Jurnal Aksara Komputer Terapan Politeknik Caltex Riau Vol. 4, No. 1, Tahun

Transkripsi

1 Vol. 4, No. 1, Tahun Jurnal Aksara Komputer terapan Politeknik Caltex Riau Website : pustaka@pcr.ac.id Rancang Bangun Sistem Informasi Akuntansi Pada Cv. Riau Jaya Lestari Berbasis Web Jimmy Anderson 1, Yohana Dewi Lulu W 2 dan Tobi Arfan 3 1 Program Studi Teknik Informatika, Politeknik Caltex Riau, jimmy11si@mahasiswa.pcr.ac.id 2 Program Studi Sistem Informasi, Politeknik Caltex Riau, yohana@pcr.ac.id 3 Program Studi Akuntasni, Politeknik Caltex Riau, tobi@pcr.ac.id Abstrak Sebuah perusahaan akan terdapat banyak bukti transaksi yang harus dicatat dalam melaksanakan kegiatan operasional sehari-hari. Kegiatan pengolahan bukti transaksi menjadi laporan yang dilakukan secara manual akan menyulitkan perusahaan serta memerlukan waktu yang lama dalam pembuatannya. CV Riau Jaya Lestari merupakan perusahaan yang bergerak di bidang penyewaan alat berat dengan jangkauan pangsa pasar tersebar di daerah Sumatra dan Jawa. Pihak manajemen memerlukan informasi informasi kondisi keuangan perusahaan yang terkini untuk mendukung semakin luasnya jangkauan pangsa pasar perusahaan. Pengelolaan menggunakan aplikasi Microsoft Office Excel menjadi kendala pengolahan bukti transaksi karena laporan sangat lama diperoleh. Penelitian ini membangun sistem informasi akuntansi terkomputerisasi pada perusahaan jasa CV. Riau Jaya Lestari. Sistem informasi akuntansi ini menghasilkan analisis laporan keuangan dengan metode analisis horizontal. Sistem ini diuji dengan melakukan pengujian user acceptance test (UAT) sehingga dapat mengetahui fitur-fitur yang diharapkan pengguna. Pada pengujian UAT pertama perusahaan membutuhkan laporan keuangan dalam periode tertentu serta detail dari piutang dan hutangnya. Tujuan dari penambahan fitur adalah pimpinan perusahaan dapat mengambil kebijakan tertentu sesuai dengan kondisi perusahaan terkini. Setelah dilakukannya perbaikan dan melakukan pengujian ulang pada UAT kedua menunjukkan bahwa 100% sistem yang dibangun telah diterima oleh user. Kata kunci: Sistem Akuntansi, Sistem Informasi Akuntansi, UAT. Abstract There is a lot of evidence that the transaction should be recorded in carrying out day-to-day operations in a company. Transaction processing activities into a report that is done manually will be difficult for the company as well as require a long time in the making. CV Riau Lestari Jaya is a company engaged in the rental of heavy equipment to reach the market share spread in Sumatra and Java. The management need information that is current financial condition to support the broader range of the company's market share. Management using Microsoft Office Excel constrain transaction processing evidence for a very long report obtained. This research builds on a computerized accounting information systems services company CV. Riau Jaya Lestari. The accounting information system resulted in financial statement analysis by the method of horizontal analysis. This system was tested with a test user acceptance test (UAT) so

2 Vol. 4, No. 1, Tahun as to know the features that users expect. At first UAT testing company requires certain financial statements in the period as well as details of accounts receivable and debts. The purpose of the feature is the addition of corporate leaders can take certain policies in accordance with the current condition of the company. After the repair and re-testing on both UAT showed that 100% system built has been accepted by the user. Keywords: Accounting System, Accounting Information Systems, UAT 1. Pendahuluan Kemajuan teknologi komputer telah meningkatkan pengunaan komputer sebagai alat untuk mengolah dan menyimpan informasi. Teknologi komputer dapat melakukan pengolahan data dalam jumlah besar serta memiliki kecepatan, ketepatan dan akurasi yang luar biasa dalam menghasilkan laporan. Kemampuan komputer yang unik ini menyebabkan munculnya berbagai macam sistem informasi, yang salah satunya adalah sistem infomasi akuntansi. Perkembangan teknologi komputer memberikan banyak efek terhadap proses dan prosedur di dalam sebuah organisasi atau perusahaan terutama dalam proses akuntansi. Dalam melaksanakan kegiatan operasional sehari-hari pada sebuah perusahaan akan terdapat banyak bukti transaksi yang harus dicatat. Pengolahan bukti transaksi menjadi laporan secara manual jelas sangat menyulitkan perusahaan dan memerlukan waktu lama dalam pembuatannya. Untuk itu, perlu adanya suatu sistem informasi akuntansi berbasis komputer yang dapat mengelola data keuangan secara menyeluruh dan terpadu. Sistem infomasi akuntansi menjadi suatu kebutuhan perusahaan untuk menilai sejauh mana keberhasilan perusahaan dalam melakukan setiap aktivitasnya untuk kemudian digunakan oleh pihak manajemen tingkat atas dalam pengambilan keputusan. CV. Riau Jaya Lestari merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang penyewaan alat berat dengan jangkauan pangsa pasar tersebar di daerah kepulauan Sumatra dan Jawa. Saat ini, proses pencatatan transaksi yang terjadi pada CV. Riau Jaya Lestari masih dengan menggunakan Microsoft Office Excel dan melakukan pengolahan transaksi menjadi laporan keuangan masih secara manual. Untuk mengolah bukti transaksi tersebut menjadi laporan keuangan, membutuhkan waktu yang sangat lama untuk menyelesaikannya. Penyebab dari hal ini adalah tidak adanya sistem informasi akuntansi yang membantu pengelolaan transaksi yang ada di perusahaan. Berdasarkan uraian latar belakang diatas, maka dalam proyek akhir ini penulis membangun sebuah sistem informasi akuntansi dengan judul Rancang Bangun Sistem Informasi Akuntansi pada CV. Riau Jaya Lestari sehingga diharapkan dengan adanya sistem ini, pengelolaan transaksi bisnis yang masih manual menjadi komputerisasi di CV. Riau Jaya Lestari, sehingga mempermudah pembuatan laporan keuangan. 2. Landasan Teori 2.1 Sistem informasi akuntasi Menurut Diana & Setiawati (2011), sistem informasi akuntasi adalah sistem yang bertujuan utnuk mengumpulkan dan memproses data serta melaporkan informasi yang berkaitan dengan transaksi keuangan.sedangkan menurut Rama & Jones (2008), sistem informasi akuntasi adalah subsitem dari sistem informasi manajemen yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, juga informasi lain yang diperoleh dari pengolahan rutin atas transaksi akuntasi.dari dua pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntasi merupakan sistem melakukan pengolahaan terhadap transaksi

3 Vol. 4, No. 1, Tahun akuntasi yang menghasilkan informasi akuntasi dari pengolahan tersebut. Terdapat lima aktifitas dasar dalam sistem informasi akuntansi yaitu: 1. Siklus Pendapatan. Siklus pendapatan merupakan rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualanpenjualan. 2. Siklus Pendapatan. Siklus pendapatan merupakan rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualanpenjualan. 3. Siklus Pengeluaran Siklus pengeluaran merupakan rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. 4. Siklus Produksi Siklus produksi merupakan rangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan data terkait yang terus terjadi yang berkaitan dengan pembuatan produk. 5. Siklus Sumber Daya Manusia/Pengajian Siklus manajemen SDM/ penggajian adalah rangkaian aktivitas bisnis berulang dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan cara yang efektif dalam mengelola pegawai. 6. Sistem Buku Besar dan Pelaporan Sistem buku besar dan pelaporan keuangan memiliki fungsi utama, yaitu mengumpulkan dan mengatur data dari subsistem siklus akuntansi (siklus pendapatan, pengeluaran, produksi, dan sumber daya manusia/pengajian), bendahara, bagian anggaran dan kontroler. (Romney & Steinbart, 2005) 2.2 Horizontal analisis Menurut Warren, Reeve, & Duchac (2014) Horizontal analisis adalah analisis persentase kenaikan dan penurunan dari hal yang terkait dalam perbandingan laporan keuangan. Setiap hal pada laporan yang terbaru dibandingkan dengan hal yang sama pada laporan tahun-tahun sebelumnya dalam dua hal yaitu: 1.Jumlah kenaikan dan penurunan. 2.Persentasi kenaikan dan penurunan. Ketika melakukan perbandingan laporan, laporan yang lebih awal yang biasanya digunakan sebagai dasar perhitungan untuk kenaikan dan penurunannya. 2.3 User acceptance testing Menurut Naik & Tripathy (2008) user acceptance testing adalah pengujian yang dilakukan oleh konsumen untuk memastikan sistem memenuhi kriteria kontrak dan kebutuhan pengguna sebelum dilakukan penerimaan. Sedangkan menurut Perry (2006) user acceptance testing merupakan pengujian yang ditujukan untuk memastikan produk akhir mendukung kebutuhan pengguna. Dari dua definisi diatas dapat disimpulkan bahwa user acceptance testing adalah pengujian yang dilakukan oleh konsumen untuk memastikan sistem berjalan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan pengguna. Menurut Naik & Tripathy (2008) terdapat tiga tujuan utama melakukan acceptance testing yaitu: 1. Memastikan bahwa sistem tersebut memenuhi kriteria yang telah disepakati. 2. Mengidentifikasi dan menyelesaikan ketidaksesuaian. 3. Menentukan kesiapan sistem untuk dapat dioperasikan.

4 Vol. 4, No. 1, Tahun Usecase diagram 3. Metodologi Penelitian 3.1 Gambaran umum studi kasus CV. Riau Jaya Lestari didirikan oleh M. Arip pada tanggal 6 febuari 2004 dan ijin yang dikeluarkan oleh Pemerintah Daerah Bengkalis dengan SIUP NO : 359/PERINDAG/DAGRI- PM/III/2009/ pada tanggal 3 Maret 2009 beralamat di Jl. Nusantara 3 No : 07/67 Duri. CV Riau Jaya Lestari di bawah kepemimpinan Bapak M. Arip yang didukung 15 orang karyawan, merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dibidang jasa konstruksi, khususnya alat berat crane. Adapun struktur organisasi dari CV. Riau Jaya Lestari sebagai berikut : Gambar 3.2 Usecase Diagram 4. Hasil dan Pembasan 4.1 Antarmuka sistem Gambar 3.1 Struktur Organisasi Saat ini, proses pencatatan transaksi yang terjadi pada CV. Riau Jaya Lestari masih dengan menggunakan Microsoft Office Excel dan melakukan pengolahan transaksi menjadi laporan keuangan masih secara manual. Seiring dengan perkembangan pada CV Riau Jaya Lestari, maka perlu adanya sistem informasi akuntansi terkomputerisasi pada CV Riau Jaya Lestari guna mempermudah pembuatan laporan keuangan Antar Muka Sistem Staff dan Manager Gambar 4.1 Antar Muka Sistem Login Staff (kiri) dan Login Manager (kanan) Analisis Ratio dan Analisis Horizontal Gambar 4.2 Analisis Ratio (Kiri) dan Analisis Horizontal (Kanan)

5 Vol. 4, No. 1, Tahun Laporan Perubahan Modal dan Neraca Saldo Gambar 4.3 Laporan Perubahan Modal (Kiri) dan Neraca Saldo (kanan) Buku Besar dan Laporan Arus Kas Berdasarkan bukti pengujian inilah yang menentukan apakah sistem akan diterima atau harus dirancang ulang. Pengujian UAT dilakukan staff akuntan CV. Riau Jaya Lestari. Pengujian UAT dilakukan sebanyak 2 kali. Hasil pengujian UAT yang pertama dapat dilihat pada Lampiran C. Hasil pengujian UAT yang kedua dapat dilihat pada Lampiran D. Adapun kesimpulan dan tindakan yang diambil berdasarkan pengujian setiap butir uji pada pengujian UAT 1 dapat dilihat pada tabel 4.1. Kemudian kesimpulan dan tindakan yang diambil berdasarkan pengujian setiap butir uji pada pengujian UAT 2 dapat dilihat pada tabel 4.2. Kesimpulan dan Tindakan Pengujian UAT 1 Gambar 4.5 Buku Besar (Kiri) dan Laporan Arus Kas (Kanan) Laporan Laba Rugi dan Neraca Keuangan Gambar 4.7 Laporan Laba Rugi(Kiri) dan Neraca Keuangan(Kanan) 4.2 Pengujian Pengujian menggunakan UAT dimaksudkan untuk menghasilkan dokumen yang dijadikan bukti bahwa sistem informasi akuntansi yang telah dikembangkan telah dapat diterima oleh pengguna yang dalam hal ini adalah CV. Riau Jaya Lestari. Pengujian akan dilakukan berdasarkan kelas uji dimana pada setiap kelas uji akan terdapat butir uji yang berisi fitur yang akan diuji dengan melihat kesesuaian hasil yang dikeluarkan dengan keluaran yang diharapkan. Dari setiap pengujian ini akan dihasilkan fitur mana saja yang sudah dan belum sesuai dengan yang diharapkan pengguna. Sehingga hasil dari UAT adalah dokumen yang menunjukkan bukti pengujian. Tabel 4.1 Kesimpulan dan Tindakan Pengujian UAT 2

6 Vol. 4, No. 1, Tahun yang disebabkan oleh permintaan pelanggan menurun, dan kebijakankebijakan lainnya. Dari hasil pengujian UAT 1 telah dilakukan penambahan dan perbaikan. Selanjutnya dilakukan pengujian UAT 2. pengujian UAT 2 dihasilkan bahwa butir pengujian pada setiap kelas uji untuk penambahan fitur pada UAT 1 yang belum terakomodir telah diterima. Berdasarkan pengujian UAT 2, terdapat 16 kelas uji dan 45 butir pengujian. Dari hasil pengujian tersebut dihasilkan bahwa 45 butir pengujian telah diterima oleh user sehingga presentase penerimaan fitur sistem adalah 100% dari sisi keberhasilan. 4.3 Analisa Dari pengujian UAT 1 menghasilkan bahwa sistem telah mampu memenuhi kebutuhan user secara umum namun perlu ditambahkan beberapa fitur yang dapat memberikan informasi yang lebih lengkap. Fitur yang ditambahkan adalah fitur menampilkan laporan berdasarkan periode tertentu, menampilkan detail hutang supplier, dan menampilkan detail piutang konsumen. Perusahaan menambahkan fitur menampilakan laporan pada periode bertujuan kondisi keuangan perusahaan setiap saat tanpa harus menunggu akhir tahun untuk melihat kondisi keuangan perusahaan. Oleh karena itu pimpinan perusahaan dapat mengambil kebijakan tertentu sesuai dengan kondisi perusahaan saat ini. Fitur menampilkan laporan horizontal analisis dapat memberikan informasi tentang perbandingan kondisi keuangan perusahaan pada 2(dua) periode yang berbeda. Dari hasil perbandingan tersebut perusahaan dapat mengetahui tentang kenaikan atau penurunan dari aset, hutang, modal, dan laba yang diperoleh. Pimpinan perusahaan dapat membuat beberapa kebijakan-kebijakan berdasarkan horizontal analisis yang dihasilkan seperti mengurangi beban-beban yang menyebabkan laba pada tahun 2014 lebih kecil dari tahun 2013, memperluas pangsa pasar dengan begitu dapat meningkatkan pendapatan yang menurun pada tahun Kesimpulan dan Saran 5.1 Kesimpulan Dengan selesainya sistem ini dan pengujian yang dilakukan serta menganalisis sistem maka dapat diambi beberapa kesimpula yaitu: 1. Sistem informasi akuntansi terkomputerisasi pada perusahaan jasa CV. Riau Jaya Lestari telah berhasil dibangun telah diuji dengan pengujian UAT yang selesai pada pengujian UAT 2 yang dilakukan oleh staff akuntan CV. Riau Jaya Lestari. 2. Sistem ini dapat mempermudah dan mempercepat dihasilkannya laporan keuangan. Hal ini dibuktikan dengan wawancara yang telah dilakukan dengan staff akuntan CV. Riau Jaya Lestari. 3. Sistem dapat menghasilkan laporan keuangan dengan periode tertentu dapat memberikan informasi yang lebih spesifik tentang informasi keuangan perusahaan kepada pihak manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. 5.2 Saran Saran yang dapat diberikan penulis untuk pengembangan aplikasi ini adalah sebagai berikut.

7 Vol. 4, No. 1, Tahun Mengembangkan sub sistem penggajian pada bagian PPH 21 karyawan, sehingga sistem dapat melakukan kalkulasi secara otomatis nilai pajak PPH 21 karyawan berdasarkan gaji yang diperoleh. 2. Diharapkan pada pengembangan selanjutnya, pada sub sistem penggajian user dapat menambahkan jenis pemotongan atau jenis pendapatan yang baru secara dinamis tanpa harus merubah potongan kode sistem. 3. Menambahkan fitur save to recurring pada sistem sehingga tidak perlu melakukan input nomor akun yang sama. Assurance. USA: John Wiley & Sons. [3] Rama, D. V., & Jones, F. L. (2008). Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. [4] Warren, C. S., Reeve, J. M., & E.Duchac, J. (2014). Corporate financial Accounting. United States of America: South-Western Cengage Learning. Saran yang dapat diberikan penulis untuk perusahaan adalah sebagai berikut. 1. Perusahaan perlu melakukan pemeliharaan (maintenance) dan evaluasi terhadap sistem secara berkala untuk mengatasi masalahmasalah yang terjadi, serta kebutuhan pembaharuan sistem terkait perubahan proses bisnis yang mungkin terjadi. 2. Perusahaan perlu menerapkan pencatatan inventory perusahaan dikarenakan sistem telah meyediakan fitur pencatatan persediaan suku cadang. 3. Perusahaan perlu untuk melakukan pemisahan fungsi yang jelas antara fungsi administrasi, fungsi penyewaan, serta fungsi gudang guna mengurangi kemungkinan penyimpangan-penyimpangan yang mungkin terjadi jika seluruh fungsi diakses oleh 1 (satu) orang. Daftar Pustaka [1] Diana, A., & Setiawati, L. (2011). Sistem Informasi Akuntasnsi. Yogyakarta: Penerbit Andi. [2] Naik, K., & Tripathy, P. (2008). Software Testing and Quality