PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG PADA STMIK PALCOMTECH PALEMBANG

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG PADA Atin Triwahyuni Maria Veronica STMIK PalComTech Abstract STMIK PalComTech Palembang is one of the efforts in the field of education. For a growing company such as PalComTech, as a company engaged in the field of education certainly requires a system of procurement of goods or materials that can provide more accurate information for the company itself which in penginputan procurement data or incoming and outgoing material still use the checkout process into a card or sheet form, for the production of reports is done by way of entering data from the procurement form to a Microsoft Excel form. These companies also often have problems in calculating the amount of the procurement of goods that enter a day, a week, even a month. The methods used in this research is a method of structured systems analysis and design (Structured Systems Analysis And Design). This method is included in the classification of Data Oriented Methodologies that highlight the characteristics of the data to be processed. Generally, the method of structured systems analysis and design based on the resolution of the system elements into modules based on the type of data elements and behavior logic the modules in the system.the system is more effective and efficient in processing data procurement, budgeting and realization so as not to require a long time to do data processing as well as easily in search data and the required report because it has been stored in a database. Keywords: Procurement, Data Input, Budgeting PENDAHULUAN Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi khususnya teknologi informasi yang semakin tinggi akan mendorong manusia untuk mencari kemudahan mengenai apa yang sedang dipelajarinya. Dewasa ini arus informasi berjalan dengan cepat seiring dengan pesatnya arus teknologi yang semakin berkembang. Hampir semua perusahaan dalam hal pengambilan keputusan, penyebaran informasi, peningkatan efektifitas pekerjaan dan pelayanan telah menggunakan sistem informasi komputer. Dengan banyaknya generasi-generasi komputer yang semakin disempurnakan baik Hardware dan Software, maka pengelolahan data menjadi informasi dapat dilakukan dengan sangat baik. Dalam hal ini teknologi komputer memberikan berbagai keuntungan atau manfaat yang sangat banyak bagi dunia bisnis dan instansi pemerintah dan swasta karena dengan adanya sistem komputerisasi akan mempermudah aktivitas sehari-hari sehingga pekerjaan lebih efektif dan efisien serta lengkap dan akurat. Seperti halnya STMIK PalComTech Palembang merupakan salah satu usaha yang bergerak di bidang Pendidikan. Bagi suatu perusahaan yang sedang berkembang seperti PalComTech, sebagai suatu perusahaan yang bergerak dibidang Pendidikan 214

2 tentunya membutuhkan suatu sistem pengadaan barang atau material yang dapat memberikan informasi yang lebih akurat bagi perusahaan itu sendiri. Menurut penulis pendokumentasian yang digunakan saat ini masih belum sempurna, karena telah terbukti bahwa bagian pengadaan barang atau material perusahaan ini masih menggunakan program aplikasi Microsoft Excel dan Microsoft Word. Saat ini masih ditemukan bahwa dalam penginputan data pengadaan barang atau material yang masuk dan keluar masih menggunakan proses pencatatan ke dalam lembar kartu atau form, untuk pembuatan laporan dilakukan dengan cara memasukan data dari form pengadaan tersebut ke form Microsoft Excel, sehingga pembuatan laporan ini membutuhkan waktu yang cukup lama dan membutuhkan ketelitian. Perusahaan ini juga sering memiliki masalah dalam menghitung jumlah pengadaan barang yang masuk sehari, seminggu bahkan sebulan. Penelitian yang dilakukan Dewi Sawitri mengenai sistem informasi sistem persediaan barang menyatakan bahawa pemodelan sistem yang terkomputerisasi dan terintegrasi sehingga setiap divisi terkait bisa mendapatkan informasi persediaan barang yang tersaji secara cepat dan tepat tanpa membutuhkan tanya jawab terlebih dahulu kepada divisi-divisi terkait. Penggunaan teknologi website terhadap suatu sistem informasi dapat meningkatkan fleksibilitas akses terhadap informasi, sehingga jangkauan informasi dapat menjadi lebih luas. Oleh karena itu diperlukan suatu pengolahan data yang lebih baik lagi, sehingga dapat menyampaikan informasi dan mempermudah pembuatan laporan pengadaan barang tersebut. Berdasarkan hal itu penulis di sini mengambil masalah di bagian pengadaan barang. Dengan ini di harapkan dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan efektivitas kinerjanya sehingga tujuan dan sasaran perusahaan tersebut dapat tercapai secara optimal serta untuk menyimpan data atau dokumen penting lainnya yang harus di simpan dengan baik sehingga dalam penyajian informasi cepat dan akurat. LANDASAN TEORI Sistem Menurut Jogianto (2005:2) mengemukakan bahwa sistem adalah kumpulan dari elemenelemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. sistem ini menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata adalah suatu objek nyata, seperti tempat, benda, dan orang-orang yang betul-betul ada dan terjadi. Pengarsipan Arsip dalam bahasa Belanda disebut Archief, sedang dalam bahasa Inggris disebut Archieve, kata inipun berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata arche yang berarti permulaan. Kemudian kata arche ini berkembang menjadi kata Archia yang berarti catatan. Selanjutnya, dari kata Archia berubah lagi menjadi kata Ar-cheion yang berarti Gedung Pemerintahan. Sedangkan dalam bahasa Latin, disebut Archivum, dan akhirnya menurut Serdamayanti (2003:7) dalam bahasa Indonesia dipakai istilah Arsip sampai saat ini. Flowchart Menurut Jogiyanto (2005:795) menyatakan bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Adapun simbol-simbol Flowchart adalah sebagai berikut: 215

3 Tabel 1. Simbol-Simbol Flowchart No Nama Simbol 1. Input/Output Simbol ini digunakan untuk mewakili data input/output. 2. Proses Simbol proses ini digunakan untuk mewakili suatu proses. 3 Simbol Dokumen Menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik atau komputer. 4 Terminal Simbol ini digunakan untuk menunjukkan awal dan akhir dari suatu proses. 5 Kegiatan Menunjukkan pekerjaan manual. Manual 6 Penyimpanan Harddisk Menunjukkan input/output menggunakan harddisk. 7 Sambungan Pada Satu Simbol ini digunakan untuk menunjukkan sambungan dari bagian flowchart dimana bagian tersebut ada pada halaman yang sama. Halaman 8 Sambungan pada Halaman Simbol ini digunakan untuk menunjukkan sambungan dimana sambungannya pada halaman berbeda. Lain 9 Garis Alir Untuk menunjukkan arus dari proses. 216

4 10. Decision Symbol Digunakan untuk suatu penyeleksian kondisi di dalam program. METODE PENELITIAN Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode analisis dan desain sistem terstruktur (Structured Sistem Analysis And Design). Metode ini termasuk dalam klasifikasi Data Oriented Methodologies yang menekankan pada karakteristik data yang akan diproses. Secara umum metode analisis dan desain sistem terstruktur didasarkan pada pemecahan dari elemen sistem ke dalam modul-modul berdasarkan tipe elemen data dan tingkah laku logika modul tersebut di dalam sistem. Pendekatan pengembangan sistem yang digunakan pada metodologi analisis dan desain sistem terstruktur adalah pendekatan pengembangan sistem terstruktur (structured approach). Pada pendekatan ini proses pengembangan sistem tidak hanya mengikuti tahapan dalam sistem life cycle saja tetapi juga dilengkapi dengan alat-alat dan teknik yang memadai sehingga diharapkan proses pengembangan sistem yang dilakukan dapat direalisasikan dengan mudah dan baik. Selain dilengkapi dengan alat dan teknik yang memadai pendekatan terstruktur juga dicirikan dengan penerapan beberapa pendekatan pengembangan sistem yang lain, diantaranya adalah: a. Pendekatan Sistem (Sistem Approach) Pendekatan ini memperhatikan sistem sebagai satu kesatuan terintegrasi untuk masing-masing kegiatan atau aplikasinya, sehingga proses pengembangan sistem yang dilakukan diharakan tetap memperhatikan dan mendukung pencapaian sasaran sistem secara keseluruhan meskipun pengembangan yang dilakukan dibatasi hanya pada salah satu sub sistemnya saja. b. Pendekatan Top-Down (Top-Down Approach) Pendekatan ini memulai proses pengembangan sistem dengan mendefinisikan sasaran dan kebijakan organisasi untuk dilakukan analisis kebutuhan informasi kemudian turun ke pemrosesan transaksi. Diharapkan dengan pendekatan ini keluaran yang dihasilkan oleh sistem dapat sesuai dengan yang dibutuhkan oleh penggunanya. c. Pendekatan Modular (Modular Approach) Pendekatan ini berusaha memecah sistem yang kompleks menjadi beberapa bagian atau modul yang sederhana, sehingga sistem akan lebih mudah dipahami dan dikembangkan. d. Pendekatan Berkembang (Evolution Approach) Pendekatan berkembang hanya menerapkan teknologi canggih untuk aplikasi-aplikasi yang memerlukan saja dan terus dikembangkan untuk periode-periode berikutnya sesuai kebutuhan dan perkembangan teknologi. Diharapkan dengan metodologi ini biaya pengembanga sistem akan menjadi lebih ringan dan kemutakhiran teknologi menjadi lebih terjaga HASIL DAN PEMBAHASAN 1. Data Flow Diagram (DFD) DFD merupakan notasi yang digunakan untuk menggambarkan arus dari suatu data sistem yang dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data 217

5 tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut disimpan. Berdasarkan analisis, penulis memberikan gambaran arus data terhadap sistem yang akan direncanakan sebagai berikut: 1) Diagram Konteks Diagram konteks adalah diagram yang menggambarkan bagian besar dari aliran arus data desain sistem pengadaan barang, diagram ini dapat dilihat pada gambar 1. Diagram konteks pada gambar 1 dapat dijelaskan, Desain Sistem Pengadaan Barang pada STMIK PalComTech Palembang mempunyai 3 (tiga) kesatuan luar, yaitu:, Manager Keuangan, dan Managing Director. Data bersumber dari Manager Keuangan berupa data filterisasi pengadaan barang, data budgeting dan realisasi. Dari berupa data request pengadaan barang, hasil proses berupa laporan-laporan yang diberikan kepada Managing Director. Request Pengadaan Barang Data filterisasi Pengadaan Barang Data Budgeting & Realisasi Sistem Pengadaan Barang Laporan Pengadaan Barang Laporan Budgeting & Realisasi Approval Managing Director Manager Keuangan Data Pengadaan Barang Data Approval Gambar 1. Diagram Konteks 2) Diagram Level 0 Diagram level 0 adalah diagram yang menunjukan semua proses utama yang menyusun keseluruhan system, diagram ini dapat dilihat pada gambar

6 1.0.P Input request pengadaan barang Simpan data_barang 2.0.P Input data filterisasi pengadaan barang Simpan filterisasi Manager Keuangan Data Pengadaan Barang 3.0.P Input data budgeting & realisasi Simpan budgeting_realisasi Data Approval 4.0.P Input data approval Simpan approval Managing Director Laporan Pengadaan Barang Laporan Budgeting & Realisasi 5.0 Pembuatan laporan Data Pengadaan Barang Data Budgeting & Realisasi Gambar 2. Diagram Level 0 Diagram level 0 pada gambar 2 dapat dijelaskan sebagai berikut: (1) Proses 1.0.P adalah proses input request pengadaan barang dimana data bersumber dari divisi berupa data barang. Hasil proses direkam pada data_barang. (2) Proses 2.0.P adalah proses input data filterisasi pengadaan barang dimana data bersumber dari manager keuangan berupa data filterisasi pengadaan barang. Hasil proses direkam pada tabel filterisasi yang didapatkan dari tabel data_barang. (3) Proses 3.0.P adalah proses input data budgeting dan realisasi dimana data bersumber dari manager keuangan berupa data budgeting dan realisasi. Hasil proses direkam pada table budgeting_realisasi yang didapatkan dari tabel approval. (4) Proses 4.0.P adalah proses input data approval dimana data bersumber dari managing director berupa data approval. Hasil proses direkam pada tabel approval. (5) Proses 5.0 adalah proses pembuatan laporan dimana semua data yang disimpan pada desain sistem pengadaan barang akan dibuat menjadi laporan yang akan diserahkan kepada entitas managing director. 3) Diagram Level 1 Diagram level 1 diciptakan dari setiap proses utama dari level 0. Level ini menunjukan proses-proses internal yang menyusun setiap proses-proses utama dalam level 0, diagram ini dapat dilihat pada gambar

7 data_barang 5.1.P Pembuatan laporan pengadaan barang Managing Director budgeting_realisasi 5.2.P Pembuatan laporan budgeting & realisasi Gambar 3. Diagram Level 1 Diagram level 1 pada gambar 3 dapat dijelaskan sebagai berikut: (1) Proses 5.1.P adalah proses pembuatan laporan pengadaan barang dimana data bersumber dari file data barang. Hasil proses pembuatan laporan pengadaan barang diberikan kepada managing director. (2) Proses 5.2.P adalah proses pembuatan laporan budgeting dan realisasi dimana data bersumber dari file budgeting dan realisasi. Hasil proses pembuatan laporan data budgeting dan realisasi diberikan kepada managing director. 2. Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram (ERD) berisi komponen-komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut yang merepresentasikan seluruh fakta di dunia nyata, yang digambarkan secara sistematis. Berikut ini adalah gambar Entity Relationship Diagram (ERD) yang berisi komponen-komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut pada gambar 4. ket nm_budget ket nm_brg filterisasi nm_brg vndr div tot_budget div tot_budget tgl quantity tgl quantity kd_form prc_unit kd_form prc_unt kd_filter nm_budget Data Barang M 1 difilterisasi Data Filterisasi 1 1 diberikan dihitung 1 Approval 1 M diapproval Budgeting dan Realisasi 1 kd_approval nm_budget kd_budget nm_budget kd_budget tot_budget kd_filter tot_budget div rea_budget div rea_budget nm_brg approval nm_brg ket ket Gambar 4. Diagram Entity Relationship Diagram (ERD) 220

8 Diagram ERD pada gambar 4 dapat dijelaskan sebagai berikut: (1) Entitas data barang berhubungan dengan entitas data filterisasi dengan field penghubung adalah field kd_form dengan derajat hubungan adalah M (banyak) ke 1 (satu) artinya M (banyak) kd_form dientitas data barang bisa difilterisasi oleh satu kd_filter dientitas data filterisasi. (2) Entitas data filterisasi berhubungan dengan entitas data budgeting dan realisasi dengan field penghubung adalah field kd_filter dengan derajat hubungan adalah 1 (satu) ke 1 (satu) artinya 1 (satu) kd_filter dientitas data filterisasi bisa dihitung oleh satu kd_budget dientitas data budgeting dan realisasi. (3) Entitas data budgeting dan realisasi berhubungan dengan entitas data approval dengan field penghubung adalah field kd_budget dengan derajat hubungan adalah M (banyak) ke 1 (satu) artinya M (banyak) kd_budget dientitas data budgeting dan realisasi bisa di-approval oleh satu kd_approval dientitas data approval. 3. Rancangan atau Desain Tampilan Layar 1) Desain Input a) Desain Input Data Login Desain login digunakan sebagai pengamanan pada sistem aplikasi ini sebelum membuka form utama yang terdiri dari user name dan password dapat dilihat pada gambar 5. LOGIN User Name : XXXXXXXXXX Password : XXXXXXXXXX Login Cancel Gambar 5. Desain Input Login b) Desain Menu Utama Desain menu utama digunakan untuk mengatur seluruh kegiatan program. Tampilan desain menu utama dapat dilihat pada gambar 6. MENU Pengadaan Barang Filterisasi Pengadaan Barang Budgeting & Realisasi Data Approval Laporan Logout Gambar 6. Desain Input Menu Utama 221

9 c) Desain Form Pengadaan Barang Desain input data pengadaan barang merupakan rancangan form untuk memasukan data pada desain sistem pengadaan barang pada STMIK PalComTech Palembang. Tampilan desain input data pengadaan barang dapat dilihat pada gambar 7. Form Pengadaan Barang Kode Form xxxxxx xxxxxx Tanggal Price Per Unit xxxx Akademik LPPM BAAK Keuangan UPT Quantity Total Budget Vendor xxxxxx xxxxxx xxxxxx Save Cancel Edit Search Reset Logout Kode Form Tanggal Price Per Unit Quantity Total Budget Vendor Cetak Laporan Gambar 7. Desain Input Form Pengadaan Barang d) Desain Data Filterisasi Pengadaan Barang Desain input data filterisasi pengadaan barang merupakan rancangan form untuk mem-filter data pengadaan barang yang disetujui pada desain sistem pengadaan barang pada STMIK PalComTech Palembang. Tampilan desain input data filterisasi pengadaan barang dapat dilihat pada gambar 8. Data Filterisasi Pengadaan Barang Kode Filterisasi xxxxxx Price Per Unit Kode Form xxxxxx... Quantity Tanggal Total Budget xxxxxx Filterisasi Yes No xxxxxx xxxxxx xxxxxx Save Cancel Edit Search Logout Kode Filterisasi Kode Form Tanggal Price Per Unit Quantity Total Budget Filterisasi Cetak Laporan Gambar 8. Desain Input Data Filterisasi Pengadaan Barang 222

10 e) Desain Data Budgeting dan Realisasi Desain input data budgeting dan realisasi merupakan rancangan form untuk memasukan data budgeting dan realisasi desain sistem pengadaan barang pada STMIK PalComTech Palembang. Tampilan desain input data budgeting dan realisasi dapat dilihat pada gambar 9. Data Budgeting & Realisasi Kode Budget xxxxxx xxxxxx Kode Filterisasi xxxxxx... Total Budget xxxxxx Realisasi Budget xxxxxx xxxxxx Save Cancel Edit Search Reset Logout Kode Budget Kode Filterisasi Total Budget Realisasi Budget Cetak Laporan Gambar 9. Desain Input Data Budgeting dan Realisasi f) Desain Data Approval Desain input data approval merupakan rancangan form untuk memasukan data approval pada sistem pengadaan barang pada STMIK PalComTech Palembang. Tampilan desain input data approval dapat dilihat pada gambar 10. Data Approval Kode Approval xxxxxx Total Budget Kode Budget xxxxxx... Realisasi Budget xxxxxx Approval Yes xxxxxx No xxxxxx xxxxxx Save Cancel Edit Search Logout Kode Approval Kode Budget Total Budget Realisasi Budget Approval Cetak Laporan Gambar 10. Desain Input Data Approval 2) Desain Output a) Desain Output Laporan Pengadaan Barang Desain output pengadaan barang merupakan rancangan untuk pembuatan laporan pengadaan barang. Rancangan laporan pengadaan barang didapat berdasarkan desain input data pada gambar 223

11 7 yang merupakan proses peng-input-an. Desain output laporan pengadaan barang dapat dilihat pada gambar 11. LAPORAN PENGADAAN BARANG Kode Form Tanggal Price Per Unit Quantity Total Budget Vendor Palembang, Dibuat Oleh, Manager Keuangan Disetujui Oleh, Managing Director ( ) ( ) Gambar 11. Desain Output Laporan Pengadaan Barang b) Desain Output Laporan Budgeting dan Realisasi Desain output data budgeting dan realisasi merupakan rancangan untuk pembuatan laporan budgeting dan realisasi. Rancangan laporan budgeting dan realisasi didapat berdasarkan desain input data pada gambar 9 yang merupakan proses peng-input-an. Desain output laporan budgeting dan realisasi dapat dilihat pada gambar 12. LAPORAN BUDGETING DAN REALISASI Kode Budget Kode Form Tanggal Total Budget Realisasi Budget Palembang, Dibuat Oleh, Manager Keuangan Disetujui Oleh, Managing Director ( ) ( ) Gambar 12. Desain Output Laporan Budgeting dan Realisasi 224

12 PENUTUP Berdasarkan penelitian dan analisa yang penulis lakukan pada STMIK PalComTech Palembang, maka penulis dapat menyimpulkan beberapa hal yaitu perancangan yang dibuat masih dalam bentuk blueprint meliputi: DFD, ERD, perancangan database, perancangan desain input dan perancangan desain output. Penerapan sistem nantinya akan menghasilkan pengolahan data pengadaan barang, budgeting dan realisasi serta laporan-laporan yang dapat digunakan pada saat dibutuhkan. DAFTAR PUSTAKA Jogiyanto Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi. Sedarmayanti Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung: Mandar Maju. 225