BAB III PERANCANGAN SISTEM

Transkripsi

1 BAB III PERANCANGAN SISTEM 3.1 Analisis Permasalahan Permasalahan yang dihadapi dalam proses penyimpanan data yang dilakukan secara manual yaitu pencatatan data yang dilakukan dikertas saja sehingga hal ini menyebabkan kesulitan dalam pencarian data historis untuk penyusunan laporan. Disamping kesulitan dalam pencarian data historis, kesalahan dalam proses pencatatan data pasien dapat menyebabkan adanya kejanggalan data, hal ini seharusnya dapat diantisipasi dengan adanya pesan pengingat ketika salah menginput data. Dengan sistem yang masih sangat manual, hal ini sangat sulit dilakukan sehingga kesalahan penginputan data pasien, rekam medis, hutang pasien dan yang lainnya masih sering terjadi. Karena segala transaksi pencatatannya menggunakan kertas, maka klinik membutuhkan jumlah kertas yang sangat banyak untuk setiap bulannya. Hal ini seharusnya dapat diantisipasi jika saja klinik melakukan pencatatan transaksi menggunakan komputer. Karena jumlah kertas yang dibutuhkan klinik sangat banyak setiap bulannya maka klinik harus mengeluarkan biaya yang cukup banyak untuk pembelian kertas, sehingga berpengaruh pada pendapatan klinik. Selain berpengaruh pada pendapatan, penggunaan kertas yang banyak juga membutuhkan ruang untuk penyimpanan berkas-berkas. Selain itu, klinik belum menyediakan kartu berobat yang dapat digunakan sebagai tanda pengenal untuk pasien-pasien yang sudah pernah berobat. Hal tersebut dapat menyebabkan adanya catatan ganda untuk data pasien 13

2 14 yang sama. Adanya kemungkinan kelalaian dalam menangani hutang pasien yang belum terbayar, hal ini disebabkan tidak ada yang mengingatkan dan hutang pasien hanya dicatat di rekam medis, sehingga ada kemungkinan hutang pasien tidak terbayar dan dapat menyebabkan kerugian bagi pihak klinik. Untuk hak akses dan pencatatan yang masih dilakukan secara manual, menyebabkan data dapat diakses oleh siapa saja karena hanya berupa dokumen dalam kertas dan tidak ada sistem hak akses. Dengan sistem pencatatan yang dilakukan dikertas maka keamanan data tidak terjamin, disamping itu juga dapat menyebabkan kehilangan data dan pencurian data. Pada saat penyusunan laporan pendapatan dan pengeluaran, membutuhkan waktu yang cukup lama sehingga tidak efisien. Keadaan ini disebabkan karena pencatatan dilakukan masih secara manual dan adanya kemungkinan beberapa data pendapatan dan data pengeluaran yang terlewatkan. Dengan sistem kerja yang seperti itu, akan menyebabkan gangguan dan masalah pada kegiatan seperti pencatatan, pengecekan, penyusunan laporan dan lain-lain. Gangguan dan masalah tersebut dapat mengurangi kinerja pelayanan kesehatan suatu klinik. Untuk itu, sistem manual tersebut sebaiknya diganti dengan sistem baru yang telah terkomputerisasi, sehingga aktivitas-aktivitas yang dilakukan di klinik dapat berjalan lebih lancar. Dokumen flow pada Rancang Bangun Aplikasi Klinik Gigi dengan Studi Kasus: Klinik Gigi Drg. Basuki adalah sebagai berikut: 1. Dokumen flow proses penerimaan pasien, pemeriksaan pasien, dan pembayaran pasien. 2. Dokumen flow proses pembelian obat ke supplier.

3 15 Masing masing dokumen flow akan digambarkan pada sub bab ini. Setiap dokumen flow menggambarkan aliran sistem dari aplikasi. 1. Dokumen Flow Proses Penerimaan Pasien, Pemeriksaan Pasien, dan Pembayaran Pasien Dalam dokumen flow proses penerimaan pasien, pemeriksaan pasien, dan pembayaran pasien terdapat 4 (empat) entity yaitu dokter, suster, pasien, dan perusahaan. Pada dokumen flow ini, proses dimulai dari suster yang menanyakan status pasien apakah sudah pernah berobat di klinik tersebut atau belum. Jika suda pernah maka pasien langsung dicatat namanya pada buku antrian, dan jika belum maka suster akan meminta identitas pasien dan mencatat identitasnya ke buku register dan juga buku antrian. Setelah proses penerimaan pasien, suster kemudian menyiapkan rekam medis pasien yang sudah pernah berobat dan yang baru pertamakali berobat untuk kemudian diserahkan kepada dokter saat giliran pasien diperiksa. Saat pemeriksaan, dokter tidak langsung melakukan tindakan medis tetapi memberikan keputusan kepada pasien apakah akan menerima tindakan medis atau tidak. Pada proses pembayaran, dokter akan memberi tahu total biaya pemeriksaan kepada pasien. Dalam hal ini jika pasien bersetatus anggota perusahaan, maka pasien cukup menunjukan kartu anggota perusahaan dan menandatangani dokuman tagihan. Dokumen tagihan kemudian dikirimkan ke perusahaan yang bersangkutan, dan pengiriman dokumen tersebut biasanya dilakukan tiap akhir bulan. Bagi pasien umum, klinik ini juga memberi kemudahan dalam proses pembayaran. Kemudahannya yaitu pasien dapat membayar biaya medis secara kredit berdasarkan kesepakatan dokter. Dokumen

4 16 flow proses penerimaan pasien, pemeriksaan pasien, dan pembayaran pasien dapat dilihat pada Gambar 3.1 di halaman Dokumen Flow Proses Pembelian Obat ke Supplier Pada dokumen flow proses pembelian obat dimulai dari suster yang melakukan pengecekan stok obat. Kemudian membuat daftar obat yang akan dipesan dan kemudian diberikan ke dokter untuk memperoleh persetujuan pemesanan pembelian obat. Jika dokter telah setuju maka suster akan melakukan pemesanan pada supplier. Saat barang pesanan sudah sampai ke klinik maka suster yang akan melakukan pemeriksaan kesesuaian barang kiriman jika sesuai maka suster akan menandatangani nota sebagai bukti barang sudah diterima dengan baik. Setelah nota ditandatangan, maka suster menyampaikan informasi pembayaran pembelian akan dilakukan secara tunai atau non tunai. Jika pembayaran dilakukan non tunai maka klinik akan memperoleh informasi jatuh tempo pembayaran dari supplier. Dokumen flow proses pembelian obat ke supplier ini memiliki 3 (tiga) entity yaitu dokter, suster dan supplier. Dokumen flow proses pembelian obat ke supplier dapat dilihat pada Gambar 3.2 di halaman 18.

5 17 Dokter Suster Pasien Perkebunan Hasil pemeriksaan Menawarkan tindakan medis Membaca identitas pasien Menanyakan keluhan pasien Kartu rekam medis Kartu rekam medis Mencatat antrian pasien 4 Daftar antrian pasien Start Menanyakan kepada pasien sudah pernah periksa Memberi Formulir kosong Pernah periksa No Yes 4 Info tindakan medis 2 Info menerima tindakan Melakukan tindakan medis Hasil tindakan medis Mencatat tindakan medis Kartu rekam medis Menginfor masikan tindakan medis 3 Keluhan pasien No Pernah periksa Yes Mencari kartu rekam medis Mencatat identitas pasien ke kartu rekam medis Kartu rekam medis Menyiapkan kartu rekam medis Kartu rekam medis Kartu rekam medis Keluhan pasien Formulir pendaftaran kosong Formulir pendaftaran yang sudah terisi Mencatat identitas pasien ke buku register Buku register Daftar antrian pasien Memanggil pasien masuk Formulir pendaftaran kosong Formulir pendaftaran yang sudah terisi Keluhan pasien Resep obat Menanyakan biaya Mengisi formulir pendaftaran 2 Info tindakan medis Menerima tindakan medis Yes Info menerima tindakan 3 No 1 Ada resep obat Yes Menulis resep obat Memeriksa pasien Resep obat Kartu rekam medis Mencatat keluhan pasien Yes Anggota perkebunan Biaya pengobatan No Memberikan kartu anggota perkebunan No Memeriksa kartu Kartu anggota perkebunan Kartu anggota perkebunan Biaya pengobatan Melakukan pembayaran Sesuai Yes Mencatat data anggota ke dokumen penagihan No Mencatat utang pasien Info Pembayaran No Info Pembayaran Menentukan jenis pembayaran Lunas Yes Membayar 1 Dokumen tagihan 1 2 Kartu rekam medis End Kwitansi pembayaran Mencatat pembayaran Info Pembayaran Arsip Mengirim tagihan Dokumen tagihan yang sudah ditandatanggani 1 2 Dokumen tagihan 1 2 Dokumen tagihan yang sudah ditandatanggani 1 2 Tanda tanggan dokumen tagihan Dokumen tagihan yang sudah ditandatanggani Info Pembayaran Kwitansi pembayaran 1 Gambar 3.1 Dokumen Flow Proses Penerimaan Pasien, Pemeriksaan Pasien, dan Pembayaran Pasien

6 18 Dokter Suster Supplier Start Daftar pesanan Mengecek stok obat Menyetujui pemesanan Membuat daftar pesanan Stok obat Daftar pesanan Daftar pesanan Daftar pesanan Memesan obat Daftar pesanan obat Daftar pesanan obat Mengecek barang Nota Nota 2 2 Nota Nota 1 1 Sesuai Yes Acc Nota pembelian No Menolak obat Nota Nota 1 pembelian ter- Acc 2 Melakukan pembayaran 1 Tunai No Yes Melakukan pembayaran tunai Nota 2 Nota 2 pembelian ter- Acc Info Pembayaran pembelian ter- Acc Info Pembayaran Melakukan pembayaran non tunai Info Utang Pembelian Nota pembelian ter- Acc Info Utang Pembelian Nota pembelian ter- Acc End Info tanggal jatuh tempo Info tanggal jatuh tempo Gambar 3.2 Dokumen Flow Proses Pembelian Obat ke Supplier

7 Analisis Kebutuhan Berdasarkan permasalahan yang ada maka dapat dilakukan analisis kebutuhan untuk menghasilkan suatu sistem terkomputerisasi yang mampu membantu pencatatan data pasien maupun rekam medis, dan pencatatan data transaksi tidak dilakukan pada kertas sehingga dapat mengatasi kesalahan pada saat menyimpan data dengan memberi pesan kesalahan input atau tipe data yang disimpan tidak sesuai dan menghindari penyimpanan data yang tidak lengkap. Dengan berkurangnya penggunaan kertas maka secara otomatis akan meminimalkan penggunaan ruang untuk menyimpan berkas-berkas. Selain itu, sistem yang akan dibuat diharapkan dapat mempermudah pencarian data historis dengan bantuan input data yang dicari berdasarkan kategori pencarian karena setiap teransaksi tersimpan dalam satu database. Untuk pembuatan setiap laporan, tidak perlu merekap dan menghitung kembali setiap data transaksi dan laporan dapat dicetak setiap waktu pada saat dibutuhkan. Dengan analisa kebutuhan diharapkan aplikasi yang akan dibangun dapat mengefisienkan waktu dan membantu permasalahan yang terjadi di klinik gigi drg. Basuki, yaitu mulai pencatatan, pencarian dan sampai pada pembuatan laporan sehingga dapat mempermudah dan mempercepat kegiatan transaksi yang dilakukan. 3.3 Gambaran Umum Sistem Aplikasi ini dibangun dalam bentuk aplikasi desktop (desktop application) dan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic.Net 2005.

8 20 Sistem dimilai dari penerimaan pasien. Selanjutnya data pasien yang akan berobat diberikan ke dokter. Hasil pemeriksaan disimpan sebagai rekam medis. Gambaran umum sistem untuk proses penerimaan dan pemeriksaan klinik dapat dilihat pada Gambar 3.3. pasien Penerimaan pasien suster Pemeriksaan pasien Server data dokter Gambar 3.3 Proses Penerimaan dan Pemeriksaan Klinik 3.4 Perancangan Sistem Berdasarkan dari analisis permasalah yang ada, tahap berikutnya dari siklus pengembangan sistem adalah perancangan sistem. Pada tahap ini terdapat aktifitas pendefinisian kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun hingga implementasi dari sistem. Pada tahap ini juga akan membahas tentang perancangan sistem yang meliputi System Flow yang menunjukkan alur sistem yang akan dibuat hasil analisa, Data Flow Diagram (DFD) yang merupakan diagram aliran data pada sistem yang akan dibuat, dan Entity Relationship Diagram (ERD) yang menggambarkan diagram relasi antar tabel-tabel. Pada ERD terdapat Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM) yang menggambarkan tabel-tabel dan relasinya secara konsep dan detilnya, juga dilengkapi dengan desain Input Output yang menggambarkan tampilan input dan output program yang akan dibuat.

9 System Flow System flow adalah model yang disusun berdasarkan analisa untuk menggambarkan jalannya urutan proses yang trejadi dalam sistem aplikasi klinik gigi. Sistem flow pada Rancang Bangun Aplikasi Klinik Gigi dengan Studi Kasus: Klinik Gigi Drg. Basuki adalah sebagai berikut: 1. System flow proses penerimaan pasien. 2. System flow proses pemeriksaan pasien. 3. System flow proses pembayaran biaya pemeriksaan. 4. System flow proses pembelian bahan baku dan peralatan ke supplier. 5. System flow proses pemesanan ke tehniker. Masing-masing system flow akan digambarkan pada sub bab ini. 1. System Flow Proses Penerimaan Pasien. Pada Gambar 3.4 System Flow Proses Penerimaan Pasien di halaman 23 terdapat 4 (empat) entity yaitu pasien, perusahaan, suster, dan dokter. Pada proses penerimaan pasien dimulai dari pasien melakukan pendaftaran antrian dengan memberikan data diri yang diperlukan klinik kepada suster jika pasien adalah baru pertama kali berobat dan belum memiliki kartu berobat. Berdasarkan data diri yang ada, suster akan mencetak kartu berobat yang nantinya dapat digunakan seterusnya oleh pasien, setiap kali pasien datang berobat. Disini pasien digolongkan menjadi 2 (dua) yaitu pasien umum dan jaminan sosial tenaga kerja (jam sostek). Untuk pasien jam sostek akan selalu dimintakan kartu keanggotaan perusahaan tempat pasien bekerja, yang mana kartu terseut sebagai bukti bahwa pasien bekerja diperusahaan tersebut atau merupakan tanggungan perusahaan yang bekerjasama dengan klinik.

10 22 2. System Flow Proses Pemeriksaan Pasien. Untuk Gambar 3.5 System Flow Proses Pemeriksaan Pasien di halaman 24 ada 3 (tiga) entity yaitu pasien, suster, dan dokter. Pasien menyampaikan keluhan pada dokter dan dokter akan melakukan pemeriksaan. Berdasarkan hasil pemeriksaan, dokter menawarkan tindakan medis, resep obat, atau bahkan surat rujukan kepada pasien jika diperlukan. Jika pasien menyetujui tindakan medis yang ditawarkan maka dokter akan memberi tindakan medis. Untuk keluhan pasien, hasil pemeriksaan, tindakan medis, dan resep obat kemudian akan dicatat oleh suster sebegai catatan rekam medis. Sedangkan rujukan akan disimpan sebagai informasi bahwa pasien pernah ditangani oleh doket siapa saja. Apabila ada resep obat maka suster akan mencetak resep tersebut demikian juga dengan surat rujukan. 3. System Flow Proses Pembayaran Biaya Pemeriksaan. Gambar 3.6 System Flow Proses Pembayaran Biaya Pemeriksaan pada halaman 25 terdapat 4 (empat) entity diantaranya yaitu pasien, dokter, suster, dan perusahaan. Pada proses pembayaran, dokter menentukan biaya pemeriksaan berdasarkan tindakan yang diberikan kepada pasien. Biaya pemeriksaan kemudian dicatat oleh suster yang nantinya akan digunakan untuk membuat laporan pendapatan. Biaya pemeriksaan akan diinformasikan ke pasien sehingga pasien dapat melakukan pembayaran. Pasien yang bersetatus jam sostek hanya perlu menandatangani dokumen penagihan yang kemudian akan dikirim ke perusahaan setiap akhir bulan sebagai bukti pemeriksaan. Pembayaran dapat dilakukan secara tunai atau diangsur jika diperlukan.

11 23 Pasien Perusahaan Suster Dokter Start Data perusahaan Data perusahaan Input Pendaftaran antrian Pernah berkunjung Yes No Mengisi data pasien Anggota perusahaan Yes Menyerahkan data pasien dan kartu anggota perusahaan No Formulir pendaftaran Menyerahkan data pasien Data pasien Formulir pendaftaran Data pasien Data pasien Kartu anggota perusahaan 2 3 Kota Relasi Input data perusahaan Memeriksa kartu anggota perusahaan Jenis pasien Anggota perusahaan No Kartu anggota perusahaan Menyerahkan kartu berobat Data pasien Kartu berobat 3 Input Data pasien dan mencetak kartu brobat Kartu berobat Yes Sesuai No Konfirmasi status keanggotaan dan antrian pemeriksaan Yes Menyerahkan kartu berobat dan kartu anggota perusahaan Kartu anggota perusahaan Kartu berobat Kartu berobat Kartu anggota perusahaan Konfirmasi status keanggotaan dan antrian pemeriksaan Menerima pemeriksaan Konfirmasi status keanggotaan dan antrian pemeriksaan Memeriksa kartu anggota perusahaan Sesuai Yes Input Antri No Yes Membatalkan antrian Informasi penolakan antrian No Konfirmasi status keanggotaan dan antrian pemeriksaan Pendaftaran antrian 2 Pasien Menerima antrian pemeriksaan Konfirmasi status keanggotaan dan antrian pemeriksaan Antri No Yes Konfirmasi status keanggotaan dan antrian pemeriksaan Informasi giliran pemeriksaan Daftar antrian Menginformasikan giliran pemeriksaan Kunjungan Pasien Kartu berobat Informasi giliran pemeriksaan End Membatalkan antrian Informasi penolakan antrian Kartu anggota perusahaan Kartu berobat Informasi penolakan antrian Kartu anggota perusahaan Informasi penolakan antrian Mengembalikan kartu berobat dan kartu anggota perusahaan Kartu berobat Input Cetak laporan kunjungan Kartu berobat 1 1 Kartu anggota perusahaan Kartu anggota perusahaan Mengembalikan kartu anggota perusahaan Laporan kunjungan Laporan kunjungan Gambar 3.4 System Flow Proses Penerimaan Pasien.

12 24 Pasien Dokter Suster Data pertanyaan Keluhan pasien Menanyakan kondisi pasien Data pertanyaan Info penyakit Info perawatan Info perawatan Info perawatan Start Input Cek rekam medis Keluhan Pasien Keluhan Pasien Cek penyakit pasien Ada penyakit sistemik No Kartu berobat Yes Data rekam medis Pemeriksaan berdasarkan keluhan pasien dan penyakit Data rekam medis Info penyakit No No Pernah dirawat Ada penyakit sistemik Yes Cek kondisi terakhir penyakit Yes Cari rekam medis pasien 4 Penyakit Rekam Medis Pemeriksaan berdasarkan keluhan pasien Keluhan Pasien Keluhan Pasien Input Informasi hasil pemeriksaan dan tawaran tindakan medis Menentukan tindakan medis Informasi hasil pemeriksaan dan tawaran tindakan medis Data Tindakan Data Diagnosa Hasil tindakan medis Data penyakit Data Penyakit Data penyakit Data Diagnosa Hasil tindakan medis Penyakit sistemik dan keluhan pasien Data Penyakit Data Tindakan Input Penyakit, tindakan, dan diagnosa 3 Diagnosa Tindakan Menerima tindakan medis No Yes Memberikan tindakan medis Penawaran resep obat Informasi hasil pemeriksaan dan tawaran tindakan medis Informasi hasil pemeriksaan Informasi hasil pemeriksaan dan tawaran tindakan medis Informasi hasil pemeriksaan Input Mencatat data ke rekam medis dan buat laporan penggunaan obat dan peralatan 1 2 Obat Peralatan Ada resep obat No Yes Laporan penggunaan Peralatan Laporan penggunaan obat Laporan penggunaan Peralatan Laporan penggunaan obat 4 Pesan Gigi Data rujukan Membuat data resep obat Data resep obat Data resep obat End No Ada rujukan Yes Membuat data rujukan Data Dokter Data Dokter Input Kota Surat Rujukan Surat Rujukan Data rujukan 1 Data rujukan Pasien Input Mencatat dan cetak surat rujukan Dokter Dokter Instansi Input Mencatat dan cetak resep obat Resep obat Resep obat Surat Rujukan Rujukan Detail Rujukan Resep obat Resep Obat Gambar 3.5 System Flow Proses Pemeriksaan Pasien.

13 25 Pasien Dokter Suster Perusahaan Start Kartu anggota perusahaan Dokumen 2 Dokumen penagihan 1 penagihan Tanda tangan dokumen Pengecekan biaya pemeriksaan Info biaya pemeriksaan Tindakan Info biaya pemeriksaan Info biaya pemeriksaan Mengisi dokumen penagihan Kartu anggota perusahaan Dokumen 2 Dokumen penagihan 1 penagihan Dokumen 2 penagihan Dokumen yang 1 penagihan sudah yang ditandatangani sudah ditandatangani Memeriksa jenis pasien Anggota perusahaan No Yes Informasi biaya Dokumen 2 penagihan yang Dokumen 1 sudah penagihan yang ditandatangani sudah ditandatangani Arsip Mengirim tagihan Dokumen 1 Dokumen 1 penagihan yang sudah ditandatangani penagihan yang sudah ditandatangani Menghitung biaya pemeriksaan Biaya pemeriksaan Biaya Biaya pemeriksaan pemeriksaan Biaya pemeriksaan Input Kartu berobat Kartu berobat Jenis pembayaran Informasi pembayaran Informasi pembayaran Mencatat biaya pemeriksaan Lunas Yes Melakukan pembayaran lunas Informasi utang Informasi utang No Informasi pembayaran Input Pasien Melakukan pembayaran none lunas Rekam Medis Mencatat biaya, Pembayaran, utang pasien, dan cetak nota Kunjungan Pasien Input Informasi utang Acc Nota Nota pembayaran Nota pembayaran Pembayaran Cetak laporan pendapatan,utang pasien, dan pemasukan Relasi Nota pembayaran ter-acc Nota pembayaran ter-acc Laporan pendapatan Laporan pendapatan 1 End Laporan utang Laporan utang Laporan pemasukan Laporan pemasukan Bukti pembayaran Bukti pembayaran Bukti pembayaran Gambar 3.6 System Flow Proses Pembayaran Biaya Pemeriksaan.

14 26 4. System Flow Proses Pembelian Bahan Baku dan Peralatan ke Supplier. Penjelasan Gambar 3.7 System Flow Proses Pembelian Bahan Baku dan Peralatan ke Supplier di halaman 27 memiliki 3 (tiga) entity yaitu supplier, suster, dan dokter. Pada proses ini, suster melakukan pemesanan apabila bahan baku sudah mencapai batas minimum atau ada bahan baku baru yang diinginkan dokter. Pemesanan peralatan dilakukan jika diperlukan atau ada peralatan baru yang diinginkan dokter. Sebelum melakukan pemesanan, suster meminta persetujuan dokter, apabila data pesanan distujui maka pemesanan dapat dilakukan. Jika ada pemesanan bahan baku dan peralatan baru, suster akan menyimpan data dari bahan baku dan peralatan baru tersebut. Pemeriksaan barang pesanan yang sudah tiba dan pencatatan pembelian dilakukan oleh suster. Pembayaran pembelia bahan baku dan peralatan dapat dilakukan secara tunai ataupun kredit. 5. System Flow Proses Pemesanan ke Tehniker. Pada Gambar 3.8 System Flow Proses Pemesanan Gigi ke Tehnikrt di halaman 28 terdapat 3 (tiga) entity yaitu dokter, suster, dan tehniker. System flow proses pemesanan dimulai saat suster memeriksa rekam medis dan bila ada pasien yang melakukan pemesanan pembuatan gigi tiruan maka suster akan menginformasikannya ke dokter. Setelah menerima informasi pemesanan dari suster, selanjutnya dokter memilih tehniker yang akan mengerjakan order gigi tiruan. Suster akan melakukan pemesanan ke tehniker apabila telah memperoleh persetujuan dokter. Dan barang pesanan yang sudah selesai akan diterima dan diperiksa oleh suster. Jika barang kiriman sudah sesuai dengan pesanan maka suster akan mencatat tanggal penyerahan barang yang di order.

15 27 Supplier Suster Dokter Daftar obat yang ditawarkan Daftar obat yang ditawarkan Start Daftar pesanan dan penawaran yang ditandai Daftar obat yang ditawarkan Daftar peralatan yang ditawarkan Daftar peralatan yang ditawarkan Obat Input Cek stok obat Daftar peralatan yang ditawarkan 3 2 Stok minimal Yes Cetak daftar obat minimum Daftar obat minimum Daftar obat minimum Daftar pesanan obat dan peralatan Daftar pesanan obat dan peralatan 1 No Melakukan pemesanan No Baru Daftar pesanan dan penawaran yang disetujui Memeriksa daftar pesanan dan penawaran Nota 2 Nota 1 Data Supplier Informasi penolakan Nota 2 Nota 1 Memeriksa barang dan nota Sesuai No Melakukan pemberitahuan Informasi penolakan Data Supplier Yes 2 Melakukan pembayaran Input Input data obat baru Input Supplier 4 Yes Yes Memeriksa data pesanan Obat No Input Input data peralatan baru Relasi 6 3 Jenis Peralatan Input Memeriksa daftar pesanan 5 Yes Menyetujui daftar pesanan dan penawaran Daftar pesanan dan penawaran yang disetujui Setuju No Menandai daftar pesanan dan penawaran Daftar pesanan dan penawaran yang ditandai Info pembayaran Nota 2 Nota 2 Nota 1 Info utang pembelian Info pembayaran Input 2 Nota Nota 1 Yes Tunai No Nota 2 Nota 1 Info utang pembelian 7 8 Kota Detail Pembelian Obat Detail Pembelian Peralatan Input Cetak laporan pembelian Laporan pembelian Laporan pembelian Input transaksi pembelian dan data pembayaran Pembelian Input Input tgl Jatuh tempo, transaksi pembelian dan data pembayaran 6 3 Peralatan 5 Info tanggal jatuh tempo Info tanggal jatuh tempo Nota Nota Pengeluaran Input End Jenis Pengeluaran Cetak laporan pengeluaran Laporan pengeluaran Laporan pengeluaran Gambar 3.7 System Flow Proses Pembelian Bahan Baku dan Peralatan ke Supplier.

16 28 Dokter Suster Tehniker Start Input Data tehniker Data tehniker 2 Relasi Input data tehniker Kota Pengecekan pesanan gigi pasien Pesan Gigi 3 Menentukan Tehniker yang menangani pesanan Data pesanan gigi pasien Data pesanan gigi pasien Informasi pesanan Yes Ada pesanan No Data pesanan dan Tehniker yang menangani Data pesanan dan Tehniker yang menangani Input 1 2 Data pemesanan Daftar harga pembuatan gigi Daftar harga pembuatan gigi Daftar harga pembuatan gigi Data gigi pesanan 3 Input Input Melakukan pemesanan Cek utang ke tehniker Update Tgl ambil pesanan Data gigi pesanan Data gigi pesanan Info utang yang harus dibayar Display data utang Info utang yang harus dibayar 2 Memeriksa barang dan nota Info keterlambatan Nota Nota pengiriman pengiriman 1 2 Sesuai Yes No Info keterlambatan Nota Nota pengiriman pengiriman 2 1 Arsip Meng-Acc nota pengiriman Menyetujui pembayaran 2 Input Acc Nota Acc Nota Acc Nota pengiriman pengiriman pengiriman1 1 2 Info pembayaran Info pembayaran Penerimaan pesanan gigi Info pembayaran End 1 2 Input Tanda terima pembayaran Tanda terima pembayaran Pengeluaran Simpan data pembayaran dan cetak laporan pengeluaran Jenis Pengeluaran Laporan pengeluaran Laporan pengeluaran Gambar 3.8 System Flow Proses Pemesanan ke Tehniker.

17 Data Flow Diagram Menurut Kristanto.(2004), Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut. Data Flow Diagram merupakan suatu metode pengembangan sistem yang terstruktur (structure analysis and design). Penggunaan notasi dalam data flow diagram ini sangat membantu sekali untuk memahami suatu sistem pada semua tingkat kompleksitas. Pada tahap analisis penggunaan notasi ini dapat membantu dalam berkomunikasi dengan pemakai sistem untuk memahami sistem secara logika Context Diagram Sistem Informasi Klinik Gigi Drg. Basuki Surabaya Penggambaran sistem DFD dimulai dari Context Diagram. Dari Context Diagram dapat didekomposisi lagi menjadi level yang lebih rendah untuk menggambarkan sistem lebih rinci. Pada Context Diagram, entity system informasi klinik gigi drg. Basuki Surabaya terdiri dari Dokter, Pasien, Perusahaan, Tehniker, dan Supplier. Dokter nantinya akan menerima laporan data pelayanan dan data transaksi pada priode tertentu yang merupakan keluaran dari system ini. Context Diagram dapat dilihat pada Gambar 3.9 di halaman 30.

18 30 Dokter Hasil Tindakan Tehniker Yang Menangani Biaya Pemeriksaan Data Resep Obat Data Rujukan Data Dokter Rujukan Hasil Pemeriksaan Data Tindakan Data Diagnosa Pembayaran Data Pembelian Data Pesanan Supplier Data Penyakit Data Supplier Info Anamnesa Rekam M edis Data Utang Pasien Data Pesanan Gigi Laporan Kunjungan Lapoean Utang Pasien Laporan Pendapatan Laporan Pemasukan Laporan Pengeluaran Daftar Pembelian Daftar Obat Minimum Laporan Penggunaan Obat Laporan Penggunaan Peralatan Data Gigi Pesanan Info Terima Kiriman 0 Aplikasi Klinik Gigi Drg Basuki Surabaya + Data Penawaran Obat Data Penawaran Peralatan Tgl Jatuh Tempo Lunas Data Pembayaran Perusahaan Data Tagihan Data Perusahaan Nota Pembayaran Info Biaya Pemeriksaan Surat Rujukan Resep Obat Info Tindakan Info Hasil Pemeriksaan Giliran Pemeriksaan Info Bayar Kartu Berobat Tehniker Daftar Harga Pesanan Gigi Data Pasien Info Keterlambatan Kartu Berobat Pasien Info Pengiriman Pesanan Data Anamnesa Info Lunas Info Pembayaran Data Tehniker Pasien Gambar 3.9 Context Diagram Sistem Informasi Klinik Gigi Drg. Basuki Surabaya.

19 Diagram Berjenjang Diagram Berjenjang digunakan untuk menggambarkan proses dalam sistem, dimana dimulai dari proses sistem yang besar atau yang tinggi hingga proses sistem yang kecil atau rendah. Diagram berjenjang Rancang Bangun Aplikasi Klinik Gigi Drg. Basuki dapat dilihat pada gambar Aplikasi Klinik Gigi Drg Basuki Surabaya 1 Maintenance Data Master 2 Transaksi Pembelian Barang dan Pemesanan ke Tehniker 3 Transaksi Pelayanan 4 Laporan 1.2 Pendataan Tehniker 1.4 Pendataan Perusahaan 1.6 Pendataan Diagnosa 1.7 Pendataan Tindakan 1.8 Pendataan Penyakit 1.9 Pendataan Dokter Rujukan 1.11 Pendataan Peralatan 1.1 Pendataan Supplier 1.3 Pendataan Tarif Tehniker 1.5 Pendataan Pasien 1.10 Pendataan Obat Cetak Kartu Berobat Simpan Data Pasien Order Pembelian Terima Pembelian Bayar Pembelian Order Pesanan Gigi Terima Pesanan Gigi Bayar Pesan Gigi 2.1 Transaksi Pembelian Barang 2.2 Transaksi Pemesanan ke Tehniker 2.3 Transaksi Pengeluaran 3.1 Transaksi Penerimaan Pasien Pemeriksaan Penanganan 3.2 Transaksi Pemeriksaan Biaya Pemeriksaan Pembayaran Penanganan Gigi Cetak Resep Obat Cetak Surat Rejukan 3.3 Pembayaran Biaya Pemeriksaan Cetak Nota Pembayaran 4.1 Cetak Laporan Pendapatan 4.2 Cetak Laporan Pemasukan 4.3 Cetak Laporan Utang Pasien 4.4 Cetak Laporan Kunjungan Pasien 4.5 Daftar Pembelian 4.6 Cetak Laporan Pengeluaran 4.7 Cetak Laporan Penggunaan Obat 4.8 Cetak Laporan Penggunaan Peralatan 4.9 Cetak Daftar Obat Minimum Gambar 3.10 Diagram Berjenjang Sistem Klinik Gigi Drg. Basuki

20 DFd Level 0 Sistem Informasi Klinik Gigi Drg. Basuki Surabaya Setelah context diagram didekomposisi akan didapat DFD level 0 seperti terlihat pada Gambar Isi Kemasan 13 T b_isiobat Isi Obat Data Pengeluaran 10 T b_p engelu aran P engelu aran Jns Pengeluaran DP Peralatan DP Obat Input Pembelian T b_jen ispe ngel uaran T b_detailp P eralata n T b_detailp Obat 6 T b_p embel ian A Jns Pengeluaran ADP Peralatan ADP Obat Ambil Pembelian S upplie r S upplie r S upplie r T gl Jatuh T empo Data Pembelian Luna s P embayaran Data Pesanan Data Penawaran Obat Data Penawaran Peralatan P eralata n 2 T ransaksi P em belian B arang dan P emes anan ke T ehniker + T ehniker Yang Men angani Data Pesanan Gigi Info Lunas Info Bayar Info Terima Kiriman Info Pengiriman Pesanan Info Keterlambatan Ambil Relas i P esana n Pesan Gigi A Pe ralatan Data Gigi Pesanan 5 T b_p eralata n IPeralatan Baru T ehniker Ambil Peralatan 12 T b_p asien 2 T b_k ota 3 T b_jen is P eralata n JnsP era latan Peralatan Baru Obat Baru Ongkos Pesanan Obat A Ob at 4 T b_obat AD Pas ien AD Oba t Data Suppli er 1 IObat Baru Ambil Pasien Daftar Harga Pe sanan Gigi Input Pasien Data T ehniker K ota Ambil Tindakan Input Ti ndakan Input Di agnosa P rofesi 24 T indakan Kartu Berobat Maintenance Data Master + Relasi Data Relasi Input Dokter Data Diagnosa 1 T b_relasi 21 T b_dokter 22 T b_p esan Gigi 23 T b_diagnos a 18 T b_p rofesi Data Pasien P enyaki t Data Perusahaan Data Penyakit P asien P erusah aan Kartu Berobat Pasien Data Pembayaran Data T agihan Giliran Pemeriksaan Data Anamnesa Data Dokter Rujukan Rekam Medis Data Utang Pas ien Ambil Penyakit Data T indakan 17 T b_p enyaki t Info Anamnesa Laporan Kunjungan Lapoean Utang Pas ien Laporan Pendapatan Dokter Laporan Pemas ukan Laporan Pengeluaran Daftar Pemb elian Daftar Obat Min imum Laporan Penggunaan Obat Laporan Penggunaan Peralatan 4 Cetak Laporan + A Peralatan Info Has il Pemeriksaan Info Tindakan Resep Obat Surat Rujukan Info Biaya Pemeriks aan Info Pembayaran Nota Pembayaran Diagnos a T indakan P asien 3 Transaksi Pelayanan + AObat Hasil Pemeriks aan Hasil Tindakan Data Rujukan Data Resep Obat Biaya Pemeriksaan Ambil Perus ahaan Dokter Input PesanGigi Pakai Peralatan Pakai Obat 15 T b_rekammedis 16 T b_resepobat 19 T b_rujukan RM A KP Data Rekam Medis Data Kunjungan B aya r RO Detail Rujukan T b_k unjung an P asien 11 T b_p embayara n T b_detail Rujukan Ambil Kunjungan Ambil Pembayaran Rujukan Gambar 3.11 DFD Level 0 Sistem Informasi Klinik Gigi Drg. Basuki Surabaya

21 33 Setelah context diagram didekomposisikan maka akan didapat DFD level 0. Pada DFD level 0 terdapat 3 (tiga) proses yaitu: 1. Proses Pendataan / Maintenance Data Master Data yang masuk pada proses ini adalah data pasien yang berupa identitas pasien dan data perusahaan dari perusahaan yang bekerjasama dengan klinik. Berikutnya supplier dan tehniker, dimana supplier memasukan data supplier dan barang-barang yang ditawarkan ke klinik dan tehniker memasukan data tehniker dan biaya pmbuatan gigi, sedangkan dokter memasukan data tindakan, data diagnosa, data penyakit, dan data dokter untuk rujukan. 2. Proses Transaksi Pembelian Barang dan Pemesanan ke Tehniker Masukan data proses transaksi pembelian barang dan pemesanan ke tehniker dari data tersimpan, yaitu tehniker, supplier, biaya pembuatan gigi, tindakan, obat, peralatan, dan data pesanan gigi. Proses ini digunakan untuk melakukan transaksi yang dilakukan oleh klinik, berupa proses pembelian barang yaitu obat dan peralatan medis, dan proses pemesanan ke tehniker. 3. Proses Transaksi Pelayanan Masukan data proses transaksi pelayanan dari data tersimpan, yaitu pasien, perusahaan, rekam medis, tindakan, diagnosa, obat, peralatan, dan dokter rujukan. Proses ini digunakan untuk melakukan transaksi yang dilakukan oleh klinik, berupa proses penerimaan pasien, pemeriksaan pasien, dan pembayaran biaya pemeriksaan. 4. Proses Pelaporan Proses ini digunakan untuk membuat pelaporan transaksi yang terjadi di klinik.

22 DFD Level 1 Subproses Pendataan / Maintenance Data Master Proses sistem informasi klinik gigi drg. Basuki Surabaya dapat didekomposisi lagi menjadi DFD level 1 (satu) subproses pendataan / maintenance data master. DFD level 1 (satu) subproses pendataan / maintenance data master dapat dilihat pada Gambar 3.12 di halaman 38. Pada DFD level 1 (satu) ini terdapat 11 (sebelas) proses, yaitu proses pendataan supplier, proses pendataan tehniker, proses pendataan tarif tehniker, proses pendataan perusahaan, proses pendataan pasien, proses pendataan diagnosa, proses pendataan tindakan, proses pendataan penyakit, proses pendataan dokter rujukan, proses pendataan obat, dan proses pendataan peralatan. Pada Gambar 3.12 di halaman 38 terdapat 11 (sebelas) proses yaitu: 1. Proses Pendataan Supplier Proses pendataan supplier berupa penyimpanan data supplier yang memasok bahan baku dan peralatan di klinik. Data data yang dicatat yaitu nama supplier, alamat, dan nomor telepon. Data supplier disimpan dalam file relasi. 2. Proses Pendataan Tehniker Pada proses pendataan tehniker, data-data yang dicatat yaitu nama tehniker, alamat, dan nomor telepon. Data disimpan dalam file relasi. 3. Proses Pendataan Tarif Tehniker Data tarif tehniker diperoleh dari tehniker yang menerima order pesanan pembuatan gigi. Data tarif tehniker disimpan dalam file tarif tehniker, yang berisikan tehniker, tindakan, biaya1, dan biaya2.

23 35 4. Proses Pendataan Perusahaan Perusahaan yang bekerja sama dengan klinik memasukkan data perusahaannya berupa nama, alamat, dan nomor telepon. Data tersebut kemudian disimpan pada file relasi. 5. Proses Pendataan Pasien Pada proses ini pasien memasukkan data pasien berupa nama, alamat, tanggal lahir, jenis kelamin, penyakit sistemik, dan pekerjaan, kemudian data pasien disimpan dalam file pasien. Sistem akan memberikan umpan balik kepada pasien berupa kartu berobat. 6. Proses Pendataan Diagnosa Pada proses pendataan diagnosa data yang dibutuhkan yaitu daftar diagnosa yang ada di klinik. Daftar tersebut diperoleh dari dokter dan kemudian disimpan pada file diagnosa. 7. Proses Pendataan Tindakan Pada proses ini dokter memasukan data-data tindakan yang disediakan oleh klinik. Data tindakan yang dimasukan berupa tindakan dan biaya-biaya yang disimpan di file tindakan. 8. Proses Pendataan Penyakit Data penyakit disimpan pada file penyakit, yang mana file tersebut berisi daftar penyakit-penyakit sistemik (penyakit badan ) 9. Proses Pendataan Dokter Rujukan Pada proses ini dokter memasukkan data dokter rujukan berupa nama, alamat, kota, telepon rumah, hp, nama tempat dokter bekerja, alamat tempat dokter

24 36 bekerja, kota tempat dokter bekerja, dan telepon tempat dokter bekerja. Data tersebut kemudian disimpan dalam file dokter rujukan. 10. Proses Pendataan Obat Data obat dapat diperoleh dari dokter atau supplier yang berasal dari transaksi dan disimpan pada file obat. Data yang menjadi masukan berupa nama obat, isi obat persatuan dan harga pembelian terakhir. 11. Proses Pendataan Peralatan Data peralatan dapat diperoleh dari dokter atau supplier yang berasal dari transaksi dan disimpan pada file peralatan. Data yang menjadi masukan berupa jenis peralatan, merek/tipe peralatan dan jumlahnya DFD Level 1 Subproses Transaksi Pembelian Barang dan Pemesanan ke Tehniker Proses sistem informasi klinik gigi drg. Basuki Surabaya dapat didekomposisi lagi menjadi DFD level 1 (satu) subproses transaksi pembelian barang dan pemesanan ke tehniker. Pada DFD level 1 (satu) ini terdapat 3 (tiga) proses, yaitu proses transaksi pembelian barang, proses transaksi pesanan ke tehniker, dan proses pengeluaran. DFD level 1 (satu) subproses transaksi pembelian dan pemesanan ke tehniker dapat dilihat pada Gambar 3.13 di halaman 39. Pada Gambar 3.13 di halaman 39 terdapat 3 (tiga) proses, yaitu: 1. Proses Transaksi Pembelian Barang Transaksi pembelian barang dapat berupa pembelian obat atau pembelian peralatan. Transaksi pembelian mendapat masukan dari file obat berupa stok

25 37 obat minimum, file peralatan berupa jumlah peralatan, file relasi, dan data pembelian dari supplier. Proses ini menghasilkan daftar barang yang akan dipesankan ke supplier dan memperoleh umpan balik berupa nota pembelian. Transaksi pembelian akan disimpan di file pembelian, file detail pembelian peralatan, dan file detail pembelian obat. 2. Proses Transaksi Pesanan ke Tehniker Transaksi pemesanan gigi menggunakan file pesan gigi, file relasi dan data ongkos pesanan dari proses master / pendataan, serta mendapat masukan info pengiriman pesanan dan informasi kerterlambatan dari tehniker jika jadwal pengiriman pesanan mengalami penundaan. Proses transaksi ini menghasilkan inputan pesanan gigi ke tehniker untuk file pesan gigi, dan daftar pesanan gigi dan info terima kiriman untuk tehniker. 3. Proses Transaksi Pengeluaran Proses transaksi pengeluaran menggunakan file jenis pengeluaran dan memperoleh masukan dari proses tansaksi pembelian barang berupa biaya pembelian dan masukan dari proses transaksi pemesanan ke tehniker berupa biaya pemesanan. Transaksi ini menghasilkan data pengeluaran yang disimpan pada file pengeluaran.

26 Supplier [Data Supplier] Pendataan Supplier Input Supplier 1.2 Kota Supplier 1 Tb_Relasi [Data Relasi] Pendataan Tehniker [Kota] 2 Tb_Kota [Data Tehniker] 4 Tb_Obat Perusahaan Tehniker [IObat Baru] 1.10 [Ongkos Pesanan] Transaksi Pembelian Barang dan Pemesanan ke Tehniker [Daftar Harga Pesanan Gig i] 1.3 Pendataan Tarif Tehniker [Ambil Tindakan] Pendataan Obat [Obat Baru] Input Perusahaan [Data Perusahaan] 1.4 Pendataan Perusahaan Kota Perusahaan Transaksi Pembelian Barang dan Pemesanan ke Tehniker 5 Tb_Peralatan Perusahaan [Kartu Berobat] 1.5 Pendataan Pasien + [Input Pasien] Kota Pasien 3 Tb_JenisPeral atan Pasien [Ambil Pasien] [Data Pasien] 12 Tb_Pasien [IPeralatan Baru] [JnsPeralatan] 17 Tb_Penyakit [Penyakit] 1.6 Pendataan Diag nosa 23 Tb_Diag nosa [Input Diagnosa] 1.11 Pendataan Peralatan 1.8 [Data Diagnosa] Pendataan Penyakit [Data Penyakit] [Data Dokter Rujukan] Dokter 24 Tindakan [Peralatan Baru] 21 Tb_Dokter [Data Tindakan] 1.7 Transaksi Pembelian Barang dan Pemesanan ke Tehniker [Relasi] [Input Dokter] 1.9 Pendataan Dokter Rujukan [Profesi] Pendataan Tindakan 18 Tb_Profesi [Input Tindakan] Kota Dokter Gambar 3.12 DFD Level 1 Sistem Informasi Klinik Gigi Drg. Basuki Surabaya pada Subproses Pendataan / Master

27 39 Tehniker [Info Terima Kiriman] [Data Gig i Pesanan] [Info Bayar] Maintenance Data Master [Ongkos Pesanan] 22 Tb_PesanGig i [Info Keterlambatan] [Info Pengiriman Pesanan] [Info Lunas] [Pesan Gig i] [Pesanan] 2.2 Transaksi Pemesanan ke Tehniker + [Tehniker Yang Menangani] [Data Pesanan Gigi] Dokter Biaya Pemesanan Ambil Tehniker 10 Tb_Pengeluaran 9 Tb_JenisPeng eluaran [Data Peng eluaran] [Jns Pengeluaran] 2.3 Transaksi Peng eluaran 1 Tb_Relasi Biaya Pembelian [Ambil Relasi] 13 Tb_IsiObat [Isi Kemasan] [Lunas] [Data Pembelian] [Tg l Jatuh Tempo] [Data Penawaran Peralatan] [Data Penawaran Obat] 2.1 Transaksi Pembelian Barang + [Input Pembelian] [DP Peralatan] [Peralatan] [APeralatan] [A Obat] [Obat] 8 Tb_DetailP Peralatan 5 Tb_Peralatan 4 Tb_Obat 6 Tb_Pembelian Supplier [Data Pesanan] Maintenance Data Master [Pembayaran] [Peralatan Baru] [DP Obat] [Obat Baru] Maintenance Data Master 7 Tb_DetailPObat Gambar 3.13 DFD Level 1 Sistem Informasi Klinik Gigi Drg. Basuki Surabaya pada Subproses Transaksi Pembelian dan Pemesanan ke Tehniker

28 DFD Level 1 Subproses Transaksi Pelayanan Proses sistem informasi klinik gigi drg. Basuki Surabaya dapat didekomposisi lagi menjadi DFD level 1 (satu) subproses transaksi pelayanan. Pada DFD level 1 (satu) ini terdapat 3 (tiga) proses, yaitu proses transaksi penerimaan pasien, proses pemeriksaan, dan proses pembayaran biaya pemeriksaan. DFD level 1 (satu) subproses transaksi pelayanan dapat dilihat pada Gambar Tb_Relasi [Ambil Perusahaan] 3.1 [Data Kunjung an] [Kartu Berobat Pasien] [Giliran Pemeriksaan] Transaksi Penerimaan Pasien [Pasien] 12 Tb_Pasien 4 Tb_Obat 5 Tb_Peralatan [Ambil Penyakit] [AObat] [Pakai Obat] [A Peralatan] Tb_Penyakit Cetak Laporan Pasien 16 Tb_Resep Obat 19 Tb_Rujukan [Data Anamnesa] [Info Hasil Pemeriksaan] [Info Tindakan] [Resep Obat] [Surat Rujukan] [RO] [Rujukan] Transaksi Pemeriksaan + [Pakai Peralatan] Cetak Laporan [Hasil Tindakan] [Data Resep Obat] [Data Rujukan] [Rekam Medis] [Info Anamnesa] [Hasil Pemeriksaan] 20 Tb_Detail Rujukan 21 Tb_Dokter 22 Tb_Pesan Gigi 23 Tb_Diag nosa 24 Tindakan [Detail Rujukan] [Data Rekam Medis] [Dokter] Biaya Tindakan [Input PesanGigi] Tb_Rekam 15 Medis [Diagnosa] [RM] [Tindakan] Dokter [Info Biaya Pemeriksaan] [Info Pembayaran] [Nota Pembayaran] Perusahaan [Data Tagihan] 11 Tb_Pembayaran [Data Pembayaran] [Bayar] 3.3 Pembayaran Biaya Pemeriksaan + Update Biaya [AKP] AD RM [Data Utang Pasien] [Biaya Pemeriksaan] AD P Tb_Kunjung an 14 Pasien Gambar 3.14 DFD Level 1 Sistem Informasi Klinik Gigi Drg. Basuki Surabaya pada Subproses Transaksi Pelayanan

29 41 Pada Gambar 3.14 di halaman 40 terdapat 3 (tiga) proses, yaitu: 1. Proses Transaksi Penerimaan Pasien Transaksi penerimaan pasien mendapat masukan dari file pasien, file relasi, dan pasien. Proses ini menghasilkan informasi giliran pemeriksaan untuk pasien. Transaksi penerimaan pasien akan disimpan di file kunjungan pasien. 2. Proses Transaksi Pemeriksaan Transaksi pemeriksaan menggunakan file obat, file peralatan, file penyakit, file rekam medis, file dokter, file diagnosa, dan file tindakan. Proses ini memperoleh masukan dari pasien berupa data anamnesa, selanjutnya masukan dari dokter berupa hasil tindakan, hasil pemeriksaan, data resep obat, dan data rujukan. Proses transaksi ini disimpan pada file pesan gigi, file rekam medis, file resep obat, file detail rujukan, dan file rujukan. 3. Proses Transaksi Pembayaran Biaya Pemeriksaan Proses transaksi pembayaran biaya pemeriksaan menggunakan file kunjungan pasien dan rekam medis. Proses ini mendapat masukan dari transaksi pemeriksaan, dokter, perusahaan dan pasien yang kemudian disimpan pada file pembayaran DFD Level 1 Subproses Laporan Proses sistem informasi klinik gigi drg. Basuki Surabaya dapat didekomposisi lagi menjadi DFD level 1 (satu) subproses laporan. Pada DFD level 1 (satu) ini terdapat 9 (sembilan) proses, yaitu proses cetak laporan pendapatan, cetak laporan pemasukan, cetak laporan utang pasien, cetak laporan kunjungan pasien, daftar pembelian, cetak laporan pengeluaran, cetak laporan penggunaan

30 42 obat, cetak laporan penggunaan peralatan, dan cetak daftar obat minimum. Laporan-laporan tersebut diserahkan kepada dokter. DFD level 1 (satu) subproses laporan dapat dilihat pada Gambar [Laporan Pendapatan] 4.1 [Ambil Kunjungan] 11 Tb_Pembayaran Cetak Laporan Pendapatan [AD Pasien] [Ambil Pembayaran] 4.2 Info Pasien [Laporan Pemasukan] Cetak Laporan Pemasukan 14 Tb_Kunjung an Pasien 12 Tb_Pasien 4.3 Dokter [Daftar Pembelian] 13 [Lapoean Utang Pasien] [Laporan Kunjung an] Tb_IsiOba t [Isi Obat] Cetak Laporan Utang Pasien 4.4 Cetak Laporan Kunjungan Pasien 4.5 Daftar Pembelian Px Tag ihan KP 6 Tb_Pembelian [Ambil Pembelian] [Ambil Peralatan] [AD Obat] 8 Tb_DetailP Peralatan 7 Tb_DetailPObat [ADP Peralatan] [ADP Obat] 4 Tb_Obat 5 Tb_Peralatan 10 Tb_Pengeluaran 9 Tb_JenisPeng eluaran [Peng eluaran] [Laporan Pengeluaran] [Laporan Pengg unaan Obat] [Daftar Obat Minimum] Transaksi Pelayanan [Pakai Peralatan] [Laporan Pengg unaan Peralatan] 4.6 Cetak Laporan Peng eluaran 4.7 Cetak Laporan Peng g unaan Obat 4.9 Cetak Daftar Obat Minimum 4.8 Cetak Laporan Peng g unaan Peralatan [A Jns Pengeluaran] D Obat [Pakai Obat] Transaksi Pelayanan Data Obat Data Peralatan Gambar 3.15 DFD Level 1 Sistem Informasi Klinik Gigi Drg. Basuki Surabaya pada Subproses Laporan

31 43 Pada Gambar 3.15 di halaman 42 terdapat 9 (sembilan) proses, yaitu: 1. Proses cetak laporan pendapatan Sistem menerima data dari file kunjungan pasien berupa data biaya pemeriksaan pasien yang akan menghasilkan laporan pendapatan. 2. Proses cetak laporan pemasukan Sistem menerima data dari file pembayaran berupa data jumlah pembayaran biaya pemeriksaan yang akan menghasilkan laporan pemasukan. 3. Proses cetak laporan utang pasien Sistem menerima data dari file kunjungan pasien berupa data utang yang akan menghasilkan laporan utang pasien. 4. Proses cetak laporan kunjungan pasien Sistem menerima data kunjungan dari file kunjungan untuk diproses, setelah itu akan memberikan laporan kunjungan pasien. 5. Proses cetak laporan pembelian Sistem menerima data dari file pembelian, file detail pembelian obat, dan file detail pembelian peralatan untuk diproses, setelah itu akan menghasilkan laporan pembelian. 6. Proses cetak laporan pengeluaran Menerima data dari file pengeluaran dan file jenis pengeluaran.untuk diproses, setelah itu akan menghasilkan laporan pengeluaran. 7. Proses cetak laporan penggunaan obat Menerima data dari file obat dan data penggunaan obat dari proses transaksi pemeriksaan dan pembayaran yang akan menghasilkan laporan penggunaan obat.

32 44 8. Proses cetak laopran penggunaan peralatan Menerima data dari file peralatan dan data penggunaan peralatan dari proses transaksi pemeriksaan dan pembayaran yang akan menghasilkan laporan penggunaan peralatan. 9. Proses cetak daftar obat minimum Sistem menerima data dari file obat yang akan menghasilkan daftar obat minimum DFD Level 2 Subproses Pendataan Pasien Proses sistem informasi klinik gigi drg. Basuki Surabaya pada DFD level 1 (satu) proses pendataan / master dapat didekomposisi lagi menjadi DFD level 2 (dua) subproses pendataan pasien. DFD level 2 (dua) subproses pendataan pasien dapat dilihat pada Gambar 3.16 di halaman 45. Pada DFD level 2 (dua) ini terdapat 2 (dua) proses, yaitu proses simpan data pasien dan proses cetak kartu berobat pasien. Pada Gambar 3.16 di halaman 45 terdapat 2 (dua) proses yaitu: 1. Proses simpan data pasien. Data pasien menjadi masukan yang akan disimpan pada tabel pasien. Penyimpanan data pasien tidak hanya berupa data pasien baru tapi juga dapat berupa penyimpanan perubahan data pada pasien lama. 2. Proses cetak kartu berobat pasien. Data pasien pada tabel pasien dan tabel perusahaan diproses untuk menghasilkan kartu berobat yang kemudian diberikan kepada pasien untuk dibawa setiap kali pasien berkunjung.

33 45 Pasien [Kartu Berobat] Cetak Kartu Berobat [Ambil Pasien] [Data Pasien] 1 Tb_Relasi [Perusahaan] Simpan Data Pasien [Input Pasien] 12 Tb_Pasien 12 Tb_Pasien [Kota Pasien] 2 Tb_Kota Gambar 3.16 DFD Level 2 Sistem Informasi Klinik Gigi Drg. Basuki Surabaya pada Subroses Pendataan Pasien DFD Level 2 Subproses Transaksi Pembelian Barang Proses sistem informasi klinik gigi drg. Basuki Surabaya pada level 1 (satu) proses transaksi pembelian barang dapat didekomposisi lagi menjadi DFD level 2 (dua) subproses transaksi pembelian barang. DFD level 2 (dua) subproses transaksi pembelian barang dapat dilihat pada Gambar 3.17 di halaman 46. Pada DFD level 2 (dua) ini terdapat 3 (tiga) proses, yaitu proses order pembelian, proses terima pembelian, dan proses bayar pembelian. Pada Gambar 3.17 di halaman 46 terdapat 3 (tiga) proses yaitu: 1. Proses order pembelian. Data obat dari tabel obat, data peralatan dari tabel peralatan, dan data supplier dari tabel relasi diproses untuk menghasilkan daftar pesanan yang kemudian diberikan kepada supplier. 2. Proses terima pembelian. Nota pembelian menjadi masukan dari supplier untuk disimpan pada tabel pembelian, tabel detail pembelian obat dan tabel detail pembelian peralatan. Jika ada yang tidak sesuai maka supplier akan menerima informasi penolakan.

34 46 3. Proses bayar pembelian. Tanggal jatuh tempo menjadi masukan dari supplier untuk disimpan pada tabel pembelian. Supplier mendapat masukan berupa data pembayaran, dan data biaya pembelian akan disimpan melaui proses transaksi pengeluaran. Maintenance Data Master [Peralatan Baru] Maintenance Data Master [Obat Baru] [Data Pesanan] [Data Penawaran Peralatan] [Data Penawaran Obat] 7 Tb_DetailP Obat Order Pembelian [A Obat] [Ambil Relasi] [APeralatan] 1 Tb_Relasi 5 Tb_Peralatan Supplier [DP Obat] [Data Pembelian] Terima Pembelian [Obat] 4 Tb_Obat 4 Tb_Obat [Peralatan] Supplier 8 Tb_DetailP Peralatan [DP Peralatan] [Isi Kemasan] 13 Tb_IsiObat [Input Pembelian] 6 Tb_Pembelian [Pembayaran] [Tg l Jatuh Tempo] [Lunas] Bayar Pembelian Tgl JT Jml Biaya [Biaya Pembelian] Transaksi Pengeluaran Gambar 3.17 DFD Level 2 Sistem Informasi Klinik Gigi Drg. Basuki Surabaya pada Subproses Transaksi Pembelian Barang

35 DFD Level 2 Subproses Transaksi Pesanan ke Tehniker Proses sistem informasi klinik gigi drg. Basuki Surabaya pada DFD level 1 (satu) proses transaksi pesanan ke tehniker dapat dikomposisi lagi menjadi DFD level 2 (dua) subproses transaksi pesanan ke tehniker. DFD level 2 (dua) subproses transaksi pesanan ke tehniker dapat dilihat pada Gambar 3.18 di halaman 48. Pada DFD level 2 (dua) ini terdapat 3 (tiga) proses, yaitu proses order pesanan gigi, proses terima pesanan gigi, dan bayar pesanan gigi. Pada Gambar 3.18 di halaman 48 terdapat 3 (tiga) proses yaitu: 1. Proses order pesanan gigi. Data pesanan gigi dari tabel pesan gigi menjadi masukan untuk diinformasikan ke dokter dan dokter memberi masukan berupa tehniker yang menangani dan menghasilkan data gigi pesanan untuk tehniker. Data tehniker dari tabel relasi dan data ongkos pesanan dari proses pendataan / maintenance data master kemudian diproses dan disimpan pada tabel pesan gigi. 2. Proses terima pesanan gigi. Info pengiriman pesanan menjadi inputan dari tehniker yang kemudian mendapat umpan balik berupa info terima kiriman Info pengiriman pesanan diproses dan disimpan pada tabel pesanan. 3. Proses bayar pesan gigi. Tehniker memperoleh masukan berupa informasi biaya yang kemudian memberi umpan balik berupa info lunas. Proses ini menghasilkan biaya pemesanan yang akan diteruskan ke transaksi pengeluaran.