PERANAN INTERNAL AUDIT DALAM MENINGKATKAN PENGENDALIAN INTERN PIUTANG Studi Kasus Pada PT. Vaksindo Satwa Nusantara

Transkripsi

1 JURNAL ILMIAH RANGGAGADING Volume 5 No. 2, Oktober 2005 : PERANAN INTERNAL AUDIT DALAM MENINGKATKAN PENGENDALIAN INTERN PIUTANG Studi Kasus Pada PT. Vaksindo Satwa Oleh : Bambang Pamungkas Dosen pada Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Kesatuan Bogor ABSTRAK Internal Audit in optimizing control of internal credit is implemented in line with the fixed procedure determined by the company. The main reason why a company gives credit facility is in order to attract the consumers so that the volume of sales is increased, and therefore the business keeps running. Selling on credits does not generate cash soon but it generates credit from the consumers and when the date is due, cash flow is generated. The role of Internal audit really supports the control of internal credits carried out in determining the collection of credit from the consumers as well as maintaining the stability of cash flow determined by the fixed procedure implemented in controlling internal credits so that the business runs effectively and efficiently. Key words: Internal Audit; Controlling Internal Credits. PENDAHULUAN Pada saat sekarang ini banyak perusahaan perusahaan yang memberikan jangka waktu pembayaran dikemudian hari atas penjualan barang maupun jasa. Penjualan yang dilakukan tersebut dinamakan dengan penjualan kredit, dan akan menimbulkan piutang. Dengan demikian maka perusahaan mempunyai hak untuk menagih pembayaran dalam bentuk uang atau penyerahan aktiva kepada pihak yang berhutang. Oleh sebab itu, piutang merupakan aktiva yang likuid setelah kas. PT. Vaksindo Satwa merupakan sebuah perusahaan produsen yang berkembang dibidang vaksin dan obat hewan. Sebagaimana kita ketahui, tujuan perusahaan adalah untuk mendapatkan laba yang semaksimal mungkin. Dalam hal untuk meningkatkan laba yang semaksimal mungkin diperlukan suatu upaya dengan memberikan kebijakan kredit, yakni memberikan tenggang waktu kepada konsumen dalam untuk melakukan pembayaran. Dengan demikian kebijakan yang diambil ini dapat meningkatkan volume penjualan yang berdampak juga akan meningkatkan laba perusahaan. Seiring berjalannya waktu, operasi perusahaan mengalami kendala-kendala yang berkaitan dengan penjualan kredit, yang mengakibatkan piutang perusahaan semakin meningkat. Disamping itu adanya resiko tidak tertagihnya piutang perusahaan yang menyebabkan modal kerja tertahan, dan menyebabkan perputaran aktiva perusahaan terhambat dan menimbulkan kerugian yang cukup besar. Hal ini perlu dipertimbangkan oleh manajemen langkahlangkah atau kebijakan-kebijakan yang perlu diambil untuk mengantisipasi hal tersebut dengan melakukan pembatasan-pembatasan dalam pemberian kredit, cara penagihan,

2 Jurnal Ilmiah Ranggagading, Vol. 5 No. 1, April 2005 penilaian terhadap konsumen serta adanya catatan terhadap piutang. METODE PENELITIAN Data-data yang terdapat dalam penelitian ini diperoleh dengan cara sebagai berikut : 1. Studi Perpustakaan (Library Research) Yaitu dengan membaca, menelaah, dan mengumpulkan teori-teori serta literatur-literatur yang berhubungan dan dianggap relevan dengan topik penelitian. 2. Studi Lapangan (Field Research) Yaitu dengan terjun langsung ke perusahaan yang akan dijadikan sebagai objek penelitian dengan tujuan untuk mendapatkan data tentang prosedur pengendalian intern piutang pada perusahaan yang dijadikan objek penelitian. Berikut dengan melakukan tanya jawab secara lisan dengan pihakpihak yang bersangkutan untuk memperoleh gambaran dan keterangan yang lebih jelas mengenai penerapan prosedur pengendalian intern piutang pada perusahaan yang dijadikan objek penelitian. HASIL DAN PEMBAHASAN A. Penerapan Audit internal Atas Piutang Pada PT Vaksindo Satwa 1. Prosedur Tetap Audit Piutang Pada PT Vaksindo Satwa Internal Audit merupakan salah satu bagian yang terkait dalam perusahaan PT Vaksindo Satwa yang telah mempunyai prosedur tetap (protap), untuk melaksanakan fungsinya tersebut. Prosedur tetap tersebut disusun oleh kepala bagian Internal Audit sebagai panduan kerja bagian yang dipimpinnya, agar dalam menjalankan kegiatannya dapat berjalan dengan baik, terarah dan terstruktur. Prosedur tetap (protap) bagian Internal Audit terhadap piutang dagang ini, ditujukan untuk membuktikan bahwa piutang dagang yang masih belum tertagih dan masih terdapat dilaporan piutang PT Wigo Distribusi Farmasi, adalah sesuai dengan kenyataan opname dilapangan, sehingga dengan demikian biaya yang tak tertagih (Bad Debt) dapat ditekan sedemikian mungkin. Dalam pelaksanaan prosedur tetap (protap) tersebut mempunyai ruang lingkup yang mencakup semua proses dalam penjualan barang, mulai dari pengiriman barang ke pelanggan, penagihan sampai dengan dilunasinya Piutang Dagang. 2. Organisasi Pemeriksaan Internal Pada PT Vaksindo Satwa Organisasi pemeriksaan Internal yang ada di PT Vaksindo Satwa, merupakan sub bagian dari Bagian Keuangan. Organisasi bagian pemeriksaan Internal mempunyai struktur yang datar (flat structure). Staff pemeriksaan Internal memberikan laporan atas hasil pemeriksaan yang telah mereka lakukan kepada pimpinan pemeriksaan Internal. Organisasi pemeriksaan Internal pada PT Vaksindo Satwa adalah sebagai berikut : a. Kepala Bagian Pemeriksaan Internal b. Staff Pemeriksaan Internal 3. Kertas Kerja Audit dan Laporan Audit Pada PT Vaksindo Satwa Dalam audit yang dilakukan pada PT Vaksindo Satwa, menggunakan kertas kerja audit yang merupakan dokumentasi auditor atas prosedur-prosedur audit yang dilakukan serta untuk mengetahui internal control yang dijalankan terhadap piutang telah 15

3 PAMUNGKAS,Peranan Internal Audit dalam Meningkatkan Pengendalian Intern Piutang NO berjalan sesuai standar yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Kertas Kerja Audit yang telah dilakukan Client 1 Minta A/R Opname terakhir sebelum pelaksanaan Audit Piutang dagang dan pinjam Faktur Penjualan asli ke Wigo Cabang setempat. 2. Minta faktur penjualan asli yang masih out standing 3. Lakukan pencocokan dengan A/R yang dibuat oleh bagian keuangan perusahaan. 4. Lakukan rekonsiliasi antar A/R Opname dengan Faktur Penjualan Asli. 5 Berilah kode tertentu pada A/R Opname untuk setiap faktur piutang yang masih terdapat Faktur Penjualan Aslinya. 6. Untuk nomor Faktur pada A/R Opname yang belum diberi kode, seharusnya Faktur Asli masih berada di PVR untuk proses penagihan. 7. Pinjam semua Faktur Penjualan Asli yang ada di PVR dan cocokkan kembali dengan A/R Opname. 8. Apabila setelah dilakukan rekonsiliasi secara keseluruhan dan ternyata masih terdapat nomor Faktur Penjualan pada A/R opname yang tidak ada Faktur Penjualan Aslinya berarti Faktur tersebut sudah dibayar oleh pelanggan, tetapi belum disetorkan oleh PVR atau sudah disetorkan namun belum masuk ke rekening PT Wigo DF. 9. Minta kepada PVR untuk menunjukan Bukti transfer maupun Giro dari pelanggan untuk mencocokan nilai nominal atas piutang yang sudah tidak mempunyai Faktur asli tersebut. 10. Apabila terdapat uang tunai, PVR segera setorkan ke PT Wigo DF. 11 Apakah sistem pembayaran piutang dilakukan melalui lembaga keuangan/ bank saja. 12 Adanya ketentuan bahwa PVR tidak dapat memperoleh uang tunai dari pembayaran pelanggan terhadap piutang yang belum dibayar 13. Apabila ternyata pembayaran pelanggan lebih kecil dari piutang yang sudah tidak mempunyai Faktur Asli, berarti ada kemungkinan uang tersebut terpakai untuk kepentingan pribadi PVR. 14. Pilah data A/R Opname untuk piutang yang telah jatuh tempo. 15. Buat peringkat pelanggan yang mempunyai piutang jatuh tempo terbesar sampai dengan yang terkecil. oleh Internal Audit PT Vaksindo Satwa terhadap piutang dagang adalah sebagai berikut : Y = Ya T= Tidak TR = Tidak Relevan Y T TR 16

4 Jurnal Ilmiah Ranggagading, Vol. 5 No. 1, April 2005 NO Client 16. Lakukan Konfirmasi dilapangan berdasarkan peringkat yang telah dibuat. Pelaksanaan Konfirmasi minimum 90% dari total piutang yang telah jatuh tempo. 17. Pelaporan hasil Audit Piutang Dagang dilakukan paling lambat 1(satu) minggu dari tanggal selesai audit. 18. Prosedur pelaporan adalah keatasan langsung. DO harus selalu mendapatkan laporannya baik dari SPV maupun FM. 19. Setiap Laporan harus disertai dengan berita acara atas Audit piutang Dagang yang ditandatangani oleh SPV/FM dan PVR area yang bersangkutan. A. Kelemahan-kelemahan lain yang tidak tercantum diatas : B. Catatan lain : C. Kesimpulan penilaian : Baik D. Revisi kesimpulan penilaian (lampirkan alasannya). Diisi oleh : Tjun Li SE Direview oleh : Daniel Dj.SE Y = Ya T = Tidak TR = Tidak Relevan Y T TR laporan Audit Piutang yang dilakukan pada PT Vaksindo Satwa dibuat oleh auditor untuk diberikan kepada perusahaan. Dalam hal ini penulis tidak memperoleh hasil laporan audit tersebut karena menurut perusahaan laporan Audit Piutang tersebut dianggap rahasia, dan tidak dapat diberikan kepada penulis. Dari hasil pemeriksaan yang dilakukan melalui kertas kerja Audit yang diperoleh, maka dapat diuraikan bahwa: 1. Dalam melaksanakan Audit piutang, internal audit telah meminta A/R Opname terakhir dan meminjam faktur penjualan asli dari Wigo cabang setempat untuk melaksanakan Audit Piutang Dagang. 2. Faktur penjualan asli yang masih Out Standing telah diminta oleh Internal audit untuk pelaksanaan Audit piutang dagang untuk mengetahui A/R yang belum tertagih. 3. Tidak dilakukan pencocokan dengan A/R yang dibuat oleh bagian keuangan perusahaan. Hal ini dikarenakan auditor telah menggunakan A/R Opname PT Wigo Distribusi Farmasi untuk dilakukan pencocokan dengan faktur penjualan. 4. Telah dilakukan rekonsiliasi A/R Opname PT Wigo Distribusi Farmasi dengan faktur penjualan asli. Hal ini dimaksudkan untuk mengetahui seberapa besar piutang yang belum tertagih. 5. Pemberian kode tertentu pada A/R opname untuk setiap faktur piutang telah dilakukan terhadap faktur penjualan asli yang masih terdapat di cabang PT Wigo Distribusi Farmasi. 17

5 PAMUNGKAS,Peranan Internal Audit dalam Meningkatkan Pengendalian Intern Piutang 6. Telah dilakukan pemeriksaan terhadap nomor faktur pada A/R Opname yang belum diberi kode. Hal ini untuk mengetahui bahwa faktur asli masih berada di PVR untuk proses penagihan. 7. Faktur penjualan asli yang ada di PVR telah dipinjam dan dicocokan kembali dengan A/R opname yang masih belum tertagih. 8. Telah dilakukan rekonsiliasi secara keseluruhan antara A/R opname dengan faktur penjualan aslinya, apabila masih terdapat nomor faktur penjualan pada A/R opname yang tidak ada faktur penjualan aslinya berarti faktur tersebut sudah dibayar oleh pelanggan dan belum disetorkan oleh PVR atau sudah disetorkan namun belum masuk rekenimg. 9. Permintaan kepada PVR untuk menunjukan bukti transfer maupun giro dari pelanggan telah dilakukan untuk mencocokan nilai nominal atau piutang yang sudah mempunyai faktur asli tersebut. 10. Uang tunai yang diterima PVR telah disetorkan ke PT Wigo Distribusi Farmasi. 11. Sistem pembayaran piutang dilakukan melalui lembaga keuangan maupun dilakukan dengan pembayaran secara tunai. 12. Tidak adanya ketentuan bahwa PVR tidak dapat memperoleh uang tunai dari pembayaran pelanggan terhadap piutang yang belum dibayar. 13. pemeriksaan yang telah dilakukan sampai saat ini tidak terdapat pembayaran pelanggan lebih kecil dari piutang yang sudah tidak mempunyai faktur asli, dan demikian kemungkinan uang tersebut terpakai untuk kepentingan pribadi PVR belum ditemukan. 14. Telah dilakukan pengelompokan data A/R Opname untuk piutang yang telah jatuh tempo. 15. Adanya daftar pelanggan yang mempunyai piutang jatuh tempo yang terbesar sampai dengan yang terkecil. 16. Pelaksanaan konfirmasi minimum sebesar 90 % dari total piutang yang telah jatuh tempo, telah dilakukan. Agar hasil yang dapat diperoleh minimal sebesar 90 %. Hal ini dapat dilihat pada penagihan melalui invoice untuk cabang Surabaya setelah dilakukan konfirmasi yang dikirim. Adapun perhitungan hasil dari konfirmasi untuk cabang Surabaya tersebut dapat dilihat pada tabel 1. 18

6 Jurnal Ilmiah Ranggagading, Vol. 5 No. 1, April 2005 Tabel. 1 Rekapitulasi Penagihan Penjualan Kredit Untuk Cabang Surabaya Branch : Surabaya Currency : IDR Rupiah Age Code : M Monthly Period End : 31/06/04 Bill Coll : Drh. Delta Irawan No Customer Date AR Total Jatuh Payment Invoice Term A/R Tempo Agung Credit , , Herman Credit , , Alka PS Credit , , Bardy Credit , , Sentot Credit , , Kuncoro Credit , Kusno Credit , ,- Total , ,- Keterangan : Total piutang yang masih harus diterima = Rp ,- Total piutang yang telah diterima = Rp ,- Prosentase pembayaran setelah dilakukan confirmasi : TotalPiu tan gyngtelahditerima = x 100% TotalPiu tan gyangmasihharusditerima = x 100% = 90.31% Dari perhitungan diatas dapat dilihat bahwa penerimaan pembayaran piutang setelah dilakukan konfirmasi telah mencapai sebesar 90,31 %. Hal ini menandakan bahwa dengan konfirmasi yang dilakukan minimal 90 % telah mencapai hasil yang diharapkan. 17. Pelaporan hasil Audit Piutang Dagang telah dilakukan dalam waktu 1 minggu dari tanggal selesai audit. 18. Prosedur pelaporan dilakukan kepada atasan langsung (Direktur Operasional) dari supervisor maupun manajer lapangan. 19. Laporan atas Audit Piutang Dagang telah disertai dengan berita acara, dan ditandatangani oleh SPV/FM dan PVR area yang bersangkutan. Dari hasil uraian diatas terhadap pemeriksaan yang dilakukan melalui kertas Audit yang dilakukan, maka dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan internal audit terhadap piutang pada PT Vaksindo Satwa telah berjalan dengan cukup baik. B. Peranan Internal Audit Dalam Meningkatkan Pengendalian Intern Piutang Pada PT Vaksindo Satwa Pentingnya suatu pemahaman dan evaluasi atas pengendalian intern (Intenal Control) terhadap piutang telah diperoleh dalam merencanakan suatu audit dan lingkup pengujian yang akan dilakukan. Hal ini dimaksudkan agar tujuan dari pengendalian intern itu sendiri dapat tercapai secara efektif 19

7 PAMUNGKAS,Peranan Internal Audit dalam Meningkatkan Pengendalian Intern Piutang dan efisien. Disamping tujuan yang dicapai dengan adanya pengendalian intern, diperlukan pula prosedur audit yang digunakan untuk melakukan pengujian pengendalian terhadap setiap tahap transaksi penjualan kredit. Agar aktivitas pengendalian dalam penjualan kredit yang dilakukan dapat berjalan dengan baik. Tahapan prosedur audit yang telah dilakukan.diantaranya: Dalam penerimaan order dari customer, telah dilakukan prosedur penerimaan order, pemeriksaan dalam surat order penjualan, baik pengiriman order jumlah permintaan, maupun harga produk. Dalam Otorisasi pemberian kredit, telah dilakukan permintaan keterangan otorisasi pemberian kredit untuk customer baru dan adanya pemeriksaan bukti pengecekan batas kredit untuk setiap penjualan kredit yang dilaksanakan Dalam pengiriman barang, telah dilakukan terhadap karyawan gudang dalam memenuhi order pesanan pembelian, baik dalam pemeriksaan bukti dengan adanya pengecekan independen dari fungsi yang ada, serta pemeriksaan dokumen pengiriman Dalam penagihan telah dilakukan pemeriksaan dokumen pendukung. Adanya faktur penjualan asli dan pengecekan yang dilakukan dari A/R opname PT Wigo Distribusi Farmasi yang menerangkan bahwa dengan adanya faktur tersebut belum dilakukan pembayaran. Dalam pencatatan telah dilakukan pemeriksaan terhadap dokumen pendukung, review bukti adanya pengecekan, serta pengiriman pernyataan piutang bulanan. Dalam pelaksanaan yang dilakukan oleh Internal Audit, pengendalian terhadap piutang dijalankan sesuai dengan prosedur audit. sehingga dengan demikian dapat dikatakan bahwa pengendalian terhadap transaksi penjualan kredit telah berjalan dengan baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan telah tercapai tujuan pengendalian intern. Dalam menjalankan pemeriksaannya auditor menggunakan kertas kerja audit (KKA), yakni semua berkasberkas yang dikumpulkan auditor dalam menjalankan pemeriksaan. Tujuan dari kertas kerja audit antara lain: 1. Mendukung opini auditor mengenai kewajaran laporan keuangan. 2. Sebagai bukti bahwa auditor telah melaksanakan pemeriksaan sesuai dengan Standar Profesional Akuntan Publik. 3. Sebagai referensi dalam hal ada pertanyaan dari pihak pajak, pihak bank, maupun dari pihak client itu sendiri. 4. Sebagai salah satu dasar penilaian asisten (seluruh tim audit) sehingga dapat dibuat evaluasi mengenai kemampuan asisten asisten sampai dengan partner, sesudah selesai suatu penugasan. 5. Sebagai pegangan untuk audit tahun berikutnya. Dengan adanya kertas kerja audit tersebut, maka auditor dapat membuat suatu laporan audit berdasarkan pemeriksaan yang telah dilakukan untuk diberikan kepada atasan sebagai bahan untuk mengambil suatu kesimpulan terhadap pemeriksaan yang telah dilakukan. Apabila ada suatu permasalahan yang terjadi, maka pihak auditor merekomendasikan untuk suatu perbaikan dan monitoring kepada pihak menejemen, yang ditujukan agar pengendalian intern dapat tercapai secara efektif, terjaganya data perusahaan, ketaatan dengan kebijakan, rencana dan prosedur organisasi, serta mengamankan asset perusahaan. Prosedur penjualan kredit merupakan salah satu unsur pengendalian agar terlaksananya Peranan Internal Audit merupakan salah satu unsur dalam meningkatkan pengendalian intern terhadap penjualan kredit sehingga dapat berjalan secara efektif dan efisien. Penjualan secara kredit akan menimbulkan piutang, maka investasi dalam piutang akan semakin besar, yang menyebabkan modal kerja yang tertanam didalam piutangpun akan semakin besar. Untuk itulah diperlukan suatu internal audit yang baik dalam meningkatkan pengendalian piutang agar pengendalian piutang dapat berjalan sesuai tujuan dan memperkecil resiko terjadinya suatu hal yang dapat merugikan perusahaan. 20

8 Jurnal Ilmiah Ranggagading, Vol. 5 No. 1, April 2005 KESIMPULAN Dari hasil penelitian yang penulis lakukan pada PT Vaksindo Satwa yang terletak di Jalan Pembangunan II Cicadas Gunung Putri Bogor, penulis menyimpulkan bahwa : 1. PT Vaksindo Satwa merupakan perusahaan produsen vaksin dan obat hewan yang diperuntukkan bagi hewan potong maupun hewan peliharaan. Dalam menjalankan aktivitas penjualannya, PT Vaksindo Satwa melaksanakan penjualan secara tunai maupun kredit. Penjualan kredit yang dilakukan perusahaan ditujukan untuk meningkatkan volume penjualan perusahaan. Dengan meningkatnya volume penjualan akan meningkatkan laba perusahaan yang diperoleh. 2. Prosedur penjualan kredit yang dilakukan pada PT Vaksindo Satwa telah berjalan sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan oleh perusahaan, baik dari tahap persiapan barang sampai dengan tahap terjadinya penjualan.kredit. 3. Peranan Internal Audit PT Vaksindo Satwa telah berjalan cukup baik dalam pengendalian Intern Piutang. Dengan demikian peran Internal Audit dalam perusahaan untuk menilai efektivitas pengendalian internal piutang telah berjalan dengan baik. 4. Internal Audit yang dilakukan perusahaan dengan membuat prosedur tetap (protap) terhadap proses penagihan piutang perusahaan, dimaksudkan agar dalam pelaksanaan pengendalian piutang yang dilakukan dapat meminimalkan resiko tidak tertagihnya piutang serta mengantisipasi dalam menjaga aset perusahaan. DAFTAR PUSTAKA A Arens Alvin dan Loebbecke, Auditing Pendekatan Terpadu, Penerbit Salemba Empat, Jakarta Agoes, Sukrisno, Auditing (Pemeriksaan Akuntansi) oleh Akuntan Publik, Penerbit FE UI, Jakarta Al-Haryono, Jusup. Dasar-dasar Akuntansi, STIE YKPN. Jilid dua. Jakarta Baridwan, Zaki, Sistim Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode, BPFE, Yogyakarta 1995 Holmes, W Arthur and Overmyer S Wayne, Auditing Principle and Procedures, Erlangga, Jakarta Harahap, Sofyan Safri, Auditing Kontemporer, Penerbit Erlangga, Jakarta Willson, James D. dan Campbell, John B. Controllership (tugas akuntan Manajemen). dialih bahasakan oleh Gunawan Hutauruk MBA. Erlangga, Edisi ke tiga. Jakarta.1996 Mulyadi, Sistem Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta Mulyono, Teguh Pudjo, Bank Auditing, Penerbit Jembatan, 1991 Mulyadi, Auditing, Salemba Empat, Jakarta Tugiman, Hiro Pandangan Baru Internal Audit, Penerbit Kanisius, Jakarta.1997 Widjaja, Amin Tunggal, Auditing Suatu Pengantar, Harvarindo, Jakarta