BAB II ONLINE PUBLIC ACCESS CATALOG (OPAC)

Transkripsi

1 BAB II ONLINE PUBLIC ACCESS CATALOG (OPAC) 2.1. Pengertian Online Public Access Catalog (OPAC) Pengorganisasian koleksi di Perpustakaan akan berhubungan langsung dengan alat bantu penelusur koleksi. Alat penelusuran koleksi yang sudah lazim digunakan di perpustakaan adalah katalog perpustakaan, baik dalam bentuk buku atau dalam bentuk kartu maupun dalam bentuk database elektronik (katalog online). Menurut Gates dalam Hasugian (2001, 1) Katalog perpustakaan adalah suatu daftar yang sistematis dari buku atau bahan-bahan lain dalam suatu perpustakaan dengan informasi deskriptif mengenai pengarang, judul buku, tahun terbit, bentuk fisik, ciri khas bahan, dan tempatnya. Taylor (1992, 6) mengemukakan "A catalog is an organized set of bibliografhic records that represent the holdings of a particular collection may consist of any of several types of materials-e.g., books, periodicals, maps, coins, sound recordings, paintings, musical scores, to name a few."dari definisi tersebut dinyatakan bahwa katalog adalah susunan yang sistematis dari seperangkat cantuman bibliografis yang mempresentasikan kumpulan dari suatu koleksi tertentu.koleksi tersebut terdiri dari berbagai jenis bahan, seperti buku terbitan berkala, peta, rekaman suara, gambar, notasi music, dan sebagainya. Secara umum katalog perpustakaan adalah deskripsi pustaka milik suatu perpustakaan yang disusun secara sistematis (sistematis abjad, nomor klasifikasi) sehingga dapat digunakan untuk mencari dan menemukan lokasi pustaka dengan mudah. Selain untuk alat bantu penelusuran koleksi, katalog dapat juga digunakan untuk mengetahui kekayaan koleksi suatu perpustakaan sebab kartu katalog mewakili buku-buku yang ada di rak yang dimiliki oleh suatu perpustakaan. Katalog perpustakaan merupakan daftar buku atau media lain dengan segala bentuk keterangan kelengkapan (data bibliografisnya) buku atau media yang didaftarnya. Sebagai alat bantu informasi bibliografi, katalog secara 5

2 lengkapmemuat seluruh keterangan tentang kondisi fisik buku sehingga isi yang dibahas dalam buku itu bisa diketahui dengan jelas. Dengan kata lain menurut data di atas katalog merupakan suatu daftar bahan pustaka yang ada pada perpustakaan, katalog juga mencantumkan berbagai informasi mengenai buku yang dimuat. OPAC merupakan sarana sistem temu balik yang berbasis komputer. Pada saat sekarang ini Katalog Akses Umum Talian (KAUT) atau yang lebih dikenal dengan Online Public Access Catalog (OPAC) sudah sangat berkembang pada perpustakaan perguruan tinggi. OPAC lebih banyak diminati dalam penelusuran informasi oleh pengguna perpustakaan. OPAC merupakan sarana sistem temu balik yang berbasis komputer yang menjadi salah satu pilihan perpustakaan sebagai sarana sistem temu balik bagi perpustakaan karena penggunaannya cukup mudah. Berikut merupakan defenisi OPAC menurut beberapa ahli yang dikutip dalam Hasugian (2001, 3): Menurut Corbin, Online Public Catalog adalah suatu katalog yang berisikan cantuman bibliografi dari koleksi satu atau beberapa perpustakaan, disimpan pada magnotic disk atau media rekam lainnya dan dibuat melalui titik akses yang ditentukan. Tedd mengemukakan, OPAC adalah sistem katalog terpasang yang dapat diakses secara umum, dan dapat dipakai pengguna untuk menelusur pangkalan data katalog, untuk memastikan apakah peipustakaan menyimpan karya tertentu, untuk mendapatkan informasi tentang lokasinya, dan jika sistem katalog dihubungkan dengan sistem sirkulasi maka pengguna dapat mengetahui apakah bahan pustaka yang sedang dicari sedang tersedia di perpustakaan. Menurut Horgan, OPAC adalah suatu sistem temu balik informasi dengan satu sisi masukan (input) yang berhubungan pembuatan, file cantuman dan indeks. Feather mengemukakan, OPAC adalah suatu pangkalan data cantuman bibliografi yang biasanya menggambarkan koleksi perpustakaan tertentu. Menurut pendapat di atas kegunaan atau fungsinya OPACtidak jauh berbeda dengan katalog manual, hanya saja OPAC sudah berbasis komputer. Bahkan dalam sistem yang sudah terintegrasi, pengguna OPAC dapat memeriksa status bahan pustaka. Bahkan data peminjam koleksi seperti identitas peminjam, lama peminjaman, dan keterangan lain yang berkaitan dengan peminjaman dapat 6

3 diketahui dengan menggunakan katalog online. Keadaan ini dimungkinkan karena bagian katalog terintegrasi dengan bagian sirkulasi Tujuan dan Fungsi OPAC Pada dasarnya OPAC digunakan sebagai sarana penelusuran bahan pustaka pada perpustakaan. Dengan menggunakan OPAC, pengguna lebih mudah dalam pencarian bahan pustaka di perpustakaan. Menurut Sulistyo- Basuki (1991, 316) Tujuan Katalog ialah: 1. Memungkinkan seseorang menemukan sebuah buku yang diketahui berdasarkan: a. pengarangnya b. judulnya, atau c. subjeknya. 2. Menunjukkan sebuah buku yang dimiliki oleh perpustakaan d. oleh pengarang tertentu, e. berdasarkan subjek tertentu, atau f. dalam jenis literatur tertentu 3. Membantu dalam pemilihan buku g. berdasarkan edisinya, atau h. berdasarkan karakternya (sastra ataukah topik) Dari keterangan di atas dapat dilihat bahwa katalog sangat memudahkan pengguna dalam pencarian informasi baik melalui pengarang, judul, maupun subjeknya. Selain itu katalog juga bertujuan untuk mengetahui daftar bahan pustaka yang telah dimiliki oleh perpustakaan. Untuk tujuan selanjutnya katalog membantu pengguna dalam pemilihan buku yang sesuai dengan kebutuhan informasi yang dibutuhkan. Menurut Yusup (1995, 76) fungsi katalog secara unum adalah sebagaiberikut: 1. Menunjukkan tempat suatu buku atau bahan lain dengan menggunakan lambang- lambang angka klasifikasi dalam bentuk nomor panggil (call number). 2. Mendaftarkan semua buku dan bahan lain dengan susunan alfabetis nama pengarang, judul buku, atau subjek buku yang bersangkutan, ke dalam suatu tempat khusus di perpustakaan untuk memudahkan pencarian entri- entri atau informasi yang dibutuhkan. 3. Memberikan kemudahan untuk mencari suatu buku atau bahan lain di perpustakaan dengan hanya mengetahui salah satu daftar kelengkapan buku yang bersangkutan. 7

4 Dari ketiga fungsi di atas dapat dilihat katalog sangat berfungsi bagi pengguna maupun pustakawan. Untuk mengetahui bahan pustaka apa saja yang telah dimiliki oleh perpustakaan, katalog sangat berfungsi sebagai alat komunikasi, dengan menggunakan katalog pustakawan secara langsung dapat memberikan informasi mengenai bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan. Tidak berbeda dengan katalog manual, OPAC juga berfungsi sebagai sarana sistem temu balik pada perpustakaan dalam memberikan informasi tentang status dan letak koleksi pada perpustakaan Sejarah dan Perkembangan OPAC Perkembangan automasi perpustakaan merupakan cikal bakal pengadaan OPAC pada perpustakaan. Automasi perpustakaan berkembang pada awal tahun 1960-an. Menurut Tedd dalam Hasugian (2001, 5) perkembangan OPAC adalah sebagai berikut: a. Tahun 1960-an dan awal tahun 1970-an Pada tahun 1960-an, komputer digunakan di berbagai perpustakaan umum dan perguruan tinggi untuk membantu membuat katalog. Pada saat itu pengoperasian sistem komputer masih berada pada mode atau cara yang sangat bervariasi, sehingga kemungkinan melakukan penelusuran informasi dengan katalog terpasang (online) dianggap masih jauh dari kenyataan. b. Pertengahan tahun 1970-an Pada masa ini, komputer mulai digunakan untuk proses pengawasan sirkulasi di perpustakaan. COM (comuter output on microfilm) menjadi metode yang terkenal digunakan untuk menghasilkan katalog. Perkembangan pada masa ini, juga ditandai dengan munculnya sistem kerjasama pengatalogan dan pemanfaatan bersama, pada berbagai perpustakaan. Misalnya, di Inggris LASER (London and South Eastern Library Region), dan di America Utara OCLC (Ohio College Library Centre). c. Akhir tahun 1970-an dan Awal Tahun 1980-an Pengenalan komputer mikro (microcomputer) di era ini, mendorong berbagai perpustakaan semakin mandiri untuk menggunakan fasilitas komputer yang diperoleh dari perusahaan yang dilanggan. Penggunaan komputer mikro menjadi terkenal karena menyediakan fasilitas untuk melakukan akses secara terpasang (online) terhadap berbagai simpanan (file) dalam sistem sirkulasi. d. Pertengahan sampai akhir tahun 1980-an Pada masa ini, perpustakaan yang menggunakan OPAC semakin meningkat. Pemasok mulai menyediakan sistem yang terintegrasi (integrated system) untuk manajemen perpustakaan, mencakup modul atau 8

5 sub-sistem yang berbeda, seperti pengatalogan, akuisisi, sirkulasi, pengawasan serial, layanan antar perpustakaan dan juga OPAC. Pengguna yang sedang mengakses OPAC dimungkinkan bisa mengetahui status suatu bahan pustaka, apakah sedang tersedia atau sedang dipinjam, siapa peminjamnya, berapa lama dipinjam, kapan dikembalikan dan sebagainya. e. Tahun 1990-an Pada tahun 1990-an, terlihat perubahan besar pada sistem manajemen perpustakaan, dengan menawarkan kecenderungan dari sistem milik sendiri (proprietary sytems) bergerak kearah sistem terbuka. Sejumlah permasalahan yang ditemui pada pengoperasian sistem di masa sebelumnya diinventarisir. Ditemukan bahwa sejumah besar sistem yang ada di perpustakaan pada tahun 1980-an hanya bisa dijalankan pada perangkat keras tertentu. Untuk mengatasi hal tersebut, berbagai upaya dilakukan oleh pemasok sistem untuk perbaikannya. Pemasok sistem mulai menawarkan produk baru yang bisa dijalankan pada sejumlah perangkat keras. Arsitektur dari beberapa sistem yang baru ini, memisahkan perangkat lunak (software) menjadi client dan server. Perangkat lunak untuk client menyediakan antarmuka (Interface) kepada pengguna, dan biasanya berjalan atau beroperasi pada PC (personal computer) atau terminal. Perangkat lunak untuk server menyediakan pengelolaan pangkalan data, dan biasanya dioperasikan pada komputer lain. Dari keterangan di atas dapat dilihat bahwa perkembangan OPAC tidak terlepas padaperkembangan automasi perpustakaan. Seiring dengan perkembangan teknologi informasi, perkembangan OPAC ini juga sangat membantu pengguna maupu pustakawan, karena selain dalam bentuk online pengguna lebih banyak menghemat waktu dalam penelusuran informasi dibandingkan dengan menggunakan katalog manual. Perkembangan terkini OPAC sudah menggunakan sistem manajemen yang terintegrasi.sistem Perpustakaan Terintegrasi Integrated Library System (ILS) atau Library Management System (LMS) adalah sistem perencanaan menyeluruh dalam kegiatan perpustakaan yang memuat fasilitas pencarian buku, pengadaan bahan, pembayaran, sampai dengan peminjaman buku. ILS biasanya dibuat berdasarkan sistem basisdata relasional yaitu perangkat lunak yang digunakan untuk berinteraksi dengan pangkalan data buku, anggota, penerbit, dan sebagainya.dan dibuat dengan dua antarmuka, yaitu satu antar muka untuk pengunjung, dan satu lagi antarmuka untuk pengelola. 9

6 ILS seringkali dibuat dalam program yang terpisah atau biasa disebut dengan modul.masing-masing modul memiliki antarmuka tersendiri yang berbeda dengan modul lainnya. Setiap anggota perpustakaan dan setiap buku yang terdaftar dalam ILS memiliki ID tersendiri sehingga dapat dilakukan identifikasi kejadian pada masing-masing ID. Suatu sistem perpustakaan baru bisa dikatakan sebagai ILS jika memiliki minimal limamodul yaitu: Akuisisi/acquisitions (pengadaan bahan) Katalogisasi/cataloging (pengolahan) Sirkulasi/circulation (peminjaman) Serial/serials (pengelolaan majalah dan koran) OPAC/Online Public Access Catalog (katalog online) 2.4. Unsur-Unsur Katalog Online Katalog online sebagaimana halnya dengan katalog perpustakaan memuat data bibliografi suatu buku. Setiap buku berlainan subjeknya maka setiap katalog akan lain informasinya.menurut Yusup (1995, 75) bahwa: di dunia perpustakaan katalog adalah daftar sistematis dari sejumlah buku atau bahan lain yang ada di perpustakaan dengan dilengkapi keterangan judul buku, pengarang, edisi, penerbit, tahun terbit, tempat terbit, penampilan fisik, bidang subjek, ciri-ciri khusus dan tempat buku atau bahan tersebut disimpan. Unsur- unsur yang perlu diperhatikan dalam membuat katalog khususnya karya monografi menurut Sulistyo -Basuki (1991, 335) antara lain adalah: 1. Daerah judul dan pengarang - Judul sebenarnya - Judul sejajar, judul lain, atau anak judul (yang terdiri atas judul tambahan atau keterangan judul) - Pernyataan kepengarangan 2. Daerah edisi - Pernyataan edisi - Pernyataan kepengarangan sehubungan dengan edisi 3. Daerah impresum - Tempat terbit atau tempat cetak - Nama penerbit atau nama percetakan atau nama pencetak - Tahun terbit atau tahun pencetakan 4. Daerah Kolasi 10

7 - Jumlah halaman dan / atau jumlah jilid - Pernyataan ilustrasi - Ukuran - Lampiran dan tambahan 5. Daerah seri - Pernyataan seri Pernyataan anak seri (subseri) - Nomor Seri - Seri disertasi - Standar international terbitan berseri 6. Daerah Catatan 7. Daerah ISBN dan harga Berdasarkan unsur-unsur di atas pengguna dapat menelusur informasi yang dibutuhkan sesuai dengan tujuan diadakannya katalog. Secara umum pengguna dapat menelusur informasi dengan beberapa pilihan pencarian, misalnya dengan menggunakan nama pengarang, judul buku, subjek dan lainnya OPAC Sebagai Sarana Sistem Temu Balik Informasi Dalam peningkatan pelayanan, perpustakaan harus mengikuti perkembangan teknologi informasi. Karena itulah perancangan sarana sistem temu balik yang cepat dan efisien akan memudahkan pengguna perpustakaan dalam penemuan kembali informasi di perpustakaan. Menurut Sulistyo-Basuki (1992, 132) "temu balik informasi merupakan istilah generik yang mengacu pada temu balik dokumen atau sumber atau data yang telah dimiliki unit informasi." Menurut Guinchat (1983, 101) temu balik informasi meliputi sejumlah kegiatan yang mempunyai tujuan menyediakan informasi bagi pengguna sebagai jawaban atas pencarian atau penelusuran berdasarkan informasi yang menjadi kebutuhannya. Berdasarkan kedua pendapat di atas dapat disimpulan bahwa tujuan temu balik informasi adalah untuk menampilkan informasi yang telah tersimpan datanya dengan menggunakan sarana penelusuran informasi. Pada perpustakaan 11

8 OPAC merupakan salah satu sarana sistem temu balik bahan pustaka yang sangat memudahkan pengguna dalam temu balik informasi. Dalam bukunya "Introduction to modren information retrieval Chowdhury (1999, 3) menyatakan : The major functions of information retrieval system can be listed as follows : 1. to identify the information (sources) relevant to the areas of interest of the target users community 2. to analiyse the contents of the sources (documents) 3. to represent the contents of the analysed sources in a way that will be suitable for matching users ' queries 4. to analyze users ' queries and to represent them in a form that will be suitable for matching with the database 5. to match the search statement with the stored database 6. to retrieve the information that is relevant, and 7. to make necessary adjustments in the system based on feedback from the users. Dari pernyataan di atas dapat didefinisikan bahwa fungsi dari temu balik informasi adalah: - Mengidentifikasikan informasi yang diterima dan mencari sumber yang relevan untuk memenuhi permintaan pengguna menganalisa sumber - Mempersembahkan sumber yang sudah dipilih dan mencocokkan kepangkalan data - Mencocokkan kata-kata pengguna dengan pangkalan data yang tersedia - Menemukan informasi yang relevan - Membuat pencocokan yang dianggap penting di dalam sistem berdasarkan pada reaksi dari pengguna. Menurut Saleh (1996, 76) ada beberapa prosedur menggunakan katalog online sebagai sarana temu balik yaitu: a. Menggunakan istilah bebas (free-text) b. Menggunakan istilah yang tersedia (kamus istilah) c. Penggunaan pemotongan istilah (truncation) d. Penggunaan teknik ANY e. Penelusuran dengan cara Boolean 12

9 Teknik penelusuran menggunakan cara aljabar boolean adalah DAN (AND), atau (OR), BUKAN (NOT) yang dapat dituliskan dengan tanda * untuk DAN, + untuk ATAU,^ untuk BUKAN Keuntungan Menggunakan OPAC sebagai Sarana Sistem Temu Balik Berikut merupakan beberapa keuntungan menggunakan katalog yang sudah berbasis komputer menurut Saleh (1996, 21) : 1. Satu kali data yang dimasukkan/ diketik ke komputer, maka untuk data yang sama akan dihasilkan berbagai keluaran antara lain: a. dapat mencetak kartu katalog; b. dapat mencetak daftar tambahan buku; c. dapat mencetak bibliografi; d. dapat mencetak buku induk jika diperlukan; e. dapat mencetak label nomor panggil; f. dapat mencetak kartu buku. 2. Penelusuran dapat dilakukan dari berbagai titik penelusuran (access point). Bukan saja berdasarkan nama pengarang, judul buku atau subjek, sebagaimana biasanya pada sistem tradisional, melainkan dapat dari seluruh kata dan melalui seluruh ruas serta subruas yangada dalam basis data. 3. Penelusuran dapat dilakukan lebih cepat dibandingkan dengan cara tradisional. 4. Data, meskipun sudah dimasukkan ke komputer, masih dapat secara leluasa diubah-ubah (diperbaiki, ditambah atau dikurangi). 5. Seluruh jumlah data yang disimpan akan memakan ruang lebih sedikit dibandingkan dengan cara penyimpanan tradisional. 6. Data yang ada dapat saling dipertukarkan. 7. Kalau sudah paham penggunaannya akan terasa menyenangkan mencari informasi menggunakan komputer. Dari data di atas sangat banyak keuntungan menerapkan katalog yang berbasis komputer. Dengan penggunaan komputer pengguna hanya perlu memasukkan kata kunci sesuai dengan kebutuhan yang ingin dicari, kemudian mesin akan membantu pengguna dalam proses temu balik dan memberikan informasi lain yang masih berhubungan dengan informasi yang dibutuhkan. Katalog online juga dapat ditelusuri oleh beberapa pengguna sekaligus, hal ini dimungkinkan karena katalog online dijalankan dalam Local Area Network (LAN) sehingga pengguna dapat berhubungan langsung pada pangkalan katalog melaluiterminal katalog yang telah tersedia. 13