalui pendidikan pemakai. Pendidikan pemakai awal dalam memberikan wawasan ilmu pengetahuan dalam penggunaan OPAC. OPAC di UNP adalah salah satu sarana atau layanan katalog online yang disediakan perpustakaan untuk memberikan kemudahan bagi pemustaka dalam melakukan pencarian koleksi dan temu kembali informasi di perpustakaan. Selain 5

2 itu, OPAC di UNP dapat diakses oleh umum tanpa harus datang langsung ke perpustakaan, karena sistem OPAC di UNP telah berbasis web, pemustaka dapat mencari informasi koleksi yang tersedia di perpustakaan dengan cepat dan tepat tanpa harus datang ke perpustakaan, sehingga pencarian informasi koleksi oeh pemustaka lebih efektif dan efisien Tujuan dan Fungsi Setiap perpustakaan mempunyai alasan tertentu untuk mengembangkan sistem kerumahtanggaannya, dari sistem manual menjadi sistem yang menggunakan komputer. Walaupun alasan-alasan tetrsebut ada yang bersifat spesifik untuk perpustakaan tertentu, tetapi biasanya terdapat beberapa alasan yang berlaku umum bagi semua perpustakaan. Salmon (1985, 20) menyatakan ada sejumlah alasan yang valid untuk mengaplikasikan komputer (automasi) di perpustakaan, antara lain ialah untuk melakukan sesuatu yang lebih baik, lebih cepat atau lebih murah dibanding dengan sistem manual atau untuk memberikan suatu pelayanan baru. Selain pendapat itu, Duval (1992, 23) juga menyatakan bahwa: dari berbagai alasan untuk melakukan automasi di perpustakaan, alasan berikut adalah yang paling sering dijumpai dan dikutip yaitu meningkatkan efisiensi pemrosesan (increased processing efficiency), memperbaiki layanan kepada pengguna (improvedservice to users), penghematan dan penekanan pembiayaan (saving money and containing cost), memperbaiki administrasi dan informasi manajemen (improved administrative and management information) sebagai jawaban atas kegagalan system manual dan sebagai suatu basis untuk melakukan reorganisasi. Satu hal menarik dari alasan di atas ialah perbaikan administrasi dan informasi manajemen. Hal ini dipandang sangat penting karena kegagalan perpustakaan termasuk perpustakaan perguruan tinggi untuk melakukan fungsinya ialah karena tidak didukung oleh administrasi dan informasi manajemen yang baik. Sistem perpustakaan yang berbasis komputer akan dapat dengan mudah menghasilkan berbagai jenis statistik berkenaan dengan kegiatan perpustakaan. Misalnya sirkulasi, pengatalogan, pengadaan dan sebagainya. Ketersediaan informasi pada sistem yang berbasis komputer, akan mengakibatkan pengambilan keputusan manajemen yang cenderung akurat, efisien dan efektif. 6

3 Dalam kegiatan sehari-hari, pemakai akan menjumpai pemakaian komputer walaupun intensitasnyan berbeda-beda. Misalnya pemakai akan menemui penggunaan komputer di Bank, pemesanan tiket pesawat terbang ataupun disekolah dan perguruan tinggi. Dalam kegiatan tersebut pemakai akan senang menggunakan jasa perpustakaan bantuan komputer asal saja sistem komputer yang dipasang di perpustakaan memenuhi persyaratan-persyaratan sistem komputer. Menurut Sulistyo-Basuki (1993, 93), menyatakan alasan pemanfaatan teknologi informasi yang memudahkan pemustaka, yaitu: a. Efektif biaya, artinya penggunaan sistem berbantuan komputer tidak berbeda dengan biaya metode manual. b. Nyaman, Artinya mudah diperoeh c. Penggunaannya mudah, artinya instruksi yang diberikan jelas, prosedur yang digunakan langsung tidak berbelit-belit d. Penggunaannya sistem berbantuan komputer dianggap lebih mentereng, dan secara ekonomis menarik serta lebih bergengsi e. Menghibur artinya komputer merupakan mainan baru bagi pemakai. Sedangkan Saleh (1996, 158) menyatakan beberapa hal yang menjadi alasan untuk menyediakan OPAC perpustakaan antara lain : 1. Adanya tuntutan terhadap mutu layanan perpustakaan Tuntutan para pemakai perpustakaan saat ini sangat beragam. Pemakai yang datang ke perpustakaan selain meminjam buku, mereka juga mencari layanan-layanan lain seperti layanan internet, layana audio visual, layanan multimedia dan lain-lain. Selain itu pemakai juga menginginkan layanan aktif perpustakaan berupa layanan penelusuran secara online dan layanan penelusuran CD ROM dan lain-lain. 2. Adanya tuntutan terhadap efisiensi waktu Sebelum adanya OPAC perpustakaan, pemakai mungkin sudah puas dengan layanan penelusuran artikel bila artikel-artikel dapat ditemukan, sekalipun layanan tersebut memakan waktu sampai berminggu-minggu. Sekarang pemakai menuntut layanan yang cepat. 3. Keragaman media informasi yang dikelola Media informasi yang ada di perpustakaan saat ini tidak hanya terbatas kepada buku dan jurnal ilmiah saja. Informasi-informasi lain seperti multimedia, audio visual kini banyak dikoleksi oleh perpustakaan. 4. Kebutuhan akan ketepatan layanan informasi Selain kecepatan dalam memperoleh informasi, pemakai juga membutuhkan ketepatan informasi yang didapatkannya dari perpustakaan. Pertanyaan-pertanyaan tentang informasi secara spesifik harus bisa dijawab secara spesifik pula. Dengan bantuan teknologi 7

4 komputer pertanyaan-pertanyaan ini bisa dijawab dengan cepat dan tepat. Menurut Siregar (2004, 57) pengertian katalog online ialah: katalog online merupakan peralihan dari bentuk manual ke bentuk online, disamping banyak menghemat waktu pemustaka dalam penelusuran, OPAC juga mampu meningkatkan efisiensi pekerjaan pengatalogan bahan pustaka baru. Katalog elektronik terbukti mampu mempromosikan koleksi perpustakaan sehingga penggunanya semakin tinggi. Menurut Cutter yang dikutip oleh Darmono (2001, 87) tujuan pengkatalogan adalah: adalah : 1. Memudahkan seseorang menemukan sebuah karya yang telah diketahui pengarang, judul atau subjeknya 2. Memperlihatkan apa yang dimiliki perpustakaan melalui nama pengarang, subjek dan jenis literaturnya 3. Membantu pemilihan sebuah karya seperti dalam hal edisinya secara bibliografis dan karakternya (topik). Sedangkan menurut Kusmayadi (2006, 53) Tujuan penyediaan OPAC 1. Pengguna dapat mengakses secara langsung ke dalam pangkalan data yang dimiliki perpustakaan. 2. Mengurangi beban biaya dan waktu yang diperlukan dan yang harus dikeluarkan oleh pengguna dalam mencari informasi. 3. Mengurangi beban pekerjaan dalam pengelolaan pangkalan data sehingga dapat meningkatkan efisiensi tenaga kerja. 4. Mempercepat pencarian informasi. 5. Dapat melayani kebutuhan informasi masyarakat dalam jangkauan luas. Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa tujuan penyediaan OPAC di perpustakaan adalah untuk memberi kepuasan kepada pengguna dan staf perpustakaan dan mempercepat pencarian informasi yang tersedia di perpustakaan. Pendapat lain yang dikemukakan oleh Yusup (1995, 76) bahwa fungsi katalog secara umum adalah sebagai berikut : a. Menunjukkan tempat suatu buku atau bahan-bahan lain dengan menggunakan lambang-lambang angka klasifikasi dalam bentuk nomor panggil (call number). 8

5 b. Mendaftarakan semua buku dan bahan lain dengan susunan alfabetis nama pengarang, judul buku, atau subyek buku yang bersangkutan, ke dalam suatu tempat khusus di perpustakaan untuk memudahkan pencarian entri-entri atau informasi yang diperlukan. c. Memberikan kemudahan untuk mencari suatu buku atau bahan lain di perpustakaan dengan hanya mengetahui salah satu dari daftar kelengkapan buku yang bersangkutan. Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa fungsi katalog secara umum adalah untuk menunjukkan tempat suatu buku, menginventarisasikan semua koleksi yang dimiliki perpustakaan, serta memberikan kemudahan untuk mencari koleksi yang ada di perpustakaan. Katalog mempunyai fungsi yang harus dijalankan saat penelusuran informasi Perkembangan Katalog Peningkatan dan perkembangan jumlah informasi yang ada, membuat kebutuhan akan informasi juga ikut meningkat dengan pesat, hal ini menjadikan katalog harus dikembangkan dari waktu ke waktu. Perkembangan katalog ini memungkinkan pemustaka untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan menjadi lebih cepat dan akurat. Menurut Horgan (1994) yang dikutip oleh Hasugian (2009, 152) menyatakan bahwa: bentuk katalog yang digunakan di perpustakaan mengalami perkembangan dari masa ke masa. Perkembangan katalog perpustakaan nampak dari perubahan bentuk fisiknya. Sebelum katalog online muncul, telah dikenal berbagai bentuk katalog perpustakaan, dan bentuk yang paling umum digunakan ialah katalog kartu. Sedangkan Taylor (1992) yang dikutip oleh Hasugian (2009, 152) menyatakan bahwa: katalog perpustakaan yang ada pada saat ini terdiri dari berbagai bentuk fisik antara lain, katalog berbentuk buku (book catalog), katalog berbentuk kartu (card catalog), katalog berbentuk mikro (microform catalog), katalog komputer terpasang (online computer catalog). Selain penjelasan di atas, Hasugian (2009, 152) juga menjelaskan bahwa: katalog berbentuk buku telah lama digunakan di perpustakaan, katalog tersebut se ring juga disebut katalog tercetak (printed catalog). Keuntungan dari katalog berbentuk buku ialah dapat dicetak sesuai dengan kebutuhan, dapat diletakkan pada berbagai tempat, dan mudah 9

6 bahwa: disebarluaskan ke perpustakaan lain. Entri pada katalog berbentuk buku dapat ditemukan dengan cepat, mudah menyimpannya, mudah menanganinya, bentuknya ringkas dan rapi. Kelemahan dari katalog berbentuk buku ialah cepat usang atau ketinggalan jaman. Hal itu terjadi karena setiap kali perpustakaan memperoleh buku baru, berarti katalog sebelumnya harus diperbaharui kembali, atau setidaknya membuat suplemen. Dengan demikian, katalog berbentuk buku ini tidak luwes. Biaya pembuatan katalog berbentuk buku cenderung lebih mahal, karena bentuk dan jumlah cantumannya sering berubah. Karena biaya membuat katalog berbentuk buku cenderung mahal, dan cepat usang, maka perpustakaan meninggalkannya dan kemudian secara bertahap beralih ke bentuk katalog yang lain, terutama katalog kartu. Katalog kartu adalah bentuk katalog perpustakaa n yang semua deskripsi bibliografinya dicatat pada kartu berukuran 7.5 x 12.5 cm. Katalog kartu disusun secara sistematis pada laci katalog. Katalog kartu masih banyak digunakan pada berbagai jenis perpustakaan di Indonesia hingga saat ini. Keuntungan dari katalog kartu ialah bersifat praktis, sehingga setiap kali penambahan buku baru di perpustakaan tidak akan menimbulkan masalah, karena entri baru dapat disisipkan pada jajaran kartu yang ada. Penggunaan katalog kartu tidak dipengaruhi faktor luar, misalnya terputusnya aliran listrik, dan kemungkinan rusak sangat kecil terkecuali jika perpustakaan terbakar. Kelemahannya ialah satu laci katalog hanya menyimpan satu jenis entri saja, sehingga pengguna sering harus antri menggunakannya, terutama bila melakukanpenelusuran melalui entri yang sama. Sulit menggunakannya jika berada pada jumlah yang besar, karena harus memilah- milah jajaran kartu sesuai urutan indeksnya. Taylor (1992) yang dikutip oleh Hasugian (2009, 154) juga menjelaskan bentuk fisik katalog perpustakaan lainnya ialah katalog berbentuk mikro. Katalog berbentuk mik ro semakin terkenal sejalan dengan pengembangan computer-output microform (COM). COM dibuat pada salah satu bentuk microfilm atau microfiche. Katalog dalam bentuk mikro lebih murah dibanding dengan katalog berbentuk buku, dan terbukti bahwa biaya pemeliharaannya lebih murah dari pada katalog kartu. Bentuknya ringkas dan mudah menyimpannya. Namun di sisi lain,banyak pelanggan menemukan versi microficheyang tidak menyenangkan digunakan. Katalog komputer terpasang (online computer catalog) sering disebut dengan online public access catalogue (OPAC), adalah bentuk katalog terbaru yang telah digunakan pada sejumlah perpustakaan tertentu. OPAC cepat menjadi pilihan katalog yang digunakan di berbagai jenis perpustakaan. Dari berbagai bentuk fis ik katalog yang telah digunakan di perpustakaan, ternyata OPAC dianggap paling luwes ( flexible ) dan paling mutakhir. 10

7 Katalog dan automasi perpustakaan semakin berkembang dari tahun ke tahun, bukan hanya bentuk fisiknya saja, akan tetapi format dan sistem katalog juga ikut berkembang. Hal ini dinyatakan oleh Hasugian (2009, 156) bahwa: 1. Tahun 1960-an dan Awal Tahun 1970-an. Pada tahun 1960-an, pengoperasian sistem komputer masih berada pada mode atau cara yang sangat bervariasi, sehingga kemungkinan melakukan penelusuran informasi dengan katalog terpasang (online) dianggap masih jauh dari kenyataan. Pada awal tahun 1970-an, sejumlah perpustakaan mulai menggunakan sistem komputer induk untuk mengembangkan sistem lokal. 2. Pertengahan Tahun 1970-an. Pada masa ini, komputer mulai digunakan untuk proses pengawasan sirkulasi di perpustakaan. Perkembangan pada masa ini juga ditandai dengan munculnya sistem kerjasama pengatalogan dan pemanfaatan bersama pada berbagai perpustakaan. 3. Akhir Tahun 1970-an dan Awal Tahun 1980-an. Pada era ini, penggunaan komputer mikro menjadi terkenal karena menyediakan fasilitas untuk melakukan akses secara terpasang (online) terhadap berbagai simpanan (file) dalam sistem sirkulasi. Perkembangan lain yang terjadi pada masa ini ialah penyediaan paket perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) atau turnkey system untuk perpustakaan oleh beberapa perusahaan. Munculnya sistem OPAC di sejumlah perpustakaan tertentu merupakan perkembangan utama yang terjadi dalam automasi perpustakaan sampai awal tahun 1980-an. 4. Pertengahan sampai Akhir Tahun 1980-an. Pada masa ini, perpustakaan yang menggunakan sistem OPAC semakin meningkat. Pemasok mulai menyediakan sistem yang terintegrasi (integrated system) untuk manajemen perpustakaan. Sistem OPAC menjadi sangat terkenal selama tahun 1980-an, sehingga banyak perpustakaan mulai meninggalkan katalog kartu dan beralih ke sistem OPAC. Sistem OPAC mulai dikembangkan berdasarkan kebutuhan pengguna sistem. Banyak perpustakaan atau institusi yang menyediakan anggaran, khusus untuk pengembangan sistem OPAC. 5. Tahun 1990-an. Pada tahun ini, terlihat perubahan besar pada sistem manajemen perpustakaan, dengan menawarkan kecenderungan dari sistem milik sendiri (proprietary systems) bergerak kearah sistem terbuka. Pemasok sistem mulai menawarkan produk sistem baru yang bisa dijalankan pada sejumlah perangkat keras. Arsitektur dari beberapa sistem yang baru ini, memisahkan perangkat lunak (software) menjadi client dan sever. Agar client dan sever dapat saling berhubungan tanpa hambatan, maka dalam protokol komunikasi antar client dan sever (client-server communication protocol) ditetapkan aturan-aturan yang digunakan untuk keperluan tersebut. Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa perkembangan sistem OPAC dipengaruhi oleh artikel yang ditulis oleh Don Swanson yang berisikan pemikirannya tentang katalog di masa depan yang dapat memenuhi 11

8 kebutuhan pengguna. Selain itu, perkembangan sistem OPAC semakin berkembang pesat dari kurun waktu tertentu. Hal ini dikarenakan semakin meningkatnya kebutuhan pengguna akan teknologi informasi sehingga penggunaan katalog kartu atau katalog manual lainnya sudah tidak sesuai lagi digunakan di perpustakaan. Oleh sebab itu, banyak perpustakaan yang beralih ke katalog online atau OPAC. Kemudian sistem OPAC mulai dikembangkan berdasarkan kebutuhan pengguna sistem sehingga sistem OPAC menjadi lebih baik dari masa ke masa. Kebutuhan akan informasi membuat pemustaka lebih menginginkan akses yang lebih cepat ke sebuah perpustakaan untuk mencari informasi yang dibutuhkan, hal ini menyebabkan OPAC dikembangkan lagi supaya bisa diakses oleh pemustaka Menurut Tharom (2001, 64) menyatakan bahwa: Web merupakan kumpulan dokumen dokumen yang tersebar di mesin mesin di internet. Dokumen ini biasa disebut page (halaman HTML). Tiap page mengandung link ke page yang lain di mesin yang lain di internet. Halaman web yang melakukan point ke halaman yang lain ini dinamakan menggunakan hypertext. String yang melakukan link ke halaman yang lain disebut dengan hyperlink). Dalam layanan informasi perpustakaan, semula pemakai hanya dapat menemukan informasi yang ada di perpustakaan tersebut secara manual, kemudian berkembang dengan memanfaatkan komputer dan intranet dapat ditelusur melalui OPAC, dan berkembang lagi dapat diakses melalui internet atau yang sekarang dikenal dengan istilah Web 1.0. Dengan cara ini pemakai sudah banyak yang terpuaskan karena dapat dengan cepat menemukan informasi yang mereka butuhkan. Berbagai jenis program telah dikembangkan untuk penelusuran online ini. Tetapi cara penelusuran informasi perpustakaan ini masih bersifat satu arah atau one-way flow of information, yang hanya kita bisa baca tanpa bisa berkomentar. Perkembangan terbaru saat ini adalah munculnya konsep yang dapat memenuhi syarat perpustakaan yang berorientasi pemakai. Konsep ini dikenal dengan nama Library 2.0, yang dapat memberikan layanan informasi yang bersifat dua arah, dan lebih interaktif. Dengan Library 2.0, layanan perpustakaan benar-benar dapat 12

9 menampilkan bermacam-macam hal seperti photo, music, data, blog, Wikipedia, Facebook, Friendster, sampai dengan dunia virtual semacam Second Life. Pemakai dapat berkomukasi dengan sistem, bekerjasama, dan saling melengkapi. Perkembangan dari perpustakaan biasa atau konvensional ke perpustakaan elektronik dan kemudian ke perpustakaan digital sangat terkait dengan perubahan karya-karya informasi dan perubahan layanan informasi, yang pada akhirnya menuntut perubahan pekerjaaan pustakawan. Sistem pengelolaan perpustakaan pun tentu saja juga berkembang, dari pemanfaatan program-program yang bisa untuk automasi perpustakaan, dengan menampilkan kartu katalog perpustakaan, katalog On-line, yang dibuat oleh pustakawan, sampai pada sistem dimana pemakai dapat memasukkan/ meng-entry sendiri artikel/buku yang mereka miliki dan membuat katalog sendiri. Apabila layanan OPAC perpustakaan berkembang menjadi Web, maka pemustaka atau masyarakat akan lebih mudah lagi mendapatkan informasi yang dibutuhkan di sebuah perpustakaan, karena pemustaka hanya perlu mengakses situs Web sebuah perpustakaan dan mencari informasi yang dibutuhkan, sehingga pemustaka dapat menemukan informasi yang dibutuhkan dengan cepat tanpa harus menyediakan waktu untuk melihat dan mencari langsung informasi yang dibutuhkan ke perpustakaan Sistem Penelusuran Sistem penelusuran sangat diperlukan dalam menelusuri informasi, supaya pemustaka menjadi lebih mudah dalam mencari sebuah informasi, dan juga tidak membuat pemustaka menjadi bingung dalam menentukan kata kunci apa yang harus diketik untuk sebuah informasi tertentu yang dibutuhkan. Menurut Hasugian (2004, 6) mengemukakan ada beberapa jenis penelusuran yang dapat dilakukan melalui OPAC, yaitu : 1. Penelurusan dengan browsing (browse searching). Penelurusan dengan teknik browse, yaitu menelusuri dengan memeriksa satu persatu cantuman dari dokumen yang ada, proses ini memang akurat, akan tetapi membutuhkan waktu yang lama sehingga kurang efisien untuk dilakukan. 13

10 2. Penelusuran kata kunci (keyword searching). Penelurusan dengan menggunakan kata kunci (keyword) tertentu sebagai query. Kata kunci bisa berubah menjadi istilah atau kata yang dirumuskan secara bebas atau kata/istilah baku/standar. 3. Penelusuran terbatas (limited searching). Penelusuran dengan melakukan pembatasan kepada ruas data tertentu, pembatasan database tertentu, pembatasan tahun tertentu, pembatasan bahasa, negara, dan sebagainya. OPAC menggunakan beberapa jenis penelusuran dalam mencari informasi yang dibutuhkan oleh pengguna. Penelusuran yang ingin digunakan pengguna berdasarkan pemahaman yang memudahkan dalam temu balik informasi. bagian, yaitu : Menurut Saleh (1996, 76) Teknik penelusuran OPAC terbagi dalam lima a. Penelusuran dengan kamus istilah. Penelusuran menggunakan istilah yang sudah dibuat oleh CDS atau ISIS pada saat mengindeks suatu ruas atau sub ruas. b. Penelusuran bebas. Pengguna bebas mengetikkan apa saja yang ingin dicari karena sistem ini merupakan pengganti katalog. c. Penelusuran dengan ekspresi Boolean. Penelurusan dengan Boolean ini memungkinkan pengguna untuk mendapatkan umpan balik informasi yang lebih tepa sesuai dengan apa yang diinginkan. d. Penggunaan teknik ANY merupakan cara mengelompkkkan istilah yang dapat dipakai sebagai penelusuran. e. Pemotongan istilah. Pemotongan istilah digunakan apabila akan menjaring seluruh kata yang ada dalam basis data yang diminta dalam bentuk query. Teknik penelusuran OPAC harus memberikan ketentuan standar tentang penelusuran informasi yang baik bagi pengguna. Informasi yang tersedia pada Perpustakaan Perguruan Tinggi sesuai dengan kurikulum yang ada. Civitas akademika terlibat langsung dalam perancangan teknik penelusuran OPAC. Penelusuran dengan menggunakan OPAC dapat dilakukan dengan berbagai cara. Menurut Rowley yang dikutip oleh Hasugian (2001, 55) mengemukakan bahwa ada beberapa jenis penelusuran yang dapat dilakukan melalui OPAC, yaitu: 1. Penelusuran dengan merawak (browser searching) 2. Penelusuran kata kunci (keyword searching) menggunakan satu kata atau lebih 4. Penelusuran frase, dengan memasukkan frase dalam kutipan, hal ini berguna untuk melokalisir frase yang berisikan kata-kata yang tidak diindeks (stopwords) atau kata-kata umum 14

11 5. Penelususran index-silang, misalnya menelusur lebih dari satu indeks dalam pernyataan penelusuran tunggal 6. Logika Boolean, didukung oleh operator AND, OR dan NOT. Berdasarkan uraian di atas, dapat diketahui bahwa jenis penelusuran yang dapat dilakukan melalui OPAC yaitu: 1. Penelusuran dengan merawak (browser searching) Penelusuran dengan merawak (browser seraching) artinya menelusur katalog dengan cara memeriksa satu persatu cantuman yang ada pada katalog perpustakaan tersebut. Penelusuran dengan cara merawak ini membutuhkan banyak waktu, sebab pengguna harus melihat semua cantuman yang ada pada katalog perpustakaan tersebut. Jadi, penelusuran dengan merawak ini kurang efisisen digunakan oleh pengguna, akan tetapi hasil dari penelusuran ini sangat akurat. 2. Penelusuran kata kunci (keyword searching) Penelusuran dengan kata kunci (keyword searching) artinya menelusur katalog dengan menggunakan kata kunci atau query. Kata kunci yang digunakan berupa kata atau istilah yang dirumuskan secara bebas oleh pengguna untuk mengekspresikan kebutuhannya, sehingga pengguna dapat secara bebas memasukkan kata atau istilah yang sesuai dengan kebutuhannya ke dalam sistem. Penelusuran dengan menggunakan teknik ini biasanya akan menghasilkan panggilan dokumen (recall) yang tinggi sedangkan relevansi (precision) atau kesesuaiannya dengan kebutuhan pengguna cenderung rendah. 3. Penelusuran frase Penelusuran frase artinya menelusur OPAC dengan memasukkan frase yang berisikan kata-kata yang tidak diindeks (stopwords) atau kata-kata umum (common words). Penelusuran dengan menggunakan teknik ini biasanya akan menghasilkan recall yang tinggi sementara precisionnya rendah sehingga hasil dari penelusuran ini kurang efisien. 4. Penelususran indeks-silang Penelususran indeks-silang yaitu melakukan penelusuran pada sistem OPAC dengan menggunakan indeks-silang. Misalnya menelusur dengan lebih dari satu indeks dalam pernyataan penelusuran tunggal. 15

12 5. Logika boolean Penelusuran dengan logika boolean yaitu merumuskan query dengan beberapa istilah terlebih dahulu sebelum melakukan penelusuran ke sistem OPAC. Penelusuran ini dapat menggunakan operator And, Or dan Not. Operator And digunakan untuk mempersempit hasil pencarian agar lebih spesifik. Operator Or digunakan untuk memperluas hasil pencarian termasuk sinonim dan istilah yang terkait. Sedangkan operator Not digunakan untuk mengecualikan catatan yang tidak diinginkan dari hasil pencarian dan berguna untuk membedakan kata kunci yang sama Prosedur Penggunaan Dalam proses sistem temu balik informasi pemakai merupakan komponen yang paling penting. Pada dasarnya pemakai memiliki kebutuhan, seperti data, informasi, dan pengetahuan. Kemudian pemakai mencatat apa yang akan menjadi kebutuhannya sebagai perwakilan untuk proses input dalam sistem. Pemakai tidak hanya mencatat, selain itu juga menganalisa query yang sesuai atau relevan dengan kebutuhan pemakai. Setelah menyeleksi lakukan penelusuran informasi dengan memasukkan kata kunci (keyword) pada mesin pencari atau OPAC. Penelusuran menggunakan alat temu balik atau sebuah mesin pencari seperti OPAC, kemudian masukkan query atau keyword yang telah di analisa, sehingga terjadilah proses pemanggilan dalam sistem. Proses pemanggilan terjadi dan menghasilkan sebuah hasil yang diinginkan pemakai, seperti daftar judul-judul yang dicari pengguna dan disertai nama pengarang, subjek, nomor kelas, dan lain sebagainya. Namun tidak selamanya hasil yang muncul relevan dengan kebutuhan pengguna, maka dari itu pemakai mengevaluasi hasil yang telah ada sesuai dengan kebutuhan nya dan sesuai dengan query yang telah ditentukan sebelumnya. Hasil tersebut tentu ada yang relevan dengan pemakai dan ada juga yang tidak relevan dengan kebutuhan pemakai. Kemudian informasi yang relevan tersebut kembali kepada pemakai pengguna dan informasi yang tidak relevan tersebut diulang kembali dengan menentukan query yang cocok agar menampilkan hasil yang relevan. 16

13 Pengguna Kebutuhan Pencatatan Analisa Penelusuran Alat / Sumber Relevan Hasil Tidak Relevan Evaluasi Gambar 2.1 Prosedur Penelusuran OPAC Sistem penelusuran (searching) pada katalog online di Perpustakaan UNP terdapat 2 (dua) sitem pencarian, yaitu pencarian sederhana (simple search) dan pencarian kompleks (advanced search).pencarian sederhana yaitu input deskripsi buku atau keyword yg disediakan seperti lokasi, ditampilkan, obyek cari dan judul buku, dan pencarian kompleks (advanced search) yaitu input deskripsi buku atau keyword yang disediakan lebih lengkap, seperti lokasi, ditampilkan, obyek cari, judul, pengarang, subyek, penerbit dan mata kuliah. Sehingga pengguna dapat lebih mudah mencari informasi dengan keyword yang simple maupun kompleks atau lengkap. Teknik penelusuran menggunakan katalog perpustakaan ini biasanya difokuskan untuk menemukan sebuah kode atau angka klasifikasi yang akan menuntun pemakai ke dalam sumber informasi / koleksi perpustakaan yang dibutuhkan. Pemakai akan diarahkan kepada jajaran koleksi perpustakaan. Pemakai atau staf dapat menelusur melalui 3 entri penting yakni berdasarkan judul, pengarang dan/atau subyek. Penelusuran katalog menurut masing-masing jenisnya yaitu : 1. Katalog Pengarang Apabila sebuah katalog entri utamanya adalah pengarang, maka seperti kita ketahui katalog pengarang disusun menurut abjad. Misalnya, nama pengarang Bafadal, maka dapat dicari kolom pengarang dengan cara mengetik Bafadal maka semua koleksi dengan nama Bafadal akan muncul. 17

14 2. Katalog Judul Pada katalog judul yang menjadi entrinya adalah judul. Katalog judul. Katalog judul disusun berdasarkan abjad, judul yang telah diketahui, pemustaka bisa langsung mnegetik judul yang diinginkan, maka semua judul yang berhubungan akan muncul 3. Katalog Subjek Katalog subjek disusun berdasarkan nomor klas dan cara penelusurannya yaitu, pemustaka mengetik nomor klas dari subjek buku. Misalnya pemustaka mengetahui nomor klas 300 dari subjek ilmu sosial, pemustaka bisa langsung mengetik pada subjek dengan urutan 300 ( 10 mei 2014 : WIB) Kelebihan dan Kekurangan OPAC adalah suatu sistem untuk membantu pemustaka dalam melakukan pencarian informasi yang dikembangkan dari bentuk manual ke bentuk digital. Perkembangan ini dikarenakan kebutuhan pemustaka akan informasi terus meningkat dari waktu ke waktu. Akan tetapi, meskipun OPAC mempunyai banyak kelebihan dari katalog manual, OPAC juga memiliki beberapa kekurangan. ahli, yaitu: Kelebihan dan kekurangan OPAC dijelaskan oleh pendapat beberapa para Menurut Hermanto (2007, 1) OPAC memiliki keuntungan, yaitu : 1. Penelusuran informasi dapat dilakukan secara cepat dan tepat. 2. Penelusuran dapat dilakukan di mana saja tidak harus datang ke perpustakaan dengancatatan sudah online ke internet. 3. Menghemat waktu dan tenaga. 4. Pengguna dapat mengetahui keberadaan koleksi dan status koleksi apakah sedang dipinjam atau tidak. 5. Pengguna mendapatkan peluang lebih banyak dalma menelusuri bahan pustaka. adalah : Menurut Fatahi yang dikutip oleh Hasugian (2004, 9) menyatakan bahwa: OPAC memiliki beberapa kelebihan dari katalog kartu yaitu sisi penelusuran mencakup interaksi (interaction), bantuan pengguna (user assistance), kepuasan pengguna (user satisfaction), kemampuan penelusuran (searching capabilities), keluaran dan tampilan (out and display), ketersediaan dan akses (availabilitu and access). OPAC juga memiliki peluang kekurangan. Menurut Hermanto (2007, 1) 18

15 a. Belum semua bahan pustaka masuk ke data komputer sehingga pengguna mengalami kesulitan dalam melakukan penelusuran. b. Tergantung aliran listrik, bila listrik mati maka kegiaan penelusuran bahan pustaka akan terganggu. c. Kurangnya ketersediaan komputer terminal OPAC untuk menelusuri informasi yang dimiliki perpustakaan. Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa penerapan OPAC di perpustakaan memiliki banyak kelebihan, di antaranya: memudahkan pemustaka mencari informasi koleksi dan menghemat waktu dan tenaga dalam melakukan pencarian koleksi, dan beberapa kekurangan OPAC di UNP yaitu: sangat tergantung dengan aliran listrik, kurangnya data koleksi yang dientri ke dalam OPAC, dan kurangnya jumlah komputer pendukung untuk mengakses OPAC Manfaat OPAC Penerapan sistem OPAC di perpustakaan memberikan beberapa manfaat dalam melakukan pencarian informasi di perpustakaan. Kochtanek dan Matthews (2002, 203) menyatakan bahwa: Initially there were three main benefits that resulted when an OPAC was introduced into a library. These benefits included: a. Reduced costs to provide a library catalog b. Improved access to the collection c. Immediate access to location and status information. Pendapat di atas menjelaskan bahwa awalnya ada tiga manfaat utama ketika sebuah OPAC diperkenalkan ke dalam perpustakaan, antara lain: mengurangi biaya untuk menyediakan katalog perpustakaan, peningkatan akses ke koleksi sehingga pengguna dapat menemukan koleksi perpustakaan dengan lebih cepat, akses cepat ke lokasi sehingga pengguna tidak harus berkeliling perpustakaan untuk mencari koleksi yang diinginkan karena pada OPAC dapat diketahui lokasi dari suatu koleksi dan pengguna juga dapat mengetahui informasi status dari suatu koleksi apakah sedang tersedia di perpustakaan atau tidak. 19

16 2.2. Sistem Temu Balik Informasi Definisi Sistem Temu Balik Informasi Sistem Temu Balik Informasi (Information Retrieval System - IRS) merupakan salah satu tipe sistem informasi yang berfungsi untuk menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan pemakai. Salah satu hal yang perlu diingat adalah bahwa informasi yang diproses terkandung dalam sebuah dokumen yang bersifat tekstual. Dalam konteks ini, temu kembali informasi berkaitan dengan representasi, penyimpanan, dan akses terhadap dokumen representasi dokumen. Dokumen yang ditemukan tidak dapat dipastikan apakah relevan dengan kebutuhan informasi pengguna yang dinyatakan dalam query. Menurut Salton (1989) menyebutkan bahwa STBI suatu proses untuk mengidentifikasi, mengenali dan memanggil dokumen tertentu dalam rangka memberikan jawaban atas permintaan informasi. Dari pendapat Salton diatas dapat disimpulkan bahwa, Terpanggilnya tidaknya suatu dokumen tergantung dengan kesamaan query dengan wakil dokumen. Bebarapa para ahli juga memberikan pengertian tentang sistem temu balik informasi. Semua ini harus memudahkan pemakai sistem informasi untuk memperoleh apa yang diinginkannya. Sementara itu, data retrieval memiliki lingkup yang sempit, yaitu bagaimana mencocokkan antara kata-kata terkandung di sebuah dokumen dengan kata- kata yang digunakan seseorang dalam mencari informasi Beberapa pengertian diatas memberikan kesimpulan bahwa sistem temu balik informasi adalah suatu proses temu balik atau penemuan kembali informasi yang tersimpan dengan menggunakan sarana temu balik yaitu katalog manual ataupun online dan dalam penelusuran menggunakan perwakilan dari suatu dokumen atau disebut juga dengan query agar dengan mudah menemukan informasi yang relevan dengan pengguna Komponen Sistem Temu Balik Informasi Penelusuran informasi secara online adalah bahagian dari sistem temu balik informasi (information retrieval system). Penelusuran informasi secara online adalah suatu proses untuk mengidentifikasi dan memanggil/menemukan 20

17 (retrieve) dokumen tertentu dari suatu simpanan (file) sebagai jawaban atas permintaan informasi. Dapat tidaknya suatu dokumen terpanggil dari suatu file (situs) adalah tergantung pada kesamaan antara dokumen dengan query (Salton dalam Hasugian 1999). Permintaan informasi ke dalam sistem informasi dirumuskan dalam bentuk query. Penelusuran secara online (terhubung dengan komputer lain) dapat dikategorikan atas dua bentuk yaitu intranet (terhubung dengan komputer lain dalam jaringan lokal) dan internet (terhubung dengan jaringan global atau internasional). Layanan elektronik yang bersifat onlineintranet diperlukan infrastruktur berupa komputer server, komputer personal, jaringan lokal, software dan dokumen elektronik. Penelusuran dalam layanan elektronik secara online-internet diperlukan infrastruktur berupa komputer server, komputer personal, jaringan internet yang terhubung dengan jasa salah satu provider (Telkom, Indosat, dsb) dan dokumen elektronik. Hasugian (2008, 14) menyatakan bahwa terdapat lima komponen dalam sistem temu balik informasi, yaitu: 1. User (pengguna/pemakai). 2. Query atau keyword (kata kunci) 3. Dokumen. 4. Indeks. 5. Machine (Match Function). Komponen penelusuran informasi ini harus ada pada katalog Perpustakaan. Perpustakaan Perguruan Tinggi memerlukan komponen yang sesuai dengan yang dibutuhkan pengguna dalam penelusuran informasi. Kata kunci harus jelas diketikan pada sistem penelusuran OPAC Persepsi Pengertian Persepsi bisa diartikan juga dengan anggapan, pemikiran ataupun penilaian terhadap sesuatu yang dilihat dan dirasakan. Pengertian persepsi yang dinyatakan dalam buku Depdiknas (2003), yaitu: Persepsi dapat mempengaruhi tingkah laku seseorang terhadap suatu objek dan situasi lingkunganya. Dengan kata lain, tingkah laku seseorang terhadap suatu objek dipengaruhi oleh persepsinya. Persepsi adalah kesan 21

18 seseorang terhadap objek persepsi tertentu yang dipengaruhi faktor internal, yakni perilaku yang berada di bawah kendali pribadi dan faktor eksternal, yakni perilaku yang dipengaruhi oleh situasi di luarnya. Sedangkan menurut Walgito (2002, 69) pengertian persepsi adalah: Persepsi merupakan suatu proses yang didahului oleh proses penginderaan yaitu merupakan proses diterimanya stimulus oleh individu melalui alat indera namun proses itu tidak berhenti begitu saja melainkan stimulus tersebut diteruskan dan proses selanjutnya merupakan proses persepsi. Sementara itu Rakhmat (1998, 51) juga menyatakan bahwa persepsi adalahpengamatan tentang objek periwisata atau hubungan-hubungan yang diperoleh dengan menyimpulkan informasi dan menafsirkan pesan. Persepsi juga memberikan makna pada sensori stimuli. Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa persepsi merupakan suatu penilaian atau kesan seseorang terhadap suatu objek yang dipengaruhi oleh faktor internal dan eksternal Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Persepsi Seseorang belum tentu mempunyai persepsi yang sama tentang suatu objek yang sama. Perbedaan ini ditentukan bukan hanya pada stimulusnya sendiri, tetapi juga pada latar belakang keadaan stimulus itu (Mahmud 1990, 41). Latar belakang yang dimaksud mencakup pengalaman-pengalaman sensoris, perasaan saat terjadinya suatu peristiwa, prasangka, keinginan, sikap, dan tujuan. Arikunto dalam Ali (2004, 19), menyatakan bahwa persepsi dipengaruhi faktor-faktor yaitu : 1. Ciri khas objek stimulus yang memberikan nilai bagi orang yang mempersiapkannya dan seberapa jauh objek tertentu dapat menyenangkan bagi seseorang 2. Faktor-faktor pribadi termasuk di dalamnya ciri khas individu, seperti taraf kecerdasan, minat, emosional dan lain sebagainya. 3. Faktor pengaruh kelompok, artinya respon orang lain di lingkungannya dapat memberikan arah kesuatu tingkah laku 4. Faktor perbedaan latar belakang tingkah laku kultural (kebiasaan) 5. Faktor eksternal dan internal. 22

19 Faktor eksternal pada perpustakaan antara lainnya) kerjasama antar perpustakaan agar informasi-informasi tersebut dapat terseleksi dengan baik, b) menyediakan informasi yang dapat mendukung perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi agar mahasiswa dapat bersaing di pasar kerja dalam negeri maupun luar negeri. Sedangkan faktor internal pada perpustakaan yaitu: a) koleksi, b) sumber daya manusia, c) infrastruktur yang dapat mendukung layanan di perpustakaan seperti OPAC, komputer, ruangan yang nyaman disertai dengan pendingin ruangan (AC). Dari uraian di atas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa banyak faktor yang mampu mempengaruhi persepsi seseorang yaitu faktor internal yang berasal dari diri sendiri dan faktor eksternal yang berasal dari objek yang diperhatikan. Proses pembentukan persepsi disini merupakan hal yang harus dibahas dalam penelitian, karena merupakan langkah pertama untuk menentukan bagaimana persepsi pengguna terhadap pemanfaatan layanan katalog online di Perpustakaan UNP. Adapun proses pembentukan persepsi menurut Walgito (2002, 71) diuraikan sebagai berikut: Objek menimbulkan stimulus dan stimulus mengenai alat indera atau reseptor, perlu dikemukakan antara objek dan stimulus itu menjadi satu misalnya dalam hal tekanan. Benda sebagai objek langsung mengenai kulit sehingga akan terasa tekanan tersebut. Proses stimulus mengenai alat indera ditreuskan oleh syaraf sensoris ke otak proses ini disebut sebagai proses psiologis. Kemudian terjadilah proses diotak sebagai pusat kesadaran sehingga individu menyadari apa yang dilihat dan apa yang didengar atau apa yang diraba. Proses yang terjadi diotak atau dalam pusat kesadaran ini yang disebut proses psikologis. Dengan demikian dapat dikemukakan terakhir dari proses persepsi ialah individu menyadari tentang misalnya : apa yang dilihat, apa yang didengardan apa yang diraba yaitu stimulus yang ditrima oleh alat indera, proses ini merupakan proses terakhir dari persepsi dapat diambil oleh individu dalam berbagai macam bentuk. Berdasarkan uraian di atas dapat diambil kesimpulan bahwa proses pembentukan suatu persepsi melewati beberapa proses seperti penglihatan, pendengaran dan perabaan melalui alat indera terhadap objek yang dijadikan perhatian. 23

20 Persepsi pemustaka terhadap layanan OPAC di UNP adalah suatu pandangan, penilaian maupun kesan pemustaka ketika melakukan pencarian informasi menggunakan OPAC yang disediakan oleh perpustakaan. Pemustaka dapat menilai dan mendapatkan kesan setelah menggunakan OPAC dengan segala kelebihan dan kekurangannya. Pemustaka akan memberikan sebuah respon terhadap penerapan OPAC apabila pemustaka tersebut menggunakan dan memanfaatkan OPAC yang disediakan oleh pihak perpustakaan, persepsi muncul apabila pemustaka mendapatkan manfaat atau tidak dalam mencari informasi yang dibutuhkan melalui OPAC. 24