BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN

Transkripsi

1 BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN 4.1 Gambaran umum BAPETEN Badan Pengawas Tenaga Nuklir (BAPETEN) adalah Lembaga Pemerintah Non- Kementerian (LPNK) yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Presiden, yang dibentuk berdasarkan Pasal 4 Undang-Undang Nomor 10 Tahun 1997, dan dilaksanakan melalui Keputusan Presiden Nomor 76 Tahun 1998 yang selanjutnya dicabut dan terakhir diatur dengan Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja LPND (Lembaga Pemerintah Non Departemen), yang beberapa kali telah diubah terakhir dengan Peraturan Presiden RI Nomor 64 Tahun Di dalam Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tersebut disebutkan bahwa tugas pokok BAPETEN ialah melaksanakan tugas pemerintahan di bidang pengawasan tenaga nuklir melalui peraturan, perizinan dan inspeksi. Pengawasan terhadap pemanfaatan tenaga nuklir di Indonesia didasarkan pada Pasal 14 Undang- Undang Nomor 10 tahun 1997 yang menyebutkan bahwa pengawasan terhadap tenaga nuklir dilaksanakan oleh Badan Pengawas melalui peraturan, perizinan dan inspeksi meliputi aspek keselamatan (safety), keamanan (security) dan safeguards. Untuk itu diharapkan dalam melaksanakan tugasnya BAPETEN memberikan rasa aman dan tenteram bagi pekerja dan masyarakat, serta perlindungan terhadap lingkungan hidup. 38

2 Visi, Misi dan Tujuan BAPETEN Visi dari BAPETEN adalah terwujudnya keselamatan, keamanan, dan ketenteraman dalam pemanfaatan tenaga nuklir. Misi dari BAPETEN adalah melaksanakan pengawasan tenaga nuklir secara profesional. Tujuan BAPETEN adalah Terpenuhinya dan terpeliharanya keselamatan, keamanan dan ketenteraman dalam pemanfaatan tenaga nuklir Tugas Pokok, Fungsi dan Wewenang BAPETEN mempunyai tugas melaksanakan tugas pemerintahan di bidang pengawasan tenaga nuklir sesuai dengan Pasal 14 Undang-Undang Nomor 10 tahun 1997 yang menyebutkan bahwa pengawasan terhadap pemanfaatan tenaga nuklir dilaksanakan oleh Badan Pengawas melalui peraturan, perizinan dan inspeksi meliputi aspek keselamatan (safety), keamanan (security) dan safeguards. Sesuai dengan Keputusan Presiden Nomor 103 tahun 2001, dalam melaksanakan tugas pengawasannya BAPETEN menyelenggarakan fungsi: a. Pengkajian dan penyusunan kebijakan nasional di bidang pengawasan tenaga nuklir; b. Koordinasi kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas BAPETEN; c. Fasilitasi dan pembinaan terhadap kegiatan instansi pemerintah di bidang pengawasan tenaga nuklir; dan d. Penyelenggaraan pembinaan dan pelayanan administrasi umum di bidang perencanaan umum, ketatausahaan, organisasi dan tata laksana, kepegawaian, keuangan, kearsipan, hukum, persandian, perlengkapan dan rumah tangga.

3 Arah Kebijakan dan Strategi BAPETEN Dalam rangka mencapai sasaran strategis BAPETEN untuk periode maka ditetapkan arah kebijakan strategis BAPETEN sebagai acuan langkah-langkah penyusunan target outcome program dan target output kegiatan. Sesuai dengan struktur penyusunan program dan kegiatan yang berdasarkan fungsi lembaga, maka kebijakan disusun dalam kelompok fungsi BAPETEN yaitu diantaranya Sistem perizinan dilaksanakan untuk memastikan bahwa pemohon dan pemegang izin penggunaan zat radioaktif mematuhi persyaratan keselamatan, keamanan dan ketenteraman yang telah diatur dalam peraturan perundangan yang ada. Dalam rangka meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengawasan, serta untuk kepuasan pelanggan, BAPETEN mengembangkan e-government sehingga memenuhi standar akuntabilitas, transparansi dan kualitas layanan. Adapun strategi dalam pengembangan sistem perizinan yang ditempuh adalah sebagai berikut: a. Menerapkan sistem manajemen perizinan, antara lain dengan menyusun prosedur dan standar pelayanan perizinan, sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang berlaku, baik perizinan fasilitas radiasi, instalasi nuklir termasuk PLTN; b. Mengembangkan sistem perizinan secara efektif dan efisien dengan memanfaatkan teknologi informasi; c. Membangun dan mengembangkan jaringan dengan stakeholder dalam rangka identifikasi potensi pengguna; d. Melakukan upaya penerapan program proteksi radiasi dalam rangka mendukung tersusunnya standar fisikawan medik sebagai persyaratan izin, dan menetapkan infrastruktur lembaga uji kesesuaian pesawat sinar-x dan tim tenaga ahli; dan

4 41 e. Menyiapkan infrastruktur sistem perizinan PLTN, yang meliputi tapak, desain, konstruksi dan operasi. Kebijakan strategis untuk fungsi perizinan dan inspeksi dilaksanakan melalui program pengawasan tenaga nuklir dengan outcome meningkatnya sistem perizinan dan sistem inspeksi sesuai dengan standar keselamatan dan keamanan serta standar pelayanan. Dalam kurun waktu lima tahun ke depan, diharapkan prosentase pengguna yang memiliki izin meningkat menjadi 90%, dihitung dari perbandingan jumlah pengguna yang memenuhi persyaratan perizinan terhadap pengguna tenaga nuklir secara keseluruhan. Sedangkan tingkat kepatuhan pengguna meningkat menjadi 90%, dihitung dari hasil inspeksi terhadap fasilitas pemegang izin yang menunjukkan kinerja sesuai dengan standar keselamatan dan keamanan. Untuk mendukung efektivitas Lembaga dalam mencapai tujuan tersebut, diperlukan peningkatan kinerja Lembaga melalui pengelolaan pemerintahan yang baik (Good Governance) dalam program reformasi birokrasi Struktur Organisasi Struktur organisasi BAPETEN secara keseluruhan dapat diklasifikasikan menjadi beberapa jabatan yaitu Eselon I, Eselon II dan Eselon IIII. Pada gambar 4.1 merupakan gambar dari struktur organisasi BAPETEN secara garis besar pada jabatan Eselon I.

5 42 KEPALA KOMISI AHLI SEKRETARIAT UTAMA DEPUTI BIDANG PEMBINAAN DAN INSPEKSI DEPUTI BIDANG PENGKAJIAN KESELAMATAN NUKLIR INSPEKTORAT BIRO PERENCANAAN DIREKTORAT PERIJINAN FASILITAS RADIASI DAN ZAT PUSAT PENGKAJIAN SISTEM DAN TEKNOLOGI PENGAWASAN FRZR BIRO HUKUM DAN ORGANISASI DIREKTORAT PERIJINAN INSTALASI DAN BAHAN NUKLIR PUSAT PENGKAJIAN SISTEM DAN TEKNOLOGI INSTALASI DAN BAHAN NUKLIR BIRO UMUM DIREKTORAT INSPEKSI FASILITAS RADIASI DAN ZAT RADIOAKTIF DIREKTORAT PENGATURAN PENGAWASAN FRZR DIREKTORAT INSPEKSI INSTALASI DAN BAHAN NUKLIR DIREKTORAT PENGATURAN PENGAWASAN INSTALASI DAN BAHAN NUKLIR BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DIREKTORAT KETEKNIKAN DAN KESIAPSIAGAAN NUKLIR Gambar 4.1 Struktur Organisasi BAPETEN Berikut ini merupakan tugas dan fungsi jabatan di BAPETEN : 1. Kepala Lembaga Kepala Lembaga mempunyai tugas sebagai berikut: a. Memimpin BAPETEN sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan yang berlaku

6 43 b. Menyiapkan kebijakan nasional dan kebijakan umum sesuai dengan tugas BAPETEN c. Menetapkan kebijakan teknis pelaksanaan tugas BAPETEN yang menjadi tanggung jawabnya d. Membina dan melaksanakan kerjasama dengan instansi dan organisasi lain 2. Sekretaris Utama Mempunyai tugas mengkoordinasikan perencanaan, pembinaan, dan pengendalian terhadap program, administrasi, dan sumber daya di lingkungan BAPETEN. Dalam melaksanakan tugas, Sekretaris Utama menyelenggarakan fungsi diantaranya yaitu : a. Pengkoordinasian perencanaan dan perumusan kebijakan teknis BAPETEN b. Pembinaan dan pelayanan administrasi kepegawaian, keuangan, kearsipan, persandian, perlengkapan, dan rumah tangga BAPETEN c. Pembinaan pendidikan dan pelatihan di lingkungan BAPETEN d. Pembinaan organisasi dan tata laksana, dan pelayanan urusan kehumasan e. Pelayanan administrasi hukum dan bantuan hukum di bidang pengaturan pengawasan tenaga nuklir, dan pengkoordinasian dan penyusunan peraturan perundang-undangan selain pengaturan ketenaganukliran f. Pengkoordinasian dan penyusunan laporan BAPETEN.

7 44 Sekretariat Utama terdiri dari : 1. Biro Perencanaan mempunyai tugas melaksanakan pengkoordinasian dalam perencanaan program dan anggaran, pengelolaan data dan informasi, serta pelaksanaan dan pengembangan kerjasama luar dan dalam negeri. 2. Biro Hukum dan Organisasi mempunyai tugas melaksanakan urusan bantuan hukum dan administrasi hukum, kerjasama dan hubungan masyarakat, dan organisasi dan tata laksana. 3. Biro Umum mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan administrasi keuangan dan perjalanan dinas, ketatausahaan, administrasi kepegawaian, kerumahtanggaan kantor dan pengamanan. 3. Deputi Bidang Perizinan dan Inspeksi Mempunyai tugas melaksanakan kebijakan di bidang pemberian izin dan inspeksi tenaga nuklir. Dalam melaksanakan tugas, Deputi Bidang Perizinan dan Inspeksi menyelenggarakan fungsi : a. Perumusan kebijakan teknis pelaksanaan, pemberian bimbingan dan pembinaan di bidang perizinan dan inspeksi terhadap instalasi dan bahan nuklir, fasilitas radiasi dan zat radioaktif, pengujian dan penerbitan izin kerja bagi petugas proteksi radiasi serta pekerja radiasi bidang lainnya b. Pengendalian terhadap kebijakan teknis di bidang perizinan dan inspeksi terhadap instalasi dan bahan nuklir, fasilitas radiasi dan zat radioaktif,

8 45 pengujian dan penerbitan izin kerja bagi petugas proteksi radiasi serta pekerja radiasi bidang lainnya c. Perumusan kebijakan teknis, pemberian bimbingan dan pembinaan serta d. Pengendalian keteknikan, jaminan mutu dan kesiapsiagaan nuklir e. Pelaksanaan tugas sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan oleh Kepala Deputi Bidang Perizinan dan Inspeksi terdiri dari : 1. Direktorat Perizinan Fasilitas Radiasi dan Zat Radioaktif Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijaksanaan teknis pelaksanaan, pembinaan, serta pengendalian di bidang perizinan fasilitas radiasi dan zat radioaktif, pengujian dan penerbitan izin kerja bagi petugas proteksi radiasi serta pekerja radiasi bidang lainnya. 2. Direktorat Perizinan Instalasi dan Bahan Nuklir; Mempunyai tugas melaksanakan perumusan kebijaksanaan teknis pelaksanaan, pengembangan sistem, pembinaan, pelayanan, dan pengendalian perizinan instalasi nuklir dan bahan nuklir, pengujian dan penerbitan izin kerja personil serta validasi bungkusan. 3. Direktorat Inspeksi Fasilitas Radiasi dan Zat Radioaktif Mempunyai tugas melaksanakan perumusan kebijaksanaan teknis pelaksanaan, pengembangan sistem, pembinaan, penyelenggaraan dan pengendalian inspeksi keselamatan dan keamanan pada fasilitas radiasi dan zat radioaktif. 4. Direktorat Inspeksi Instalasi dan Bahan Nuklir

9 46 Mempunyai tugas melaksanakan perumusan kebijaksanaan teknis pelaksanaan, pengembangan sistem, pembinaan, penyelenggaraan dan pengendalian inspeksi instalasi nuklir, dan safeguards, evaluasi dosis dan lingkungan. 5. Direktorat Keteknikan dan Kesiapsiagaan Nuklir Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijaksanaan teknis pelaksanaan, pengembangan, perawatan dan pengendalian, sarana dan prasarana inspeksi, pengembangan kesiapsiagaan nuklir, pengembangan sistem, pelayanan dan pembinaan akreditasi dan standarisasi serta evaluasi program jaminan mutu instalasi nuklir dan radiasi. 4. Deputi Bidang Pengkajian Keselamatan Nuklir Mempunyai tugas melaksanakan perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang pengkajian keselamatan nuklir. Dalam melaksanakan tugas, Deputi Bidang Pengkajian Keselamatan Nuklir menyelenggarakan fungsi : a. Perumusan kebijakan teknis pelaksanaan, pemberian bimbingan dan pembinaan di bidang pengkajian keselamatan instalasi dan bahan nuklir, fasilitas radiasi dan zat radioaktif, serta pengembangan, penyusunan, dan evaluasi peraturan keselamatan nuklir dan perjanjian internasional; b. Pengendalian terhadap kebijakan teknis di bidang pengkajian keselamatan instalasi dan bahan nuklir, fasilitas radiasi dan zat radioaktif, serta pengembangan, penyusunan, dan evaluasi peraturan keselamatan nuklir dan perjanjian internasional c. Pelaksanaan tugas sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan oleh Kepala

10 47 Deputi Bidang Pengkajian Keselamatan Nuklir terdiri dari : 1. Pusat Pengkajian Sistem dan Teknologi Pengawasan FRZR Mempunyai tugas melaksanakan perumusan kebijaksanaan teknis pelaksanaan, pembinaan dan pengembangan dan pengendalian pengkajian pengawasan dalam bidang keselamatan dan keamanan, kesehatan, industri dan penelitian, dan keselamatan lingkungan. 2. Pusat Pengkajian Sistem dan Teknologi Pengawasan Instalasi dan Bahan Nuklir Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijaksanaan teknis pelaksanaan, pembinaan, pengembangan dan pengendalian pengkajian pengawasan dalam bidang keselamatan, keamanan dan safeguards pada sistem reaktor daya, reaktor non daya dan instalasi nuklir non reaktor. 3. Direktorat Pengaturan Pengawasan Fasilitas Radiasi Dan Zat Radioaktif Mempunyai tugas melaksanakan perumusan kebijaksanaan teknis pelaksanaan, pembinaan, pengembangan dan pengendalian penyusunan dan evaluasi peraturan dan perjanjian internasional keselamatan dan keamanan dalam bidang fasilitas radiasi. 4. Direktorat Pengaturan Pengawasan Instalasi Dan Bahan Nuklir. mempunyai tugas melaksanakan perumusan kebijaksanaan teknis pelaksanaan, pembinaan, pengembangan dan pengendalian penyusunan dan evaluasi peraturan dan perjanjian internasional keselamatan, keamanan dan safeguards dalam bidang instalasi nuklir dan bahan nuklir.

11 48 5. Inspektorat Merupakan unit organisasi sebagai unsur pembantu Pimpinan dalam penyelenggaraan pengawasan di lingkungan BAPETEN berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala dan secara administrasi dikoordinasi oleh Sestama. Inspektorat mempunyai tugas melaksanakan pengawasan fungsional di lingkungan BAPETEN. Dalam melaksanakan tugas, Inspektorat menyelenggarakan fungsi : a. Penyiapan perumusan kebijakan pengawasan fungsional. b. Pelaksanaan pengawasan fungsional sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan-undangan yang berlaku; c. Pelaksanaan urusan ke Tata Usahaan dan Kearsipan Inspektorat. Inspektorat terdiri dari : 1. Kelompok Jabatan Fungsional terdiri atas sejumlah tenaga fungsional yang terbagi dalam berbagai kelompok sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku dengan dipimpin oleh seorang tenaga fungsional senior. 2. Subbagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan urusan ketatausahaan dan kearsipan pada Inspektorat.

12 49 6. Kepala Balai Pendidikan dan Pelatihan mempunyai tugas melaksanakan pendidikan dan pelatihan teknis dan manajerial dalam rangka pengembangan sumber daya manusia BAPETEN. Balai Diklat BAPETEN terdiri dari : a. Subbagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan urusan administrasi kepegawaian, keuangan, perlengkapan, surat menyurat, serta pengelolaan urusan rumah tangga dan asrama serta keamanan dan ketertiban. b. Seksi Program dan Evaluasi mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan penyusunan program, metoda, evaluasi pendidikan dan pelatihan serta penyusunan laporan, dan pengendalian mutu untuk pendidikan dan pelatihan. c. Seksi Penyelenggaraan dan Sarana Pelatihan mempunyai tugas melakukan penyiapan pendayagunaan dan pemeliharaan sarana pendidikan dan pelatihan, pelayanan teknis dan administratif di bidang penyelenggaraan, pengadaan alat bantu, persiapan laboratorium kelas dan lapangan serta pelayanan perpustakaan. d. Kelompok Jabatan Fungsional Widyaiswara mempunyai tugas menyelenggarakan kegiatan pendidikan dan pelatihan serta kegiatan lain yang sesuai tugas masing-masing jabatan fungsional berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

13 50 7. Komisi Ahli Komisi Ahli adalah unit non struktural yang memberikan saran dan bantuan keahlian dalam penyusunan dan atau pengembangan strategi pengawasan pemanfaatan tenaga nuklir kepada pimpinan BAPETEN. Terdiri dari dari para pakar dalam dan luar negeri yang berasal dari luar BAPETEN Tugas dan Struktur Organisasi Biro Data dan Informasi SEKRETARIAT UTAMA BIRO PERENCANAAN BAGIAN PROGRAM BAGIAN DATA DAN INFORMASI BAGIAN KERJASAMA SUB BAGIAN PENGELOLAAN DATA SUB BAGIAN PERANGKAT LUNAK DAN KERAS SUB BAGIAN DOKUMENTASI ILMIAH Gambar 4.2 Struktur organisasi Biro Data dan Informasi Struktur Organisasi Biro Data dan Informasi dapat digambarkan seperti pada gambar 4.2 di atas. Jumlah pegawai yang ada di bagian ini ada 15 orang. Biro Data dan Informasi mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan data dan informasi. Pada bagian inilah yang berperan dalam melakukan pengembangan modul aplikasi perizinan dari awal. Biro Data dan Informasi berada dibawah Sekretaris Utama dan bertanggung jawab

14 51 kepada Kepala Biro Perencanaan dan Sekretaris Utama. Pada Bagian Data dan Informasi, terdiri dari : a. Subbagian Pengelolaan Data mempunyai tugas melakukan pengelolaan data. b. Subbagian Perangkat Lunak dan Keras mempunyai tugas melakukan pengembangan dan hardware dan software c. Subbagian Dokumentasi Ilmiah. mempunyai tugas melakukan pengelolaan dokumentasi ilmiah dan perpustakaan Tugas, Fungsi dan Struktur Organisasi Direktorat Perizinan Fasilitas Radiasi dan Zat Radioaktif (DPFRZR) Struktur Organisasi Direktorat Perizinan Fasilitas Radiasi dan Zat Radioaktif (DPFRZR) pada BAPETEN dapat digambarkan seperti pada gambar 4.3 di bawah ini : DEPUTI BIDANG PERIJINAN DAN INSPEKSI DIREKTORAT PERIJINAN FASILITAS RADIASI DAN ZAT RADIOAKTIF SUB DIREKTORAT PERIJINAN FASILITAS KESEHATAN SUB DIREKTORAT PERIJINAN FASILITAS PENELITIAN DAN INDUSTRI SUB DIREKTORAT PERIJINAN PETUGAS FASILITAS RADIASI Gambar 4.3 Struktur organisasi DPFRZR

15 52 Direktorat Perizinan FRZR bertanggung jawab kepada Deputi Bidang Perizinan dan Inspeksi yang menjabat sebagai Eselon I. Pada Level Direktorat dijabat oleh seorang Direktur yang merupakan Eselon II, dan masing-masing sub direktorat di pimpin oleh Eselon III. Dalam melaksanakan tugas, Direktorat Perizinan Fasilitas Radiasi dan Zat Radioaktif (DPFRZR) menyelenggarakan fungsi : 1. Pelaksanaan penyiapan kebijaksanaan teknis, pengembangan sistem, pelayanan, pembinaan dan pengendalian perizinan zat radioaktif dan sumber radiasi lainnya di bidang penelitian dan industri 2. Pelaksanaan penyiapan perumusan kebijaksanaan teknis, pengembangan sistem, pelayanan, dan pembinaan dan pengendalian perizinan zat radioaktif dan sumber radiasi lainnya di bidang kesehatan; 3. Pelaksanaan penyiapan perumusan kebijaksanaan teknis, pengembangan sistem, pengujian dan penerbitan serta pengendalian izin kerja bagi petugas proteksi radiasi, radiografer industri, petugas dosimetri, petugas perawatan dan operator iradiator. Direktorat Perizinan FRZR terdiri dari 3 (tiga) sub direktorat yang masing-masing mempunyai tugas yaitu : 1. Subdirektorat Perizinan Fasilitas Penelitian dan Industri mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijaksanaan teknis, pengembangan sistem, pelayanan, pembinaan dan pengendalian perizinan zat radioaktif dan sumber radiasi lainnya di bidang penelitian dan industri.

16 53 2. Subdirektorat Perizinan Fasilitas Kesehatan mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijaksanaan teknis, pengembangan sistem, pelayanan, pembinaan dan pengendalian perizinan zat radioaktif serta sumber radiasi lainnya di bidang kesehatan. 3. Subdirektorat Perizinan Petugas Fasilitas Radiasi mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijaksanaan teknis, pengembangan sistem, pengujian dan penerbitan serta pengendalian izin kerja bagi petugas proteksi radiasi, radiografer industri, petugas dosimetri, petugas perawatan dan operator iradiator. Jumlah pegawai yang ada di Direktorat Perizinan FRZR ini ada 38 orang. Pegawai DPFRZR dikelompokkan sesuai dengan job desk nya masing-masing. Pada Subdirektorat Perizinan Fasilitas Penelitian dan Industri dan Subdirektorat Perizinan Fasilitas Kesehatan terdiri dari help desk, penerima berkas, evaluator, pemroses data, arsiparis, dan penginput data. Sedangkan pada Subdirektorat Perizinan Petugas Fasilitas Radiasi terdiri dari Evaluator, Pemroses Data dan administrasi. 4.2 Gambaran Umum Sistem Informasi Manajemen Perizinan (Bapeten Licensing and Inspection System) adalah sistem informasi manajemen pendukung pengawasan pemanfaatan tenaga nuklir berbasis web dalam jaringan intranet/internet yang terintegrasi dari 2 (dua) Modul utama yaitu Modul Perizinan Fasilitas Radiasi dan Zat Radioaktif (FRZR) dan Modul Inspeksi Fasilitas Radiasi dan Zat Radioaktif (FRZR), dengan beberapa Modul pendukung lainnya. Sebelum dikembangkannya sistem informasi yang membantu pelayanan perizinan di

17 54 BAPETEN, banyak kendala dalam mewujudkan pelayanan prima sesuai dengan strategi bisnis yang ada dikarenakan banyaknya dokumen permohonan yang hilang, serta jumlah komplain yang disampaikan pemohon izin ke BAPETEN meningkat disebabkan lamanya pemrosesan izin pemohon yang dilakukan BAPETEN. Dari permasalahan tersebut maka dikembangkan sistem yang membantu dalam mewujudkan strategi bisnis perusahaan. Sistem informasi tersebut adalah Modul Perizinan yang merupakan salah satu modul utama pada SI/TI yang dibangun untuk dapat memenuhi kebutuhan perizinan dalam melaksanakan tugas pengawasan pemanfaatan sumber radiasi pengion dan pelayanan masyarakat. Dalam melaksanakan tugas pengawasan, BAPETEN berkoordinasi dengan instansi pemerintah lainnya. Sebagai contoh, dalam hal pengawasan pengiriman lintas batas sumber radiasi pengion dan bahan nuklir, BAPETEN telah berkordinasi dengan lembaga pemerintah lain yang juga bertugas melaksanakan pengawasan dalam bidang eksporimpor antara lain Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Kementerian Keuangan, Kementerian Perdagangan, Kementerian Perindustrian, Kementerian Perhubungan, dan Kementerian Kesehatan. Kordinasi tersebut diwadahi oleh flagship program pembangunan ekonomi nasional, Indonesia National Single Window (INSW). Dengan keikutsertaan BAPETEN dalam INSW, aspek pengawasan semakin baik sehingga dapat mencegah terjadinya illicit-trafficking sumber radiasi pengion dan bahan nuklir, meningkatkan kepatuhan hukum dan tertib administrasi pemanfaat sumber radiasi pengion dan bahan nuklir dalam melaksanakan ekspor impor,memberikan diseminasi informasi terhadap pihak cargo handling, dan warehouse operator sehingga meningkatkan aspek keselamatan dan keamanan dalam penanganan kargo, bongkar-muat dan peletakan

18 55 sumber radiasi pengion dan bahan nuklir di kawasan pabean, serta meningkatkan ketentraman masyarakat. Pelayanan perizinan menggunakan sistem informasi sebagai salah satu alat bantu kendali proses, media pertukaran data, alat bantu pencarian data dan informasi secara cepat, dan alat bantu dalam pengambilan keputusan. Visi dari pengembangan Modul Perizinan yaitu terwujudnya pelayanan prima perizinan pemanfaatan sumber radiasi pengion. Misinya meliputi penyelenggaraan pelayanan perizinan pemanfaatan sumber radiasi pengion sesuai sistem standar pelayanan, perancangan, pengembangan, dan pemeliharaan sistem pelayanan. Modul Perizinan pada BAPETEN merekam seluruh transaksi perizinan yang terjadi pada bisnis BAPETEN. Modul Perizinan terintegrasi dengan modul utama yaitu Modul Inspeksi Fasilitas Radiasi dan Zat Radioaktif (FRZR) dan 3 (tiga) modul pendukung meliputi Modul Pekerja Radiasi, Modul Catatan Dosis dan Modul Bendahara PNBP. Modul-modul tersebut saling tergantung satu sama lain sehingga perubahan di salah satu modul memberikan pengaruh terhadap modul lain yang terkait, selain itu dengan adanya sistem yang terintegrasi, waktu penyelesaian permohonan yang biasanya dilakukan lebih dari 14 hari, sekarang menjadi hari setelah permohonan masuk tergantung permohonan izin yang diajukan. Otomasi proses yang dilakukan oleh Modul Perizinan B@LIS dapat membantu mempercepat proses pelayanan perizinan yang bersifat fixed, sequential, dan memiliki beban kerja (workload) tinggi. Pengembangan Modul Perizinan B@LIS dengan memasukkan berbagai aspek seperti perubahan tatacara permohonan izin, introduksi persetujuan dan ketetapan, keamanan sumber radioaktif, sertifikasi compliance testing untuk pesawat radiodiagnostik dan intervensional,

19 56 penatalaksanaan PNBP, inspeksi dalam rangka perizinan, dan implementasi INSW. Sistem ini menganut konsep paralelisme dengan maksud bahwa setiap proses yang dilakukan secara manual harus dapat diotomasi oleh Modul Perizinan Sebagai alat bantu primer, Modul Perizinan melakukan otomasi proses. Kebijakan yang ditetapkan setelah menggunakan Modul Perizinan ini adalah dokumen persyaratan izin yang sudah pernah diserahkan ke BAPETEN tidak perlu dimintakan lagi di permohonan berikutnya, sepanjang dokumen tersebut masih berlaku dan belum digantikan oleh dokumen yang lain. Keterkaitan proses pada Modul Perizinan dapat terlihat pada gambar 4.4 di bawah ini. Gambar 4.4 Keterkaitan Proses pada Modul Perizinan di BAPETEN

20 Modul Perizinan Data transaksi perizinan Fasilitas Radiasi dan Zat Radioaktif (FRZR) yang terjadi di BAPETEN disimpan kedalam Modul Perizinan Modul Perizinan FRZR ini berfungsi untuk meregistrasi izin yang diajukan, mengecek kelengkapan, validasi, penomeran, pengesahan, persetujuan penerbitan dan pencetakan izin yang memenuhi syarat. Data yang disimpan dalam Modul Perizinan ini juga berfungsi untuk membuat laporan perizinan yang telah dikeluarkan, izin-izin yang jatuh tempo, dan laporan lainnya. Selain itu, pada modul ini juga membantu para pelaku top management memantau setiap kegiatan perizinan yang diajukan sehingga dapat menindaklanjuti ke langkah berikutnya jika pihak pemohon izin melakukan penyelewengan dalam mengajukan izin. Modul Perizinan di DPFRZR ini merupakan inti dari transaksi bisnis yang terjadi di BAPETEN. Pada modul ini terdapat beberapa proses yang disimpan yang meliputi Proses Permohonan Izin, Proses Perpanjangan Izin, Perubahan Izin, Permohonan Penetapan Penghentian Kegiatan, Pernyataan Pembebasan, Permohonan Persetujuan Impor/Ekspor Proses Bisnis Permohonan Izin Proses Permohonan Izin dimulai dengan diterimanya dokumen permohonan izin dari pemohon yang disampaikan ke penerima berkas. Kemudian Penerima Berkas akan melakukan registrasi permohonan izin, sehingga Pemohon Izin akan mendapatkan nomor registrasi yang digunakan sebagai id untuk tracking proses permohonan mereka di BAPETEN baik itu menggunakan SMS Centre maupun online bagi pemohon izin yang telahmemiliki hak akses. Pemroses Data akan mengecek kelengkapan dokumen

21 58 permohonan izin sesuai dengan checklist persyaratan yang terdapat di Modul Perizinan sesuai dengan klasifikasi permohonan izin yang disampaikan. Jika, dokumen permohonan izin tidak lengkap, maka akan dikembalikan ke Pemohon Izin. Jika, dokumen permohonan izin yang disampaikan telah lengkap sesuai dengan checklist persyaratan, maka seluruh data pemohon akan diinputkan oleh Penginput Data. Setelah dilakukan penginputan data, dokumen tersebut disampaikan ke Evaluator untuk dievaluasi, apakah seluruh dokumen izin tersebut telah memenuhi syarat. Jika, hasil evaluasi tidak memenuhi syarat maka Pemroses Data akan mencetak surat pemberitahuan tidak memenuhi syarat kepada Pemohon Izin. Hasil evaluasi tidak memenuhi syarat, jika salah satu atau lebih dari dokumen izin yang disampaikan sudah tidak berlaku. Sedangkan, Jika dokumen izin telah memenuhi syarat, dan hasil evaluasi tersebut membutuhkan inspeksi maka pihak Evaluator akan membuat Nota Dinas Inspeksi dalam rangka perizinan yang disampaikan ke Direktorat Inspeksi Fasilitas Radiasi dan Zat Radioaktif (DIFRZR) agar dapat ditindaklanjuti. Laporan detail tersebut terbentuk langsung ke dalam Modul Inspeksi Setelah ditindaklanjuti, staf DIFRZR akan menginputkan Laporan Hasil Inspeksi (LHI) ke sistem. Selain itu staf DIFRZR akan membuat Nota Dinas Hasil Inspeksi yang akan diberikan ke Evaluator pada pelayanan perizinan. Hasil tersebut akan didisposisikan kepada Pemroses Data bahwa sudah dapat diproses kembali. Jika hasilnya memenuhi syarat, maka Pemroses Data akan mencetak Surat Pemberitahuan Evaluasi Perizinan yang berisi pemrosesan izin telah selesai dilakukan. Bila hasilnya tidak memenuhi syarat maka pihak Pemroses Data akan membuat Surat Pemberitahuan Tidak Memenuhi Syarat. Surat Pemberitahuan Evaluasi Perizinan tersebut disampaikan ke Bendahara PNBP sebagai lampiran Surat Tagihan

22 59 Pembayaran kepada Pemohon Izin. Bendahara PNBP akan membuat Surat Tagihan sesuai dengan nama atau nomor registrasi yang telah selesai diproses oleh pihak perizinan. Jika, Pemohon Izin telah membayar dan mengirimkan bukti pembayarannya kepada Bendahara PNBP, maka izin yang telah terbit akan dikirimkan sesuai dengan alamat masing-masing. Berikut ini adalah gambaran alur permohonan izin Fasilitas Radiasi dan Zat Radioaktif (FRZR) yang terjadi di BAPETEN Gambar 4.5 Proses Bisnis Permohonan Izin Proses Perpanjangan Izin Proses Perpanjangan Izin dimulai dengan diterimanya Formulir perpanjangan izin dari Pemohon Izin yang disampaikan ke Penerima Berkas. Kemudian Penerima Berkas akan melakukan registrasi perpanjangan izin. Lalu Formulir Perpanjangan Izin akan diberikan ke Penginput Data untuk diinputkan ke sistem. Setelah itu, Evaluator akan

23 60 mengecek dokumen yang ada di BAPETEN sesuai dengan nama pemohon apakah masih memenuhi syarat atau tidak. Jika hasilnya memenuhi syarat dan selama Evaluator tidak mendapatkan laporan dari Inspeksi bahwa Pemohon Izin tersebut masih memenuhi syarat untuk mendapatkan izin, maka Pemroses Data akan mencetak Surat Pemberitahuan Evaluasi Perizinan yang berisi pemrosesan izin telah selesai dilakukan. Bila hasilnya tidak memenuhi syarat, maka pihak Pemroses Data akan membuat Surat Pemberitahuan Tidak Memenuhi Syarat kepada pemohon agar dapat melengkapi persyaratan yang sudah tidak berlaku. Surat Pemberitahuan Evaluasi Perizinan tersebut disampaikan ke Bendahara PNBP sebagai lampiran Surat Tagihan Pembayaran kepada Pemohon Izin. Bendahara PNBP akan membuat Surat Tagihan sesuai dengan nama atau nomor registrasi yang telah selesai diproses oleh pihak perizinan. Jika, Pemohon Izin telah membayar dan mengirimkan bukti pembayarannya kepada Bendahara PNBP, maka izin yang telah terbit akan dikirimkan sesuai dengan alamat masing-masing. Berikut ini adalah gambaran alur perpanjangan izin :

24 61 Gambar 4.6 Proses Bisnis Perpanjangan Izin Proses Perubahan izin Proses Perubahan Izin dimulai dengan diterimanya Formulir Perubahan Izin beserta dokumen persyaratan izin berdasarkan perubahan yang dilakukan dari pemohon disampaikan ke Penerima Berkas. Kemudian Penerima Berkas akan melakukan registrasi permohonan izin. Lalu Formulir Perubahan Izin akan diberikan ke Penginput Data untuk di-input-kan ke sistem. Setelah itu, Evaluator akan mengecek dokumen yang ada di BAPETEN sesuai dengan nama pemohon apakah masih memenuhi syarat atau tidak, beserta laporan persyaratan izin yang diubah. Jika hasilnya memenuhi syarat dan selama Evaluator tidak mendapatkan laporan dari Inspeksi bahwa Pemohon Izin tersebut masih

25 62 memenuhi syarat untuk mendapatkan izin, maka Pemroses Data akan mencetak Surat Pemberitahuan Evaluasi Perizinan yang berisi pemrosesan izin telah selesai dilakukan. Bila hasilnya tidak memenuhi syarat, maka pihak Pemroses Data akan membuat Surat Pemberitahuan Tidak Memenuhi Syarat kepada pemohon agar dapat melengkapi persyaratan yang sudah tidak berlaku. Surat Pemberitahuan Evaluasi Perizinan tersebut disampaikan ke Bendahara PNBP sebagai lampiran Surat Tagihan Pembayaran kepada Pemohon Izin. Bendahara PNBP akan membuat Surat Tagihan sesuai dengan nama atau nomor registrasi yang telah selesai diproses oleh pihak perizinan. Jika, Pemohon Izin telah membayar dan mengirimkan bukti pembayarannya kepada Bendahara PNBP, maka izin yang telah terbit akan dikirimkan sesuai dengan alamat masing-masing. Berikut ini adalah gambaran alur proses perubahan izin : Gambar 4.7 Proses Bisnis Perubahan Izin

26 Proses Permohonan Persetujuan Ekspor/Impor Proses Permohonan Persetujuan Ekspor/Impor dimulai dengan diterimanya Formulir Permohonan Persetujuan Ekspor/Impor beserta dokumen persyaratan izin yang mendukung permohonan tersebut dari Pemohon Izin disampaikan ke Penerima Berkas. Penerima Berkas akan melakukan registrasi permohonan izin. Pemroses Data akan mengecek kelengkapan dokumen permohonan izin yang mendukung permohonan Pernyataan Pembebasan sesuai dengan checklist persyaratan yang terdapat di Modul Perizinan sesuai dengan klasifikasi permohonan izin yang disampaikan. Jika, dokumen permohonan izin tidak lengkap, maka akan dikembalikan ke Pemohon Izin. Jika dokumen permohonan izin yang disampaikan telah lengkap sesuai dengan checklist persyaratan, maka seluruh data pemohon akan diinputkan oleh Penginput Data. Setelah proses penginputan data ke sistem, formulir dan dokumen tersebut akan dikembalikan ke Pemroses Data. Pemroses Data akan membuat Surat Pemberitahuan Evaluasi Perizinan ke Bendahara PNBP. Bendahara PNBP akan membuat Surat Tagihan Pembayaran sesuai dengan nama atau nomor registrasi Pemohon Izin. Jika Pemohon Izin telah membayar dan mengirimkan bukti pembayarannya kepada Bendahara PNBP, maka izin dapat dievaluasi. Kemudian formulir beserta dokumen permohonan izin yang telah lengkapdisampaikan ke Evaluator. Evaluator akan mengecek dokumen yang ada di BAPETEN sesuai dengan nama Pemohon Izin apakah masih memenuhi syarat atau tidak, beserta dokumen persyaratan izin yang mendukung permohonan tersebut. Jika tidak memenuhi syarat, maka Pemroses Data akan membuat Surat Pemberitahuan Tidak Memenuhi Syarat kepada Pemohon Izin agar dokumen yang disampaikan dapat diperbaiki. Jika dokumen izin telah memenuhi syarat, maka Evaluator akan

27 64 mendisposisikan ke Pemroses Data untuk melaporkannya ke Direktorat Jenderal Bea dan Cukai melalui server INSW yang telah terkoneksi dengan perizinan di BAPETEN. Pemroses Data akan mencetak Surat Izin Persetujuan Ekspor/Impor yang diminta oleh Pemohon Izin. Kemudian, izin yang telah terbit akan dikirimkan sesuai dengan alamat masing-masing. Berikut ini adalah gambaran alur proses perizinan ekspor / impor : Gambar 4.8 Proses Bisnis Permohonan Persetujuan Ekspor/Impor Modul Pekerja Radiasi Modul Pekerja Radiasi ini merupakan modul master yang menyimpan data mengenai pekerja radiasi, riwayat pekerja radiasi, nilai dosis pekerja radiasi. Data yang

28 65 ada dalam Modul Pekerja Radiasi ini digunakan untuk mendukung pengolahan data di Modul Perizinan Modul Catatan Dosis Modul Catatan Dosis ini berfungsi menyimpan data mengenai riwayat dosis para pekerja radiasi, NPR bagi para pekerja radiasi, hasil evaluasi dosis serta analisis perkembangan dosis para pekerja radiasi. Data pada evaluasi dosis ini membantu untuk melakukan pengambilan keputusan dalam pemberian izin bagi pekerja radiasi Modul Inspeksi Modul Inspeksi ini berfungsi untuk menyimpan dan mengolah data hasil inspeksi serta untuk menyiapkan data dukung prainspeksi. Awalnya data dukung prainspeksi ini disimpan dalam file excel dan sekarang dialihkan ke dalam Modul Inspeksi Modul Bendahara PNBP Pada modul ini disimpan data transaksi pembayaran para pemohon izin yang telah disetujui atau yang telah memenuhi syarat izin. Modul ini juga terdapat proses penagihan ke wajib bayar/pemohon izin. Data pada modul ini juga mendukung dalam pembuatan laporan realisasi Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP), selain itu untuk melakukan pengambilan keputusan apabila wajib bayar atau pemohon izin belum melakukan pembayaran maka izin yang diajukan tidak diterbitkan.

29 Analisis SWOT Analisis SWOT dilakukan di Bagian Sistem Informasi Manajemen Perizinan BAPETEN dengan mengidentifikasi kekuatan dan faktor-faktor positif yang berasal dari internal organisasi, kelemahan dan faktor-faktor negatif dari internal, peluang atau kesempatan dan keuntungan dari faktor eksternal dan ancaman atau resiko yang dipengaruhi oleh faktor eksternal organisasi. Dari data yang diperoleh dihasilkan analisis SWOT sebagai berikut : Tabel 4.1 Analisis SWOT Kode Strength (Kekuatan) Kode Weakness (Kelemahan) S1 S2 S3 Adanya dukungan sarana dan prasarana, kekuatan hukum dan dana dari pemerintah Merupakan satu-satunya lembaga pemerintah yang mengawasi penggunaan zat radioaktif dan tenaga nuklir di Indonesia Komunitas pendukung pengembangan software open source cukup banyak W1 W2 W3 Kurangnya sumber daya TI dalam pengembangan aplikasi berbasis open source Belum adanya Disaster Recovery Plan untuk mengatasi terhentinya layanan sistem Belum adanya layanan Helpdesk yang dapat membantu menangani permasalahan dalam pengggunaan sumber daya TI Kode Opportunities (Peluang) Kode Threats (Ancaman) O1 O2 O3 Adanya dukungan dari pemerintah dalam penerapan E-government di lembaga negara untuk peningkatan pelayanan publik Perkembangan software berbasis open source yang cukup pesat Penggunaaan aplikasi dokumen manajemen sistem yang dapat meningkatkan kecepatan pemrosesan dan pencarian dokumen serta penghematan kertas T1 T2 T3 Ancaman virus, spyware, worm dari internet yang semakin meningkat Bencana alam, kebakaran, dan gangguan pada sumber daya listrik Terhentinya layanan akibat rusaknya mesin server

30 67 Tabel 4.2 Matriks IFAS Kekuatan Bobot Peringkat Nilai IFAS S1 S2 S3 Adanya dukungan sarana dan prasarana, kekuatan hukum dan dana dari pemerintah Merupakan satu-satunya lembaga pemerintah yang mengawasi penggunaan zat radioaktif dan tenaga nuklir di Indonesia Komunitas pendukung pengembangan software open source cukup banyak Subtotal Kelemahan Bobot Peringkat Nilai IFAS W1 Kurangnya sumber daya TI dalam pengembangan aplikasi berbasis open source W2 Belum adanya Disaster Recovery Plan untuk mengatasi terhentinya layanan sistem W3 Belum adanya layanan Helpdesk yang dapat membantu menangani permasalahan dalam pengggunaan sumber daya TI Subtotal Total IFAS Tabel 4.3 Matriks EFAS Peluang Bobot Peringkat Nilai EFAS O1 O2 O3 Adanya dukungan dari pemerintah dalam penerapan E-government di lembaga negara untuk peningkatan pelayanan publik Perkembangan software berbasis open source yang cukup pesat Penggunaaan aplikasi dokumen manajemen sistem yang dapat meningkatkan kecepatan pemrosesan dan pencarian dokumen serta penghematan kertas

31 68 Subtotal T1 T2 T3 Ancaman Bobot Peringkat Nilai EFAS Ancaman virus, spyware, worm dari internet yang semakin meningkat Bencana alam, kebakaran, dan gangguan pada sumber daya listrik Terhentinya layanan akibat rusaknya mesin server Subtotal Total Setelah mendapatkan nilai IFAS dan EFAS dari tabel 4.2 Matriks IFAS dan tabel 4.3 Matriks EFAS maka dapat digambarkan melalui diagram SWOT untuk mengetahui posisi Bagian Sistem Informasi BAPETEN. Untuk mengetahuinya dilakukan dengan menghitung selisih antara IFAS dan EFAS. Titik X (internal) = Strengths Weaknesses = = -0.1 Titik Y (eksternal) = Opportunities Threats = = -0.1 Opportunities Weaknesses Strengths ( 0.1, 0.1) Threats Gambar 4.9 Diagram Analisis SWOT

32 69 Tabel 4.4 Matriks Analisis SWOT Opportunities Threats Strengths Strategi S-O 1. Mengembangkan teknologi informasi dan sistem informasi untuk memenuhi kebutuhan data dan informasi yang berkualitas dengan memanfaatkan kapabilitas instansi dan dukungan dari pemerintah (S1, S2, O1, O2) 2. Memacu percepatan pembangunan aplikasi sistem dengan memanfaatkan sumber daya open source dan dukungan dari komunitas (S1, S3, O2, O3) 3. Memanfaatkan ketersediaan berbagai macam aplikasi open source untuk meningkatkan proses pengelolaan dokumen perizinan (S2, S3, O2, O3) Strategi S-T 1. Membuat kebijakan untuk Disaster Recovery Plan (DRP) yang tepat dan mensosialisasikannya kepada seluruh karyawan (S1, T2, T3) 2. Memanfaatkan sumber daya organisasi dalam peningkatan sistem keamanan SI/TI yang tepat demi menjaga keutuhan data dan informasi (S1, T1, T2) 3. Mengadakan pelatihan dan kerjasama dengan komunitas OSS untuk meningkatkan kesadaran mengenai bahaya ancaman dari internet terhadap data dan informasi (S3, T1, T3) Weaknesses Strategi W-O 1. Menambahkan sumber daya manusia di bidang TI khususnya yang berpengalaman dengan OSS dan melakukan kerjasama dengan komunitas atau lembaga-lembaga TI profesional berbasis OSS untuk meningkatkan pengetahuan dalam pengembangan aplikasi (W1, W2, O1, O2,) 2. Mengeksplorasi teknologi OSS dalam rangka pemanfaatannya untuk pembangunan sistem digitalisasi Dokumen (W1, W3, O1, O3) 3. Mengikuti perkembangan tentang teknologi OSS saat ini yang dapat dimanfaatkan untuk mengatasi masalah SI/TI dan peningkatan kualitas layanan SI/TI (W1, W3, O1, O2) Strategi W-T 1. Melakukan eksplorasi teknologi OSS yang berkembang saat ini untuk diterapkan didalam pembangunan Disaster Recovery Plan (DRP) (W2, T2, T3) 2. Melakukan eksplorasi teknologi OSS yang berkembang saat ini untuk diterapkan didalam pembangunan sistem Helpdesk (W3, T1, T3,)

33 Analisis Critical Success Factor (CSF) Berdasarkan hasil wawancara dan dokumen rencana strategis BAPETEN dapat diidentifikasikan aktifitas-aktifitas kritis dalam menjalankan proses bisnis, diantaranya sebagai berikut : No. Tabel 4.5 CSF pada Pelayanan Perizinan Pemanfaatan Tenaga Nuklir Bidang Fasilitas Radiasi dan Zat Radioaktif (FRZR) Tujuan Kondisi Sebelumnya CSF Uraian Kegiatan Output/Produk 1 Peningkatan Penerapan Sistem Manajemen Pelayanan Perizinan Pemanfaatan Tenaga Nuklir Bidang FRZR Alur kerja serta lalu lintas dokumen permohonan izin belum terorganisir dengan baik Terdapat perbedaan kriteria keberterimaan bagi setiap evaluator Alur kerja serta lalu lintas dokumen permohonan izin teratur dan tertelusur dengan baik Terdapat kriteria keberterimaan yang sama antar semua petugas pelayanan perizinan terhadap dokumen izin Penyusunan Prosedur Lembaga terkait Perizinan Penyusunan Prosedur Unit Kerja terkait Perizinan Dokumen prosedur lembaga tentang prosedur perizinan FRZR Dokumen prosedur unit kerja tentang prosedur perizinan FRZR Pelayanan perizinan kurang efisien Meningkatnya efisiensi pelaksanaan pelayanan perizinan Penyusunan Intruksi Kerja Dokumen instruksi kerja penilaian, penginputan data/registrasi, pemrosesan dan pengarsipan dokumen permohonan izin Penyusunan sistem informasi manajemen perizinan Dokumen sistem informasi manajemen perizinan pemanfaatan tenaga nuklir bidang fasilitas radiasi dan zat radioaktif

34 71 No. Tujuan Kondisi Sebelumnya CSF Uraian Kegiatan Output/Produk Kurang tersedianya ruangan yang representatif dalam serah terima dokumen permohonan izin dan konsultasi Tersedianya Loket khusus untuk memudahkan Pemohon izin dalam melakukan serah terima dokumen permohonan izin dan kenyamanan dalam konsultasi Penyusunan Dokumen Job Desk Pelayanan Perizinan Pembangunan loket perizinan Dokumen job description petugas pelayanan perizinan pemanfaatan tenaga nuklir bidang fasilitas radiasi dan zat radioaktif Loket serah terima dokumen permohonan izin dan loket konsultasi perizinan Kurangnya sosialisasi tentang alur proses dan waktu pelayanan perizinan kepada pemohon izin Pemohon izin memiliki informasi yang cukup terkait waktu dan tahapan proses pelayanan izin Penetapan Service Level Arrangement untuk persetujuan kegiatan ekspor dan impor Peraturan Kepala Bapeten tentang Service Level Arrangement untuk persetujuan kegiatan ekspor dan impor Penetapan Janji Layanan untuk perizinan pemanfaatan tenaga nuklir Dokumen Janji Layanan untuk perizinan pemanfaatan tenaga nuklir Ketidakseragaman dokumen teknis yang disampaikan oleh Pemohon Terdapat keseragaman format dan isi dokumen teknis perizinan sehingga lebih memudahkan dalam evaluasi dan penilaian Penyusunan Panduan Penyusunan Dokumen Teknis Perizinan Dokumen pedoman penyusunan dokumen teknis (program proteksi dan keselamatan radiasi, program keamanan sumber radioaktif, laporan verifikasi keselamatan, laporan verifikasi keamanan sumber radioaktif, prosedur operasional)

35 72 No. Tujuan Kondisi Sebelumnya CSF Uraian Kegiatan Output/Produk Permohonan persetujuan ekspor/impor sumber radiasi pengion masih dilakukan secara manual (paperbased), sehingga membutuhkan waktu lebih lama untuk pemohon izin menyediakan dokumen hard copy dan verifikasi ke Bea Cukai Permohonan persetujuan ekspor/impor sumber radiasi pengion menjadi lebih cepat dengan proses online application. Pengembangan persetujuan impor/ekspor online Portal internet untuk permohonan online terkait persetujuan impor/ekspor Pengelolaan dokumen permohonan izin yang kurang rapi Kemudahan dalam pengelolaan dokumen permohonan izin beserta arsipnya Digitalisasi dokumen permohonan izin Dokumen permohonan izin bentuk digital Kesulitan dalam melakukan penelusuran dokumen permohonan izin Duplikasi dokumen permohonan izin karena belum ada fasilitas penyimpanan data elektronik Penyimpanan dokumen permohonan izin yang memerlukan ruangan lebih luas Ketidakseragaman format dan isi KATUN Keseragaman format KATUN sebagai identitas dokumen legal yang diterbitkan oleh Bapeten Penetapan KATUN yang seragam untuk semua jenis pemanfaatan Format KATUN yang seragam

36 73 No. Tujuan Kondisi Sebelumnya CSF Uraian Kegiatan Output/Produk Mekanisme pembayaran permohonan izin belum dimengerti oleh pemohon dengan baik Pemohon tidak salah dalam melakukan pembayaran biaya permohonan izin Penerapan Tagihan dan Pembayaran biaya izin menggunakan Sistem virtual account (Briva) Sistem virtual account (Briva) Terdapat pembayaran biaya permohonan izin yang rangkap Terjadi kesalahan pembayaran biaya permohonan izin Terdapat pengelolaan PNBP yang kurang transparan dan akuntabel Pengelolaan PNBP yang transparan dan akuntabel Penetapan Keputusan Kepala Bapeten tentang Pengelolaan PNBP Dokumen Prosedur Pengelolaan PNBP Keputusan Kepala Bapeten tentang Pengelolaan PNBP Dokumen Prosedur Pengelolaan PNBP Penggunaan sistem Balis Online masih belum optimal Sistem Balis Online yang informatif dan transparan, sehingga pemohon izin dapat memantau proses permohonan izin secara online Pengembangan dan Perbaikan Sistem Balis online Database Balis online yang lebih lengkap dan mudah diakses pemohon izin 2 Peningkatan Pelayanan Informasi Perizinan Pemanfaatan Tenaga Nuklir BidangFRZR Media penyediaan informasi terkait permohonan izin masih terbatas Media penyediaan informasi terkait status dan proses permohonan izin yang sedang Terpenuhinya semua informasi yang diperlukan oleh pemohon izin terkait dengan permohonan izin Pengembangan Help Desk Pengembangan SMS Center Pengembangan Center Help Desk SMS Center Center

37 74 No. Tujuan Kondisi Sebelumnya CSF Uraian Kegiatan Output/Produk diajukan oleh pemohon izin masih terbatas Pengembangan Balis Online Pengembangan leaflet/brosur/ banner Pengembangan Peta pemanfaatan Pengembangan situs internet Bapeten Pembinaan Sosialisasi proses perizinan Balis Online Leaflet/brosur/banner/ iklan Peta pemanfaatan sumber radiasi pengion Portal internet Bapeten Laporan hasil pembinaan/sosialisasi 4.5 Cost Benefit Analysis Metode CBA adalah pendekatan yang mencoba untuk menentukan atau menghitung nilai dari setiap elemen teknologi informasi yang memiliki kontribusi terhadap biaya yang dikeluarkan dan manfaat yang diperoleh (King et al, 1978). Pada mulanya, metode ini lahir untuk mengantisipasi banyaknya elemen terkait seperti manfaat dengan teknologi informasi yang tidak memiliki nilai pasar atau harga yang jelas. Contohnya adalah akan dinilai berapa manfaat implementasi sebuah sistem teknologi yang memiliki potensi untuk menyelamatkan nyawa satu orang? Di dalam CBA, elemen yang tidak memiliki value yang jelas dicoba untuk dicari nilai padanannya (dalam mata uang) dengan menggunakan berbagai teknik penilaian (valuation technique). Hasil dari biaya dan manfaat yang telah ditransfer ke dalam satuan mata uang tersebut selanjutnya dapat diproyeksikan ke dalam format alur kas (cash flow) atau dengan menggunakan metode standar ROI yang telah

38 75 dikenal luas. Kekuatan utama dari metode ini adalah karena telah berhasilnya manajemen dalam mengkuantifikasikan biaya dan manfaat yang bersifat tangible Identifikasi Biaya Pada bagian ini akan ditampilkan dengan rinci biaya-biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk investasi awal dari Modul Perizinan Dengan demikian perusahaan akan mengetahui seberapa besar biaya yang telah dikeluarkan dan demikian dapat memperhitungkan keuntungan yang ingin dicapai Analisis Biaya Pengembangan Dalam mengimplementasikan sebuah sistem, baik itu sistem sederhana maupun sistem yang kompleks seperti Modul Perizinan ini, pasti dibutuhkan sejumlah dana untuk mengembangkan proyek tersebut yang disebut sebagai biaya pengembangan (Development Cost). Biaya pengembangan itu dibagi menjadi beberapa kategori yaitu : biaya software, biaya hadware, biaya tenaga kerja dan biaya training. Berikut ini merupakan rincian biaya pengembangan Modul Perizinan B@LIS : 1. Biaya Pembelian Software Modul Perizinan B@LIS yang digunakan oleh pegawai BAPETEN dikembangkan sendiri oleh bagian Biro Data dan Informasi. Software yang digunakan untuk pengembangan Modul Perizinan B@LIS berbasis open source antara lain operating system pada server menggunakan paket Linux Server Ubuntu Hardy Heron LTS, database menggunakan MySQL, dan bahasa pemrograman menggunakan PHP 5.

39 76 Sehingga tidak ada biaya yang dikeluarkan untuk pembelian software dalam pengembangan sistem Modul Perizinan 2. Biaya Hardware Merupakan semua biaya yang berhubungan dengan pembelian peralatan fisik komputer. Rincian biaya perangkat keras yang dikeluarkan dapat dilihat pada tabel berikut. Tabel 4.6 Rincian Biaya Hardware No Hardware Pricing Price (IDR) QTY Amount (IDR) 1 Database Server Application Server Development Server Tape Backup Eksternal Storage Router HUB UPS Modem Switch Total Biaya Tenaga Kerja Merupakan biaya yang harus dikeluarkan untuk membayar upah tenaga kerja yang terlibat dalam proses pengembangan B@LIS. Biaya pengembangan Modul Perizinan B@LIS dialokasikan sebesar 75% dari keseluruhan biaya tenaga kerja untuk pengembangan B@LIS. Proyek ini dikerjakan selama 12 bulan. Tenaga kerja yang digunakan adalah Kepala Bagian Biro Data dan Informasi sebagai Project Manager, Kepala Subbagian Pengelolaan Data sebagai System Analyst, Staf Bagian Pengelolaan Data sebagai Database Analyst, Programmer dan Tester sedangkan Kepala Biro Perencanaan sebagai Project Administrator. Berikut adalah rincian biaya tenaga kerja yang dikeluarkan.

40 77 Tabel 4.7 Rincian Biaya Tenaga Kerja Resource Pricing Man Month Month Rate Amount (IDR) 1 Project Manager System Analyst Database Programmer Tester Project Admin Total Keseluruhan biaya tenaga kerja dalam pengembangan Modul Perizinan B@LIS sebesar 75% x Rp = Rp ,- Dari keseluruhan rincian biaya di atas, maka total biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan dalam pengembangan Modul Perizinan B@LIS yaitu sebesar Rp ,-. Berikut rincian biaya pengembangan Modul Perizinan B@LIS yang ditunjukkan pada tabel 4.8. Tabel 4.8 Lembar Kerja Biaya Pengembangan (Development Cost Worksheet) Keterangan Jumlah (IDR) 1. Biaya Software 0 2. Biaya Hardware Biaya Tenaga Kerja Total Analisis Biaya Berjalan Selain biaya investasi awal yang dikeluarkan terdapat juga biaya yang berjalan. Biaya berjalan dihitung 5 tahun setelah implementasi Modul Perizinan B@LIS dari tahun 2008 sampai dengan tahun Biaya berjalan ini terdapat dua jenis, yaitu biaya pemeliharaan (maintenance) dan biaya operasional. Penjelasannya sebagai berikut:

41 78 a. Biaya pemeliharaan (maintenance) Biaya pemeliharaan (maintenance) terdiri dari dua macam yaitu biaya pemeliharaan software (perangkat lunak) dan hardware (perangkat keras). 1. Biaya pemeliharaan software (piranti lunak) merupakan biaya pemeliharaan aplikasi yang di dapat dari biaya untuk melakukan pemeliharaan sistem. 2. Biaya pemeliharaan hardware (perangkat keras) merupakan biaya pemeliharaan server yang di dapat dari biaya untuk melakukan pemeliharaan hardware termasuk harddisk dan memory Keseluruhan biaya pemeliharaan software dan hardware yang dikeluarkan oleh perusahaan dalam pengembangan Modul Perizinan yaitu sebesar Rp ,- per tahun dengan asumsi kenaikan biaya sebesar 10% setiap tahunnya. b. Biaya operasional Biaya operasional ini terdiri dari : 1. Biaya pemakaian listrik 3 buah server dan 1 storage dengan daya masingmasing server 3000 W, dan tape backup dengan daya 500 W sehingga biaya operasional listrik pertahun dengan tarif dasar listrik per Januari 2008 yaitu sebesar Rp per kwh adalah 365 x 24 x 1 kwh x 9.5 x Rp. 885 = Rp ,-. 2. Biaya infrastruktur komunikasi meliputi pemakaian alokasi bandwith untuk Direktorat Perizinan Fasilitas Radiasi dan Zat Radioaktif (DPFRZR) dengan biaya sebesar Rp ,- per bulan sehingga biaya infrastruktur pertahun adalah 12 x Rp ,- = Rp ,-. Seiring dengan peningkatan

42 79 tingkat inflasi setiap tahunnya, maka harga produk dan jasa pun akan ikut mengalami peningkatan. Dengan perkiraan inflasi tahun 2009 dan 2010 adalah 4,67%, dan 4,82% dan asumsi inflasi tahun adalah 5,30%. Berikut rincian biaya yang sedang berjalan pada implementasi sistem Modul Perizinan selama 5 (lima) tahun ke depan yang ditunjukkan pada tabel 4.9 berikut ini : Jenis Biaya Tabel 4.9 Lembar Kerja Biaya Berjalan (Ongoing Expenses Worksheet) Biaya (dalam Rupiah) Total Pemeliharaan software dan hardware Pemakaian Listrik Pemakaian Internet Jumlah Identifikasi Manfaat Pada bagian ini akan dijelaskan manfaat-manfaat yang diperoleh BAPETEN setelah pengimplementasian Modul Perizinan B@LIS. Manfaat yang akan dihitung pada bagian ini terdiri merupakan Tangible Benefit. Dengan demikian, organisasi dapat memperoleh perkiraan manfaat yang diterima organisasi dalam perhitungan keuangan. Kuantifikasi manfaat langsung dilakukan untuk menentukan manfaat atau dampak langsung dan dapat diukur yang diperoleh dari pengimplementasian Modul Perizinan B@LIS pada BAPETEN. Berikut dijelaskan beberapa manfaat langsung dari pengimplementasian Modul Perizinan B@LIS tersebut.

43 Penghematan Kertas Setelah dilakukan wawancara terhadap pengguna sistem Modul Perizinan terjadi penghematan kertas sejak tahun pertama penerapan sistem ini. Sebelum adanya Modul Perizinan ini, aktivitas atau kegiatan bisnis Direktorat Perizinan Fasilitas Radiasi dan Zat Radioaktif (DPFRZR) masih belum terintegrasi dan untuk menghubungkan antara satu kegiatan bisnis dengan kegiatan bisnis lainnya masih menggunakan banyak kertas sehingga biaya yang dikeluarkan untuk pemakaian kertas juga besar. Selain itu, penggunaan kertas juga banyak dihabiskan untuk pembuatan surat menyurat yang berkaitan dengan pelayanan perizinan serta dalam pembuatan laporan dari tingkat Eselon 3 sampai dengan Eselon 1. Seringkali terjadi kesalahan dalam surat menyurat serta pembuatan laporan sehingga harus dibuat ulang dan dicetak dengan menggunakan kertas yang baru. Setelah menggunakan Modul Perizinan B@LIS, kesalahan-kesalahan tersebut dapat dikurangi, karena pembuatan surat telah menggunakan format baku yang telah ditetapkan di sistem. Sebelum menggunakan Modul Perizinan B@LIS, penggunaan kertas sebanyak 470 rim per tahun untuk pencetakan surat dan laporan yang berkaitan dengan pelayanan perizinan FRZR. Jika di asumsikan harga satu rim kertas Rp maka biaya untuk pemakaian kertas sebesar 470 x Rp = Rp ,-. Setelah menggunakan Modul Perizinan B@LIS, penggunaan kertas dalam setahun sebesar 210 x Rp = Rp ,- dikarenakan telah adanya format baku yang telah ditetapkan dalam pencetakan surat dan pembuatan laporan. Penghematan kertas per tahun yang didapat dengan adanya Modul Perizinan B@LIS Rp Rp = Rp ,-. Total biaya penghematan kertas per tahun sebesar Rp ,-. Untuk rincian penghematan biaya

44 81 penggunaan kertas untuk 5 (lima) tahun ke depan dapat dilihat pada tabel 4.10 dengan tingkat inflasi tahun 2009 dan 2010 adalah 4,67%, dan 4,82% dan asumsi inflasi tahun adalah 5,30%. Tabel 4.10 Rincian Penghematan Biaya Penggunaan Kertas Jenis Penghematan Penghematan biaya penggunaan kertas Biaya (dalam Rupiah) Total Penghematan Biaya Pencetakan Seiring dengan banyaknya penggunaan kertas maka berpengaruh langsung terhadap besarnya biaya untuk pencetakan karena adanya penggunaan tinta untuk pencetakannya. Untuk melakukan pencetakan, digunakan tinta warna hitam dengan harga satuan Rp ,-. Untuk menghasilkan keseluruhan surat dan laporan yang diperlukan dari aktivitas bisnis yang telah berjalan selama satu tahun membutuhkan 7 printer dengan penggantian tinta printer sebanyak 3 kali untuk masing-masing printer selama satu tahun. Jadi biaya pencetakan yang dikeluarkan sebelum menggunakan Modul Perizinan B@LIS sebesar Rp x 7 x 4 = Rp ,- Setelah perusahaan menggunakan Modul Perizinan B@LIS, maka terjadi penghematan penggunaan kertas dan otomatis juga akan menyebabkan terjadinya penghematan biaya untuk pencetakan surat-surat dan laporanlaporan untuk keperluan manajemen. Kebutuhan tinta printer untuk pencetakan yang dilakukan oleh Direktorat FRZR berkurang menjadi 2 kali penggantian untuk masingmasing printer selama satu tahun. Jadi biaya pencetakan yang dikeluarkan setelah

45 82 menggunakan Modul Perizinan sebesar Rp x 7 x 2 = Rp ,- Maka penghematan biaya untuk pencetakan yang terjadi pada tahun pertama penggunaan Modul Perizinan B@LIS sebesar Rp Rp = Rp ,- Untuk perkiraan biaya pencetakan 5 (lima) tahun ke depan dapat dilihat pada tabel 4.11 dengan tingkat inflasi tahun 2009 dan 2010 adalah 4,67%, dan 4,82% dan asumsi inflasi tahun adalah 5,30%. Jenis Penghematan Penghematan biaya untuk pencetakan Tabel Rincian Penghematan Biaya Pencetakan Biaya (dalam Rupiah) Total Penghematan Amplop Pengurangan pemakaian kertas juga berdampak pada pemakaian amplop yang digunakan untuk pengiriman. tetapi setelah menggunakan Modul Perizinan B@LIS berkurang menjadi 2 amplop. Sebelum menggunakan Modul Perizinan B@LIS setiap proses permohonan izin biasanya menggunakan 5 amplop, pemakaian amplop dalam setahun sebanyak 215 pak amplop. Jika di asumsikan harga satu pak amplop Rp maka biaya untuk pemakaian amplop sebesar 215 x Rp = Rp Setelah menggunakan Modul Perizinan B@LIS, penggunaan amplop dalam setahun sebesar 95 x Rp = Rp ,- dengan rincian pemakaian amplop untuk setiap proses permohonan izin yaitu 2 amplop. Penghematan amplop per tahun yang didapat dengan adanya Modul Perizinan B@LIS Rp Rp = Rp ,-. Total biaya penghematan amplop per tahun sebesar Rp ,-. Untuk perkiraan biaya

46 83 pemakaian amplop 5 (lima) tahun ke depan dapat dilihat pada tabel 4.12 dengan tingkat inflasi tahun 2009 dan 2010 adalah 4,67%, dan 4,82% dan asumsi inflasi tahun adalah 5,30%. Tabel Rincian Penghematan Amplop Jenis Penghematan Penghematan biaya untuk amplop Biaya (dalam Rupiah) Total Penghematan Biaya Pengiriman Pengurangan pemakaian amplop juga berdampak pada biaya pengiriman. Dari perhitungan penghematan amplop yang sudah dilakukan diatas, maka didapatkan bahwa dalam 1 tahun terdapat penghematan sebanyak pengiriman. Jika diasumsikan biaya pengiriman Rp. 3000,- per kirim, maka penghematan biaya pengiriman per tahun setelah adanya Modul Perizinan B@LIS x Rp.3000 = Rp ,- per tahun. Untuk perkiraan biaya pengiriman 5 (lima) tahun ke depan dapat dilihat pada tabel 4.8 dengan tingkat inflasi tahun 2009 dan 2010 adalah 4,67%, dan 4,82% dan asumsi inflasi tahun adalah 5,30%. Tabel Rincian Penghematan pengiriman Jenis Penghematan Penghematan biaya untuk pengiriman Biaya (dalam Rupiah) Total

47 84 Dengan adanya penerapan Modul Perizinan BAPETEN dapat melakukan penghematan langsung dalam beberapa hal, diantaranya penghematan biaya penggunaan kertas, pencetakan, pemakaian bantex, pemakaian amplop, dan biaya pengiriman. Total biaya penghematan yang didapat oleh BAPETEN dengan adanya penerapan Modul Perizinan selama lima tahun ke depan ( ) sebesar Rp ,-. Ringkasan hasil kuantifikasi manfaat langsung yang didapat dari adanya penerapan Modul Perizinan di BAPETEN dapat dilihat pada tabel 4.9. Jenis Penghematan Penghematan biaya penggunaan kertas Penghematan biaya untuk pencetakan Penghematan biaya untuk amplop Penghematan biaya untuk Pengiriman Total Penghematan Tabel Manfaat Tangible Measurable Biaya (dalam Rupiah) Total Analisis Value for Money Analisis Studi Value for Money (VFM) bertujuan untuk menilai sampai sejauh mana pengelola SI/TI telah berfungsi secara efisien dan juga untuk mengetahui dana yang telah dikeluarkan oleh instansi atau departemen tersebut sesuai dengan layanan (service) yang didapatkan. Value for Money (VFM) mempunyai 12 area yang menjelaskan perspektif-

48 85 perspektif spesifik yang digunakan untuk mengukur efisiensi pengelola SI/TI. Berikut merupakan 12 area tersebut : 1. Hardware 2. Software 3. Staffing 4. Service levels 5. Security 6. Technical Support 7. User support 8. Costs and charges 9. Application systems development 10. Networks 11. Integration with the rest of organization 12. The information systems plan. Untuk melakukan analisis terhadap masing-masing area tersebut diperlukan penjabaran komponen yang dapat menjadi kriteria penilaian. Setiap area yang ada akan dipecah menjadi beberapa komponen dan setiap komponen terdapat pertanyaan kuisioner yang digunakan untuk mengukur nilai setiap komponen. Berikut merupakan tabel yang menjelaskan tentang setiap komponen yang ada pada masing-masing area yaitu:

49 86 Tabel 4.15 Hasil Perhitungan Analisis Value for Money No. Area Bagian Data dan Informasi BAPETEN 1 Hardware Software Staffing Service level Security Technical support User support Cost and charges Application Networks Integration IS Planning 3.5 Berdasarkan dari tabel 4.15, maka dapat digambarkan wheel diagram yang dapat menjelaskan nilai dari masing-masing area Gambar 4.10 Grafik roda hasil perhitungan dari analisis Value for Money Menurut dari hasil pengukuran analisis value for money yang digambarkan pada wheel diagram, maka dapat disimpulkan bahwa rata-rata area sudah cukup baik, namun terdapat beberapa poin yang kurang dan yang perlu ditindaklanjuti, yaitu:

50 87 1. Nilai area technical support merupakan nilai area terkecil dengan nilai Hal yang menyebabkan nilai tersebut adalah belum sesuainya anggaran untuk pengembangan infrastruktur IT dan pengembangan SI ke depan. 2. Nilai area staffing merupakan nilai terendah kedua yang terdapat pada Bagian Data dan Informasi yaitu 2.8 Hal ini disebabkan oleh kurangnya sumber daya manusia dalam bidang TI yang mengakibatkan kinerja TI belum optimal hal ini disebabkan karena responden menilai kurangnya penyelenggaraan pelatihan untuk menunjang keahlian karyawan di bidang IT. 4.7 Pengukuran IT Balanced Scorecard Menentukan Tujuan Strategis TI Untuk menentukan tujuan strategis TI maka dapat dilakukan dengan melakukan analisis visi dan misi TI yang mengacu pada visi Direktorat Perizinan Fasilitas Radiasi dan Zat Radioaktif. Berikut adalah visi, misi, dan strategi TI: a. Visi Terwujudnya keselamatan, keamanan, dan ketenteraman dalam pemanfaatan tenaga Nuklir dengan adanya pelayanan prima dalam perizinan pemanfaatan sumber zat radioaktif

51 88 b. Misi 1. Penyelenggaraan pelayanan perizinan pemanfaatan sumber radiasi pengion sesuai sistem standar pelayanan. 2. Penyelenggaraan pelayanan penerbitan ketetapan yang terkait dengan perizinan dan keselamatan pengangkutan zat radioaktif sesuai sistem standar pelayanan. 3. Perancangan, pengembangan, dan pemeliharaan sistem pelayanan perizinan. c. Strategi TI 1. Mengembangkan jaringan, infrastruktur TI, dan sistem informasi manajemen perizinan berbasis teknologi open source. 2. Memelihara dan mengelola data serta informasi dan sumber daya infrastruktur untuk menjamin ketersediaannya dalam mendukung pelayanan perizinan. 3. Menanggulangi setiap permasalahan pada sistem secara cepat dan tepat. 4. Memiliki sumber daya manusia yang berkualitas serta sesuai dalam mendukung pengembangan sistem perizinan berbasis software open source. 5. Memastikan mempunyai data, informasi, dan laporan yang dibutuhkan secara cepat dan akurat.

52 Pemetaan pada perspektif IT Balanced Scorecard Tujuan strategis TI merupakan perumusan dari strategi TI pada masing-masing perspektif IT Balanced Scorecard. Perumusan tujuan strategi TI dapat dilihat pada tabel berikut ini : IT Balanced Scorecard Perspektif Kontribusi Instansi Tabel 4.16 Perumusan Tujuan Strategi TI Strategi Menggunakan jaringan, infrastruktur, dan sistem informasi manajemen perizinan yang tepat Memelihara dan mengembangkan sistem informasi dan infrastruktur berbasis open source software Tujuan Strategi Kontribusi fungsi TI Pengendalian biaya TI Perspektif Orientasi Pengguna Perspektif Penyempurnaan Operasional Perspektif Orientasi Masa Depan Mengatasi setiap permasalahan pada sistem secara cepat dan tepat Memiliki sumber daya manusia yang berkualitas serta sesuai dengan kebutuhan Memastikan mempunyai data, informasi, dan laporan yang dibutuhkan secara cepat dan akurat Mengatasi setiap permasalahan pada sistem secara cepat dan efisien Memelihara dan mengembangkan sistem informasi dan sumber daya infrastruktur Memiliki sumber daya manusia yang berkualitas serta sesuai dengan kebutuhan Penggunaan software legal di dalam setiap pembangunan layanan sistem informasi perizinan. Peningkatkan kepuasan pengguna Peningkatan kemampuan pengguna Peningkatan produktivitas pengguna Pengelolaan masalah Efisiensi operasional Efisiensi pengembangan aplikasi Peningkatan penggunaan software legal Peningkatan kemampuan karyawan Mengembangkan sistem dan infrastruktur TI berbasis open source technology

53 Peta Strategi IT Balanced Scorecard Gambar 4.11 Peta Strategi IT Balanced Score Card Pada Gambar 4.11 menjelaskan bahwa terdapat hubungan sebab akibat antara tujuan strategis yang ada pada masing-masing perspektif IT Balanced Scorecard yang menjadikan peta strategi. Tujuan strategis yang ada pada perspektif orientasi pengguna,

54 91 penyempurnaan operasional, dan orientasi masa depan harus bertujuan untuk mencapai tujuan strategis dari perspektif kontribusi instansi. Berikut merupakan keterangan dari hubungan diagram sebab akibat yaitu: 1. Mengembangkan sistem dan infrastruktur TI Peningkatan kualitas TI Dengan adanya pengembangan sistem dan infrastruktur TI yang semakin maju maka dapat meningkatkan layanan sistem perizinan. 2. Mengembangkan sistem dan infrastruktur TI menggunakan jaringan, infrastruktur, dan sistem informasi perizinan yang tepat Dengan mengembangkan sistem dan infrastruktur TI yang ada pada bagian sistem manajemen perizinan maka akan dapat mengoptimalkan penggunaan jaringan, infrastruktur, dan sistem informasi yang ada. 3. Peningkatan kemampuan karyawan Pengelolaan masalah Dengan adanya pelatihan-pelatihan terhadap karyawan TI, akan dapat meningkatkan kemampuan dalam mengelola dan menerapkan teknologi open source sehingga nanatinya mampu menangani masalah dalam layanan TI dengan lebih cepat dan efisien. 4. Peningkatan kemampuan karyawan Efisiensi operasional Dengan peningkatan kemampuan karyawan TI maka maka karyawan tersebut akan dapat melakukan pekerjaannya secara efisien. 5. Peningkatan kualitas TI Pengelolaan masalah Dengan semakin meningkatnya kualitas TI maka dalam menghadapi masalah layanan TI dapat diatasi dengan lebih cepat. 6. Efisiensi pengembangan aplikasi Efisiensi operasional

55 92 Dengan adanya pengembangan aplikasi yang sesuai maka kegiatan yang manual dapat dilakukan dengan lebih cepat melalui adanya aplikasi. 7. Pengelolaan masalah Peningkatan kepuasan pengguna Dengan adanya pengelolaan masalah dalam layanan perizinan yang cepat yang dapat dibutuhkan pengguna dalam pekerjaannya maka akan meningkatkan kepuasan pengguna 8. Efisiensi operasional Peningkatan kepuasan pengguna Dengan adanya efisiensi operasional yang baik maka tingkat kepuasan pengguna akan meningkat. 9. Efisiensi operasional Memelihara dan mengembangkan sistem informasi dan sumber daya infrastruktur Dengan adanya efisiensi operasional yang berjalan baik maka akan membantu mempermudah dalam pemeliharaan dan pengembangan SI/TI 10. Efisiensi pengembangan aplikasi Peningkatan produktivitas pengguna Dengan adanya efisiensi pengembangan aplikasi yang baik dan sesuai maka akan dapat membantu pekerjaan pengguna sehingga terjadinya peningkatan produktivitas pengguna. 11. Peningkatan kemampuan pengguna Peningkatan kepuasan pengguna Dengan adanya pelatihan yang meningkatkan kemampuan pengguna terhadap aplikasi sistem informasi dan pengelolaan infrastruktur maka tingkat kepuasan pengguna akan bertambah. 12. Peningkatan kemampuan pengguna Peningkatan produktivitas pengguna

56 93 Semakin tingginya tingkat keahlian pengguna akan pemanfaatan sistem maka semakin meningkatkan produktivitas dalam menjalankan setiap aktifitas dalam proses bisnis. 13. Peningkatan kemampuan pengguna Memiliki sumber daya manusia yang berkualitas serta sesuai dalam pelaksanaannya Dengan peningkatan kemampuan pengguna yang semakin baik maka akan memastikan dan menjamin sumber daya manusia berkualitas serta sesuai dengan kebutuhan. 14. Peningkatan produktivitas pengguna Kontribusi fungsi TI Dengan semakin banyaknya produktivitas pengguna terhadap sistem dan infrastruktur maka TI memberikan kontribusi yang besar terhadap bagian sistem manajemen perizinan. 15. Peningkatan produktivitas pengguna Pengendalian biaya TI Dengan semakin meningkatnya produktivitas pengguna terhadap sistem maka dapat membantu instansi dalam mengendalikan biaya TI. 16. Kontribusi fungsi TI Memastikan mempunyai data, informasi, dan laporan yang dibutuhkan secara cepat dan akurat Kontribusi fungsi TI yang semakin besar sudah pasti memberikan manfaat untuk memastikan mempunyai data, informasi, dan laporan yang dibutuhkan secara cepat dan akurat. 17. Pengendalian biaya TI Menanggulangi setiap permasalahan pada sistem secara cepat dan tepat.

57 94 Untuk mengendalikan biaya TI maka instansi harus mempunyai strategi untuk menanggulangi setiap gangguan atau permasalahan pada sistem secara cepat dan tepat agar tidak mengganggu kegiatan operasional yang dapat memperlambat proses pelayanan perizinan Ukuran Strategis dan Sasaran Strategis IT Balanced Scorecard Setiap perspektif tujuan strategis dari IT Balanced Scorecard akan dijabarkan menjadi beberapa ukuran strategis. Setiap ukuran strategis memiliki sasaran strategis seperti yang terdapat pada tabel : Tabel 4.17 Ukuran dan Strategis IT Balanced Scorecard Ukuran Strategi Sasaran Strategis 1. Perspektif kontribusi Instansi A. Kontribusi Fungsi TI A.1.% Proses bisnis Bagian Sistem Informasi Manajemen Perizinan yang menggunakan aplikasi sistem informasi 90 % A.2. % Ketersediaan Hardware 90 % B. Pengendalian Biaya TI B.1. % Anggaran TI yang digunakan 96 % 2. Perspektif Orientasi Pengguna A. Meningkatkan Kepuasan Pengguna A.1. % Tingkat kepuasan pengguna terhadap kemudahan penggunaan aplikasi A.2. % Tingkat kepuasan pengguna terhadap kinerja aplikasi sistem informasi A.3. % Tingkat kepuasan pengguna terhadap solusi yang diberikan 90 % 90 % 90 % B. Meningkatkan Kemampuan Pengguna B.1. % Pelaksanaan pelatihan pengguna 90 % B.2. % Tingkat pemahaman pengguna terhadap aplikasi 90 %

58 95 Ukuran Strategi Sasaran Strategis sistem informasi C. Meningkatkan Produktivitas Pengguna C.1. % Tingkat ketepatan waktu dalam penyelesaian pekerjaan C.2. % Pengurangan tingkat kesalahan pengguna dalam pekerjaan. 90 % 90 % C.3.% Tingkat output yang sesuai dengan yang diharapkan 90 % 3. Perspektif Penyempurnaan Operasional A. Pengelolaan Masalah A.1. % Masalah yang diselesaikan tepat waktu. 95 % B. Efisiensi Operasional B.1. % Tingkat kelancaran koneksi jaringan 95 % C. Efisiensi Pengembangan Aplikasi C.1. Lama pengembangan aplikasi 6 bulan C.2. % Biaya pengembangan aplikasi yang terealisasi 90 % C.3. Tingkat ketepatan waktu dalam pengembangan aplikasi sistem informasi 90 % 4. Perspektif Orientasi Masa Depan A. Peningkatan Kualitas TI A.1. % Staf TI yang berpendidikan minimal S1 100 % A.2. % Staf TI yang memiliki sertifikasi pelatihan 80 % A.3. % Penggunaan software open source 90 % B. Peningkatan Kemampuan Karyawan B.1. Frekuensi pelatihan staf TI B.2. Frekuensi pelatihan pengguna C. Mengembangkan Sistem dan Infrastruktur TI C.1.Tingkat pengembangan infrastruktur TI yang sering dilakukan 2 kali dalam setahun 2 kali dalam setahun tiap 1 tahun

59 Instrumen Pengukuran Ukuran Strategis Teknik pengukuran strategis pada IT Balanced Scorecard yang digunakan yaitu interview. Pengukuran ini bermanfaat untuk mengukur perencanaan bakuan strategi yang ada pada Bagian Sistem Manajemen Perizinan apakah sudah berjalan dengan efektif Penentuan Sasaran Dari Tiap Ukuran Strategis IT Balanced Scorecard Setelah menentukan tujuan dan ukuran strategis pada tiap perspektif, selanjutnya akan ditentukan sasaran strategis yang ingin dicapai departemen bagi tiap ukuran strategis. 1. Perspektif Kontribusi Instansi Ukuran dan sasaran strategis dari perspektif kontribusi Instansi adalah: A. Kontribusi Fungsi TI A.1. % Proses bisnis Bagian Sistem Informasi Manajemen Perizinan yang menggunakan aplikasi sistem informasi Bertujuan untuk mengetahui setiap proses bisnis yang sudah direalisasikan dalam aplikasi sistem informasi. Sasaran strategis: 90 % A.2. % Ketersediaan Hardware Bertujuan untuk mengetahui ketersediaan Hardware yang digunakan untuk menunjang kegiatan yang ada di BAPETEN. Sasaran strategis : 90 %. B. Pengendalian Biaya TI B.1. % Anggaran TI yang digunakan

60 97 Bertujuan untuk mengetahui anggaran TI yang telah digunakan dengan membandingkan anggaran yang telah direncanakan. Sasaran strategis : 96 % 2. Perspektif Orientasi Pengguna Ukuran dan sasaran strategis dari perspektif orientasi pengguna adalah: A. Meningkatkan Kepuasan User A.1. % Tingkat kepuasan pengguna terhadap kemudahan penggunaan aplikasi. Bertujuan untuk mengetahui tingkat kepuasan pengguna dalam menggunakan aplikasi pada Bagian Sistem Informasi Manajemen Perizinan Sasaran strategis : 90 % A.2. % Tingkat kepuasan pengguna terhadap kinerja aplikasi sistem informasi. Bertujuan untuk mengetahui tingkat kepuasan pengguna terhadap kinerja dalam penggunaan aplikasi untuk mendukung kegiatan pada Bagian Sistem Informasi Manajemen Perizinan. Sasaran strategis: 90 % A.3. % Tingkat kepuasan pengguna terhadap solusi yang diberikan. Bertujuan untuk mengetahui tingkat kepuasan pengguna terhadap solusi yang diberikan oleh bagian TI ketika terjadi problem.

61 98 Sasaran strategis : 90 % B. Meningkatkan Kemampuan pengguna B.1. % Pelaksanaan pelatihan pengguna. Bertujuan untuk meningkatkan kemampuan pengguna pada aplikasi sistem informasi. Sasaran strategis : 90 % dari rencana pelatihan. B.2. % Tingkat pemahaman pengguna terhadap aplikasi sistem informasi. Bertujuan untuk mengukur dan mengetahui sampai sejauh mana pemahaman user dalam menggunakan aplikasi sistem informasi untuk mengerjakan tugasnya. Setelah melakukan pelatihan kepada pengguna, maka perlu diadakan pengukuran untuk mengetahui tingkat pemahaman pengguna terhadap pemakaian aplikasi tersebut. Sasaran strategis: 90 % C. Meningkatkan Produktivitas pengguna C.1. % Tingkat ketepatan waktu dalam penyelesaian pekerjaan. Bertujuan untuk mengetahui banyaknya pekerjaan yang dapat diselesaikan tepat waktu dengan memakai aplikasi SI. Banyaknya pekerjaan yang selesai tepat waktu akan dapat meningkatkan produktivitas pengguna. Sasaran strategis : 90 %

62 99 C.2. % Pengurangan tingkat kesalahan pengguna dalam pekerjaan. Bertujuan untuk mengetahui berapa banyak kesalahan input data yang berkurang yang dilakukan oleh pengguna pada saat menggunakan aplikasi. Dengan berkurangnya kesalahan yang dilakukan oleh pengguna maka dapat meningkatkan produktivitas. Sasaran strategis : 90 % C.3. % Tingkat output yang sesuai dengan yang diharapkan. Bertujuan untuk mengetahui banyaknya output yang dihasilkan aplikasi sistem informasi dalam bentuk laporan yang sesuai dengan yang diharapkan. Sasaran strategis : 90 % 3. Perspektif Penyempurnaan Operasional Ukuran dan sasaran strategis dari perspektif orientasi penyempurnaan operasional adalah: A. Pengelolaan Masalah A.1. % Masalah yang terselesaikan tepat waktu. Bertujuan untuk mengetahui banyaknya problem yang berkaitan dengan aplikasi sistem informasi yang dapat diselesaikan tepat waktu oleh staf bagian TI. Sasaran strategis: 90 % B. Efisiensi Operasional

63 100 B.1. % Tingkat kelancaran koneksi jaringan Bertujuan untuk mengukur kelancaran koneksi jaringan yang ada pada Bagian Sistem Informasi dan Perpusatakaan untuk mendukung kegiatan operasional. Perhitungan dilakukan berdasarkan downtime yang terjadi. Sasaran strategis: 90 % C. Efisiensi Pengembangan Aplikasi C.1. Lama pengembangan aplikasi. Bertujuan untuk mengetahui waktu yang dibutuhkan oleh bagian TI dalam menyelesaikan pengembangan aplikasi. Sasaran strategis : 6 bulan C.2. % Biaya pengembangan aplikasi yang terealisasi Bertujuan untuk mengetahui banyaknya biaya yang digunakan dalam pengembangan aplikasi yang sudah terealisasi yang ditangani oleh Bagian Sistem Informasi dan Perpusatakaan. Sasaran strategis : 90 % dari anggaran C.3. Tingkat ketepatan waktu dalam pengembangan aplikasi sistem informasi Bertujuan untuk mengetahui ketepatan waktu dalam proses penyelesaian pengembangan aplikasi. Sasaran strategis : 90 %

64 Perpektif Orientasi Masa Depan Ukuran dan sasaran strategis dari perspektif orientasi masa depan adalah: A. Peningkatan Kualitas TI A.1. % Staf TI yang berpendidikan minimal S1 Bertujuan untuk mengetahui jumlah staf TI yang memiliki pendidikan minimal S1. Pengukuran dilakukan berdasarkan jumlah staf yang berpendidikan minimal S1 dibandingkan jumlah keseluruhan staf pada divisi TI. Sasaran strategis : 90 % A.2. % Staf TI yang memiliki sertifikasi pelatihan Bertujuan untuk mengetahui jumlah staf TI yang memiliki sertifikasi pelatihan. Sasaran strategis : 90 % A.3. % Penggunaan software legal. Bertujuan untuk mengetahui seberapa banyak software open source yang digunakan dalam pembangunan sistem informasi. Sasaran stategis : 90 % B. Peningkatan Kemampuan Karyawan B.1. Frekuensi pelatihan staf TI Bertujuan untuk mengetahui seberapa sering staf TI diberikan pelatihan yang dapat menambah pengetahuan dan keahlian

65 102 mengenai penggunaan dan penyelesaian masalah yang berkaitan dengan infrastruktur teknologi. Sasaran strategis : 2 kali dalam setahun. B.2. Frekuensi pelatihan pengguna Bertujuan untuk mengetahui seberapa sering pengguna diberikan pelatihan yang dapat menambah pengetahuan mengenai feature baru dari layanan sistem informasi. Sasaran strategis: 2 kali dalam setahun C. Mengembangkan Sistem dan Infrastruktur TI C.1. Tingkat pengembangan infrastruktur TI yang sering dilakukan Bertujuan untuk mengetahui seberapa sering Bagian Sistem Informasi Manajemen Perizinan melakukan pengembangan terhadap aplikasi dan infrastruktur yang ada agar dapat memenuhi kebutuhan dan juga meningkatkan kinerja. Sasaran strategis : tiap 2 tahun Hasil Pengukuran Kinerja Sistem 1. Perspektif Kontribusi Instansi A. Kontribusi Fungsi TI A.1. % Proses bisnis Bagian Sistem Informasi Manajemen Perizinan yang menggunakan aplikasi Sistem Informasi

66 103 Berdasarkan informasi yang diperoleh dari Bagian Data dan Informasi, sekitar 85 % proses bisnis Bagian Sistem Informasi Manajemen Perizinan sudah menggunakan aplikasi. Sasaran strategis: 90 % Hasil pencapaian: 85 % A.2. % Ketersediaan Hardware Berdasarkan informasi yang diperoleh dari Bagian Datadan Informasi, ketersediaan Hardware terpenuhi 80% terhadap kebutuhannya. Sasaran strategis: 90 % Hasil pencapaian: 80 % Berikut ini adalah hasil dari pengukuran perspektif kontribusi Instansi: Tabel 4.18 Hasil Pengukuran Perspektif Kontribusi Instansi Ukuran Strategis Sasaran Hasil Pencapaian Strategis Pengukuran A. Kontribusi Fungsi TI A.1. % Proses bisnis Bagian Sistem 90 % 85% 85 % Informasi Manajemen Perizinan yang menggunakan aplikasi Sistem Informasi A.2. % Ketersediaan Hardware 90% 80% 80% Rata-rata 82.5%

67 104 B. Pengendalian Biaya TI B.1.% Anggaran TI yang digunakan Untuk mengetahui anggaran TI yang digunakan, informasi didapatkan dari pertanyaan yang digunakan yaitu : Berapa presentase anggaran TI yang sudah terealisasi? Dari hasil interview diketahui bahwa presentase anggaran TI yang digunakan adalah 90 % Sasaran strategis: 96 % 2. Perspektif Orientasi Pengguna A. Meningkatkan Kepuasan Pengguna A.1. % Tingkat kepuasan pengguna terhadap kemudahan penggunaan aplikasi. Untuk mengetahui kepuasan pengguna terhadap kemudahan penggunaan aplikasi untuk mendukung kegiatan Manajemen Perizinan di BAPETEN informasi didapatkan dari interview. Dari hasil interview tersebut diperoleh informasi sebagai berikut: Pertanyaan interview : Berapa presentase kepuasan pengguna dalam penggunaan aplikasi? Hasil Interview : Tingkat kepuasan pengguna terhadap kemudahan penggunaan aplikasi yaitu 90%

68 105 A.2. % Tingkat kepuasan pengguna terhadap kecepatan kinerja aplikasi sistem informasi perizinan. Untuk mengetahui kepuasan pengguna terhadap kinerja aplikasi sistem informasi dilakukan dengan interview terhadap pengguna aplikasi. Dari hasil interview tersebut diperoleh informasi sebagai berikut : Pertanyaan interview: Berapa lama rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk membuka halaman web pada saat akan menggunakan aplikasi sistem informasi melalui web browser? Hasil interview: Untuk aplikasi yang digunakan pada B@lis Online sudah berbasiskan web jadi, lama rata-rata waktu proses halaman web kurang dari 30 detik. Bobot penilaian: Kurang dari atau sama dengan 1 menit, memiliki bobot 4. 1 sampai 5 menit, memiliki bobot 3. 6 sampai 10 menit, memiliki bobot 2. Lebih dari 10 menit, memiliki bobot 1. Hasil Analisa : Kurang dari atau sama dengan 1 menit, memiliki bobot 4. Pertanyaan interview: Apakah anda sudah merasa puas dengan kecepatan waktu akses halaman web tersebut? Hasil interview: Sampai sejauh ini untuk kecepatan waktu akses halaman web memuaskan.

69 106 Bobot penilaian: Memuaskan (> 75%), memiliki bobot 4. Cukup memuaskan (51 75%), memiliki bobot 3. Kurang memuaskan (26 50%), memiliki bobot 2. Tidak memuaskan ( 25%), memiliki bobot 1. Hasil Analisa: Cukup memuaskan (51 75%), memiliki bobot 3. Hasil keseluruhan:(bobot pertanyaan 1 + bobot pertanyaan 2) / 2 = (4+3) / 2 = 3.5 (87.5%) A.3. % Tingkat Kepuasan pengguna terhadap solusi yang diberikan Pengukuran presentase tingkat kepuasan pengguna terhadap solusi yang diberikan oleh bagian TI, dilakukan dengan interview terhadap pengguna. Dari hasil interview tersebut diperoleh informasi sebagai berikut : Pertanyaan interview: Berapa lama waktu yang dibutuhkan oleh bagian TI dalam memberikan solusi terhadap masalah yang ada? Hasil interview: Untuk setiap masalah yang ada sebisa mungkin langsung di follow-up untuk proses penyelesaian masalah tersebut dan tergantung dari kompleksitas masalah yang terjadi. Biasanya hanya dalam waktu kurang dari 1 hari dan paling lama waktu terjadi masalah reparasi yaitu 1-2 hari. Bobot penilaian:

70 107 1 hari atau kurang dari sehari, memiliki bobot 4. 2 hari, memiliki bobot 3. 3 hari, memiliki bobot 2. Lebih dari 3 hari, memiliki bobot 1. Hasil Analisa: 2 hari, memiliki bobot 3 (75%) B. Meningkatkan Kemampuan Pengguna B.1. % Pelaksanaan pelatihan pengguna. Untuk mengukur seberapa besar pelatihan pengguna yang terealisasi. Dari hasil interview tersebut diperoleh informasi sebagai berikut: Pertanyaan interview: Berapa presentase realisasi pelaksanaan pelatihan yang dilakukan dari rencana pelatihan yang telah ditetapkan? Hasil interview: Setiap tahun pasti ada rencana pelatihan dan selalu terselenggara dengan baik. Karena semua staf harus memahami cara penggunaan aplikasi yang ada agar dapat mengelola data dengan baik. Bobot penilaian: %, memiliki bobot %, memiliki bobot %, memiliki bobot %, memiliki bobot 1. Hasil Analisa: %, memiliki bobot 4

71 108 B.2. % Tingkat pemahaman pengguna terhadap aplikasi sistem informasi. Pengukuran persentase tingkat pemahaman pengguna terhadap aplikasi sistem informasi, dilakukan dengan interview terhadap pengguna. Dari hasil interview tersebut diperoleh informasi sebagai berikut: Pertanyaan interview: Berapa besar tingkat pemahaman anda setelah mendapatkan pelatihan mengenai aplikasi sistem informasi yang ada di Bagian Sistem Manajemen Perizinan? Hasil interview: Untuk tingkat pemahaman setelah mengikuti pelatihan penggunaan aplikasi yaitu cukup mengerti. Bobot penilaian: Sangat memahami (76 100%), memiliki bobot 4. Cukup memahami (51 75%), memiliki bobot 3. Kurang memahami (26 50%), memiliki bobot 2. Tidak memahami (0 25%), memiliki bobot 1. Hasil Analisa: Cukup memahami (51-75%), memiliki bobot 3. Pertanyaan interview: Seberapa sering anda pernah mengajukan pertanyaan mengenai aplikasi sistem informasi ke Bagian Data dan Informasi dalam sebulan?

72 109 Hasil interview: Pengajuan pertanyaan terhadap masalah penggunaan aplikasi sekitar 10 kali dalam sebulan. Bobot penilaian: 0 5 kali sebulan, memiliki bobot kali sebulan, memiliki bobot kali sebulan, memiliki bobot kali sebulan, memiliki bobot 1. Hasil Analisa: 6-10 kali sebulan, memiliki bobot 3. Pertanyaan interview: Seberapa sering anda melakukan keluhan masalah terhadap divisi TI dalam sebulan? Hasil interview: Biasanya untuk pengajuan keluhan dalam sebulan antara 0-3 kali sebulan. Bobot penilaian: 0 3 kali sebulan, memiliki bobot kali sebulan, memiliki bobot kali sebulan, memiliki bobot 2. Lebih dari 11 kali sebulan, memiliki bobot 1. Hasil Analisa: 4-7 kali sebulan, memiliki bobot 3. Hasil keseluruhan:(bobot pertanyaan 1 + bobot pertanyaan 2 + bobot pertanyaan 3) / 3 = (3+3+3) / 3 = 3.33 (83.25 %) C. Meningkatkan Produktivitas Pengguna C.1. % Tingkat ketepatan waktu dalam penyelesaian pekerjaan.

73 110 Pengukuran presentase ketepatan waktu terhadap penyelesaian pekerjaan pengguna, dilakukan dengan interview terhadap pengguna dari aplikasi sistem informasi. Dari hasil interview tersebut diperoleh informasi sebagai berikut: Pertanyaan interview: Berapa presentase pekerjaan yang anda lakukan selesai tepat waktu dengan menggunakan aplikasi sistem informasi dalam sebulan? Hasil interview: Setiap pekerjaan sekarang sudah menggunakan aplikasi dan aplikasi ini sangat membantu untuk menyelesaikan permasalahan yang ada sehingga dapat selesai tepat waktu. Bobot penilaian: % tepat waktu, memiliki bobot % tepat waktu, memiliki bobot % tepat waktu, memiliki bobot % tepat waktu, memiliki bobot 1. Hasil Analisa: % tepat waktu, memiliki bobot 4. C.2. %Pengurangan tingkat kesalahan pengguna dalam pekerjaan. Pengukuran presentase pengurangan tingkat kesalahan yang dilakukan pengguna dalam menggunakan aplikasi sistem informasi. Dari hasil interview tersebut diperoleh informasi sebagai berikut:

74 111 Pertanyaan interview: Berapa banyak kesalahan input yang dilakukan pengguna saat menggunakan aplikasi dalam sebulan? Hasil interview: Kesalahan yang dilakukan saat penggunaan aplikasi sekitar 8-11 kali sebulan. Bobot penilaian: 0 3 kali sebulan, memiliki bobot kali sebulan, memiliki bobot kali sebulan, memiliki bobot 2. Lebih dari 11 kali sebulan, memiliki bobot 1. Hasil Analisa: 8-11 kali sebulan, memiliki bobot 2. C.3. % Tingkat output yang sesuai dengan yang diharapkan Pengukuran presentase tingkat output seperti laporan yang dibuat sesuai dengan yang diharapkan,dilakukan dengan interview terhadap pengguna aplikasi sistem informasi di Bagian Sistem Informasi dan Perpusatakaan. Dari hasil interview tersebut diperoleh informasi sebagai berikut: Pertanyaan interview: Berapa presentase laporan yang dihasilkan aplikasi sistem informasi telah sesuai dengan yang diharapkan? Hasil interview: Aplikasi yang sudah ada sekarang sudah memenuhi untuk membuat laporan yang baik dan sesuai dengan kebutuhan dari pengguna.

75 112 Bobot penilaian: % (memenuhi), memiliki bobot % (lumayan memenuhi), memiliki bobot % (kurang memenuhi), memiliki bobot % (tidak memenuhi), memiliki bobot 1. Hasil Analisa: % (memenuhi), memiliki bobot 4. Pertanyaan interview: Berapa presentase output atau hasil dari pemrosesan data menggunakan aplikasi sudah dapat mendukung kegiatan-kegiatan dalam proses bisnis Bagian Sistem Informasi Manajemen Perizinan? Hasil interview: Hasil dari pemrosesan data dengan penggunaan aplikasi yang ada lumayan mendukung kegiatan-kegiatan dalam proses bisnis yang ada pada Bagian Sistem Informasi Manajemen Perizinan. Bobot penilaian: % (mendukung), memiliki bobot % (lumayan mendukung), memiliki bobot % (kurang mendukung), memiliki bobot % (tidak mendukung), memiliki bobot 1. Hasil Analisa: 51 75% (lumayan mendukung), memiliki bobot 3. Hasil keseluruhan : (bobot pertanyaan 1 + bobot pertanyaan 2) / 2 = (4+3) / 2 = 3.5 (87.5%)

76 113 Berikut ini adalah hasil dari pengukuran perspektif orientasi pengguna: Tabel 4.19 Hasil Pengukuran Perspektif Orientasi Pengguna Ukuran Strategis A. Meningkatkan Kepuasan Pengguna A.1. % Tingkat kepuasan pengguna terhadap kemudahan penggunaan aplikasi A.2. % Tingkat kepuasan pengguna terhadap kinerja aplikasi sistem informasi A.3. % Tingkat Kepuasan pengguna terhadap solusi yang diberikan Sasaran Strategis Hasil Pengukuran Pencapaian 90 % 90 % 90 % 90 % 87.5 % 87.5 % 90 % 75% 75% Rata-rata 84.16% B. Meningkatkan Kemampuan Pengguna B.1. % Pelaksanaan pelatihan pengguna 90 % 100% 100 % B.2. % Tingkat pemahaman pengguna terhadap aplikasi sistem informasi 90 % 83.25% % C. Meningkatkan Produktivitas Pengguna C.1. % Tingkat ketepatan waktu dalam penyelesaian pekerjaan C.2. % Pengurangan tingkat kesalahan pengguna dalam pekerjaan. C.3. % Tingkat output yang sesuai dengan yang diharapkan Rata-rata 91.62% 100 % 100 % 100 % 100 % 75 % 75 % 100 % 87.5 % 87.5 % Rata-rata 87.5 % Rata-rata keseluruhan 87.76% 3. Penyempurnaan Operasional A. Pengelolaan Masalah A.1. % Masalah yang diselesaikan tepat waktu. Untuk mengetahui kecepatan bagian TI dalam menanggani masalah yang berhubungan dengan aplikasi, informasi didapatkan

77 114 dengan cara interview. Dari hasil interview tersebut diperoleh informasi sebagai berikut: Pertanyaan interview: Berapa banyak masalah yang diselesaikan tepat waktu dari semua masalah yang ada? Hasil interview: Setiap masalah yang ada tidak semuanya dapat langsung diselesaikan karena ada beberapa masalah yang membutuhkan waktu penyelesaian cukup lama misalnya power supply komputer rusak karena listrik tidak stabil. Sasaran strategis: 95 % Hasil pencapaian: 85 % B. Efisiensi Operasional B.1. % Tingkat kelancaran koneksi jaringan Untuk mengetahui ketersediaan atau kelancaran koneksi jaringan pada sistem saat aplikasi dijalankan, informasi didapatkan dengan cara interview. Dari hasil interview tersebut diperoleh informasi sebagai berikut: Pertanyaan interview: Seberapa sering jaringan pada sistem terputus saat aplikasi sedang berjalan? Hasil interview: Koneksi jaringan yang ada sudah cukup baik tapi terkadang terdapat masalah seperti sinyal wifi tidak bisa menjangkau area tertentu pada gedung. Sekitar 10 % koneksi jaringan mengalami masalah.

78 115 Sasaran strategis: 95 % Hasil pencapaian: 90 % C. Efisiensi Pengembangan Aplikasi C.1. Lama pengembangan aplikasi Untuk mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pengembangan sebuah aplikasi, informasi didapatkan dengan cara interview. Dari hasil interview tersebut diperoleh informasi sebagai berikut: Pertanyaan interview: Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengembangkan aplikasi yang telah dipakai Bagian Sistem Informasi Manajemen Perizinan? Hasil interview: Untuk waktu pengembangan aplikasi biasanya diselesaikan dalam waktu 6 bulan. Sasaran strategis: 6 bulan Hasil pencapaian: 6 bulan C.2. % Biaya pengembangan aplikasi yang terealisasi Untuk mengetahui realisasi biaya pengembangan aplikasi yang sudah terealisasi, informasi didapatkan dengan cara interview. Dari hasil interview tersebut diperoleh informasi sebagai berikut: Pertanyaan interview: Berapa presentase realisasi biaya yang dikeluarkan untuk mengembangkan software yang telah dipakai?

79 116 Hasil interview: Presentase realisasi biaya yang telah dikeluarkan untuk pengembangan software yaitu 87 % Sasaran strategis: 90 % dari anggaran Hasil pencapaian: 87 %. C.3. % Tingkat ketepatan waktu dalam pengembangan aplikasi. Pengukuran ini untuk menilai tingkat ketepatan waktu dalam penyelesaian suatu pengembangan aplikasi yang ada di Bagian Sistem Informasi Manajemen Perizinan, informasi didapatkan dengan cara interview. Dari hasil interview tersebut diperoleh informasi sebagai berikut: Pertanyaan interview: Berapa tingkat ketepatan waktu untuk penyelesaian pengembangan aplikasi?. Hasil interview: Setiap pengembangan aplikasi yang sudah direncanakan diselesaikan dengan tepat waktu. Sasaran strategis: 90 % Hasil pencapaian: 90 % Berikut ini adalah hasil dari pengukuran perspektif penyempurnaan operasional: Tabel 4.20 Hasil Pengukuran Perspektif Penyempurnaan Operasional Ukuran Strategis Sasaran Strategis Hasil Pengukuran Pencapaian A. Pengelolaan Masalah A.1. % Masalah yang diselesaikan tepat waktu. 90 % 85 % 85 %

80 117 Rata-rata 85 % B. Efisiensi Operasional B.1. % Tingkat kelancaran koneksi jaringan 90 % 90 % 90 % C. Efisiensi Pengembangan Aplikasi Rata-rata 95 % C.1. Lama pengembangan aplikasi C.2. % Biaya pengembangan aplikasi yang terealisasi C.2. % Tingkat ketepatan waktu dalam pengembangan aplikasi 6 bulan 6 bulan 100 % 90 % 87 % 87 % 97 % 100 % 100 % Rata-rata % Rata-rata keseluruhan % 4. Orientasi Masa Depan A. Peningkatan Kualitas TI A.1. % Staf TI yang berpendidikan minimal S1 Untuk mengetahui berapa banyak staf TI yang berpendidikan strata 1 (S1) dari semua staf TI yang ada, informasi didapatkan dengan cara interview. Dari hasil interview tersebut diperoleh informasi sebagai berikut: Pertanyaan interview : Ada berapa orang staf TI yang berpendidikan minimal S1? Hasil interview: Bagian Data dan Informasi memiliki 15 orang yang berpendidikan S1

81 118 Sasaran strategis: 100 % Hasil pencapaian: 100 % A.2. % Staf TI yang memiliki sertifikasi pelatihan Untuk mengetahui berapa banyak staf TI yang memiliki sertifikasi pelatihan dari semua staf TI yang ada, informasi didapatkan dengan cara interview. Dari hasil interview tersebut diperoleh informasi sebagai berikut: Pertanyaan interview : Berapa banyak staf TI di Bagian Sistem Informasi dan Perpusatakaan yang memiliki sertifikasi? Hasil interview: 5 orang staf TI yang memiliki sertifikasi dari 15 orang staf TI yang ada. Sasaran strategis: 100 % Hasil pencapaian: 33.33% 5 orang dari 15 staf di Bagian Data Informasi = (5/15)*100% = % A.3. % Penggunaan software open source (OSS) Untuk mengukur seberapa besar penggunaan software open source atau bersifat legal di Bagian Data dan Informasi BAPETEN, informasi didapatkan dengan cara interview. Dari hasil interview tersebut diperoleh informasi sebagai berikut: Pertanyaan interview: Berapa banyak software open source digunakan di Bagian Sistem Informasi Manajemen Perizinan

82 119 dalam pembangunan server sistem informasi perizinan di BAPETEN? Hasil interview: Sebagian besar server dan workstation yang ada pada Bagian Sistem Informasi Manajemen Perizinan sudah menggunakan software open source yang legal. Persentase penggunaannya yaitu sekitar 90 % Sasaran strategis: 90 % Hasil pencapaian: 90% B. Peningkatan Kemampuan Karyawan B.1. Frekuensi pelatihan staf TI Untuk mengetahui seberapa sering diadakan pelatihan untuk meningkatkan kemampuan staf TI yang ada pada Bagian Data dan Informasi, informasi didapatkan dengan cara interview. Dari hasil interview tersebut diperoleh informasi sebagai berikut: Pertanyaan interview: Seberapa sering diadakannya pelatihan staf TI untuk meningkatkan kemampuan dalam bidang TI? Hasil interview: Untuk pelatihan staf TI yang ada di BAPETEN biasanya menyelenggarakan pelatihan bekerjasama dengan pihak biasanya disesuaikan dengan sasaran strategis. Namun untuk tahun 2011 pelatihan yang dapat terlaksana hanya sekali. Sasaran strategis: 2 kali dalam setahun Hasil pencapaian: 1 kali dalam setahun B.2. Frekuensi pelatihan pengguna

83 120 Untuk mengetahui seberapa sering diadakan pelatihan untuk meningkatkan kemampuan pengguna aplikasi yang ada dalam Bagian Data dan Informasi.Dari hasil interview tersebut diperoleh informasi sebagai berikut: Pertanyaan interview: Seberapa sering diadakannya pelatihan untuk meningkatkan kemampuan pengguna aplikasi? Hasil interview: Untuk pelatihan pengguna aplikasi biasanya juga diadakan sesuai dengan pelatihan staf TI dan yang terealisasi untuk tahun 2011 hanya sekali. Sasaran strategis: 2 kali dalam setahun Hasil pencapaian: 1 kali dalam setahun C. Mengembangkan Sistem dan Infrastruktur TI C.1. Tingkat seberapa sering Instansi melakukan pengembangan infrastruktur TI Untuk mengetahui seberapa sering instansi melakukan pengembangan sistem dan infrastruktur yang ada untuk meningkatkan kinerja pekerjaan, informasi didapatkan dengan cara interview.dari hasil interview tersebut diperoleh informasi sebagai berikut: Pertanyaan interiew: Seberapa sering pengembangan sistem dan infrastruktur instansi dilakukan?

84 121 Hasil interview: Bagian Data dan Informasi secara rutin melakukan pengembangan terhadap infrastruktur TI yang dimilikinya 1 tahun sekali. Sasaran strategis: tiap 1 tahun Hasil pencapaian: 1 kali per tahun (100 %) Berikut ini adalah hasil dari pengukuran perspektif orientasi masa depan: Tabel 4.21 Hasil Pengukuran Perspektif Orientasi Masa Depan Ukuran Strategis Sasaran Strategis Hasil Pengukur an Pencapaian A. Peningkatan Kualitas TI A.1. % Staf TI yang berpendidikan minimal S1 A.2. % Staf TI yang memiliki sertifikasi pelatihan A.3. % Penggunaan software open source 100 % 100 % 100 % 100 % % % 100 % 90% 90 % Rata-rata % B. Peningkatan Kemampuan Karyawan B.1. Frekuensi pelatihan 2 kali staf TI dalam setahun 1 kali setahun 50 % B.2. Frekuensi pelatihan pengguna 2 kali dalam setahun 1 kali setahun 50 % Rata-rata 50 % C. Mengembangkan Sistem daninfrastruktur TI

85 122 C.1. Tingkat pengembangan infrastruktur TI yang sering dilakukan tiap 1 tahun 1 tahun 100 % Rata-rata 100 % Rata-rata seluruh % Evaluasi Hasil Pengukuran Kinerja Sistem Setelah melakukan pengukuran IT Balanced Scorecard, maka didapatkan hasil pengukuran kinerja sistem, yaitu: Tabel 4.22 Kategori Bobot Bobot Kategori Bobot 0% - 65% Sangat Kurang 66% - 75% Kurang 76% - 85% Baik 86% - 100% Sangat Baik Tabel 4.23 Hasil Pengukuran Kinerja Bagian Data dan Informasi Perspektif TujuanStrategis Hasil Pengukuran Bobot Kontribusi Instansi Kontribusi Fungsi TI 85% Baik Pengendalian Biaya TI 80% Baik Rata-rata 82.5% Baik Orientasi Pengguna Peningkatan Kepuasan Pengguna Peningkatan Kemampuan pengguna 84.16% Baik 91.62% Sangat baik

86 123 Peningkatan Produktivitas Pengguna 87.5% Sangat Baik Rata-rata 87.76% Sangat baik Penyempurnaan Operasional Pengelolaan Masalah 85% Baik Efisiensi Operasional 95 % Sangat baik Efisiensi Pengembangan Aplikasi % Sangat baik Rata-rata % Sangat Baik Orientasi Masa Depan Peningkatan Kualitas TI 67.78% Kurang Peningkatan Kemampuan Karyawan Mengembangkan Sistem dan Infrastruktur TI berbasis open source 50% Sangat Kurang 90 % Sangat baik Rata-rata 72.59% Kurang Tabel 4.24 Ringkasan Hasil Pengukuran Kinerja Perspektif Hasil Pengukuran Perspektif Kontribusi Institusi 82.5% Perspektif Orientasi Pengguna 87.76% Perspektif Penyempurnaan Operasional 91.88% Perspektif Orientasi Masa Depan 72.59% Rata-rata 83.68% Dari hasil ringkasan pengukuran kinerja di atas dari empat perspektif IT Balanced Scorecard, maka dapat disimpulkan bahwa kinerja dari Bagian Data dan Informasi BAPETEN termasuk dalam kategori baik dengan rata-rata %.

87 124 Gambar 4.12 Grafik Hasil Pengukuran Kinerja Sistem Bagian Data Informasi BAPETEN Dari Gambar 4.9 dapat diketahui bahwa: A. Pencapaian perspektif kontribusi Instansi sebesar 82.5% dari sasaran yang diharapkan yaitu 90 %. Jadi dapat disimpulkan bahwa pada perspektif kontribusi Instansi, peranan dan fungsi TI terhadap instansi telah dikembangkan dengan cukup baik. Tetapi hal ini masih perlu dikembangkan baik dalam jumlah penggunaan aplikasi maupun ketersediaan hardware. B. Pencapaian perspektif orientasi pengguna adalah sebesar 87.76% dari sasaran yang diharapkan yaitu 90%. Di mana pencapaian tujuan strategis pada tingkat kepuasan pengguna sebesar 84.16%, pencapaian tujuan strategis pada tingkat kemampuan pengguna sebesar 91.62%, dan pencapaian tujuan strategis pada tingkat produktivitas pengguna sebesar 87.5%. Jadi dapat disimpulkan secara keseluruhan pencapaian

88 125 perspektif orientasi pengguna adalah sangat baik, namun masih harus ditingkatkan pada bagian tingkat kepuasan pengguna. C. Pencapaian perspektif penyempurnaan operasional adalah sebesar 91.88% dari sasaran yang diharapkan. Di mana pencapaian tujuan strategis pada tingkat pengelolaan masalah sebesar 90%, pencapaian tujuan strategis pada tingkat efisiensi operasional sebesar 95%, dan pencapaian tujuan strategis pada tingkat efisiensi pengembangan aplikasi adalah sebesar 95.66%. Jadi dapat disimpulkan pada pencapaian perspektif penyempurnaan operasional adalah sangat baik. D. Pencapaian perspektif orientasi masa depan adalah sebesar 72.59% dari sasaran yang diharapkan. Di mana pencapaian tujuan strategis pada peningkatan kualitas TI adalah sebesar 67.78%, pencapaian tujuan strategis pada peningkatan kemampuan karyawan adalah sebesar 50%, dan pencapaian tujuan strategis pada pengembangan sistem dan infrastruktur TI dengan open source adalah sebesar 90%. Dapat disimpulkan bahwa secara keseluruhan pada pencapaian perspektif orientasi masa depan adalah kurang, sehingga perlu dilakukan peningkatan kemampuan dan keahlian karyawan agar dapat mengembangkan dan menerapkan teknologi baru dalam rangka penyempurnaan sistem yang ada pada Bagian Data dan Informasi BAPETEN.

89 IT BSC Evaluation Summary Dari hasil evaluasi pengukuran IT Balanced Scorecard pada Bagian Data dan Informasi BAPETEN, maka terdapat hal-hal yang perlu ditingkatkan. Oleh karena itu, terdapat beberapa inisiatif atau kebijakan yang semestinya perlu dilaksanakan agar dapat menunjang visi dan misi yang telah dibuat inisiatif atau kebijakan tersebut dapat dilihat pada tabel berikut : Tabel 4.25 Inisiatif dan Kebutuhan SI/TI dari IT Balanced Scorecard Perspektif Tujuan Strategi Ukuran Strategi Kebijakan/Inisiatif Kebutuhan SI/TI Kontribusi Instansi Kontribusi Fungsi TI % Proses bisnis Bagian Data dan Informasi yang menggunakan aplikasi sistem informasi % Ketersediaan Hardware Peningkatan ketersediaan layanan sistem informasi persizinan dari server B@lis Pengembangan modulmodul dari sistem informasi manajemen perizinan Server Backup untuk Disaster Recovery Planning dengan software berbasis open source Pengendalian Biaya TI % Anggaran TI yang digunakan Orientasi Pengguna Meningkatkan Kepuasan Pengguna % Tingkat kepuasan pengguna terhadap kemudahan penggunaan aplikasi % Tingkat kepuasan pengguna terhadap kinerja aplikasi sistem informasi perizinan % Tingkat kepuasan pengguna terhadap solusi yang diberikan Adanya aplikasi Helpdesk yang dapat mencatat history problem yang telah terjadi sehingga dapat dicari solusi untuk suatu problem IT yang sering terjadi Meningkatkan kecepatan dan ketepatan dalam penyelesaian masalah layanan IT yang ada Aplikasi Helpdesk

90 127 Perspektif Tujuan Strategi Ukuran Strategi Kebijakan/Inisiatif Kebutuhan SI/TI Meningkatkan Kemampuan Pengguna % Pelaksanaan pelatihan pengguna Memberikan pelatihan penggunaan aplikasi sistem informasi secara intensif Meningkatkan Produktivitas Pengguna % Tingkat ketepatan waktu dalam penyelesaian pekerjaan Mempunyai standar format dokumen yang ada di BAPETEN sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas pekerjaan % Pengurangan tingkat kesalahan pengguna dalam pekerjaan Penyempurnaan Operasional Pengelolaan Masalah Efisiensi Operasional % Masalah yang diselesaikan tepat waktu % Tingkat kelancaran koneksi jaringan Meningkatkan waktu dalam penyelesaian masalah yang ada dengan memberikan solusi yang tepat. Mencatat masalahmasalah yang sering terjadi dan solusinya sehingga dapat digunakan di lain waktu untuk problem yang sama Meningkatkan kecepatan dalam pengaksesan dan Aplikasi Helpdesk

91 128 Perspektif Tujuan Strategi Ukuran Strategi Kebijakan/Inisiatif Kebutuhan SI/TI Efisiensi Pengembangan Aplikasi Lama pengembangan aplikasi % Biaya pengembangan aplikasi yang terealisasi memelihara seluruh ketersediaan jaringan yang ada Meningkatkan pemngembangan aplikasi yang sudah ada dengan mengevaluasi setiap kebutuhan yang ingin dirancang dan dibuat % Tingkat ketepatan waktu dalam pengembangan aplikasi Orientasi Masa Depan Peningkatan Kualitas TI Peningkatan Kemampuan Karyawan % Staf TI yang berpendidikan minimal S1 % Staf TI yang memiliki sertifikasi pelatihan % Penggunaan Open Source Software Frekuensi pelatihan staf TI Frekuensi pelatihan pengguna Mengikuti perkembangan teknologi open source yang disesuaikan dengan kebutuhan instansi. Mengevaluasi secara berkala seluruh sumber daya berbasis teknologi open source yang telah diterapkan Mengadakan pelatihan untuk Staf IT maupun pengguna SI secara lebih rutin Aplikasi Helpdesk Mengembangkan Sistem dan Infrastruktur TI Tingkat seberapa sering melakukan pengembangan infrastruktur TI Melakukan pengembangan terhadap hardware dan software yang ada dengan memanfaatkan teknologi open source yang sudah ada.

92 Analisis Kondisi Saat Ini Portfolio Aplikasi 1. (BAPETEN Licensing and Inspection System) S (Bapeten Licensing and Inspection System) adalah sistem informasi terintegrasi sebagai penunjang pengawasan pemanfaatan tenaga nuklir di BAPETEN untuk sarana proses perizinan FRZR dan penyelenggaraan Inspeksi FRZR. Saat ini S versi sudah mencapai versi 2.0. Fitur Umum s diantaranya adalah a. Proses perizinan dari Registrasi, evaluasi, persetujuan, cetak, pembayaran, persuratan dan laporan dalam satu sistem. b. Dilengkapi dengan sistem approval (persetujuan) c. Dilengkapai dengan pustaka persyaratan izin sesuai dengan jenis izin d. Menggunakan user leveling dan pemisahan bidang kerja e. Menggunanakan dua bahasa (Indonesia dan Engslish) f. Mendukung pencarian dengan query dan menampilkan data dengan grafik Gambar 4.13 Aplikasi 2. Sistem Informasi Kepegawaian

93 130 Aplikasi ini digunakan sebagai basis data informasi pegawai di lingkungan BAPETEN Gambar 4.14 Aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian 3. Sistem Manajemen arsip elektronik Aplikasi ini berisi dokumen-dokumen dan arsip yang sudah dikonversi ke format digital Gambar 4.15 Aplikasi Sistem Informasi Manajemen arsip elektronik

94 Sistem Perencanaan dan evaluasi Aplikasi ini digunakan untuk perencanaan anggaran dan evaluasi kegiatan yang telah dilakukan di biro-biro di BAPETEN Gambar 4.16 Aplikasi Sistem Perencanaan dan Evaluasi 5. Sistem Informasi Dokumentasi dan kepustakaan Aplikasi ini berisi buku-buku elektronik dan panduan-panduan yang berkaitan dengan ketenaga nukliran dan juga buku-buku lain yang berkaitan dengan penelitianpenelitian atau artikel dari luar negeri. Gambar 4.17 Aplikasi Dokumentasi dan perpustakaan

95 Sistem Kompetensi dan Perencanaan Diklat Aplikasi ini berisi data perencanaan pendidikan dan pelatihan yang diadakan secara rutin di BAPETEN untuk mengupdate keahlian dan kemampuan para petugas pengawas dalam melakukan inspeksi berkaitan dengan penggunaan zat radioaktif di lingkup industri dan kesehatan. Gambar 4.18 Aplikasi Kompetensi dan Perencanaan Diklat BAPETEN 7. Aplikasi SJDIH (Sistem jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum) Aplikasi ini berisi tentang informasi-informasi yang berkaitan dengan peraturan pemerintah atau internasional dan aturan-aturan hukum lainnya yang berkenaan dengan keamanan dan keselamatan penggunaan bahan nuklir.

96 133 Gambar 4.19 Aplikasi SJDIH BAPETEN 8. Aplikasi File Server Aplikasi ini berisi dokumen-dokumen elektronik yang bisa di share dan diakses untuk lingkup intranet BAPETEN Gambar 4.20 Aplikasi Fileserver BAPETEN

97 Aplikasi SMS Gateway Layanan informasi Bapeten melalui SMS memungkinkan pemohon izin memperoleh status terkini mengenaipermohonan izin kapan saja dalam 24 jam per hari dan tujuh hari perminggu. Dengan mengirimkan pesan singkat sesuai format tertentu ke nomor , pemohon dapat mengetahui status permohonan yang harus dibayar, dan mengecek pembayaran yang telah dilakukan. Selain itu, pemohon juga dapat mengirimkan pesan singkat dengan format bebas untuk mengajukan pertanyaan lainnnya atau menyampaikan saran dan keluhan terkait perizinan. Ini adalah wujud komitmen Bapeten untuk mewujudkan dan senantiasa memelihara pelayanan prima dalam perizinan pemanfaatan sumber radiasi. Gambar 4.21 Aplikasi SMS Gateway 10. Portal BAPETEN Website dengan URL : ini merupakan akses informasi utama di BAPETEN yang memberikan informasi penyelengaraan kegiatan-kegiatan BAPETEN dalam pengawasan penggunaan tenaga nuklir dan zat radioaktif di Indonesia. Selain itu pada website ini juga terdapat peta informasi penggunaan zat radioaktif yang telah terdaftar di seluruh Indonesia.

98 135 Gambar 4.22 Portal BAPETEN 11. Website Keterbukaan Informasi Publik (KIP) Portal ini merupakan sarana penyebaran informasi dan sosialisasi mengenai pentingnya kepedulian tentang keselamatan tenaga nuklir dan pengawasan penggunaan zat radioaktif baik dalam bidang industri dan kesehatan, website ini juga memberikan informasi mengenai kegiatan seminar yang telah dilakukan oleh BAPETEN entang keselamatan pemanfaatan tenaga nuklir dalam rangka untuk meningkatkan kemampuan nasional dalam mengawasi kegiatan pemanfaatan tenaga nuklir di Indonesia dalam aspek keselamatan (safety), keamanan (security) dan kedamaian (safeguards). Gambar 4.23 KIP BAPETEN

99 136 Selanjutnya aplikasi-aplikasi tersebut akan dipetakan dengan menggunakan model McFarlan Grid untuk mengetahui potensi kontribusi dari SI/TI untuk mencapai tujuan bisnis beserta ketergantungan instansi terhadap SI/TI. Tabel 4.26 Kategori Portfolio Aplikasi Strategic High Potential Potensi kontribusi dari SI/TI untuk mencapai tujuan bisnis Tinggi Rendah Serasi Portal BAPETEN KIP BAPEN Key Operational Tinggi SMS Gateway Sistem Manajemen arsip elektronik SJDIH-BAPETEN SI Kepegawaian BAPETEN File Server Sistem Kompetensi dan Perencanaan Diklat Sistem Informasi Dokumentasi dan kepustakaan Support Rendah Ketergantungan keberlangsungan kegiatan terhadap SI/TI Arsitektur Informasi dan Sistem Arsitektur sistem informasi mempunyai fungsi untuk menggambarkan aliran informasi dan interaksi antara satu bagian dengan bagian yang lain, yang saling keterkaitan dan saling mendukung satu sama lain sehingga dapat memberikan output sesuai dengan yang diinginkan.

100 137 Gambar 4.24 Diagram Konteks Keterangan : 1. Pemohon mengajukan dokumen berisi permohonan izin dan/atau ketetapan ke proses penyelenggaraan pelayanan perizinan. 2. Penyelenggaraan perizinan merekam data identifikasi permohonan ke dalam basis data perizinan, sebagai dasar untuk tatacara proses dan penentuan biaya PNBP. 3. Untuk permohonan izin atau perpanjangan izin, penyelenggara perizinan mengembalikan permohonan dan memberikan pernyataan tidak lengkap ke pemohon

101 138 izin, atau merekam data permohonan ke data perizinan bila dokumen lengkap dan menyampaikan pemberitahuan tentang kelengkapan dokumen kepada pemohon, tembusan ke bendahara penerima. 4. Proses Perencanaan dan Anggaran mendapat harga satuan dari BAPPENAS. 5. Proses Perencanaan dan Anggaran menyampaikan harga satuan transport dan akomodasi ke proses penatausahaan PNBP. 6. Penatausahaan PNBP membuat look-up table data tarif PNBP dan akomodasi serta transport (untuk pelaksanaan inspeksi dalam rangka perizinan). 7. Penatausahaan PNBP mengambil tarif PNBP dari look-up table dan menyampaikan surat tagihan biaya PNBP. 8. Pemohon dapat membayar biaya PNBP secara tunai langsung ke penatausahaan PNBP. 9. Penatausahaan PNBP membuat bukti pembayaran, menyampaikannya ke pemohon, dan merekam transaksi pembayaran serta data-data bukti pembayaran ke dalam basis data akuntansi. 10. Penatausahaan PNBP melakukan penarikan tunai dari Rekening Penerimaan, untuk disetor ke Kas Negara. 11. Penatausahaan PNBP menyampaikan Surat Setor Bukan Pajak (SSBP) dan dana penerimaan PNBP secara tunai ke Bank/Pos Persepsi, dan menerima BPN yang kemudian direkam dalam basis data akuntansi. 12. Penyelenggaraan perizinan melakukan penilaian awal dan menyampaikan permintaan pelaksanaan inspeksi dalam rangka perizinan ke proses penyelenggaraan inspeksi.

102 Penyelenggaraan inspeksi melalui mekanisme penggunaan kembali PNBP mencairkan dana transport dan akomodasi serta lumpsum untuk keperluan inspeksi. 14. Penyelenggaraan inspeksi menyampaikan Surat Pemberitahuan Inspeksi ke pemohon. 15. Penyelenggaraan inspeksi melaksanakan inspeksi dalam rangka perizinan. 16. Penyelenggaraan inspeksi merekam data LHI dalam rangka perizinan ke dalam basis data inspeksi. 17. Penyelenggaraan pelayanan perizinan membaca data LHI dalam rangka perizinan dari database inspeksi, dan melaksanakan penilaian akhir. 18. Penyelenggaraan pelayanan perizinan menyampaikan pemberitahuan bila hasil penilaian belum memenuhi ke pemohon izin, dan menerima perbaikan persyaratan izin (bila ada). 19. Penyelenggaraan pelayanan perizinan menerbitkan izin / persetujuan dan menyampaikan ke pemegang izin serta merekamnya dalam database perizinan. 20. Untuk persetujuan impor / ekspor, server BAPETEN meng-upload data persetujuan impor/ekspor dari database perizinan ke portal INSW, dan menerima laporan realisasi pemasukan dari portal INSW. 21. Penyelenggaraan inspeksi membaca data perizinan dan melakukan inspeksi berkala / sewaktu-waktu. Hasil inspeksi direkam dalam data inspeksi dan dapat dibaca oleh proses penyelenggaraan pelayanan perizinan. 22. Proses penyelenggaraan perizinan dapat mengirimkan peringatan tertulis dan / atau pencabutan izin sebagai tindak lanjut hasil inspeksi. 23. Proses penyelenggaraan perizinan dapat menggunakan kembali dana PNBP untuk

103 140 peningkatan pelayanan. 24. Proses perencanaan dan penganggaran meminta data rencana PNBP ke penyelenggaraan perizinan dan ke penatausahaan PNBP. 25. Proses penyelenggaraan perizinan memperkirakan volume permohonan izin tahun anggaran akan datang dari database perizinan, dan menyampaikan rencana penerimaan PNBP ke proses perencanaan dan penganggaran. 26. Proses penatausahaan PNBP menyampaikan / memperkirakan data tarif tahun anggaranakan datang ke proses perencanaan dan penganggaran. 27. Proses perencanaan dan penganggaran menyampaikan rencana penerimaan PNBP ke Menteri Keuangan selambat-lambatnya tanggal 15 Juli tahun anggaran berjalan. 28. Proses penatalaksanaan PNBP mendapatkan laporan penerimaan dan penggunaan triwulanan dari database akutansi. 29. Proses penatalaksanaan PNBP menyampaikan laporan realisasi penerimaan dan penggunaan PNBP per triwulan ke proses perencanaan dan penganggaran. 30. Proses perencanaan dan penganggaran menyampaikan laporan realisasi penerimaan dan penggunaan PNBP per triwulan ke Menteri Keuangan. Triwulan I (Jan-Mar) selambat-lambatnya tanggal 30 April, triwulan II (Apr-Jun) selambatlambatnya 31 Juli, triwulan III (Jul-Sept) selambat-lambatnya 31 Oktober, dan triwulan IV (Okt-Des) selambat-lambatnya 31 Januari. 31. Proses perencanaan dan penganggaran meminta data revisi atas perkiraan penerimaan PNBP ke penyelenggaraan perizinan dan ke penatausahaan PNBP.

104 Proses penyelenggaraan pelayanan perizinan dan penatausahaan PNBP melakukan revisi atas perkiraan penerimaan PNBP tahun anggaran berjalan / tahun anggaran akan datang berdasarkan laporan realisasi penerimaan triwulan, dan menyampaikannya ke Proses perencanaan dan penganggaran. 33. Proses perencanaan dan penganggaran menyampaikan revisi atas perkiraan penerimaan PNBP tahun anggaran berjalan / tahun anggaran akan datang ke Menteri Keuangan, selambat-lambatnya tanggal 15 Agustus untuk tahun anggaran berjalan dan 5 Agustus untuk tahun anggaran akan datang. 34. Proses perencanaan dan penganggaran menyampaikan rencana realisasi penerimaan triwulan IV kepada Menteri Keuangan tembusan proses penyelenggaraan perizinan berdasarkan laporan realisasi triwulan-triwulan sebelumnya, dan revisi rencana PNBP tahun anggaran berjalan. Selambat-lambatnya tanggal 15 Agustus Permodelan Data Diagram ERD yang disajikan berikut ini menggabungkan participation constraint ke dalam cardinality ratio constraint. Diagram ERD ini menggambarkan hubungan antara entitas KTUN izin / ketetapan dengan sumber radiasi pengion, fasilitas, personil dan kompetensi personil, SIB, perlengkapan proteksi, peralatan keamanan, sertifikat, data diktum, dan data lokasi pemanfaatan sebagai berikut :

105 142 Gambar 4.25 Diagram Entity Relationship Keterangan : 1. 1 atau lebih KTUN berisi 1 atau lebih diktum putusan atau lebih KTUN berisi 1 atau lebih atau tidak sama sekali data sumber radiasi 3. 1 atau lebih KTUN berisi 1 atau lebih atau tidak sama sekali personil dan kompetensinya atau lebih KTUN berisi 1 atau lebih atau tidak sama sekali data lokasi pemanfaatan atau lebih KTUN berisi 1 atau lebih atau tidak sama sekali data perlengkapan proteksi atau lebih KTUN berisi 1 atau lebih atau tidak sama sekali data peralatan keamanan atau lebih sumber radiasi memiliki 1 atau lebih atau tidak sama sekali fasilitas atau lebih fasilitas memiliki 1 atau lebih atau tidak sama sekali sertifikat atau lebih sumber radiasi memiliki 1 atau lebih atau tidak sama sekali sertifikat personil memiliki 1 atau lebih atau tidak sama sekali SIB personil memiliki 1 atau lebih atau tidak sama sekali sertifikat perlengkapan proteksi memiliki 1 atau lebih atau tidak sama sekali sertifikat peralatan keamanan memiliki 1 atau lebih atau tidak sama sekali sertifikat. Diagram ERD kedua menjelaskan hubungan antar entitas dalam tatacara permohonan izin atau ketetapan, sebagaimana diuraikan dalam diagram DFD, sebagai berikut

106 143 Gambar 4.26 ERD tatacara permohonan izin

107 Pengimplementasian E-Government BAPETEN mengembangkan E-Government sehingga memenuhi standar akuntabilitas, transparansi dan kualitas layanan. Adapun strategi dalam pengembangan sistem perizinan yang ditempuh adalah sebagai berikut: a. Menerapkan sistem manajemen perizinan, antara lain dengan menyusun prosedur dan standar pelayanan perizinan, sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang berlaku, baik perizinan fasilitas radiasi, instalasi nuklir termasuk PLTN b. Mengembangkan sistem perizinan secara efektif dan efisien dengan memanfaatkan teknologi informasi c. Membangun dan mengembangkan jaringan dengan stakeholder dalam rangka identifikasi potensi pengguna BAPETEN bekerjasama dengan BPPT dalam penyediaan layanan jaringan internet diantaranya sebagai berikut : a. Penyediaan Layanan Akses Internet dengan kecepatan 6144 Kbps b. Penyediaan local loop dengan kapasitas 10 Mbps untuk gedung BAPETEN yang berada di JI. Gajah Mada No.8 Jakarta Pusat c. Penyediaan saluran internet dengan kapasitas 2 Mbps (dua mega bit per seconds) untuk Balai Diklat BAPETEN di Cisarua Bogor

108 145 d. Penyediaan jaringan internet untuk ruang Residen Inspektur di Gedung DRN Kawasan Puspiptek Serpong e. Penyediaan Aplikasi dan Operasional paket E-Procurement (LPSE) ; f. Penyediaan Server Co-location di Otorita Batam dengan kapasitas bandwidth 512 Kbps, yang sementara peralatan disediakan oleh BPPT sampai dengan BAPETEN mempunyai peralatan sendiri g. Penyediaan 14 Internet Protocol (IP) Address statik. Dengan adanya kerjasama ini maka BAPETEN mendapatkan fasilitas antara lain : a. Akses Internet dengan bandwidth 6144 Kbps secara terus menerus selama 24 jam sehari termasuk hari libur, dengan kondisi layanan minimal 99% atau maksimal downtime selama 7 jam setiap 1 bulan b. layanan local loop dengan kapasitas 10 Mbps untuk kantor Bapeten jalan Gajah Mada No.8 Jakarta Pusat secara terus menerus selama 24 jam sehari termasuk hari libur, dengan kondisi layanan minimal 99%atau maksimal downtime selama 7 jam setiap 1 bulan c. sambungan dengan kapasitas 2 Mbps untuk kantor Badiklat Bapeten di Cisarua Bogor secara terus menerus selama 24 jam sehari termasuk hari libur, dengan kondisi layanan minimal 99% atau maksimal downtime selama 7 jam setiap 1 bulan.

109 146 BAPETEN bekerjasama dengan BIG (Badan Informasi Geospasial), menyediakan Peta digital perizinan pemanfaatan tenaga nuklir untuk Sumber Radiasi Pengion (SRP) bidang kesehatan, industri dan penelitian, dengan adanya peta digital ini diharapkan penyebaran pemanfaatan SRP dapat diketahui dengan cepat, tepat dan mudah. Peta Digital Pemanfaatan Tenaga Nuklir yang dapat diakses melalului situs Indonesia Geospatial Portal (INA-GEOPORTAL) atau melalui link website BAPETEN. Peta digital pemanfaatan tenaga adalah data lokasi dimana tenaga nuklir khususnya Sumber Radiasi Pengion (SRP) dimanfaatnkan pada bidang Kesehatan, Industri dan Penelitian. Melaului Peta ini masyarakat dapat dengan mudah mengetahui sebaran pemanfaatan tenaga nuklir SRP di seluruh Indonesia, dan juga dipergunakam oleh para Inspektur keselamatan nuklir BAPETEN dalam melakukan tugas inspeksi ke lapangan. Gambar 4.27 Peta Pemanfaatan Tenaga Nuklir untuk Sumber Radiasi

110 147 Indonesia Open Source Awards (IOSA) 2011 merupakan ajang pemberian penghargaan kepada instansi pemerintah, baik di tingkat pusat, propinsi, maupun kabupaten/kota serta sekolah menengah yang telah memulai pelaksanaan proses migrasi dan implementasi open source software di instansinya masing-masing. Penghargaan ini diberikan melalui serangkaian penilaian dan pengamatan di berbagai instansi pemerintah mengenai sejauh mana tingkat pemanfaatan dan pengimplementasian open source software dalam aktivitas organisasinya. IOSA diselenggarakan pertama kali pada tahun Selain memberikan penghargaan, ajang ini sekaligus untuk memonitor pencapaian pelaksanaan migrasi dan implementasi OSS di masing-masing institusi pemerintah. IOSA 2011 diprakarsai oleh Direktorat Jenderal Aplikasi Informatika Kementerian Komunikasi dan Informatika bekerja sama dengan Asosiasi Open Source Indonesia (AOSI), Universitas Gunadarma, dan Komunitas Open Source. Salah satu dorongan diselenggarakannya IOSA 2011 adalah untuk memonitor sejauh mana implementasi Surat Edaran MenPan No. SE/01/M.PAN/3/2009 tanggal 30 Maret 2009 tentang "Penggunaan dan Pemanfaatan Perangkat Lunak Legal dan Open Source Software (OSS)", dan persiapan tiap instansi pemerintah di dalam menyikapi tenggat waktu dari Surat Edaran tersebut. Pada IOSA 2010, BAPETEN menempati juara III. Pada IOSA 2011, dari 63 peserta Kementerian dan Non Kementerian, BAPETEN berhasil melewati penjurian tahap awal dan menempati 10 besar, setelah penilaian final pada tanggal 7 Desember 2011, BAPETEN berhasil menjadi juara I.

111 Struktur Jaringan BAPETEN Ruang server BAPETEN menempati lantai 2 di gedung B, BAPETEN memiliki 4 sambungan internet yaitu 1 melalui ke jaringan IPTEKNET dan 3 lainnya melalui jaringan Telkom speedy. Untuk server utama atau portal server terhubung dengan DMZ (DeMiliterized Zone) dan dilindungi dengan firewall untuk kemudian melalui roter BAPETEN menuju ke jaringan IPTEKNET sedangkan server lainnya terhubung dengan main hub untuk kemudian tersambung ke internet melalui main gateway. Berikut ini adalah skema jaringan di BAPETEN. Gambar 4.28 Skema Jaringan BAPETEN

112 149 Untuk koneksi jaringan antar gedung BAPETEN menggunakan kabel fiber optik sedangkan untuk koneksi internal gedung (antar laintai) digunakan kabel ethernet. Berikut ini gambar struktur jaringan antar gedung di BAPETEN. Gambar 4.29 Skema Jaringan antar gedung BAPETEN

113 Analisis Eksternal TI Menurut serverwatch ( trend teknologi komputer untuk dekade ini diantaranya adalah : 1. Mobile Computing Dengan semakin banyaknya pekerja IT yang bekerja diluar kantor maka diperlukan suatu aplikasi yang dapat diakses dimana saja dari perangkat smart phone atau atau perangkat portable untuk mendukung mobilitas kerja yang maksimal. 2. Virtualization Pada akhir dekade ini, teknologi virtualisasi akan menyentuh setiap pusat data di seluruh dunia. Perusahaan besar maupun kecil akan mengkonversi infrastruktur fisik mereka untuk menjadi virtual host atau mereka akan pindah ke infrastruktur virtual secara seluruhnya. Virtualisasi membawa harapan baru bagi penghematan anggaran pemeliharaan, penghematan ruang dan listrik sehingga lebih ramah lingkungan. 3. Cloud Computing Cloud computing adalah suatu paradigma di mana informasi secara permanen tersimpan di server di internet dan tersimpan secara sementara di komputer pengguna (client) termasuk di dalamnya adalah desktop, komputer, tablet, notebook, handheld, sensor-sensor, monitor, dan lain-lain. Sebagai contoh, Google Apps menyediakan aplikasi bisnis umum yang diakses melalui suatu penjelajah web dengan perangkat lunak dan data yang tersimpan di server.

114 Web-based Applications Web Based Application adalah sebuah aplikasi yang dapat diakses melalui internet atau intranet, dan pada sekarang ini ternyata pemakaiannya lebih luas dalam. Banyak dari perusahaan-perusahaan berkembang yang menggunakan Web Based Application dalam merencanakan sumber daya mereka dan untuk mengelola perusahaan mereka. salah satu keunggulan kompetitif dari Web Based Application adalah bahwa aplikasi tersebut dapat diakses dengan cepat melalui browser. Ini berarti bahwa pengguna dapat mengakses data atau informasi perusahaan mereka melalui laptop, smartphone, atau bahkan komputer PC di rumah mereka dengan mudah, tidak seperti aplikasi-aplikasi desktop di mana pengguna harus menginstal aplikasi client terlebih dahulu. 5. Open Source Migration Pemerintahan di seluruh dunia saat ini sedang tertular demam open source, sebuah software yang mengijinkan mereka untuk melihat dan memodifikasi source codenya, tidak seperti proprietary software. Meskipun muncul persaingan menghadapi software open source ini, industri teknologi Amerika mengakui secara signifikan adanya evolusi dibidang industri ini. Vendor teknologi besar seperti IBM, Intel dan Oracle, telah mengakomodasi open source dalam produk dan layanannya. Asosiasi industri Amerika makin serius membahas tentang propriety dan open source ini. Di Asia, pemerintah korea bersama-sama dengan jepang dan china juga sedang mempertimbangkan pemakaian open source dalam penelitian dan usaha pengembangan, bahkan china sendiri telah mengadopsi open source. Menurut Gartner Australia, yang paling tertarik dalam penggunaan Linux di kawasan Asia Pacific adalah Australia, Jepang, China dan Korea.

115 Usulan Strategi SI/TI Setelah dilakukan analisa terhadap faktor-faktor yang dapat mempengaruhi kelancaran dan ketersediaan layanan perizinan di BAPETEN maka diusulkan untuk melakukan suatu usaha perbaikan dan antisipasi untuk kekurangan yang ada pada lingkungan internal IT di BAPETEN. Hal ini bertujuan untuk senantiasa memberikan pelayanan yang prima kepada pengguna dan masyarakat yang dilakukan sesuai dengan standar pelayanan dan adanya upaya untuk peningkatan mutu layanan tersebut. Berikut ini merupakan beberapa usulan aplikasi yang dapat membantu mencapai visi dan misi : 1. Aplikasi HelpDesk Dengan adanya aplikasi ini maka diharapkan masalah IT yang timbul di lingkungan BAPETEN dapat terpantau dan terdokumentasikan sehingga nantinya bisa digunakan sebagai sarana problem solving dalam rangka peningkatan layanan IT yang lebih responsif, dan tepat. 2. Disaster Recovery Virtualization BAPETEN saat ini belum memiliki mirror server yang dapat menggantikan server utama apabila mati atau rusak. Pada masa sekarang ini tren virtualisasi banyak digunakan untuk proses disaster recovery, keuntungan yang didapat dapari virtualisasi adalah selain menghemat sumber daya dan biaya juga memudahkan dalam proses maintenance karena server-server terkonsolidasikan disatu tempat.

116 HelpDesk Application Help Desk adalah titik utama dimana client dari IT akan pertama kali menghubungi divisi IT saat mempunyai pertanyaan atau masalah yang berhubungan dengan IT. Help Desk membawa harga diri dan wibawa divisi IT saat berhubungan dengan client sehingga Help Desk sangat mempengaruhi customer experience. Help Desk menyimpan database dari masalah dan solusi yang muncul dari operasional IT sehari-hari. Help Desk memfasilitasi komunikasi antara user dan bagian IT lainnya, merespon crisis, dan membuat prioritas pengerjaan masalah. Karena merupakan titik pertama hubungan ke client, staf help desk harus mempunyai pengetahuan yang luas (meskipun tidak mendalam). Hal ini diperlukan agar sebuah masalah dapat segera dikategorikan dan diberikan pada tim solusi yang benar. Helpdesk haruslah menjadi tempat utama client pertama kali menghubungi divisi IT. Bila tidak, penanganan masalah menjadi tidak terkoordinasi dan pengetahuan menjadi hilang setelah solusi diimplementasikan. Client tidak diperkenankan untuk menghubungi divisi lain karena akan mengacaukan prioritas kerja. Help Desk sebaiknya dibantu oleh software tertentu untuk memfasilitasi pelacakan sebuah insiden, eskalasi masalah, dan pelaporan. Software harus juga mampu melakukan pengkategorian masalah, menyimpan pengetahuan dari solusi yang didapat, dan melakukan prioritas pengerjaan. Dalam pembangunan helpdesk application dapat dikembangkan dari aplikasi open source yang sudah ada, berikut ini adlaah aplikasi helpdesk opensource dan feature yang dimilikinya :

117 154 Tabel 4.27 Perbandingan Aplikasi Opensource HelpDesk No Nama aplikasi HelpDesk Fitur Programming Languange 1 Liberum Helpdesk Web-based interface ASP, VBScript Integrated database authentication updates with case notes and solutions 2. Web Help Desk Web Based interface Custom fields and drop-downs for each project Detailed history view notifications File attachments 3. SimpleDesk Web Based interface Custom Fields Notifications Support multiple departments Urgency Levels 4. HelpDesklite Web Based interface alerts Custom fields. Unlimited operators Multiple inquiry forms 5. Support Incident Tracker Web based interface Separate incident queues for each user Incidents can be shared between engineers to encourage team working Urgency Level Send and receive s within Incidents Log of customer communication and engineer actions with each incident Configurable service levels (SLA) for different types of incident Knowledge Base Engineer status can be set Java PHP and MySQL Perl PHP and MYSQL

118 155 (e.g. In office/out of office) Dashboard Fast search facility, including full text searching Easily customised templates Reporting Multiple language support, currently 13 translations Dengan memperhatikan feature yang dimiliki oleh software Support Incident Tracker maka, software ini dipilih untuk diusulkan dalam penerapan aplikasi helpdesk. Berikut ini tampilan dari aplikasi helpdesk Support Incident Tracker (SIT). Gambar 4.30 Halaman Login

119 156 Gambar 4.31 Halaman Dashboard Gambar 4.32 Halaman pendaftaran incident

120 Gambar 4.33 Halaman pendaftaran incident detail 157

121 158 Gambar 4.34 Halaman antrian incident Gambar 4.35 Halaman incident log

122 Gambar 4.36 Halaman update incident 159

123 160 Gambar 4.37 Workflow Helpdesk

124 Disaster Recovery Virtualization Implementasi Disaster Recovery pada server-server BAPETEN diusulkan menggunakan teknologi virtualisasi, dengan pertimbangan dapat menghemat sumber daya dan pemeliharaan perangkat kerasnya lebih mudah dibandingkan dengan menggunakan banyak server fisik. Hal ini dikarenakan pada virtualisasi server-server yang akan di buat cadangannya dikonsolidasikan pada satu server dengan membuat beberapa virtual server sesuai dengan spesifikasi OS dan software server fisiknya. Dalam pembuatan virtual server ini digunakan software Proxmox. Fitur dari Proxmox diantaranya adalah : High Performance and Scalability Server Virtualization Support All Operating System that based on Linux, UNIX and Windows Full Virtualization KVM (Kernel Based Virtual Machine) and Open VZ Open Source based on Licensed under GNU Affero General Public License Berikut ini adalah perbandingan antara Proxmox dengan software virtualisasi lainnya Tabel 4.28 Perbandingan Fitur Software Virtualisasi Feature Proxmox VMWare VSphere Microsoft Hyper-V Guest operating system support Windows, Linux Windows, Linux Windows Open Source Yes No No Live VM snapshots: Backup a running VM Yes Yes Limited Max. Ram and CPU per Host 160 CPU/2 TB Ram 160 CPU/2 TB Ram 64 CPU/1 TB Ram

125 162 Dengan memperhatikan fungsi server yang berpengaruh terhadap kelangsungan layanan perizinan maka dipilih tiga server utama yang akan dibuat cadangan virtualnya yaitu servel , server database, dan server Untuk mereplika data server dari server fisik ke virtual digunakan software DRBD. DRBD ( adalah Distributed Replicated Block Device, yaitu sistem storage terdistribusi, melalui network. berjalan diatas platform Linux, berupa modul kernel, dan beberapa aplikasi yang biasanya digunakan sebagai bagian dari high availability system. DRBD sering disebut RAID 1 over the Network. Jika ada penambahan, pengubahan maupun penghapusan data pada data di server pertama, hasilnya akan secara otomatis direplikasi ke server kedua, sehingga data di server pertama akan selalu sama dengan data di server kedua. Berikut ini adalah ilustrasi proses replikasi data dari DRBD : Gambar 4.38 Proses replikasi data dengan DRBD

126 163 Implementasi Proxmox dilakukan pada server dengan operating system Linux Ubuntu Sebelum dilakukan konfigurasi dengan DRBD terlebih dahulu dilakukan pembuatan duplikat OS dari server fisik ke dalam virtual machine Proxmox. Dalam hal ini keseluruhan server di BAPETEN menggunakan Linux. Untuk server Proxmox disarankan menggunakan server dengan quad core atau lebih dan kapasitas RAM yang besar serta hardisk dengan kecepatan tinggi (SAS), mengingat server yang divirtualkan memiliki workload yang tinggi. Berikut ini adalah schema pembangunan Disaster recovery dengan memanfaatkan virtualisasi. Gambar 4.39 Schema Disaster Recovery dengan Virtualisasi

127 164 Tabel 4.29 Daftar Hardware dan Software yang diperlukan No Spesifikasi Harga Gambar 1 1 unit server untuk disaster recovery virtualization Rp Intel Xeon E GHz, 15M Cache, 6C 95W Tower Chassis with up to 8, 3.5" Hard Drives, 24GB Memory (6x4GB) 1333MHz Dual Rank LV RDIMMs, 6 x 300GB SAS 15K RPM,6Gbps SAS 3.5 " Hot Plug Hard Drive, Integrated RAID Controller, Redundant Power Supply (1+1) 1100W, Broadcom 5719 Quad Port 1Gb Network Interface Card 2 1 unit Rainer SM150C SATA35NR untuk Server Helpdesk Rp x Quad Core Xeon E GHz 8MB L3 Cache 4.80GT/ 2x Intel Gigabit NIC /Seagate Constellation ES 500GB cache 32MB SATA II 3G 24x7 / Tower Chassis 3 2 buah UBUNTU Server Operating System Open Source (Free) 4 1 buah MySQL Database Server Open Source (Free) 5 1 unit Cisco SR2016T 16 Port Rackmount 10/100/1000 Gigabit Switch Rp Total Rp