PEDOMAN WHISTLE BLOWING SYSTEM

Transkripsi

1 PEDOMAN WHISTLE BLOWING SYSTEM KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KOTA DENPASAR

2 BAB I PENDAHULUAN A. UMUM Kantor Kementerian Agama Kota Denpasar mempunyai tugas dan fungsi Kementerian Agama dalam wilayah Kabupaten/Kota berdasarkan kebijakan Kepala Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Bali dan ketenuan peraturan perundang-undangan. Kantor Kementerian Agama Kota Denpasar berdasarkan Peraturan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 13 Tahun 2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Kementerian Agama memiliki tugas dan fungsi sebagai berikut: 1. Merumuskan dan menetapkan visi, misi, dan kebijakan tekhnis bidang pelayanan dan bimbingan kehidupan beragama kepada masyarakat di Kota Denpasar; 2. Pelayanan, bimbingan, dan pembinaan di bidang haji dan umrah; 3. Pelayanan Bimbingan, dan pembinaan di bidang pendidikan madrasah, pendidikan agama dan keagamaan; 4. Pembinaan kerukunan umat beragama; 5. Merumuskan kebijakan teknis di bidang pengelolaan administrasi dan informasi; 6. Mengkoordinasikan perencanaan, pengendalian, pengawasan dan evaluasi program; 7. Melaksanakan hubungan dengan pemerintah daerah, instansi terkait, dan lembaga masyarakat dalam pelaksanaan tugas di Kota Denpasar. B. MAKSUD DAN TUJUAN a. Maksud petunjuk teknis tentang pengendalian Whistleblower System ini disusun dengan maksud supaya terdapat keseragaman dalam menangani Whistleblower System di lingkungan Kantor Kementerian Agama Kota Denpasar; b. Tujuan, untuk dijadikan pedoman dalam penanganan Whistleblower di lingkungan Kantor Kementerian Agama Kota Denpasar secara cepat dan tepat sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. C. DASAR HUKUM a. Undang-Undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara yang Bersih dan Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme (KKN); b. Undang-Undang Nomor 31 Tahun 1999 Jo. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2001 tentang Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi; c. Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2002 tentang Komisi Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi; d. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2015 tentang Pengendalian Gratifikasi di lingkungan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi; e. Surat Pimpinan Komisi Pemberantasan Korupsi Nomor: B/143/01-13/01/2013 tanggal 21 Januari 2013 tentang Himbauan Terkait Gratifikasi.

3 D. PENGERTIAN a. Sistem Pelaporan Pelanggaran (Whistleblowing System) selanjutnya disebut WBS adalah bagian dari system pengendalian internal Kantor Kementerian Agama Kota Denpasar dalam mencegah praktik penyimpangan dan kecurangan serta memperkuat penerapan praktik good governance. b. Pelaporan Pelanggaran (Whistleblowing) adalah pengungkapan tindakan pelanggaran atau pengungkapan perbuatan yang melawan hokum, melanggar kode etik dan Pedoman Perilau Etika (Code of Conduct) atau perbuatan lain yang dapat merugikan lembaga Kementerian Agama maupun pemangku dilakukan oleh pegawai atau pejabat Kantor Kementerian Agama Kota Denpasar. c. Pelanggaran adalah perbuatan yang melanggar peraturan perundang-undangan, kode etik dan peraturan dan perundangan yang berlaku, serta dapat dilaporkan. Termasuk dalam aktivitas pelanggaran antara lain: 1. Melanggar peraturan perundang-undangan, misalnya korupsi, penggelapan, mark up, penggunaan narkoba, perusakan barang. 2. Melanggar pedoman kode etik PNS, misalnya benturan kepentingan, pelecehan, terlibat dalam kegiatan masyarakat yang dilarang. 3. Melanggar prinsip akuntansi yang berlaku umum. 4. Melanggar kebijakan dan prosedur operasional kantor Kementerian Agama Kota Denpasar 5. Tindakan kecurangan lainnya yang dapat menimbulkan kerugian finansial ataupun non finansial bagi Negara. 6. Tindakan yang membahayakan keselamatan kerja. d. Pelaporan Pelanggaran (whistleblower) adalah orang yang melaporkan adanya tindakan pelanggaran. Pelapor dapat berasal dari pihak internal Kantor Kementerian Agama Kota Denpasar dan tidak tertutupadanya pelapor dari pihak eksternal (pelanggan, mitra kerja, pemasok, masyarakat dan pemangku kepentingan lainnny). Pelapor seyogyanya memberikan bukti, informasi atau indikasi yang jelas atas terjadinya pelanggaran yang dilaporkan, sehingga dapat ditelusuri dan ditindaklanjuti. Tanpa informasi yang memadai laporan akan sulit untuk ditindaklanjuti. e. Terlapor adalah Kepala Kantor, Pejabat Struktural dan Fungsional, Pegawai dan Mitra Kerja yang dilaporkan oleh pe;apor terkaait dengan pembuatan yang dapat dilaporkan. f. Indikasi awal adalah informasi yang ada di dalam pelaporan, mengandung diantaranya halhal sebagai berikut : permasalahan, siapa yang terlibat, bentuk dan besar kerugian, kapan serta tempat terjadinya. g. Pengelola WBS adalah fungsi atau unit yang bertanggung jawab untuk menyelenggarakan dan mengelola jalur komunikasi bagi pelapor untuk melaporkan indikasi awal, melakukan klarifikasi awal dan melakukan investigasi atas pelaporan pelanggaran. h. Investigasi adalah kegiatan untuk menemukan bukti-bukti terkait dengan pelanggaran yang dilakukan oleh Terlapor.

4 BAB II ASPEK STRUKTURAL 1. Pernyataan Komitmen Kepala Kantor Kementerian Agama Kota Denpasar merupakan aspek yang memastikan komitmen arah penerapan dan akuntabilitas pelaksanaan WBS dalam organisasi, penyedia sumber daya dan sebagainya. Kepala Kantor, Pejabat Struktural, Pejabat Fungsional, dan Seluruh Pegawai di Lingkungan Kanntor Kementerian Agama Kota Denpasar berkomitmen: 1. Menerapkan WBS sebagai perwujudan penerapan tata kelola pemerintah yang baik (Good Governence) secara konsisten dan berkelanjutan. Penerapan WBS diharapkan akan mendorong budaya keterbukaan dan kejujuran dan mengurangi budaya diam membiarkan terjadinya pelanggaran. 2. Untuk mendukung agar pelaksanaan proses manajemen resiko satuan kerja dapat berjalan dengan baik, maka satuan kerja akan melakukan pengembangan lingkungan iternal yang mendukungpenerapan WBS, meliputi antara lain komitmen dan dukungan manajemen, penetapan kebijakan penerapan WBS, pembentukan fungsi atau unit yang bertugas untuk mengkoordinir dan melakukan supervise atas pengelolaan WBS, pengembangan kompetensi, serta pegembagan kebijakan-kebijakaan lain yang mendukung. 3. Seluruh jajaran Kantor Kementerian Agama Kota Denpasar memiliki tanggung jawb dan kewajiban untuk menerapkan WBS dan mensosialisasikan kebijakan WBS kepada karyawan di unit kerja yang dipimpinnya. Secara teknis, pernyataan komitmen ini dapat dibuat tersendiri, atau dijadikan dari bagian Perjanjian Kerja Bersama, atau bagian dari pernyataan ketaatan Pedoman Etika Kode Etik PNS Khusu di lingkungan Kantor Kementerian Agama Kota Denpasar. 2. Strategi Strategi yang ditempuh perusahaan agar implementasi WBS dapat berjalan dengan baik: 1. Membangunn komitmen dari Pimpinan Unit Kerja untuk memberikan dukungan penuh terhadap penerapan WBS; 2. Menyusun dan menetapkan struktur tata kelola WBS yang sesuai di Kantor Kementerian Agama Kota Denpasar, serta menetapkan struktur akutabilitas penerapan WBS; 3. Penunjukan Champion yang bertanggungjawab untuk mendorong pelaksanaan penerapan manajemen resiko secara meluas ke seluruh organisasi. Champion ini dapat berupa penunjukan fugsi tersendiri dan juga para individu pada setiap Unit Kerja dengan penugasan khusus untuk menjadi fasilitator penerapan WBS pada unit kerjanya; 4. Menyediakan sumber daya yang diperlukan dan memadai dalam arti tenaga ahli, pelatihan, dana, sarana fisik, peralatan, dan waktu yang diperlukan untuk melaksanakan WBS dengan baik; 5. Menerapkan proses WBS secara konsisten dan berkelanjutan; 6. Menerapkan seluruh kebijakan WBS secara konsisten dan berkelanjutan; 7. Melakukan pengembangan kompetensi dan proses pembelajaran tentang pengelolaan WBS secara berkesinambungan;

5 8. Membangun budaya keterbukaan, kejujuran dan keberanian untuk mengungkapkan terjadinya pelanggaran melalui antara lain komunikasi kebijakan dan implementasi WBS secara berkesinambungan; 3. Kebijakan Perlindungan Pelapor Satuan kerja berkomitmen untuk melindungi pelapor pelanggaran yang beritikad baik dan perusahaan akan patuh terhadap segala peraturan perundangan yang terkait serta best practices yang berlaku dalam penyelenggaraan WBS. Maksud dari adanya perlindungan pelapor adalah untuk mendorong terjadinya pelaporan pelanggaran dan menjadi keamanan pelapor. 1. Kebijakan Perlindungan Pelapor Pelapor yang menginginkan dirinya tetap dirahasiakan diberikan jaminan atas kerahasiaan identidas pribadinya. Satuan Kerja melindungi pelapor yang beritikad baik, melalui: a. Tersedianya fasilitas saluran pelapor. b. Jaminan kerahasiaan identitas pelapor apabila pelapor memberikan identitas serta informasi yang dapat digunakan untuk menghubungi pelapor. c. Jaminan keamanan informasi dan perlindungan terhadap tindakan balasan dari terlapor atau lembaga, yang berupa ancaman keselamatan fisik, terror psikologis, keselamatan harta, perlindungan hokum dan keamanan pekerjaan, tekanan, penundaan kenaikan pangkat, penurunan jabatan atau pangkat, pemecatan yang tidak adil, pelecehan atau diskriminasi dalam segala bentuk, dan catatan yang merugikan dalam file data pribadi. d. Informasi pelaksanaan tindak lanjut, berupa kapan dan bagaimana serta kepada unit kerja mana tindak lanjut diserahkan. Informasi inni disampaikan secara rahasia kepada pelapor yang lengkap identitasnya. 2. Apresiasi bagi Pelapor Setiap pelapor yang telah berjasa dalam usaha membantu upaya pencegahan terjadinya pelanggaran yang dapat merugikan perusahaan berhak mendapat penghargaan. Ketentuan mengenai bentuk dan besarnya penghargaan yang diberikan akan ditetapkan dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku. 3. Sanksi bagi pelapor yang menyalahgunakan Sistem Pelaporan Pelanggaran Pelapor yang mengirimkan laporan yang berupa fitnah atau laporan palsu akan memperoleh sanksi dan tidak memperoleh baik jaminan kerahasiaan maupun perlindungan pelapor. Sanksi yang dikenakan sesuai peraturan yang berlaku misalnya KUHP Pasal 310 dan 311 yang terkait dengan perbuatan tidak menyenangkan atau pencemaran nama baik. 4. Struktur Pengelolaan WBS Dalam penyusunan infrastruktur WBS, hal yang terpenting adalah kejelasan dari akuntabilitas dan tanggung jawab untuk mendorong pelaksanaan WBS pada Kantor Kementerian Agama Kota Denpasar. 1. Kepala Kantor Kementerian Agama Kota Denpasar Kepala Kantor Kementerian Agama Kota Denpasar bertanggunngjawab atas efektivitas rancangan, pelaksanaan dan pemeliharaan penyelenggaraan WBS secara keseluruhan serta berkewajiban menetapkan arahan dan melakukan tindakan-tindakan untuk menjamin

6 bahwa seluruh aktivitas penyelenggaraan WBS berjalan dengan baik. Kepala Kantor Kementerian Agama Kota Denpasar berwenang untuk : a. Membentuk dan menetapkan Unit Pengelola WBS dan Komitmen Kepegawaian. b. Memutuskan untuk dihentikan atau dilanjutkannya sebuah pelaporan pelanggaran. c. Menugaskan tim investigasi untuk melakukan investigasi jika ditemukan indikasi awal yang kuat pada saat dilaksanakan klarifikasi awal. d. Memberikan sanksi kepada terlapor sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan yang berlaku atau meneruskan kepada pihak yang berwajib jika terbukti bersalah atas pelanggaran yang dilakukannya. e. Memberikan apresiasi kepada pelapor jika pelaporan terbukti sesuai dengan ketentuan yang berlaku di instansi. 2. Tim Kerja ZI Kepala sub Bag TU bertanggung jawab melakukan pengawasan atas kecukupan dan efektifitas pelaksanaan WBS di perusahaan. Pemantauan pelaksanaan WBS dapat diserahkan kepada Komite Dewan Komisaris. 3. Kepala Sub Bag TU Unit pengelola WBS merupak fungsi atau unit yang dibentuk dan ditetapkan Kepala Kantor Kementerian Agama untuk menyelenggarakan dan mengelola jalur komunikasi bagi pelapor untukmelaporkan indikasi awal, melakukan klarifikasi awal dan melakukan investigasi atas pelaporan pelanggaran. Unit pengelola WBS harus independen dari operasi perusahaan sehari-hari dan mempunyai akses kepada pimpinan satker. 4. Pengelola WBS dikoordinasikan oleh Tim ZI dibantu oleh Kepala Sub Bag TU. Unsur dari unit pengelola WBS terdiri dari 2 (dua) elemen utama Yaitu: a. Sub-Unit Administrasi WBS yaitu sub-unit yang menerika pelaporan [elanggaran, menyeleksi laporan pelanggaran untukdiproses lebih lanjut oleh sub-unit investagasi tanpa membuka identitas pelapor. Selain menyelenggarakan administrasi pelaporan pelanggarann yang masuk, yang dalam proses, dan yang telah selesai ditindaklanjuti, Sub-unit ini juga bertanggungjawab atas pelaksanaan program perlindungan pelapor sesuai dengan kebijakan yang telah dicanangkan, terutama aspek kerahasiaan dan jaminan keamanan pelapor. Sub-unit administrasi WBS dilaksanakan oleh Sub Bag TU. b. Sub-unit Investigasi yaitu sub-unit yang bertugas untuk melakukan investigasi lebih lanjut terhadap substansi pelanggaran yang dilaporkan. Tujuannya adalah mencari dan mengumpulkan bukti-bukti yang diperlukan guna memastikan bahwa memang telah terjadi pelanggaran. Dalam hal terdapat bukti-bukti yang memadai, maka rekomendasi sanksi terhadap pelanggaran yang dilakukan diberikan kepada Kepala Kantor Kementerian Agama untuk memuttuskan. Akan tetapi bila tidak ditemukan bukti-bukti yang mencukupi, maka proses innvestigasi dihentikan dan laporan pelanggaran tidak dilanjutkan. Sub-unit investigasi ini dilaksanakan oleh Tim Kerja ZI.

7 5. Komite Kepegawaian Komite Kepegawaian adalah suatu komite khusus yang dibentuk dan ditetapkan berdasarkan keputusan direksi untuk mengkaji laporan-laporan pelanggaran dan memberikan pertimbangan/rekomendasi kepada Kepala Kantor untuk penetapan sanksi terhadap pelanggaran yang dilakukan terlapor. Keanggotaan Komite Kepegawaian terdiri dari : a. Anggota Tetap 1) Kepala Sub Bag TU 2) Analis Kepegawaian 3) JFU Kepegawaian 4) JFU Hukmas 5) Ketua Tim Kerja ZI b. Anggota Tidak Tetap 1) Para Kasi 2) Penyelenggara sesuai dengan terlapor dan pelapor. 6. Sumber Daya Sumber daya yang memadai harus tersedia untuk dapat melaksanakan program WBS. Sumber daya yang diperlukan antara lain adalah : a. Kecukupan kualitas dan jumlah personil untuk melaksanakan tugas sebagai Petugas Administrasi WBS dan Petugas Investagasi; b. Media komunikasi (telepon, , kotak pos, dsb) untuk keperluan pelaporan penganggaran, baik saluran internal maupun eksternal, sesuai dengan kebutuhan; c. Pelatihan yang memadai bagi para petugas pelaksana WBS; d. Dukungan dan komitmen pendanaan penyelenggaraan WBS; dan e. Mekanisme untuk melakukan pengaduan atas tindakan balasan dari terlapor.

8 BAB III ASPEK OPERASIONALWBS A. Pelaporan Pelanggaran Seluruh pegawai di lingkungan Kantor Kementerian Agama Kota Denpasar memiliki kewajiban moral untuk melaporkan terjadinya pelanggaran apabila mengetahuinya. Kesadaran perlunya menyampaikan adanya pelanggaran demi kepentingan dan kemaslahatan bersama serta manfaat untuk mencegah dampak yang tidak diinginkan menyebar luas, seperti misalnya kebiasaan penerimaan atau pemberian gratifikasi. 1. Prinsip-prinsip a. Kantor Kementerian Agama Kota Denpasar wajib menerima pelaporan pelanggaran dari pelapor. b. Pelaporan pelanggaran dari pelapor harus ditempatkan dalam kerangka peningkatan good governance. c. Pelaporan pelanggaran harus dilakukan itikad baik dan bukan merupakan suatu keluhan pribadi atas suatu kebijakan tertentu yang sesuai dengan peraturan dan perundagundangan ataupun didasari kehendak buruk/bersifat fitnah/laporan palsu yang dapat mencemarkan nama baik atau reputasi seseorang. 2. Pelapor Pelaporan pelanggaran dapat disampaikan oleh: a. Kalangan internal kantor meliputi Kepala Kantor, Pejabat Struktural/Fungsional dan seluruh Pegawai; dan b. Kalangan eksternal perusahaan meliputi pemasok, pelanggan, kreditur, masyarakat dan para pemangku kepentingan lainnya. 3. Bentuk Pelaporan a. Pelaporan Pelanggaran secara tertulis dan beridentitas, wajib dilengkapi dengan fotocopy identitas dan bukti pendukung seperti : dokumen yang memuat indikasi awal yang dapat dipertanggungjawabkan dan memberikan petunjuk mengenai transaksi yang dilakukan dan/atau pelapora pelanggarann yang akan disampaikan sebagai bahan pemeriksaan lebih lanjut. b. Pelaporan Pelanggaran secara tertulis dan tanpa identitas (anonym), wajib dilengkapi bukti pendukung seperti : dokumen yang memuat indikasi awal yang dapat dipertanggungjawabkan dan memberikan petunjuk mengenai transaksi yang dilakukan dan/atau Pelaporan Pelanggarann yang akan disampaikan sebagai bahan pemeriksaan lebih lanjut. c. Apabila Pelaporan Pelanggaran diajukan oleh perwakilan Pelapor, maka selain dokumen di atas juga diserahkan dokumen lainnnya yaitu : 1) Fotocopi bukti identitas pelapor dan perwakilan Pelapor; 2) Surat Kuasa dari Pelapor kepadaperwakilan Pelapor yang menyataakan bahwa Pelapor memberikan kewenangan bertindak untuk dan atas nama Pelapor; Jika perwakilan Pelapor adalah lebaga atau badan hokum, maka harus dilampiri dengan

9 dokumen yang menyatakan bahwa pihak yang mengajukan pengaduan berwenang untuk mewakili lembaga atau badan hokum tersebut. 4. Pelanggaran yang dapat dilaporkan Pelanggaran yang dapat dilaporkan adalah perbuatan yang dalam pandangan pelapor dengan itikad baik adalah perbuatan sebagai berikut : a. Korupsi; b. Kecurangan; c. Ketidakjujuran; d. Perbuatan melanggar hokum (termasuk pencurian, penggunaan kekerasan terhadap karyawan atau pimpinan, pemerasan, penggunaan narkoba, pelecehan, perbuatan criminal lainnya); e. Pelanggaran ketentuan perpajakan, atau peraturan perundang-undangan lainnya; f. Pelanggaran Pedoman/Kode Etik atau Pelanggaran norma-norma kesopanan pada umumnya; g. Perbuatan yang membaahayakan keselamatan dan kesehatan kerja, atau membahayakan keselamatan satuan kerja/pegawai; h. Perbuatan yang dapat menimbulkan kerugian finansial atau nonfinasial terhadap satuan kerja/negara atau merugikan kepentingan Negara; i. Pelanggaran Standar Operasional Prosedur (SOP) satuan kerja, terutama terkait dengan pengadaan barang dan jasa, pemberian manfaat dan remunerasi. 5. Waktu untuk Melaporkan Pelanggaran Pelapor harus mempunyai alasan yang kuat dalam menyampaikan laporan pelanggaran ataupun potensi pelanggaran. Pelaporan seyogyanya dilakukan segera dan dalam waktu tidak lebih dari 3 (tiga) bulan, karena semakin lama ditunda semakin menyulitkan investigasi dan tindak lanjut. Begitu juga bagi pelapor mungkin akan kehilanngan alasan untuk melaporkan bila hal tersebut sudah terlanjur dikoreksi sehinngga tidak diketemukan bukti lagi. B. Peranan Pimpinan Unit Kerja Dalam Penerapan WBS Keberhasilan dan manfaat penerapan WBS bagi satuan kerja memerlukan dukungan seluruh jajaran manajemen. Oleh karena itu Kepala Kantor, Kepala Sub Bagian, KepalaSeksi, Penyelenggara, Kepala KUA, Kepala Madrasah, Pengawas, Penyuuh dan Penghulu lini pertama terlibat dalam penerapan WBS. Keterlibatan seluruh jajaran pejabat akan mendorong iklim keterbukaan untuk salinng menginngatkan bila terjadi hal-hal yang melanggar ketentuan yang berlaku. Pimpinan unit kerja maupun posisi lain yang memiliki fungsi pengawasan mempunyai kewajiban pengawasan terhadap pegawai di bawahnya dan juga mempunyai kewajiban penegakan kepatuhan (compliance) dan etika, disiplin pegawai dalam lingkup tugasnya. Pimpinan Unit kerja harus mendorong agar setiap pegawai berkonsutasi dengan atasannya apabila melihat atau mengkhawatirkan adanya pelanggaran yang berdampak pada keselamatan citra satuan kerja, kerugian finansial, atau resiko lainnya. Dalam hal ternyata atasan tersebut

10 juga terlibat, maka sebaiknya ia berkonsultasi dengan atasan dari atasan yang terlibat. Bila hal ini tidak berhasil, barulah digunakan saluran WBS. C. Pelaporan Anonim Pelaporan Pelanggarann dapat dilakukan secara anonym maupun dengan dilengkapi identitas pelapor. Penyampaian laporan secara anonym, tetap akan diterima, tetapi terdapat beberapa hal yang perlu menjadi perhatian. Hal tersebut adalah timbulnya kesulitas untuk komunikasi, konfirmasi atau klarifikasi dalam rangka tindak lanjut penanganan laporan pelanggaran tersebut. Oleh karena itu, untuk mengurangi anominitas laporan, satuan kerja memastikan bahwa kebijakan perlindungan pelapor, kerahasian pelapor dan jaminan keamanan betul-betul dapat terlaksana dan dirahasiakan oleh seluruh karyawan. D. Mekanisme Penyampaian Laporan Pelanggaran 1. Infrastruktur Penyampaian Laporan Satuan Kerja menyediakan saluran khusus bagi Pelapor yang akan menyampaikan pengaduan/laporan pelanggaran, yaitu : a. Telepon; b. Kotak saran; c. Website perusahaan; d. ; e. Facsimile; f. Surat resmi yang ditujan kepada Pengelola WBS, dengan cara diantar langsung, atau melalui pos ke satuan kerja. 2. Kewenangan Penanganan Pelaporan Pelanggaran a. Dalam hal pelanggaran dilakukan oleh Kepala Kantor, atau orang yang mempunyai hubungan khusus degan Kepala Kantor, maka laporan pelanggaran disampaikan kepada Kepala Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Bali. Penanganan lebih lanjut diserahkan kepada Kepala Bagian Tata Usaha dan bia diperlukan investigasi, dapat menggunakan investigator/ atau auditor eksternal yang independen. b. Dalam hal pelanggaran dilakukan oleh para pejabat di bawah (eselon IV) Kepala Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Bali maka laporan pelanggaran tersebut diserahkan kepada Kepala Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Bali. Penanganan lebih lanjut atas laporan pelanggaran tersebut dilakukan oleh Kepala Kantor Kementerian Agama Kota Denpasar dan bila diperlukan investigator/auditor eksternal yang independen. c. Dalam hal pelanggaran dilakukan oleh pegawai (JFT/JFU) dan anggota petugas Sistem Pelaporan Pelanggaran, maka laporan Pelanggaran tersebut diserahkan langsung kepada Kepala Kantor Kementerian Agama Kota Denpasar. Penanganan lebih lanjut atas laporan pelanggaran tersebut dilakukan oleh Kepala Sub Bagian TU, dan bila diperlukan investigasi, dapat dilanjutkan oleh auditor internal.

11 3. Mekanisme Penyampaian Laporan Mekaisme penyampaian pelaporan pelanggaran oleh pelapor pada dasarnya dilakukan melalui jalur formal yaitu melalui Atasan Langsung secara berjenjang, direktorat dan fungsi terkait, namun apabila Pelapor memandang sarana pengaduan tersebut tidak efektif atau ada keraguan, maka Pelapor dapat menyalurkan pelaporan pelanggaran melalui saluran WBS. 4. Kekebalaann Administratif Kantor Kementerian Agama Kota Denpasar berkomitmen untuk mengembangkan budaya yang mendorong karyawan untuk berani melaporkan tindakan pelanggaran yang diketahuinya. Hal ini dilakukan dengan memberikan kekebalan atas sanksi administratif kepada para pelapor yang beritikad baik. Kebijakan tersebut di atas dapat diberikan kepada pelapor yang belum pernah melakukan pelanggaran berat, atau bila dia terpaksa terlibat dalam pelanggaran berat, tetapi dengan itikad baik melaporkan adanya pelanggaran tersebut. Kekebalan terhadap sanksi administratif ini hanya berlaku internal perusahaan. 5. Komunikasi dengan Pelapor Komunikasi dengan Pelapor akan dilakukan melalui satu petugas, yaitu Petugas Sub-unit Administrasi WBS yang menerima laporan pelanggaran. Dalam komunikasi ini pelapor juga akan memperoleh informasi mengenai penanganan kasus yang dilaporkannya, apakah dapat ditindaklanjuti atau tidak. Bila pelapor adalaah pegawai pada satuan kerja, maka satuan kerja memberika informasi perkembangan penanganan hasil pelaporan pelanggaran tersebut. Pemberian informasi ini dilakukan mengingat azas kerahasiaan antara pelapor dengan perusahaan, termasuk di dalamnya kerahasiaan terhadap apa yang terjadi pada terlapor. Pembocoran sifat kerahasian ini oleh pelapor akan menghapus kewajiban satuan kerja atas jaminan kerahasiaan yang diberikan kepadanya dan dalam kasus tertentu dapat mengakibatkan hilangnya perlindungankepada pelapor. Dalam hal pelapor adalah orang luar dan bukan pegawai satuan kerja, kebijakan komunikasi dengan pelapor ini dapat diberikan kepadanya. Halini berlaku bila ia bersedia menandatangani kesepakatan tertulis tentang kerahasian informasi baik yang ia terima dari satuan kerja, maupun yang disampaikan kepada perusahaan. E. Investigasi Semua laporan mengenai pelanggaran akan dilakukan investigasi lebih lanjut, dengan tujuan untuk sedapat mungkin mengumpulkan semua bukti yang ada, sehingga dapat ditarik suatu kesimpulan apakah laporan pelanggaran tersebut benar adanya atau bahkan sebaliknya, ditemukan tidak cukup bukti untuk mendukung dilakukan tindak lanjut. Ivestigasi ini akan dilakukan oleh petugas Sub-unit Investigasi. Indepedensi Petugas Investigasi ini penting, karena objektifitas dan kewajaran serta keadilan, dalam memberikan penilaian hasil temuan akan menentukan kredibilitas pelaksanaan WBS. Proses invetigasi harus bebas dari bias dan dilakukan tidak tergantung dari siapa yang melaporkan ataupun siapa yang terlapor. Terlapor harus diberi kesempatan penuh untuk memberikan penjelasan atas bukti-bukti yang ditemui, termasuk pembelaan bila diperlukan.

12 Dalam kasus yang serius dan sensitive, dipertimbangkan untuk menggunakan investigator/ auditor eksternal yang independen dalam melakukan investigasi laporan pelanggaran tersebut. F. Pelaporan Pelaporan kegiatan pengelolaan WBS dilaksanakan oleh KepalaSub Bag TU dilaksanakan secara berkala, bersamaan dengan penyampaian Laporan Tri Wulan. Hal-ha yang dilaporkan berkenaan dengan jumlah laporan pelaggaran yang diterima, status tindak lanjut penyelesaian : Selesai (S), Belum Selesai (BS), Tidak dapat ditindaklanjuti (TTD).

13 BAB IV PENUTUP Petunjuk teknis beserta lampirannya ini disusun untuk dijadikan pedoman dalam melaksanakan WBS. Hal-hal yang belum diaatur dalam petunjuk teknis ini akan diatur kemudian. Petunjuk teknis ini mulai berlaku sejak tanggal dikeluarkan. Dikeluarkan di DENPASAR Pada tanggal 5 Januari 2015 Kepala Kantor Kementerian Agama Kota Denpasar Komang Sri Marheni, S,Ag, M.Si Nip

14 TANDA TERIMA PELAPORAN PELANGGARAN (T2P2) Dengan ini diterangkanbahwa : Nama Pelapor :... Nama Organisasi/Lembaga :... Alamat :... No. Telp :... Fax : Kotak Saran :... Telah menyampaikan laporan pelanggaran tentang : Sarana yang dipergunakan (beri tanda Checklist ( )) a. Telepon b. Website Perusahaan c. d. Facsimile e. Kotak Saran Pelapor, Penerima,.

15 BERITA ACAARA HASIL KLARIFIKASI AWAL ATAS PELAPORAN PELANGGARAN NOMOR : Pada hari ini, tanggal. bulan. tahun telah dilakukan klarifikasi awal atas pelaporan pelanggaran yang diterima berdasaekan Tanda Terima Pelapora Pelanggaran (T2P2) tertanggal... Hasil Klarifikasi awal atas pelaporan pelanggaran : a. Identitas Pelapor Ada Tidak Ada/Anonim b. Bukti Ddokumen Lengkap Tidak Lengkap Tidak Ada Berdasarkan hasilklarifikasi awal, maka atas pelaporan pelanggaran tersebut *telah/tidak sesuai dengan persyaratan, sehingga *dapat/tidak dapat ditindaklanjuti dengan proses investigasi. Pengelola WBS Sub-Unit Administrasi WBS KepalaSub Bag TU. NIP *coret yang tidak perlu

16 BERITA ACARA HASIL INVESTIGASI ATAS PELAPORAN PELANGGARAN NOMOR :. Pada hari ini, tanggal bulan tahun.. telah dilakukan investigasi atas pelaporan pelanggaran yang diterima berdasarkan Berita Acara Hasil Klarifikasi Awal No.. tanggal mengenai : Berdasarkan hasil investigasi, maka atas pelaporan pelanggaran tersebut *terbukti/tidak terbukti Pengelola WBS Sub-Unit Administrasi WBS KepalaSub Bag TU. NIP *coret yang tidak perlu

17