Sistem Informasi Absensi dengan Barcode Berbasis Jaringan Pada CV. Banue Perkasa Sidoarjo

Transkripsi

1 1 Sistem Informasi Absensi dengan Barcode Berbasis Jaringan Pada CV. Banue Perkasa Sidoarjo Devi Syahidatun Nihayati ( ) Fakultas Ilmu Komputer Pembimbing : M. Noor Al Aza am, S.Kom, MT Universitas Narotama Surabaya CV. Banue Perkasa Sidoarjo adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang perawatan serta pengadaan barang dan jasa khusus pesawat terbang yang tergolong berskala besar, namun sayangnya sistem yang diterapkan mengenai penanganan absensi adalah sistem yang manual yaitu tanda tangan kehadiran dimana hal tersebut akan dapat menjadi riskan bila salah satu (atau bahkan lebih) memalsukan tanda tangan, penentuan jam masuk yang sembarangan, demikian pula dengan jam pulang yang bisa dimanipulasi dengan mudah, padahal dengan adanya sistem absensi yang terkomputerisasi akan dapat membantu mempermudah, baik pada proses absensi maupun pada proses penghitungannya nanti, sistem absensi yang terkomputerisasi ini nantinya akan disajikan menggunakan aplikasi dari program Gambas yang berbasis Linux, kemudahan yang didapat dari sistem ini adalah dapat mempermudah perhitungan jam-jam masuk dan jam-jam terlambat, sehingga perusahaan dapat mengontrol jadwal masuk, dan pulang. 1. Latar belakang Latar belakang dari pemilihan judul Sistem Informasi Absensi dengan Barcode Berbasis Jaringan Pada CV. Banue Perkasa sebagai skripsi adalah banyaknya masalah yang terjadi dalam menangani sistem absensi. Salah satu contoh contohnya adalah sistem absensi pada CV. Banue Perkasa, CV. Banue Perkasa adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang perawatan serta pengadaan barang dan jasa khusus pesawat terbang yang tergolong berskala besar, dimana perusahaan ini memiliki kurang lebih 25 pada tiap bagiannya, namun sayangnya sistem yang diterapkan mengenai penanganan absensi adalah sistem yang manual yaitu tanda tangan kehadiran dimana pada pengoperasiannya harus melakukan tanda tangan empat kali yaitu pada saat dia masuk kerja,, kembali dari dan pada saat dia pulang dari kerja, dengan sistem seperti itu banyak kekurangan yang dihadapi seperti kenakalan dengan memalsukan tandatangan lain sampai perhitungan jam-jam efektif yang sangat menyita waktu. Dengan adanya sistem yang terkomputerisasi ini diharapkan akan dapat membantu mempermudah penanganan absensi pada baik itu pada saat proses maupun pada saat perhitunganya nanti. Batasan masalah yang akan dikerjakan dalam penyusunan skripsi ini adalah sistem absensi serta perhitungan pada CV. Banue Perkasa, sistem absensi yang terkomputerisasi ini nantinya akan disajikan menggunakan aplikasi dari program gambas yang berbasis Linux kemudahan yang didapat dari sistem ini adalah dapat mempermudah perhitungan jam-jam masuk dan jam-jam terlambat, sehingga perusahaan dapat mengontrol. 2. Perumusan masalah Dari latar belakang diatas dapat disimpulkan bahwa permasalahan yang dihadapi sebagai berikut: 1. Sistem absensi yang masih dilakukan secara manual (dengan tanda tangan) akan dapat dilakukan dengan mudah melalui komputer (barcode). 2. Pelaporan data absensi akan lebih cepat dan efektif. 3. Menghindari adanya antri absen, karena program sudah dapat digunakan dengan sistem jaringan, dan tentunya hal ini akan jauh

2 2 3. Tujuan lebih mempercepat proses absensi. Tujuan dari pelaksanaan skripsi ini adalah 1. Membantu memecahkan masalah yang terjadi peda sebuah perusahaan, dalam hal ini adalah sistem absensi pada CV. Banue Perkasa. 2. Membantu efisiensi dan efektifitas pada pelaporan absensi CV. Banue Perkasa. Sistem kerja Sistem absensi yang akan penulis rancang adalah salah satu tugas yang diberikan kepada penulis guna mengetahui sejauh mana kemampuan penulis dalam memahami suatu masalah. Masalah tersebut akan dianalisis dan akan diberikan solusi terbaik. Penulis pada skripsi ini membahas sistem informasi absensi karena penulis menganggap bahwa sistem ini adalah sistem dimana setiap perusahaan pasti membutuhkanya karena secara langsung absensi akan berimbas pada sistem penggajian. Data-data dan contoh yang tertulis dalam penulisan skripsi ini adalah fiktif belaka, dikarenakan data-data dan contoh yang sesugguhnya dari perusahaan bersifat rahasia dan tidak dapat dipublikasikan. Namun penulis dapat menyajikan sistem kerja dari perusahaan, adapun sistem kerja dari sitem absensi tersebut adalah sebagai berikut: 1) Proses pendaftaran / pengeditan admin Admin adalah pemegang kekuasaan penuh dari program, dimana admin bisa mendaftarkan admin yang lain, ataupun mengedit admin. Secara standar program menetapkan admin dengan ID: 1 dan password: 123 adalah admin pertama. Sangat direkomendasikan ID dan password segera diubah. 2) Proses pendaftaran Seseorang yang akan menjadi harus didaftarkan terlebih dahulu untuk benar-benar menjadi dan mendapatkan id, pendaftaran dilakukan oleh admin dengan menginputkan data dengan mengisi form registrasi terlebih dahulu. 3) Setelah terdaftar admin harus terlebih dahulu menentukan setting jam-jam kerja yaitu mengisi form set antara lain menyeting waktu masuk kerja, waktu pulang kerja, waktu mulai iustirahat, waktu kembali dari dan menentukan jam mulai lembur. 4) Proses absensi Ada empat macam absensi dalam program ini yaitu, absensi masuk, absensi mulai, absensi selesai, absensi pulang yang menentukan lembur atau tidak. Untuk pengisian dilakukan oleh setiap yang bersangkutan, dengan menggunakan kartu ID yang telah diberi barcode. Pada saat pengisian form absensi, diberi batasan waktu tertentu untuk pengisian karena secara otomatis form akan ditutup setelah selang waktu yang telah ditentukan oleh admin. Ini merupakan penjagaan dari pengisian ID barcode secara manual oleh lain (titip absen). 5) Proses pencetakan Pencetakan disini ada dua, yaitu pencetakan laporan absensi per selama 1 bulan (dengan syarat tersebut aktif), dan pencetakan data yang aktif (masih bekerja diperusahaan) maupun pasif (sudah keluar dari perusahaan).

3 3 Proses pencetakan hanya bisa dilakukan oleh admin. Data Base Database adalah satu atau sekumpulan tabel yang terdiri atas beberapa / banyak record yang mempunyai klasifikasi tertentu yang sama, digunakan sesuai dengan aplikasi tertentu. Tujuan dibuat database adalah memudahkan dalam memanipulasi data, menghindari adanya data kembar dan keterkaitan antara program aplikasi dengan penyimpanan data. Dari aplikasi yang penulis buat, penulis memerlukan beberapa file database yang akan digunakan untuk menyimpan data-data yang berhubungan dengan aplikasi absensi. File-file database tersebut adalah: 1. Tabel biodata Tabel biodata ini digunakan untuk menyimpan daftar. Dibuat id sebagai primary key (dimana id adalah ID barcode yang wajib unik). Berikut field-field yang terdapat dalam tabel biodata Tabel biodata id varchar 20 ID nama varchar 30 Nama alamat varchar 100 Alamat telp varchar 30 Telepon hp varchar 30 HP tgl_lahir varchar 10 Tanggal lahir tgl_masuk varchar 25 Tanggal masuk status enum( 1, 0 ) 1 Status aktif / tidak 2. Tabel absen Tabel absen ini digunakan untuk menyimpan data absensi yaitu, waktu masuk kerja, waktu mulai, waktu akhir dari (kembali), dan waktu pulang. Disini digunakan id sebagai foreign key Tabel absen id varchar 20 ID tgl varchar 10 Tanggal absensi waktu varchar 10 Waktu masuk misti varchar 25 Waktu mulai aisti varchar 25 Waktu kembali dari pulang varchar 25 Waktu pulang keterangan varchar 100 Keterangan tidak masuk dari 3. Tabel verif Tabel verif ini digunakan untuk menyimpan daftar admin yang diperbolehkan mengakses seluruh menu dalam program absensi ini. Disini digunakan id sebagai primary key.

4 Tabel verif id varchar 8 ID admin pass varchar 20 Password admin 4. Tabel waktu Tabel waktu digunakan untuk menyimpan data masuk, pulang, mulai, akhir, waktu lembur, dan timer form Tabel waktu masuk varchar 8 Pengesetan waktu masuk keluar varchar 8 Pengesetan waktu pulang lembur varchar 8 Pengesetan waktu lembur mulai_ist varchar 8 Pengesetan waktu mulai akhir_ist varchar 8 Pengesetan waktu akhir waktu_form varchar 3 Pengesetan waktu pembukaan form 5. Tabel lapb Tabel lapb digunakan untuk menyimpan data total hari masuk kerja, total terlambat kembali dari, dan total waktu lembur selama satu bulan Tabel lapb id varchar 20 ID toth varchar 2 Total hari masuk kerja dalam 1 bulan totl varchar 10 Total waktu lembur dalam 1 bulan totlb varchar 10 Total waktu terlambat masuk dalam 1 bulan totli varchar 10 Total waktu terlambat kembali dari dalam 1 bulan bln varchar 7 Bulan pelaporan 4.5 Rancangan Input dan Output Input: Yang merupakan input dalam proses absensi ini adalah antara lain : data admin, data, dan set waktu kerja. Proses: Dalam proses penghitungan jam kerja, data diinputkan ke dalam tabel absen, sesuai dengan peraturan dari program, kemudian secara otomatis akan menambahkan jumlah data dalam tabel lapb berupa banyaknya waktu terlambat maupun lembur. Untuk tampilan detil mengenai keterlambatan maupun lembur diproses pada saat laporan akan dicetak. Output: Hasil output dari program absensi ini ada dua yaitu, laporan daftar karywan yang masih aktif maupun yang

5 5 resign, dan laporan absensi kerja per. Kesimpulan: Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan pada pembahasan masalah diatas, penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Absensi dapat dilakukan secara mudah melalui komputer dengan hanya menggunakan ID pengenal yang telah diberi barcode dengan kode khusus dari perusahaan. 2. Pelaporan data absensi akan lebih cepat dan efektif serta akurat. 3. Dengan adanya kemampuan program untuk dibuat dengan sistem jaringan lebih meningkatkan efisiensi dalam resource database dan komputer yang digunakan. Saran Setelah memperhatikan dan mempertimbangkan beberapa situasi yang ada, penulis menyarankan kepada perusahaan-perusahaan dan instansiinstansi khususnya adalah sebagai berikut: 1. Agar perusahaan tersebut diatas melakukan proses pengelolaan data terutama data absensi secara terkomputerisasi. Hal ini tentu sangat bermanfaat bagi kesejahteraan dan menguntungkan bagi perusahaan. 2. Pengaturan pengerjaan harus selalu dikontrol kebenarannya agar dapat menampilkan data yang akurat. 3. Perlindungan terhadap data user yang dikontrol oleh admin. absensi ini terdiri dari beberapa form menu. Form-form menu tersebut antara lain: 1. Menu Utama Menu utama berfungsi untuk menampilkan seluruh fasilitas dari program absensi yang dapat digunakan. Menu yang ada dalam menu utama antara lain : form Keluar, form Kembali, form, SET, form Cetak, form Register Admin, form Daftar, form Masuk, dan form Pulang. Contoh tampilan dari form menu utama ini adalah gambar berikut : Gambar 1. Menu Utama 2. Form Register Admin Menu register admin digunakan untuk memodifikasi data admin diperusahaan, dimana admin bebas menentukan perlakuan dari program absensi ini. Yang harus diinputkan dalam form register admin ini adalah ID dan password. Pada menu ini admin juga bisa mengedit data admin maupun menghapusnya. Contoh tampilan dari form register admin adalah gambar berikut : Gambasr 2. Form Register Admin Rancangan Program Dalam rancangan program ini akan dijelaskan tentang sistem operasional dari program aplikasi absensi. Program aplikasi dari sistem informasi

6 6 3. Form Set Waktu Kerja Menu ini digunakan oleh admin untuk menentukan waktu masuk, waktu pulang, waktu lembur, waktu mulai, waktu akhir (kembali) dari, dan timer form. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 3 dibawah ini : berbeda) dan Label form yang dibuat beda pula. Khusus untuk Timer Form contoh tampilan gambarnya ada dibawah ini : Gambar 5. Form Set Timer Form Gambar 3. Menu Set Waktu Kerja 4. Form Set waktu masuk, pulang, lembur, waktu mulai, waktu akhir (kembali) dari, dan timer form Form tersebut memiliki fungsinya masing-masing. Tombol OK digunakan untuk menyetujui perubahan, tombol Keluar untuk kembali ke menu utama. Untuk lebih jelasnya lihatlah gambar 4 dibawah ini : Gambar 4. Form Set waktu kerja Tombol Set digunakan untuk menyetujui perubahan waktu pada timer form. Quit untuk kembali kemenu Set Waktu Kerja. 5. Form registrasi (Admin Only) Menu ini digunakan untuk memanipulasi data yang terdaftar diperusahaan (baik itu input, merubah status menjadi aktif atau tidak). Pengisian pada ID barcode juga akan berpengaruh pada tampilan tabel yang ada dibawahnya, sehingga bisa juga digunakan untuk mode pencarian secara langsung. ID barcode haruslah unik, pengisian yang lain bersifat optional. Pilihan cek boks Set Aktif digunakan untuk menentukan masih aktif ataukah telah resign dari perusahaan, cek boks ini juga bisa langsung untuk mode pencarian sesuai kriteria. Terdapat pula menu Cetak yang dapat digunakan untuk mencetak data sesuai dengan kriteria pencarian. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 6 dibawah ini: Gambar 6. Form Registrasi Karyawan Contoh gambas 4 diatas adalah contoh form set waktu masuk kerja, untuk set waktu pulang, lembur, waktu mulai, waktu akhir (kembali) dari memiliki tampilan yang sama hanya title (judul form yang dibuat

7 7 6. Form absensi masuk kerja Menu ini digunakan untuk absen masuk dari yang terdaftar diperusahaan dan masih aktif. Secara otomatis ketika form ini dibuka penghitungan timer form dimulai (sesuai dengan ketentuan admin), bila waktu telah habis form ditutup secara otomatis (dapat dilihat dari angka digit yang tampil disebelah kanan tengah). Untuk absensi masuk cukup menggunakan ID card-nya didepan alat barcode, maka secara otomatis ID akan masuk alam absensi masuk. Terdapat pula tombol admin yang berfungsi untuk menentukan apakah tersebut itu sakit atau punya alasan yang lain (dengan mencentang cek boks Alasan tidak masuk, dan mengisi textbox alasan tidak masuk). Dibagian bawah juga terdapat info mengenai absensi. Untuk lebih jelasnya lihatlah gambar 7 dan 8 dibawah ini : Gambar 7. Form absensi masuk kerja Gambar 8. Form absensi ijin sakit (pada menu absensi masuk ) 7. Form absensi mulai Menu ini digunakan untuk absen mulai kerja. Prinsip kerjanya sama seperti form menu absensi masuk kerja, hanya saja ini digunakan untuk identifikasi waktu mulai kerja. Berikut adalah contoh form-nya: Gambar 9. Form Absensi mulai Gambar 10. Form absensi ijin sakit (pada menu absensi mulai )

8 8 Gambar 12. Form absensi pulang kerja 8. Form absensi kembali dari Menu ini digunakan untuk absen kembali dari kerja. Prinsip kerjanya sama seperti form menu absensi masuk kerja, hanya saja ini digunakan untuk identifikasi waktu akhir (kembali) dari kerja. Berikut adalah contoh form-nya: Gambar 11. Form absensi kembali dari 10. Form laporan absensi Menu ini digunakan untuk menentukan kriteria pencetakan total absensi per- (yang masih aktif). Dengan pengisian ID barcode didapatlah nama, kemudian pengisian bulan dan tahun. Contoh form dapat dilihat pada gambar 13 dibawah ini : Gambar 13. Form laporan absensi 9. Form absensi pulang kerja Form ini digunakan untuk absensi pulang kerja. Prinsip kerjanya sama dengan form menu absensi masuk kerja. Hanya ditambahkan dengan proses penambahan hari pada laporan bulanan serta penambahan lembur pada laporan bulanan (bila tersebut lembur). Berikut adalah contoh form-nya : 11. Laporan cetak absensi Laporan ini merupakan laporan yang siap dicetak, laporan ini berisi jamjam absensi, total hari masuk kerja, total lembur, total waktu terlambat masuk kerja,

9 9 dan total waktu terlambat kembali dari. Berikut contoh laporannya : Gambar 15. Form Cetak Detail Laporan Gambar 14. Laporan (cetak) absensi 12. Form Cetak Detail Laporan Form cetak detail laporan ini digunakan untuk mencetak laporan absensi seluruh dan dapat ditampilkan pula detail laporannya yang mirip dengan hasil dari form cetak laporan. Terdapat 3 buah tombol, 2 buah combobox dan 2 buah opsi. Masing-masing fungsinya adalah, tombol search untuk mencari berdasar bulan yang telah ditentukan atau seluruh bulan, tombol Print (untuk menampilkan print preview dan melakukan proses cetak ke printer, dimana hasil dari cetakan sama seperti hasil cetak pada form cetak laporan sebelumnya) dan tombol Tutup (untuk keluar dari form ini). Berikut adalah contoh tampilan dari form cetak detail laporan.