BAB II DATA DAN FAKTA. Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan USU dan mendirikan

Transkripsi

1 BAB II DATA DAN FAKTA A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU (USU) diprakarsai oleh pemuka masyarakat Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan USU dan mendirikan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai fakultas pertama. Menyusul kemudian Fakultas Hukum, Pertanian, dan Teknik. Semetara Fakultas Ekonomi USU pertama kali didirikan oleh Yayasan USU berlokasi di Kutaraja (sekarang kota Banda Aceh) pada tahun Berhubung Fakultas Ekonomi USU yang berkedudukan di Banda Aceh menjadi bagian dari Universitas Syiah Kuala, pada tahun 1961, USU membuka kembali Fakultas Ekonomi di Medan. Penetapan dilakukan dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi RI No. 64/1961 tanggal 24 Nopember 1961 yang berlaku surut terhitung mulai 1 Oktober Berdasarkan surat keputusan tersebut, tanggal 24 Nopember diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi USU. Pada tahun 1975 AAN (Akademi Administrasi Niaga) Medan dilebur ke Fakultas Ekonomi USU menjadi PAAP (Pendidikan Ahli Administrasi dan Perusahaan). PAAP kemudian menjadi program diploma tiga (DIII) dengan tiga program studi, yakni DIII Akuntansi, DIII Keuangan dan DIII Kesekretariatan. 9

2 10 Dalam perjalanan yang panjang, pada tahun 2003 USU menjadi PT BHMN (Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara) berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 56 tahun 2003, tanggal 10 Nopember 2003, dimana Fakultas Ekonomi USU merupakan salah satu dari 10 Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada pada saat USU menjadi PT BHMN. Adapun visi dan misi Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut : Visi : Menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global. Misi : 1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar, 2. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen, 3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT BHMN, 4. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stackholders lainnya, 5. Meningkatkan jaringan dan kerja sama dengan instansi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internsional. B. Jenis Usaha / Kegiatan

3 11 Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan. Fakultas Ekonomi lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitianpenelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan social berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi ; penyelenggaraan pendidikan, pengabdian penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya. C. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggungjawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini

4 12 dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai. Suatu instansi terdri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan persorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi dapat dilihat pada lampiran 1.

5 13 Rektor dan pembantu rektor Dekan dan Pembantu Dekan Dewan Pertimbangan Fakultas Ketua dan Sekretaris Departemen Kepala Bagian Tata Usaha Fkl Unit Penunjang Fakultas Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua Program Studi Intra Departemen Ketua Lab/Studi o/ Bengkel Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Sumber Data : Fakultas Ekonomi D. Struktur Organisasi Sub Bagian Inventaris dan Kekayaan Negara

6 14 Untuk mempermudah pemahaman mengenai struktur organisasi dari Sub Bagian Inventaris dan Kekayaan Negara maka akan dijelaskan Struktur Organisasi Sub Bagian Inventaris dan Kekayaan Negara sebagai berikut: Dekan-----Pembantu Dekan II-----Kasubag Perlengkapan-----Operator----- Penanggungjawab Ruangan. I. Tugas Pokok, Fungsi, dan Kedudukan Sub Bagian Inventaris dan Kekayaan Negara a. Tugas Pokok dan Fungsi Tugas pokok dan fungsi Sub Bagian Inventaris dan Kekayaan Negara sebagai Unit Akuntansi Kuasa Pengguna Barang (UAKPB) mengacu pada Peraturan Menteri Keuangan Nomor 171/PMK.05/2007. Tugas pokok penanggung jawab Sub Bagian Inventaris dan Kekayaan Negara sebagai Unit Akuntansi Kuasa Pengguna Barang (UAKPB) adalah menyelenggarakan SIMAK- BMN di lingkungan satuan kerja. Selain itu, Sub Bagian Inventaris dan Kekayaan Negara memiliki fungsi sebagai berikut : 1) Menyelenggarakan sistem manajemen informasi BMN, 2) Menyelenggarakan sistem akuntansi BMN, 3) Menyelenggarakan inventarisasi BMN, 4) Menyusun dan menyampaikan laporan BMN serta jurnal transaksi BMN secara berkala. b. Kedudukan

7 15 Dalam rangka pelaksanaan penatausahaan barang milik negara maka Fakultas Ekonomi membentuk unit akuntansi barang. Pembentukan unit akuntansi barang tersebut mengacu pada Peraturan Menteri Keuangan Nomor 171/PMK.05/2007. Unit akuntansi barang di Fakultas Ekonomi dilaksanakan oleh Sub Bagian Inventaris dan Kekayaan Negara. Rincian kedudukan unit akuntansi barang pada Fakultas Ekonomi adalah sebagai berikut: 1) Unit Akuntansi Pengguna Barang (UAPB) Unit Akuntansi Pengguna Barang (UAPB) dilaksanakan oleh setiap kementerian/lembaga dengan tugas pokok yaitu menyelenggarakan SIMAK- BMN pada tingkat kementerian/lembaga yang ditetapkan sebagai UAPB. 2) Unit Akuntansi Pembantu Pengguna Barang Eselon 1 (UAPPB-E1) Unit Akuntansi Pembantu Pengguna Barang Eselon 1 (UAPPB-E1) dilaksanakan oleh setiap jenjang eselon 1 pada setiap kementerian/lembaga dengan tugas pokok yaitu menyelenggarakan SIMAK-BMN pada tingkat eselon 1 yang ditetapkan sebagai UAPPB-E1. 3) Unit Akuntansi Pembantu Pengguna Barang Wilayah (UAPPB-W) Unit Akuntansi Pembantu Pengguna Barang Wilayah (UAPPB-W) dilaksanakan oleh setiap kantor wilayah di bawah setiap eselon 1 dengan tugas pokok yaitu menyelenggarakan SIMAK-BMN pada tingkat kantor wilayah atau unit kerja lainnya yang ditetapkan sebagai UAPPB-W.

8 16 4) Unit Akuntansi Kuasa Pengguna Barang (UAKPB) Unit Akuntansi Kuasa Pengguna Barang (UAKPB) dilaksanakan oleh setiap satuan kerja di bawah setiap kantor wilayah dengan tugas pokok yaitu menyelenggarakan SIMAK-BMN di lingkungan satuan kerja. II. Sumber Daya Pendukung Sub Bagian Inventaris dan Kekayaan Negara a. Sumber Daya Manusia Suatu organisasi tentu membutuhkan sumber daya manusia (SDM) dalam menjalankan tugasnya sehari-hari. Demikian juga dengan Sub Bagian Inventaris dan Kekayaan Negara yang menggunakan sumber daya manusia sebagai sumber daya pendukung utama untuk menjalankan tugasnya dalam penatausahaan barang milik negara. Sub Bagian Inventaris dan Kekayaan Negara memiliki sumber daya manusia pendukung dengan jumlah 3 orang pegawai. Sub Bagian Inventaris dan Kekayaan Negara dipimpin oleh kepala sub bagian dengan staf berjumlah 2 orang pegawai dengan latar belakang pendidikan sebagai berikut : S2 : 1 orang SMA : 2 orang b. Sarana dan Prasarana Penunjang Pelaksanaan penatausahaan barang milik negara mutlak memerlukan sarana dan prasarana yang menunjang pencapaian tujuan penatausahaan barang milik

9 17 negara. Oleh karena itu, Sub Bagian Inventaris dan Kekayaan Negara dilengkapi dengan sarana dan prasarana sebagai berikut : 1) Kantor hanya terdiri dari 1 ruangan, yaitu ruang kasubag perlengkapan, operator dan penanggungjawab ruangan. 2) Perlengkapan kantor terdiri dari sebagai berikut : a) Komputer : 1 unit; b) Laptop : 1 unit; c) Printer : 1 unit; d) Almari : 2 unit; e) Meja kantor : 4 unit; f) Meja komputer : 1 unit; g) Filling Cabinet : 10 unit. III. Rencana Kerja Sub Bagian Inventaris dan Kekayaan Negara Tahun 2010 Pada tahun 2009 Sub Bagian Inventaris dan Kekayaan Negara memiliki berbagai agenda kerja. Yang paling utama adalah mengacu pada Peraturan Menteri Keuangan Nomor 171/PMK.05/2007 yaitu menjalankan tugas pokok dan fungsinya untuk melaksanakan SIMAK-BMN di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Rencana kerja Sub Bagian Inventaris dan Kekayaan Negara tahun 2010 dapat dijelaskan sebagai berikut : a. Menyelenggarakan sistem manajemen informasi barang milik negara, b. Menyelenggarakan sistem akuntansi barang milik negara,

10 18 c. Menyelenggarakan inventarisasi barang milik negara, d. Melakukan pencatatan pembelian barang-barang dan membuat laporan dalam bentuk sub copy dan copian. e. Membuat perencanaan pembelian yang mendapat tembusan dari Dekan ke Pembantu Dekan II ke Perlengkapan ke Operator. f. Menyimpan Laporan Barang Milik Negara (LBMN) serta Arsip Data Komputer (ADK) barang milik negara, g. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Sub Bagian Inventaris dan Kekayaan Negara. IV. Pelaksanaan Penatausahaan Barang Milik Negara di Fakultas Ekonomi Sumatera Utara TAhun 2009 Pelaksanaan penatausahaan barang milik negara yang dilakukan oleh Sub Bagian Inventaris dan Kekayaan Negara di Fakultas Ekonomi Sumatera Utara telah menggunakan SIMAK-BMN yang berdasar pada Peraturan Menteri Keuangan No. 171/PMK.05/2007. Pelaporan barang milik negara di Fakultas Ekonomi Sumatera Utara saat ini mengacu pada aplikasi SIMAK-BMN. Oleh karena itu, segala pelaporan atau output disesuaikan dengan aplikasi SIMAK-BMN tersebut. 1. Dasar Hukum Penatausahaan Barang Milik Negara Pelaksanaan penatausahaan barang milik negara harus selalu dilandaskan pada peraturan perundang-undangan untuk menjamin tertib administrasi dan tertib

11 19 pengelolaan barang milik negara. Demikian juga pada Sub Bagian Inventaris dan Kekayaan Negara Fakultas Ekonomi selalu melandaskan pelaksanaan penatausahaan barang milik negara pada peraturan perundang-undangan. Peraturan perundang-undangan yang dijadikan landasan pelaksanaan penatausahaan barang milik negara tersebut mulai dari hierarki tertinggi sampai pada peraturan setingkat menteri. Peraturan perundang-undangan yang digunakan oleh Sub Bagian Inventaris dan Kekayaan Negara Fakultas Ekonomi Sumatera Utara dalam pelaksanaan penatausahaan barang milik negara adalah sebagai berikut : a. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara, b. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara, c. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2005 tentang Standar Akuntansi Pemerintah, d. Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah, e. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2008 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah, f. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 91/PMK.06/2007 tentang Bagan Akun Standar, g. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 96/PMK.06/2007 tentang Tata Cara Pelaksanaan Penggunaan, Pemanfaatan, Penghapusan, dan Pemindahtanganan Barang Milik Negara,

12 20 h. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 97/PMK.06/2007 tentang Penggolongan dan Kodefikasi Barang Milik Negara, i. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 120/PMK.06/2007 tentang Penatausahaan Barang Milik Negara, j. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 171/PMK.05/2007 tentang Sistem Akuntansi dan Pelaporan Keuangan Pemerintah Pusat. 2. Pelaksanaan Pembukuan Barang Milik Negara Sub Bagian Inventaris dan Kekayaan Negara Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah melaksanakan pendaftaran, pencatatan, dan pembukuan barang milik negara. Pelaksanaan pembukuan barang milik negara oleh Sub Bagian Inventaris dan Kekayaan Negara mengacu pada SIMAK-BMN yang diatur dalam Peraturan Menteri Keuangan Nomor 171/PMK.05/2007. Sub Inventaris dan Kekayaan Negara melakukan penyimpanan laporan atau dokumen penatausahaan barang milik negara dalam bentuk Arsip Data Komputer (ADK) maupun dalam almari atau filling cabinet. Apabila akan dilaksanakan pelaporan barang milik negara, maka Arsip Data Komputer (ADK) tersebut akan dicetak sesuai dengan laporan yang akan dilaporkan. Sub Bagian Inventaris dan Kekayaan Negara juga melakukan back up data pada setiap akhir tahun. 3. Pelaksanaan Inventarisasi Barang Milik Negara Dalam pelaksanaan kodefikasi dan klasifikasi atau penggolongan barang milik negara, Sub Inventaris dan Kekayaan Negara bekerja sama dengan Bagian Administrasi Umum untuk menentukan penggolongan atau klasifikasi dan

13 21 kodefikasi barang milik negara yang tepat. Kemudian melakukan pencatatan atas klasifikasi atau penggolongan tersebut serta melakukan penempelan kode registrasi pada barang milik negara tersebut berdasarkan SIMAK-BMN. Selain itu untuk barang yang sudah rusak berat, Sub Bagian Inventaris dan Kekayaan Negara tidak memberikan kode registrasi maupun melakukan penempelan kode registrasi pada barang yang telah rusak tersebut. Barang yang telah rusak tersebut dikumpulkan untuk kemudian dilakukan penghapusan. 4. Pelaksanaan Pelaporan Barang Milik Negara Pelaksanaan pelaporan barang milik negara di Fakultas Ekonomi tahun 2009 mengacu pada SIMAK-BMN pada Peraturan Menteri Keuangan Nomor 171/PMK.05/2007 yang dilaksanakan tiap semester. Pembukuan yang telah dilaksanakan akan mencatat dan membukukan transaksi ke dalam Buku Barang Intrakomptabel (lampiran 2) dan Buku Barang Ekstrakomptabel (lampiran 3). Inventarisasi yang telah dilaksanakan digunakan untuk membuat dan atau memutakhirkan (update) Kartu Identitas Barang (KIB) (lampiran 12, 13, dan 14), Daftar Barang Ruangan (DBR) (lampiran 15), Rekap Daftar Barang Ruangan (lampiran 16), Daftar Barang Lainnya (DBL) (lampiran 17), Laporan Kondisi Barang (LKB) (lampiran 18), Laporan Rincian Saldo Awal Barang Milik Negara (lampiran 19), serta Laporan Daftar Barang Milik Negara (lampiran 20). Laporan atau dokumen yang telah dibuat tersebut digunakan sebagai dasar penyusunan Laporan Barang Kuasa Pengguna (LBKP). Laporan Barang Kuasa Pengguna (LBKP) yang telah disusun tersebut bersama dengan

14 22 Laporan Kondisi Barang (LKB) dan Arsip Data Komputer (ADK) akan dilaporkan oleh Sub Bagian Inventaris dan Kekayaan Negara setiap semesteran dan tahunan. 5. Kendala-kendala dalam Penatausahaan Barang Milik Negara Pelaksanaan penatausahaan barang milik negara di Fakultas Ekonomi Sumatera Utara yang dilaksanakan oleh Sub Bagian Inventaris dan Kekayaan Negara dalam penerapannya tak luput dari kendala-kendala serta hambatan. Kendala serta hambatan yang dialami dalam penatausahaan barang milik negara adalah sebagai berikut : a. Kurangnya Sumber Daya Manusia (SDM). Sub Bagian Inventaris dan Kekayaan Negara memiliki pegawai yang berjumlah tiga orang terdiri dari satu orang Kepala Sub Bagian Inventaris dan Kekayaan Negara beserta dua orang staf. Jumlah sumber daya manusia yang minim tersebut harus mengemban tugas yang cukup berat yaitu melakukan penatausahaan barang milik negara dalam satu satker yang besar yaitu seluruh barang milik negara di lingkungan Fakultas Ekonomi. Hal ini berdampak pada belum maksimalnya penatausahaan barang milik negara di lingkungan Fakultas Ekonomi, sebagai contoh banyak dokumen-dokumen atau laporan yang seharusnya dibuat tapi belum dilaksanakan oleh bagian inventaris dan kekayaan negara.

15 23 b. Tidak Adanya Dokumen Sumber Barang Milik Negara. Dokumen sumber yang digunakan dalam penatausahaan barang milik negara sesuai dengan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 171/PMK.05/2007 antara lain : kuitansi, faktur pembelian, serta dokumen lain yang sah. Salah satu kendala yang dihadapi Sub Bagian Inventaris dan Kekayaan Negara adalah tidak adanya dokumen sumber atau data sumber pada sebagian barang milik negara. Hal ini sangat menyulitkan Sub Bagian Inventaris dan Kekayaan Negara dalam melakukan pencatatan nilai dari barang milik negara tersebut. Karena nilai dari barang milik negara sangat penting dalam penyusunan Buku Barang. c. Banyaknya Barang Milik Negara yang Hilang. Sub Bagian Inventaris dan Kekayaan Negara juga menghadapi kendala bahwa banyak barang milik negara yang hilang dan tidak ada di tempat yang sebagaimana mestinya. Hal ini sangat menyulitkan bagi penatausahaan barang milik negara karena dalam Laporan Barang Milik Negara (LBMN) barang yang dimaksud masih tercatat namun dalam kenyataan di lapangan barang tersebut sudah tidak ada. d. Banyaknya Barang Milik Negara Bernilai Kecil yang Rusak. Kendala yang juga dihadapi Sub Bagian Inventaris dan Kekayaan Negara adalah banyaknya barang milik negara bernilai kecil yang rusak. Hal ini cukup menyulitkan bagi Sub Bagian Inventaris dan Kekayaan Negara untuk melakukan pencatatan barang-barang yang rusak tersebut karena jumlahnya yang sangat banyak. Selain itu, kesulitan yang lain adalah sulitnya dalam penyimpanan maupun penghapusan barang-barang yang rusak tersebut.