PENYIMPANAN DAN PEMELIHARAAN ARSIP PADA PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN PETERNAKAN Kartini, Lukman Sidauruk dan Subadri Pusat Penelitian dan Pengemb

Transkripsi

1 Lokakarya Fungsional Non Penel Dengan bermunculannya berbagai software komputer untuk keperluan setting dan layout media cetak, khususnya DTP-Ventura dan Coreldraw, menyebabkan murah dan mudahnya penyelesaian pekerjaan berbagai produk media cetak. Sebaliknya, bagi usaha penerbitan (khususnya letterpress dan offset), apabila tidak segera mengikuti perkembangan komputerisasi percetakan, bisa mengancam kelangsungan usaha, Oleh karenanya, meskipun hadirnya DTP-Ventura dan Coreldraw dalam dunia percetakan yang merupakan tanda kemajuan teknologi komputer, tetapi disatu sisi perlu mendapatkan perhatian dari para pengusaha penerbitan (letterpress dan offset). DAFTAR BACAAN Anonimous. Kumpulan bahan kuliah percetakan, Fakultas Politeknik Pertanian, Jurusan Komunikasi Pertanian dan Pedesaan, Institut Pertanian Bogor. Michael S. Sunggiardi Membuat buku dengan Ventura. Michael S. Sunggiardi Menggambar dengan Coreldraw. 231

2 PENYIMPANAN DAN PEMELIHARAAN ARSIP PADA PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN PETERNAKAN Kartini, Lukman Sidauruk dan Subadri Pusat Penelitian dan Pengembangan Petemakan, Bogor PENDAHULUAN Dengan meningkatnya tugas dan fungsi disetiap unit kerja dalam masa pembangunan era PJPT II, dan dalam rangka menunjang segala kegiatan khususnya tugas dan fungsi kearsipan tidak dapat diabaikan karena sangat penting peranannya sebagai pusat ingatan, bahan komunikasi, dan informasi. Untuk menampilkan peranan unit kearsipan sebagai pusat ingatan, bahan komunikasi dan sumber informasi dipandang perlu adanya perbaikan tata kearsipan di setiap unit kerja dengan penyediaan ruang khusus arsip berikut perlengkapannya. Unit kearsipan ini perlu mendapat perhatian serius yang selama ini masih dijumpai unit kearsipan hanya sebagai jalur yang kurang efisien dan hanya sebagai tumpukan kertas-kertas yang kurang diperhatikan. Padahal kenyataan yang dijumpai bahwa peranannya yang nampak kecil tapi sangat besar berarti bagi para pengguna untuk mengambil kebijakan. PEMBAHASAN Maksud dan tujuan dari penyediaan ruangan khusus arsip yaitu untuk mendapatkan arsip-arsip yang terpelihara dengan rapi dan terjamin keamanannya dari kerusakan serta enak dipandang. Dengan demikian tenaga arsiparis akan Iebih berfungsi. ORGANISM TATA KEARSIPAN DI UNIT KERJA ESELON II Mated yang diatur dalam tata kearsipan meliputi 1.Penyimpanan surat masuk dan surat keluar 2.Penyimpanan surat aktip dan inaktip 2 3 2

3 Lokskarya Fungsiona/ Non Peneft Fungsi kearsipan teridiri dari a. Penerima dan pencatat adalah petugas yang menerima dan mencatat surat masuk dan keluar. b. Pengarah adalah pejabat yang menentukan unit kerja yang mengolah (Kepala Pusat). c. Pengolah adalah pejabat yang membantu pimpinan bertugas melakukan penanganan dan penyelesaian surat dinas (para pejabat unit kerja eselon III ke bawah). d. Panitera adalah petugas yang melayani ketata usahaan di unit pengolah (Staf Bidang, Sub Bidang). Pusat Penelitian dan Pengembangan Peternakan (PUSLITBANGNAK) sebagai unit kerja Eselon II yang berada di bawah Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian dalam melaksanakan tata kearsipan untuk menangani surat masuk dan keluar sudah dilakukan satu pintu yaitu melalui Sub Bidang Rumah Tangga yang merupakan induk kerja dari kearsipan. Penanganan Surat Masuk dan Keluar di Sub Bidang Rumah Tangga Petugas mencatat surat masuk pada lembar disposisi rangkap 3 dengan diberi nomor surat sesuai dengan Kode Klasipikasi Pedoman Kearsipan yang diterbitkan oleh Departemen Pertanian. Lembar Disposisi (LD) 1 dan 2 dilampirkan pada surat yang diproses, sedangkan LD 3 dibundel per bulan menurut tanggal dan nomor urut. LD 3 ini berfungsi sebagai alat bantu untuk memonitor surat-surat masuk. Surat-surat yang dilampiri LD 1 dan 2 disampaikan kepada pengarah (Kepala Bidang Tata Operasional) untuk disortir kemudian disampaikan kepada Kepala Puslitbangnak sebagai Pimpinan Pengolah, setelah didisposisi lalu disampaikan kepada Pengolah untuk penaganan Iebih lanjut. LD 2 dikembalikan kepada pencatat sebagai bahan bagi pencatat bahwa surat tersebut sudah ditangani. Penyimpanan Arsip Penyimpanan arsip di Puslitbang Peternakan menganut azas sentralisasi dan desentralisasi dengan prosedur sebagai berikut a. b. Arsip in-aktip disimpan di Unit Arsip Sub Bidang Rumah Tangga Arsip aktip disimpan di Sub Bid Rumah Tangga dan di Pengolah c. Surat yang disimpan pengolah adalah surat/dokumen yang sedang diproses, dan apabila surat tersebut sudah selesai diproses, diserahkan kepada unit arsip. 23 3

4 Lokakarya Fungsiona/ Non Penehti Pemeliharaan Arsip Unit arsip sebagai media informasi dan komunikasi dipandang dari segi tujuan dan fungsinya merupakan suatu unit kerja yang harus menjaga keamanan arsip. Unit arsip sebagai suatu unit kerja sebaiknya mendapat perhatian lebih serius dan mendapat dukungan dari semua pihak. Kendala yang ditemukan dalam penanganan arsip yaitu 1. Belum tersedia ruangan khusus arsip. Untuk menjaga keselamatan dokumen dari kerusakan dan juga untuk menjamin kerahasiaan dokumen tertentu yang harus dilakukan arsiparis, maka sebaiknya disediakan sebuah ruangan khusus arsip yang bersih dengan ditunjang sarana lainnya seperti rak, kotak arsip, filling cabinet, map gantung atau lemari arsip. Dalam hal ini Puslitbang Peternakan masih belum mempunyai ruangan dimaksud sehingga kegiatan arsiparis belum nampak walaupun para arsiparis sudah banyak menyimpan arsip. 2. Pengolah masih menyimpan arsip sendiri. Dalam pelaksanaan sehari-hari masih terdapat kendala yang dihadapi para pelaksana kearsipan karena antara pencatat dan pengolah mempunyai sudut pandang yang berbeda terhadap tata kearsipan yang ditetapkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Pengolah masih menyimpan arsip sendiri sedangkan hubungan suratnya berada di unit arsip sehingga dalam penyimpanan arsip tersebut tidak lengkap. Hal ini mungkin karena unit arsip masih dianggap belum bisa menjamin keamanan dan kerahasiaan dokumen atau masih belum bisa menemukan dokumen dengan cepat apabila diperlukan. KESIMPULAN DAN SARAN Untuk menunjang kegiatan kearsipan yang ditetapkan ANRI dan agar para arsiparis dapat berfungsi dengan baik maka sarana ruang arsip dan kelengkapannya harus disediakan tersendiri. Diharapkan kepada pelaksana maupun pejabat berwenang agar bersedia mendukung dan memberikan perhatian khusus dalam kegiatan para arsiparis sehingga Puslitbangnak diharapkan mempunyai unit arsip yang aman bersih dan enak dipandang. 2 34

5 Lokakarya Fungsional Non PeneAW DAFTAR BACAAN Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian Panduan Sistem Penggunaan Arsip. Jakarta. Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian Pemeliharaan Perawatan Peralatan Penelitian Pertanian. Jakarta. Arsip Nasional Republik Indonesia Tata Kearsipan Dinamika. Jakarta. 2 35