BAB II LANDASAN TEORI. Basis data (bahasa Inggris: database), atau sering pula dieja basisdata, adalah

Transkripsi

1 BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Basis Data Basis data (bahasa Inggris: database), atau sering pula dieja basisdata, adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. [Wikipedia, 2011] Menurut [ Fathansyah, 2001:2 ], Basis Data diartikan sebagai gudang atau tempat bersarang dan Data yang berarti representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia, hewan, peristiwa, konsep dan sebagainya yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya. Perancangan basis data dibutuhkan agar diperoleh suatu sistem yang sesuai dengan apa yang diinginkan, dimana dapat melalui tahapan berikut : a. Entity Relationship Diagram ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi. ERDuntuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, untuk menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan simbol. Pada dasarnya ada tiga simbol yang digunakan, yaitu : 6

2 a. Entity (Entitas) Entity merupakan objek yang mewakili sesuatu yang nyata dan dapat dibedakan dari sesuatu yang lain (Fathansyah, 1999: 30). Simbol dari entitiini biasanya digambarkan dengan persegi panjang. b. Atribute Setiap entitas pasti mempunyai elemen yang disebut atribut yang berfungsi untuk mendeskripsikan karakteristik dari entitas tersebut. Isi dari atribut mempunyai sesuatu yang dapat mengidentifikasikan isi elemen satu dengan yang lain. Gambar atribut diwakili oleh simbol elips. c. Hubungan / Relasi Hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda. Relasi dapat digambarkan sebagai berikut : Relasi yang terjadi diantara dua himpunan entitas (misalnya A dan B) dalam satu basis data yaitu (Abdul Kadir, 2002: 48) : 1. Satu ke satu (One to one) Hubungan relasi satu ke satu yaitu setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B. 2. Satu ke banyak (One to many) Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi setiap entitas pada entitas B dapat berhubungan dengan satu entitas pada himpunan entitas A. 7

3 3. Banyak ke banyak (Many to many) Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B. Metode pembuatan ERD Dalam membuat ERD, ada beberapa hal yang perlu kita waspadai, selain itu kita juga dituntut untuk lebih teliti dalam menentukan entity, relasi, atribut, menghindarkan terjadinya relasi "many to many" dan lain sebagainya. [Fikri, 2011]. Untuk itu lihat beberapa langkah berikut agar kita bisa membuat ERD dengan baik: 1. Menentukan Entity Disini kita dituntut untuk menentukan dengan cermat sebuah entity yang ada dalam suatu proyek atau masalah. Entity berguna untuk menentukan peran, kejadian, lokasi, hal nyata dan konsep penggunaan untuk database 2. Menentukan Relasi Setelah kita berhasil membuat Entity, langkah selanjutnya adalah menentukan relasi antar entity. Relasi apa yang terdapat antara Entity A dan B, apakah entity A dan B memiliki relasi "one to one", "one to many", atau "many to many". 3. Gambar ERD sementara Jika sudah mengetahui Entity beserta Relasinya, sekarang kita buat dulu gambar ERD sementara. Entity digambarkan dengan persegi, relasi digambarkan dengan garis. 8

4 4. Isi kardinalitas Kardinalitas menentukan jumlah kejadian satu entitas untuk sebuah kejadian pada entitas yang berhubungan. Contohnya antara Entitas Buku, Distributor dan Pengarang, kardinalitas yang ada berupa : Satu pengarang dapat menulis banyak buku Satu buku ditulis satu pengarang Banyak buku di distribusikan oleh satu distributor. Dari sini kita bisa mengetahui harus memberi relasi apa. One to one kah?, dsb. 5. Tentukan Primary Key (Kunci Utama) Menentukan Primary Key pada masing-masing entity. Primary Key adalah atribut pada entity yang bersifat unik. Jadi setiap entity hanya memiliki satu Primary Key saja. Contoh: Entity Buku memiliki Primary Key bernama kode buku. Kode Buku ini bersifat unik, karena masing-masing buku memiliki kode yang berbeda-beda. Tentukan pula Foreign Key (Kunci Tamu) pada masing-masing Entity. Foreign Key adalah Primary Key yang ada dalam Entity yang lain. Contoh pada Entity Pengarang misalnya terdapat atribut kode buku, yang mana, kode buku merupakan Primary Key dari Entity buku. 6. Gambar ERD berdasarkan Primary Key Menghilangkan relasi "many to many" dan memasukkan Primary dan Foreign Key pada masing-masing entitas. Relasi many to many antar entity perlu dihilangkan dengan cara menambah atribut baru antara 2 entity yang memiliki relasi many to many. 9

5 7. Menentukan Atribut Jika sudah melakukan step diatas, sekarang saatnya menentukan atribut pada masing-masing Entitas. Telitilah dalam menentukan atribut. 8. Pemetaan Atribut Apabila atribut telah ditentukan, sekarang pasang atribut dengan entitas yang sesuai. 9. Gambar ERD dengan Atribut Mengatur ERD seperti langkah 6 dengan menambahkan atribut dan relasi yang ditemukan. 10. Periksa Hasil Periksa lagi ERD. Apakah ERD sudah menggambarkan system yang akan dibangun? Jika belum, check kembali dari awal. b. Normalisasi Normalisasi adalah suatu teknik untuk mengorganisasi data ke dalam tabeltabel untuk memenuhi kebutuhan pemakai di dalam suatu organisasi. Tujuan dari normalisasi Untuk menghilangkan kerangkapan data Untuk mengurangi kompleksitas Untuk mempermudah pemodifikasian data Proses Normalisasi 1. Data diuraikan dalam bentuk tabel, selanjutnya dianalisis berdasarkan persyaratan tertentu ke beberapa tingkat. 10

6 2. Apabila tabel yang diuji belum memenuhi persyaratan tertentu, maka tabel tersebut perlu dipecah menjadi beberapa tabel yang lebih sederhana sampai memenuhi bentuk yang optimal. Tahapan Normalisasi Bentuk Tidak Normal Menghilangkan perulangan group Bentuk Normal Pertama (1NF) Menghilangkan ketergantungan sebagian Bentuk Normal Kedua (2NF) Menghilangkan ketergantungan transitif Bentuk Normal Ketiga (3NF) Menghilangkan anomali-anomali hasil dari ketergantungan fungsional Bentuk Normal Boyce-Codd (BCNF) Menghilangkan Ketergantungan Multivalue Bentuk Normal Keempat (4NF) Menghilangkan anomali-anomali yang tersisa Bentuk Normal Kelima Ketergantungan Fungsional Definisi : Atribut Y pada relasi R dikatakan tergantung fungsional pada atribut X (R.X -- -> R.Y), jika dan hanya jika setiap nilai X pada relasi R mempunyai tepat satu nilai Y pada R. 11

7 Ketergantungan Fungsional Penuh Definisi : Atribut Y pada relasi R dikatakan tergantung fungsional penuh pada atribut X pada relasi R, jika Y tidak tergantung pada subset dari X ( bila X adalah key gabungan) Ketergantungan Transitif Definisi : Atribut Z pada relasi R dikatakan tergantung transitif pada atribut X, jika atribut Y tergantung pada atribut X pada relasi R dan atribut Z tergantung pada atribut Y pada relasi R. ( X Y, Y Z, maka X Z ) Bentuk Normal Kesatu (1NF) Suatu relasi dikatakan sudah memenuhi Bentuk Normal Kesatu bila setiap data bersifat atomik yaitu setiap irisan baris dan kolom hanya mempunyai satu nilai data Bentuk Normal Kedua (2NF) Suatu relasi dikatakan sudah memenuhi Bentuk Normal Kedua bila relasi tersebut sudah memenuhi bentuk Normal kesatu, dan atribut yang bukan key sudah tergantung penuh terhadap keynya. Bentuk Normal Ketiga (3NF) Suatu relasi dikatakan sudah memenuhi Bentuk Normal ketiga bila relasi tersebut sudah memenuhi bentuk Normal kedua dan atribut yang bukan key tidak tergantung transitif terhadap keynya. 12

8 c. Relasi Tabel Merupakan hubungan yang terjadi pada suatu tabel dengan tabel yang lainnya,yang berfungsi untuk mengatur operasi suatu database. [Deckynoviar, 2008]. Hubungan yang dapat dibentukdapat mencakupi 3 (tiga) macam hubungan yaitu ; a. One-To-One (1 1) Mempunyai pengertian Setiap baris data pada tabel pertama dihubungkan hanya ke satubaris data pada tabel ke dua. b. One-To-Many (1 ) Mempunyai pengertian Setiap baris data dari tabel pertama dapat dihubungkan ke satubaris atau lebih data pada tabel ke dua. c. Many-To-Many ( ) Mempunyai pengertian Satu baris atau lebih data pada tabel pertama bisa dihubungkanke satu atau lebih baris data pada tabel ke dua. Referential Integrity Referential Integrity merupakan suatu aturan terhadap relasi antar tabel untuk menjamin validasi hubungan antara record-record didalam tabel-tabel yang terkait. Dansecara otomatis akan memastikan relasi tersebut ada atau tidaknya record pada sisi Many (tabel yang terhubung dengan tabel Utama ) yang foregn key nya tidak memilikipasangan ditabel sisi One (Tabel Utama) Model Relasi Referential Integrity Ada dua model relasi terhadap Referential Integrity, dengan memilih salah satu atau kedua pilihan, yaitu : a. Cascade Update Related Fields 13

9 Setiap perubahan pada Primary Key, pada tabel Utama, maka secara otomatis mengubah nilai pada record-record yang berkesesuaian didalam tabel yang memilik relasi dengan tabel Utama b. Cascade Delete Related Records Setiap penghapusan record Primary Key pada tabel Utama, maka akan mengakibatkan penghapusan record-record yang berkesesuaian didalam tabel yang memiliki relasi dengan tabel Utama. Aturan-Aturan Referential Integrity 1. Field yang dihubungkan dari tabel utama haruslah berupa Primary Key. 2. Kedua field yang saling behubungkan harus memiliki Tipe data dan lebar data yang sama. 3. Tidak dibenarkan penghapusan record pada tabel utama yang telah dihubungkan dengan tabel yang direlasikan. 4. Tidak diperbolehkan melakukan penambahan record pada tabel relasi bila record tersebut berisi data atau fakta yang belum ada pada tabel utama. Setelah memunculkan semua table yang dimaksud, hubungkan primary-key dan foregn-key yang ada, seperti gambar berikut: Join Digunakan untuk mengakses data dari lebih dari satu tabel dan menggabungkan hasilnya. Join Properties memiliki tiga macam pilihan join, yaitu : 1. Only include rows where the joined field form both tables are equal Pengertian Pilihan ini merupakan pilihan default, yaitu hanya menampilkan record-record yang berkesesuaian dari kedua tabel yang memiliki relasi 14

10 2. Include ALL records from XXX and only those records form ZZZ where thejoined fields are equal Pengertian Menggabungkan semua record pada tabel XXX dan hanya recordrecord yang berkesesuaian dari tabel ZZZ yang direlasikan 3. Include ALL records from ZZZ and only those records form XXX where thejoined fields are equal Pengertian Menggabungkan semua record pada tabel ZZZ dan hanya recordrecord yang berkesesuaian dari tabel XXX yang direlasikan. d. Kamus Data (Data Dictionary) Kamus data atau systems data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan DD analis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap. Pada tahap analisis sistem, DD digunakan sebagai alat komunikasi antara analis sitem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir ke sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem. Pada tahap perancangan sistem, DD digunakan untuk merancang input, merancang laporan-laporan dan database. DD dibuat berdasarkan arus data yang ada di DFD (Data Flow Diagram). Arus data di DFD sifatnya adalah global, hanya ditunjukkan nama arus datanya saja. Keterangan lebih lanjut tentang struktur dari suatu arus data di DFD secara lebih terinci dapat dilihat di DD. DD tidak menggunakan notasi grafik sebagaimana halnya DFD. DD berfungsi membantu pelaku sistem untuk mengerti aplikasi secara detil, dan mereorganisasi semua elemen data yang digunakan dalam sistem secara presisi 15

11 sehingga pemakai dan penganalisa sistem punya dasar pengertian yang sama tentang masukan, keluaran, penyimpanan dan proses. DD mendefinisikan elemen data dengan fungsi sebagai berikut: 1. Menjelaskan arti aliran data dan penyimpanan dalam DFD. 2. Mendeskripsikan komposisi paket data yang bergerak melalui aliran, misalnya alamat diuraikan menjadi kota, kodepos, propinsi, dan negara. 3. Mendeskripsikan komposisi penyimpanan data. 4. Menspesifikasikan nilai dan satuan yang relevan bagi penyimpanan dan aliran. 5. Mendeskripsikan hubungan detil antara penyimpanan yang akan menjadi titik perhatian dalam entity relationship diagram. Isi Data Dictionary Data dictionary harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatatnya. Untuk maksud keperluan ini, maka DD harus memuat hal-hal berikut : a. Nama arus data. Karena DD dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DFD, maka nama dari arus data juga harus dicatat di DD, sehingga mereka yang membaca DFD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di DFD dapat langsung mencarinya dengan mudah di DD. b. Nama Alias. Alias atan nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ini ada. Alias perlu ditulis karena data ayang sama mempunyai nama yang 16

12 berbeda untuk orang atau departemen satu dengan yang lainnya, misalnnya bagia npembuat faktur dan langganan menyebut bukti penjualan sebagai faktur, sedang bagian gudang menyebutnya sebagai tembusan permintaan persediaan. Baik faktur dan tembusan permintaan persediaan ini mempunyai struktur data yang sama, tetapi mempunyai struktur yang berbeda. c. Bentuk data. Bentuk data perlu dicatat di DD, karena dapat digunakan untuk mengelompokkan DD ke dalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem. DD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk dokumen dasar atau formulir akan digunakan untuk merancang bentuk input sistem. DD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk laporan tercetak dan dokumen hasil cetakan komputer akan digunakan untuk merancang output yang akan dihasilkan oleh sistem. DD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk tampilan dilayar monitor akan digunakan untuk merancang tampilan layar yang akan dihasilkan oleh sistem. DD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk parameter dan variabel akan digunakan untuk merancang proses dari program. DD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk dokumen, formulir, laporan, dokumen cetakan komputer, tampilan di layar monitor, variabel dan field akan digunakan untuk merancang database. 17

13 d. Arus data. Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan ke mana data akan menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di DD supaya memudahkan mencari arus data ini di DFD. e. Penjelasan. Untuk tidak memperjleas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di DD, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keteranganketerangan tentang arus data tersebut. Sebagai misalnya nama dari arus data adalah tembusan permintaaan persediaan, maka dapat lebih dijelaskan sebagai tembusan dari faktur penjualan untuk meminta barang dari gudang. f. Periode. Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat di DD karena dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data harus dimasukkan ke sistem, kapan proses dari program harus dilakukakan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan. g. Volume. Volume yang perlu dicatat di DD adalah tentang volume rata-rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya rata-rata arus data yang mengalir dalam suatu periode tertentu dan volume puncak menunjukkan volume yang terbanyak, Volume ini digunakan untuk mengidentifikasikan besarnya simpanan luar yang akan digunakan,kapasitas dan jumlah dari alat input, alat pemroses dan alat output. 18

14 h. Struktur data. Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat di DD terdiri dari item-item apa saja. Simbol Data Dictionary Kebanyakan sistem, kadang-kadang elemen data terlalu kompleks untuk didefinisikan. Kekomplekkan tersebut seharusnya diuraikan melalui sejumlah elemen data yang lebih sederhana.kemudian elemen data yang lebih sederhana tersebut didefinisikan kembali hingga nilai dan satuan relevan dan elementer. Pendefinisian tersebut menggunakan notasi yang umum digunakan dalam menganalisa sistem dengan menggunakan sejumlah simbol, seperti berikut : Tabel 2.1 Simbol Data Dictionary No Simbol Uraian 1 = Terdiri dari, mendefinisikan, diuraikan menjadi, artinya 2 + Dan 3 () Opsional (boleh ada atau boleh tidak ada) 4 {} Pengulangan 5 [ ] Memilih salah satu dari sejumlah alternatif, seleksi 6 ** Komentar Identifikasi atribut kunci 8 Pemisah sejumlah alternatif pilihan antara simbol [ ] 19

15 Untuk melengkapi definisi elemen data ada sejumlah hal yang perlu diperhatikan, yaitu : a. Kejelasan arti elemen data dalam konteks aplikasi yang biasanya dideskripsikan sebagai komentar dengan notasi **. b. Komposisi elemen data, jika masih dapat diuraikan lagi. c. Nilai dan satuan elemen data, jika sudah tidak dapat diuraikan lagi. Elemen data opsional didefinisikan sebagai sesuatu yang dapat digunakan atau tidak perlu digunakan sebagai pilihan dari sejumlah alternatif. Masalah alternatif pilihan merupakan hal penting, karena pemakai harus diyakinkan bahwa semua kemungkinan yang ada sudah tercakup.pemakai akan kewalahan jika harus membaca seluruh DD, item demi item untuk mengecek kebenaran DD tersebut. [Ika, 2011] 2.2. Microsoft Access Pengertian Microsoft Access atau Microsoft Office Access adalah sebuah program basis data komputer relasional yang ditunjukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi Microsoft Office, selain tentunya Microsoft Word, Microsoft Excel dan Microsoft Power Point. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna. Versi terakhir adalah Microsoft Access 2010 yang termasuk ke dalam Microsoft Office

16 Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan didalam format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau semua kontainer basis data yang mendukung standar ODBC. Para pengguna atau programmer yang mahir dapat menggunakannya untuk pengembangan perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sementara para programmer yang kurang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak yang sederhana. Access juga mendukung teknik-teknik pemrograman berorientasi objek, tetapi tidak dapat digolongkan kedalam perangkat bantu pemrograman berorientasi objek Penggunaan Microsoft Access digunakan kebanyakan oleh bisnis-bisnis kecil dan menengah, didalam sebuah organisasi yang kecil bahkan mungkin juga digunakan oleh perusahaan yang cukup besar, dan juga para programmer untuk membuat sebuah sistem buatan sendiri untuk menangani pembuatan dan manipulasi data. Access juga dapat digunakan sebagai sebuah basis data untuk aplikasi web dasar yang disimpan didalam server yang menjalankan Microsoft Internet Information Services (IIS) dan menggunakan Microsoft Active Pages (ASP). Meskipun demikian, penggunaaan Access kurang disarankan, mengingat telah ada Microsoft SQL Server yang memiliki kemampuan yang lebih tinggi. Beberapa pengembang aplikasi profesional menggunakan Microsoft Access untuk mengembangkan aplikasi secara cepat (digunakan sebagai Rapid Aplication Development/ RAD tool), khususnya untuk pembuatan purwarupa untuk sebuah program yang lebih besar dan aplikasi yang berdiri sendiri untuk para salesman. 21

17 Microsoft Access kurang begitu bagus jika diakses melalui jaringan sehingga aplikasi-aplikasi yang digunakan oleh banyak pengguna cenderung menggunakan solusi sistem manajemen basis data yang bersifata client / server. Meskipun demikian, tampilan muka access (form, report, query dan kode visual basic) yang dimilikinya dapat digunakan untuk menangani basis data yang sebenarnya diproses oleh sistem manajemen basis data lainnya, seperti halnya Microsoft Jet Database Engine (yang secara default digunakan oleh Microsoft Access), Microsoft SQL Server, Oracle Database, dan beberapa produk lainnya yang mendukung ODBC Fitur Salah satu keunggulan Microsoft Acces dilihat dari perspektif programmer adalah kompatibilitasnya dengan bahasa pemrograman Structured Query Language (SQL). Query dapat dilihat dan disunting sebagai statement-statement SQL. Dan statement SQL dapat digunakan secara langsung didalam Macro dan VBA Module untuk secara langsung memanipulasi tabel data dalam Access. Para pengguna dapat mencampurkan dan menggunakan kedua jenis bahasa tersebut (VBA dan Macro) untuk memprogram form, logika dan juga mengaplikasikan konsep berorientasi objek. Microsoft SQL Server Desktop Engine (MSDE) 2000, yang merupakan sebuah vesi mini dari Microsoft SQL Server 2000, dimasukan kedalam Office XP Developer Edition dan dapat digunakan oleh Microsoft Access sebagai alternatif dari Microsoft Jet Database Engine. Tidak seperti sebuah sistem manajemen basis data relasional yang komplit, Microsoft Jet Database Engine tidak memiliki fitur trigger dan stored procedure. Dimulai dari Microsoft Access 2000 yang menggunakan Microsoft Jet Database 22

18 Engine versi 4.0, ada sebuah sintaks yang mengizinkan pembuatan query dengan beberapa parameter dengan sebuah cara seperti halnya sebuah stored procedure, meskipun prosedure tersebut dibatasi hanya untuk sebuah pernyataan tiap prosedurnya. Access juga mengizinkan form untuk mengandung kode yang dapat dieksekusi ketika terjadi sebuah perubahan terhadap tabel basis data, seperti halnya trigger, selama modifikasi dilakukan hanya dengan menggunakan form tersebut. Dan merupakan sesuatu hal yang umum untuk menggunakan query yang akan diteruskan (pass-through) dan teknik lainnya didalam Access untuk menjalankan stored procedure didalam RDBMS yang mendukungnya. Dalam berkas Access Database Project (ADP) yang didukung oleh Microsoft Access 2000 dan yang selanjutnya, fitur-fitur yang berkaitan dengan basis data berbeda dari versi format/ struktur data yang digunakan Access yaitu *.mdb (untuk Access 2003 kebawah), karena jenis berkas ini dapat membuat koneksi ke sebuah basis data MSDE atau Microsoft SQL Server, ketimbang menggunakan Microsoft Jet Database Engine. Sehingga dengan menggunakan ADP, adalah mungkin untuk membuat hampur semua objek didalam server yang menjalankan mesin basis data tersebut (tabel basis data dengan constraints dan trigger, view, stored procedure, dan UDF). Meskipun demikian, yang disimpan didalam berkas ADP hanyalah form, report, macro dan modul. Sementara untuk tabel dan objek lainnya disimpan di dalam server basis data yang membelakangi program tersebut. 23

19 Pengembangan Access mengizinkan pengembangan yang relatif cepat karena semua tabel basis data, query, form, dan report disimpan didalam berkas basis data miliknya (*.accdb). Untuk membuat query, Access menggunakan Query Design Grid. Yaitu sebuah program berbasis grafis yang mengizinkan para penggunanya untuk membuat query tanpa harus mengetahui bahasa pemrograman SQL. Di dalam Query Design Grid, para pengguna dapat memperlihatkan tabel basis data sumber dari query, dan memilih field-field mana yang hendak dikembalikan oleh proses dengan mengklik dan menyeret field-field dalam tabel ke dalam field dalam tabel lainnya. Access juga mengizinkan pengguna untuk melihat dan memanipulasi kode SQL jika memang diperlukan. Bahasa pemrograman yang tersedia di Access adalah Microsoft Visual Basic for Aplications (VBA), seperti halnya dalam beberapa aplikasi Microsoft Office. Dua buah pustaka komponen Component Object Model (COM) untuk mengakses basis data pun disediakan, yakni Data Access Object (DAO), yang hanya terdapat diakses 97, dan ActiveX Data Object (ADO) yang tersedia dalam versi-versi Access terbaru. 24

20 2.3. Database Management System (DBMS) Pengelolaan basis data secara fisik tidak dilakukan oleh pemakai secara langsung tetapi ditangani oleh sebuah perangkat lunak atau sistem yang khusus atau spesifik. Sistem ini yang menentukan bagaimana data diorganisasi, disimpan, diubah dan diambil kembali. Disamping itu sistem ini juga menerapkan mekanisme pengaman data, pemakaian data secara bersama, pemaksaan keakuratan atau konsistensi data tersebut. Perangkat lunak yang termasuk DBMS misalnya dbase II +, dbase IV, FoxBase, Rbase, MS-Access dan Borland Paradox atau Borland-Interbase, MS-SQL Server, CA-Open, Oracle, Informix dan Sybase. Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan fakta-fakta atau pesan-pesan yang belum dievaluasi atau bahan mentah dari informasi yang melalui pengolahan tertentu dibentuk menjadi suatu informasi. Data terbentuk dari karakter- karakter yang dapat berupa alfabet, angka maupun simbol khusus. Data disusun untuk diolah dalam bentuk struktur data, struktur file dan database. Database Management System (DBMS) merupakan perantara bagi pemakai dengan basis data dalam disk. Cara berinteraksi atau berkomunikasi antara pemakai dengan basis data tersebut diatur dalam suatu bahasa khusus yang ditetapkan oleh perusahaan pembuat DBMS. Bahasa itu dapat kita sebut sebagai bahasa basis data yang terdiri atas sejumlah perintah (statement) yang diformulasikan dan dapat diberikan user dan dikenali atau diproses oleh DBMS untuk melakukan suatu aksi atau pekerjaan tertentu. Contoh-contoh bahasa basis data adalah SQL, dbase, QUEL dan sebagainya. 25

21 Sebuah bahasa basis data biasanya dapat dikelompokkan ke dalam tiga bentuk, yaitu : 1. Data Definition Language (DDL) 2. Data Manipulation Language (DML) 3. Data Control Language (DCL) DDL berfungsi menspesifikasikan skema atau struktur basis data, hasil pernyataan DDLadalah himpunan definisi data yang disimpan secara khusus pada data dictionary (data directory). DML berisi sekumpulan operasi manipulasi data pada basis data, DML biasa disebut bahasa query yaitu bahasa untuk meminta informasi dari basis data karena komponen paling kompleks di DML adalah operasi query. Sebenarnya DML tidak hanya berisi operasi utnuk query, namun jugameliputi operasi penghapusan, pembaruan dan penyisipan. DCL merupakan sub bahasa untuk mengendalikan struktur internal basis data, DCL untukmenyesuaikan sistem agar supaya lebih efisian dan DCL sangat bergantung pada vendor. Data Definition Language (DDL) Struktur / skema basis data yang menggambarkan / mewakili desainbasis data secara keseluruhan dispesifikasikan dengan bahasa khusus yaitu DDL. Dengan bahasa ini kita dapat membuat tabel (create table) baru, indeks, mengubah table, menentukan 26

22 struktur penyimpanan table, dan lainnya. Hasildari kompilasi perintah DDL, adalah kumpulan table yang disimpan dalam file khusus yang disebut kamus data (data dictionary). Data Manipulation Language (DML) Bentuk bahasa basis data untuk melakukan menipulasi dan pengambilan data pada suatu basis data. Manipulasi data pada dabase dapat berupa : 1). Penyisipan / penambahan data pada file / table dalam suatu basis data. 2). Penghapusan data pada file / table dalam suatu basis data. 3). Pengubahan data pada file / table dalam suatu basis data. 4). Penelusuran data pada file / table dalam suatu basis data. DML merupakan bahasa yang bertujuan memudahkan pemakai untuk mengakses data sebagaimana direpresentasikan oleh model data. Ada 2 (dua) jenis DML adalah sebagai berikuit : 1). Prosedural, yang mensyaratkan pemakai menentukan, data apa yang diinginkan serta bagaimana cara mendapatkannya. 2). Nonprosedural, yang membuat pemakai dapat menentukan data apa yang diinginkan tanpa menyebutkan bagaimana cara mendapatkannya. Contoh paket bahasa prosedural DML : dbase, FoxBase, sedang untuk Nonprosedural DML : SQL (Structure Query Language), QBE (Query By Example). 27

23 2.4. Flowmap Flowmap atau flowchart merupakan grafik formal yang menggambarkan urutan logis dari. pekerjaan suatu proyek atau proses. Setiap notasi flowmap memiliki arti khusus. Flowmap adalah campuran peta dan flowchart, yang menunjukkan pergerakan benda dari satu lokasi ke lokasi lain, seperti jumlah orang dalam migrasi, jumlah barang yang diperdagangkan, atau jumlah paket dalam jaringan. Flowmap menolong analis dan programmer untuk memecahkan masalah kedalam segmen-segmen yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif-alternatif lain dalam pengoperasian. Pedoman-Pedoman Dalam Membuat Flowmap Bila seorang analis dan programmer akan membuat flowmap, ada beberapa petunjuk yang harus diperhatikan, seperti : a. Flowmap digambarkan dari halaman atas ke bawah dan dari kiri ke kanan. b. Aktivitas yang digambarkan harus didefinisikan secara hati hati dan definisi ini harus dapat dimengerti oleh pembacanya. c. Kapan aktivitas dimulai dan berakhir harus ditentukan secara jelas. d. Setiap langkah dari aktivitas harus berada pada urutan yang benar. e. Lingkup dan range dari aktivitas yang sedang digambarkan harus ditelusuri dengan hati hati. f. Gunakan simbol simbol flowchart yang standar. Bagan, nama dan fungsinya seperti yang disajikan pada tabel berikut: 28

24 Tabel 2.2 Simbol flowmap Simbol Keterangan Dokumen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen,yang merupakan formulir yang digunakan untuk merekam data terjadinya suatu transaksi. Nama dokumen dicantumkan ditengah sistem. Input/output. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya didalam dokumen atau formulr. Nama catatan dicantumkan di dalam sistem ini. Garis alir (flowline). Simbol ini menggambarkan arah proses pengolahan data. Anak panah tidak digambarkan jika arus dokumen mengarah kebawah dan kekanan. Jika arus dokumen mengalir ke atas atau ke kiri, anak panah perlu dicantumkan. Penghubung pada halaman yang sama. (on page connector). Dalam menggambarkan bagan alir, arus dokumen dibuat mengalir dari atas ke bawah dan dari kiri kekanan. Karena keterbatasan ruang halaman kertas untuk menggambar, maka diperlukansystem penghubung untuk memungkinkan aliran dokumen berhenti di suatu lokasi pada halaman tertentu dan kembali berjalan di lokasi lain pada halaman yang sama. Penghubung pada halaman yang berbeda (offpage connector). Jika untuk menggambarkan bagan alir suatu system akuntansi diperlukan lebih dari satu halaman, sistem ini harus digunakan untuk menunjukkan kemana dan bagaimana bagan alir terkait satu dengan yang lainnya. Kegiatan Manual. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan kegiatan manual seperti: menerima order, mengisi formulir,membandingkan, memeriksa. Uraian singkat kegiatan manual dicantumkan di dalam smbol ini. Proses. Simbol ini menggambarkan pengolahan data dengan sistem. Nama program ditulis didalam system. 29

25 Keying (typing,verifying). Simbol ini menggambarkan pemasukan data ke dalam sistem. Storage. Simbol ini menggambarkan arsip yang tersimpan di dalam memori sistem. Keputusan. Simbol ini menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data. Keputusan yang dibuat ditulis didalam sistem. Mulai/berakhir (terminal). Simbol ini digunakan untuk menggambarkan awal dan akhir suatu sistem. Beberapa prinsip yang harus ditaati dalam membuat flowmap: a. Tidak ada bagan yang menggantung b. Percabangan hanya ada 2 dengan indikasi Ya dan Tidak. Ya untuk menyatakan bahwa kondisi dipenuhi, Tidak untuk menyatakan sebaliknya c. Selalu diawali dengan Mulai dan Selesai atau Start dan Stop dengan bagan terminator d. Memanfaatkan konektor yang sesuai jika flowchart akan dibagi menjadi beberapa bagian e. Gunakan bahasa sederhana pada bagan yang digunakan 30