BAB II LANDASAN TEORI. menjelaskan variable-variabel penelitian dari buku-buku milik sendiri ataupun bukubuku

Transkripsi

1 BAB II LANDASAN TEORI Landasan teori adalah teori-teori yang relevan dan dapat digunakan untuk menjelaskan variable-variabel penelitian dari buku-buku milik sendiri ataupun bukubuku perpustakaan sehingga penulisan laporan memiliki dasar yang kokoh. 2.1 Konsep Dasar Perancangan Definisi Perancangan Perancangan merupakan tahap persiapan untuk rancang bangun implementasi suatu program, yang menggambarkan bagaimana suatu program dibentuk yang dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan menghasilkan sesuatu kegunaan yang penting bagi pemakainya sebagai dasar dalam pengambilan keputusan untuk masa yang akan datang. Hal yang paling dominan ketika perancangan suatu aplikasi dilakukan adalah memodelkan kebutuhan pemakai. Ada banyak cara untuk memodelkan aplikasi sebagaimana banyak cara yang digunakan oleh arsitek untuk membangun rumah. Pada dasarnya pemodelan tersebut merupakan kombinasi antara perangkat lunak dan perangkat keras yang digunakan (Whitten et al, 2004).

2 1 Perancangan suatu aplikasi termasuk dalam kegiatan rekayasa perangkat lunak. Proses rekayasa perangkat lunak dimulai jauh sebelum coding dilakukan dan berlanjut sampai tercapainya sebuah aplikasi yang diinginkan (Pohan, 1997). Pada dasarnya rekayasa perangkat lunak dilakukan untuk merancang suatu aplikasi atau software dengan mengurutkan transformasi masalah menjadi solusi perangkat lunak yang dapat bekerja dengan baik Prinsip Perancangan Ada beberapa prinsip perancangan yaitu : a. Hasil perancangan harus konsisten dengan hasil analisis. b. Perancangan harus memperkecil perbedaan antara perangkat lunak yang dihasilkan dengan masalah nyatanya. c. Perancangan harus dapat mengakomodasi perubahan. d. Perancangan harus memperkecil kesalahan konseptual Konsep Perancangan Konsep Perancangan terdiri dari : 1. Abstraksi Abstraksi adalah cara pendeskripsian suatu masalah. Pada pemecahan masalah secara modular terdapat tingkat abstraksi. Abstraksi tingkat tinggi 1 [15 april 2013]

3 menjabarkan masalah yang ada secara umum. Sedangkan abstraksi tingkat rendah menjabarkan rincian dari pemecahan masalah untuk dapat diimplementasikan dengan menggunakan bahasa pemrograman tertentu. 2. Refinement Refinement merupakan proses untuk melakukan perincian secara iteratif berdasarkan kebutuhan fungsional yang telah didefinisikan hingga diperoleh pernyataan yang memudahkan pengimplementasian dengan bahasa pemrograman tertentu. 3. Modularitas Perangkat lunak dipartisi kedalam elemen-elemen yang masing-masing merepresentasikan fungsi tertentu atau sering disebut modul dan diintegrasikan untuk memenuhi kebutuhan yang telah didefinisikan pada tahap analisis. 4. Arsitektur Perangkat Lunak Berfungsi untuk menggambarkan struktur keseluruhan dari perangkat lunak. 5. Hirarki kontrol Disebut juga struktur program merepresentasikan organisasi komponen program. 6. Ketidak bergantungan Fungsional

4 Ketidak bergantungan Fungsional di ukur dengan dua kriteria, yaitu cohesion dan coupling. Cohesion adalah suatu atribut yang menunjukkan ukuran bahwa suatu komponen (modul) mewakili entitas lojik tunggal atau mewakili satu fungsi. Coupling adalah suatu atribut yang menunjukkan ukuran tingkat konektivitas antar komponen (modul). Kriteria perancangan modular yang baik adalah jika cohesion tinggi dan coupling rendah. 2.2 Definisi Aplikasi Aplikasi adalah penggunaan atau penerapan suatu konsep menjadi pokok pembahasan. Aplikasi dapat diartikan juga sebagai program komputer yang dibuat untuk menolong manusia dalam melaksanakan tugas tertentu. Aplikasi software yang dirancang untuk penggunaan praktisi khusus, klafikasi luas ini dapat dibagi menjadi 2 (dua) yaitu : 1. Aplikasi software spesialis, program dengan dokumentasi tergabung yang dirancang untuk menjalankan tugas tertentu. 2. Aplikasi paket, suatu program dengan dokumetansi tergabung yang dirancang untuk jenis masalah tertentu. 2.3 Konsep Dasar Dana Kas Kecil Definisi Dana Kas Kecil

5 Dana kas kecil adalah solusi untuk pengeluaran perusahaan yang jumlahnya kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek atau giro bilyet yang biasanya di pegang oleh kasir perusahaan Sistem Dana Berubah (Fluctuation Fund System) Sistem dana berubah merupakan suatu dana yang tersedia pada pemegang kas dan jumlahnya tidak tetap. Oleh sebab itu, biasanya pengisian uang dari kas besar kedalam kas kecil tidak dikaitkan dalam jangka waktu tertentu. Pengisian tersebut dilakukan sewaktu-waktu yaitu jika persediaan uang dalam petty cash dirasakan sudah menipis. Pada sistem fluktuasi setiap terjadi pengeluaran atau transaksi dari kas kecil maka langsung dicatat. Ciri-cirinya adalah : a. Jumlahnya berubah-rubah. b. Melakukan jurnal untuk pengeluaran kas. 2 Menurut Kusnadi (2000:65), menyatakan bahwa : Sistem dana fluktuasi adalah sistem dana kas kecil yang jumlahnya dapat berubah-rubah dan pada saat transaksi dilakukan jurnal. 2 april 2013]

6 Dalam sistem ini setiap terjadi perubahan jumlah uang dalam kas kecil selalu disertai dengan pencatatan. Pencatatan sistem dana berubah dapat dijelaskan dengan menggunakan tabel seperti berikut : Tabel 2.1 Tabel Kas Kecil Sistem Dana Berubah (Fluctuation Fund System) Tanggal Keterangan Jurnal Debit Kredit xxx Pada saat pembentukan dana Kas Kecil xxx kas kecil Kas xxx xxx Pada saat kas kecil melakukan Biaya-biaya xxx pengeluaran Kas Kecil xxx xxx Pada saat kas kecil diisi Kas Kecil xxx kembali Kas xxx Pengisian kas kecil sistem fluktuasi tidak harus sama dengan waktu pembentukan kas kecil tersebut, karena saldo kas kecil ini bisa kurang ataupun lebih Prosedur Fluctuation Fund System 3 Dalam sistem saldo berfluktuasi, penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan dengan prosedur sebagai berikut : 1. Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. 3 Mulyadi, Sistem Akuntansi, Salemba Empat, hal 529, 2001, Jakarta.

7 2. Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening dana kas kecil, sehingga setiap saat saldo rekening ini berfluktuasi. 3. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai dengan keperluan, dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. Dalam sistem ini, saldo rekening dana kas kecil berfluktuasi dari waktu ke waktu Karakteristik Petty Cash Petty cash memiliki beberapa karakteristik yaitu 1. Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan. Tentunya masingmasing perusahaan menetapkan jumlah yang berbeda sesuai dengan sekala operasional perusahaan. 2. Dipergunakan untuk mendanai transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari Tujuan Dibentuknya Petty Cash Adapun tujuan dibentuknya petty cash :

8 1. Untuk menghindari cara-cara pembayaran atau pengeluaran yang relative kecil dan mendadak, yang tidak ekonomis dan tidak praktis. 2. Memberikan beban para staf dalam pelayanan secara optimal kepada pelanggan termasuk relasi bisnis management. Contoh : Management kedatangan tamu mendadak dan untuk menjamu tamunya rasanya tidak ekonomis dan tidak praktis kalau stafnya melakukan pembayaran pengeluaran dengan cek. 3. Untuk mempercepat kegiatan atasan yang mempergunakan dana secara mendadak dan tidak terencana Pengendalian Dana Kas Kecil Kas kecil termasuk harta yang dimiliki perusahaan, walaupun jumlahnya relatif kecil tetapi tidak menutup kemungkinan untuk dijadikan objek penyelewengan, misalnya diambil oleh setiap karyawan, oleh karena itu pengendalian terhadap dana kas kecil ini harus dilaksanakan. Dana kas kecil tidak boleh dicampur dengan penerimaan lainnya dan harus dipisahkan dari aktivitas lainnya, sistem dan prosedur pencatatan pengeluaran yang dilakukan dari transaksi kas kecil harus didefinisikan, ditetapkan dengan tegas dan tidak berubah-ubah dalam suatu kebijaksanaan perusahaan.

9 4 Menurut Soemarso (2004:313), menyatakan bahwa : Agar dapat dikendalikan dengan baik, mengharuskan setiap pengeluaran kas dilakukan dengan cek tetapi tidak semua pengeluaran dapat dilakukan dengan cek, untuk pengeluaran yang jumlahnya kecil dapat dilakukan melalui dana kas kecil. Pedoman umum untuk pengendalian intern terhadap kas kecil yang dapat digunakan, antara lain : 1. Pemisahan tugas yang memadai Maksudnya struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tugas kepada unitunit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Dalam hubungannya dengan kas maka perlu adanya pemisahan fungsi penerimaan, pengeluaran, penyimpanan dan pencatatan terhadap transaksi perusahaan. Tujuan pokok pemisahan ini adalah untuk mencegah dan untuk dilakukannya deteksi dengan segera atas kesalahan atau ketidakberesan dalam pelaksanaan tugas yang dibebankan pada seseorang. Penggabungan fungsi akan mengakibatkan kemungkinan tumbuhnya ketidakberesan. 2. Prosedur otorisasi yang memadai Didalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena 4 april 2013]

10 itu, dalam organisasi atau perusahaan harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. 3. Menunjuk seorang karyawan sebagai petugas yang mencatat dan mengurus dana kas kecil. 4. Perancangan dan penggunaan dokumen-dokumen catatan yang cukup Formulir merupakan media yang digunakan untuk merekam penggunaan wewenang untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi didalam organisasi. Formulir juga merupakan dokumen yang digunakan sebagai dasar untuk pencatatan didalam catatan akuntansi, dengan demikian formulir tersebut dapat digunakan sebagai dokumen sumber yang dapat dipercaya. 5. Pengeluaran-pengeluaran dilakukan dengan membuat bukti pengeluaran kas kecil. 6. Pemeriksaan bukti-bukti Sebelum membuat dan menandatangani cek untuk mengisi kembali dana kas kecil, pihak yang berwenang harus memeriksa terlebih dahulu bukti dikas kecil dan memberikan persetujuan. 2.4 Definisi Pengolahan Data Definisi data yaitu Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut, kemudian data diolah melalui sesuatu model untuk dihasilkan informasi :

11 5 Pengolahan data adalah data yang diolah menjadi suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan lain yang akan membuat sejumlah data kembali. 1. Model Data 6 Model data adalah pemetaan yang menunjukkan hubungan logikal antara unsur data atau suatu cara untuk menjelaskan bagaimana pengguna dapat melihat data secara logika. Model data yang berbasis record terdiri dari : a. Model Data Hirarki Merupakan sekumpulan record yang dihubungkan satu sama lain melalui link (pointer) dan membentuk struktur hirarki atau struktur pohon. b. Model Data Network Merupakan sekumpulan record yang dihubungkan satu sama lain melalui link (berupa pointer), masing-masing hanya berisi sebuah nilai data yang disebut struktur plex. c. Model Data Relational Merupakan gambaran yang dibentuk dalam tabel dua dimensi untuk memberikan gambaran sebuah berkas data. Kolom menunjukkan antara field dari suatu record, 5 Jogiyanto, Analisis & Desain, Andi Offset, Yogyakarta, hal 9, [7 juli 2013]

12 baris menunjukkan hubungan antara record dalam suatu berkas. Dari data di atas model data adalah uraian dari sebuah desain data yang membuat adanya relasi konsep dengan logika dari data tersebut. 2.5 Akun Perkiraan 7 Akun perkiraan adalah formulir media atau kartu yang digunakan untuk mengelompokkan transaksi transaksi yang sejenis ke dalam suatu nama kelompok transaksi dan tempat untuk mencatat penambahan serta pengurangan yang terjadi dalam kelompok tersebut. Dasar pencatatan untuk mendebit dan mengkredit adalah persamaan akuntansi dengan tambahan beban dan pendapatan. Yang dimaksud dengan pendebitan yaitu memasukkan sejumlah angka dalam sisi debit, namun mendebit tidak selalu berarti menambah. Sedangkan pengkreditan adalah memasukkan sejumlah angka dalam sisi kredit, dengan catatan tidak selalu berarti mengurangi. a. Saldo Normal Berikut adalah saldo normal tiap tiap akun perkiraan diantaranya sebagai berikut : Tabel 2.2 Tabel Saldo Normal Akun Perkiraan Perkiraan Saldo Normal Menambah Mengurangi 7 [3 juni 2013]

13 Aktiva Debit Debit Kredit Pasiva Kredit Kredit Debit Modal Kredit Kredit Debit Pendapatan/Penjualan Kredit Kredit Debit HPP Debit Debit Kredit Biaya Debit Debit Kredit b. Tata Perkiraan ( Pengkodean Akun ) Dalam pelaksanaannya, pemberian kode tersebut dapat ditentukan dengan memilih salah satu cara berdasarkan kebijaksanaan masing masing pengelola perusahaan. Untuk jelasnya, pemberian kode perkiraan itu dapat diberikan dengan sistem sebagai berikut : 1) Numerical (numerial), artinya memberikan penomoran. Pada sistem ini, pemberian kode terhadap perkiraan dapat dilakukan secara mudah dan bebas. Setiap perkiraan dapat diberikan nomor dengan aturannya sendiri. 2) Decimal, artinya pada sistem ini setiap perkiraan diberikan kode dengan menggunakan dasar angka Sepuluh Digit, yaitu dari angka 0 sampai 9. Angka paling depan digunakan sebagai penunjuk golongan pokok ( Header ). Selanjutnya untuk tiap anak golongan ( Detail ) ditambah angka lagi. 3) Mnemonic, artinya mudah diingat. Jadi pada sistem ini pemberian kode dilakukan dengan tanda yang mudah diingat. Namun biasanya pada sistem

14 Mnemonic kode perkiraan yang digunakan adalah huruf huruf. Paling lazim digunakan inisial dari suatu kata. 4) Kombinasi huruf dan angka, artinya pada sistem ini setiap perkiraan diberi kode dengan menggunakan huruf dan nomor. Keduanya dipadukan untuk membentuk kode tertentu. Dari keempat cara diatas yang telah dijelaskan, sistem pengkodean yang dipergunakan dalam perancangan aplikasi pengolahan petty cash dengan menggunakan fluctuation fund method adalah sistem pengkodean decimal. Pada dasarnya pembuatan kode untuk tiap perkiraan klasifikasinya disesuaikan dengan pengelompokan dan urutan perkiraan, seperti contoh dibawah ini : 1. Aktiva ( Header ) 1.1 Aktiva Lancar ( Header ) Kas ( Detail ) Bank BCA ( Detail ) 1.2 Aktiva Tetap ( Header ) Kendaraan ( Detail ) Inventaris Kantor ( Detail ) 2.6 Konsep Permodelan Sistem

15 Adapun alat-alat bantu berbentuk grafik yang sifatnya umum digunakan dalam setiap metodologi untuk membantu dalam perancangan suatu sistem diantaranya sebagai berikut : Bagan Alir Informasi Adalah bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan atau urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem Data Flow Diagram (Diagram Alur Data) Data flow Diagram (DFD) adalah diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari sistem. Ada empat elemen yang nenyusun suatu DFD, yaitu: 1. Proses Menggambarkan bagian dari sistem yang mentransformasikan input ke output. Disajikan dengan lingkaran atau bujur sangkar dengan ujung-ujung melengkung. Gambar 2.1 Proses 2. Data Flow atau Alur Data Pindahan data atau informasi dari suatu bagian ke bagian lainnya dari suatu sistem. Digambarkan oleh anak panah untuk menunjukkan keluar dari atau masuk ke suatu proses.

16 Gambar 2.2 Data Flow 3. Data Store atau Penyimpanan data Sarana untuk mengumpulkan data. Disajikan dalam bentuk dua garis paralel, persegi panjang dengan satu sisi terbuka. Gambar 2.3 Data Store 4. Terminator atau Sumber Entity atau sumber atau tujuan data. Dapat berupa suatu orang atau kelompok orang di suatu organisasi, tetapi di luar kendali dengan sistem yang sedang dikembangkan. Digambarkan dalam bentuk bujursangkar. Gambar 2.4 Terminator 5. Diagram Konteks adalah diagram yang berada pada level yang paling tinggi yaitu level 0 (nol) yang menggambarkan ruang lingkup sistem yang global. Setiap sistem dibatasi boundary, diagram arus data menggambarkan jaringan masukan dan keluaran dari sistem, level ini hanya ada satu proses dan tidak ada data store. 6. Diagram Zero (Overview Diagram) adalah diagram yang menggambarkan proses dari data flow diagram atau diagram yang berada pada level 1 yang

17 menggambarkan proses utama dari sistem dan didalamnya terdiri dari hubungan antar sumber, aliran data dan simpanan data. 7. Diagram Rinci merupakan diagram yang menggambarkan proses secara lebih rinci lagi dan sudah tidak dapat diuraikan lagi Konsep Basis Data Basis data adalah kumpulan file atau tabel yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan tertentu. Tujuan pemanfaatan basis data adalah 1. Kecepatan dan Kemudahan (speed) 2. Efisiensi Ruang Penyimpanan (Space) 3. Keakuratan (Accuracy) 4. Ketersediaan (Availability) 5. Kelengkapan (Completeness) 6. Keamanan (Security) 7. Kebersamaan (Sharability) Flow Of Document (FOD) Adalah bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan alir formulir (form flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang

18 menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya. Komponen dari bagan alir dokumen adalah sebagai berikut : 1. Menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik atau komputer. 2. Menunjukkan pekerjaan manual. 3. Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer. 4. Menunjukkan arus dari proses. 5. Menunjukkan penghubung ke satu halaman atau ke halaman lain. 6. Menunjukkan kegiatan pengarsipan, dan lainnya Model Entity Relationship Diagram Adalah suatu penyajian data dengan menggunakan memanfaatkan sejumlah perangkat konseptual menjadi sebuah diagram data yang umum disebut sebagai Diagram Entity Relationship yang memiliki dua komponen pembentuk utama yaitu entity (entitas) dan relation (relasi), kedua komponen ini dideskripsikan lebih jauh melalui sejumlah atribut. Komponen yang terdapat di dalam Model Entity Relationship terdiri dari : 1. Entity (Entitas) merupakan obek didalam sistem nyata atau abstrak dimana terdapat data entitas diberi nama dengan kata benda dan secara umum dapat dikelompokkan dalam tiga jenis nama yaitu orang, benda, lokasi kejadian (terdapat unsure waktu didalamnya).

19 2. Relationship (Relasi) menunjukkan hubungan diantara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda. 3. Atribut secara umum sifatnya karakteristik dari tiap entity maupun tiap relationship. Atribut disimbolkan dengan sebuah lingkaran atau elips. 4. Database Relational Database relational menunjukkan hubungan dari berkas-berkas database yang digunakan dalam sistem yang dirancang. Penggambaran database relational dilakukan setelah proses normalisasi. Ada tiga kemungkinan tingkat hubungan yang ada untuk menggambarkan relasi atribut dalam suatu berkas yaitu : a. Relasi satu ke satu (one to one) Hubungan antara dua file, file pertama dengan file kedua adalah satu berbanding satu. 1 1 Gambar 2.5 Relasi Satu ke Satu b. Relasi satu ke banyak (one to many) Relasi Satu ke banyak / Relasi Banyak ke Satu (1: M / M : 1) Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah satu berbanding banyak atau hubungan file pertama dengan file kedua adalah banyak berbanding satu.

20 1 N Gambar 2.6 Relasi Satu ke Banyak c. Relasi banyak ke banyak (many to many) Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah banyak berbanding banyak. M N Gambar 2.7 Relasi Banyak ke Banyak Teknik Normalisasi Bentuk-bentuk normalisasi antara lain: 1. Bentuk normal Pertama (1NF) Bentuk normal 1NF terpenuhi jika sebuah tabel tidak memiliki atribut bernilai banyak (multivalued attribute), atribut composite atau kombinasinya dalam domain data yang sama. Dalam arti lain, setiap atribut dalam tabel tersebut harus bernilai atomic (tidak dapat dibagi-bagi lagi). 2. Bentuk normal Kedua (2NF)

21 Bentuk normal 2NF terpenuhi dalam sebuah tabel jika telah memenuhi bentuk 1NF, dan semua atribut selain primary key, secara utuh memiliki Functional Dependency pada primary key. Sebaliknya, sebuah tabel tidak memenuhi 2NF, jika ada atribut yang ketergantungannya (Functional Dependency) hanya bersifat parsial saja (hanya tergantung pada sebagian dari primary key). Jika terdapat atribut yang tidak memiliki ketergantungan terhadap primary key, maka atribut tersebut harus dipindah atau dihilangkan. 3. Bentuk normal Ketiga (3NF) Bentuk normal 3NF terpenuhi jika telah memenuhi bentuk 2NF, dan jika tidak ada atribut non primary key yang memiliki ketergantungan terhadap atribut non primary key yang lainnya. 4. Bentuk normal Boyce-codd (BCNF) Bentuk BCNF terpenuhi dalam sebuah tabel, jika untuk setiap functional dependency terhadap setiap atribut atau gabungan atribut dalam bentuk: X - > Y, maka X adalah super key. Jika tidak, maka tabel tersebut harus didekomposisi berdasarkan functional dependency yang ada, sehingga X menjadi super key dari tabel-tabel hasil dekomposisi. Setiap tabel dalam BCNF merupakan 3NF. Akan tetapi setiap 3NF belum tentu termasuk BCNF. Perbedaannya, untuk functional dependency X à A, BCNF tidak membolehkan A sebagai bagian dari primary key.

22 5. Bentuk normal Keempat (4NF) Bentuk normal 4NF terpenuhi dalam sebuah tabel jika telah memenuhi bentuk BCNF, dan tabel tersebut tidak boleh memiliki lebih dari sebuah multivalued atribute. Dalam arti lain, untuk setiap multivalued dependencies (MVD) juga harus merupakan functional dependencies. 6. Bentuk normal Kelimna (5NF) Bentuk normal 5NF terpenuhi dalam sebuah tabel jika tidak dapat memiliki sebuah lossless decomposition menjadi tabel-tabel yg lebih kecil. Jika 4 bentuk normal sebelumnya dibentuk berdasarkan functional dependency, 5NF dibentuk berdasarkan konsep join dependence. Yakni apabila sebuah tabel telah di-dekomposisi menjadi tabel-tabel lebih kecil, harus bisa digabungkan lagi untuk membentuk tabel semula Kamus Data Kamus data disebut sistem data dictionary merupakan katalog kata tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. 2.7 Perangkat Lunak yang Digunakan

23 Perangkat lunak (software) yang penulis gunakan dalam membuat program aplikasi ini adalah Microsoft Access 2007 sebagai pengolah database dan pembuatan program aplikasi dengan menggunakan Borland Delphi Microsoft Office Access 2007 Microsoft Access adalah suatu program aplikasi basis data komputer relasional yang digunakan untuk merancang, membuat dan mengolah berbagai jenis data dengan kapasitas yang besar. Microsoft merilis Microsoft Access 1.0 pada bulan November 1992 dan dilanjutkan dengan merilis versi 2.0 pada tahun Microsoft menentukan spesifikasi minimum untuk menjalankan Microsoft Access 2.0 adalah sebuah komputer dengan sistem operasi Microsoft Windows 3.0, RAM berkapasitas 4 megabyte (6 megabyte lebih disarankan) dan ruangan kosong hard disk yang dibutuhkan 8 megabyte (14 megabyte lebih disarankan). Versi 2.0 dari Microsoft Access ini datang dengan tujuh buah disket floppy 3½ inci berukuran 1.44 megabyte. Perangkat lunak tersebut bekerja dengan sangat baik pada sebuah basis data dengan banyak record tapi terdapat beberapa kasus di mana data mengalami kerusakan. Nama kode (codename) yang digunakan oleh Access pertama kali adalah Cirrus yang dikembangkan sebelum Microsoft mengembangkan Microsoft Visual Basic, sementara mesin pembuat form antarmuka yang digunakannya dinamakan dengan Ruby. Bill Gates melihat purwarupa (prototype) tersebut dan memutuskan bahwa komponen bahasa pemrograman BASIC harus dikembangkan secara bersama-

24 sama sebagai sebuah aplikasi terpisah tapi dapat diperluas. Proyek ini dinamakan dengan Thunder. Kedua proyek tersebut dikembangkan secara terpisah, dan mesin pembuat form yang digunakan oleh keduanya tidak saling cocok satu sama lainnya. Hal tersebut berakhir saat Microsoft merilis Visual Basic for Applications (VBA). Komponen yang ada di Microsoft access terdiri dari : 1. Table berfungsi untuk menyimpan data 2. Query berfungsi untuk memanipulasi data 3. Form berfungsi untuk frontend aplikasi. 4. Report berfungsi untuk membuat laporan 5. Macro berfungsi untuk melakukan satu atau beberapa fungsi. 6. Switchboard berfungsi untuk mendisign Menu Utama

25 Gambar 2.8 Microsoft Office Access Borland Delphi 7 Delphi merupakan sebuah bahasa pemrograman visual di lingkungan windows (under windows) yang menggunakan bahasa pascal sebagai Compiler. Keberadaan bahasa pemrograman Delphi tidak bisa dipisahkan dari bahasa Turbo pascal yang diluncurkan pada tahun 1983 oleh Borland International Incorporation. Turbo pascal memang dirancang untuk dijalankan pada operasi DOS (Disk Operating System) yang merupakan sistem operasi yang banyak digunakan pada saat ini. Seiring dengan perkembangan zaman, dimana sistem operasi mulai bergeser ke sistem operasi windows, maka Borland international merilis Turbo Pascal for windows yang

26 dijalankan dibawah sistem operasi windows 3.X. pada tahun 1992 muncul bahasa pemrograman baru bernama Borland Pascal 7 yang merupakan penggabungan dari Turbo Pascal dan Turbo pascal for windows. Namun ternyata bahasa pemrograman baru tersebut ternyata masih sulit digunakan. Trend penggunaan bahasa pemrograman visual untuk membangun sebuah aplikasi telah mendorong Borland membuat bahasa pemrograman baru pada tahun 1995 diperkenalkan kepengguna komputer sebuah bahasa pemrograman visual yang berbasis bahasa pascal. Bahasa pemrograman baru tersebut diberi nama Borland Delphi setahun kemudian versi kedua dari Delphi dilempar kepasaran. Penggunaan Delphi dapat mempersingkat waktu pemrograman, karena anda tidak perlu lagi menuliskan kode program yang rumit dan panjang untuk menggambar, meletakkan dan mengatur komponen. Selain itu anda dapat menyusun aplikasi yang lebih interaktif. Delphi menyediakan cukup banyak pilihan komponen interface aplikasi, antara lain berupa tombol menu, drop down, ataupun menu pop up, kotak text, radio button, check box dan sebagainya. Bahkan ada berbagai macam komponen Skin tampilan yang beragam yang disediakan oleh beberapa vendor lainnya, seperti SUIPack, Sxskincomponents dan lain sebagainya. Anda tinggal memilih komponen yang dibutuhkan dengan klik mouse, mengatur tampilannya kemudian menuliskan sedikit kode program, maka aplikasi anda siap dijalankan.

27 Gambar 2.9 Borland Delphi Sejarah Perusahaan CV. Sinar Makmur Utama merupakan perusahaan yang bergerak di bidang heavy equipment dan spare part. Yang mana perusahaan ini didirikan pada 1 maret Perusahaan tersebut terletak di jalan labu No. 1 Jakarta yang di pimpin oleh seorang pimpinan yang bernama bapak Kie an. Selama perusahaan berjalan semua pengolahan data masih dilakukan secara manual. Hal ini mengakibatkan informasi yang cepat dan akurat tidak dapat terpenuhi. Oleh sebab itu, sangatlah di perlukan suatu aplikasi yang dapat mendukung terciptakan sistem yang lebih akurat, tepat dan relevan.

28 2.9 Struktur Organisasi Perusahaan Management Financial Administration Accounting Gambar 2. Struktur Organisasi Deskripsi Jabatan 1. Management a) Menetapkan prosedur kegiatan perusahaan untuk mencapai sasaran yang ditetapkan perusahaan. b) Menentukan kebijaksanaan. c) Menyusun perencanaan. d) Mengorganisasikan kegiatan. e) Mengarahkan kegiatan. f) Melakukan pengawasan. g) Melakukan evaluasi terhadap kegiatan.

29 h) Mengadakan rapat. i) Mengambil keputusan. 2. Financial Administration a) Membuat nota penjualan barang b) Mencatat pembelian barang. c) Mencatat penjualan barang. d) Mengecek stok barang. e) Melapor kepada pimpinan apabila ada stok barang yang kurang atau habis. 3. Accounting a) Memegang dana kas kecil. b) Mengkontrol pengeluaran biaya kas kecil. c) Membuat bukti pengeluaran dan penerimaan kas. d) Mengetik semua jurnal transaksi. e) Mengeprint laporan yang sudah di jurnal perbulan untuk di serahkan kepada pimpinan. 2. Unit yang Menggunakan Sistem

30 Aplikasi pengolahan petty cash ini di rancang khusus digunakan untuk mencatat setiap pengeluaran biaya-biaya kecil sehingga menghasilkan suatu informasi berupa laporan petty cash. Aplikasi pengolahan ini akan digunakan oleh bagian accounting untuk melakukan penginputan data transaksi yang dilakukan.