SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN JASA PEMASANGAN RANGKA ATAP BAJA RINGAN PT. CAHAYA AZKA BERLIAN PALEMBANG DENGAN MENGGUNAKAN DELPHI

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN JASA PEMASANGAN RANGKA ATAP BAJA RINGAN PT. CAHAYA AZKA BERLIAN PALEMBANG DENGAN MENGGUNAKAN DELPHI 2007 DAN SQL SERVER 2008 Fatmariani Rina Agustina Politeknik PalComTech Abstract Based on the background of the problems which the storage limitations, thus inhibiting the delivery of information management in reaching a decision, the development of systems in this study using the method waterfal. Information systems sales and installation services of lightweight steel roof truss which is software to help processing Information System Sales and Installation Services, to provide convenience in data management, provide information quickly and easily and generate reports required by the company include: Data customer, sales data, the data roof frame, the data offers sales, sales data, the data offers installation, installation of data services, payment data. The information system aims to provide ease of management in daily activities day Key Word: Information, sales, marketing, steel roof truss PENDAHULUAN Atap merupakan bagiandari suatu bangunan, baik itu atap genteng maupun memakai rangka kayu, rangka baja, ataupun atap datar yang menggunakan dak beton. Intinya bagian pada paling atas digunakan untuk penutup yang melindungi ruangan terhadap pengaruh cuaca, terik matahari, debu dan hujan. Konstruksi atap merupakan bagian paling atas dari suatu bangunan, permasalahan konstruksi atap tergantung pada luasnya ruang yang harus dilindungi, bentuk dan konstruksi yang dipilih dan lapisan penutupnya. Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini mendorong penggunaan dan pemanfaatan informasi secara global di semua bidang yang menjadikan informasi sebagai salah satu kebutuhan yang penting bagi manusia dalam menjalankan pekerjaan. Informasi merupakan sumber daya konseptual yang sangat penting dalam setiap organisasi, dimana dalam proses pengambilan keputusan harus menggunakan informasi yang ada dan harus mempunyai kualitas informasi yang tinggi maka dibutuhkan suatu alat bantu memberikan kemudahan, kelancaran dan keberhasilan dalam proses pengolahan data yang dibutuhkan. PT. Cahaya Azka Berlian Palembang adalah perusahaan yang bergerak dibidang penjualan dan jasa pemasangan rangka atap baja. Omset perbulan di PT Cahaya Azka Berlian Palembang Pada tahun 2010 proyek pemasangan sangat meningkat, begitupun penjualan rangka atap baja ringan, omset yang didapat sekitar Rp , tergantung dari jumlah banyaknya penjualan dan jasa pemasangan. Sebagai salah satu perusahaan yang bergerak di bidang penjualan 92

2 dan jasa PT Cahaya Azka Berlian banyak mengolah data-data penting. Berikut Data Penjualan dan Jasa Pemasangan rangka atap baja ringan: Tabel 1. Data Pemasangan Rangka Atap Baja Ringan Nama Proyek Lokasi Jumlah Rumah Sakit Banyuasin Ruang UGD Hotel Prabumulih 4 Unit Kamar Hotel Gudang Palembang Seluruh Ruang Balai Kelurahan Prabumulih 1 Unit Balai Desa Prabumulih 1 Unit Kantor Camat Prabumulih 1 Unit Rumah Makan Prabumulih 1 Unit 38 SDN OKU 38 Unit 12 SDN OKU Selatan 12 Unit 91 SDN Banyuasin 91 Unit Rumah Tinggal Palembang Ruang Tamu SDN Plaju Palembang 3 Kelas Rumah Tinggal Prabumulih Seluruh Ruang Rumah Tinggal Baturaja Seluruh Ruang Gedung Lab Sekolah Baturaja 1 Laboratorium Rumah Tinggal Indralaya Seluruh Ruang Rumah Tinggal Baturaja Seluruh Ruang Rumah Tinggal Baturaja Dapur Rumah Tinggal Prabumulih Seluruh Ruang Rumah Tinggal Palembang Teras Sumber : PT. Cahaya Azka Berlian Palembang, 2011 Tabel 2. Data Penjualan Rangka Atap Baja Ringan Nama Material Jenis Bahan Ketebalan Ukuran Chanel Truss Galvanize 0,75 mm 9 m Galvalume Zincalume Galvanize 0,100 mm 9 m Galvalume Zincalume Reng Truss Galvanize 0,45 mm 6 m Galvalume Zincalume Genteng Metal 4x4 93

3 Pasir 4x4 Chanel Truss Galvanize 0,75 mm 9 m Galvalume Zincalume Galvanize 0,100 mm 9 m Galvalume Zincalume Reng Truss Galvanize 0,45 mm 6 m Galvalume Zincalume Genteng Metal 4x4 Pasir 4x4 Sumber : PT. Cahaya Azka Berlian Palembang, 2011 PT. Cahaya Azka Berlian Palembang dalam pemanfaatan komputer belum maksimal, terutama pada pengolahan data pemesanan saat ini secara optimal sistem penyimpanan data yang digunakan masih menggunakan Microsoft Excel. Hal ini mengakibatkan keterlambatan dalam pembuatan laporan dikarenakan banyaknya data yang diolah dan sering terjadi penumpukan dalam mencetak data. Sistem informasi tersebut seharusnya sudah menerapkan program komputerisasi yang dapat memberikan kemudahan bagi pengguna (user) sehingga informasi dapat tersaji dengan cepat, efisien, dan akurat serta dapat meminimalisirkan kelemahan sistem yang lama dan untuk meningkatkan kinerja pengolahan data khususnya pada bagian administrasi. LANDASAN TEORI Sistem Secara umum, sebuah sistem merupakan kumpulan dari urut-urutan yang saling berhubungan. Menurut FitzGerald, dkk (1981) suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Menurut Ludwig Von Bartalanfy, sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsurunsur tersebut dengan lingkungan. Menurut Anatol Raporot, sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain. Setiap pembuatan sebuah sistem khususnya pada pengembangan sistem, sistem akan melalui sebuah siklus hidup pengembangan sistem Waterfall yang meliputi Requirement Analisis, system design, Implementation, Intergration dan Testing, operation and maintenance. Menurut Jogiyanto (2005:34), sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Sedang menurut Fatta (2007:3), menyatakan bahwa sistem adalah sesuatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan yaitu masukan, proses, dan keluaran. 94

4 Menurut Kadir (2002:54), sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait dan terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan. 1. Sistem memiliki karakteristik sebagai berikut : 2. Mempunyai komponen-komponen (components), 3. Batas sistem (boundary), 4. Mempunyai lingkungan luar sistem (environments), 5. Mempunyai penghubung (interface), 6. Mempunyai masukan (input), 7. Mempunyai keluaran (output), 8. Melakukan pengolahan (process), dan 9. Mempunyai sasaran atau tujuan (goal). Adapun karakter suatu sistem digambar seperti di bawah ini. Interface Lingkungan Luar Sub Sistem Sub Sistem Sub Sistem Sub Sistem Boundary Boundary Input Pengolah Output Boundary Gambar 1. Karakter Suatu Sistem Sistem memiliki klasifikasi sebagai berikut: 1. Sistem diklasifikasikan sebagai system abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system). 2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system). 3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system). 4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system). 5. Sebuah sistem tersebut paling tidak memerlukan sebuah model sistem. Model sistem yang sederhana adalah sebagai berikut: INPUT PROSES OUTPUT Gambar 2. Model Sistem secara Sederhana 95

5 Informasi Menurut Fatta (2007:9), Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. Menurut Kristanto (2008:7), Informasi merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima. Berdasarkan definisi di atas maka penulis dapat menyimpulkan bahwa informasi adalah data yang diolah bermanfaat dan berguna bagi penerimanya. Sistem Informasi Menurut Laudon dan Laudon (2007:15), Sistem Informasi secara teknis dapat didefinisikan sebagai sekumpulan komponen yang saling berhubungan, mengumpulkan (atau mendapatkan), memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk menunjang pengambilan keputusan dan pengawasan dalam suatu organisasi. Berdasarkan definisi diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa untuk memahami sistem informasi harus didefinisikan dahulu komponen-komponen yang saling berhubungan untuk menunjang pengambilan keputusan. Fase-Fase Pembangunan Sistem Menurut Oetomo (2002:144) tahapan pembangunan sistem dibagi menjadi : 1. Fase Perencanaan Sistem Perencanaan pengembangan Sistem Informasi bertujuan untuk mengidentifikasi dan memprioritaskan Sistem Informasi apa saja yang akan dikembangkan, sasaran-sasaran yang ingin dicapai, jangka waktu pelaksanaan serta mempertimbangkan dana yang tersedia dan siapa yang akan melaksanakan. Beberapa studi kelayakan yang menjadi pertimbangan dalam fase perencanaan, yaitu: 1. Kelayakan Operasional, 2. Kelayakan Teknis, dan 3. Kelayakan Ekonomis. 2. Fase Pembentukan Sistem - Menyangkut biaya untuk membuat dan menjalankan sistem baru serta keuntungan yang akan diperoleh dari sistem tersebut. - Membangun Sistem Informasi Manajemen berbasis komputer yang akan mengolah database perusahaan, menghasilkan laporan-laporan serta mendistribusikannya kepada pihak-pihak pengambil keputusan di dalam perusahaan dengan tepat waktu dan akura. Sistem Informasi Manajemen ini akan menyehatkan aliran informasi di dalam perusahaan, karena semua lini manajemen dapat memperoleh aliran informasi secara langsung dan otomatis. - Membangun Sistem Pendukung Keputusan (SPK) untuk mengolah database yang ada. Hal ini dimaksudkan untuk membantu para pimpinan dalam menemukan alternative-alternatif keputusan manajerial. Mereka dapat melakukan berbagai simulasi variable-variabel yang berpengaruh sehingga keputusan-keputusan manajerial yang diambil oleh pihak-pihak yang berwenang semakin berkualitas. 96

6 3. Fase Pembangunan Sistem Fase ini terdiri dari: 1. Investigasi Sistem, 2. Analisis Sistem, 3. Desain Sistem, 4. Implementasi Sistem, dan 5. Pemeliharaan Sistem. Penjualan Menurut Daryanto (2011:25), Penjual adalah Perusahaan saluran distribusi yang membantu perusahaan menemukan pelanggan/melakukan penjualan kepada pelanggan, meliputi pedagang besar dan pedagang kecil. Menurut Alexandri (2011:82), Penjualan pada perusahaan memperoleh pendapatan. Sebagaimana dalam pembelian, penjualan pun adakalanya dilakukan secara tunai atau kredit. Berdasarkan definisi diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa Penjualan adalah proses terjadinya transaksi antara penjual dan pelanggan guna memperoleh pendapatan, dan dilakukan secara kredit maupun tunai. Data Flow Diagram (DFD) Menurut Kristanto (2003:55), Data Flow Diagaram (DFD) adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses apa yang dikenakan pada data tersebut.data Flow Diagaram (DFD) menggambarkan penyimpanan data dan proses yang mentransformasikan data. Dara Flow Diagaram (DFD) menunjukan hubungan antara data sistem dan proses pada sistem. Data Flow Diagram merupakan alat yang dapat menggambarkan arus data didalam sistem dengan terstruktur dan jelas. Lebih lanjut Data Flow Diagram juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik. Berikut Data Flow Diagram (DFD) dari Sistem pemrosesan pesanan penjualan : Pelanggan Record Credit Akun Pelanggan Pesanan pelanggan 1. Ambil pesanan pelanggan Permintaan Kredit Kredit Disetujui Informasi Penjualan 2. Periksa Kredit Jurnal Penjualan 6. Perbarui Record piutang dagang Kirim Barang Informasi Penjualan 4. Kirim barang Informasi Penjualan Barang 3. Ambil barang dari gudang Informasi Pengiriman 5. Tagih Pelanggan Informasi Pelanggan Informasi Persediaan 7. perbarui record persediaan Rangkuman Penjualan Rangkuman Persediaan 8. Masukkan ke buku besar Akun Pengendali Tagih Pelanggan Record persediaan Sumber : Accounting Information Systems. Hall, James A (2007:224) 97

7 Gambar 3. (DFD) dari Sistem Pemrosesan Pesanan Penjualan Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram (ERD) adalah diagram yang menggambarkan hubungan antara entitas dengan atribute penghububungnya. Entity Relationship Diagram (ERD) diperlukan dalam perancangan fail yang akan digunakan dalam sistem, karena dari Entity Relationship Diagram (ERD) dapat diketahui berapa fail yang digunakan dalam sistem. Diagram hubungan Entity Relationship Diagram (ERD) mendokumentasikan data perusahaan dengan mengidentitaskan jenis entitas dan hubungannya. Entity Relationship Diagram (ERD) disiapkan pada suatu titik dalam proses pengembangan sistem saat gambaran besar data ditentukan. METODE PENELITIAN Penelitian ini akan mengadopsi rekayasa perangkat lunak model waterfall. Model ini merupakan model yang paling banyak dipakai oleh para pengembang software. Ada lima tahap dalam model waterfall, yaitu: Requirement Analysis, System Design, Implementation, Integration dan Testing, Operations dan Maintenance. Sesuai dengan namanya waterfall (air terjun) maka tahapan dalam model ini disusun bertingkat, setiap tahap dalam model ini dilakukan berurutan, satu sebelum yang lainnya (lihat tanda anak panah) pada Gambar 4, selain itu dari satu tahap kita dapat kembali ke tahap sebelumnya. Requirement Analysis System Design Implementation Integration & Testing Operations & Maintenance Gambar 4. Tahapan Model Waterfall Berikut ini penjelasan tentang masing-masing tahap dalam model waterfall: 1. Requirement Analysis Seluruh kebutuhan software harus bisa didapatkan dalam fase ini, termasuk didalamnya kegunaan software yang diharapkan pengguna dan batasan software. Informasi ini biasanya dapat diperoleh melalui wawancara, survey atau diskusi. Informasi tersebut dianalisis untuk mendapatkan dokumentasi kebutuhan pengguna untuk digunakan pada tahap selanjutnya. 2. System Design Tahap ini dilakukan sebelum melakukan coding. Tahap ini bertujuan untuk memberikan gambaran apa yang seharusnya dikerjakan dan bagaimana tampilannya. Tahap ini membantu dalam menspesifikasikan kebutuhan hardware dan sistem serta mendefinisikan arsitektur sistem secara keseluruhan. 3. Implementation 98

8 Dalam tahap ini dilakukan pemrograman. Pembuatan software dipecah menjadi modulmodul kecil yang nantinya akan digabungkan dalam tahap berikutnya. Selain itu dalam tahap ini juga dilakukan pemeriksaaan terhadap modul yang dibuat, apakah sudah memenuhi fungsi yang diinginkan atau belum. 4. Integration dan Testing Di tahap ini dilakukan penggabungan modul-modul yang sudah dibuat dan dilakukan pengujian, ini dilakukan untuk mengetahui apakah software yang dibuat telah sesuai dengan desainnya dan apakah masih terdapat kesalahan atau tidak. 5. Operation dan Maintenance Tahap berikut ini adalah tahap terakhir dalam model waterfall. Software yang sudah jadi dijalankan serta dilakukan pemeliharaan. Pemeliharaan termasuk dalam memperbaiki kesalahan yang tidak ditemukan pada langkah sebelumnya. Perbaikan implementasi unit sistem dan peningkatan jasa sistem sebagai kebutuhan baru. Penelitian ini direncanakan akan membuat suatu Sistem Informasi Penjualan dan Jasa Pemasangan Rangka Atap Baja Ringan Untuk itu dilakukan langkah-langkah penelitian sebagai berikut : Mendokumentasikan tahapan a. Melakukan perancangan aplikasi Analisis sistem dimodelkan ke dalam satu bentuk rancangan berdasarkan metode waterfall. b. Menganalisa permasalahan yang timbul. Permasalahan yang timbul dalam Pengolahan Penjualan dan Pengolahan Jasa Pemasangan Rangka Atap Baja Ringan dari waktu ke waktu adalah Belum adanya sistem khusus yang terintegerasi satu sama lain sehingga informasi dalam pembuatan laporan dan penyimpanan data menjadi kendala. c. Mencari dan menerapkan solusi permasalahan Dari permasalahan yang timbul dalam pengolahan data penjualan dan jasa pemasangan maka diperlukan sebuah Sistem Informasi Penjualan dan Jasa Pemasangan Rangka Atap Baja Ringan. d. Membuat kesimpulan penelitian. Dalam proses pencapaian solusi diharapkan diperoleh kesimpulan yang akan memenuhi tujuan penelitian. Hasil Input HASIL DAN PEMBAHASAN Hasil dari penelitian ini adalah sebuah web pemetaan beban kerja dosen dengan beberapa tampilan sebagai berikut: a. Halaman Depan Tampilan login digunakan pegawai untuk memproses masukan data yang berhubungan dengan Penjualan dan Jasa Pemasangan. 99

9 Gambar 5. Form Login b. Form Menu Utama Tampilan Menu Utama memudahkan dalam penggunaan sistem ini, dengan memilih tombol-tombol program yang akan dipanggil, yaitu tombol yang terdiri dari pilihan input dan output data konsumen, data sales, data rangka, data penawaran penjualan, data penjualan, data penawaran pemasangan, data jasa pemasangan, data pembayaran, laporan data konsumen, laporan data sales, laporan data rangka, laporan data pekerja, laporan data penawaran penjualan, laporan data penjualan, laporan data penawaran pemasangan, laporan data jasa pemasangan, laporan data pembayaran, serta tombol exit digunakan untuk menutup aplikasi. Gambar 6. Form Data Menu Utama c. Form Laporan Menu Utama Adapun tampilan Menu Utama sebagai berikut : 100

10 Gambar 7. Menu Utama d. Halaman Form Data Konsumen Tampilan menu Konsumen digunakan untuk meng-input data Konsumen yang langsung terkoneksi dengan tabel Data Konsumen. e. Form input Data Sales Gambar 8. Form Data Konsumen Tampilan menu Sales digunakan untuk meng-input data Sales yang langsung terkoneksi dengan tabel Data Sales. 101

11 Gambar 9. Form Data Sales f. Form Data Rangka Atap Tampilan menu Rangka Atap digunakan untuk meng-input data Rangka Atap yang langsung terkoneksi dengan tabel Data Rangka Atap. Gambar 10. Form Data Rangka Atap g. Form Data Penawaran Pemasangan Tampilan menu Penawaran Pemasangan digunakan untuk meng-input data Penawaran Pemasangan yang langsung terkoneksi dengan tabel Data Penawaran Pemasangan. Gambar 11. Form Data Penawaran Pemasangan 102

12 h. Form Data Penawaran Penjualan Tampilan menu Penawaran Penjualan digunakan untuk meng-input data Penawaran Penjualan yang langsung terkoneksi dengan tabel Data Penawaran Penjualan. Gambar 12. Form Data Penawaran Penjualan i. Form Data Penjualan Tampilan menu Penjualan digunakan untuk meng-input data Penjualan yang langsung terkoneksi dengan tabel Data Penjualan. Gambar 13. Form Data Penjualan j. Form Form Data Jasa Pemasangan Tampilan menu Jasa Pemasangan digunakan untuk meng-input data Jasa Pemasangan yang langsung terkoneksi dengan tabel Data Jasa Pemasangan. 103

13 Gambar 14. Form Jasa Pemasangan k. Form Data Pembayaran Tampilan menu Pembayaran digunakan untuk meng-input data Pembayaran yang langsung terkoneksi dengan tabel Data Pembayaran. l. Form Bantuan Gambar 15. Form Data Pembayaran Tampilan menu bantuan digunakan untuk meng-input data bantuan yang langsung terkoneksi dengan tabel Data bantuan. Gambar 16. Form Data Bantuan 104

14 Pembahasan pada PT. Cahaya Azka Berlian Palembang. dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman Delphi dengan SQL Server 2008 sebagai database-nya. Aplikasi ini dibuat dengan tujuan untuk pihak manajemen dalam pengabilan keputusan. Adanya sistem informasi ini, maka diharapakan tidak terjadi overload dalam penyimpanan data dan menjamin mutu informasi menjadi lebih baik. Disamping itu konsumen pun dapat pelayanan khususnya informasi lebih baik lagi serta dapat meningkat kegiatan admistrasi khusunya pengolahan data. Begitu pula pembuatan laporan menjadi lebih mudah dengan adanya sistem ini. Sistem Informasi Penjualan dan Jasa Pemasangan Rangka Atap Baja Ringan ini dapat digunakan oleh pihak yang berkepentingan terhadap data yang diperlukan. PENUTUP Berdasarkan analisa hasil yang dilakukan, maka dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi penjualan dan jasa pemasangan rangka atap baja ringan yang merupakan perangkat lunak untuk membantu pengolahan Sistem Informasi Penjualan dan Jasa Pemasangan, dapat memberikan kemudahan dalam pengelolaan data, memberikan informasi yang cepat dan mudah serta menghasilkan laporan-laporan yang dibutuhkan oleh perusahaan antara lain: data konsumen, data sales, data rangka, data penawaran penjualan, data penjualan, data penawaran pemasangan, data jasa pemasangan, data pembayaran. Sistem informasi ini bertujuan untuk memberikan kemudahan pihak manajemen dalam kegiatan sehari - hari. DAFTAR PUSTAKA Abdul Kadir Pengenalan Sistem Informasi. Andi Offset: Yogyakarta. Budi Sutedjo Dharma Oetomo Perancangan dan Pembangunan Sistem Informasi. Andy: Yogyakarta. Daryanto Sari Kuliah Manajemen Pemasaran. PT Sarana Tutorial Nurani Sejahtera: Bandung. Alexandri,dkk Dasar-Dasar Akuntansi. Widya Padjadjaran : Bandung. Fatta, Hanif Al Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. ANDI: Yogyakarta. FitzGerald, Jerry.,dkk Fundamentals System Analysis (2 nd Edition). New York: John Willey & Sons Inc. Jogiyanto Analisis & Desain. Andi : Yogyakarta. Kristanto, Andri Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Gava Media :Jakarta. Laudon Kenneth & Jane P.Laudon Management Information Systems Managing The Digital Firm. Salemba Empat : Jakarta. Diterjemahkan oleh : Chriswan Sungkono & Machmudin Eka P. 105