PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERSEWAAN KOMIK DAN CD BERBASIS DEKSTOP (STUDI KASUS : PERSEWAAN KOMIK DAN CD NEW CHINMI)

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERSEWAAN KOMIK DAN CD BERBASIS DEKSTOP Adi Prasetyo 1, Qorinta Shinta 2 1,2 Program Studi Teknik Informatika STMIK ProVisi Semarang 1 adiprazzz@yahoo.com, 2 shintaprovisi@yahoo.com Abstract Comics and CD rental system on comics and CD rental New Chinmi considered not effective for recording loan data and returns the data and its daily transaction reports are still done manually, which is recorded using the books and papers so that the system is not efficient in saving time, effort and materials. This study aims to determine the current system, making system design and implementation to determine the design of the information system is built. The purpose of this research is to build information systems comics and CD rental desktop based on comics and CD rental New Chinmi. The method used is the method of approach to the structure in which data collection techniques used were observation and interview. Analysis and design tools used are flow map, flow diagram and context diagram, while the software used is VB. Net 2005 and SQL Results of research on comics and CD rental New Chinmi can be concluded that with the construction of comics and CD rental system can assist officers in managing the data members, and comic data CD, borrowing, repayment and can reduce errors in reporting. Keywords: Information Systems, Rental Comics and CD, Loan, Returns 1. Pendahuluan Informasi menjadi kebutuhan yang sangat penting dalam segala kegiatan seiring ketatnya persaingan dalam dunia bisnis. Keberadaan pengolahan data menjadi informasi secara terkomputerisasi menjadi sangat penting. Keberhasilan sebuah perusahaan sebagian besar tergantung pada keberhasilan manajemen melaksanakan tugasnya. Manajemen dalam melaksanakan pekerjaannya, tergantung pada tersedianya informasi yang akurat yang hanya dapat diperoleh melalui pengolahan data yang tepat, jika dibandingkan dengan pengolahan data secara manual, pengolahan data secara terkomputerisasi memiliki kelebihanyang mampu memberikan kontribusi besar kepada sebuah perusahaan, seperti pengolahan data yang cepat dan akurat serta mendukung pengolahan data dalam skala besar. Persewaan komik dan CD New CHINMI memiliki anggota kurang lebih 100 anggota dengan koleksi komik sebanyak kurang lebih 1000 buah dan CD 500 keping. Persewaan New CHINMI rata - rata mampu menyewakan 60 komik dan 40 keping CD setiap harinya. Gambar 1 menunjukkan data pendapatan persewaan komik dan CD New CHINMI pada bulan Januari sampai bulan April 2012 di persewaan New CHINMI Januari Februari Maret April Komik Gambar 1. Daftar pendapatan persewaan komik dan CD New CHINMI bulan Januari April Pada gambar 1 terjadinya penurunan pendapatan yang sangat signifikan antara bulan Januari dengan April. Pada bulan januari persewaan CD 1

2 Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi, ISSN : , Volume 5 Nomor 2 Agustus 2014 New CHINMI bisa mencapai pendapatan Rp untuk komik dan Rp untuk CD tetapi pada bulan April mengalami penurunan yang sangat drastis yaitu Rp untuk komik dan Rp untuk CD. Hal ini disebabkan seringnya terjadinya antrian pelanggan karena penggunaan sistem yang belum terkomputerisasi kurang lebih selama 15 menit. Pelanggan menjadi kurang puas sehingga terjadi penurunan pelanggan yang berimbas juga pada penurunan pendapatan tiap bulannya. Persewaan komik dan CD New CHINMI perlu merubah sistem yang telah diterapkan dengan sistem yang baru. Berdasarkan latar belakang tersebut, rumusan masalah yang ada yaitu bagaimana merancang sistem informasi persewaan komik dan CD yang dapat mengelola transaksi persewaan komik dan CD yang diharapkan dapat membantu proses transaksi serta meningkatkan keamanan data transaksi, anggota Komik dan CD. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Penyewaan Pengertian sewa menurut kamus besar bahasa indonesia adalah pemakaian sesuatu dengan membayar uang sewa, uang yang dibayarkan karena memakai atau meminjamkan sesuatu, yang boleh pakai dengan membayar uang dengan uang. Pengertian penyewaan menurut R. Subekti dan Tjiro Soedibjo (1995: 100) adalah suatu kesepakatan atau persetujuan dimana pihak yang satu menyanggupkan dirinya untuk menyerahkan suatu kebendaan kepada pihak lain, agar pihak ini dapat menikmatinya dalam jangka waktu tertentu, yang mana pihak yang belakang ini sanggup membayarnya. 2.2 Database Menurut Kristanto ( 2004:3 ). Data base adalah Kumpulan file-file yang mempunyai kaitan antara satu file dengan file yang lain sehingga membentuk satu bangunan data untuk menginformasikan satu perusahaan, instansi dalam batasan tertentu. Bila terdapat file yang tidak dapat dipadukan atau dihubungkan dengan file yang lainnya berarti file tersebut bukanlah kelompok dari satu database, ia akan dapat membentuk satu database sendiri. 2.3 Database Management Sistem (DBMS) Kumpulan file yang saling berkaitan bersama dengan program untuk pengelolaannya disebut sebagai DBMS. Database adalah kumpulan datanya, sedang program pengelolannya berdiri sendiri dalam satu paket program yang komersial untuk membaca data, mengisi data, menghapus data, melaporkan data dalam database. ( Kristanto : 2004 : 3 ). Satu Database Management Sistem (DBMS) berisi satu koleksi data yang saling berelasi dan satu set program untuk mengakses data tersebut. Jadi DBMS terdiri dari Database dan Set Program pengelola untuk menambah data, menghapus data, mengambil dan membaca data. Database adalah kumpulan file-file yang saling berelasi, relasi tersebut biasa ditunjukkan dengan kunci dari tiap file yang ada. Satu database menunjukkan satu kumpulandata yang dipakai dalam satu lingkup perusahaan, instansi. Satu file terdapat record-record yang sejenis, sama besar, sama bentuk, merupakan satu kumpulan entity yang seragam. Satu record terdiri dari fieldfield yang saling berhubungan untuk menunjukkan bahwa field tersebut dalam satu pengertian yang lengkap dan direkam dalam satu record, untuk menyebut isi dari field maka digunakan attribute atau merupakan judul dari satu kelompok entity tertentu, misalnya attribute alamat menunjukkan entity alamat dari siswa. Entity adalah suatu obyek yang nyata dan akan direkam. Set program pengelola merupakan satu paket program yang dibuat agar memudahkan dan mengefisienkan pemasukan atau perekaman informasi dan pengambilan atau pembacaan informasi ke dalam database. a. Entity adalah orang, tempat, kejadian atau konsep yang informasinya direkam. Pada bidang Administrasi Siswa misalnya, entity adalah siswa, buku, pembayaran, nilai test. Pada bidang kesehatan, entity adalah pasien, dokter, obat, kamar, diet. ( Kristanto : 2004 : 2 ) b. AttributeSetiap entity mempunyai attribute atau sebutan untuk mewakili suatu entity. Seorang siswa dapat dilihat dari attributenya, misalnya nama, nomor siswa, alamat, nama orang tua, hobi. Attribute juga disebut sebagai data elemen, data field, data item. ( Kristanto : 2004 : 2 ) c. Data value adalah data actual atau informasi yang disimpan pada tiap data elemen atau attribute. Attribute nama karyawan menunjukkan tempat dimana informasi nama karyawan disimpan, sedang data value adalah Sutrisno, Budiman, merupakan isi data nama karyawan tersebut. ( Kristanto : 2004 : 2 ) d. Record/TupleKumpulan elemen-elemen yang saling berkaitan menginformasikan tentang suatu entity secara lengkap. Satu record mewakili satu data atau informasi tentang seseorang misalnya nomor karyawan, nama karyawan, alamat, kota, tanggal masuk. (Kristanto : 2004 : 3 ) 2

3 e. FileKumpulan record-record sejenis yang mempunyai panjang elemen yang sama, attribute yang sama, namun berbeda data valuenya.(kristanto : 2004:3) 2.4 Metode Sistem Development Life Cycle (SDLC) Metodologi pengembangan sistem informasi berarti suatu metode yang digunakan untuk melakukan pengembangan sistem informasi berbasis komputer.metode yang paling umum digunakan adalah dengan siklus hidup pengembangan sistem (Sistem Development Life Cycle - SDLC).SDLC merupakan metodologi klasik yang digunakan untuk mengembangkan, memelihara dan menggunakan sistem informasi.metode ini menggunakan pendekatan sistem yang disebut pendekatan air terjun (waterfall approach), yang menggunakan beberapa tahapan dalam mengembangkan sistem (Supriyanto, 2007: 271).Adapun tahapan dalam SDLC (Sistem Development Life Cycle) sebagai berikut : 1. Tahap Perencanaan Sistem (Sistem Planning).Tahap perencanaan adalah tahap awal pengembangan sistem yang mendefinisikan perkiraan kebutuhan-kebutuhan sumber daya seperti perangkat fisik, manusia, metode (teknik dan operasi), dan anggaran yang sifatnya masih umum (belum detail/rinci) 2. Tahap Analisis Sistem (Sistem Analysis). Tahap analisis sistem adalah tahap penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbarui. 3. Tahap Perancangan/Desain Sistem (Sistem Design). Tahap desain sistem adalah tahap setelah analisis sistem yang menentukan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Desain sistem dibedakan menjadi dua macam, yaitu desain sistem umum dan desain sistem terinci. 4. Tahap Penerapan/Implementasi Sistem (Sistem Implementation). Tahap implementasi atau penerapan adalah tahap dimana desain sistem dibentuk menjadi suatu kode (program) yang siap untuk dioperasikan. 5. Tahap Pemeliharaan/Perawatan Sistem.Tahap pemeliharaan/perawatan sistem merupakan tahap yang dilakukan setelah tahap implementasi yang meliputi penggunaan sistem, audit sistem, penjagaan sistem, perbaikan sistem dan peningkatan sistem. 2.5 Penelitian Terdahulu Penelitian sejenis pernah dilakukan oleh Sofian Annas ( 2002 ), Sofian Annas melakukan penelitian mengenai Aplikasi Basisdata Persewaan COMPACT DISC CLIENT SERVER, dalam penelitiannya Sofian membuat sistem informasi pesewaan CD yang hanya berfokus pada sistem penyewaan CD. Berdasarkan hasil penelitian yang sudah dilakukan Sofian Annas, dapat disimpulkan bahwa pengimplementasian aplikasi rental yang dibuat memberikan berbagai keuntungan, antara lainmengurangi antrian, lebih mudah melakukan pencarian dan mengetahui data koleksi dan data member yang sedang meminjam atau baru pesan. Penelitian mengenai persewaan juga pernah dilakukan oleh Arnold Aribowo ( 2010 ), di dalam penelitiannya Arnold membuat Sistem Informasi Rental Video pada Rental Mercury Kupang, Berdasarkan hasil penelitian yang sudah dilakukan Arnold, dapat disimpulkan bahwa pengimplementasian aplikasi rental yang dibuat memberikan berbagai keuntungan bagi rental Mercury, antara lain: membantu dalam melakukan transaksi penyewaan dan pengembalian film, pencatatan data film, pencatatan data peminjam, pencarian film dan pembuatan laporan-laporan. Perbedaan dengan penelitian yang dilakukan oleh penulis adalah pada penelitian yang dilakukan sebelumnya tidak ada fasilitas rekapitulasi arsip data Komik dan CD yang telah diinput di dalam sistem database sehingga sistem tidak bisa melaporkan atau memberikan info jumlah Komik dan CD yang masuk dan keluar dalam kurun waktu tertentu, sedangkan pada penelitian yang akan penulis kerjakan, sistem yang akan dibuat terdapat menu atau fitur rekapitulasi yang nantinya dapat memberikan informasi jumlah keluar masuk Komik dan CD dalam bentuk rekapitulasi selama kurun waktu tertentu. 3. Metode Pengembangan Sistem Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini adalah Sistem Development Life Cycle (SDLC), tetapi terdapat satu tahapan yang tidak diikutsertakan di dalam pengembangan sistem ini, yaitu tahap pemeliharaan/perawatan sistem. Tahapan-tahapan yang dilakukan dalam perancangan sistem informasi persewaan komik dan CD adalah: 1. Kegiatan tahap perencanaan sistem adalah mengidentifikasi permasalahan yang terjadi pada persewaan komik dan CD New CHINMI, seperti proses pendataan komik dan CD baru, data anggota dan proses sewa menyewa yang masih menggunakan cara manual sehingga memerlukan waktu yang banyak. Dokumen hasil pendataan dan data sewa menyewa yang disimpan pada tempat tertentu (lebih dari satu tempat) menyulitkan pencarian data jika sewaktu-waktu data tersebut diperlukan. 3

4 Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi, ISSN : , Volume 5 Nomor 2 Agustus Tahap analisa diawali dengan kegiatan mendefinisikan kebutuhan data dan informasi yang dibutuhkan untuk merancang sistem informasi persewaan komik dan CD. Data yang yang dibutuhkan dalam penelitian ini adalah data komik dan CD, merupakan data yang mengidentifikasi masing-masing komik dan CD. Data anggota, merupakan data yang mencatat data diri anggota. Data sewa, yaitu data mengenai transaksi sewa komik dan CD yang dipinjam.informasi yang dijadikan acuan dalam sistem informasi pesewaan komik dan CD adalah transaksi sewa yang lama karena harus mencari kartu anggota yang begitu banyaknya sehingga mengakibatkan antrian. Berdasarkan hasil analisa sistem lama, terdapat kelemahan atau masalah yang terjadi, yaitulama dalam mencari koleksi yang dimiliki karena dilakukan secara manual, pencarian kartu anggota lama karena harus mencari satu persatu, dan pencatatan transaksi penyewaan mempunyai resiko kehilangan data lebih besar karena tidak mempunyai backup data. 3. Tahap perancangan sistem, kegiatan yang dilakukan yaitu membuat pemodelan proses, pemodelan data, dan membuat desain tampilan antar muka (interface). a. Pemodelan Proses. Model sistem ini memberikan gambaran secara visual perangkat lunak Sistem Informasi Persewaan Komik dan CD yang akan dibangun. Context diagram ini menerangkan sistem informasi persewaan komi dan CD.petugas memberikan data dan menerima informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sesuai dengan kebutuhannya Diagram Data Flow pada gambar 3 menjelaskan bahwa petugas persewaan komik dan CD New CHINMI harus melakukan login terlebih dahulu untuk dapat melakukan input data komik dan cd, input data anggota, transaksi sewa dan kembali, backup dan restore data, serta pembuatan laporan Gambar 3.Data Flow Diagram b. Pemodelan Data, pemodelan data pada sistem informasi persewaan komik dan CD meliputi penggambaran relationship diagram, merancang tabel-tabel yang dibutuhkan pada database, dan membuat relasi antar tabel.relationship diagram yang dibuat memiliki keterkaitan antara data yang satu dengan data yang lainnya. Tabel-tabel yang telah dirancang kemudian direalisasikan antara tabel satu dengan yang lain untuk mendukung kelancaran pengolahan data. Gambar 4 merupakan hubungan antar tabel yang saling berelasi. Gambar 2.Context Diagram Sistem Baru Sistem informasi persewaan komik dan CD yang akan dikembangkan hanya mempunyai satu admin, karena sistem akan berbasis dekstop. Pada usulan sistem baru ini admin memerlukan login ketika akan berinteraksi dengan sistem seperti yang ditunjukkan pada gambar 2. 4

5 Gambar 6. Rancangan Form KEMBALI Gambar 4. Relasi Antar Tabel a. Rancangan antarmuka, rancangan antarmuka aplikasi digunakan untuk memberikan gambaran mengenai sistem informasi persewaan komik dan CD yang dirancang. Rancangan antar muka SEWA berfungsi untuk memasukan data komik atau CD yang disewa. Pada rancangan antar muka input data sewa, petugas dapat melakukan pencarian data, menambah data, menyimpan data, dan menghapus data. Masukan data akan di simpan di dalam tabel SEWA. Rancangan Form SEWA ditunjukkan pada gambar 5. b. Implementasi sistem, perangkat keras yang diperlukan untuk mengembangkan Sistem Informasi Persewaan Komik dan CD adalah sebuah komputer dengan spesifikasi Processor Intel ( R ) Pentium IV Dual Core 2.2 Ghzmemory 1Gb, hardisk 80Gb,DVD RW. Perangkat lunak yang digunakan adalah, Sistem Operasi Windows XP,Microsoft Visual Studio 2005, Microsoft SQL Server 2000/2005. Metode Pengujian yang digunakan adalah pengujian kotak hitam (black box testing) yaitu dengan cara memberi input dari pengguna kepada sistem yang sudah berjalan dan mengamati hasil output dari sistem. 4. Hasil dan Pembahasan 4.1 Hasil Implementasi Rancangan Halaman menu transaksi berisi tombol tombol navigasi untuk melakukan transaksi, yaitu transaksi SEWA dan transaksi KEMBALI, serta untuk mencetak laporan transaksi SEWA (yang masih dipinjam), KEMBALI (yang kembali), dan rekap pendapatan. Tampilan menu transaksi dapat dilihat pada gambar 7 Gambar 5. Rancangan Antar muka Form SEWA Rancangan antar muka Form Input data KEMBALI berfungsi untuk mengecek datayang dipinjam dan memasukkan data komik dan CD yang sudah dikembalikan. Pada rancangan antar muka form KEMBALI, petugas dapat melakukan pencarian data, menambah data, menyimpan data. Masukan data akan di simpan di dalam tabel KEMBALI. Desain rancangan form KEMBALI ditunjukkan pada gambar 6. Gambar 7. Halaman Menu Transaksi Sub menu yang ada pada halaman menu transaksi diantaranya : a) Transaksi komik dan CD Sub menu transaksi komik dan CD berisi tomboltombol untuk melakukan transaksi komik dan CD baik SEWA maupun KEMBALI. Tampilan 5

6 Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi, ISSN : , Volume 5 Nomor 2 Agustus 2014 halaman transaksi SEWA dan KEMBALI dapat dilihat pada gambar 8 dan gambar 9. Tabel 1. Hasil Pengujian Gambar 8. Tampilan halaman transaksi SEWA Tombol save pada halaman transaksi komik dan CD digunakan untuk menambah transaksi komik dan CD. Tombol simpan berfungsi untuk menyimpan dan memasukkan data transaksi ke dalam database. Gambar 9. Tampilan halaman transaksi KEMBALI Pada textbox kode komik dan CD bila diketik dan ditekan enter akan keluar komik yang dipinjam, dan bila komik atau CD tidak dipinjam data tidak akan keluar Tombol simpan pada halaman transaksi Kembali digunakan untuk menyimpan data ke database. 4.2 Pengujian Sistem Pengujian untuk masing-masing use case menggunakan data yang sudah dipersiapkan sebelumnya dan membandingkan hasilnya dengan kriteria hasil pengujian. Beberapa hasil pengujian berdasarkan fungsi yang terdapat pada masingmasing use case dapat dilihat pada tabel 1. Berdasarkan pelaksanaan pengujian, output dari sistem yang dirancang telah sesuai dengan yang diharapkan sehingga dapat disimpulkan bahwa 6

7 perancangan sistem informasi persewaan komik dan CD ini berhasil. 4.3 Pembahasan Berdasarkan hasil pengujian terhadap sistem, didapatkan hasil dan pembahasan sebagai berikut : 1. Sistem informasi persewaan komik dan CD ini digunakan untuk mengelola masalah transaksi, penyimpanan data komik dan CD pada persewaan komik dan CD New CHINMI. Hal ini berdasarkan gambar 8 dan 9, pada gambar tersebut menunjukkan bahwa transaksi sewa dan pengembalian CD dan komik dapat dikelola dengan efektif dan efisien, dikarenakan semua data baik data CD dan komik beserta anggota yang meminjamnya dapat diketahui secara cepat. 2. Sistem ini dapat melakukan proses penyimpanan data dengan lebih baik dan aman, karena data transaksi, komik dan CD disimpan pada sebuah database. Sistem ini menggunakan otentikasi user dalam penggunaannya, sehingga pengguna yang tidak mempunyai hak akses tidak dapat menggunakan sistem ini. 3. Proses pengelolaan transaksi, komik dan CD pada persewaan komik dan CD New CHINMI menjadi lebih cepat dan akurat. Hal ini berdasarkan gambar 8 dan 9, pada gambar tersebut menunjukkan bahwa transaksi sewa dan pengembalian CD dan komik dapat dikelola dengan cepat dan akurat, dikarenakan semua data baik data CD dan komik beserta anggota yang meminjamnya dapat diketahui secara cepat dan akurat pula. 5. Kesimpulan dan Saran 5.1 Kesimpulan Kesimpulan yang didapat penulis dalam penelitian ini adalah : a. Sistem informasi ini mempercepat layanan transaksi kepada pelanggan. b. Sistem ini dapat melakukan proses penyimpanan data dengan lebih baik dan aman, karena data transaksi, komik dan CD disimpan pada sebuah database. Pengaturan user account menyediakan proses autentikasiuntuk masuk ke dalam sistem, sehingga tidak semua orang bisa masuk ke dalam sistem persewaan komik dan CD. c. Proses pengelolaan transaksi, komik dan CD pada persewaan komik dan CD New CHINMI menjadi lebih cepat dan akurat. d. Sistem ini meminimalisir kesalahan pada saat memasukkan data komik dan CD, sehingga tidak terjadi redundansi data. 5.2 Saran Pengembangan software Sistem Informasi Persewaan CD dan Komik ini masih bisa dikembangkan menjadi lebih baik lagi seperti berikut : a. Penomoran pada kode transaksi sebaiknya menggunakan penomoran otomatis agar proses penginputan data menjadi lebih cepat. b. Perlu dikaji ulang dan dikembangkan lagi agar sistem persewaan komik dan CD ini dapat diakses oleh dua komputer secara bersamaan melalui jaringan, karena pada saat ini hanya bisa diakses satu komputer. c. Pelatihan kepada user atau pihak unit terkait, tentang penggunaan sistem informasi persewaan komik dan CD. Daftar Pustaka : Annas Sofian, Iman Satoto Kodrat, Budi Prasetijo Agung, 2002, Aplikasi Basisdata Persewaan Compact Disc Client Server, 78.pdf, diakses tanggal Aribowo Arnold, Partono Irvin, Yulius Bernard, 2010, Sistem Informasi Rental Video pada Rental Mercury Kupang, na/kommit/per-artikel/ Sistem[Arnold].pdf diakses tanggal Kristanto, Harianto ; 2004 : Konsep dan Perancangan Database, Andi, R. Subekti dan R. Tjiro Sudibyo KUH Perdata. Jakarta; PT. Pradnya Paramitra Supriyanto, Aji Pengantar Teknologi Informasi. Semarang: Penerbit Salemba Infotek 7