Tim Pengabdian Masyarakat

Transkripsi

1 LAPORAN PENGABDIAN MASYARAKAT MANDIRI PELATIHAN PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI KEPENDUDUKAN DESA DI DESA HULU KEC. PANCUR BATU KAB. DELISERDANG Tim Pengabdian Masyarakat 1. Saniman, ST., M.Kom (Ketua Tim) 2. Iskandar Zulkarnain, ST., M.Kom (Anggota) 3. Ishak, S.Kom., M.Kom (Anggota) 4. Mhd. Zunaidi, SE., M.Kom (Anggota) 5. Suardi Yakub, SE., MM (Anggota) STMIK TRIGUNA DHARMA M E D A N

2 2 HALAMAN PENGESAHAN LAPORAN AKHIR Judul Kegiatan : Pelatihan Penggunaan Sistem Informasi Penduduk Desa di Desa Hulu Kec. Pancur Batu Kab. Deli Serdang 1. Bidang Kegiatan : Pengabdian Masyarakat Mandiri 2. Bidang Ilmu : Sistem Informasi 3. Ketua Pelaksana Kegiatan 4. Nama Lengkap : Saniman, ST., M.Kom 5. NIDN : Universitas/Instansi/Politeknik : STMIK Triguna Dharma 7. Alamat sanimansani123@yahoo.com 8. Anggota Pelaksana Kegaiatan : 5 orang a. Anggota Pelaksana Nama Lengkap : Iskandar Zulkarnain, ST., M.Kom NIDN : b. Anggota Pelaksana Nama Lengkap : Ishak, S.Kom., M.Kom NIDN : c. Anggota Pelaksana Nama Lengkap : Mhd. Zunaidi, SE., M.Kom NIDN : d. Anggota Pelaksana Nama Lengkap : Suardi Yakub, SE., MM NIDN : Biaya Kegiatan Total : Rp ,- a. Instansi : Rp ,- b. Sumber lain : Rp. 0,- 10. Jangka Waktu Pelaksanaan : 1 Minggu Medan, 10 Juni 2016 Menyetujui Ketua LPPM STMIK Triguna Dharma Ketua Pelaksana Kegiatan ( Zulfian Azmi, ST., M.Kom ) ( Saniman, ST., M.Kom ) NIP : NIDN :

3 3 Lampiran 1 JUSTIFIKASI ANGGARAN No URAIAN JUMLAH (Rupiah) BahanHabisPakai 1. Sewa LCD/Proyektor dan Beli Baterai dan Pulsa HP Sub Total 2. 3., , ,- Peralatan Penunjang Berlangganan Modem SMART ,-, ,- BiayaPerjalanan Transportasi dalam rangka Pelaksanaan Pengabdian ke lokasi selama 1 bulan (5 kali kunjungan x 2 Rp ,-) Lumpsum (Konsumsi dan Akomodasi) 1 bulan (5 kali kunjungan) x 2 Rp ,- Biaya Parkir dan keamanan Sub Total TOTAL PPn=10%x ,- = ,- Total Keseluruhan= , , , , ,- Rp , (Tujuh Juta Sembilan Ratus Tiga Puluh Satu Ribu Rupiah)

4 4 BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG MASALAH Manajemen modern diberbagai bentuk organisasi senantiasa menempatkan informasi sebagai sumberdaya yang penting. Informasi dalam bentuk dokumen merupakan bahan penting untuk mengambil keputusan. Dokumen dikumpulkan untuk disimpan dalam bentuk data untuk dipelihara dan dikelola. Pengolahan beberapa dokumen masyarakat desa merupakan sumber informasi penting yang sangat diperlukan dalam pemerintahan desa. Khususnya didesa Hulu Kecamatan Pancurbatu ini, pengelolaan data penduduk selama ini masih dilakukan secara manual dan memiliki banyak kelemahan, diantaranya, penyimpanan data tersebar di berbagai lokasi penyimpanan yang dapat menimbulkan duplikasi data. Kemudian pemusnahan data harus dilakukan setiap unit kerja dan ini merupakan pemborosan. Dengan penanganan system kearsipan seperti ini menyebabkan sulitnya menemukan kembali surat masuk dan surat keluar yang penting. Sementara semakin bertambahnya jumlah penduduk di desa Hulu tersebut, makasemakin banyak data yang harus dikelola. Sementara data sangat penting untuk keperluan pemerintahan dan masyarakat khususnya desa Hulu diantaranya sebagai bukti akuntabilitas kinerja aparatur, sebagai bahan sah di pengadilan dan tulang punggung manajemen pemerintahan. Dan

5 5 apalagi desa Hulu Kec, Pancurbatu Kabupaten Deli Serdang, terletak dekat dengan Bandara Internasional Kuala Namu sehingga masyarakat dan perangkat pelaksana di desa tersebut harus siap dengan perkembangan ilmu dan teknologi khususnya pengolahan data penduduk ini. Untuk itu perlu pembenahan sistem administrasi data penduduk dengan berbasis komputer yang dilakukan dengan sistematis. Salah satu kelebihan dengan memakai perangkat lunak atau program sistem informasi kependudukan yang diharapkan dapat meningkatkan keamanan, kecepatan, keakuratan penyimpanan, penemuan kembali data dan pemutahiran. Dengan memperhatikan dan menganalisis manfaat pengolahan data penduduk, maka pengusul tertarik untuk melakukan Pengabdian Kepada Masyarakat yaitu Pelatihan Penggunaan Sistem Informasi Kependudukan di Desa Hulu Kecamatan Pancurbatu Kabupaten Deli Serdang. B. PERUMUSAN MASALAH Adapun perumusan masalah dalam kegiatan pengabdian masyarakat ini adalah: 1. Bagaimana menggunakan sistem informasi kependudukan untuk pemerintahan desa. 2. Bagaimana perangkat desa dilatih untuk dapat menggunakan sistem informasi kependudukan dalam menunjang kinerja kerja adminstrasi pemerintahan desa dengan baik. C. TUJUAN Tujuan program kegiatan pengabdian masyarakat yang ingin dicapai adalah pelatihan kepada perangkat desa dalam menggunakan sistem informasi

6 6 kependudukan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam pengoperasian adminsitrasi kependudukan dalam pemerintahan desa di desa Hulu Kec.Pancurbatu, Kab.Deli Serdang. D. INDIKATOR KEBERHASILAN PROGRAM. 1. Perubahan pengetahuan dan keterampilan perangkat desa dalam pengelolaan adminstrasi kependudukan dalam pemerintahan desa berbasis komputer. 2. Penyimpanan dan penelusuran data penting di desa Hulu Kec. Pancurbatu, Kab. Deli Serdang lebih efektif dan efisien.. E. LUARAN YANG DIHARAPKAN 1. Menerapkan dan mensosialisasi sistem informasi kependudukan untuk pemerintahan desa. 2. Perangkat desa dapat menggunakan sistem informasi kependudukan dalam menunjang kinerja pengelolaan adminstrasi kependudukan pemerintahan desa dengan baik. F. KEGUNAAN 1. Meningkatkan pengetahuan perangkat desa tentang data kependudukan berbasis komputer. 2. Dapat menggunakan Aplikasi Sistem Informasi Kependudukan dengan baik. 3. Perangkat desa dapat menggunakan aplikasi sistem informasi kependudukan sehingga penyimpan dan penelusuran data penduduk lebih efektif dan efisien.

7 7 BAB II GAMBARAN UMUM MASYARAKAT SASARAN Desa Hulu Kec. Pancurbatu, sebagai salah satu daerah yang sedang berkembang berdekatan dengan kota Medan di wilayah kabupaten Deli Serdang propinsi Sumatera Utara. Kedudukan, fungsi dan peranan Kabupaten Deli Serdang cukup penting dan strategis secara regional. Kabupaten Deli Serdang sering digunakan sebagai barometer dalam pembangunan daerah terutama pertanian dan penyelenggaraan pemerintah daerah karena penduduknya hampir tidak dapat dibedakan dengan penduduk kota Medan mengingat wilayahnya yang begitu luas mengelilingi wilayah kota Medan. Secara geografis, desa Hulu yang terdiri dari 5 dusun dengan luas areal sekitar 256 HA ini berada di kecamatan Pancurbatu, berdekatan sekitar 50 km dari Bandara Internasional Kualanamu. Jumlah penduduk Desa Hulu sekitar 5430 (lima ribu empat ratus tigapuluh) jiwa yang pekerjaan rata-rata pekerja di bangunan, home industri, pertanian, PNS dan sebagainya. Jarak Desa Hulu dengan ibu kota Kabupaten Deli Serdang yaitu Lubuk Pakam lebih kurang 36 km dan dengan ibu kota Provinsi Sumatera Utara lebih kurang 18 km. Keadaan alam kecamatan Pancur Batu adalah datar, landai dan berbukit (dataran tinggi) dengan ketinggian rata-rata 60 m diatas permukaan laut, beriklim sedang serta dipengaruhi musim panas dan musim penghujan. Keadaan penduduk Penduduk Kecamatan Pancur Batu pada saat ini berjumlah jiwa, yang terhimpun dalam Kepala Keluarga (KK). Adapun penduduk yang mendiami kecamatan Pancur Batu terdiri dari berbagai suku antara lain :

8 8 Komposisi Penduduk Berdasarkan Suku, yaitu: 1. Suku Karo KK 2. Suku Jawa KK 3. Suku Minang 808 KK 4. Suku Cina 127 KK 5. Suku Tapanuli Utara KK 6. Suku Tapanuli Selatan KK 7. Suku Nias 93 KK 8. Suku Tamil 65 KK ( Sumber : Kantor Camat Pancur Batu Profil Kecamatan Pancur Batu, tahun 2009 ) Dari keterangan diatas dapat disimpulkan bahwa di Kecamatan Pancur Batu mayoritas penduduknya dihuni oleh masyarakat yang bersuku Karo dengan jumlah KK dan yang paling sedikit bersuku Tamil dengan jumlah 65 KK. Pekerjaan Penduduk di Kecamatan Pancur Batu memiliki jenis pekerjaan yang beragam, adapun klasifikasi jenis pekerjaan penduduk di Kecamatan Pancur Batu, yaitu: 1. Petani 72 % 2. Pedagang 12 % 3. Pegawai Negeri Sipil 8% 4. Karyawan 5% 5. Buruh Harian Lepas 4% (Sumber : Kantor Camat Pancur Batu Profil Kecamatan Pancur Batu, tahun 2009).

9 9 Dari keterangan tersebut dapat disimpulkan bahwa pekerjaan yang paling mendominasi di Kecamatan Pancur Batu tersebut adalah sebagai petani, yang mencapai persentase hingga 72% dari total keseluruhan. Kemudian diikuti oleh pedagang, pegawai negeri sipil, karyawan dan buruh/ pegawai swasta. Penduduk di Kecamatan Pancur Batu tersebut tergolong memiliki jenis pekerjaan yang beragam. Agama Penduduk di Kecamatan Pancur Batu menganut agama yang berbeda beda diantara enam agama yang diakui di Indonesia. Untuk melihat komposisi penduduk di Kecamatan Pancur Batu berdasarkan agama yang dianut dapat dilihat sbb : 1. Islam orang 2. Nasrani orang (Protestan dan Katolik) 3. Hindu 151 orang 4. Budha 301 orang Jumlah orang ( Sumber : Kantor Camat Pancur Batu Profil Kecamatan Pancur Batu, tahun 2009) Sehingga dapat disimpulkan bahwa mayoritas penduduk Kecamatan Pancur Batu memeluk agama Islam dengan jumlah orang dari total populasi yang ada. Sedangkan pada urutan yang kedua yaitu agama Kristen berjumlah sebanyak orang dan sisanya menganut agama Hindu dan Budha. Adapun sasaran dari Program Pengabdian Masyarakat yang akan dilakukan adalah Pelatihan Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Kependudukan di Desa Hulu Kec Pancurbatu.

10 10 BAB III METODE PELAKSANAAN 3.1 Persiapan Persiapan kegiatan dilaksanakan selama satu bulan. Proses persiapan meliputi riset di desa Hulu tentang sistem lama pengolahan data penduduk yang masih manual. Data diambil dari observasi lapangan, wawancara dengan perangkat desa tersebut tentang penanganan data penduduk dan ditambah dengan studi literatur. Data dilapangan dijadikan bahan untuk merencanakan aplikasi Sistem Informasi kependudukan di desa Hulu tersebut. Persiapan program dilakukan selama Juni 2016 dengan susunan pelaksana terdiri dari ketua dan anggota sebagai berikut : 1. Saniman, ST., M.Kom. (Ketua) 2. Iskandar Zulkarnain, ST., M.Kom. (Anggota) 3. Ishak, S.Kom., M.Kom. (Anggota) 4. M. Zunaidi, SE., S.Kom. (Anggota) 5. Suardi Yakub, SE., MM. (Anggota) Ketua pengusul dan anggota bekerjasama dalam kegiatan yang meliputi perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, pengevaluasian kegiatan dari awal hingga akhir kegiatan. Tiap pelaksana memiliki tanggung jawabnya masing-masing. Kordinator pelaksana bertanggung jawab penuh terhadap segala urusan kegiatan yang meliputi perencanaan, pelaksanaan, pengawasan dan pengevaluasian kegiatan dari awal hingga akhir kegiatan. Penanggung jawab keuangan bertanggung jawab pada tugas mengatur pengeluaran keuangan

11 11 membuat serta mengatur pembukuan. Hubungan masyarakat dan publikasi bertugas mensosialisasikan pelaksanaan kegiatan. 3.2 Pelaksanaan Penyelenggaraan kegiatan ini akan dilaksanakan selama tiga bulan, pada bulan pertama April Pada bulan pertama diadakan riset tentang sistem pendataan penduduk yang masih manual di desa Hulu dan menganalisis kelebihan dan kelemahan sistem tersebut. Dan memberikan pengenalan dan penjelasan kepada perangkat yang ada di desa Hulu sekaligus menjelaskan dampak-dampak positif tentang pentingnya pengelolaan data penduduk buat pemerintahan desa. Pada bulan berikutnya merencanakan aplikasi sistem informasi kependudukan. Dan selanjutnya pelaksana akan menyusun jadwal pelatihan penggunaan sistem informasi kependudukan tersebut kepada perangkat desa di desa Hulu tersebut. Selanjutnya melaksanakan pelatihan penggunaan aplikasi sistem informasi kependudukan kepada perangkat pemerintahan Desa Hulu yang bertempat di kantor kepala desa. Menjadikan data penduduk sebagai bukti akuntabilitas kinerja aparatur, sebagai bahan sah di pengadilan, tulang punggung manajemen pemerintahan dan pembangunan dan untuk kepentingan pemerintahan dan masyarakat desa. 3.3 Pelaporan Pelaporan hasil kegiatan ini direncanakan pada akhir pelaksanaan kegiatan. Hal ini ditujukan untuk melaporkan seluruh pertanggung jawaban pada semua pihak yang berkepentingan dari kegiatan ini. Pelaporan meliputi kegiatan persiapan dan pelaksanaan kegiatan.

12 Waktu dan Tempat Pelaksanaan Waktu BAB IV PELAKSANAAN PROGRAM Aktivitas pengabdian kepada masyarakat ini dilaksanakan pada tanggal 02 Juni 2016, mulai pukul 9.00 s/d Wib Tempat Pelaksanaan Tempat pelaksanaan kegiatan pengabdian ini adalah di Kantor Kepala Desa Hulu Kecamatan Pancur Batu Kabupaten Deli Serdang. 4.2 Tahapan Pelaksanaan Tempat dan Jadwal Pelaksanaan Pelaksanaan kegiatan pelatihan ini dilaksanakan di Kantor Kepala Desa Hulu Kec.Pancur Batu. Pada: hari Kamis mulai pukul s/d WIB bertempat di Kantor Kepala Desa Hulu dengan presentasi materi dan pelatihan penggunaan aplikasi dan diskusi. Dan kegiatan mulai persiapan kegiatan s/d pelatihan dilaksanakan selama 4 hari Peserta Kepala Desa, kepala Lingkungan dan seluruh Perangkat desa Kecamatan Pancur Batu Kabupaten Deli Serdang. Hulu Nara Sumber: a. Saniman, ST,. M.Kom (Ketua ) b. Zulkarnain Iskandar, ST,. M.Kom c. M.Zunaidi, S.E,. M.Kom d. Suardi Yakub, SE, S.Kom., M.Kom e. Ishak S.Kom., M.Kom

13 Rincian Materi Acara Kegiatan Persiapan dan Sosialisasi program Pelatihan pengggunaan sistem informasi kependudukan Realisasi pemetakan sistem lama di desa Hulu tentang data kependudukan Penyesuaian Sistem Informasi Kependudukan Pelatihan dan tanya jawab Hari ke Instrumen Pelaksanaan Sesuai dengan bentuk pendekatan penelitian kualitatif dan sumber data yang akan digunakan, maka instrumen pelaksanaan dalam melaksanakan kegiatan pengabdian ini adalah menggunakan teknik pengumpulan data yang dengan analisis dokumen, observasi dan wawancara. Untuk mengumpulkan data dalam kegiatan ini diperlukan cara-cara atau teknik pengumpulan data tertentu, sehingga proses penelitian dapat berjalan lancar. Instrumen pelaksanaan digunakan untuk mengumpulkan data dalam pendekatan kualitatif pada umumnya menggunakan tekhnik observasi, wawancara, studi dokumenter dan pendekatan pelatihan atas dasar konsep tersebut, maka teknik pengumpulan data diatas digunakan dalam penelitian ini Observasi Observasi, yaitu mengadakan pengamatan secara langsung di Desa Hulu Kec.Pancur Batu terkait peserta pelatihan, tempat pelaksanaan pelatihan baik ruang teori, ruang praktek dan fasilitas pelatihan yang akan dipakai. Dengan Pedoman observasi yang berisi mengenai gambaran nyata yang akan dijadikan objek pengabdian diantaranya adalah bagaimana kondisi peserta pelatihan dan tempat pelatihan yang dilaksanakan di Desa Hulu Kec.Pancur Batu Kabupaten Deli Serdang Wawancara Teknik wawancara sering juga disebut dengan interview yaitu sebuah dialog yang dilakukan pewawancara untuk memperoleh informasi atau data dari terwawancara. Dengan pedoman wawancara yang bersifat umum, tidak terlalu terinci. Berisi tentang aspek atau dimensi-dimensi yang berkaitan dengan manfaat penggunanaan aplikasi pengolahan data penduduk.

14 Studi Dokumen Studi dokumen, yaitu dengan mengumpulkan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan teknik penyampaian yang efektif. Dan selain itu juga sub komponen kompetensi pengelolaan pelatihan diantaranya menyusun rencana pelatihan, pelaksanaan pelatihan, penilaian hasil pelatihan dan tindak lanjut hasil pelatihan. Dan pendekatan pelatihan yang harus diketahui, yaitu a. Pendekatan kompetensi. Menunjukkan kepada kemampuan melaksanakan sesuatu yang diperoleh melalui teori dan praktek. b. Pendekatan Ketrampilan proses. Pendekatan ini menekankan pada proses belajar, aktivitas dan kreativitas peserta pelatihan dalam memperoleh pengetahuan dan menerapkannya. c. Pendekatan kontekstual. Pendekatan ini menekankan pada keterkaitan materi pembelajaran dengan dunia kehidupan peserta pelatihan dan mampu menghubungkannya dan menerapkan dalam kehidupan sehari-hari. d. Pendekatan Tematis. Merupakan pembelajaran untuk mengadakan hubungan yang erat dan serasi antar berbagai aspek yang mempengaruhi peserta dalam proses pelatihan. Pembelajaran ini menyatukan serangkaian pengalaman pelatihan sehingga terjadi saling berhubungan satu dengan yang lain dan berpusat pada sebuah pokok atau persoalan. Ini sangat penting dipersiapkan agar kegiatan pengabdian masyarakat dapat berjalan dengan baik. 4.5 Realisasi Biaya RINCIAN ANGARAN BIAYA JUMLAH (Rp) 1. Bahan Habis Pakai ( Material) ,- 2. Peralatan Penunjang ,- 3. BiayaPerjalanan ,- 4. Biaya Publikasi, Pelatihan meliputi : BiayaDokumentasi ,- Kertas HVS, CD dan tinta printer ,- Fotokopy dan penjilidan ,- Administrasi dan surat menyurat ,- Biaya Pemeliharaan Alat ,- Total: ,- Rp ,- (Tujuh Juta Sembilan PPN=10%x ,-= ,- Ratus Tiga Puluh Satu T O T A L Keseluruhan: Ribu Rupiah)

15 15 BAB V HASIL DAN PEMBAHASAN Gambar 5.1. Papan Plang Kantor Kepala Desa Hulu Pancurbatu

16 Gambar 5.2. Kantor Kepala Desa Hulu Pancurbatu 16

17 17 Gambar 5.3. Susana Pelatihan Gambar 5.4 Nara Sumber, Perserta Pelatihan dan Masyarakat Gambar 5.5. Balai Desa Hulu Pancurbatu

18 18 BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan 1. Pemerintahan Desa Hulu Kecamatan Pancurbatu telah menerapkan Teknologi Informasi dalam mengelola/memanajemen administrasi kependudukan dengan program Sistem Informasi Kependudukan Desa. 2. Pemerintahan Desa Hulu Kecamatan Pancurbatu selalu membuka diri untuk menerima perkembangan dan penerapan teknologi infomatika komputer khususnya dalam bidang administrasi kependudukan desa. B. Saran 1. Diharapkan kepada pihak perangkat pemerintahan desa agar menerapkan pengetahuan yang telah didapat dari pelatihan ini dengan beralih dari cara manual menjadi cara memanfaatkan program Sistem Informasi Kependudukan yang ada. 2. Diharapkan terjalin kerjasama ini secara berkelanjutan ketingkat yang lebih baik antara perangkat pemerintahan desa dengan STMIK Triguna Dharma Medan kedepannya.

19 19 SURAT KETERANGAN No.. Saya yang bertanda tangan dibawah ini, Kepala Desa Hulu Kec. Pancurbatu Kabupaten Deli Serdang : Nama NIP / NIK Jabatan : Masta Ulina :. (jika ada diisi) : Kepala Desa Hulu menerangkan bahwa nama nama tersebut dibawah ini : No. N A M A JABATAN 1 Saniman, ST., M.Kom Ketua Pelaksana PKM 2 Iskandar Zulkarnaian, ST., M.Kom Anggota 3 Ishak, S.Kom., M.Kom Anggota 4 Muhammad Zunaidi, SE., M.Kom Anggota 5 Suardi Yakub, SE., MM Anggota Telah melakukan kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat dengan judul Pelatihan Penggunaan Sistem Informasi Kependudukan di desa Hulu Kec.Pancurbatu, Kab, Deli Serdang yang dimulai pada tanggal 02 Juni 2016 kepada perangkat pemerintahan desa dan dihadiri oleh beberapa masyarakat desa. Daftar hadir terlampir. Demikian Surat Keterangan ini di berikan untuk dapat digunakan sebagaimana perlunya. Desa Hulu Kec.Pancurbatu, 10 Juni 2016 Kep. Desa ( Masta Ulina )