BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM. Penggunaan sistem informasi pengelolaan presensi Karyawan pada PT.

Transkripsi

1 49 BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 4.1. Analisis Sistem yang Berjalan Penggunaan sistem informasi pengelolaan presensi pada PT. Zyrexindo Mandiri Buana / Zssc yang ada sekarang ini belum memenuhi standar. Maka diperlukan suatu analisis yang di lakukan terhadap sistem bertujuan untuk mengetahui proses yang berjalan diperusahaan ini. Untuk alur data sistem yang sedang berjalan akan diuraikan penulis menggunakan Flow Map, Diagram Konteks dan DFD (Data Flow Diagram). Analisis ini dirancang untuk mengevaluasi dan memberikan solusi terhadap masalah yang dihadapi saat ini Analisis Dokumen Dalam merancang suatu sistem yang harus ditentukan lebih dulu adalah analisis dokumen, dimana kumpulan dokumen ini merupakan kesatuan data untuk diproses lebih lanjut sehingga menghasilkan informasi yang digunakan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan sebelumnya. Dokumen yang digunakan diantaranya, yaitu: 1. Nama Dokumen : Kartu Absensi Sumber Tujuan Bentuk Fungsi Frekuensi : Bag. Kepegawaian : Untuk Mengisi Absen setiap harinya : Dokumen Kartu : Sebagai penginputan data Absensi : Setiap hari

2 50 Isi : Nip, nama, tanggal, jam_masuk, jam_keluar 2. Nama Dokumen : Surat Cuti Sumber Tujuan Bentuk Fungsi Frekuensi Isi : Bag. Kepegawaian : Form untuk mengajukan permohonan cuti : Formulir tertulis : Sebagai penginputan data anggota : Setiap ada anggota baru yang mendaftar : Nip, Nama, keperluan cuti, tanggal awal cuti, tanggal akhir cuti, tanggal masuk. 3. Nama Dokumen : Surat Ijin Sumber Tujuan Bentuk Fungsi Frekuensi Isi : Bag. Kepegawaian : Form untuk mengajukan permohonan Ijin : Formulir tertulis : Sebagai penginputan data anggota yang ijin : Setiap ada anggota baru yang mendaftar : Nip, Nama, keperluan Ijin, Jam awal ijin, Jam pulang ijin, tanggal ijin. 4. Nama Dokumen : Surat Lembur Sumber Tujuan Bentuk Fungsi : Bag. Kepegawaian : Form untuk mengajukan permohonan cuti : Formulir tertulis : Sebagai penginputan data anggota yang mengajukan Lembur.

3 51 Frekuensi Isi : Setiap ada anggota baru yang mendaftar : Nip, Nama, Tanggal Lembur, Keterangan Lembur. 5. Nama Dokumen : Bukti Ijin Sumber Tujuan Bentuk Fungsi Frekuensi Isi : Bag. Kepegawaian : Sebagai bukti untuk permohonan Ijin : Formulir tertulis : Sebagai penginputan data anggota yang ijin : Setiap ada anggota baru yang mendaftar : Nip, Nama, keperluan Ijin, Jam awal ijin, Jam pulang ijin, tanggal ijin Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan Prosedur merupakan langkah langkah yang dilakukan oleh sistem sehingga dapat memberikan hasil berupa laporan. Dibawah ini adalah prosedur sistem yang sedang berjalan yang di gambarkan melalui Flow Map, Diagram Konteks dan Data Flow Diagram. Prosedur yang sedang berjalan akan dijabarkan penlis melalui event list sebagai berikut: Cara pengisian absen dan prosedur pengolahan data yang sedang berjalan, yaitu : 1. Nama 2. Nip 3. Jabatan 4. Tanda tangan 5. keterangan

4 52 Prosedur yang sedang berjalan melalui event list sebagai berikut: 1. memberikan kartu absensi, surat permohonan ijin, lembur ke pada bag.sdm. 2. Bag. Sdm Memberikan formulir cuti kepada karyawan yang meminta permohonan cuti. 3. Bag.sdm mencatat data absensi yang berisi nama, nip, jabatan, tanggal, jam masuk, jam keluar, data cuti, data lembur, data ijin sekaligus tanda tangan. 4. Setelah dicatat data absensi tersebut diolah menjadi data kehadiran yang di hitung dari jumlah jam kerja, jika jumlah jam kerja per bulan kurang atau lebih dari 3 hari tidak masuk, maka akan di kenakan surat peringatan. Dan membuat surat bukti permohonan ijin yang akan di berikan kepada karyawan. 5. Data Ijin dan Lembur direkap dan di buat menjadi berkas data kehadiran karyawan yang sebelumnya di acc oleh Kabag.Sdm. 6. Berkas Data kehadiran selanjutnya diserahkan ke manager untuk di Acc. 7. Data Cuti akan di periksa apabila waktu cuti melebihi batas maka formulir diserahkan kembali kepada karyawan yang memohon. 8. Apabila masih ada waktu cuti maka karyawan akan dibuatkan surat ijin cuti yang sebelumnya di acc oleh Kabag dan Atasan langsung

5 53 9. Setelah di Acc Berkas Data kehadiran diserahkan ke kabag. Sdm untuk rangkap dua, berkas pertama diserahkan ke bag. Sdm yang diperuntukan dalam pembuatan Lap. Absensi per bulan dan Lap. Data Cuti. 10. Lap. Absensi per bulan di buat rangkap 4, yaitu rangkap 1 untuk bag. sdm, rangkap 2 untuk kabag. sdm, rangkap 3 untuk manager, rangkap 4 untuk bag keuangan. dan Lap. Cuti di buat 3 rangkap, dimana rangkap 1 untuk kabag. sdm, rangkap 2 untuk bag. sdm,rangkap 3 untuk manager Flow Map Flowmap merupakan diagram alir yang menggambarkan pergerakan proses diantara unit kerja yang berbeda-beda, sekaligus menggambarkan arus dari dokumen, aliran data fisik, entitas-entitas sistem informasi dan kegiatan operasi yang berhubungan dengan sistem infomasi.

6 54 a. Flow Map Sistem Kehadiran yang sedang berjalan. KARYAWAN BAG.SDM KABAG.SDM MANAGER BAG.KEUANGAN Kartu Absensi Kartu Absensi Mencatat kartu absensi Data Absensi a Surat Ijin Surat Ijin Mencatat Surat permohonan ijin Data Ijin Menghitumg jumlah kehadiran karyawan Bukti Ijin Surat Lembur Surat Lembur Mencatat Surat permohonan Lembur Data Lembur Acc Bukti Permohon an Ijin Bukti Ijin Acc Surat peringatann 1 b Bukti Ijin Acc Membuat Surat peringatan Y Jumlah absensi kurang Surat peringatan Membuat Berkas data 2 Bukti kehadiran 1 permohon karyawan Acc Meng Acc an ijin Merekap Berkas Arsip absensi kehadiran karyawan a Berkas data kehadiran karyawan Acc 1 Membuat Lap.kehadiran per bulan Berkas data kehadiran karyawan T Rekap Berkas data kehadiran karyawan Acc Berkas data kehadiran karyawan Acc 1 Arsip b 2 Berkas data kehadiran karyawan Berkas data kehadiran karyawan Acc Lap. kehadiran per bulan 3 Lap. kehadiran per bulan 4 Arsip Lap. kehadiran per bulan Lap. kehadiran per bulan 2 Gambar 4.1 Flow Map Sistem Kehadiran yang sedang berjalan.

7 55 b. Flow map sistem permohonan cuti yang sedang berjalan KARYAWAN KABAG.SDM BAG.SDM MANAGER Form cuti Form cuti Form cuti isi Isi form.cuti Form cuti isi Cek jumlah pembatasan cuti Berkas form.cuti T Jumlah cuti lebih Y MengAcc Berkas form cuti Berkas form.cuti Surat Izin cuti 2 3 Form cuti Acc Form cuti Acc Form cuti 1 Form cuti MengAcc Surat izin cuti Membuat surat izin cuti Surat Izin cuti 2 3 Surat Izin cuti Acc Surat Izin Cuti Acc 3 Surat Izin Cuti Acc 1 Surat Izin Cuti Acc Arsip 2 Membuat Lap.cuti Lap. Cuti 1 Arsip Lap. Cuti 2 3 Lap.cuti Arsip 1 2 Gambar 4.2 Flow Map Sistem Cuti yang Sedang Berjalan

8 Diagram Konteks Diagram konteks merupakan suatu diagram alir yang menggambarkan arus data pada suatu sistem yang bertujuan untuk menggambarkan sistem pengolahan data secara garis besar atau keseluruhan. Diagram konteks ini dirancang untuk mengetahui masukan dan keluaran yang dibutuhkan oleh sistem, serta menggambarkan hubungan antara sistem dan entitas yang terlibat. Untuk lebih jelasnya penulis menyajikannya dalam bentuk Diagram Konteks: KARYAWAN Kartu absen,form. Cuti,Surat Ijin, Surat Lembur Lap. Kehadiran perbulan, Lap cuti tahunan. Kabag. Sdm Surat peringatan,surat izin cuti, Form cuti ditolak Bukti Ijin Surat izin cuti acc, lap.data kehadiran acc SISTEM INFORMASI PRESENSI KARYAWAN Lap. data kehadiran per bulan MANAGER KEUANGAN Lap. Data kehadiran perbulan, surat permohonan cuti Gambar 4.3 Diagram konteks Sistem Presensi yang Sedang Berjalan Data Flow Diagram (DFD) DFD (Data Flow Diagram) merupakan diagram alir yang dipresentasikan dengan lambang-lambang tertentu. Dengan adanya DFD maka penulisan suatu program akan menjadi lebih mudah dalam pelaksanaannya, karena menggunakan lambang-lambang yang bersifat standar yang ditetapkan secara umum dalam penulisan desain. Penulisan DFD ini bertujuan untuk menggambarkan sistem yang sedang berjalan.

9 57 KARYAWAN Kartu absen, surat permohonan ijin, surat permohonan lembur Lap.kehadiran bulanan Kabag. Sdm 1.0 Presensi karyawan Lap.kehadiran bulanan Manager Lap.cuti Lap.kehadiran bulanan Lap.cuti Bag. Keuangan Form.izin cuti 2.0 cuti Gambar 4.4 Data Flow Diagram Level 1 Sistem Presensi yang Sedang Berjalan Kartu absensii, surat permohonan ijin, surat permohonan lembur 1.1 Catat kehadiran karyawan Data kehadiran karyawan 1.4 Pengecekan jumlah Data absensi Data kehadiran karyawan Berkas data kehadiran karyawan Berkas data kehadiran karyawan 1.8 Membuat lap.kehadiran per bulan Lap.kehadiran bulanan Bukti surat permohonan ijin Data Ijin Surat Ijin Surat Lembur 1.2 Catat Data Ijin 1.3 Catat Data Lembur Data Ijin Data Lembur F.Ijin F.Lembur Jumlah absen kurang Data Lembur 1.5 Membuat bukti ijin 1.6 Membuat Laporan Lembur Membuat Lap.jin Lap.Lembur Lap.Ijin Lap.kehadiran per bulan Lap.kehadiran per bulan Lap.kehadiran per bulan Surat peringatan 1.7 Membuat surat peringatan Surat peringatan Bag. Keuangan Manager Kabag.Sdm Gambar 4.5 Data Flow Diagram Level 2 Proses 1 Sistem Kehadiran yang Sedang Berjalan

10 58 Form surat Izin cuti 2.1 Pengecekan Jumlah Pembatasan Cuti Form surat Izin cuti 2.3 Membuat Surat Izin Cuti & Acc Surat Izin Cuti Acc Surat Izin cuti acc Surat Izin cuti acc Surat Izin cuti acc Lap. Cuti Tahunan Kabag. Sdm Surat Izin cuti di tolak 2.2 Membuat Surat Cuti di tolak 2.4 Pembuatan Lap.cuti Tahunan Lap. Cuti Tahunan Manager Surat Izin cuti di tolak Surat Izin cuti acc Surat Izin Cuti ditolak Lap.Cuti Tahunan Gambar 4.6 Data Flow Diagram Level 2 Proses 2 Sistem Cuti yang Sedang Berjalan Evaluasi Sistem yang berjalan Tabel 4.1 Tabel Evaluasi sistem yang berjalan Entitas Masalah Solusi Dalam permohonan cuti masih berbelitbelit, dan pada saat absensi data sering tidak valid dan mudah adanya manipulasi data. Perlu dibuatnya database untuk penyimpanan data cuti, data dan data absensi, dan juga dibuatnya inputan absensi untuk. Bag. Sdm Sistem saat ini yang digunakan untuk mengelola data kehadiran masih dalam bentuk pembukuan, sehingga membuat proses pengelolaan menjadi lambat dan dibutuhkan ketelitian untuk Perlu adanya aplikasi untuk mempermudah proses pengelolaan kehadiran dan data.

11 59 Kabag. Sdm penjumlahan data dan ketelitian untuk pencarian data. Sering terjadi keterlambatan dalam pelaporan data, lap. Kehadiran perbulanya, dikarenakan datanya masih tidak valid dalam proses perekapannya. Perlu adanya program aplikasi yang dapat mempermudah proses pembuatan laporan Perancangan Sistem Sistem yang dirancang merupakan usulan perancangan sistem untuk memperbaiki sistem pengelolaan presensi yang sedang berjalan sebelumnya. Sistem ini memiliki peranan yang sangat penting dalam menyediakan informasi tentang data kehadiran, yang berupa penggambaran, perancanganyang terkonfigurasi dari komponen perangkat keras maupun perangkat lunak Tujuan Perancangan Sistem Tujuan dari perancangan sistem adalah untuk menghasilkan perancangan sistem informasi presensi yang terkomputerisasi, untuk memudahkan mengolah data-data kehadiran sehingga tidak menghindari terjadinya data yang tidak valid dan manipulasi data Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan Sistem informasi yang disulkan memiliki beberapa keunggulan dan perbedaan dari sistem yang sedang berjalan. Sistem yang diusulkan telah terkomputerisasi, dan otomatisasi sehingga lebih mudah digunakan, integritas data terjaga, tidak akan memakan waktu yang lama dalam mengolah data. Karena

12 60 didalamnya telah disediakan pencetakan laporan-laporan dan fasilitas lainnya yang akan memudahkan user untuk menggunakan sistem ini Perancangan Prosedur yang Diusulkan Adapun prosedur sistem presensi yang diusulkan penulis diantaranya: 1. Prosedur input absensi karyawan yang diusulkan. a. Diasumsikan memberikan kartu absensi ke bag. pegawaian. b. Bagian kepegawaian akan memberikan peringatan apabila karyawan tidak hadir dalam jangka waktu 3 hari, peringatan ke 2 jika 6 hari tidak hadir, dan peringatan ke 3 jika 9 hari tidak hadir. c. memberikan surat permohonan ijin dan lembur ke bag. Kepegawaian untuk di olah sebagai data kehadiran. d. Bag.Kepegawaian akan memberiakan bukti permohonan ijin kepada karyawan. 2. Prosedur Cuti yang diusulkan a. mendapat formulir cuti yang akan diisi untuk mengajukan permohonan cuti. b. Apabila jumlah permohonan cuti karyawan sudah melebihi batas formulir akan di kembalikan ke si pemohon cuti Flow Map Flowmap merupakan diagram alir yang menggambarkan pergerakan proses diantara unit kerja yang berbeda-beda, sekaligus menggambarkan arus dari

13 61 dokumen, aliran data fisik, entitas-entitas sistem informasi dan kegiatan operasi yang berhubungan dengan sistem infomasi yang diusulkan.

14 a. Flow map sistem Sistem Informasi Presensi yang diusulkan KARYAWAN BAG.SDM KABAG.SDM MANAGER BAG.KEUANGAN Data Data Input data Cetak Rekap data karyawan Data Data Rekap Rekap 1 2 Data Rekap 2 Data absensi Surat Cuti Surat Cuti Surat Ijin Surat Lembur Surat Peringatan d Data absensi Surat Cuti Surat Cuti Surat Ijin Surat Lembur y Input Absensi Cek Pembatasan Cuti Jmlh Cuti Lebih? t Surat Cuti Input Data Ijin Input Data Lembur Cetak Rekapitulasi Absensi per Bulan presensi Input Data Cuti Cetak Laporan Cuti Laporan Cuti Laporan Cuti 3 Laporan Cuti 2 1 Arsip Surat Ijin Cuti Surat Ijin Cuti 2 1 a2 Cetak Surat ijin Cuti a1 b Cetak Data Lembur Laporan Lembur Arsip Cetak Laporan Ijin Laporan Ijin Arsip Arsip Cetak Surat Peringatan karyawan Surat Surat Peringata peringatan 2 1 d Arsip Cetak Ijin Jam dan Harian Bukti Ijin Jam dan Harian a1 Laporan Cuti 3 c1 Lap. Rekapitulasi Absensi per Bulan 2 b Surat Ijin Cuti 2 Surat Ijin Cuti 1 Acc Surat Ijin cuti Lap. Rekapitulasi Absensi per bulan 3 Surat Ijin Cuti Surat Ijin Cuti 2 1 Acc Surat Ijin cuti Surat Ijin Cuti 2 Surat Ijin Cuti 1 e c2 b1 c3 Lap. Rekapitulasi Absensi per bulan 4 Bukti Ijin Jam dan Harian Surat Ijin Cuti 1 f Lap. Rekapitulasi Lap. Rekapitulasi Absensi per Absensi per Lap. Rekapitulasi bulan 4 bulan Lap. Rekapitulasi Absensi per 3 Absensi Bulan per bulan 2 1 Arsip c1 c2 c3 e Surat Ijin Cuti Surat Ijin Cuti 2 1 Arsip f Surat Ijin Cuti Surat Ijin Cuti 2 1 b1 a2 Laporan Cuti 2 Gambar 4.7. Flow Map Sistem Presensi yang diusulkan 62

15 Diagram Konteks Diagram Konteks merupakan alat untuk struktur analisis yang menggambarkan sistem secara umum. Sistem informasi yang dibuat akan menghasilkan sumber informasi yang dibutuhkan dan tujuan informasi yang dihasilkan. Diagram konteks sistem Informasi Presensi yang diusulkan di PT. Zyrexindo Mandiri Buana Zssc adalah sebagai berikut : Kartu Absensi, Surat Cuti, Surat Ijin, Surat Lembur Lap. Rekapitulasi Absensi per bulan, Lap. Cuti, Lap. Data karyawan Kabag.Sdm Surat Ijin Cuti Acc, Surat Peringatan, Suart Izin Cuti ditolak, Bukti Ijin Jam dah Harian. Sistem Informasi Presensi Lap. Rekapitulasi Absensi per bulan Manager Lap. Cuti, Lap. Rekapitulasi absen per bulan Bag.Keuangan Gambar 4. 8 Diagram Konteks Sistem Presensi yang diusulkan

16 Data Flow Diagram (DFD) usulan Data Flow Diagram menggambarkan sebuah sistem yang telah ada atau baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa pertimbangan lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. KARYAWAN Data Data Absensi Lap.Absensi per bulan Kabag. Sdm 1.0 Absensi karyawan Lap.Absensi per bulan Data Lap.Cuti Manager Surat Cuti 2.0 cuti Lap.Cuti Lap.Absensi per bulan Bag. Keuangan Surat Ijin 3.0 Ijin Lap Ijin Lap Ijin Surat Lembur 4.0 Lembur Lap. Lembur Lap. Lembur Gambar 4.9 DFD Level 1 Sistem Presensi yang diusulkan.

17 65 Data karyawan 1.1 Input Data Data karyawan F. Data Data karyawan 1.3 Cetak data Data karyawan Lap. Data Data karyawan Data Absensi 1.2 Input Absensi Data Absensi F.Data Absensi Data Absensi 1.4 Cetak Rekapitulasi Absensi per bulan Lap.Rekapitulasi per bulan Lap.Rekapitula si per bulan Data Absensi Lap.Rekapitulasi per bulan Lap.Rekapitulasi per bulan F. Surat peringatan Surat Peringatan 1.5 Cetak surat peringatan Lap.Rekapitulasi per bulan Lap.Rekapitulasi per bulan Surat Peringatan Bag. Keuangan Manager Kabag.Sdm Gambar 4.10 DFD Level 2 Proses 1 Sistem Kehadiran yang diusulkan. Surat Cuti 2.1 Cek Pembatasan Cuti Surat Cuti 2.2 Input Data Cuti Surat Cuti Ditolak Data Cuti Manager F. Data Data karyawan Data Cuti F. Cuti Data Cuti 2.4 Cetak lap.cuti Lap. Cuti Data karywan 2.3 Cetak Surat Ijin cuti Surat ijin cuti Lap. Cut urat permohonan cuti acc Surat ijin cuti Kabag.Sdm Gambar 4.11 DFD Level 2 Proses 2 Sistem Cuti yang diusulkan.

18 Cetak Laporan Ijin Lap. Ijin Lap. Ijin Surat Ijin Data Ijin 3.1 Input Data Ijin Data Ijin F. Ijin Bukti Ijin Data Ijin 3.3 Buat Bukti Ijin Gambar 4.12 DFD Level 2 Proses 3 Sistem Ijin yang diusulkan. 4.2 Cetak Laporan Lembur Lap. Lembur Lap. Lembur Surat Lembur Data Lembur 4.1 Input Data Lembur Data Lembur F. Lembur Gambar 4.13 DFD Level 2 Proses 4 Sistem Lembur yang diusulkan.

19 Kamus Data Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi dengan lengkap. Keterangan lebih lanjut tentang struktur data suatu arus data di DFD secara lebih terperinci dapat dilihat di kamus data. 1. Nama Arus Data : Data Alias : - Bentuk data Aliran data : dokumen : Proses 1.0, Proses 1.1, Proses 1.1 F. Data karyawan, F. Data Proses 1.3, Proses 1.3 Lap. Data, F. Data Proses 1.4. Atribut : Nip, Nama_, Tempat_lahir, Tanggal_lahir, alamat_ktp, Jenis_Kelamin, Alamat_domisili, Agama, Alamat_ , Kode_Jabatan. 2. Nama Arus Data : Data Absensi Alias : - Bentuk data Aliran data : dokumen : Proses 1.0, Proses 1.2, Proses 1.2 F.Data Absensi, F. Data

20 68 Absensi Proses 1.4, F. Data Absensi Proses 1.5. Atribut : Id_absen, Nip, Nama_, Nama_Jabatan, Hari, Tanggal, Jam_Masuk, Jam_Pulang, Keterangan_Absen. 3. Nama Arus Data : Surat Cuti Alias : - Bentuk data : dokumen Aliran data : Proses 2.0 Atribut : Id_cuti, No_Surat_cuti, Nip, Nama_, Jenis_kelamin, Tanggal Awal_Cuti, Tanggal_Akhir_cuti, Jenis_Cuti, Keperluan_cuti, Relasi_nama_cuti, Relasi_telepon_Cuti,Relasi_hubungan_cuti, Nip_Pengganti_cuti. 4. Nama Arus Data : Surat Ijin cuti Alias Bentuk data : Surat Ijin Cuti acc : dokumen Aliran data : Proses 2.4, F. Surat ijin cuti Proses 2.5, Proses 2.4 F. Surat ijin cuti. Atribut : Id_cuti, No_Surat_cuti, Nip, Nama_, Jenis_kelamin,

21 69 Tanggal_Awal_Cuti, Tanggal_Akhir_cuti, Jenis_Cuti, Sisa, Keperluan_cuti, Relasi_nama_cuti, Relasi_telepon_cuti, Relasi_hubungan, Nip_Pengganti_cuti, Surat_ijin_cuti_acc. 5. Nama Arus Data : Surat Ijin Alias Bentuk data Aliran data : Data Ijin : dokumen : Proses 3.0, Proses 3.1, Proses 3.1 F.ijin, F.Ijin Proses 3.2. Atribut : Id_ijin, No_Surat_Ijin, Nip, Nama_, Jenis_kelamin, Jenis_ijin, Ijin_untuk, Jam_ijin, Hari_ijin, Keperluan_ijin, realsi_nama_ijin, Relasi_telepon_ijin, Relasi_hubungan, Nip_Pengganti_ijin. 6. Nama Arus Data : Surat Lembur Alias Bentuk data Aliran data : Data Lembur : Dokumen : Proses 4.0, Proses 4.1, Proses 4.1 F.Lembur Proses 4.2. Atribut : Id_Lembur, Nip, Nama_, Tugas_Lembur.

22 70 7. Nama Arus Data : Surat Peringatan Alias : - Bentuk data : Dokumen Aliran data : F. Surat Peringatan Proses 1.5, Proses 1.5. Atribut : Nomor_surat, Nip, Nama_, Nama_jabatan, Jumlah_jam_masuk, Keterangan_Peringatan. 8. Nama Arus Data : Lap.Rekapitulasi Absensi per bulan Alias : - Bentuk data Aliran data : Dokumen : Proses 1.0 Kabag.Sdm, Proses 1.0 Bag. Keuangan, Proses 1.0 Manager, Proses 1.6 Kabag.Sdm, Proses 1.0 Bag. Keuangan, Proses 1.0 Manager, Atribut : Nip, Nama_, Nama_jabatan, Hari, Tgl_absensi, Jam_Masuk, Jam_Pulang, Jumlah_Jam, Keterangan_absen, Jumlah_jam_masuk, Jumlah_tidak_masuk, Jumlah_kehadiran, Jumlah_ijin, Jumlah_Cuti, Jumlah_Cuti. Nama Arus Data : Lap. Cuti Alias : -

23 71 Bentuk data : dokumen Aliran data : Proses 3.1 F.Ijin, F.Ijin Proses 3.2 Atribut : Nip, Nama_karyawan, Tanggal_cuti, Keterangan_cuti 9. Nama Arus Data : Laporan Ijin Alias : - Bentuk data : Dokumen Aliran data : Proses 3.0 F. Lap.Ijin, Proses 3.2 F. Lap.Ijin Atribut : Nip, Nama_karyawan, Tanggal_Ijin, 10. Nama Arus Data : Lap. Lembur Alias : - Jenis_Ijin, Keterangan_ijin. Bentuk data Aliran data : Dokumen : Proses 4.0- F.lap.Lembur, Proses 4.2 F Lembur. Atribut : Nip, Nama_, Tanggal, Keterangan_lembur Perancangan Basis Data Setelah merancang prosedur sistem yang baru, penulis dapat merancang basis data untuk sistem ini, yang dimana akan memudahkan dalam membuat database dan program yang akan dirancang.

24 Normalisasi. Normalisasi memberikan panduan yang sangat membantu bagi pengembang untuk mencegah penciptaaan struktur tabel yang kurang fleksibel atau mengurangi ketidak-efisienan. Unnormal : Nip, Nama_, Tempat_lahir, Tanggal_lahir, alamat_ktp, Alamat_domisili, Agama, Alamat_ , Kode_Jabatan, Id_absen, Nip, Nama_, Nama_Jabatan, Hari, Tanggal, Jam_Masuk, Jam_Pulang, Keterangan_Absen, Id_cuti, No_Surat_cuti, Nip, Nama_, Jenis_kelamin, Tanggal_Awal_Cuti, Tanggal_Akhir_cuti, Jenis_Cuti, Sisa, Keperluan_cuti, Relasi_nama_cuti, Relasi_telepon_Cuti, Relasi_hubungan_cuti, Nip_Pengganti_cuti, Id_cuti, No_Surat_cuti, Nip, Nama_, Jenis_kelamin, Tanggal Awal_Cuti, Tanggal_Akhir_cuti, Jenis_Cuti, Keperluan_cuti, realsi_nama_cuti, Relasi_telepon_cuti, Relasi_hubungan, Nip_Pengganti_cuti, Surat_ijin_cuti_acc, Id_ijin, No_Surat_Ijin, Nip, Nama_, Jenis_kelamin, Jenis_ijin, Ijin_untuk, Jam_ijin, Hari_ijin, Keperluan_ijin, realsi_nama_ijin, Relasi_telepon_ijin, Relasi_hubungan, Nip_Pengganti_ijin, Id_Lembur, Nip, Nama_, Tugas_Lembur, Nomor_surat, Nip, Nama_, Nama_jabatan, Jumlah_jam_masuk, Keterangan_Peringatan, Nip, Nama_, Nama_jabatan, Hari, Tgl_absensi, Jam_Masuk, Jam_Pulang, Jumlah_Jam, Keterangan_absen, Jumlah_jam_masuk, Jumlah_tidak_masuk, Jumlah_kehadiran, Jumlah_ijin, Jumlah_Cuti, Jumlah_Cuti, Nip, Nama_karyawan, Tanggal_cuti, Keterangan_cuti, Nip, Nama_karyawan,

25 73 Tanggal_Ijin, Jenis_Ijin, Keterangan_ijin, Nip, Nama_, Tanggal, Keterangan_Lembur. 1. Normal 1 : Nip, Nama_, Tempat_lahir, Tanggal_lahir, alamat_ktp, Alamat_domisili, Agama, Alamat_ , Kode_Jabatan, Id_absen, Nama_Jabatan, Hari, Tanggal, Jam_Masuk, Jam_Pulang, Keterangan_Absen, Id_cuti, No_Surat_cuti, Sisa, Tanggal_Awal_Cuti, Tanggal_Akhir_cuti, Jenis_Cuti, Keperluan_cuti, Relasi_nama_cuti, Relasi_telepon_Cuti, Relasi_hubungan_cuti, Nip_Pengganti_cuti, Surat_ijin_cuti_acc, Id_ijin, Jenis_ijin, Ijin_untuk, Jam_ijin, Hari_ijin, Keperluan_ijin, realsi_nama_ijin, Relasi_telepon_ijin, Relasi_hubungan_Ijin, Nip_Pengganti_ijin, Id_Lembur, Keterangan_Lembur, Nomor_surat, Jumlah_jam_masuk, Keterangan_Peringatan, Jumlah_tidak_masuk, Jumlah_kehadiran, Jumlah_ijin, Jumlah_Cuti. 2. Normal 2 : a. : Nip*, Nama_, Tempat_lahir, Tanggal_lahir, Alamat_ktp, Alamat_domisili, Agama, Alamat_ , Kode_Jabatan. b. Jabatan : Kode_Jabatan*, Nama_ Jabatan. c. Absen : Id_absen*, Nip**, Nama_, Nama_Jabatan, Hari, Tanggal, Jam_Masuk, Jam_Pulang, Keterangan_Absen. d. Cuti : Id_cuti*, Nip**, Nama_, No_Surat_cuti, sisa,

26 74 Tanggal_Awal_Cuti, Tanggal_Akhir_cuti, Jenis_Cuti, Keperluan_cuti, Relasi_nama_cuti, Relasi_telepon_Cuti, Relasi_hubungan_cuti, Nip_Pengganti_cuti, Surat_ijin_cuti_acc. e. Ijin : Id_ijin*, Nip**, Nama, Nip, Nama_, Tanggal, Sampai, relasi_alamat, Jenis_ijin, Ijin_untuk, Jam_ijin, Hari_ijin, Keperluan_ijin, Realsi_nama_ijin, Relasi_telepon_ijin, Relasi_hubungan_Ijin, Nip_Pengganti_ijin, No_Surat_Bukti Lembur f. Lembur : Id_Lembur*, Nip**, Nama_, Keterangan_Lembur, Tugas_dalam_Lembur Relasi Tabel Tabel relasi ini menggambarkan hubungan antara tabel-tabel yang terdapat pada database presensi, yang dimana di dalam tabel tersebut terdapat field kunci (primary key), dan terdapat kunci tamu (foreign key). Kedua kunci (key) ini digunakan untuk menghubungkan antara tabel.

27 75 T.Cuti Mst_Jabatan Mst_ PK Id_Cuti PK PK Kode_Jabatan Nama_Jabatan T. Absensi Id_Absen Nip Tanggal Jam_Masuk Jam_Pulang Jumlah_jam_masuk Jumlah_tidak_masuk PK Nip nama_karyawan tempat_lahir tanggal_lahir alamat_ktp alamat_domisili telp_hp agama alamat_ Kode_Jabatan Nip Nama_ No_Surat_Cuti Tanggal_Awal_Cuti Tanggal_Akhir_Cuti Jenis_Cuti Keperluan_Cuti Relasi_Nama_cuti Relasi_telepon_cuti Relasi_hubungan_cuti Nip_pengganti_cuti Surat_ijin_cuti_acc PK Id_Ijin T.Ijin Nip Nama_ Jenis_Ijin Ijin_Untuk Jam_Ijin Hari_Ijin Keperluan_Ijin Relasi_nama_Ijin Relasi_telepon_ijin Nip_Pengganti_ijin No_Surat_Bukti Ijin_jam_dan_Harian Gambar 4.14 Relasi Tabel Sistem Presensi yang diusulkan PK T.Lembur Id_Lembur Nip Nama_ Tugas_dalam_lembur Entity Relationship Diagram (ERD) Diagram hubungan entitas atau di kenal dengan diagram ER adalah rotasi grafik dari sebuah model data atau sebuah model jaringan yang menjelaskan tentang data yang tersimpan dari sebuah sistem.

28 76 Jabatan 1 memiliki N cuti N mengambil 1 karyawan 1 1 melakukan N Mengambil absensi N N Lembur Ijin Gambar 4.15 Entity Relationship Diagram (ERD) Sistem Presensi yang di usulkan Struktur File Dalam pembuatan program dibutuhkan suatu spesifikasi file yang dimaksudkan untuk dapat melakukan kegiatan-kegiatan dalam pengaturan pencarian data dan pembuatan laporan yang dapat memudahkan sistem komputer. Untuk itu sistem pengolahan data ini membutuhkan spesifikasi file untuk mempermudah dalam melakukan kegiatan pemrograman komputer. Tujuan dari perancangan struktur file ini yaitu untuk menentukan nama field, type field, lebar field dan keterangan dari field tersebut yang ada pada setiap file. Adapun struktur file pada Sistem Informasi Presensi karyawan adalah sebagai berikut yaitu :

29 77 Tabel 4.2 Tabel Nama File : Data Fungsi : Sebagai identitas Media Penyimpanan : Harddisk Media Pengolahan Data : File Nama Data Type Lebar Keterangan Nip* Char 12 Identitas nama_lengkap Varchar 100 Nama tempat_lahir Varchar 50 Tempat Lahir tanggal_lahir Date 8 Tanggal Lahir alamat_ktp Varchar 10 Alamat Ktp alamat_domisili Datetime 8 Alamat Tempat saat ini telp_hp Datetime 8 Tanggal Masuk agama Varchar 25 Agama alamat_ Numeric 9 Alamat kode_jab Money 8 Kode_Jabatan Photo Picture - Poto Tabel 4.3 Tabel Jabatan Nama File : Jabatan Fungsi : Sebagai data jabatan Media Penyimpanan : Harddisk Media Pengolahan Data : File Nama Data Type Lebar Keterangan Kode_jabatan* char 2 Kode Jabatan Nama_jabatan varchar 50 Identitas Jabatan Tabel 4.4 Tabel Absensi Nama File : Absensi Fungsi : Sebagai data Absensi Media Penyimpanan : Harddisk Media Pengolahan Data : File Nama Data Type Lebar Keterangan Id_absen* Int 11 Kode Absensi nip Date 8 Identitas Jabatan Tanggal Date 100 Tanggal Masuk

30 78 Masuk Time - Jam_Masuk Pulang time - Jam_Pulang Keterangan Varchar 100 Keterangan Tabel 4.5 Tabel Cuti Nama File : Cuti Fungsi : Sebagai data Cuti Media Penyimpanan : Harddisk Media Pengolahan Data : File Nama Data Type Lebar Keterangan Id_cuti* Int 11 Kode Cuti nip char 12 Identitas Jabatan Tanggal_awal Date 8 Tanggal awal cuti Tanggal _akhir Date 8 Tanggal akhir cuti Jenis_cuti Varchar so Sisa Cuti Tanggal_masuk Date 8 Tanggal masuk cuti Keperluan tinytext - Keterangan keperluan Relasi_nama Varchar 100 Nama yang dapat di hubungi saat cuti Relasi_telepon Char 20 No telp yang dapat di hubungi saat cuti Relasi_hubungan varchar 100 Hubungan dengan pemohon cuti Nip_pengganti Char 12 Identitas pengganti cuti Tabel 4.6 Tabel Ijin Nama File : Ijin Fungsi : Sebagai data Ijin Media Penyimpanan : Harddisk Media Pengolahan Data : File Nama Data Type Lebar Keterangan Id_ijin* Int 11 Nomor Ijin nip char 12 Identitas Jabatan

31 79 Ijin_untuk Date 8 Keterangan Ijin Jam_ijin Date 8 Jam Ijin Tanggal Date - Tanggal Ijin Jenis_ijin Varchar 50 Jenis ijin Sampai Time - Berapa jam ijin Keperluan tinytext - Keperluan Ijin Relasi_nama Varchar 100 Nama yang dapat di hubungi saat ijin Relasi_alamat Varchar 100 No telp yang dapat di hubungi saat ijin Relasi_hubungan varchar 100 Hubungan dengan pemohon ijin Relasi_telepon Varchar 100 No telp yang dapat di hubungi saat ijin Tabel 4.7 Tabel Lembur Nama File : Lembur Fungsi : Sebagai data Absensi Media Penyimpanan : Harddisk Media Pengolahan Data : File Nama Data Type Lebar Keterangan Id_lembur Int 11 Nomor Lembur Nip char 12 Identitas Jabatan Tanggal Date 100 Tanggal Lembur Jam_awal Time - Jam Awal Lembur Jam_akhir time - Jam Akhir Lembur Keterangan Varchar 100 Keterangan Lembur

32 80 Tabel 4.8 Tabel Jurnal Nama File : Jurnal Fungsi : Sebagai data Jurnal Media Penyimpanan : Harddisk Media Pengolahan Data : File Nama Data Type Lebar Keterangan Id_jurnal* Int 11 Nomor Jurnal Judul Date 8 Judul Kegiatan Isi Date 100 Data Kegiatan Sumber Time - Sumber Waktu time - Waktu kegiatan berlangsung Tabel 4.9 Tabel Hari Libur Nama File : Hari Libur Fungsi : Sebagai pemberitahuan Libur nasional Media Penyimpanan : Harddisk Media Pengolahan Data : File Nama Data Type Lebar Keterangan Id_libur* Int 11 Nomor hari libur nasional Tanggal date 8 Tanggal Libur Keterangan Varchar 100 Nama Hari Libur Nasional Kodifikasi Rancangan sistem pengkodean ini dibuat guna mengidentifikasi suatu objek secara singkat, dengan adanya sistem pengkodean ini diharapkan dapat menklarifikasikan data, kode dapat dibentuk dari kumpulan huruf, angka dan karakter khusus. Pada program aplikasi Presensin terdapat pengkodean yaitu sebagai berikut :

33 81 1. Nip : x- xxxx - xxx A B C Keterangan : Contoh : Nip A = 1 digit kode jabatan B = 4 digit tahun masuk karyawan C = 3 digit no urut pegawai 2. Kode Jabatan = x Keterangan : 1 (Auto_Increment) 3. Id Absen = x Keterangan : 1 (Auto_Increment) 4. Id Cuti = x Keterangan : 1 (Auto_Increment) 5. Id Ijin = x Keterangan : 1 (Auto_Increment) 6. Id Lembur = x Keterangan : 1 (Auto_Increment) 7. Id Jurnal = x Keterangan : 1 (Auto_Increment) 8. Id Libur = x Keterangan : 1 (Auto_Increment)

34 Perancangan antar Muka Perangcangan antar muka dibuat guna untuk mempermudah dalam pembuatan program, perancangan antar muka juga merupakan suatu bentuk yang dapat memberikan informasi yang terbagi menjadi beberapa bagian. Perancangan yang dibuat terdiri dari struktur menu, perancangan input dan perancangan output Struktur Menu Struktur menu adalah bentuk umum dari suatu rancangan program untuk memudahkan pemakai dalam menjalankan program sehingga pada saat menjalankan program komputer, pemakai (user) tidak mengalami kesulitan dalam memilih menu-menu yang diinginkan. Pada perancangan ini dibuat menu yang dapat mengintegrasikan seluruh data dalam suatu sistem dan disertai dengan instrukasi yang ada pada pilihan menu tersebut. Struktur menu tersebut dapat dilihat pada gambar di bawah ini : Menu Utama Input Absen Public User Data Data Tambah Data Laporan Data Jabatan Data Jabatan Tambah Data Jabatan Ubah Data jabatan Hapus Data Jabatan Cuti Data Cuti Tambah Data Cuti Ubah Data cuti Hapus Data Cuti Laporan Cuti Ijin Data Ijin Tambah Data Ijin Ubah Data Ijin Hapus Data Ijin Laporan Ijin Lembur Data Lembur Tambah Data Lembur Ubah Data Lembur Hapus Data Lembur Laporan Lembur Jurnal Tambah Data Jurnal Tambah Data Jurnal Ubah Data Jurnal Hapus Data Jurnal Data Libur Data Libur Tambah Data Libur Ubah Data Libur Hapus Data Libur Laporan Absensi Data Absensi Data User Tambah Data User Tambah Data User Peringatan Data Peringatan Cetak Surat Peringatan Logout Gambar 4.16 Struktur Menu Program Sistem Informasi Presensi

35 Perancangan Input 1. Perancangan Desain Input Form Login Perancangan login merupakan tampilan pertama kali muncul ketika program aplikasi simpan pinjam pertama kali dijalankan. Aplikasi Login ini dirancang untuk pengamanan setiap aplikasi. Gambar 4.17 Perancangan Form Login

36 84 2. Perancangan Desain Input Data Perancangan form data isi karyawan merupakan rancangan yang dibuat untuk melakukan proses pengisian data karyawan. Gambar 4.18 Perancangan Form Isi Data

37 85 3. Perancangan desain Input Form Data Jabatan Perancangan form Isi data jabatan merupakan rancangan yang dibuat untuk melakukan proses pengisian data jabatan karyawan. Gambar 4.19 Perancangan Form Isi Data Jabatan

38 86 4. Perancangan desain Input Form Cuti Perancangan form Isi cuti karyawan merupakan rancangan yang dibuat untuk melakukan proses pengisian data cuti karyawan. Gambar 4.20 Perancangan Form Isi Data Cuti

39 87 5. Perancangan desain Input Form Data Ijin Harian Perancangan form Isi Ijin merupakan rancangan yang dibuat untuk melakukan proses pengisian data ijin harian karyawan. Gambar 4.21 Perancangan Form Isi Data Ijin Harian 6. Perancangan desain Input Form Data Ijin Jam Perancangan form Isi Ijin merupakan rancangan yang dibuat untuk melakukan proses pengisian data ijin jam karyawan. Gambar 4.22 Perancangan Form Isi Data Ijin Jam

40 88 7. Perancangan desain Input Form Data Lembur Perancangan form Isi data lembur atan merupakan rancangan yang dibuat untuk melakukan proses pengisian data lembur karyawan. Gambar 4.23 Perancangan Form Isi Data Lembur 8. Perancangan desain Input Form Data Jurnal Perancangan form Isi data jurnal karyawan merupakan rancangan yang dibuat untuk melakukan proses pengisian data jurnal karyawan. Gambar 4.24 Perancangan Form Isi Data Jurnal

41 89 9. Perancangan desain Input Form Data Libur Nasional Perancangan form Isi data libur nasional merupakan rancangan yang dibuat untuk melakukan proses pengisian data libur nasional. Gambar 4.25 Perancangan Form Isi Data Libur Nasional 10. Perancangan desain Input Form Laporan Absensi Perancangan form Isi data input laporan absensi merupakan rancangan yang dibuat untuk melakukan proses pengisian laporan absen per bulan. Gambar 4.26 Perancangan Form Isi Data Laporan Absensi

42 Perancangan desain Input Form Data User Perancangan form Isi data user merupakan rancangan yang dibuat untuk melakukan proses pengisian data user. Gambar 4.27 Perancangan Form Isi Data User 12. Perancangan desain Form Input Absensi Perancangan Form Input Absensi merupakan rancangan yang dibuat untuk melakukan proses penginputan nip karyawan. Gambar 4.28 Perancangan Form Input Absensi

43 Perancangan Output Perancangan output merupakan rancangan keluaran yang dihasilkan setelah data diolah, untuk kemudian dicetak. Adapun rancangan output dari aplikasi sistem Presensi adalah sebagai berikut : Laporan Data Nip Nama Alamat Telepon Tempat Lahir Tanggal Lahir Agama Jabatan Tanggal, tgl,bln,thn (Ka.bag SDM) Gambar 4.29 Perancangan Output Data Laporan Cuti Nip Nama Tanggal Keterangan Tanggal, tgl,bln,thn (Ka.bag SDM)

44 92 Gambar Perancangan Output Cuti Gambar Perancangan Output Surat Ijin Cuti Laporan Lembur Nip Nama Tanggal Keterangan Tanggal, tgl,bln,thn (Ka.bag SDM) Gambar 4.32 Perancangan Output Lembur

45 93 Laporan Ijin Harian Nip Nama Tanggal Keterangan Tanggal, tgl bln thn (Ka. Bag SDM) Gambar 4.33 Perancangan Output Ijin Harian Gambar 4.34 Perancangan Output Bukti Ijin Harian

46 94 Laporan Ijin Jam Nip Nama Tanggal Dari Jam Sampai Jam Keterangan Tanggal, tgl bln thn (Ka. Bag SDM) Gambar 4.35 Perancangan Output Ijin jam Gambar 4.36 Perancangan Output Bukti Ijin jam

47 Gambar 4.37 Perancangan Output Surat Peringatan 95

48 96 Nip : Nama : Jabatan : Libur Tidak Masuk Hari Tanggal Jam Masuk Jumlah Pulang Jumlah Jam Keterangan Rekapitulasi Absensi Jumlah Jam Masuk (Jam) Jumlah Tidak Masuk (Hari) Jumlah Kehadiran (Hari) Jumlah Ijin(Hari) Jumlah Cuti (Hari) Jumlah Lembur (Jam) Gambar 4.38 Perancangan Output Laporan Absensi per karyawan per bulan

49 97 REKAPITULASI ABSENSI Bulan : bln thn No Nama Jumlah Jam Masuk (jam) Jumlah Kehadiran (Hari) Jumlah Ijin (Hari) Jumlah Cuti (Hari) Jumlah Lembur(Jam) Tanggal, tgl bln thn (Ka. Bag SDM) Gambar 4.39 Perancangan Output Rekapitulasi Absensi per bulan Perancangan Arsitektur Jaringan Di bawah ini akan digambarkan bagaimana perancangan arsitektur jaringan yang diusulkan di sistem informasi manajemen berbasis intranet di PT. Zyrexindo Mandiri Buana / Zssc Bandung. Berikut ini adalah gambar arsitektur jaringan yang diusulkan di sistem informasi manajemen berbasis intranet. Gambar 4.40 Perancangan Arsitektur Jaringan yang di usulkan