Implementasi Lean Healthcare Untuk Meminimalkan Waste dalam Rumah Sakit (Siloam Hospitals Surabaya)

Transkripsi

1 Implementasi Lean Healthcare Untuk Meminimalkan Waste dalam Rumah Sakit (Siloam Hospitals Surabaya) Disusun oleh : Gilang Rembulan Dosen Pembimbing : Prof. Ir. Moses Laksono Singgih M. Sc., Ph.D

2 Pendahuluan 1 Landasan Teori 2 Metode 3 Pengumpulan Data 4 Analisa 5 Kesimpulan dan Saran 6

3 Latar Belakang Manfaat Rumusan Masalah Pendahuluan Batasan dan Asumsi Tujuan

4 Salah satu rumah sakit internasional di surabaya Tahun 2007 mendapat akreditasi Rumah Sakit Internasional Patient safety Kualitas layanan kesehatan Internasional

5 Akreditasi Rumah Sakit Internasional Non Value Added Activity Fokus pada patient safety dan customer care Konsep lean healthcare - continous improvement

6 Manufaktur Jasa

7 (Brandao de Souza, 2009) 57 %? 29 % 4 %

8 Eliminasi waste Meningkatkan patient safety Mengurangi biaya Meningkatkan kualitas jasa

9 Bagaimana mengidentifikasi waste yang ada dalam proses jasa OPD Siloam Hospitals Surabaya, dan dengan menggunakan pendekatan lean untuk mengurangi waste yang terjadi serta menghitung biaya perbaikannya

10 Mengidentifikasi waste yang dihasilkan OPD Siloam Hospitals Surabaya 1 Mengetahui waste kritis yang terjadi dalam out patient department 2 Memberikan rekomendasi solusi perbaikan terhadap waste kritis yang terjadi 3

11 Mengurangi waste dari proses jasa yang berlebihan sehingga rumah sakit dapat mencapai efisiensi tinggi dan menjadi rumah sakit yang lean Pengurangan aktivitas non value added akan berperan terhadap kepuasan pelanggan rumah sakit Dapat diberikan informasi tentang biaya perbaikan waste

12 Batasan Asumsi Area yang diteliti adalah hanya Out Waste yang Selama penelitian tidak terjadi perubahan secara organisasi dan alur proses bisnis di OPD Patient Department (OPD) menjadi objek penelitian adalah yang termasuk di dalam 7 healthcare waste

13 Lean Healthcare FMEA Healthcare Waste Landasan Teori Root Cause Analysis Ideal State Big Picture Mapping

14 Peneliti Jimmerson, Cindy (2010); Venkateswaran, S. (2011) Jimmerson, Cindy (2010) Hines, P. dan Taylor, D. (2000) Process Imporovement Tools Lean in Healthcare Value Stream Mapping Lean Thinking Tujuan Penelitian Implementasi lean dalam Healthcare Identifikasi waste dalam healthcare dengan VSM Implementasi lean thinking dalam perusahaan Hasil Penelitian Standarisasi proses, mengurangi confusion dan rework, Waktu tunggu pasien yang lebih pendek Identifikasi waste lebih mudah dengan VSM, Informasi detail tentang proses dengan VSM Langkah-langkah untuk penerapan lean thinking

15 Identifikasi Awal Penentuan Tujuan Penelitian Studi Pustaka Studi Lapangan Big Picture Mapping Aliran fisik dan aliran informasi Identifikasi 7 waste dan penyebaran kuisioner waste Waste dalam proses jasa A

16 A Pembobotan waste kritis Waste kritis RCA FMEA Akar penyebab dan dampak waste kritis Alternatif perbaikan berdasarkan FMEA Kesimpulan dan Saran

17 RSB Budi Mulia (1977) Yayasan Budi Mulia RSU Budi Mulia (2002) PT. Sumber Waluyo (PT. LIPPO KARAWACI) RSU Budi Mulia ( ) Yayasan Budi Mulia PT. Siloam Gleneagles Hospital RSU Siloam Gleneagles Hospital (2004) RSU Budi Mulia ( ) PT. Budi Mulia Suryajaya PT. Siloam Gleneagles Hospital RSU Siloam Hospitals Surabaya (2006)

18

19 Aliran fisik Pasien Baru

20 Aliran Fisik Pasien Lama

21 Rangking Waste dalam Out Patient Departement (OPD) RANGKING WASTE

22 Transportation Pengiriman berkas rekam medik

23 Mencari vaksin Unnecessary Motion Mencari dokumen rekam medik

24 Administrasi Pasien Asuransi Pemeriksaan Waiting Pengiriman rekam medik Dokter

25 1 Pengiriman ke berbagai departemen 2 Porter mencari berkas rekam medik 3 Pasien pindah departemen 4 Kelengkapan dokumen

26 REKAM MEDIK Karyawan tidak disiplin dalam pelaporan peminjaman VAKSIN Vaksin habis Update stok tidak berjalan baik

27 Administrasi Cover asuransi berbeda setiap pasien Operator administrasi asuransi kurang Rekam medik Letak ruang rekam medik Berbagai departemen membutuhkan rekam medik

28 Dokter Dokter datang diluar jadwal jaga Pemeriksaan dokter Preferensi pribadi dan jenis keluhan untuk pemilihan dokter Dokter masih menangani pasien sebelumnya

29 Transportation Pengiriman ke berbagai departemen Unnecessary Motion Pelaporan berkas rekam medik Waiting Pengiriman ke berbagai departemen

30 Electronic Medical Record Konsep Perbaikan Form Keluar- Masuk Rekam Medik Penegakan Disiplin

31 Electronic Medical Record No. Nama Barang Jumlah Harga Satuan 1. Adapter Wi-Fi 32 Rp. TP-LINK Mbps High Gain USB WI- FI 2. Desktop HP Omni 120xt series (Genuine Win 7 Home Premium, Intel Core i3 3.3GHz, 500GB) Total 32 Rp Total Rp Rp Rp

32 Penegakan Disiplin Pemberian hadiah bagi karyawan dan dokter teladan setiap 6 bulan sekali Deskripsi Karyawan Teladan Biaya Rp X 2 Dokter Teladan Rp X 2 Total Rp

33 Penerapan Form Keluar-Masuk Rekam Medik No. Nama Barang Jumlah Harga Satuan 1 Biaya cetak 36 rim / Rp. form 1 rim /rim (500 lembar) Bulan Total Rp

34 1 2 Konsep Perbaikan Penerapan Electronic Medical Record Peningkatan Kedisiplinan Estimasi Biaya Rp Rp Penerapan Form Keluar- Masuk Rekam Medik Rp

35 No. Kriteria Penerapan Electronic Medical Record Peningkatan Kedisiplinan 1 Efisiensi pengriman berkas rekam medik Kecepatan pengiriman berkas Kemudahan pencarian berkas Kesesuaian prosedur Kemudahan penerapan S S Jumlah (+) 4 3 Jumlah s 1 2 Jumlah (-) 0 1 Skor 4 2 Penerapan Form Keluar-Masuk Rekam Medik BASE LINE

36 Electronic Medical Record Sistem pencatatan riwayat kesehatan secara online sharing Prinsip penerapan Privasi, jaminan keamanan, kerahasiaan data (Supari, 2009) Manfaat Akses terbatas, kemudahan pencarian, mengurangi beban biaya kebutuhan kertas, meningkatkan efisiensi

37 Faktor yang dipertimbangkan Persiapan teknologi Persiapan sumber daya manusia

38 Pasien Baru Pasien Rekam Medik Electronic Medical Record Nomor Antrian Pengisian formulir data pasien Input data pasien Administrasi Pembayaran Pemeriksaan Kamar obat

39 Pasien Lama Rekam Medik Pasien Electronic Medical Record Nomor Antrian Administrasi Pembayaran Pemeriksaan Kamar obat

40 Waste yang terjadi di OPD : waiting, unnecessary inventory, unnecessary motion, transportation Waste kritis dalam OPD : transportation, unnecessary motion, waiting Subwaste kritis dalam OPD : pengiriman berkas rekam medik, mencari berkas rekam medik, menunggu pengiriman berkas rekam medik Berdasarkan FMEA terbangun 3 alternatif rekomendasi perbaikan

41 Berdasarkan hasil evaluasi PUGH rekomendasi terpilih adalah Electronic Medical Record

42 THANK YOU

43 No Waste Definisi Contoh dalam Healthcare 1. Defects Kesalahan dalam - Malpraktek proses produksi - Salah obat - Salah diagnosis - Kesalahan 2. Waiting Proses menunggu kedatangan operator, material, informasi, peralatan dan prosedur yang harus diselesaikan 3. Unnecessary Inventory Penyimpanan persediaan yang berlebihan yang sebenarnya tidak karena dibutuhkan akan tetapi mungkin dibutuhkan 4. Overprocessing Ketidaksesuaian proses/metode operasi produksi yang diakibatkan 5. Unnecessary Motion oleh pngguna tool yang tidak sesuai dengan fungsinya Konsep ergonomis pada tempat kerja, dimana operator melakukan gerakan-gerakan yang seharusnya bisa dihindari proses Billing - Menunggu periksa dokter - Menuggu proses administrasi - Menunggu hasil tes - Persediaan obat yang berlebih - Persediaan perlatan laboratorium - Dokumen yang masih di proses - Mengukur suhu tubuh berkalikali - Prosedur yang berlebihan - Paperwork yang berlebihan - Mencari pasien - Mencari dokumen - Mengumpulkan peralatan medis Contoh dalam Manufaktur - Produk cacat - Produk rusak - Menuggu part - Menunggu raw material - Work in Process - Raw material - Finished goods - Membersihk an part berkali-kali - Paperwork yang berlebihan - Mencari tools - Mencari parts

44 No Waste Definisi Contoh dalam Healthcare 6. Excessive Perpindahan - Memindahkan Transportation yang berlebihan pasien mondarmandir dari informasi, barang, dan - Mengambil orang yang rekam medik berdampak pada di tempat pemborosan penyimpanan waktu, effort, yang terlalu dan biaya jauh 7. Overproduction Menghasilkan - Mengeluarkan produk melebihi keinginan atau permintaan konsumen hasil tes laboratorium berulang-ulang dengan informasi yang sama Contoh dalam Manufaktur - Memindahkan peralatan - Memproduksi lebih untuk menghindari waktu set-up

45 Eliminasi waste Patient safety Efisiensi Kualitas

46 Mengambil rekam medik di tempat yang jauh Mencari dokumen Mengukur suhu tubuh berulangulang Menunggu proses administrasi Hasil tes yang berulang dengan informasi yang sama Malpraktek Persediaan obat yang berlebihan

47 Defect-free delivery No waste in system Individual attention to patients On demand healthcare Immediate response to problem Safe work environment (Jimmerson, 2010)

48 Menggambarkan keseluruhan sistem dan aliran fisik serta aliran informasi di dalam Mengidentifikasi pemborosan, keterkaitan antar aliran informasi dan aliran material (Hines,2000)

49 Mengidentifikasi akar penyebab terjadinya permasalahan Mendeploy waste kritis 5 whys

50 Alat untuk membangun solusi alternatif Severity (S) Occurrence (O) Detection (D)

51 Rating Occurrence Probabilitas Kejadian 1 Tidak pernah Kurang dari 0,01% 2 Jarang 0,01% - 0,05% 3 0,06% - 0,1% 4 Kadang-kadang 0,11% - 0,25% 5 0,26% - 0,50% 6 Cukup sering 0,51% - 1% 7 1,1% - 5% 8 Sering 5,1% - 25% 9 25,1% - 50% 10 Sangat sering Lebih dari 50%

52 Rating Effect Severity 1 Tidak ada Tidak memberikan pengaruh. Efek tidak berdampak signifikan pada perusahaan dan konsumen 2 Sangat kecil Menyebabkan gangguan pada perusahaan dan konsumen. Menyebabkan kerugian biaya yang rendah 3 Kecil Menyebabkan gangguan banyak pada perusahaan dan konsumen. Menyebabkan kerugian waktu dan biaya agak rendah 4 Sangat sedikit Menyebabkan gangguan banyak sekali pada perusahaan dan konsumen. Menyebabkan kerugian biaya yang rendah Rating Effect Severity 5 Sedikit Menyebabkan pengurangan performansi dari fungsi sampingan atau membuat sukup tidak nyaman. Menyebabkan kerugian biaya yang cukup tinggi 6 Sedang Menyebabkan hilangnya performansi dari fungsi sampingan atau membuat ketidaknyamanan yang menonjol. Konsumsi biaya dan waktu yang besar 7 Besar Menyebabkan pengurangan performansi dari fungsi utama. Konsumsi biaya yang sangat besar dan menyebabkan kerugian yang sangat besar 8 Sangat besar 9 Bahaya, dengan peringata n 10 Bahaya, tanpa peringata n Menyebabkan hilangnya performansi dari fungsi utama atau disebut breakdown, konsumsi biaya dan waktu yang mendekati tidak diterima Menyebabkan adanya bahaya dan akan melanggar aturan pemerintah. Tetapi masih diutamakan reaksi strategi. Menyebabkan bahaya serta kerugian yang sangat besar Kegagalan menyebabkan bahaya tanpa peringatan. Menyebabkan kerugian biaya yang tidak dapat diterima

53 Rating Detection 1 Setiap saat 2 Sangat sering sekali 3 Sangat sering sekali 4 Sering 5 Agak sering 6 Kadang-kadang 7 Jarang 8 Sangat jarang 9 Hampir tidak pernah 10 Tidak pernah

54 Jenis Waste Peringkat SKOR RANKING Defects Waiting Overproduction Unnecessary Inventory Overprocessing Unnecessary Motion Transportation SKOR

55 Transportation Jenis Gangguan Why 1 Why 2 Why 3 Why 4 Why 5 Porter rekam medik Porter rekam medik menunda pengiriman lelah Porter mengirimkan berkas rekam medik ke berbagai departemen Letak ruang rekam medik berjauhan antar departemen Pengiriman berkas rekam medik Faktor porter rekam medik Kekurangan tenaga pengiriman (porter) Porter rekam medik mencari berkas rekam medik Keberadaan berkas rekam medik Digunakan oleh beberapa departemen Order berpindah departemen Pasien pindah departemen Dokter yang dituju pasien belum datang Data rekam medik tidak lengkap Dokter tidak mengisi diagnosa di dalam berkas rekam medik

56 Unnecessary Motion Jenis Gangguan Why 1 Why 2 Why 3 Why 4 Why 5 Mencari dokumen rekam medik Suster / karyawan rekam medik mencari dokumen rekam medik Dokumen rekam medik yang dicari tidak ada Dokumen rekam medik berpindah tanpa ada laporan yang jelas Sistem record peminjaman dokumen rekam medik tidak berjalan baik Karyawan tidak disiplin dalam membuat laporan peminjaman Vaksin dalam ruang periksa tidak ada Vaksin habis Mencari vaksin Kroscek dengan bagian pharmacy dan gudang obat Data ketersediaan vaksin tidak cocok antara aktual dan record Laporan update data ketersediaan tidak dijalankan dengan baik

57 Waiting Jenis Gangguan Why 1 Why 2 Why 3 Why 4 Why 5 Penumpukan antrian pasien asuransi Delay proses administrasi pasien asuransi Delay pengiriman berkas rekam medik Menunggu porter rekam medik Proses administrasi pasien sebelumnnya belum selesai Loket pelayanan asuransi hanya 1 counter Mencari berkas rekam medik Porter mengirimkan berkas rekam medik ke berbagai departemen Kroscek data cover asuransi dengan perusahaan asuransi membutuhkan Operator administrasi bagian asuransi kurang Keberadaan berkas rekam medik Berbagai departemen membutuhkan berkas rekam medik Ruang rekam medik berjauhan antar departemen Fasilitas asuransi setiap pasien dan setiap perusahaan Record rekam medik tidak berjalan baik Karyawan tidak disiplin melakukan record peminjaman berkas rekam medik

58 Waiting (Lanjutan) Jenis Gangguan Why 1 Why 2 Why 3 Why 4 Why 5 Dokter jaga Dokter datang Dokter mempunyai Dokter di OPD Kebijakan rumah sakit Availability dokter jaga tidak ada di ruang jaga diluar jadwal jaga kegiatan diluar rumah sakit Siloam merupakan dokter tamu Siloam Surabaya Delay pemeriksaan dokter Menunggu dokter yang dituju Waktu pemeriksaan berbeda antar pasien Dokter masih menangani pasien sebelummnya Jenis keluhan tiap pasien berbeda Pasien menuju dokter menurut pilihannya Preferensi pribadi dan jenis keluhan untuk pemilihan dokter