PENGUKURAN TINGKAT KEMATANGAN TATA KELOLA TI BERDASARKAN 34 KERANGKA KERJA COBIT 4.1

Transkripsi

1 ISBN: SNIPTEK PENGUKURAN TINGKAT KEMATANGAN TATA KELOLA TI BERDASARKAN 4 KERANGKA KERJA COBIT 4. Irmawati Carolina Program Studi Komputerisasi Akuntansi AMIK BSI Jakarta Jl. Margonda Raya No., Depok irmawati.imc@bsi.ac.id ABSTRACT COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology) is one tool in the measurement of IT Governance. COBIT has four doms, namely Planning and Organization (PO), Acquisition and Implementation (AI), Delivery and Support (DS), and Monitoring and Evaluation (ME). This research was conducted for the fourth dom is the restriction on the 4 process. The study found that the level of matu (matu level) of IT Governance at Maharaja Ban on level. This means that the current matu level is below the expected level of matu, so it needs to be improved to be at the expected level Keywords: Plan and Organization, Acquisition and Implementation, Delivery and Support, Monitoring and Evaluate INTISARI COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology) adalah salah satu alat dalam pengukuran IT Governance. COBIT memiliki 4 dom, yaitu Rencana dan Organisasi (PO), Akuisisi dan Implementasi (AI), Pengiriman dan Dukungan (DS), dan Monitoring dan Evaluasi (ME). Penelitian ini dilakukan untuk dom keempat adalah pembatasan pada 4 proses. Hasil penelitian menemukan bahwa tingkat kematangan (tingkat kematangan) IT Governance di Maharaja Ban pada tingkat. Ini berarti bahwa tingkat kematangan saat ini berada di bawah tingkat yang diharapkan dari jatuh tempo, sehingga perlu ditingkatkan untuk berada pada tingkat yang diharapkan Kata Kunci: Plan and Organization, Acquisition and Implementation, Delivery and Support, Monitoring and Evaluate PENDAHULUAN Teknologi Informasi dalam suatu perusahaan membutuhkan biaya yang cukup besar dan memungkinkan terjadinya kegagalan yang relatif tinggi. Di sisi l penggunaan Teknologi Informasi juga dapat memberikan keuntungan dengan menyediakan peluang dalam meningkatkan produktifitas bisnis yang sedang berjalan. Penerapan Teknologi Informasi juga sangat membantu perusahaan dalam melakukan perkembangan dan menghadapi persgan. Permasalahan Tata Kelola Teknologi Informasi lanjutan di Maharaja Ban pada 4 proses yang dicermati dalam penelitian ini sehingga diperoleh hasil evaluasi secara komprehensif disemua proses dengan mengacu pada kerangka kerja COBIT 4., dan diharapkan dapat dihasilkan tingkat kematangan yang diharapkan yaitu level (Define Process), sehingga dapat lebih mendukung proses bisnis yang ada di Maharaja Ban. Penelitian tata kelola TI dilakukan oleh U.Kresna Lenggana pada tahun 7 objek pada PT. Kereta Api Indonesia dom PO dan AI. Penelitian tersebut menunjukkan tingkat kematangan TI PT. Kereta Api Indonesia untuk dom PO dan AI sudah mencapai target/kondisi ideal yang diharapkan. Penelitian lnya dilakukan oleh Diana Efendi pada tahun objek pada UNIKOM dom DS dan ME. Penelitian tersebut menunjukkan tingkat kematangan TI UNIKOM Indonesia untuk dom DS dan ME belum mencapai target atau kondisi ideal yang diharapkan Tata Kelola Teknologi Informasi (IT Governance) merupakan struktur dari proses dan hubungan yang mengarahkan dan mengatur organisasi dalam rangka mencapai tujuannya dengan memberikan nilai tambah dari pemanfaatan (IT Governance Institute, 5) Teknologi Informasi dan melakukan penyeimbangan resiko dengan hasil yang diberikan dan prosesnya. IT governance merupakan satu kesatuan dengan sukses dari enterprise governance melalui peningkatan dalam efektivitas dan efisiensi dalam proses organisasi yang berhubungan. IT governance menyediakan struktur yang menghubungkan proses Teknologi Informasi, sumber daya dan informasi bagi strategi dan tujuan perusahaan. Lebih jauh lagi IT governance menggabungkan good (best) practice dari perencanaan dan pengorganisasian Teknologi Informasi, pembangunan dan pengimplementasian, delivery dan support, serta memonitor kinerja Teknologi Informasi untuk memastikan kalau informasi organisasi dan teknologi yang berhubungan mendukung tujuan bisnis perusahaan. Pengelolaan Teknologi Informasi merupakan struktur hubungan dan proses untuk mengarahkan dan mengendalikan perusahaan dalam mencapai tujuannya melalui penambahan nilai dengan tetap memperhatikan keseimbangan antara resiko dan manfaat dalam menerapkan Teknokogi Informasi dan proses-proses di dalamnya. Penggunaan teknologi dalam aspek sosial dan ekonomi telah menciptakan ketergantungan pada Seminar Nasional Ilmu Pengetahuan dan Teknologi Komputer Nusa Mandiri

2 SNIPTEK ISBN: Teknologi Informasi dalam, merekam, menginisiasi, memindahkan dan mengelola seluruh aspek transaksi ekonomi serta informasi dan pengetahuan perusahaan, yang menjadikan pengelolaan Teknologi Informasi memiliki peran strategis dalam perusahaan. Tujuan dari pengelolaan Teknokogi Informasi adalah untuk memberikan arahan pemanfaatan Teknologi Informasi agar dapat memenuhi tujuan penyelarasan Teknologi Informasi dengan tujuan perusahaan dan dapat merealisasikan keuntungan yang dijanjikan. Disamping itu Teknologi Informasi juga harus membantu perusahaan dalam menciptakan peluang-peluang baru dan memaksimalkan keuntungan. Sumberdaya Teknologi Informasi harus digunakan secara optimal dan resiko yang berkaitan harus dikelola dengan baik. Pemanfaatan Teknologi Informasi telah memberikan solusi dan keuntungan melalui peluang-peluang sebagai bentuk dari peran strategis Teknologi Informasi dalam pencapaian visi dan misi perusahaan. Peluang-peluang diciptakan dari optimalisasi sumber daya Teknologi Informasi pada area sumber daya perusahaan yang meliputi data, sistem aplikasi, infrastruktur dan sumber daya manusia. Di sisi l, penerapan Teknologi Informasi memerlukan biaya investasi yang relatif mahal, dimana munculnya resiko terjadinya kegagalan juga cukup besar. Kondisi ini membutuhkan konsistensi dalam bidang pengelolaan sehingga suatu Tata Kelola Teknologi Infor,asi (IT Governance) yang sesuai akan menjadi kebutuhan yang esensial. Penerapan Teknologi Informasi harus disesuaikan dengan kebutuhan agar dapat mencapai tujuan institusi tersebut. Untuk mencapai tujuan institusi tersebut diperlukan suatu perencanaan dan implementasi Teknologi Informasi yang selaras dengan perencanaan dan strategi bisnis organisasi yang telah didefinisikan. Penerapan Teknologi Informasi yang selaras dengan tujuan institusi tersebut akan tercapai apabila didukung oleh sistem tata kelola yang baik yang dimulai dari tahap perencanaan, implementasi dan evaluasi. Tata kelola Teknologi Informasi didefinisikan sebagai struktur hubungan dan proses untuk mengarahkan dan mengontrol suatu institusi dalam mencapai tujuannya dengan menambahkan nilai dan menyeimbangkan resiko terhadap Teknologi Informasi dan proses-prosesnya. Agar layanan Teknologi Informasi berjalan sesuai dengan yang diharapkan, perlu ditunjang dengan tata kelola Telnologi Informasi. Salah satu standar untuk mendukung tata kelola Teknologi Informasi adalah COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology) (Prabowo Pudjo Widodo, 9) Dalam melakukan pengelolaan Teknologi Informasi Maharaja Ban Jakarta dibutuhkan sebuah model pengelolaan yang dapat dijadikan acuan, sesuai dengan strategi dan tujuan perusahaan dan dapat digunakan untuk mengatasi permasalahan-permasalahan yang terjadi di perusahaan. Control Objectives for Information and Related Technology (COBIT) merupakan sebuah model standar tata kelola yang representatif dan menyeluruh, yang mencakup masalah perencanaan, implementasi, operasional dan pengawasan terhadap seluruh proses Teknologi Informasi. Berdasarkan hal tersebut maka dalam penelitian ini akan dirancang sebuah model pengelolaan Teknologi Informasu untuk Perusahaan Maharaja Ban Jakarta dengan menggunakan kerangka kerja COBIT. BAHAN DAN METODE Kerangka kerja COBIT mengidentifikasi proses-proses TI dalam Empat dom utama, yaitu dom Planning and Organization (PO), Acquisition and Implementation (AI), Delivery and Support (DS), dan Monitoring and Evaluate (ME). PO mencakup strategi dan taktik, serta perhatian pada identifikasi cara Teknologi Informasi dalam memberikan kontribusi terbaiknya pada pencapaian objektif bisnis. AI mencakup realisasi, implementasi dan integrasi strategi Teknologi Informasi kedalam proses bisnis. DS berhubungan dengan penyampaian dan dukungan layanan-layanan Teknologi Informasi. ME mencakup pengawasan pada seluruh kendali-kendali yang diterapkan pada setiap proses Teknologi Informasi. Penyusunan model pengelolaan Teknologi Imformasi untuk Maharaja Ban Jakarta dilakukan pada dom PO, AI, DS & ME yang mencakup 4 kerangka kerja COBIT. Pemilihan keempat dom tersebut disesuaikan dengan permasalahan dan kebutuhan Maharaja Ban Jakarta dalam melakukan pengelolaan Teknologi Informasi, mencakup strategi dan taktik, serta perhatian pada identifikasi cara Teknologi Informasi, realisasi, implementasi dan integrasi strategi Teknologi Informasi dalam memberikan kontribusi terbaiknya pada pencapaian proses bisnis. Hasil penerapan Teknologi Informasi akan menjadi optimal apabila didapatkan sebuah model pengelolaan Teknologi Informasi yang dapat digunakan untuk mengukur kinerja dan pencapaian tujuan bisnis perusahaan. Model tersebut juga harus dapat menjadi acuan kesesuaian pengelolaan Teknologi Informasi perusahaan dengan standar pengelolaan Teknologi Informasi yang umum dan diakui secara global. Maksud dari penelitian ini adalah : a. Mengetahui evaluasi pelaksanaan Tata Kelola Teknologi Informasi di Maharaja Ban Jakarta saat ini. b. Mengukur tingkat kematangan (matu level) tata kelola Teknologi Informasi yang dilakukan di Maharaja Ban Jakarta. Memberikan solusi yang dapat diberikan untuk perbaikan pelaksanaan Tata Kelola Teknologi Informasi di Maharaja Ban Jakarta.. HASIL DAN PEMBAHASAN Penelitian merupakan satu proses mencari solusi atas permasalahan yang ada melalui tahapan studi dan analisa terhadap faktor-faktor atau variabel yang berpengaruh. Sebagai satu proses studi dan analisa, tentu penelitian Seminar Nasional Ilmu Pengetahuan dan Teknologi Komputer Nusa Mandiri 9

3 ISBN: SNIPTEK harus mengikuti kaidah-kaidah penelitian sehingga hasilnya dapat dipertanggungjawabkan secara ilmiah (Sekaran, ). Metode penarikan sampel yang digunakan dalam penelitian ini adalah teknik purposive sampling, yaitu sampel yang diambil dengan maksud atau tujuan tertentu. Seseorang atau sesuatu diambil sebagai sampel karena peneliti menganggap bahwa seseorang atau sesuatu tersebut memiliki informasi yang diperlukan bagi penelitiannya. Dalam penelitian ini, peneliti memilih di level manajerial yaitu Manajer IT, Manajer Keuangan, Manajer SDM dan pimpinan. Dengan mengacu pada metode penarikan sampel ini, maka obyek yang menjadi populasi penelitian ini adalah pengelola sistem informasi yaitu IT.Jumlah responden dalam penelitian berjumlah 4 orang. Untuk detail responden ditunjukkan dalam Tabel. Tabel Responden Kuesioner No Responden Jumlah Pimpinan (Kerjasama dan IT) Manager Keuangan Manager SDM 4 Manager IT Jumlah 4 Sumber : Hasil Penelitian () Penelitian ini menggunakan instrumentasi dalam bentuk kuesioner. Pernyataan kuesioner dikembangkan berdasarkan jumlah pernyataan atau statement pada tingkat matu di setiap control objective, pada dom Plan and Organization (PO), Aquire and Implement (AI),Delivery and Support (DS), and Monitoring and Evaluate (ME). penyataan pada dom PO adalah pernyataan, total pernyataan dalam dom AI adalah 9 pernyataan, total pernyataan dalam dom DS adalah 444 pernyataan dan total pernyataan dalam dom ME adalah 5 pernyataan. Sehingga total pernyataan dalam kuesioner adalah 7 pernyataan. Jumlah penyataan dalam dom tersebut dapat dilihat pada Tabel, Tabel, Tabel 4 dan Tabel 5 berikut ini. Tabel Jumlah pernyataan pada dom Plan and Organization (PO) Perny 4 5 ataan PO - Mendefinisikan Perencanaan Strategi IT PO - Mendefinisikan Arsitektur Informasi PO - Menentukan Arah Teknologi 5 5 PO4 - Mendefinisikan, Organisasi dan Hubungan IT PO5 - Mengelola Investasi IT PO - Communicate management aims and direction 4 5 PO7 - Mengelola SDM IT PO - Mengelola Mutu PO9 - Menilai dan Mengelola Resiko-resiko IT PO- Mengelola Proyek-proyek Jumlah Sumber : Hasil Penelitian () Tabel Jumlah pernyataan pada dom Aquire and Implement (AI) Perny 4 5 ataan A - Identifikasi Solusi yang Otomatis A - Memperoleh dan Merawat Aplikasi Software A - Memperoleh dan Merawat Infrastruktur Teknologi A4 - Memungkinkan Operasi dan Penggunaannya A5 - Memperoleh Sumber Daya IT A - Mengelola Perubahanperubahan A7 - Memasang dan Mengakui solusisolusi dan perubahan-perubahan 4 5 Jumlah Sumber : Hasil Penelitian () Tabel 4 Jumlah pernyataan pada dom Delivery and Support (DS) Pernya 4 5 taan DS - Menetapkan dan Mengelola Mutu Layanan DS - Mengelola Service pihak 4 4 ketiga DS - Mengelola Kapasitas dan Kinerja DS4 - Menjamin 4 keberlangsungan layanan DS5 - Menjamin Keamanan Sistem DS - Mengenali dan Memberikan Biaya DS7 - Mendidik dan Melatih User DS - Mengelola Peristiwa dan Bagian Service DS9 - Mengelola Konfigurasi DS - Mengelola Permasalahan-permasalahan DS - Mengelola Data DS - Mengelola Keadaan Fisik DS - Mengelola Operasi 7 Seminar Nasional Ilmu Pengetahuan dan Teknologi Komputer Nusa Mandiri

4 SNIPTEK ISBN: Jumlah Sumber : Hasil Penelitian () Tabel 5 Jumlah pernyataan pada dom Monitoring and Evaluate (ME) 4 5 Pernyataan ME - Mngawasi dan Mengevaluasi Kinerja TI ME - Mengawasi dan Menilai Kerangka Kontrol ME - Memastikan Pematuhan Peraturan ME4 - Menetapkan Pengelolaan TI Jumlah Sumber : Hasil Penelitian () Kuesioner COBIT matu level yang dibagikan kepada responden digunakan untuk menghitung tingkat kematangan tata kelola Teknologi Informasi pada Maharaja Ban Jakarta saat ini. Kuesioner ini dibuat berdasarkan kriteria tingkat kematangan yang ditetapkan pada kerangka kerja COBIT 4. untuk dom PO, AI, DS & ME. Skala yang digunakan dalam kuesioner ini menggunakan skala Guttman, dimana dalam kuesioner disediakan (dua) pilihan jawaban Y (Ya) dan T (Tidak). Dalam perhitungannya, jawaban Y (Ya) dikonversi menjadi nilai, dan jawaban T (Tidak) dikonversi menjadi nilai. Perangkat lunak yang digunakan dalam perhitungan matu level ini adalah Microsoft Excel. Setelah semua hasil kuesioner dimasukkan dalam tabel, kemudian dihitung matu level tiap proses dalam dom Planning and Organization ( proses), Acquisition and Implementation (7 proses), Delivery and Support ( proses) dan Monitoring and Evaluate (4 proses) untuk setiap responden. Hasil matu level tiap proses dari 4 responden kemudian dicari rata-ratanya, dan hasil ratarata tersebut akan menjadi nilai matu level atau tingkat kematangan tiap proses Teknologi Informasi. Pada Tabel, Tabel 7, Tabel dan Tabel 9 berikut akan disampaikan hasil rekapitulasi tingkat kematangan (matu level) untuk dom PO, AI, DS dan ME dengan proses yang telah ditentukan. Penilaian tingkat kematangan setiap control objective atau proses TI pada dom PO, AI, DS dan ME mengacu pada model matu level COBIT versi 4. dengan kriteria index penilaian dapat dilihat pada Tabel Tabel Rekapitulasi tingkat kematangan ( ) dom Plan and Organization Curre Expec nt ted Mendefinisikan Perencanaan PO. Strategi IT PO PO PO4 Mendefinisikan Informasi Arsitektur Menentukan Arah Teknologi Mendefinisikan, Organisasi dan Hubungan IT Curre nt Expec ted.5.. PO5 Mengelola Investasi IT. Communicate management aims PO. and direction PO7 PO PO9 Mengelola SDM IT Mengelola Mutu Menilai dan Mengelola Resikoresiko IT PO Mengelola Proyek-proyek Sumber : Hasil Penelitian () Tabel 7 Rekapitulasi tingkat kematangan ( ) dom Aquire and Implement Curr ent Expe cted AI Identifikasi Solusi yang Otomatis.59 AI Memperoleh dan Merawat Aplikasi Software.9 Memperoleh dan Merawat AI Infrastruktur Teknologi.9 Memungkinkan Operasi dan AI4 Penggunaannya. AI5 Memperoleh Sumber Daya IT.9 AI Mengelola Perubahan-perubahan.7 Memasang dan Mengakui solusi-solusi AI7 dan perubahan-perubahan.4 Sumber : Hasil Penelitian () Tabel Rekapitulasi tingkat kematangan ( ) dom Delivery and Support Curre Expect r a nt ed ity in r ri ity ty Define and manage service DS levels.5 DS Manage third-party Services.797 DS Manage performance and capacity. DS4 Ensure continous service.7 DS5 Ensure systems secu.94 DS Identify and allocate cost.4 DS7 Educate and tr user. Manage service desk and DS incidents.9 Seminar Nasional Ilmu Pengetahuan dan Teknologi Komputer Nusa Mandiri

5 ISBN: SNIPTEK DS9 Manage the configuration.97 DS Manage problems.74 DS Manage data.9 Manage the physical DS environment.9 DS Manage operations.5 Sumber : Hasil Penelitian () Tabel 9 Rekapitulasi tingkat kematangan ( ) dom Delivery and Support ME ME Curre nt Expec ted Monitor and evaluate IT performance.75 Monitor and evaluate internal control.5 Sumber : Hasil Pengolahan Data () Gambar.. Current matu level vs Expected matu level pada dom Planning and Organization ME Monitor and evaluate ensure regulatory compliance Monitor and evaluate provide ME4 IT Governance Sumber : Hasil Penelitian ().7.4 Tabel Kriteria index nilai pada matu level COBIT versi 4..5 Non-Existent.5.5 Initial/Ad Hoc.5.5 Repeatable But Invinitive.5.5 Defined Process Managed and Measurable Optimized Sumber : Hasil Penelitian () Dari hasil perhitungan tingkat kematangan, dimana tingkat kematangan yang menjadi acuan dalam penelitian ini adalah pada level (Define). Berdasarkan hasil perhitungan yang telah dilakukan maka dapat diperoleh bahwa tingkat kematangan TI yang ada di Maharaja Ban Jakarta untuk PO berada pada ratarata level. Pada Tabel, Tabel 7, Tabel dan Tabel 9 dapat dilihat Gap antara tingkat kematangan saat ini dengan tingkat kematangan yang diharapkan disemua dom PO, AI, DS & ME kerangka kerja COBIT 4.. Sedangkan sebarannya dapat dilihat pada gambar III., gambar III., gambar III. dan gambar III.4. Sumber : Hasil Pengolahan Data () Gambar.. Current matu level vs Expected matu level pada dom Acquisition and Implementation Sumber : Hasil Pengolahan Data () Gambar.. Current matu level vs Expected matu level pada dom Delivery and Support Seminar Nasional Ilmu Pengetahuan dan Teknologi Komputer Nusa Mandiri

6 SNIPTEK ISBN: dikomunikasikan melalui pelatihan, tetapi pelaksanaannya diserahkan pada tim untuk mengikuti proses tersebut, sehingga penyimpangan bisa diketahui, prosedurnya disempurnakan untuk formalitas praktek yang ada. UCAPAN TERIMA KASIH Sumber : Hasil Pengolahan Data () Gambar. 4. Current matu level vs Expected matu level pada dom Monitoring and Evaluate KESIMPULAN Kesimpulan yang diperoleh setelah melakukan pengukuran Tingkat Maharaja Ban adalah :. Dilihat dari aspek manajerial a. Evaluasi pelaksanaan tata kelola Teknologi Informasi di Maharaja Ban Jakarta saat ini berada pada level untuk dom PO, AI, DS, dan ME b. Tingkat kematangan (matu level) tata kelola Teknologi Informasi yang dilakukan di Maharaja Ban Jakarta adalah : PO, AI, DS dan ME berada pada level (repeatable but intuitive) dimana proses sudah berkembang, prosedur yang sama dilakukan oleh orang yang berbeda, belum ada komunikasi atau pelatihan formal atas prosedur strandar dan tanggung jawab diserahkan pada individu, terdapat kepercayaan yang tinggi pada kemampuan individu, sehingga kesalahan sangat mungkin terjadi.. Dilihat dari aspek Sistem : a. Perbaikan tata kelola Teknologi Informasi di Maharaja Ban Jakarta, untuk dom PO, AI, DS dan ME adalah dengan meningkatkan tingkat kematangan pada level (Define Process) berdasarkan misi, visi, tujuan dan arah pengembangan Maharaja Ban Jakarta, dimana prosedur sudah standar dan terdokumentasi dan Saya sampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :. Alloh SWT yang membeikan kemudahan dan kelancaran keoada saya.. Bina Sarana Informatika yang memberi kesempatan kepada saya dalam penerbitan makalah ini.. Suami saya tercinta yang selalu memberika dorongan dan memberi semangat. 4. Teman-teman saya yang selalu memberi masukan REFERENSI Alvin,Arens, James K.Loebbecke. (). Auditing Edisi Indonesia. Jakarta. IT Governance Institute. (5). COBIT rd ed. Management Guidelines and Audit Guidelines, Control Objectives. USA:ICASA. (Diakses tanggal 5 Juli ) Peterson. (4). Integration Strategies and Tactics for Information Technology Governance dalam Strategies for Information Technology Governance. Idea Group Inc.Madcoms. Kitab Suci Web Programming. Yogyakarta: Andi Offset Prabowo Pudjo Widodo. (9).. Bunga Rampai Penerapan COBIT. Magister Ilmu Komputer STMIK Nusa Mandiri,Tidak dipublikasikan Ron Weber. (999). Information System Control and Audit, Prentice Hall Sekaran.(). Research Methods for Business,a Skill Building Approach,th ed, John Wiley & Sons Inc Seminar Nasional Ilmu Pengetahuan dan Teknologi Komputer Nusa Mandiri