BUKU SOP BEM KEMAFAR KABINET CINTA RASA KARYA 2015

Transkripsi

1 BUKU SOP BEM KEMAFAR KABINET CINTA RASA KARYA 2015 BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA JATINANGOR-SUMEDANG 2015

2 PENDAHULUAN Salah satu aspek penting dalam mewujudkan birokrasi yang profesional, efektif dan efisien adalah dengan menerapkan Standar Operasional Prosedur (SOP) pada seluruh proses penyelenggaraan administrasi organisasi. Hal ini dinilai penting karena Standar Operasional Prosedur adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan SOP juga merupakan alat penilaian kinerja organisasi berdasarkan indikator-indikator teknis, administrasif dan prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan. Dengan adanya Standar Operasional Prosedur, penyelenggaraan administrasi organisasi dapat berjalan dengan pasti. Berbagai bentuk penyimpangan dapat dihindari atau sekalipun terjadi penyimpangan di lingkungan organisasi, hal tersebut dapat ditemukan penyebabnya dan bisa diselesaikan dengan cara yang tepat. Apabila semua kegiatan sudah sesuai dengan yang ditetapkan dalam Standar Operasional Prosedur, maka secara bertahap kualitas penyelenggaraan program kerja akan lebih profesional, cepat dan mudah.

3 DAFTAR ISI SOP BIRO ART BEM KEMAFAR UNPAD 2015 SOP BIRO KEUANGAN BEM KEMAFAR UNPAD 2015 SOP BIRO KOMINFO BEM KEMAFAR UNPAD 2015 SOP BIRO HUBUNGAN MASYARAKAT BEM KEMAFAR 2015 SOP DEPARTEMEN PSDM BEM KEMAFAR UNPAD 2015 SOP DEPARTEMEN P-DIPRO BEM KEMAFAR UNPAD 2015 SOP DEPARTEMEN FARPEDUL BEM KEMAFAR UNPAD 2015 SOP DEPARTEMEN WIRAUSAHA BEM KEMAFAR UNPAD 2015 SOP DEPARTEMEN KAJIAN STRATEGIS DAN ADVOKASI BEM KEMAFAR UNPAD 2015

4 SOP (Standard Operational Procedure) BIRO ADMINISTRASI RUMAH TANGGA BEM KEMAFAR 2015 A. Ketentuan Ruang dan Fasilitas Ruang Kemafar (Rukem) 1. Ruang Kemafar merupakan pusat kegiatan mahasiswa yang dirancang baik sebagai tempat pelaksanaan kegiatan serta penyedia fasilitas bagi Kemafar 2. Ruang Kemafar berada dalam pengawasan Biro ART, Sekretaris Kabinet dan Ketua BEM 3. Terkait dengan fungsinya, BEM Kemafar tidak memperkenankan Ruang Kemafar dijadikan tempat penyimpanan barang pribadi yang mengganggu kerapihan ruangan dan berjalannya kegiatan kecuali barang-barang keperluan wirausaha BEM Kemafar 4. Ketentuan Ruang dan Fasilitas Ruang Kemafar yang belum tercantum namun diperlukan, akan dirumuskan kemudian B. Ketentuan Pemakaian Auditorium 1. Biro ART sebagai pusat informasi pemakaian auditorium terhadap kegiatan di bawah BEM 2. Setiap pihak di bawah BEM yang akan memakai auditorium diharuskan memberikan konfirmasi pada Biro ART melalui SMS paling lambat H-2 sebelum pemakaian auditorium serta mengisi Papan Peminjaman di depan Auditorium C. SOP Penggunaan Ruang Kemafar (Rukem) 1. Pemeliharaan kebersihan dan kerapihan Ruang Kemafar menjadi tanggung jawab seluruh pengurus BEM, BPM dan Kemafar

5 2. Terkait program kerja, program kerja dengan waktu pelaksanaan jangka panjang diizinkan menitipkan barang-barang keperluan kegiatannya dengan melakukan konfirmasi pada Biro ART melalui SMS dan diwajibkan mengisi Buku Penitipan Barang dengan batas penitipan barang maksimal 1 minggu 3. Penitipan barang harus disertai PJ dari program kerja yang bersangkutan 4. Apabila program kerja yang bersangkutan telah selesai, batas penitipan barang titipan di Ruang Kemafar maksimal 3 hari kerja setelah kegiatan berlangsung, namun tetap harus dijaga kerapihan dan kebersihannya 5. Jika penitipan barang melebihi batas waktu yang ditentukan, barang titipan akan dikembalikan kepada pihak yang bersangkutan 6. Barang-barang program kerja jangka panjang diletakkan dengan rapi di Ruang Kemafar sehingga tidak mengganggu pelaksanaan kegiatan yang lain 7. Jika aturan di atas dilanggar maka akan dikenakan sanksi, berupa pengembalian barang secara paksa pada pihak yang bersangkutan 8. Ruang Kemafar diperbolehkan untuk digunakan sebagai tempat rapat dan kegiatan lain yang besangkutan dengan Kemafar maksimal sampai pukul WIB 9. Pihak yang ingin menggunakan Ruang Kemafar diharuskan melakukan konfirmasi kepada Biro ART BEM (kegiatan yang menyangkut BEM) dan Biro ART BPM (kegiatan yang menyangkut BPM) maksimal H-1 sebelum penggunaan dan mengisi papan peminjaman Ruang Kemafar 10. Biro ART BEM dan BPM berhak menentukan kegiatan mana yang diprioritaskan menggunakan Ruang Kemafar apabila terdapat jadwal peminjaman yang berbenturan. Diprioritaskan bagi pihak yang melakukan konfirmasi lebih awal 11. Apabila pihak yang bersangkutan telah selesai menggunakan Ruang Kemafar, diharuskan merapikan kembali Ruang Kemafar dan tidak meninggalkan sampah, dengan mekanisme minimal 1 orang membuang 1 sampah

6 12. Jika aturan di atas dilanggar maka akan dikenakan sanksi berupa tidak diperbolehkannya pihak yang bersangkutan untuk menggunakan kembali Ruang Kemafar selama rentang waktu 1 bulan D. SOP Pemeliharaan Ruang Kemafar ( Rukem) 1. Seluruh pengurus BEM dan BPM Kemafar wajib menjaga dan memelihara kebersihan dan kerapihan Ruang Kemafar dan isinya 2. Pemeliharaan Ruang Kemafar dilakukan dengan mekanisme piket sesuai jadwal yang wajib bagi setiap Biro, Departemen dan Dirjen BEM serta BPM Kemafar. Jadwal piket ditetapkan oleh Biro ART BEM dan BPM Kemafar E. SOP Piket BEM dan BPM 1. Piket terdiri dari piket BEM dan piket BPM, dilaksanakan setiap hari kerja dengan terdapat satu PJ yang ditunjuk oleh Biro ART pada setiap shift-nya 2. PJ Shift Piket bertanggung jawab atas kinerja petugas piket yang terdapat dalam satu shift kerjanya 3. Pengurus BEM dan BPM wajib mengisi Buku Piket ketika melaksanakan tugasnya 4. Adapun tugas dan tanggungjawab petugas piket adalah : Bertanggungjawab terhadap kebersihan dan kerapihan Ruang Kemafar Bertanggungjawab terhadap surat masuk Dapat melayani pembelian di Wira Usaha BEM Dapat melayani Kemafar yang ingin menggunakan fasilitas BEM (mengisi Buku Peminjaman ATK dan Pemakaian Fasilitas terlebih dahulu) Mengisi Buku Piket mengenai hal-hal yang dilakukan selama piket berlangsung Menerima tamu yang datang

7 Memantau pihak yang melanggar aturan piket sebelumnya 5. Apabila tidak dapat melaksanakan tugas piket dan tidak ada konfirmasi kepada Biro ART, maka pihak tersebut akan dikenakan sanksi, yaitu tidak diperbolehkannya menggunakan inventaris dan fasilitas Ruang Kemafar selama 1 minggu (untuk pengurus BPM, sanksi diserahkan kepada Biro ART BPM) F. SOP Pemakaian Printer 1. Penggunaan printer untuk keperluan internal semua bidang dan kepanitiaan di bawah BEM, BPM Kemafar serta BSO (BSO/KKM) tidak dikenakan biaya 2. Penggunaan selain poin di atas dikenakan biaya Rp. 300,-/lembar berwarna dan Rp. 150,- /lembar hitam putih G. SOP Pemakaian Komputer 1. Komputer BEM diperuntukkan bagi kelancaran operasional Lembaga Kelengkapan Kemafar dan kepanitiaan di bawah BEM Kemafar 2. Kemafar diperbolehkan menginstall aplikasi tertentu dengan menghubungi Biro ART atau pengurus BEM dan BPM yang sedang menjalankan piket 3. Penggunaan internet diperuntukkan untuk kelancaran terlaksananya kegiatan Kemafar 4. Pembuatan folder pribadi pengurus BEM dan BPM diperbolehkan selama berada di dalam folder masing-masing bidang 5. Pengurus BEM dan BPM diperkenankan menyimpan data di dalam folder masing-masing bidang 6. Tidak diperkenankan menyimpan data yang tidak berkaitan dengan program kerja BEM Kemafar H. SOP Penggunaan Logistik BEM 1. Logistik BEM adalah seluruh fasilitas yang telah diinventaris oleh Biro ART

8 2. Peminjaman logistik dilakukan melalui konfirmasi kepada Biro ART melalui SMS H-1 peminjaman, serta mengisi Buku Peminjaman ATK dan Pemakaian Fasilitas yang telah disediakan di Ruang Kemafar 3. Peminjam bertanggungjawab sepenuhnya atas barang yang dipinjamnya, serta diwajibkan merapikan dan mengembalikan kembali barang yang dipinjam pada tempatnya apabila telah selesai, lalu melakukan konfirmasi melalui SMS kepada Biro ART. Batas maksimal pengembalian barang adalah 3 hari kerja setelah kegiatan berlangsung 4. Peminjam wajib mengembalikan logistik BEM dengan tepat waktu sesuai dengan kesepakatan bersama Biro ART dan menyimpannya kembali ke tempat semula 5. Jika terdapat kerusakan atau kehilangan maka peminjam wajib memperbaiki atau mengganti barang yang dipinjam dengan yang baru atau sesuai kesepakatan mengganti dengan uang tunai senilai barang tersebut I. SOP Surat Menyurat. 1. Penanggung jawab surat menyurat adalah Kepala Biro ART, yang bertanggung jawab langsung kepada Sekretaris Kabinet 2. Surat yang dibuat oleh Biro ART BEM : Pendelegasian yang mewakili BEM Kemafar secara langsung Permohonan dana delegasi yang mewakili BEM Kemafar secara langsung Surat rekomendasi, surat keputusan, dan surat surat lainnya yang dianggap perlu Surat yang menyangkut kegiatan PBSO (segala sesuatu yang menyangkut keperluan BEM kemafar secara umum) 3. Apabila pada kondisi tertentu, surat yang menyangkut kegiatan PBSO, pendelegasian dan rekomendasi kegiatan harus dibuat oleh pihak bersangkutan, maka pihak tersebut diwajibkan meminta nomor surat pada Biro ART serta menyerahkan file softcopynya

9 melalui untuk di cek terlebih dahulu, kemudian menyerahkan fotocopy-nya kepada Biro ART 4. Surat kegiatan di bawah BSO dibuat oleh kesekretariatan BSO dengan format draft surat yang sama namun memiliki nomor surat tersendiri, kemudian menyerahkan file softcopynya melalui untuk di cek terlebih dahulu dan menyerahkan fotocopy-nya kepada Biro ART 5. Surat kegiatan di bawah KKM dibuat oleh kesekretariatan KKM dengan format draft surat yang sama namun memiliki nomor surat tersendiri, kemudian menyerahkan file softcopynya melalui untuk di cek terlebih dahulu dan menyerahkan fotocopy-nya kepada Biro ART 6. Setiap surat yang dikeluarkan oleh BEM Kemafar atau kepanitian dibawah BEM Kemafar memiliki margin normal (left; right; top; bottom = 25,44 mm) 7. Setiap surat yang dikeluarkan oleh BEM Kemafar atau kepanitiaan dibawah BEM Kemafar wajib memakai kop surat BEM Kemafar Logo Unpad dengan ukuran 26 mm x 26,5 mm Logo BEM Kemafar Unpad dengan ukuran 26 mm x 26,5 mm Logo BEM dapat didapatkan dengan menghubungi Biro ART Identitas BEM pada kop surat font Berlin Sans FB Demi, ukuran 14 dengan spasi 1,0

10 Dilengkapi oleh alamat kesekretariatan BEM Kemafar Unpad yaitu Gdg. D6- Fakultas Farmasi Unpad. Jl. Raya Jatinangor Km. 21, Jatinangor-Bandung dan BEM Kemafar yaitu 8. Nomor Surat Baku Nomor Surat adalah penomoran surat yang dikeluarkan Surat yang dibuat oleh Biro ART BEM Kemafar Unpad Nomor surat terkait PBSO, surat pendelegasian, surat rekomendasi, surat keputusan masing-masing memiliki nomor surat yang tersendiri Nomor surat izin kegiatan, permohonan dana, peminjaman dana, peminjaman alat yang terkait keperluan BEM secara umum memiliki nomor surat yang berkelanjutan pada kegiatan tersebut Surat yang dibuat oleh Kesekretariatan Biro/Departemen/Dirjen/Panitia Nomor surat diawali kembali dari 01 untuk setiap proker atau kegiatan yang berbeda Nomor surat untuk perihal yang sama, dalam waktu dan tempat yang sama cukup memiliki satu nomor surat Contoh: surat undangan, surat pengantar sponsorship Nomor surat menyangkut kegiatan BSO dan KKM, memiliki format nomor surat tersendiri Keterangan: * A: untuk surat yang ditujukan masih di dalam Unpad B: untuk surat yang ditujukan keluar Unpad

11 Nomor surat untuk surat dengan jenis yang sama tetapi tujuan berbeda memiliki nomor surat tersendiri Bulan ditulis dalam angka romawi Contoh: No. : 01/A/PCT-PCE/BEM-KEMAFAR/I/2014 Artinya: surat pertama yang dikeluarkan oleh panitia PCT-PCE pada bulan Januari 2014 Untuk BSO contoh format seperti berikut: Untuk kegiatan rutin BSO: No.: urutan nomor/*a/b /NAMA BSO-BEM-KEMAFAR/Bulan/Tahun Nomor surat berkelanjutan. Untuk kegiatan event BSO: No.: urutan nomor/*a/b /NAMA KEGIATAN/NAMA BSO-BEM- KEMAFAR/Bulan/Tahun Nomor surat diawali kembali dari 01 untuk setiap proker atau kegiatan yang berbeda Untuk kegiatan rutin KKM : No.: urutan nomor/*a/b /NAMAKKM/BEM-KEMAFAR/Bulan/Tahun Untuk HIMAPA (Himpunan Mahasiswa Apoteker) format seperti berikut : No. : urutan nomor/*a/b /NAMA KEGIATAN/BEM-KEMAFAR/HIMAPA/Bulan/ Tahun Keterangan: * A: untuk surat yang ditujukan masih didalam Unpad B: untuk surat yang ditujukan keluar Unpad

12 Nomor surat untuk surat dengan jenis yang sama tetapi tujuan berbeda memiliki nomor surat tersendiri 9. Yang dapat mengeluarkan surat : Sekretaris Kabinet, Biro ART Kesekretariatan dari setiap Biro/Departemen/Dirjen/BSO /KKM/Panitia 10. Format SMS permintaan surat : Surat Rekomendasi : Nama; NPM; Ditujukan untuk dalam Unpad atau luar Unpad; Perihal surat Surat Keterangan : Nama; NPM; Ditujukan untuk dalam Unpad atau luar Unpad; Perihal Surat Surat Pendelegasian : Nama; NPM; Ditujukan untuk dalam Unpad atau luar Unpad; Perihal Surat; Hari, tanggal dan tempat kegiatan Surat Permohonan Izin Tempat dan Peminjaman Alat untuk KKM : Nama ketua KKM; NPM ketua KKM; Ditujukan untuk dalam Unpad atau luar Unpad; Hari, tanggal, waktu, dan tempat yang dipinjam 11. Surat yang ditujukan kepada Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan Fakultas Farmasi dan Wakil Rektor Bidang Administrasi dan Kemahasiswaan adalah surat perihal izin kegiatan yang cakupan sasarannya eksternal Kemafar 12. Surat yang ditujukan kepada Kepala Pusat Pengembangan Kegiatan dan Kreativitas Mahasiswa Fakultas Farmasi dan Wakil Rektor Bidang Administrasi dan Kemahasiswaan adalah surat perihal izin kegiatan yang cakupan sasarannya internal Kemafar 13. Surat yang ditujukan pada Wakil Dekan Bidang Administrasi Keuangan Fakultas Farmasi Unpad (diketahui oleh Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan Fakultas Farmasi Unpad) adalah perihal Permohonan Dana untuk kegiatan yang cakupan sasarannya internal dan eksternal Kemafar.

13 14. Surat yang ditujukan pada Kepala Tata Usaha Fakultas Farmasi Unpad adalah surat perihal peminjaman alat / peminjaman tempat (diketahui oleh Kepala Sub. Bagian Pembelajarn, Kemahasiswaan dan Data Fakultas Farmasi Unpad) 15. Lembar pengesahan tanda tangan pihak yang berkepentingan memiliki jarak 4 enter 16. Pengecekan softcopy surat kegiatan dilakukan selambat-lambatnya 20 hari kerja (untuk program kerja yang menggunakan dana BEM) dan 25 hari kerja (untuk program kerja yang menggunakan dana dari fakultas) sebelum kegiatan berlangsung, bersamaan dengan proposal kegiatan yang dikirim melalui artbemkemafar2015@gmail.com 17. Semua surat dalam bentuk fotocopy (yang sudah ditanda tangani) dilampirkan dalam LK- LPJ 18. Apabila terdapat perubahan konsep kegiatan dadakan, permintaan pengecekan surat kepada Biro ART paling lambat 5 hari kerja sebelum penyebaran surat tersebut 19. Jika Ketua BEM Kemafar tidak ada di tempat maka tanda tangan dilakukan atas nama BEM Kemafar oleh Kepala Rumah Tangga melalui konfirmasi ketua BEM Kemafar Dikeluarkan tanggal 1 Januari 2014 a.n. Ketua BEM KEMAFAR Kepala Rumah Tangga, (4x enter) Devi Suryani

14 J. SOP Cover Proposal, LK dan LPJ (terlampir) Keterangan point 1 menerangakan bidang penalaran kegiatan yang terdiri dari : a. Keorganisasian Program dan kegiatan kemahasiswaan yang bertujuan memenuhi kebutuhan organisasi internal BEM Kemafar Unpad. Kegiatan ini dapat berbentuk : Upgrading BEM; Pengadaan Buku Komunikasi BEM; Pengadaan Atribut BEM; dan kegiatan lain yang sejenis b. Pendidikan dan Profesi Program dan kegiatan kemahasiswaan yang bertujuan menanamkan sikap ilmiah, merangsang daya kreasi dan inovasi, meningkatkan kemampuan meneliti dan menulis karya ilmiah, pemahaman profesi, dan kerjasama mahasiswa dalam tim, baik pada perguruan tingginya maupun antar perguruan tinggi di dalam dan di luar negeri.

15 Kegiatan ini dapat berbentuk : Pelatihan terkait PKM (Program Kreatifitas Maasiswa); Patient Counseling Training- Patient Counseling Event (PCT-PCE); Pelatihan Mahasiswa Berprestasi (Mawapres); dan kegiatan lain yang sejenis c. Pengembangan Potensi Mahasiswa Program dan kegiatan mahasiswa yang bertujuan untuk mengembangkan potensi mahasiswa dalam manajemen praktis, berorganisasi, menumbuhkan apresiasi terhadap olahraga dan seni. Kegiatan ini dapat berbentuk Latihan Keterampilan Manajemen Mahasiswa (LKMM); Pelatihan Dasar Mahasiswa (PDM); Pekan Olahraga; Pagelaran Seni dan Budaya; dan kegiatan lain yang sejenis d. Kesejahteraan Mahasiswa Program yang bertujuan untuk meningkatkan kesejahteraan fisik dan mental mahasiswa. Kegiatan ini dapat berbentuk : Seminar Beasiswa Mahasiswa (SBM); Pelatihan Kewirausahaan; Hari Keakraban; dan kegiatan lain yang sejenis. e. Relasi dan Sosial Politik Program yang bertujuan untuk meningkatkan pengabdian pada masyarakat, menanamkan rasa persatuan dan kesatuan bangsa, menumbuhkan kecintaan kepada tanah air dan lingkungan, kesadaran kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara yang bermartabat. Kegiatan ini dapat berbentuk; Hari Lingkungan; Temu Alumni; Diskusi Publik; dan kegiatan lain yang sejenis f. Kegiatan Penunjang Program yang bertujuan untuk meningkatkan sikap dan kemampuan dosen dalam keterlibatannya membimbing kegiatan mahasiswa. Kegiatan ini dapat berbentuk ;

16 Pelatihan Pelatih Orientasi Pengembangan Pembimbing Kemahasiswaan (PP- OPPEK); PP-LKMM Program yang bertujuan untuk meningkatkan sarana dan prasarana kegiatan mahasiswa. Kegiatan ini dapat berbentuk; Pengembangan sistem informasi kemahasiswaan, pengadaan dan pemeliharaan sarana dan prasarana kegiatan mahasiswa serta kegiatan lain yang sejenis Keterangan Point 2 menerangkan bentuk kegiatan yang dapat berbentuk : a. Pelatihan b. Seminar c. Lokakarya d. Workshop e. Studi Banding f. Diklat g. Diskusi Panel h. Talkshow Pada proposal izin kegiatan judul yang tertera ada cover adalah PROPOSAL KEGIATAN dan pada proposal permohnan dana judul yang tertera pada cover adalah PROPOSAL PERMOHONAN DANA Pada LK/LPJ judul yang tertera pada cover adalah LK/LPJ KEGIATAN Logo BEM Kemafar berukuran 70 mm x 70 mm berwarna Margin cover normal (left; right; top; bottom = 25,44 mm) Cover dijilid dengan mika bening Untuk design cover proposal eksternal (sponsorship/marketing/dll.) diserahkan kepada masing-masing pihak yang membuat proposal. Namun konten dari cover harus terdapat unsur unsur seperti di contoh sebelumnya Untuk design cover proposal internal harus mengikuti SOP yang sudah dibuat

17 K. SOP Proposal Program kerja yang menerima dana hanya dari BEM : o Proposal dibuat sebanyak 2 buah, yaitu Proposal Kegiatan dan Proposal Permohonan Dana o Isi Proposal Kegiatan mencakup point I - X, kecuali point IX (Estimasi Biaya) dikosongkan. Pada lembar pengesahan, proposal ditandatangani oleh Ketua Pelaksana dan Ketua BEM Kemafar o Isi Proposal Permohonan Dana mencakup point I - X. Pada lembar pengesahan, proposal ditandatangani oleh Ketua Pelaksana dan Ketua BEM Kemafar Program kerja yang menerima dana hanya dari Fakultas : o Proposal dibuat sebanyak 2 buah, yaitu Proposal Kegiatan dan Proposal Permohonan Dana o Isi Proposal Kegiatan mencakup point I X. Pada lembar pengesahan, proposal ditandatangani oleh Ketua Pelaksana, Ketua Bem Kemafar, dan Kepala Pusat Pengembangan Kegiatan dan Kreativitas Mahasiswa (untuk kegiatan internal Kemafar) atau Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan (untuk kegiatan eksernal Kemafar) o Isi Proposal Pengajuan Dana mencakup point I - X. Pada lemba pengesahan, proposal ditandatangani oleh Ketua Pelaksana, Ketua BEM Kemafar, dan Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan Fakultas Farmasi (baik kegiatan internal maupun eksternal Kemafar) Untuk proposal eksternal (sponsorship/marketing/dll.) format mengikuti proposal internal. Pada lembar pengesahan, proposal eksternal ditandatangani oleh Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan Proposal menggunakan kertas ukuran A4, margin normal, font Times New Roman Ukuran font untuk judul berukuran 14, untuk isi berukuran 12

18 Bagian Pokok yang harus ada pada sebuah proposal : Halaman cover I. Pendahuluan Berisi latar belakang diadakan suatu kegiatan II. Tujuan Menjelaskan tujuan diadakannya kegiatan III. Output Berisi harapan/hasil yang ingin diwujudkan dari tujuan acara IV. Nama kegiatan dan bentuk kegiatan Mencakup nama, tema dan bentuk kegiatan V. Pelaksanaan kegiatan Mencakup hari, tanggal, waktu dan tempat kegiatan VI. Sasaran kegiatan VII. Susunan Acara Rundown acara dipaparkan secara jelas dalam bentuk tabel. Bila kegiatan berlangsung lebih dari satu hari, maka dicantumkan seluruh kegiatan apa saja yang dilakukan (rundown acara) dari hari pertama sampai hari terakhir dan dicantumkan beserta jamnya. Contoh: Waktu Kegiatan Pembukaan Tilawah dan seterusnya VIII. Susunan Kepanitiaan (berisi daftar susunan panitia inti) Contoh :

19 Pelindung : Dekan Fakultas Farmasi Unpad Dr. Keri Lestari Dandan, M.Si.,Apt NIP Penasehat : Wakil Dekan Bidang Akademik, Kemahasiswaan dan Kerjasama Fakultas Farmasi Unpad Prof. Dr. Ajeng Diantini, M.Si., Apt NIP Penanggung Jawab : Ketua BEM Kemafar Unpad Syah Akbarul Adha Project Supervisor : Nama Lengkap NPM Ketua : Nama Lengkap NPM Wakil Ketua : Nama Lengkap NPM Sekretaris : Nama Lengkap NPM Bendahara : Nama Lengkap NPM Sie Acara : Nama Lengkap NPM Sie. Humas : Nama lengkap NPM (dan seterusnya...) IX. Estimasi biaya Rencana Pemasukan: (dijabarkan sumber dana dan jumlahnya dengan jelas) Contoh:

20 BEM Kemafar Unpad = Rp Penjualan Kelebihan Makanan = Rp Donator = Rp Total pemasukan = Rp Rencana Pengeluaran : Belanja Pegawai adalah anggaran dana yang dikeluarkan untuk orang-orang yang terkait secara langsung ataupun tidak langsung dalam kegiatan, antara lain Honor pembicara, Honor satpam, dll. Belanja ATK adalah anggaran-anggaran yang dikeluarkan guna membeli keperluan-keperluan Alat Tulis Kerja Belanja Lain-lain adalah belanja untuk keperluan selain diatas Contoh: NO URAIAN RINCIAN JUMLAH BELANJA PEGAWAI 1. Honor pembicara 1 1 orang x Rp Rp BELANJA BARANG / ATK 1 Parcel 1 buah x Rp Rp Battery Energizer 1 buah x Rp Rp BELANJA LAINNYA 1 Ta jil 76 bungkus x Rp Rp Dus Aqua gelas 1 dus x Rp Rp Makanan berat 76 buah x Rp Rp Total Rp

21 SALDO PEMASUKAN Rp. PENGELUARAN Rp. - X. Penutup (Lembar tersendiri dan digabungkan dengan lembar pengesahan) Merupakan bagian akhir proposal, biasanya berupa harapan agar acara dapat berlangsung dengan baik XI. Lembar Pengesahan Program kerja yang menerima dana hanya dari BEM Proposal Kegiatan Ketua BEM Kemafar Universitas Padjadjaran Tempat, Tanggal Bulan Tahun Ketua Pelaksana (4x enter) Syah Akbarul Adha NPM (4x enter) (Nama Jelas) NPM

22 Proposal Permohonan Dana Ketua BEM Kemafar Universitas Padjadjaran Tempat, Tanggal Bulan Tahun Ketua Pelaksana (4x enter) Syah Akbarul Adha NPM Program kerja yang menerima dana hanya dari Fakultas Proposal Kegiatan (cakupannya internal Kemafar) (4x enter) (Nama Jelas) NPM Tempat, Tanggal Bulan Tahun Ketua BEM Kemafar Universitas Padjadjaran Ketua Pelaksana (4x enter) Syah Akbarul Adha NPM (4x enter) (Nama Jelas) NPM Mengetahui, Kepala Pusat Pengembangan Kegiatan dan Kreativitas Mahasiswa Fakultas Farmasi Universitas Padjadjaran (4x enter) Arif Budiman, M.Si., Apt NIP

23 Proposal Kegiatan (cakupannya eksternal Kemafar) Ketua BEM Kemafar Universitas Padjadjaran Tempat, Tanggal Bulan Tahun Ketua Pelaksana (4x enter) Syah Akbarul Adha NPM (4x enter) (Nama Jelas) NPM Mengetahui, Wakil Dekan Bidang Akademik, Kemahasiswaan dan Kerjasama Fakultas Farmasi Universitas Padjadjaran (4x enter) Prof. Dr. Ajeng Diantini, M.Si., Apt. NIP

24 Proposal Permohonan Dana (baik kegiatan internal maupun eksternal Kemafar) Ketua BEM Kemafar Universitas Padjadjaran Tempat, Tanggal Bulan Tahun Ketua Pelaksana (4x enter) Syah Akbarul Adha NPM (4x enter) (Nama Jelas) NPM Mengetahui, Wakil Dekan Bidang Akademik, Kemahasiswaan dan Kerjasama Fakultas Farmasi Universitas Padjadjaran (4x enter) Prof. Dr. Ajeng Diantini, M.Si., Apt. NIP

25 Lembar Pengesahan untuk Proposal Eksternal (Sponsorship, Marketing, dll) Tempat, Tanggal Bulan Tahun Ketua BEM Kemafar Universitas Padjadjaran Ketua Pelaksana (4x enter) Syah Akbarul Adha NPM (4x enter) (Nama Jelas) NPM Mengetahui, Wakil Dekan Bidang Akademik, Kemahasiswaan dan Kerjasama Fakultas Farmasi Universitas Padjadjaran (4x enter) Prof. Dr. Ajeng Diantini, M.Si., Apt. NIP L. SOP ALUR PROPOSAL Program Kerja yang menerima dana hanya dari BEM o Selambat-lambatnya 20 hari kerja sebelum kegiatan berlangsung proposal harus dicek terlebih dahulu oleh Biro ART dalam bentuk softcopy dikirim ke artbemkemafar2015@gmail.com. Biro ART akan memeriksa dan mengevaluasi format proposal serta mengecek kesesuaian antara tujuan-gambaran program kerja dengan apa yang digambarkan dalam proposal. Apabila masih terdapat kekurangan, maka Biro ART akan meminta kesekretariatan Departemen/Biro/Dijen/BSO (KKM)/Panitia untuk merevisi proposal tersebut.

26 Biro ART melakukan pemeriksaan maksimal 3 hari kerja setelah softcopy proposal masuk ke ART o Setelah selesai melakukan pemeriksaan, softcopy proposal dikembalikan kepada kesekretariatan Departemen/Biro/Dijen/BSO (KKM)/Panitia untuk direvisi jika masih terdapat kekurangan. Batas revisi proposal oleh kesekretariatan Departemen/Biro/Dijen/BSO (KKM)/Panitia maksimal 2 hari kerja setelah softcopy proposal dikembalikan oleh Biro ART o Proposal yang telah direvisi ulang oleh kesekretariatan Departemen/Biro/Dijen/BSO (KKM)/Panitia, di print out (tanpa dijilid terlebih dahulu) dan diberikan ke Biro ART selambat lambatnya 15 hari kerja sebelum kegiatan berlangsung untuk mendapatkan ACC Biro ART sebelum ditandatangani oleh Ketua BEM Kemafar. Jika tidak mendapatkan ACC Biro ART, maka proposal tersebut tidak dapat ditandatangani oleh Ketua BEM Kemafar. Jika Ketua BEM Kemafar tidak ada di tempat maka tanda tangan dilakukan atas nama BEM Kemafar oleh Kepala Rumah Tangga melalui konfirmasi ketua BEM Kemafar o Proposal harus sudah rampung (tandatangan sudah lengkap) selambat lambatnya 12 hari kerja sebelum kegiatan berlangsung o Proposal Kegiatan diberikan kepada Sub Bagian Kemahasiswaan, namun harus diketahui oleh Kepala Pusat Pengembangan Kegiatan dan Kreativitas Mahasiswa. Sedangkan Proposal Permohonan Dana diberikan kepada Biro Keuangan BEM Kemafar (Asli) dan BPM Kemafar (Fotokopi) o Proposal Kegiatan dan Proposal Permohonan Dana yang telah fix (dalam bentuk softcopy PDF) dikirimkan ke artbemkemafar2015@gmail.com dan bpmkemafar15@gmail.com selambat-lambatnya 12 hari kerja sebelum kegiatan berlangsung dengan format PROPOSAL(spasi)NAMA KEGIATAN

27 o Jika proposal belum masuk, maka uang tidak akan diberikan oleh Biro Keuangan Program kerja yang menerima dana hanya dari Fakultas o Selambat-lambatnya 25 hari kerja sebelum kegiatan berlangsung proposal harus dicek terlebih dahulu oleh Biro ART dalam bentuk softcopy dikirim ke artbemkemafar2015@gmail.com. Biro ART akan memeriksa dan mengevaluasi format proposal serta mengecek kesesuaian antara tujuan-gambaran program kerja dengan apa yang digambarkan dalam proposal. Apabila masih terdapat kekurangan, maka Biro ART akan meminta kesekretariatan Departemen/Biro/Dijen/BSO (KKM)/Panitia untuk merevisi proposal tersebut. Biro ART melakukan pemeriksaan maksimal 3 hari kerja setelah softcopy proposal masuk ke ART o Setelah selesai melakukan pemeriksaan, softcopy proposal dikembalikan kepada kesekretariatan Departemen/Biro/Dijen/BSO (KKM)/Panitia untuk direvisi jika masih terdapat kekurangan. Batas revisi proposal oleh kesekretariatan Departemen/Biro/Dijen/BSO (KKM)/Panitia maksimal 2 hari kerja setelah softcopy proposal dikembalikan oleh Biro ART o Proposal yang telah direvisi ulang oleh kesekretariatan Departemen/Biro/Dijen/BSO (KKM)/Panitia, di print out (tanpa dijilid terlebih dahulu) dan diberikan kepada Bio ART selambat lambatnya 20 hari kerja sebelum kegiatan berlangsung untuk mendapatkan ACC Biro ART sebelum ditandatangani oleh Ketua BEM Kemafar. Jika tidak mendapatkan ACC Biro ART, maka proposal tersebut tidak dapat ditandatangani oleh Ketua BEM Kemafar. Jika Ketua BEM Kemafar tidak ada di tempat maka tanda tangan dilakukan atas nama BEM Kemafar oleh Kepala Rumah Tangga melalui konfirmasi ketua BEM Kemafar

28 o Proposal harus sudah rampung (tandatangan sudah lengkap) selambat lambatnya 12 hari kerja sebelum kegiatan berlangsung o Proposal Kegiatan diberikan kepada Sub Bagian Kemahasiswaan (Asli), BEM Kemfar (Fotokopi) dan BPM Kemafar (Fotokopi). Sedangkan Proposal Permohonan Dana akan diberikan kepada Biro Keuangan o Proposal Kegiatan dan Proposal Permohonan Dana yang telah fix (dalam bentuk softcopy PDF) dikirimkan ke artbemkemafar2015@gmail.com dan bpmkemafar15@gmail.com selambat-lambatnya 12 hari kerja sebelum kegiatan berlangsung dengan format PROPOSAL(spasi)NAMA KEGIATAN o Jika proposal belum masuk, maka uang tidak akan diberikan oleh pihak fakultas M. SOP Laporan Kegiatan dan Laporan Pertanggungjawaban ( LK / LPJ) Untuk program kerja event mengumpulkan LK dan LPJ, untuk Program Kerja Non Event mengumpulkan LK Program kerja yang menerima dana hanya dari BEM : o LK/LPJ dibuat sebanyak 2 buah. Satu LK/LPJ tanpa bab Laporan Keuangan (untuk Sub Bagian Kemahasiswaan) dan satu LK/LPJ dengan bab Laporan Keuangan (Untuk BEM Kemafar) o Pada lembar pengesahan LK/LPJ, tanpa bab Laporan Keuangan maupun dengan bab Laporan Keuangan, ditandatangani oleh Ketua Pelaksana dan Ketua BEM Kemafar Program kerja yang menerima dana hanya dari Fakultas : o LK/LPJ dibuat sebanyak 2 buah dan kedua LK/LPJ terdapat bab Laporan Keuangan. Satu LK/LPJ untuk Sub Bagian Akademik dan satu LK/LPJ untuk Bagian Keuangan Fakultas

29 o Pada lembar pengesahan LK/LPJ, ditandatangani oleh Ketua Pelaksana, Ketua BEM Kemafar, dan Wakil Dekan Bidang Akademik, Kemahasiswaan dan Kerjasama (untuk kegiatan eksternal Kemafar) LK/LPJ menggunakan kertas ukuran A4, margin normal, font Times New Roman Ukuran font untuk judul berukuran 14, untuk isi berukuran 12 Format Laporan Kegiatan : Halaman cover I. Pendahuluan Berisi latar belakang diadakan suatu kegiatan II. Tujuan Menjelaskan tujuan yang akan diadakan III. Output Berisi harapan/hasil yang ingin diwujudkan dari tujuan acara IV. Nama dan Bentuk Kegiatan Isinya disamakan dengan yang ada di dalam proposal V. Sasaran Kegiatan VI. Susunan Kepanitiaan Catatan : Isinya disamakan dengan yang ada di dalam proposal VII. Laporan Kegiatan Realisasi kegiatan Evaluasi dan Kendala Saran (Laporan kegiatan ini dijelaskan secara umum bukan per seksi)

30 VIII. Laporan Keuangan PEMASUKAN: (dijabarkan sumber dana dan jumlahnya dengan jelas) Contoh: Dana A = Rp Dana B = Rp Dana C = Rp Total pemasukan = Rp PENGELUARAN: Contoh: NO URAIAN RINCIAN JUMLAH BELANJA PEGAWAI 1. Honor pembicara 1 1 orang x Rp Rp BELANJA BARANG / ATK 1 Parcel 1 buah x Rp Rp Battery Energizer 1 buah x Rp Rp BELANJA LAINNYA 1 Ta jil 76 bungkus x Rp Rp Dus Aqua gelas 1 dus x Rp Rp Makanan berat 76 buah x Rp Rp Total Rp SALDO PEMASUKAN Rp. PENGELUARAN Rp. - Rp.

31 IX. Penutup (lembar tersendiri dan digabungkan dengan lembar pengesahan) Merupakan bagian akhir proposal, biasanya berupa harapan agar acara dapat berlangsung dengan baik. X. Lembar Pengesahan Program kerja yang menerima dana hanya dari BEM Ketua BEM Kemafar Universitas Padjadjaran Tempat, Tanggal Bulan Tahun Ketua Pelaksana (4x enter) Syah Akbarul Adha NPM (4x enter) (Nama Jelas) NPM Program kerja yang menerima dana hanya dari Fakultas Tempat, Tanggal Bulan Tahun Ketua BEM Kemafar Universitas Padjadjaran Ketua Pelaksana (4x enter) Syah Akbarul Adha NPM (4x enter) (Nama Jelas) NPM

32 Mengetahui, Wakil Dekan Bidang Akademik, Kemahasiswaan dan Kerjasama Fakultas Farmasi Universitas Padjadjaran (4x enter) Prof. Dr. Ajeng Diantini, M.Si., Apt. NIP Format Laporan Pertanggungjawaban : Halaman Cover I. Prakata yang dibuat oleh Ketua Pelaksana Kegiatan. Disertai lembar pengesahan yang mencakup tempat, tanggal bulan tahun pembuatan prakata, tanda tangan, nama lengkap dan NPM

33 II. Laporan pertanggungjawaban panitia acara NO. BIDANG/ SEKSI 1 Sekretaris (Nama) DESKRIPSI REALISASI EVALUASI DAN SARAN KERJA KERJA KENDALA.. Dilanjutkan ke seksi berikutnya dengan format sama seperti diatas. Untuk bendahara, di dalamnya disertakan laporan keuangan, dengan format dibawah ini : (dibuat hanya jika pada LK terdapat bab Laporan Keuangan) PEMASUKAN (sumber dana dipaparkan secara detail dan jelas) Dana A = Rp... Dana B = Rp... Total pemasukan = Rp...

34 PENGELUARAN (dana pengeluaran di rinci secara detail dan lengkap NO URAIAN RINCIAN JUMLAH BELANJA PEGAWAI 1. Honor pembicara 1 1 orang x Rp Rp BELANJA BARANG / ATK 1 Parcel 1 buah x Rp Rp Battery Energizer 1 buah x Rp Rp BELANJA LAINNYA 1 Ta jil 76 bungkus x Rp Rp Dus Aqua gelas 1 dus x Rp Rp Makanan berat 76 buah x Rp Rp Total Rp SALDO PEMASUKAN Rp.,- PENGELUARAN Rp..,- Rp..,-

35 LAMPIRAN 1. Foto kegiatan yang menggambarkan jalannya acara (minimal 5), perangkat publikasi acara misalnya dalam bentuk poster / spanduk, sertifikat 2. Daftar hadir dan nota- nota/ kwitansi: 3. Daftar hadir dan Nota asli dilampirkan pada akhir halaman LK & LPJ yang dibuat, ditujukan kepada : Wakil Dekan Bidang Administrasi Keuangan (softcopy melalui Biro ART BEM) dan Bagian Keuangan Fakultas (hardcopy), jika di dalam proposal meminta dana hanya sampai ke tingkat fakultas Pembantu Rektor Bagian Kemahasiswaan Tingkat Universitas, jika di dalam proposal meminta dana hingga tingkat universitas 4. Daftar hadir dan Nota fotokopian dilampirkan pada akhir halaman LK & LPJ yang dibuat, ditujukan kepada : Fakultas : (Jika yang asli diberikan kepada universitas) BEM Kemafar BPM Kemafar 5. Seluruh surat yang dikeluarkan pada saat kegiatan berlangsung (dalam bentuk fotocopy N. SOP ALUR LK/LPJ Program kerja yang menerima dana hanya dari BEM o Selambat-lambatnya 7 hari kerja setelah kegiatan berlangsung LK/LPJ harus dicek terlebih dahulu oleh Biro ART dalam bentuk softcopy dikirim ke artbemkemafar2015@gmail.com dan hardcopy nota-nota pun diberikan kepada Biro ART. Biro ART akan memeriksa dan mengevaluasi format LK/LPJ serta mengecek kesesuaian laporan dengan apa yang

36 digambarkan dalam proposal. Apabila masih terdapat kekurangan, maka Biro ART akan meminta kesekretariatan Departemen/Biro/Dijen/BSO (KKM)/Panitia untuk merevisi LK/LPJ tersebut. Biro ART melakukan pemeriksaan maksimal 3 hari kerja setelah softcopy LK/LPJ masuk ke ART o Setelah selesai melakukan pemeriksaan, softcopy LK/LPJ dikembalikan kepada kesekretariatan Departemen/Biro/Dijen/BSO (KKM)/Panitia untuk direvisi jika masih terdapat kekurangan. Batas revisi LK/LPJ oleh kesekretariatan Departemen/Biro/Dijen/BSO (KKM)/Panitia maksimal 2 hari kerja setelah softcopy LK/LPJ dikembalikan oleh Biro ART o LK/LPJ yang telah direvisi ulang oleh kesekretariatan Departemen/Biro/Dijen/BSO (KKM)/Panitia, di print out (tanpa dijilid terlebih dahulu) dan diberikan ke Biro ART selambat lambatnya 12 hari kerja setelah kegiatan berlangsung untuk mendapatkan ACC Biro ART sebelum ditandatangani oleh Ketua BEM Kemafar. Jika tidak mendapatkan ACC Biro ART, LK/LPJ tersebut tidak dapat ditandatangani oleh Ketua BEM Kemafar. Jika Ketua BEM Kemafar tidak ada di tempat maka tanda tangan dilakukan atas nama BEM Kemafar oleh Kepala Rumah Tangga melalui konfirmasi ketua BEM Kemafar o LK/LPJ harus sudah rampung (tandatangan sudah lengkap) selambat lambatnya 14 hari kerja setelah kegiatan berlangsung o LK/LPJ (tanpa bab Laporan Pengeluaran) diberikan kepada Sub Bagian Kemahasiswaan, namun harus diketahui oleh Kepala Pusat Pengembangan Kegiatan dan Kreativitas Mahasiswa o LK/LPJ (dengan bab Laporan Pengeluaran) diberikan kepada Biro ART BEM Kemafar (Asli) dan BPM Kemafar (Fotokopi)

37 o LK/LPJ yang telah fix (dalam bentuk softcopy) dikirimkan ke dan selambat-lambatnya 14 hari kerja setalah kegiatan berlangsung dengan format LK/LPJ(spasi)KEGIATAN o Jika LK/LPJ belum masuk, maka proposal untuk program kerja selanjutnya tidak dapat masuk ke Biro ART Program kerja yang menerima dana hanya dari Fakultas o Selambat-lambatnya 7 hari kerja setelah kegiatan berlangsung LK/LPJ harus dicek terlebih dahulu oleh Biro ART dalam bentuk softcopy dikirim ke artbemkemafar2015@gmail.com dan hardcopy nota-nota pun diberikan kepada Biro ART. Biro ART akan memeriksa dan mengevaluasi format LK/LPJ serta mengecek kesesuaian laporan dengan apa yang digambarkan dalam proposal. Apabila masih terdapat kekurangan, maka Biro ART akan meminta kesekretariatan Departemen/Biro/Dijen/BSO (KKM)/Panitia untuk merevisi LK/LPJ tersebut. Biro ART melakukan pemeriksaan maksimal 3 hari kerja setelah softcop LK/LPJ masuk ke ART o Setelah selesai melakukan pemeriksaan, softcopy LK/LPJ dikembalikan kepada kesekretariatan Departemen/Biro/Dijen/BSO (KKM)/Panitia untuk direvisi jika masih terdapat kekurangan. Batas revisi LK/LPJ oleh kesekretariatan Departemen/Biro/Dijen/BSO (KKM)/Panitia maksimal 2 hari kerja setelah softcopy LK/LPJ dikembalikan oleh Biro ARLK/LPJ yang telah direvisi ulang oleh kesekretariatan Departemen/Biro/Dijen/BSO (KKM)/Panitia, di print out (tanpa dijilid terlebih dahulu. LK/LPJ diberikan kepada Bio ART selambat lambatnya 12 hari kerja setelah kegiatan berlangsung untuk mendapatkan ACC Biro ART sebelum ditandatangani

38 oleh Ketua BEM Kemafar. Jika tidak mendapatkan ACC Biro ART, maka LK/LPJ tersebut tidak dapat ditandatangani oleh Ketua BEM Kemafar. Jika Ketua BEM Kemafar tidak ada di tempat maka tanda tangan dilakukan atas nama BEM Kemafar oleh Kepala Rumah Tangga melalui konfirmasi ketua BEM Kemafar o LK/LPJ harus sudah rampung (tandatangan sudah lengkap) selambat lambatnya 14 hari kerja setelah kegiatan berlangsung o LK/LPJ asli dengan daftar hadir dan nota asli diberikan kepada Biro Keuangan o LK/LPJ asli dengan daftar hadir dan nota fotokopi diberikan kepada Sub Bagian Kemahasiswaan o LK/LPJ fotokopi dengan daftar hadir dan nota fotokopi diberikan kepada BEM dan BPM Kemafar o LK/LPJ yang telah fix (lengkap dengan tandatangan dalam bentuk softcopy PDF) dikirimkan ke artbemkemafar2015@gmail.com dan bpmkemafar15@gmail.com selambat-lambatnya 14 hari kerja setelah kegiatan berlangsung dengan format LK/LPJ(spasi)NAMA KEGIATAN o Jika LK/LPJ belum masuk, maka proposal untuk program kerja selanjutnya tidak dapat masuk ke Biro ART O. SOP Penulisan Rilis Untuk Website Unpad Syarat Penulisan Rilis untuk Website Unpad 1. Panjang tulisan sekira karakter 2. Setiap tulisan mengandung unsur 5W + 1H (Who, What, Where, When, Why, How) 3. Penulisan dibuat dengan metode piramida terbalik, maksudnya, menulis rilis

39 dari mulai yang sangat penting (lead) sampai kepada semakin tidak penting. Sedangkan judul diambil dari lead (berita yang sangat penting tadi) 4. Tulisan tersebut juga berisi gambaran umum tentang berita tersebut 5. Bila ada singkatan, tuliskan dengan jelas kepanjangan singkatan tersebut 6. Bila ada istilah khusus, berikan penjelasan secara singkat 7. Sertakan kutipan dari nara sumber terkait 8. Sertakan nama, nomor telepon, atau alamat kontak yang bisa dihubungi untuk kebutuhan informasi lebih lanjut 9. Apabila isi rilis tersebut menjelaskan kegiatan atau peristiwa yang sudah terjadi,sertakan foto kegiatan atau peristiwa tersebut. Foto harap dikirim dalam bentuk JPEG dengan kualitas foto yang baik dan dikirim lebih dari satu foto. Sertakan pula keterangan fotonya (caption). File foto dikirim terpisah (tidak dimasukkan ke dalam Ms Word/rilis) o Rilis kegiatan yang sudah terlaksana harap dikirimkan selambatlambatnya dua hari setelah pelaksanaan untuk menjaga berita tetap aktual o Kirimkan rilis tersebut ke: info@unpad.ac.id cc : webunpad@yahoo.com dan kominfokemafar@gmail.com

40 SOP (Standard Operational Procedure) BIRO KEUANGAN BEM KEMAFAR 2015 Standard Operational Procedure (SOP) Keuangan ini dibuat dengan tujuan untuk mewujudkan ketaatan dan keteraturan terhadap segala perihal keuangan, yang mencakup transparansi dan akuntabilitas pengelolaan keuangan, serta keteraturan dalam pencatatan dan pembuatan laporan keuangsetiap pendapatan dan pengeluaran BEM direncanakan di awal kepengurusan dalam anggaran pendapatan dan pengeluaran oleh Biro Keuangan kabinet, disetujui oleh Kepala Rumah Tangga, dan disahkan oleh Ketua BEM. 1. Penganggaran Program Kerja BEM Kemafar 2015 a. Anggaran Program kerja setiap biro dan departemen baik event maupun non-event selama satu periode kepengurusan, diajukan kepada Dewan Pengurus Harian (DPH) di awal periode kepengurusan. b. Format pengajuan anggaran meliputi deskripsi program kerja secara lengkap, rancangan anggaran pendapatan, dan rancangan anggaran pengeluaran kegiatan. Contoh format pengajuan anggaran dana : PENGAJUAN DANA DEPARTEMEN/BIRO * No. Program Kerja Sasaran Waktu Pelaksanaan Total Anggaran Pengajuan Dana Ke Fakultas Pengajuan Dana Ke BEM Project Supervisor (PS)

41 c. Pengajuan anggaran akan dianalisis lebih lanjut oleh dewan pengurus harian BEM agar memenuhi persyaratan, yakni realistis, wajar, jelas, dan dapat dipertanggungjawabkan. d. Anggaran yang telah dianalisis akan dipaparkan di rapat koordinasi dengan BPM Kemafar. 2. Pendapatan BEM Kemafar Unpad a. Pendapatan BEM Kemafar Unpad berasal dari : Saldo kas BEM kepengurusan periode sebelumnya. Dana kemahasiswaan bersumber dari Fakultas Farmasi Unpad Kegiatan usaha yang menghasilkan profit dari Departemen Wirausaha. b. Pendapatan program kerja akan dibukukan oleh Biro Keuangan yang memegang departemen yang bersangkutan, diketahui oleh Kepala Biro Keuangan beserta Sekretaris Kabinet. c. Pendapatan lainnya langsung dibukukan oleh Kepala Biro Keuangan. 3. Prosedur Pengajuan Dana Awal Kegiatan a. Prosedur Pengajuan Dana Kegiatan Sesuai dengan pembagian sumber dana untuk kegiatan, maka : a. Kegiatan dengan sumber dana dari BEM Kemafar Untuk pengajuan dana awal, setiap kegiatan baik event ataupun non-event, panitia wajib menyerahkan : 1. Surat Permohonan Dana yang ditujukan kepada Biro Keuangan BEM

42 Kemafar Unpad selambat-lambatnya 12 hari sebelum kegiatan berlangsung. 2. Proposal Permohonan Dana dengan real budget anggaran yang sudah di-acc oleh Ketua BEM selambat-lambatnya 12 hari sebelum kegiatan berlangsung. Dalam waktu maksimal 4 hari, biro keuangan akan memberikan uang sebagai dana awal kegiatan. b. Kegiatan dengan sumber dana dari Fakultas. Untuk pengajuan dana awal, setiap kegiatan baik event ataupun non-event, panitia wajib menyerahkan : 1. Surat Permohonan Dana yang ditujukan kepadawakil Dekan I Bidang Akademik, Kemahasiswaan dan Kerja Sama kepada Biro Keuangan BEM Kemafar Unpad selambat-lambatnya 12 hari sebelum kegiatan berlangsung. 2. Proposal Izin Kegiatan yang sudah ditandatangani oleh P2K2M atau Wakil Dekan I Bidang Akademik, Kemahasiswaan dan Kerja Sama (tergantung sasaran kegiatannya) kepada Biro Keuangan. Proposal asli kemudian diserahkan ke SBK, difotocopy untuk arsip BEM dan BPM. 2. Softcopy Proposal Permohonan Dana kepada Biro ART Kedua syarat ini diberikan untuk mencairkan dana kegiatan. Dalam waktu maksimal 4 hari, biro keuangan akan memberikan uang sebagai dana awal kegiatan. Prosedur Pengajuan Dana diluar Anggaran Dana Jika dana bersumber dari BEM :

43 Departemen/biro/kepanitiaan harus mengajukan Surat Permohonan Dana yang diketahui Ketua BEM Kemafar Unpad dan ditujukan kepada Sekretaris Kabinet. Surat tersebut dilampiri dengan deskripsi kegiatan dan anggaran dana yang dibutuhkan. Bila permohonan dilakukan setelah penggunaan dana, penggantian dana tersebut dilakukan dengan persetujuan Sekretaris Kabinet yang diketahui oleh Ketua BEM dengan menyesuaikan kondisi keuangan yang ada. Penggunaan dana permohonan tetap harus dilaporkan oleh penerima dana permohonan dalam format pengajuan dana disertai dengan tanda bukti transaksi. Jika dana bersumber dari fakultas : Departemen/biro/kepanitiaan harus mengajukan Surat Permohonan Dana dan Proposal yang diserahkan kepada Kepala Pusat Pengembangan Kegiatan dan Kreativitas Mahasiswa. Besarnya dana yang diberikan akan disesuaikan dengan persetujuan pihak fakultas yang berwenang. 4. Peminjaman Dana a. Peminjaman dana dapat diajukan oleh departemen/biro/kepanitiaan kepada BEM. Besarnya dana yang dipinjamkan disesuaikan dengan kondisi keuangan yang ada. b. Peminjaman dana oleh departemen/biro/kepanitiaan dilakukan dengan mengajukan Surat Permohonan Peminjaman Dana kepada Biro Keuangan dengan format pengajuan dana. c. Dana pinjaman diberikan dengan penandatanganan surat yang sudah disetujui oleh Ketua BEM, sedangkan pengembalian dana-nya dilakukan sesuai dengan isi surat perjanjian tersebut. 5. Kepanitiaan dan Koordinasinya Dengan Biro Keuangan a. Dalam menyalurkan dananya kepada departemen/biro/kepanitiaan, Biro Keuangan berhak untuk melakukan pengawasan dan intervensi pengunaan dana kepanitiaan tersebut. Dana yang disalurkan tidak diperkenankan digunakan untuk keperluan yang tidak berhubungan langsung dengan kegiatan, misalkan untuk kaos panitia, syukuran setelah kegiatan, dsb.

44 b. Untuk kepanitiaan yang mengalami kekurangan dana menjelang hari H, Biro Keuangan akan memberikan pinjaman dana dengan persetujuan dari Sekretaris Kabinet yang sebelumnya telah dikoordinasikan dengan departemen yang bersangkutan dengan mengajukan Surat Permohonan Peminjaman Dana dan melampirkan persyaratan sebagai berikut : Rincian dana yang telah masuk ke kas panitia. Besarnya dana yang belum tertutupi atau rincian jenis pengeluaran yang masih harus dikeluarkan. 6. Pelaporan Keuangan Kegiatan 1. Panitia harus menyerahkan laporan realisasi anggaran keuangan kegiatan dalam bentuk softcopy dan nota/kwitansi berupa hardcopy paling lambat 7 hari kerja setelah kegiatan berakhir kepada Biro Keuangan melalui Biro ART. 2. Jika laporan yang diserahkan tidak sesuai dengan format, maka laporan realisasi anggaran keuangan akan dikembalikan oleh Biro ART untuk kemudian di revisi oleh panitia sesuai dengan hasil audit apabila di anggap perlu. Masa tenggang untuk waktu revisi adalah 3 hari sejak di kembalikannya laporan kepada panitia. 3. Untuk meningkatkan reliability (keandalan) laporan pertanggungjawaban setiap kegiatan, maka setiap transaksi yang melibatkan arus kas masuk maupun arus kas keluar harus disertai dengan tanda bukti transaksinya. 4. Apabila terdapat satu jenis pengeluaran yang tanpa disertai tanda buktinya, maka panitia diwajibkan untuk mencari tanda bukti pengeluaran tersebut dalam waktu maksimal 3 hari 5. Tanda bukti transaksi untuk laporan keuangan kegiatan yang menggunakan dana fakultas haruslah asli, sedangkan jika ditujukan untuk arsip BEM atau BPM boleh menggunakan fotocopy-nya.

45 6. Laporan keuangan dilampirkan dengan nota ditulis dikertas, bukan di kardus. Penulisan nota di Laporan haruslah ditulis serinci mungkin, jika perlu disertai dengan tanggal transaksi. 7. Laporan keuangan yang bersangkutan dengan pelaporan kepada Universitas Padjadjaran, sisa dana harus Rp Profit & Loss Sharing a. Apabila kegiatan yang bersifat Event mengalami surplus, surplus awal akan dipotong untuk zakat sebesar 2,5%, surplus bersih yang sudah di zakatkan kemudian akan di alokasikan dengan kebijakan-kebijakan sebagai berikut : Pendapatan yang berasal dari Internal (BEM, Fakultas, Donasi Dosen, dll) misal Rp A, dan pendapatan Eksternal (Sponsorship, dll) misal Rp B. Maka pembagian profit sharingnya: Internal Eksternal : (A/A+B) x 100% = C% x Surplus : (B/A+B) x 100% = D% x Surplus Surplus dari pendapatan Internal : Interval (Rp) BEM Panitia % 20 % > % 25 %

46 Surplus dari pendapatan Eksternal : Interval (Rp) BEM Panitia % 20% % 30% % 40% > % 50% Contoh : Pendapatan Internal : - BEM Kemafar Unpad Rp ,00 - PD II Rp ,00 - Donasi dosen Rp ,00 + TOTAL Rp ,00 Pendapatan eksternal : - Sponsorship Rp ,00+ TOTAL Rp ,00 Jadi total dana panitia ada Rp ,00, dan surplus yang dimiliki sebesar Rp ,00 (setelah dipotong untuk zakat sebesar 2,5%) maka perhitungan profit sharingnya : Internal Eksternal : 1,5jt/5jt x 100% = 30% x 2jt = 600rb : 3,5jt/5jt x 100% = 70% x 2jt = 1,4jt

47 Jadi dana surplus yang wajib diserahkan ke BEM Kemafar Unpad sebesar Internal : 600rb x 80% = Rp ,00 Eksternal : 1,4jt x 70% = Rp ,00 + Rp ,00 Keterangan : Dana Surplus yang dialokasikan untuk zakat akan di simpan oleh biro keuangan kabinet, dan akan di zakatkan di akhir kepengurusan. b. Apabila kegiatan yang bersifat Event mengalami kerugian atau defisit, maka dilakukan loss sharing, dengan ketentuan- ketentuan sbb : Untuk kerugian atau defisit yang di akibatkan karena kesalahan-kesalahan panitia seperti menghilangakan uang kepanitiaan, ada fasilitas yang rusak, tidak mengadakan dana usaha, dll. Maka BEM Kemafar Unpad tidak akan mengganti sepeserpun. Untuk kerugian atau defisit yang bukan karena kesalahan panitia dalam arti sudah ada usaha dari panitia untuk tidak defisit dan melakukan dana usaha maka BEM Kemafar Unpad akan menanggung 20% dari defisit dengan nilai tanggungan maksimal sebesar Rp ,00. Namun jika terdapat ketidakjelasan dalam pembagiannya, dapat ditinjau kembali antara Sekretaris Kabinet, Kepala Biro Keuangan, dan departemen yang bersangkutan. 8. Pelaporan Keuangan BEM Kemafar Unpad Setiap 3 minggu sekali Kepala Biro Keuangan dan Tim Keuangan melakukan rekapitulasi keuangan dari seluruh pembukuan yang ada. Kepala Biro Keuangan akan melaporkan kondisi keuangan kepada Sekretaris Kabinet untuk selanjutnya dilaporkan kepada Ketua BEM Kemafar Unpad dan menginformasikannya secara berkala di dalam Rapim Kabinet.

48 Laporan realisasi anggaran keuangan BEM Kemafar Unpad akan direkap setiap tiga bulan sekali. FORMAT RANCANGAN/LAPORAN KEUANGAN 1. Format Rancangan keuangan pada PROPOSAL IX. Estimasi Biaya Rencana Pemasukan (dijabarin sumber dana dari mana aja, dan jumlahnya dengan jelas) Contoh: BEM Kemafar Unpad = Rp Danus = Rp Donator = RP Total pemasukan = Rp Rencana Pengeluaran Contoh: NO URAIAN RINCIAN JUMLAH BELANJA PEGAWAI 1. Honor pembicara 1 1 orang x Rp Rp