BAB III ANALISA SISTEM

Transkripsi

1 37 BAB III ANALISA SISTEM Dalam merancang sebuah sistem yang baik dan sesuai dengan hasil yang diharapkan, terlebih dahulu diperlukan data dan informasi tentang sistem yang berjalan. Dari informasi tersebut akan dapat diketahui bagaimana sistem yang berjalan sekarang, sehingga dapat diketahui kebutuhan apa saja yang ingin dicapai yang belum bisa ditangani oleh sistem yang sedang berjalan. Analisa sistem akan membantu dan mengetahui informasi-informasi tentang sistem yang sedang berjalan dan bagaimana mencari solusi terhadap kebutuhankebutuhan yang belum bisa terpenuhi sehingga bisa diterapkan dalam tahap perancangan sistem Tinjauan Organisasi a. Sejarah Singkat Organisasi Stasiuan Pengisian Bahan Bakar Umum (SPBU) Kamal Raya di dirikan pada tanggal 15 juni 1999 dengan akta Notaris No. 442 tahun 1999 : Muhammad Rizky Pratama. Sebagai sebuah Stasiun Pengisian Bahan Bakar Umum (SPBU) yang telah dikelola oleh Muhammad Rizky Pratama memiliki bidang atau Program keahlian Penjualan Barang dan Jasa. Dalam menyongsong Era Globalisasi serta melaksanakan Manajemen berbisnis SPBU maka diperlukan usaha nyata yang dapat mendorong peningkatan kualitas pegawai yang memiliki kecakapan hidup diakukan oleh masyarakat agar pegawai SPBU Kamal Raya memiliki kecakapan dan keberanian memecahkan masalah yang timbul dalam lingkungan mereka bekerja maupun bermasyarakat. Melihat kenyataan yang ada berdasarkan pengamatan dilapangan jumlah penyelenggaraan SPBU sudah terlampau banyak maka perlu dilakukan : 1. Penataan Program Keahlian baru 2. Menyusun Perencanaan Penyelenggaraan Pendidikan Pegawai 3. Mengembangkan Keahlian Pegawai Sebagai Terobosan Baru Dalam SPBU

2 38 b. Struktur Organisasi Dalam perkembangan sebuah organisasi, kebutuhan akan pendelegasian tugas mutlak diperlukan dan sudah menjadi keharusan agar kemajuan dan misi perusahaan lebih cepat tercapai. Dan sama halnya di SPBU Kamal Raya, dalam menjalankan nadi perusahaan. Hubungan timbal balik dan saling support antar bagian menjadi kunci sukses, oleh sebab itu meski tergolong sederhana, kebijakan perusahaan ini untuk memaksimalkan SDM yang ada. Sehingga dengan demikian hubungan kerja yang harmonis dan fungsi masingmasing bagian dapat berjalan dengan tepat dan terarah. Dalam suatu perusahaan mempunyai struktur oganisasi yang dijelaskan suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahaan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur Organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa Bagan dan strukturnya organisasi Pemilik Kepala Unit Lapangan Staff Operasional Operator Keamanan Kebersihan Gambar 3.1 Struktur Organisasi SPBU Kamal Raya

3 39 c. Tugas dan tanggung jawab Sesuai dengan struktur organisasi dari perusahaan tersebut, maka tanggung jawab dan wewenang dari pelaksana menajemen dibidang mutu adalah sebagai berikut : 1) Pemilik a) Mewakili SPBU di hadapan PERTAMINA b) Menetapkan keputusan-keputusan internal SPBU c) Melakukan proses pengadaan BBM d) Melaksanakan manajemen personalia SPBU 2) Kepala Unit a) Pengelola SPBU b) Mengontrol dan Mengawasi Kinerja para karyawan c) Monitoring setiap fungsi dan berhak memutuskan setiap pelaksanaan tugasnya. 3) Lapangan a) Mengawasi kegiatan produksi/penjualan yang terjadi b) Mendata kehadiran dan kegiatan karyawan c) Mendata kebutuhan fasilitas produksi akibat kerusakan yang terjadi akibat factor terkendali dan factor tidak terkendali. 4) Staff Operasional a) Melakukan perencanaan produksi b) Melakukan pengumpulan data harian/rutin c) Melakukan pengumpulan hasil penjualan pada setiap shiftnya 5) Operator a) Melayani konsumen dalam pengisian BBM, air, dan angin b) Menjaga kebersihan lingkungan dan alat c) Melakukan kegiatan perawatan harian untuk pomba, tangki, dan generator 6) Keamanan a) Menjaga lingkungan agar tetap kondusif b) Menjaga keamanan SPBU 7) Kebersihan a) Melakukan pembersihan rutin seluruh fasilitas dalam kompleks SPBU

4 40 Sistem kerja pada SPBU adalah dengan menerapkan shift, dimana jam kerja yang ditetapkan adalah 24 jam, dengan pergantian shift diantaranya, pengaturannya adalah sebagai berikut : - Shift pertama pukul sampai dengan Shift kedua pukul sampai dengan Shift ketiga pukul sampai dengan Sebagai bahan tambahan untuk kebutuhan pribasi (Sholat, Buang Air, dan lain sebagainya) dilakukan secara fleksibel, dimana setiap karyawan yang akan melakukan hal tersebut harus meminta perijinan kepada pengawas lapangan Uraian Prosedur Menjelaskan proses bisnis dan prosedur sistem penjualan pada SPBU Kamal Raya diantaranya sebagai berikut : - Setiap pegawai operator SPBU Kamal Raya yang bertugas harus menyerahkan laporan hasil meter akhir dan uang setoran pershift kepada pengawas. - SPBU Kamal Raya merekap semua hasil laporan per shift, baik itu laporan meter akhir dan jumlah uang setoran ke dalam buku besar yang akan menjadi laporan harian - Kepala Unit menerima hasil laporan akhir penjualan harian pada SPBU Kamal Raya dari pengawas

5 Analisa Sistem Berjalan Yang Terdapat Pada SPBU a. Use case Diagram System Berjalan Pada SPBU Membuat Catatan Penjualan per Shift Operator Merekap Laporan Penjualan dari Masing-Masing Shift Membuat Laporan Penjualan Harian dari Hasil Rekapan pada Buku Besar Menerima Hasil Laporan Penjualan Harian Kepala Unit b. Activity Diagram Gambar 3.2 Use Case Berjalan Gambar 3.3 Activity Diagram Berjalan

6 Analisa Sistem Usulan Yang Terdapat Pada SPBU a. Use case Diagram System Usulan Pada SPBU Menginput Data Penjualan per Shift Operator <<include>> Mengolah Laporan Penjualan Tiap-Tiap Shift <<include>> Membuat Rekapan Transaksi Penjualan Harian <<include>> Login <<include>> Mencetak Dokumen Rekapan Laporan Penjualan Harian Gambar 3.4 Use Case Usulan Tabel 3.1 Skenario Use Case Menginput Data Penjualan pershift Nama Use Case Actor Deskripsi Singkat Menginput Data Penjualan per Shift Operator Gambaran dari system usulan Pra Kondisi - Skenario - Operator menginput data penjualan per shift - Setelah menginput data penjualan per shift, operator menyerahkan uang setoran kepada pengawas - mengolah laporan per shift,

7 43 setelah operator menginput data penjualan dan menyerahkan uang setoran. Post Kondisi Data penjualan yang diinput oleh operator akan dikelola oleh pengawas Tabel 3.2 Skenario Use Case Mengolah Laporan Penjualan Nama Use Case Actor Deskripsi Pra Kondisi Skenario Mengolah laporan penjualan tiap-tiap shift Untuk mengolah laporan penjualan tiap-tiap shift melihat data penjualan pershift yang sebelumnya dilakukan oleh operator - mencatat data penjualan yang telah diiinput oleh operator -Setelah mencatat, pengawas menolah laporan penjualan pershift Post Kondisi Laporan Penjualan pershift yang telah dibuat dapat di simpan untuk melakukan pembuatan laporan selanjutnya Tabel 3.3 Skenario Use Case Membuat Rekapan Laporan Penjualan Harian Nama Use Case Membuat Rekapan Laporan Penjualan Harian Actor Deskripsi membuat rekapan laporan penjualan harian Pra Kondisi melihat laporan penjualan pershift

8 44 yang sebelumnya dilakukan Skenario Post Kondisi Untuk membuat rekapan laporan penjualan harian, terlebih dahulu harus mencari data laporan penjualan per shift Laporan penjualan yang telah direkap dapat digunakan oleh pengawas untuk laporan penjualan harian kepada atasan Tabel 3.4 Skenario Use Case Mencetak Dokumen Rekapan Laporan Penjualan Harian Nama Use Case Mencetak dokumen rekapan laporan penjualan harian Actor Deskripsi Mencetak dokumen rekapan laporan penjualan harian setelah merekap laporan penjualan harian Pra Kondisi - Skenario Post Kondisi Untuk dokumen rekapan hasil penjualan harian, Terlebih dahulu mendapatkan data penjualan pershift operator, mengolah laporan dari data penjualan pershift, membuat rekapan laporan penjualan harian, setelah itu Mencetak dokumen rekapan laporan penjualan harian Mengetahui informasi Laporan Penjualan Harian b. Activity Diagram Pengolahan Transaksi

9 45 Operator System Masukkan Username dan Password Validasi Usename dan Password Tidak Valid Valid Menampilkan Menu Akses Beserta Status Login Operator Memilih Kegiatan yang akan dilakukan selanjutnya Mengiinput Data Penjualan pershift (Meter awal, Meter Akhir) Memproses Perintah Simpan ke Database Gambar 3.5 Activity Diagram Pengolahan Transaksi Tabel 3.5 Skenario Activity Diagram Pengolahan Transaksi Nama Aktor Deskripsi Pengolahan Transaksi Operator Pertama dimulai dari operator memilih menu login, system akan menampilkan menu login, kemudian operator memasukkan username dan password, lalu memilih kegiatan yang akan dilakukan selanjutnya, operator mengiinput data penjualan pershift (Meter Awal, Meter Akhir), setelah itu operator menginput data penjualan pershift dan system memproses perintah dan menyimpannya kedalam database.

10 46 c. Activity Diagram Pengolahan Laporan penjualan tiap-tiap shift System Masukkan Username dan Password Validasi Usename dan Password Tidak Valid Valid Menampilkan Menu Akses Beserta Status Login Memilih Kegiatan yang akan dilakukan selanjutnya Mengolah Laporan Penjualan tiap-tiap Shift Memproses Perintah Simpan ke Database Gambar 3.6 Activity Diagram Pengolahan Laporan Penjualan tiap-tiap shift Tabel 3.6 Skenario Activity Diagram Pengolahan Laporan Penjualan tiap-tiap shift Nama Aktor Deskripsi Pengolahan Laporan Penjualan tiap-tiap shift Pertama dimulai dari pengawas memilih menu login, sistem akan menampilkan menu login, kemudian pengawas memasukkan username dan password, lalu memilih kegiatan yang akan dilakukan selanjutnya, pengawas mengolah laporan penjualan tiap-tiap shift, setelah itu sistem memproses perintah dan menyimpannya kedalam database.

11 47 d. Activity Diagram Membuat Rekapan Laporan Penjualan Harian System Masukkan Username dan Password Validasi Usename dan Password Tidak Valid Valid Menampilkan Menu Akses Beserta Status Login Memilih Kegiatan yang akan dilakukan selanjutnya Membuat Rekapan Laporan Penjualan Harian Memproses Perintah Simpan ke Database Gambar 3.7 Activity Diagram Membuat Rekapan Laporan Penjualan Harian Tabel 3.7 Skenario Activity Diagram Membuat Rekapan Laporan Penjualan Harian Nama Aktor Deskripsi Membuat Rekapan Laporan Penjualan Harian Pertama dimulai dari pengawas memilih menu login, sistem akan menampilkan menu login, kemudian pengawas memasukkan username dan password, lalu memilih kegiatan yang akan dilakukan selanjutnya, pengawas membuat rekapan laporan penjualan harian, setelah itu sistem memproses perintah dan menyimpannya kedalam database.

12 48 e. Activity Diagram Mencetak Laporan Penjualan Harian System Masukkan Username dan Password Validasi Usename dan Password Tidak Valid Valid Menampilkan Menu Akses Beserta Status Login Memilih Kegiatan yang akan dilakukan selanjutnya Mencetak Dokumen Rekapan Laporan Penjualan Harian Memproses Perintah Simpan ke Database Gambar 3.8 Activity Diagram Mencetak Dokumen Laporan Penjualan Harian Tabel 3.8 Skenario Activity Diagram Mencetak Dokumen Laporan Penjualan Harian Nama Aktor Deskripsi Mencetak Dokumen Laporan Penjualan Harian Pertama dimulai dari pengawas memilih menu login, sistem akan menampilkan menu login, kemudian pengawas memasukkan username dan password, lalu memilih kegiatan yang akan dilakukan selanjutnya, pengawas mencetak dokumen laporan penjualan harian, setelah itu sistem memproses perintah dan menyimpannya kedalam database.

13 49 f. Activity Diagram Pengolahan Laporan System Akses Data Terima Data Liter Awal Terima Data Liter Akhir Selisih Liter Awal dan Akhir dikalikan Harga Produk Cetak Laporan Mengolah Laporan Penjualan Gambar 3.9 Activity Diagram Proses Pengolahan Laporan Tabel 3.9 Skenario Activity Diagram Proses Pengolahan Laporan Nama Aktor Deskripsi Proses Pengolahan Laporan Pertama dimulai pengawas mengakses data yang akan di olah, lalu system akan menerima data liter awal dan akhir yang akan diproses dengan cara selisih liter awal dan akhir dikalikan harga produk, setelah itu system memproses laporan penjualan dan pengawas dapat mencetak laporan.

14 50 g. Sequence Diagram Login Tampilan Proses_login Database Menu_Utama Pengguna Tampilan Login Masukkan Username & Password Validasi Login Gambar 3.10 Sequence Diagram Login Operator dan Admin Tabel 3.10 Skenario Sequence Diagram Login Operator dan Nama Sequence Diagram Deskripsi Login Operator maupun pengawas dapat melakukan proses login pada menu login dengan cara memasukkan username dan password nya, yang nantinya akan di proses oleh system dan di validasi ke dalam database, apabila username dan password operator maupun pengawas sesuai yang tersimpan di system database login maka operator maupun pengawas dapat masuk ke halaman menu utama.

15 51 h. Sequence Diagram Menginput Data Penjualan pershift Menu Transaksi Sub Menu Transaksi Database Operator Pilih sub menu transaksi Add (Id, Nama Operator, Nama Produk,Shift, Jumlah Meter Not_valid? Show cancel message() Validate Valid? save_data() Show Message Success() Gambar 3.11 Sequence Diagram Operator Meninput Data Penjualan Tabel 3.11 Skenario Sequence Diagram Menginput Data Penjualan Pershift Nama Sequence Diagram Deskripsi Menginput Data Penjualan pershift Operator dalam posisi login, Jika login berhasil maka langsung masuk menu untuk mengelola transaksi seperti menginput Id, Nama, Nama produk, Jadwal shift, dan Jumlah Meter (Meter awal, Meter akhir).

16 52 i. Sequence Diagram Mengolah Laporan Penjualan Tiap Tiap Shift Menu Laporan Selisih Penjualan Database Pilih sub menu Hitung Selisih Penjualan Hitung Selisih Mete Not_valid? Show cancel message() Validate Valid? save_data() Show Message Success() Gambar 3.12 Sequence Diagram Mengolah Laporan Tabel 3.12 Skenario Sequence Diagram Mengolah Laporan Nama Sequence Diagram Deskripsi Mengolah Laporan dalam posisi login, Jika login berhasil maka langsung masuk menu untuk mengelola laporan seperti menghitung selisih dimana meter akhir di kurang meter awal maka akan muncul hasil selisih.

17 53 j. Sequence Diagram Membuat Rekapan Transaksi Penjualan Harian Menu Laporan Rekap Penjualan Database Pilih sub menu Rekap Semua Laporan Penjualan Rekap Transaksi Penjualan Not_valid? Show cancel message() Validate Valid? save_data() Show Message Success() Gambar 3.13 Sequence Diagram Membuat Rekapan Transaksi Penjualan Tabel 3.13 Skenario Sequence Diagram Membuat Rekapan Transaksi Penjualan Nama Sequence Diagram Deskripsi Membuat Rekapan Transaksi Penjualan dalam posisi login, Jika login berhasil maka langsung masuk menu untuk membuat rekapan dari hasil transaksi penjualan harian

18 54 k. Sequence Diagram Mencetak Dokumen Menu Laporan Cetak Laporan Pilih sub menu Print Out Database Print Data Show success message() Gambar 3.14 Sequence Diagram Mencetak Dokumen Tabel 3.14 Skenario Sequence Diagram Mencetak Dokumen Nama Sequence Diagram Deskripsi Membuat Rekapan Transaksi Penjualan dalam posisi login, Jika login berhasil maka langsung masuk menu untuk mencetak dokumen hasil proses dari pengolahan laporan sebelumnya.

19 55 l. Class Diagram Operator -id_operator -nm_operator -alamat_operator -tlp_operator +simpan() +ubah() +hapus() +cetak() 1 1 Jadwal Shift -kd_shift -jam_shift -hari_shift -id_operator +perbaharui() +simpan() 1 1 Produk -kd_produk -nm_produk +simpan() +ubah() +hapus() Laporan Meteran 1 1..* -no_laporan_meteran -tgl_laporan -hari -meter_awal -meter_akhir -kd_shift -kd_pompa -kd_produk -jumlah_setoran 1 1..* +simpan() +ubah() +hapus() +cetak() Pompa -kd_pompa -nama_pompa +simpan() +ubah() +hapus() * 1 Laporan Harian -no_laporan_harian -tgl_laporan_harian -id_pengawas -no_laporan_meteran +simpan() +ubah() +hapus() +cetak() 1..* 1 -id_pengawas -nm_pengawas -alamat_pengawas -tlp_pengawas +simpan() +ubah() +hapus() Gambar 3.15 Class Diagram

20 Rancangan Struktur Tabel Dalam pembuatan system ini dibutuhkan rancangan basis data yang sesuai dengan kebutuhan sistem sendiri. Rancangan table secara garis besar dari seluruh proses komputerisasi pengolahan data yang akan dilakukan, tanpa tabel system pengolahan data, komputerisasi tidak dapat berjalan, perancangan ini mencakup penetuan kunci utama dan kunci lainnya untuk menghubungkan tabel satu dengan tabel lainnya. Berikut ini adalah tabel-tabel yang digunakan dalam perancangansistem penjualan pada SPBU Kamal Raya 1. Tabel Operator Nama Tabel : Oprator Field Kunci : id_operator Jumlah Field : 6 Tabel 3.13 Struktur Tabel Oprator No Nama_Field Type Size Keterangan 1 id_operator Int 6 Primary_Key 2 nm_operator Varchar 50 3 alamat_operator Varchar 30 4 tlp_operator Int 15

21 57 2. Tabel Jadwal Shift Nama Tabel : Jadwal shift Field Kunci : kd_shift Jumlah Field : 2 Tabel 3.14 Struktur Tabel Jadwal Shift No Nama_Field Type Size Keterangan 1 kd_shift Int 2 Primary_Key 2 jam_shift Time 8 3 hari_shift Varchar 15 4 id_operator Int 6 Foreign Key 3. Tabel Produk Nama Tabel : Produk Field Kunci : kd_produk Jumlah Field : 5 Tabel 3.15 Struktur Tabel Produk No Nama_Field Type Size Keterangan 1 kd_produk Int 5 Primary_Key 2 nm_produk Varchar 15

22 58 4. Tabel Mesin Nama Tabel : Mesin Field Kunci : kd_mesin Jumlah Field : 5 Tabel 3.16 Struktur Tabel Pompa No Nama_Field Type Size Keterangan 1 kd_mesin Int 5 Primary_Key 2 nm_mesin Varchar Tabel Nama Tabel : Field Kunci : id_pengawas Jumlah Field : 8 Tabel 3.17 Struktur Tabel No Nama_Field Type Size Keterangan 1 id_pengawas Int 8 Primary_Key 2 nm_pengawas Varchar 50 3 alamat_pengawas Varchar 30 4 tlp_pengawas Int 15

23 59 6. Tabel Laporan Harian Nama Tabel : Laporan Harian Field Kunci : no_laporan Jumlah Field : 5 Tabel 3.18 Struktur Tabel Laporan Harian No Nama_Field Type Size Keterangan 1 no_laporan Int 5 Primary_Key 2 tgl_laporan Date - 3 id_pengawas Int 8 Foreign_Key 4 no_laporan_meteran Int 15 Foreign_Key 7. Tabel Laporan Meteran Nama Tabel : Laporan Meteran Field Kunci : no_laporan_meteran Jumlah Field : 15 Tabel 3.19 Struktur Tabel Laporan Meteran No Nama_Field Type Size Keterangan 1 no_laporan_meteran Int 15 Primary_Key 2 Tgl_laporan Date - 3 Hari Varchar 15 4 Meter_awal Int 15

24 60 5 Meter_akhir Int 15 6 Kd_shift Int 2 Foreign_Key 7 Kd_mesin Int 5 Foreign_Key 8 Kd_produk Int 5 Foreign_Key 9 Jumlah_setoran Int 30

25 Perancangan Tampilan Layar Rancangan Layar Menu Utama Gambar 3.14 Perancangan Tampilan Menu Utama Rancangan Layar Menu Jadwal Shift Gambar 3.15 Perancangan Tampilan Menu Jadwal Shift

26 Rancangan Layar Menu About Gambar 3.16 Perancangan Tampilan Menu About Rancangan Layar Menu Login Gambar 3.17 Perancangan Tampilan Menu Login

27 Rancangan Layar Menu Operator Penjualan Awal Gambar 3.18 Perancangan Tampilan Menu Operator Penjualan Awal Rancangan Layar Menu Operator Penjualan Akhir Gambar 3.19 Perancangan Tampilan Menu Transaksi Penjualan Akhir

28 Rancangan Layar Menu Pengolahan Laporan () Gambar 3.20 Perancangan Tampilan Menu Laporan pada Rancangan Layar Menu Edit Jadwal Shift () Gambar 3.21 Perancangan Tampilan Menu Edit Jadwal Shift pada