BAB 2 LANDASAN TEORI. komunikasi (information and communication technologi ICT). Berbagai Negara di belahan

Transkripsi

1 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Definisi E-Government E-Government menjadi sangat popular sejalan dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (information and communication technologi ICT). Berbagai Negara di belahan dunia berlomba mengimplementasikan e-government dengan strategi yang disesuaikan dengan kondisi social politik serta geografisnya masing-masing, yang tujuan akhirnya diharapkan meningkatkan kualitas kinerja pemerintahan terutama dalam lingkup pelayanan masyarakat sehingga dapat bermanfaat bagi segenap warga negaranya. Di Indonesia, topic ini menjadi populer setelah dikaitkan dengan otonomi daerah. Apakah defenisi e-government itu? E-government adalah tentang penyampaian informasi pemerintah dan penyelenggaraan pelayanan secara online melalui internet atau alat digital lainnya. e-government didefinisikan sebagai Kegunaan Teknologi Informasi untuk memberikan/menyajikan pelayanan kepada publik dengan lebih nyaman, berorientasi pada konsumen, mengefektifkan biaya, dan secara keseluruhan merupakan cara yang lebih baik dari sebelumnya (Holmes 2000). Sedangkan penulis lain (Fang, 2002; Seifert and Bonham, 2004) mendefinikan e-government merupakan sebuah cara bagaimana pemerintah menggunakan teknologi informasi khususnya aplikasi internet berbasis web, untuk menyediakan akses yang mudah terhadap informasi pemerintah dan menyediakan pelayanan publik, juga untuk meningkatkan kualitas pelayanan pemerintahan, serta

2 melakukan transformasi hubungan antara pejabat publik dengan penduduk dan juga bisnis. Dari berbagai definisi ini, umumnya pemerintah-pemerintah di dunia yang mengimplementasikan e- Government menggunakan definisi dari Bank Dunia. The World Bank Group mendefenisikan e-government sebagai berikut: e-government berhubungan dengan penggunaan teknologi informasi (seperti wide area network, Internet dan mobile computing) oleh organisasi pemerintah yang mempunyai kemampuan membentuk hubungan dengan warga Negara, bisnis dan organisasi lain dalam pemerintah. Berhubungan dengan penyediaan informasi, layanan atau produk yang disiapkan secara elektronis, dengan dan oleh pemerintah, tidak terbatas tempat dan waktu, menawarkan nilai lebih untuk partisipasi pada semua kalangan. Secara garis besar dari definisi-definisi yang beredar mengenai e-government dapat disimpulkan bahwa E-Gov mempunyai beberapa penekanan penting yaitu pada: a. Adanya pemanfaatan teknologi informasi (Internet, WAN, Mobile Computing dll). b. Adanya tujuan untuk meningkatkan layanan kepada publik yaitu dengan adanya pelayanan umum secara online (Online Public Services). c. Adanya tujuan untuk melakukan transformasi hubungan antara agen pemerintah dengan penduduk, bisnis ataupun dengan unit pemerintah lainnya (Zweers and Planque, 2001):

3 Pada intinya, e-government adalah penggunaan ICT untuk meningkatkan hubungan antara pemerintah dengan pihak-pihak lain. Penggunaan ICT ini kemudian menghasilkan hubungan bentuk baru, seperti G2C (Government to Citizen), G2B (Government to Bussiness) dan G2G (Inter-agency Relationship) 2.2 Inisiatif E-Government Di Indonesia Sebetulnya inisiatif E-Government di Indonesia sudah dimulai sejak beberapa waktu yang lalu. Dalam inisiatif Nusantara 21, Telematika, dan saat ini Telematika versi dua (Tim Koordinasi Telematika Indonesia) topik E-Government sudah muncul. Inisiatif implementasi E-Government di Indonesia antara lain: Penayangan hasil pemilu 1999 secara on-line dan real time. RI-Net. Sistem ini menyediakan dan akses Internet kepada para pejabat. Informasi lengkap dapat diperoleh di Info RI. Penyedia informasi dari BIKN. Penggunaan berbagai media komunikasi elektronik (Internet) di beberapa pemerintah daerah tempat. 2.3 Penggunaan E-Government Di Indonesia

4 E-Government di Indonesia mulai dilirik sejak tahun 2001 yaitu sejak munculnya Instruksi Presiden No. 6 Tahun 2001 tgl. 24 April 2001 tentang Telematika (Telekomunikasi, Media dan Informatika) yang menyatakan bahwa aparat pemerintah harus menggunakan teknologi telematika untuk mendukung good governance dan mempercepat proses demokrasi. Namun dalam perjalanannya inisiatif pemerintah pusat ini tidak mendapat dukungan serta respon dari segenap pemangku kepentingan pemerintah yaitu ditandai dengan pemanfaatan teknologi informasi yang belum maksimal. Berdasarkan data yang ada, pelaksanaan E-Government di Indonesia sebagian besar barulah pada tahap publikasi situs oleh pemerintah atau baru pada tahap pemberian informasi, dalam tahapan Layne & Lee baru masuk dalam Cataloguing. Data Maret 2002 menunjukkan 369 kantor pemerintahan telah membuka situs mereka. Akan tetapi 24% dari situs tersebut gagal untuk mempertahankan kelangsungan waktu operasi karena anggaran yang terbatas. Saat ini hanya 85 situs yang beroperasi dengan pilihan yang lengkap. (Jakarta Post, 15 Januari 2003). Indikator lainnya adalah penestrasi internet baru mencapai 1,9 juta penduduk atau 7,6 persen dari total populasi Indonesia pada tahun Pada tahun 2002 dengan jumlah pelanggan internet dan pengguna komputer dan telepon, persentasi penggunaan internet di Indonesia sangatlah rendah. (Sumber: Asosiasi Penyelenggara Jasa Internet Indonesia/APJII). Pada tahun 2003, di era Presiden Megawati Soekarno Putri, Pemerintah mengeluarkan suatu kebijakan yang lebih fokus terhadap pelaksanaan e-government, melalui Instruksi Presiden yaitu Inpres Nomor 3 tahun Inpres ini berisi tentang Strategi Pengembangan e- Government yang juga sudah dilengkapi dengan berbagai Panduan tentang e-government seperti: Panduan Pembangunan Infrastruktur Portal Pemerintah; Panduan Manajemen Sistem

5 Dokumen Elektronik Pemerintah; Pedoman tentang Penyelenggaraan Situs Web Pemda; dan lain-lain. Demikian pula berbagai panduan telah dihasilkan oleh Depkominfo pada tahun 2004 yang pada dasarnya telah menjadi acuan bagi penyelenggaraan e-government di pusat dan daerah. Dalam Inpres ini, Presiden dengan tegas memerintahkan kepada seluruh Menteri, Gubernur, Walikota dan Bupati untuk membangun e-government dengan berkoordinasi dengan Menteri Komunikasi & Informasi. Di lihat dari pelaksanaan aplikasi e-government setelah keluarnya Inpres ini maka dapat dikatakan bahwa perkembangan pelaksanaan implementasi e-government masih jauh dari harapan. Data dari Depkominfo (2005) menunjukkan bahwa hingga akhir tahun 2005 lalu Indonesia baru memiliki: a) 564 domain go.id. b) 295 website pemerintah pusat dan pemda. c) 226 website telah mulai memberikan layanan publik melalui website. d) 198 website pemda masih dikelola secara aktif. Beberapa pemerintah daerah memperlihatkan kemajuan cukup berarti. Bahkan Pemkot Surabaya sudah mulai memanfaatkan e-government untuk proses pengadaan barang dan jasa (eprocurement). Beberapa pemda lain juga berprestasi baik dalam pelaksanaan e-government seperti: Pemprov DKI Jakarta, Pemprov DI Yogyakarta, Pemprov Jawa Timur, Pemprov Sulawesi Utara, Pemkot Yogyakarta, Pemkot Bogor, Pemkot Tarakan, Pemkab Kebumen, Pemkab. Kutai Timur, Pemkab. Kutai Kartanegara, Pemkab Bantul, Pemkab Malang.

6 Sementara itu dari sisi infrastruktur, layanan telepon tetap masih di bawah 8 juta satuan sambungan dan jumlah warung telekomunikasi (Wartel) dan warung Internet (Warnet) yang terus menurun karena tidak sehatnya persaingan bisnis. Telepon seluler menurut data Depkominfo tersebut telah mencapai 24 juta ss. Meski kepadatan telepon tetap di beberapa kota besar bisa mencapai 11%-25%, kepadatan telepon di beberapa wilayah yang relatif tertinggal baru mencapai 0,2%. Jangkauan pelayanan telekomunikasi dalam bentuk akses telepon baru mencapai 65% desa dari total sekitar desa yang ada di seluruh tanah air. Jumlah telepon umum yang tersedia hingga saat ini masih jauh dari target 3% dari total sambungan seperti ditargetkan dalam penyusunan Program Pembangunan Jangka Panjang II dahulu. Sementara itu jumlah pelanggan dan pengguna Internet masih tergolong rendah jika dibandingkan dengan total penduduk Indonesia. Hingga akhir 2004 berbagai data yang dikompilasi Asosiasi Penyedia Jasa Internet Indonesia (APJII) memberikan jumlah pelanggan Internet masih pada kisaran 1,9 juta, sementara pengguna baru berjumlah 9 juta orang. Rendahnya penetrasi Internet ini jelas bukan suatu kondisi yang baik untuk mengurangi lebarnya kesenjangan digital (digital divide) yang telah disepakati pemerintah Indonesia dalam berbagai pertemuan Internasional untuk dikurangi. Perkembangan dan pembangunan telematika memasuki babak baru pada awal tahun 2005 dengan digabungkannya Ditjen Postel yang dahulu berada di bawah Departemen Perhubungan kedalam Depkominfo. Satriya (2005) melihat penggabungan tersebut seyogyanya bisa mempercepat gerak pelaksanaan aplikasi e-gov di seluruh tanah air dan dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin untuk penyediaan infrastruktur telematika yang sekaligus disinkronkan dengan berbagai aplikasi prioritas.

7 Begitu pula dari sisi regulasi, sudah ada Instruksi Presiden (Inpres) No. 3 Tahun 2003 tentang Strategi Pengembangan e-government yang juga sudah dilengkapi dengan berbagai panduan tentang e-government seperti: Panduan Pembangunan Infrastruktur Portal Pemerintah; Panduan Manajemen Sistem Dokumen Elektronik Pemerintah; Pedoman tentang Penyelenggaraan Situs Web Pemda; dan lain-lain. Demikian pula berbagai panduan telah dihasilkan oleh Depkominfo pada tahun 2004 yang pada dasarnya telah menjadi acuan bagi penyelenggaraan e-government di pusat dan daerah. Sayangnya beberapa peraturan payung yang diharapkan bisa segera selesai masih belum terwujud, seperti RUU tentang Informasi, dan Transaksi Elektronik yang masih belum dibahas di DPR. Dalam bidang kebijakan, kelihatannya pemerintah belum berhasil menyusun suatu langkah konkrit yang dapat menggerakkan berbagai komponen pemerintah (lintas sektor) untuk saling bekerja sama membangun dan menjalankan aplikasi yang memang harus disinergikan. Hingga sekarang pemanfaatan telematika untuk Kartu Tanda Penduduk, Perpajakan, Imigrasi, dan Kepegawaian yang sangat dibutuhkan dalam reformasi pemerintahan masih belum terlaksana. Masih mahalnya tarif Internet, termasuk Broadband, rupanya telah mulai menarik perhatian Menteri Kominfo seperti diungkapkan beberapa waktu lalu dalam ajang Indo Wireless 2006 (Detik, 14/3/06). Kombinasi pemanfaatan kapasitas telepon tetap eksisting dan berbagai teknologi nirkabel lainnya sudah seharusnya bisa didukung oleh sistem tarif yang sudah memanfaatkan kompetisi dalam sektor telematika ini. Begitu pula alternatif penyediaan infrastruktur telematika di daerah terpencil, perbatasan, dan tertinggal masih belum bisa

8 memaksimalkan pemanfaatan dana Universal Service Obligation (USO) yang telah dikutip dari operator. 2.4 Penyebab Rendahnya Implementasi E-Government Di Indonesia Ada beberapa hal yang menjadi penyebab terjadinya implementasi yang rendah di Indonesia, antara lain adalah: Rendahnya Political Will Dari Pemerintah Itu Sendiri Terkait dengan Political Will ini, dapat dilihat dari tingkat prioritas pemerintah yang mengeluarkan kebijakan E-Gov hanya dengan Instruksi Presiden. Dalam negara, kita mengenal tata aturan perundangan, dimana Inpres menempati posisi dibawah UUD, UU, PERPU dan Kepres. Implementasi E-Gov, tidak hanya akan merubah sistem pelayanan kepada publik, tetapi yang lebih fundamental adalah perubahan budaya birokrasi di pemerintahan, yang tentunya perubahan budaya ini akan berdampak dalam kehidupan sehari-hari bangsa Indonesia. Inilah yang menjadi permasalahan, Kebijakan Publik berdasarkan Inpres akan dinomor duakan jika berhadapan dengan aturan yang lebih tinggi lainnya, misalnya UU Paradigma Lama dalam Aparatur Birokrasi Di Indonesia Teknologi informasi khususnya web dan Hanyalah sebatas alat bantu untuk memudahkan kita dalam menyelesaikan pekerjaan saja. Namun yang paling utama dalam implementasi e- government adalah perubahan paradigma, dari Government Centric menuju Customer Centric.

9 Perubahan tersebut akan menyebabkan perubahan pada layanan-layanan yang diberikan, sehingga merujuk sesuai dengan apa yang menjadi kebutuhan publik. Salah satu indikator kegagalan implementasi E-Gov adalah ketidakmampuan aparat birokrasi menjaga web portal untuk selalu up date. Paradigma proyek masih tertanam dalam kepala para aparat tersebut, sehingga implementasi E-Gov sesuai dengan Inpres No.3 tahun 2007 dianggap sebagai proyek tanpa memikirkan pemanfaatan jangka panjangnya. Akibatnya menciptakan ketergantungan terhadap rekanan tertentu, yang pada akhirnya akan menjadikan implementasi E-Gov tidak ada bedanya dengan proyek lainnya. Dan jika hal ini terjadi maka tujuan E-Gov yaitu terkait transformasi hubungan antara pemerintah dengan penduduk, swasta (bisnis) dan juga unit pemerintah lainnya tidak akan tercapai, dan malah akan membuka ladang KKN baru bagi birokrat di pemerintahan Ketidak Tersediaannya Sumber Daya Disadari maupun tidak ternyata dukungan sarana dan prasarana turut mensukseskan implementasi E-Gov. Dengan tingkat penggunaan Internet yang hanya sebesar 4% dari total penduduk Indonesia, maka kebijakan ini tidak akan efektif jika tidak dibarengi dengan kebijakan lainnya, yaitu kebijakan pemberiaan akses informasi sampai level desa dan juga kebijakan untuk meningkatkan pengetahuan bagi penduduk. 2.5 Strategi Pengembangan E-Government

10 Ada beberapa langkah pengembangan e-government, diantaranya : 1. Mengembangkan sistem pelayanan yang andal, terpercaya serta terjangkau masyarakat luas. Sasarannya antara lain, perluasan dan peningkatan kualitas jaringan komunikasi ke seluruh wilayah negara dengan tarif terjangkau. Sasaran lain adalah pembentukan portal informasi dan pelayanan publik yang dapat mengintegrasikan sistem manajemen dan proses kerja instansi pemerintah. 2. Menata sistem dan proses kerja pemerintah dan pemerintah daerah secara otonom. Dengan strategi ini, pemerintah ingin menata sistem manajemen dan prosedur kerja pemerintah agar dapat mengadopsi kemajuan teknologi informasi secara cepat. 3. Memanfaatkan teknologi informasi secara optimal. Sasaran yang ingin dicapai adalah standardisasi yang berkaitan dengan interoperabilitas pertukaran dan transaksi informasi antarportal pemerintah. Standardisasi dan prosedur yang berkaitan dengan manajemen dokumen dan informasi elektronik. Pengembangan aplikasi dasar seperti e-billing, e- reporting yang dapat dimanfaatkan setiap situs pemerintah untuk menjamin keamanan transaksi informasi dan pelayanan publik. Sasaran lain adalah pengembangan jaringan intra pemerintah. 4. Meningkatkan peran serta dunia usaha dan mengembangkan industri telekomunikasi dan teknologi informasi. Sasaran yang ingin dicapai adalah adanya partisipasi dunia usaha dalam mempercepat pencapaian tujuan strategis e-government. Itu berarti, pengembangan pelayanan publik tidak perlu sepenuhnya dilayani oleh pemerintah.

11 5. Mengembangkan kapasitas sumber daya manusia. Agar tahapan pengembangan di atas bisa terlaksana dengan baik, maka harus ada jaminan komitmen yang tinggi dari pimpinan dari suatu daerah,(mengambil contoh kasus di Pemda) dalam hal ini bisa gubernur, bupati atau walikota. Disamping itu, pelaksanaan e-government harus mempertimbangkan beberapa kondisi yaitu prioritas layanan elektronik yang diberikan, kondisi infrastruktur yang dimiliki, kondisi kegiatan layanan saat ini, dan kondisi anggaran dan sumber daya yang dimiliki. Untuk itu dalam pengembangan e-government, maka harus ada bentuk organisasi kegiatan pengembangan e-government. 2.6 Penerapan Information Communications Technology (ICT) Makna ICT Sebelum kita membahas penerapan ICT, ada baiknya kita mengetahui makna ICT itu sendiri.information Communications Technology (ICT) sekarang ini semakin sering kita dengar khususnya bagi induvidu yang mengikuti dan menggunakan perkembangan teknologi. Namun banyak orang yang belum mendalami apa sebenarnya ICT itu, hal ini ditambah lagi karena konsep, metode dan aplikasi yang terlibat dengan ICT terus berkembang setiap hari.

12 Mempertimbangkan semua dengan menggunakan teknologi digital yang sudah ada untuk membantu individu, bisnis dan organisasi adalah cara yang baik untuk berpikir tentang ICT. Ada tiga kata yang harus kita pahami sebelumnya, yaitu: 1. Information (informasi) : hasil dari data yang diolah dan menerangkan sesuatu serta berguna bagi yang mengetahuinya. 2. Communications (komunikasi) : pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara 2 pihak atau lebih sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami. 3. Technology (teknologi) : kemampuan teknik yang berlandaskan pengetahuan ilmu eksakta yang berdasarkan proses teknis. Dengan demikian ICT merupakan teknologi yang dapat diandalkan untuk memberikan layanan yang efektif dan efisien. Berikut ini jenis ICT dan media yang digunakan untuk menggunakan ICT Tabel 2.1 Jenis ICT Aplikasi Pengolah kata Spreadsheets Contoh Microsoft Word: Write letters, contoh: laporan Microsoft Excel; Analisa informasi keuangan; perhitungan; menciptakan model-model peramalan, dll. Perangkat lunak basis Oracle, Microsoft SQL Server, Access; Mengelola data dalam berbagai bentuk, dari dasar daftar (misalnya

13 data pelanggan melalui kontak ke kompleks Presentation software Misalnya Microsoft PowerPoint; membuat presentasi, baik secara langsung dengan menggunakan layar komputer atau proyektor data. Desktop publishing Misalnya Adobe Indesign, Quark Express, Microsoft Penerbit; memproduksi newsletter, majalah dan dokumen lainnya yang rumit. Graphics software Adobe Photoshop dan Illustrator, Macromedia Freehand dan Fireworks untuk membuat dan mengedit gambar seperti logo, gambar atau foto untuk DTP, situs web atau publikasi Accounting package Sage, Oracle; Kelola sebuah organisasi termasuk rekening pendapatan / penjualan, pembelian, rekening bank dll Berbagai sistem yang tersedia mulai dari dasar paket cocok untuk usaha kecil sampai canggih yang ditujukan untuk perusahaan-perusahaan multinasional. Computer Aided Design Computer Aided Design (CAD) adalah penggunaan komputer untuk membantu proses desain. ada program khusus untuk berbagai jenis desain: arsitektur, teknik, elektronik. Customer Relations Management Software yang memungkinkan perusahaan untuk lebih memahami pelanggan mereka dengan mengumpulkan data dan analisis mereka

14 (CRM) Teknologi ICT yang terlibat dalam komunikasi perusahaan cenderung kompleks. Namun kita tidak bisa hanya memahami ICT dari luar saja. Namun ada aspek komunikasi digital terutama berkaitan dengan jenis jaringan dan cara untuk melakukan koneksi ke internet. Jaringan yang biasa digunakan adalah Local Area Network (LAN). LAN menghubungkan sejumlah hardware( input dan output perangkat komputer serta proses yang terjadi). Tujuan LAN adalah untuk berbagi fasilitas hardware seperti printer atau scanner serta software aplikasi yang ada. Jenis jaringan ini tak ternilai di lingkungan kantor dimana rekan rekan harus memiliki akses ke data atau program umum ICT dalam Konteks yang Lebih Luas ICT selama ini mungkin sudah kita gunakan, tapi ada beberapa hal yang sepertinya harus kita pertimbangkan berhubungan dengan cara ICT digunakan dan dikelola dalam suatu organisasi : 1. The Nature of Information; hal ini meliputi topik seperti makna dan nilai informasi; bagaimana informasi dikendalikan; keterbatasan ICT dan pertimbangan hukum.

15 2. Management of Information; hal ini mencakup bagaimana data diambil, diverivikasikan dan disimpan secara efektif untuk digunakan; pengolahan serta penyebaran informasi; menjaga supaya informasi aman; dan merancang jaringan untuk mencari informasi. 3. Information System Strategy; hal ini mempertimbangkan bagaimana ICT dapat digunakan dalam bisnis atau organisasi sebagai bagian dari pencapaian tujuan dan sasaran Fungsi dan Kelebihan ICT Perkembangan ICT-pun membuat rangkaian teknologi ini memiliki fungsi yang terus berkembang, saat ini ICT dapat membantu kita untuk : 1. Meningkatkan kinerja perusahaan atau organisasi 2. Mengatur dan mengelola informasi dengan lebih mudah 3. Memonitor keuangan dengan akurat 4. Memperluas jangkauan berbisnis atau berorganisasi 5. Berkomunikasi dengan cara online 6. Menghemat biaya operasi perusahaan. 7. Dll. Berikut adalah beberapa kelebihan ICT yang dapat membantu operasional di perusahaan kita: a Layanan yang lebih baik

16 Memudahkan bagi setiap orang untuk berkomunikasi dengan baik dengan menggunakan , telepon, situs web, dll. b. Akses informasi yang lebih baik Membantu mengumpulkan, mengolah dan melaporkan informasi kinerja untuk membantu menjalankan organisasi dengan baik. c. Manajemen keuangan yang lebih baik Perangkat lunak akuntansi dapat mencatat pendapatan dan pengeluaran; serta membantu menangani pajak. Hal ini sangat membantu terutama bagi perusahaan raksasa yang akan kesulitan melakukan pembukuan jika tidak ada ada ICT terutama perangkat lunak akuntansi. d. Komunikasi yang lebih baik dengan masyarakat Komputer dan internet dapat membantu untuk mengumpulkan, mengelola dan mempublikasikan informasi menggunanakan sarana telepon,web, dll. e. Adminitrasi yang lebih terkontrol Mengelola informasi dapat dilakukan dengan menggunakan file server. Adminitrasi yang lebih baik juga dapat dilakukan dengan cara menggunakan mail merge untuk menghemat waktu saat mengirim sejumlah dokumen serta antar pegawai bisa menghemat kertas, tinta printer, dll untuk mentransfer informasi Pemanfaatan ICT Di Berbagai Sektor

17 Pemanfaatan ICT Pada Sektor Private Sejak beberapa decade yang lalu, penggunaan ICT sudah dilakukan oleh kalangan bisnis, sebagai organisasi private, dalam mendukung fungsi-fungsi bisnisnya. Hal ini tercermin pada berbagai aplikasi yang digunakan seperti aplikasi accounting, payroll, manajemen informasi, dan sebagainya. Pada perkembangannya, kemudian organisasi pemerintah mulai mengikuti kalangan bisnis dalam mengadopsi ICT untuk mengotomatisasi pekerjaan-pekerjaan mereka. Dalam bidang manufaktur, ICT digunakan pada on-line sales catalog, electronic purchasing, web-based order entry, auto replenishment, supply chain integration, enterprise resource planning (ERP), dan electronic data interface (EDI). Di dalam bidang telekomunikasi ICT digunakan pada electronic messaging, corporate web site, enterpise resource planning, costumer dynamic, dan sebagainya. Sedangkan pada sector financial ICT digunakan pada banking application, corporate web site, web enable transaction, workflow and imaging, electronic fund transfer, dan sebagainya Pemanfaatan ICT pada Sektor Publik Perkembangan ICT pada akhirnya memperluas fungsinya dari sekedar otomatisasi (pemrosesan data) pekerjaan dengan lingkup private menjadi pemrosesan dan komunikasi data dengan lingkup pekerjaan yang lebih luas, yaitu sector public. Kunci inovasinya terdapat pada computernetwork dari Internet ke Internet, yang oleh organisasi pemerntah kemudian diimplementasikan dalam menghasilkan hubungan G2C dan G2B. Agar ICT dapat digunakan secara efektif, proses

18 transformasi dari private menuju public sector ini menuntut perubahan prilaku organisasi dalam menangani pekerjaannya, serta perubahan tentang cara seseorang melakukan suatu pekerjaan. Dalam hal ini, kalangan bisnis lebih cepat beradaptasi dibandingkan dengan organisasi pemerintah. 2.7 Memperbaiki Proses Pemerintahan e-administration Inisiatif ini terutama bertujuan untuk memperbaiki pekerjaan internal organisasi pemerintah dalam lingkup sektor publik: a) Memotong biaya proses Yaitu memotong biaya financial dan waktu. Proses Otomatisasi dapat menggantikan biaya manusia yang tinggi dengan biaya penggunaan ICT yang rendah untuk menaikkan efisiensi dan produktivitas. Proses ini juga dapat mendukung keputusan dan implementasinya. b) Mengatur proses performance Perencanaan dan pengawasan hasil dari penggunaan resource yang ada (manusia, keuangan, dan sebagainya). Proses informasi mendukung hal ini dengan menyediakan informasi hasil proses dan hasil standart. Hal ini membuat lebih efisien atau efektifnya proses penggunaan resource yang ada. c) Membuat strategi hubungan dalam organisasi pemerintahan

19 Hubungan antar suborganisasi pemerintahan dalam berbagai level digunakan menguatkan kapasitas untuk meneliti, membangun dan mengimplementasikan strategi dan kebijakan. Contoh yang serupa dengan hal ini adalah hubungan antara pusat-daerah, departemen dengan departemen, eksekutif-legislatif. Proses Otomatisasi & proses Informasi mendukung pembuatan aliran digital. d) Meningkatkan pemberdayaan: Proses tranformasi mendukung pembuatan aliran informasi ke pembuat keputusan, dan memungkinkan memproses implementasinya di lokasi yang lain. Hal ini bermanfaat untuk mengurangi biaya, menambah kecepatan serta membuat proses yang lebih fleksibel dan responsif. 2.8 Hubungan dengan masyarakat (e-citizen dan e-services) Inisiatif ini terutama ditunjukkan untuk membangun hubungan antara organisasi pemerintahan dengan warga negara. Hal ini penting dilakukan oleh organisasi pemerintah sebagai organisasi sector publik dalam usahanya untuk mendapatkan legitimasi dari segenap warga negara yang menggunakan layanannya. Inisiatif yang ada meliputi: a) Bicara

20 Menyediakan akses kepada warga negara semua detail aktifitas layanan sector public. Ini terutama berhubungan dengan keadaan yang dapat dipertanggungjawabkan (accountable). Proses transformasi dan informasi mendukung tersedianya aliran informasi dari organisasi pemerintahan kepada warga negaranya, dan mereka cukup percaya untuk menggunakan layanan tersebut. b) Mendengar Input yang didapatkan dari warga negara dapat digunakan sebagai dasar untuk membuat berbagai keputusan serta menjadikan dasar dari layanan yang akan diberikan oleh sektor publik untuk menaikkan partisipasi. Potensi utama adalah pada proses informasi dan transformasi dalam mendukung dan menyediakan aliran informasi baru dari warga negara kepada organisasi pemerintahan. Hal ini akan menghasilkan keputusan publik yang lebih responsif untuk menampilkan layanan kebutuhan bagi segenap warga negara. c) Meningkatkan Layanan Publik Peningkatkan layanan in berdimensi sekitar kualitas, kemudahan serta biaya yang rendah. Proses ini menggunakan potensi dari ICT untuk mengantarkan komponen informasi pelayanan publik kepada warga negara dalam bentuk digital Karena semua inisiatif yang telah disebutkan di atas mempercayakan pada dukungan baru yang ditawarkan oleh ICT, perlu dipahami kronologi lebih lanjut dari pengguna ICT untuk e- Government. Kronologi tersebut adalah:

21 1. Mengumumkan (publishing) : pengantaran data kepada warga negara. 2. Interaksi : pengiriman data dari warga negara dan menerima data dari warga negara. 3. Transaksi : Ditangani oleh proses e-government lainnya. 2.9 Membangunkan Interaksi dengan Masyarakat: e-society Inisiatif ini terutama bertujuan membangun relasi antara intitusi public dengan institusi public lainnya, penyediaan layanan private sector, organisasi non profit,dan relasi antara institusi masyarakat sipil. Terdapat beberapa point utama dalam proses ini : 1. Bekerja lebih baik dengan pihak bisnis. Memperbaiki interaksi diantara pemerintah dengan pihak bisnis. Hal ini termasuk digitalisasi perdagangan dari dan pelayanan kepada bisnis untuk memperbaiki kualitas serta menekan biaya.proses ini menggunakan semua potensi ICT untuk mengantarkan komponen informasi dari pelayanan public kepada lingkungan bisnis dalam bentuk yang digital.hal ini juga termasuk dukungan digital untuk menaikkan relasi dari pemerintahan ke komunitas bisnis dengan menyiapkan sumberdaya dari berbagai pihak. Hal ini secara langsung akan mengendalikan penurunan biaya dan menaikkan kualitas relasi antara pemerintahan dengan bisnis, serta memperbaiki efisiensi dan respon bisnis lokal. 2. Membangun komunitas. Membangun kapasitas social dan ekonomi serta modal dari komunitas local. Proses ini menggunakan semua potensi ICT untuk menguatkan hubungan informasi dan

22 membangun hubungan informasi baru diantara komunitas dan diantara komunitas dengan institusilainnya. Hal ini juga akan menghasilkan banyak kreasi potensial serta menaikkan kualitas hidup 3. Membangun partnership Menguatkan hubungan institusional. Ada dua bagian, yaitu pertama membangun partnership untuk menguatkan hubungan antara pemerintah dengan institusi lainnya seperti LSM atau organisasi internasional. Kedua, menguatkan hubungan diantara masyarakat sipil, seperti diantara LSM. Proses ini menggunakan potensi ICT untuk menguatkan hubungan informasi saat ini dan untuk membangun hubungan baru informasi diantara institusi. Pemikiran ini membuat kuatnya struktur ekonomi, sosial dan politik dalam masyarakat Langkah Memulai E-Government Seringkali Pemerintah kebingungan ingin memulai dari mana dikarenakan minimnya sumber daya (manusia, finansial) yang dimiliki oleh Pemerintah. Berbagai hal pun dapat dijadikan alasan untuk tidak mulai melangkah. Namun sebetulnya langkah awal yang harus dimulai adalah memberikan komitmen kepada peningkatan pelayanan kepada masyarakat. Pelayanan melalui media elektronik (seperti Internet) merupakan salah satu bentuk peningkatan pelayanan.

23 Salah satu contoh inisiatif yang paling mudah adalah mengumpulkan dan menayangkan informasi tentang kemampuan (potensi) daerah setempat. Informasi yang disediakan dapat berupa: a) Informasi umum seperti pemerintahan (siapa Gubernur, Walikota, alamat kantor pemerintahan, dan seterusnya) b) Informasi perniagaan (komoditas apa saja yang ada, bagaimana syarat untuk membuka usaha, penyuluhan, perpajakan, informasi bagi investor asing, statistik bisnis setempat) c) Informasi pendidikan (daftar perguruan tinggi, sekolah, tempat pelatihan dan kursus) d) Informasi tentang kultur (bahasa yang digunakan sehari-hari, kesenian tradisional, hal-hal yang tabu dalam kehidupan setempat) e) Dan bahkan informasi yang sederhana seperti tentang tempat rekreasi (dimana tempat memancing, snorkling). Jenis-jenis informasi di atas masih harus diuji kembali kebutuhannya dan prioritasnya. (Informasi apa yang paling dicari oleh masyarakat? Jawabannya dapat dilihat dari daftar servis yang paling sering dikunjungi,) Mengimplementasikan hal ini tidak susah karena informasi

24 sudah tersedia. Tinggal ada atau tidaknya kemauan untuk mengorganisir informasi ini secara online. Memang sebelum melakukan hal di atas, sebaiknya dilakukan kegiatan perencanaan (planning). Langkah selanjutnya bisa diteruskan dengan menyediakan fasilitas umpan balik (feedback) bagi masyarakat untuk bertanya dan mengirimkan kritik. Misalnya, masyarakat dapat melaporkan jalan yang rusak di tempat tertentu. Hal ini dapat pula ditanggapi oleh kelompok masyarakat yang lain yang dapat berbagi informasi atau pengalaman mereka dalam mengelola lingkungannya. Dengan demikian pemerintah memberdayakan masyarakat. Langkah-langkah ini dapat ditingkatkan kepada hal-hal yang lebih canggih seperti layanan transaksi (mendaftarkan perusahaan, membayar pajak) sampai ke layanan pemilihan umum secara online. Namun untuk mencapai hal ini harus dimulai dengan langkah kecil dahulu. E-government juga tidak hanya menjadi tanggung jawab dari pemerintah saja. Masyarakat umum dapat membantu pemerintah dalam hal mengumpulkan data dan mengorganisirnya (atau bahkan ikut serta dalam meng-online-kannya). Tenaga teknis yang handal dapat membantu pemerintah setempat dalam setup server dan access point di berbagai tempat Kesiapan Menuju E-Government

25 Dalam membangun e-government, terdapat enam hal pokok yang harus dipersiapkan oleh pemerintah berkaitan dengan infrastruktur serta strategi pendukungnya. Enam hal pokok tersebut di sajikan dalam bentuk pertanyaan di bawah ini: 1. Persiapkan Data Infrastruktur. Kesiapan ini meliputi manajemen system, dukomentasi dan proses kerja di tempat untuk menyediakan kuantitas dan kualitas data yang berfungsi mendukung menuju e- Government. Kemampuan mendokumentasi adalah bagian dari ISO 9000, dan juga menjadi bagian dari standar software engineering. Di beberapa negara, kualitas data dan keamanan data- sebagai contoh, sangat minin dan hanya sebagian kecil mesin yang berfungsi untuk ini. 2. Persiapkan Infrastruktur Legal. Adalah hukum dan peraturan-peraturan termasuk berbagai perizinan untuk mendukung e- Government. Di beberapa negara sebagai contoh, tanda tangan digital belum bisa diterima. 3. Persiapkan Infrastuktur Institusional. E-Government hanya bisa maju jika institusi pemerintahan secara sadar eksis melakukan dan memfokuskan tujuannya dalam membangun e-government. Koordinasi yang baik perlu dilakukan, terutama antara organisasi pemerintahan yang berkompeten. Di beberapa negara, terdapat kekurangan koordinasi institusi untuk memimpin dan mengendalikan e- Government.

26 4. Persipkan Infrastruktur Manusia. Hal ini mencakup sikap, pengetahuan dan skill terutama di antara staf organisasi pemerintahan, yang diperlukan implementasi dalam mendukung inisiatif e-government. Sumber Daya Manusia yang handal dan budaya sharing merupakan hal pokok yang harus dipersiapkan. Pada beberapa negara kekurangan pada sektor ini, akhirnya mengakibatkan munculnya proyek yang dikerjakan vendor dan kalangan bisnis, yang mengadung resiko mempengaruhi tujuan dari e-government, misalnya perbedaan visi dan sebagainya. 5. Persiapkan Infrastruktur Teknologi. Inisiatif e-government banyak bertumpu pada hal ini. Mengingat infrastruktur ICT pada beberapa negara berbeda-beda kondisinya, maka implementasi yang ada akhirnyan harus disesuaikan dengan kondisi infrastruktur ICT yang tersedia. Diperlukan strategi-strategi dalam lebih memberdayakan infrastruktur ICT yang sudah ada. Kalau mungkin melakukan penambahan infrastruktur, diusahakan seefisien mungkin dan menggunakan skala prioritas yang ketat. Salah satu contoh yang bagus dari India misalnya, yaitu organisasi pemerintahan dan pihak swasta bekerja sama membangun access-point pada tempat-tempat yang mudah dijangkau masyrakat umum. Proyek ini menggambar bahwa walaupun pada sebuah komunitas yang minus secara ekonomis bisa dibuat aplikasi e- Government. 6. Siapkan strategi pemikiran dan kepimpinan. Dibutuhkan pemimpin yang membawa visi e-government dalam agendanya dan mempunyai srategi pemikaran untuk membuatnya menjadi kenyataan. Kepimpinan bisa mengatasi banyak hambatan oprasional, kurangnya visi, srategi, kesadaran, pengetahuan,

27 skill, percaya diri serta komitmen adalah kekurangan yang umum terjadi pada staf senior organisasi pemerintahan dalam menyongsong e-government Enam Tingkat Menuju e-government Dalam membangun e-government, tentunya perlu dilakukan persiapan-persiapan dari segala sisi. Terdapat enam tingkat persiapan yang dapat bisa dilakukan oleh suatu organisasi pemerintahan. Tentunya, tidak semua tingkatan-tingkatan yang ada dibawah ini harus dilakukan, karena hal ini sangat bergantung pada aspek-aspek yang telah disebutkan sebelumnya: a) Set-up sistem dan jaringan internal b) Akses informasi untuk inter-organisasi pemerintahan publik. c) Membangun konflik dua arah. d) Memungkinkan pertukaran nilai. e) Demokrasi digital. f) Portal yang menyediakan kebutuhan warga negera Set-up Sistem dan Jaringan Internal Sebagian organisasi berangkat dari membangun sistem yang terutama difokuskan pad proses internal. Aplikasi jaringan pertama dalam banyak organisasi bertipe mendukung fungsi administrasi dasar seperti payroll, akutansi, dan sebagaimya. Mengadopsi sistem seperti ini dapat

28 membawa manfaat sekaligus resiko yang signifikan. Pada sisi manfaat, penggunaan ICT memungkinkan pengurangan secara signifikan dari pengendalian biaya informasi. Penghematan datang dari pengurangan biaya tenaga kerja, menaikkan keakuratan serta kecepatan proses kerja. Sedangkan resiko yang umum terjadi dalam implementasi sistem seperti ini adalah kemungkinan memanipulasi dokumen selama masa perpindahan dari sistem manual ke sistem berbasis ICT. Untuk meminimalisasi resiko ini, yang dapat dilakukan adalah: a) Memelihara semua backup manual sebelum integritas sistem elektronik dapat dijamin. b) Meyakinkan pembuatan dari dokumen yang dapat dipercaya/diandalkan unttuk melayani fakta-fakta yang dapat dipertanggungjawabkan. c) Melindungi integritas dan kebenaran/keaslian semua dokumen untuk kebutuhan jangka panjang, serta menyediakan akses dan update dokumen-dokumen tersebut. Tipe lain dari tingkat pertama ini adalah digunakannya sistem . Meskipun dapat menjangkau keluar orgagnisasi melalui internet, banyak dari organisasi pemerintahan menggunakan terutama untuk message internal. Sistem mempunyai banyak manfaat. dapat dikirim langsung kepada pihak yang berkaitan, tanpa harus melalui hirarki-hirarki tertentu. Ini tentunya bisa memperbaiki proses sharing informasi, kordinasi dan feedback. Tetapi bagaimanapun juga, tetap terdapat resiko misskomunikasi. Untuk itu messagemessage yang cukup penting tetap disampaikan melalui telepon, fax, atau disampaikan langsung. Tipe yang lebih kompleks dari tingkat pertama ini adalah sistem terintegrasi semua departemen dan fungsi silang antar organisasi dengan sebuah sistem komputer, di mana dapat

29 melayani departemen-departemen penting yang membutuhkan. Misalnya, seperti sistem Enterprise Resource Planning dapat mengintegrasikan data finansial, dan standarisasi Human ResourceInformation. Sistem ini memungkinkan pelayanan data yang lebih lagi (misal, item ongkos) untuk di-sharing antardepartemen. Sebagai contoh adalah Departemen keuangan dan perencanaan pemerintahan Sri Langka mendesain sistem terintegritas di antara jalur cepat. Departemen ini mempunyai visi membangun kembali kedalam (rebulding itself) dengan performa organisasi yang tinggi. Visi ini adalah bagian dari pengalaman bank sentral, di mana dalam mengimplementasikan re-organisation berhasil menyusutkan 50% staf di dalamnya. Unit implementasi baru berjalan dengan persetujuan untuk latihan private bisnis dengan departemen terkait yang bertujuan membantu re-organisation seputar sistem baru yang didesain, serta menghindari resiko dan biaya dari kustomisasi sistem. Sistem ini menggambarkan kesempatan kepada sektor public pada area manajemen finansial, manajemen perbendaharaan, manajemen SDM, termasuk payroll, manfaat administrasi, dan lain-lain. Meskipun system ini awalnya hak milik dan berbasis client-server dalam skala organisasi internal, pada perkembangannya bisa terintegrasi dengan internet (e-maii messaging), e-commerce, workflow, dan sebagainya. Dengan demikian, memungkinkan informasi bisa diakses oleh siapa saja yang membutuhkan, serta mengurangi training dan biaya lainnya Akses informasi untuk inter-organisasi dan public

30 Tingkat berikutnya adalah memungkinkan inter-organisasi dan publik untuk mengakses informasi yang lebih baik. Langkah pertamanya sering meliputi mebangun sistem untuk membantu mengatur workflow. Dalam pengertian umum, workflow teraplikasikan kepada kemampuan memindahkan data (imege, file, dan sebagainya) dari workstasion ke workstasion, dengan menggunakan aturan-aturan yang spesifik untuk meninjau (review), memberikan kuasa (authorization), entry data, editing data dan pemberian tugas (task assignment). Proses ini sekarang dapat diatur secara elektronis dari awal ke akhir. Kelambatan normalnya terhubung dengan dokumen hard-copy dan proses manual dapat diminimalisasi dengan workflow system. Workflow system terfokus pada apa yang dilakukan (what to do), bagaimana melakukannya (how to do it), pengendalian kejadian (event driven), dan berorientasi pada proses. Kontrasnya, sistem tradisional terfokus pada fitur dan fungsi, yaitu organisasi sebagai fungsi, berorietasi vertikal serta melayani kebutuhan aplikasi spesifik. Komponen mayoritas dari workflow adalah prosedur, tugas, kejadian dan pekerja. Prosedur adalah kelompok dari hubungan intern (interrelated) tugas kebutuhan untuk melengkapi hal-hal pekerjaan - dan kejadian (event) adalah pemicu kejadian (occurency that triggers) yang berawal dari prosedur atau tugas. Tugas mempunyai cirri-ciri elemen dari pekerjaan yang dapat diberikan kepada pegawai individu. Informasi dibutuhkan untuk melengkapi proses ini, aplikasi digunakan, dan akhirnya pekerja dapat menyelesaikan tugasnya. Aplikasi sektor publik include workflow area system di Asiapasifik memberikan harapan di antaranya: a) Klaim proses dan manajemen b) Proposal penawaran dan rute jalur c) Menangani layanan customer dan komplain

31 d) Dana bantuan dan pemberian beasiswa, persetujuan, pemprosesan e) Rekruitmen SDM dan persewaankan Akhirnya, penggunaan ITC pada organisasi pemerintahan dalam sosialisasinya kepada warga negara diwujudkan melalui media website. Informasi yang ditampilkan bisa dimulai dari hal-hal yang sederhana, misalnya informasi umum tentang organisasi pemerintahan (Gubernur, Walikota, Daftar Alamat kantor pemerintahan, dan seterusnya).informasi perniagaan, pendidikan, budaya, dan sebagainya. Website-website dengan kapasitas informasi seperti ini mendominasi mayoritas website organisasi pemerintahan lokal di indonesia Demokrasi Digital Paling sedikit, ada dua aplikasi potensial ICT dapat mendukung partisipasi dan proses demokrasi di wilayah yaitu: a) Aplikasi yang bisa memberdayakan organisasi masyarakat sipil b) Aplikasi yang memungkinkan warga untuk memilih dan sebaliknya opini mereka secara cepat dapat disampaikan kepada pihak yang berkompeten. Perlu untuk dicatat bahwa pengaruh sosial teknologi digital ditangan orang miskin. Hal ini memunculkan pemikiran-pemikiran baru dan membuat model bisnis baru yang tepat untuk negara miskin, yang terfokus pada merangsang skill wiraswasta masyarakat miskin.

32 Penggunaan ICT oleh organisasi pemerintahan akhirnya berkembang ke bentuk pelayanan yang lebih kompleks, seperti ICT-enable voting site hingga muncul apa yang disebut era demokrasi digital. Aplikasi-aplikasi inraktif seperti sosialisasi kebijakan-kebijakan baru, polling pendapat, sampai pada pemilu online pada akhirnya dapat dimanfaatkan oleh warga negara dan pemerintahan dalam tujuannya untuk lebih memberdayakan masyarakat dan organisasi pemerintahan sendiri Aplikasi E-Government pada Pelayanan KTP Online Saat ini hampir semua pemerintahan daerah di Indonesia sudah mempunyai website, dengan isi informasi umum seperti struktur organisasi, visi dan misi, alamat pejabat-pejabat, informasi pariwisata, pendidikan dan sebgaianya. Pemrosesan Pembuatan KTP secara online via Internet ini dipandang perlu dalam rangka meningkatkan pelayanan kepada masyarakat. Diharapkan aplikasi ini dapat bermanfaat untuk meningkatkan efisiensi waktu, mengatasi prosedur manual yang tidak praktis, dan sebagainya. Pelayanan KTP Online adalah sebuah aplikasi untuk pembuatan Kartu Tanda Penduduk secara online baik bagi yang akan membuat KTP baru maupun yang akan melakukan perpanjangan. Dengan Aplikasi ini pemohon KTP dapat melakukan peromohonanya secra langsung, dengan mengklik menu yang tersedia pada website.

33 Aplikasi Pelayanan KTP online ini mempunyai beberapa tugas sebagai berikut: a) Menyimpan biodata Penduduk b) Menyimpan data Kecamatan c) Menyimpan data permohonan d) Menyimpan data masa berlaku